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Introducción a ACCESS 2003

Curso 2012-2013 4º ESO - Informática

Profesor: Juan Luis Marruecos López – 1–

¿ Qué es Microsoft Access ? Access es una aplicación que nos permite crear y administrar bases de datos. Una Base de Datos (DB) es una recopilación o conjunto de datos relativos a un asunto o tema concreto almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Unas DBs típicas son: datos de los clientes de una empresa; datos de libros y usuarios de una biblioteca; datos de una colección de música, etc. Busca más información en Internet (por ejemplo: en la Wikipedia) Los objetos que componen una base de datos son:

TABLAS

Una Tabla es donde se almacenan los datos. Éstos se representan en columnas (campos) y filas (registros). Un campo es una categoría o tipo de información. Pueden ser nombres de libros, empresas, clientes, fechas, precios de productos, etc. Un registro es un conjunto de campos. Puede ser información acerca de una persona, cosa, evento, etc. Access es un sistema de bases de datos relacionales, es decir, permite organizar y analizar información almacenada en diferentes tablas relacionadas entre sí.

CONSULTAS

Una Consulta es una pregunta que planteamos acerca de la información contenida en la base de datos. Los datos que responden a la pregunta pueden provenir de una tabla o de varias. Por ejemplo: ¿qué libros cuestan más de 6 €? El conjunto de registros que responden a la consulta se denomina hoja de respuestas dinámica. Una hoja de respuestas dinámica es un tipo actualizable de conjunto de registros: si modificamos los datos en las tablas, éstos se reflejarán automáticamente en las consultas guardadas.

FORMULARIOS

Un Formulario representa (por lo general) un diseño sencillo para introducir, modificar y ver los datos de la DB. Al abrir un formulario, Access recupera los datos deseados de las tablas y los presenta de acuerdo con su diseño ya sea en la pantalla o en formato impreso. Los formularios nos permiten interactuar “amigablemente” con la DB.

INFORMES Un Informe se utiliza para representar los datos en una página impresa y para mostrar los subtotales y totales correspondientes a todo un conjunto de registros. Los informes se pueden presentar con un diseño personalizado.

MACROS Una Macro es un conjunto de acciones que se ejecutan todas seguidas. Las utilizaremos en los formularios y en los informes para los botones: para pasar de un formulario a otro, para cerrarlos, imprimir un informe...

A lo largo de estos apuntes vamos a crear una base de datos sencilla con varios objetos. Conforme vayas leyendo los apuntes ve haciendo lo que se te indica. Primeros pasos con Access 2003: Creando una base de datos Para crear una nueva base de datos con Access haremos lo siguiente: 1. Abrimos Access y seleccionamos el menú Archivo -> Nuevo.. 2. En el Panel de Tareas (a la derecha) se nos presentan distintas opciones, de las cuales elegimos “Base de datos en

blanco…” Seleccionamos la carpeta deseada para guardar nuestra base de datos (por ejemplo, “Mis Documentos”) y escribimos como nombre “Mi Biblioteca”. Hacemos clic en el botón “Crear” para crearla. Se creará el archivo “Mi Biblioteca.mdb” (la extensión .mdb es la extensión propia de los archivos Access). En la pantalla de Access aparecerá la ventana correspondiente a la DB, con el objeto “Tablas” seleccionado:

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Cómo crear Tablas en Access Lo primero que haremos es crear una Tabla. Para ello seleccionamos “Objeto Tabla” y dispondremos de 3 opciones:

• Crear una tabla en vista diseño: Definiendo los campos y los tipos de cada uno. • Crear una tabla utilizando el asistente: Nos ofrece tablas y campos prediseñados. • Crear una tabla introduciendo datos: Sin comentarios.

Los botones que aparecen en la parte superior izquierda de la ventana son:

• Abrir: Para abrir el objeto seleccionado. • Diseño: Para modificar el diseño del objeto seleccionado. • Nuevo: Para crear una nueva tabla, un nuevo formulario, una nueva consulta, ... • Eliminar: Para eliminar alguna tabla creada. • Iconos grandes, pequeños, lista y detalles: Distintas visualizaciones de los elementos.

Empecemos creando una tabla en vista “Diseño”. Nos aparece la siguiente ventana (aparecen ya los campos rellenos):

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En “Nombre del Campo” introduciremos el nombre correspondiente, y en “Tipo de datos” también. En “Descripción” podemos describir el campo. En la parte inferior se encuentran las “Propiedades” de los campos, variables según el tipo de dato seleccionado. Los Tipos de datos pueden ser:

Texto Combinaciones de texto y números. Máximo: 255 caracteres. Memo Combinación extensa de texto y números. Máximo: 65535 caracteres. Numérico Datos numéricos utilizados en cálculos matemáticos. Fecha/Hora Valores de Fecha y Hora. Moneda Valores de Moneda.

Autonumérico Número secuencial (incrementado de uno en uno) único, o número aleatorio que Access asigna cada vez que se agrega un nuevo registro.

Sí/No Valores que contengan uno de entre dos valores: Sí/No, Verdadero/Falso, Activado/Desactivado.

Objeto OLE Objeto de otros programas Windows, vinculado o incrustado. Hipervínculo Dirección de Internet.

Creemos la Tabla “Libros” tal y como muestra la figura anterior. El campo “Código” será la Clave Principal de esta tabla. Para establecer el campo “Código” como Clave Principal seleccionaremos con el cursor dicho campo y haremos clic sobre el Icono de la llave.

¿ Qué es una Clave Principal ? La Clave Principal de una tabla es un campo que identifica de manera totalmente inequívoca cada registro. Siempre se debe especificar una clave principal. La potencia de un sistema de administración de bases de datos relacionales surge de su capacidad para buscar, localizar y combinar rápidamente información almacenada en distintas tablas. Para poder hacer esto es imprescindible que haya un campo que identifique unívocamente cada registro (código, DNI, etc.). En los campos clave principal no se permiten ni los valores duplicados ni los nulos (vacíos). Access crea automáticamente un índice para la clave principal, lo cual acelera las consultas y otras operaciones. Además, es obligatorio especificar una clave principal si queremos crear relaciones entre tablas. Cuando hayamos terminado, cerramos la ventana y damos por nombre a esta tabla “Tabla Libros”. A continuación hagamos doble clic sobre dicha tabla (o sobre “Abrir”) e introduzcamos los datos:

Código Título Autor Editorial Año Precio 1 El Quijote Miguel de Cervantes Espasa 1998 11,50 €2 Platero y yo Juan Ramón Jiménez Cátedra 1997 6,20 €3 ¿Qué es Filosofía? José Ortega y Gasset Espasa 1995 5,50 €4 La Conexión Cósmica Carl Sagan Planeta 1996 9,00 €5 La familia de Pascual Duarte Camilo José Cela Círculo de Lectores 1997 18,00 €6 Lazarillo de Tormes Anónimo Espasa 1995 5,25 €7 La Metamorfosis Franz Kafka Círculo de Lectores 1996 15,00 €8 De Acci a Guadix Carlos Asenjo Sedano Diputación Provincial 1980 6,10 €9 Rimas y Leyendas Gustavo Adolfo Bécquer Edelvives 1990 5,00 €

10 Poesías Completas Antonio Machado Espasa 1991 4,75 €

Fíjate en que aparece el icono de la llave aquí!

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Después de insertados los datos, la tabla debe de tener un aspecto similar al que muestra la siguiente figura (pero sin los signos “+” de la izquierda, que ya veremos más adelante que significan y cuál es su utilidad):

También hemos podido observar que además de los iconos típicos de las aplicaciones Windows (Copiar, Cortar, Pegar, Copiar Formato, Deshacer, Guardar, etc.) existen otro iconos. Los principales son (recuerda que dejando el cursor por encima de cada icono aparece un “globo” con una breve explicación del mismo).

Para alternar entre la Vista Diseño Ordena los registros Aplica diferentes y la Vista Hoja de Datos. Ascendente o descendentemente filtros Creando un formulario Los formularios nos ofrecen la forma más cómoda y atractiva de introducir, modificar o consultar los datos mediante un diseño gráfico personalizado. Seleccionemos “Objeto Formulario” y dispondremos de 2 opciones: • Crear formulario en vista Diseño: Diseño desde cero del formulario, utilizando las distintas herramientas gráficas

que Access ofrece.. • Crear un formulario utilizando el asistente: Con el asistente es muy fácil confeccionar un formulario a partir de

los ya prediseñados.

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Hacemos doble clic en “Crear un formulario utilizando el asistente” y obtenemos la siguiente ventana:

Con los botones seleccionaremos los campos que queramos aparezcan en el formulario. En este caso, todos. Luego cliqueamos en “Siguiente”. Veremos la siguiente ventana:

Aquí, Access da cuatro posibles formatos del Formulario, siendo el más utilizado el llamado “EN COLUMNAS”, por lo que aparece como sugerido. Cliqueamos en “Siguiente”. En la siguiente ventana del Asistente, se debe elegir el aspecto del Formulario. Elijamos, por ejemplo, “Mezcla”:

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Cliqueamos en “Siguiente” y aparece la última ventana, donde daremos por título al Formulario “Formulario de Libros”. Nos sugerirá. “ABRIR EL FORMULARIO PARA VER O INTRODUCIR INFORMACIÓN”. Cliqueando en “Finalizar”, Access, dará formato final al Formulario de carga y acceso a la información. Vamos a ver como podemos modificar el diseño del formulario para hacerlo más atractivo. Para ello abrimos el formulario en “Vista Diseño”. Un formulario está compuesto por varios objetos, cada uno de ellos con sus propiedades características, a las que podemos acceder seleccionándolo, cliqueando el botón derecho del ratón y accediendo a “Propiedades”. Podemos modificar formato (tipo fuente, color, ...), bordes y sombreado, tamaños, etc. Para modificar el aspecto del formulario disponemos del “Cuadro de Herramientas” (si no aparece, activarlo en el menú VER). Las herramientas más importantes son:

Inserta una Etiqueta (por ejemplo, un título para el formulario) Inserta un cuadro de texto Inserta una imagen. Inserta líneas/rectángulos.

Cambiemos el aspecto del formulario hasta conseguir uno parecido al siguiente (la imagen y el título se encuentran en el encabezado del formulario):

NOTA: La imagen también se puede insertar a través del menú INSERTAR, IMAGEN Cómo crear un informe Access es una poderosa herramienta de trabajo con archivos de formato Base de datos. Es por ello, que contiene todos los elementos necesarios para que, la información que puede almacenarse en aquellos archivos, sea manejada eficientemente y con calidad profesional. La información que se almacena, sirve para extraer conclusiones o tomar decisiones. Para que esto se pueda efectuar con seguridad y eficacia, es necesario utilizar extractos y/o resúmenes o simplemente listados de los datos guardados y procesados. Para lograr esto, Access cuenta LOS INFORMES.

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Con ellos, es posible mostrar la información almacenada, ya sea parcial o totalmente, de acuerdo a parámetros fijados por el usuario, específicamente respecto al ORDENAMIENTO, o a la DISPOSICION, o los CORTES y SUBTOTALES, etc. Seleccionemos “Objeto Informes” y dispondremos de 2 opciones. • Crear un informe en vista Diseño: Diseño desde cero del Informe, utilizando las distintas herramientas gráficas

que Access ofrece. • Crear un informe utilizando el asistente: Con el asistente es muy fácil confeccionar un informe a partir de los ya

prediseñados. Usemos el asistente para listar todos los libros que tenemos en nuestra biblioteca. El proceso es similar al anterior de creación de un formulario:

Seleccionamos todos los campos para el informe y hacemos clic en “Siguiente >”. Aparecerá la siguiente ventana donde debemos indicar el orden de agrupamiento deseado:

Cuidado con el procedimiento: HAY QUE TENER EN CUENTA EL ORDEN EN QUE SE DESEA QUE SE VEA EL INFORME O LISTADO. Cliqueamos en “Siguiente >” y obtendremos una nueva ventana donde seleccionaremos la ordenación deseada, por ejemplo por el campo “Título” y en orden ascendente.

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En esta caja de diálogo se pueden determinar hasta cuatro niveles de ordenamiento. A su vez, cada nivel o criterio, puede definirse en forma ASCENDENTE (por ejemplo: DE A a Z) o DESCENDENTE (DE Z a A). El segundo nivel, únicamente deberá definirse si en el primero hay campos con información repetida. Del mismo modo se hará con el tercero y cuarto niveles. Cliqueamos en “Siguiente >” y aparecerá una ventana que solicita información sobre la forma y distribución que podrá tener el informe, por ejemplo, si los campos irán en columnas, o en forma de tablas, o en bloques, etc. O también si será horizontal o vertical, o si deberá ajustarse automáticamente el ancho de los campos, etc. La ventana con la que se operará es la siguiente:

Cliqueamos en “Siguiente >”, apareciendo otra ventana que mostrará distintos estilos o diseños de informes, ya preestablecidos, de los cuales, deberemos seleccionar uno, por ejemplo “Corporativa”. Tras esto, cliqueamos en “Siguiente >” para llegar al paso final, donde estableceremos algunos datos más: el título o nombre del informe, e incluso si se lo desea modificar o directamente ver. Elegimos por nombre del informe “Informe de Libros”. Cliqueamos en “Finalizar” y Access mostrará en pantalla una VISTA PREVIA del formato del informe, con toda la información contenida en la base de datos seleccionada, ordenada, subdividida y con el aspecto que fue definido en los distintos pasos del Asistente. NOTA: Confecciona diferentes informes variando las distintas opciones antes explicadas. Si deseamos efectuar algunos cambios en el diseño del informe, en la ventana hay una opción de DISEÑO (igual que en lo tratado anteriormente) que permitirá entrar en el formato del informe que ha generado Access. Así, solo arrastrando y soltando, podrán hacerse dichos cambios, como podría ser agrandar o achicar tamaños de campos, títulos, pie de páginas, etc. También podrán agregarse cuadros de control, o de listas o de textos, o cualquier otro medio que sirva para mejorar el aspecto o adecuarlo al gusto del usuario. Cómo crear una consulta Las consultas nos permiten realizar preguntas a la base de datos sobre los datos almacenados en las tablas. Podemos distinguir los siguientes Tipos de Consultas: • Consultas de selección: para filtrar datos de las tablas, analizarlos o ver datos de varias tablas a la vez. • Consultas de acción: para modificar las tablas. A su vez, se dividen en 4:

o Creación de tablas. o Eliminación de tablas. o Datos Anexados (para añadir registros). o Actualización.

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Cuando ejecutamos la consulta, Access nos responde mostrándonos los registros que coinciden con los criterios que hemos especificado. Seleccionemos “Objeto Consultas” y dispondremos de 2 opciones. • Crear una consulta en vista Diseño: Diseño desde cero de la Consulta, utilizando las distintas herramientas

gráficas que Access ofrece. • Crear una consulta utilizando el asistente: Con el asistente es muy fácil confeccionar una consulta a través de

una serie de pasos guiados. Usemos el asistente para hacer la siguiente consulta: ¿Qué libros tienen un precio superior a 6 €? En un primer paso seleccionamos todos los campos de la tabla “Libros”:

Cliqueamos en “Siguiente >”. En la siguiente ventana podemos elegir una consulta de detalle o de resumen. En la consulta de Detalle se mostrarán todos los campos de todos los registros. En la consulta de Resumen, cliqueando en “Opciones”, podemos insertar algunos cálculos estadísticos sobre los campos numéricos, como Suma, Promedio, Máximo y Mínimo. Elegimos una consulta de detalle.

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En el siguiente paso terminaremos, asignando un título a nuestra consulta: “Libros de precio mayor a 6 euros”. Al “Finalizar”, obtendremos la vista “Hoja de Datos” de la consulta creada, pero aún no es la que nosotros deseamos, ya que el Asistente sólo nos ayudará a hacer consultas muy sencillas. Seleccionamos la consulta creada y cliqueamos sobre “Vista Diseño”, obteniendo la siguiente ventana:

En la parte superior está la tabla de la que hemos seleccionado los campos que forman parte de la consulta. Si tuviésemos varias tablas, podríamos incluir diferentes campos de cada una de ellas. En la parte inferior se encuentran los campos seleccionados, el Orden y si se mostrarán o no. En “Criterios” escribiremos las expresiones para filtrar la base de datos. Para ello, cliqueamos con el botón derecho del ratón bajo el campo “Precio” en la fila de “Criterios”, obteniendo un menú secundario donde seleccionaremos la opción “Generar”.

Así aparecerá el “Generador de Expresiones”, que nos permitirá generar fácilmente el criterio de filtrado que deseemos para los registros. En nuestro caso, deseamos consultar los libros cuyo precio es mayor a 6 €. La secuencia de pasos a seguir en el Generador de Expresiones es: 1. Hacer doble clic en “Tablas” y seleccionar la “Tabla Libros” haciendo clic sobre ella. 2. Seleccionar en el recuadro del centro el campo “Precio” y cliquear sobre el botón “Pegar”, con lo cuál se habrá

pegado en el visor del Generador de Expresiones el campo correspondiente a la Tabla Libros. 3. Hacer clic sobre el botón > y después escribir 6. Obtendremos una ventana similar a:

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4. Pulsamos sobre Aceptar y volveremos a la vista de Diseño de nuestra consulta. Finalmente, cerramos la consulta, respondiendo afirmativamente a la pregunta de si deseamos guardar los cambios. Si hacemos doble clic sobre la consulta creada “Libros de precio mayor a 6 euros”, en la vista de Hoja de Datos veremos que ahora ya sólo aparecen los libros cuyo precio es superior a 6 €. Inventa más consultas utilizando la “Vista Diseño”. NOTA 1: Una consulta es realmente una nueva tabla dentro de la base de datos. Por lo tanto se puede trabajar con ella como si de una tabla más se tratara: hacer un formulario, un informe, etc. NOTA 2: Podemos escribir en el “Generador de expresiones” cualquier expresión lógica que queramos directamente, referente a una o más tablas. La semántica utilizada en las expresiones no es difícil de aprender. Consulta la ayuda de Access o busca en Internet para aprender más. EJERCICIO 1. Crea la tabla “Tabla Alumnos” con los campos adecuados y luego un formulario para introducir en dicha tabla los

siguientes datos. ¿Qué campo será la clave principal?

DNI Nombre Grupo 101 Antonio López 3º ESO 102 María Pérez 4º ESO 103 Luis Ortega 3º ESO 104 Rosa Ortiz 1º ESO 105 Julia Torres 2º ESO 106 José Rodríguez 1º ESO 107 Ismael Sánchez 3º ESO 108 María López 2º ESO 109 Loli Martínez 4º ESO 110 José Luis Fernández 3º ESO

Tabla de Alumnos

2. Elabora la tabla “Tabla Préstamos” con los campos adecuados y luego un formulario para introducir en dicha tabla

los siguientes datos. ¿Qué campo será la clave principal?

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Número de Préstamo Código DNI Fecha Préstamo Fecha Devolución 1 2 102 12/11/01 05/12/01 2 6 105 10/11/01 08/12/01 3 9 110 09/11/01 25/11/01 4 6 103 25/11/01 12/12/01 5 8 102 07/12/01 20/12/01 6 9 103 12/12/01 08/01/02 7 2 107 06/12/01 20/12/01 8 4 102 20/12/01 10/01/02

Tabla de Préstamos

¿Entiendes el significado de cada registro? Por ejemplo, el registro nº 1 quiere decir que el usuario de DNI 102 (María Pérez) sacó de la biblioteca el libro cuyo código es 2 (Platero y yo) el día 12 de noviembre de 2001, y lo devolvió el 5 de diciembre de 2001. Modifica el formato de los campos de tipo “fecha” para obtener distintas representaciones. RELACIONES Las Relaciones son asociaciones entre campos comunes en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios. Las relaciones se utilizan para crear consultas, formularios e informes para mostrar información de varias tablas a la vez. Por ejemplo, en nuestra DB podemos relacionar las tablas Alumnos, Libros y Préstamos para conocer que préstamos ha realizado un alumno concreto, o cuantas veces y a quien ha sido prestado un libro determinado, etc. Para establecer una relación haremos lo siguiente:

1. Hacemos clic sobre el icono “Relaciones” con lo que se abrirá la ventana de relaciones.

2. Hacemos clic sobre el icono “Mostrar tabla” y se abrirá una ventana con las tablas de nuestra DB. Agregaremos todas las tablas y buscaremos una disposición similar a la que muestra la siguiente figura:

3. Ahora estableceremos las relaciones entre los campos comunes de las tablas:

I. Crearemos una relación entre el campo “DNI” de la tabla “Alumnos” con el campo “DNI” de la tabla “Prestamos” arrastrando un campo sobre el otro. Aparecerá la siguiente ventana:

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En esta ventana marcaremos la casilla “Exigir integridad referencial” (la Integridad Referencial es un sistema de reglas que utiliza Access para garantizar que las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son válidas y que no se eliminan ni modifican accidentalmente datos relacionados. Puedes ampliar información consultando la “Ayuda”) y haremos clic sobre el botón “Crear”, con lo que crearemos la 1ª relación:

Esta relación (1 – ∞) es del tipo “uno a varios”. Significa que un DNI de la tabla Alumnos puede tener asociados (relacionarse) con varios DNI de la tabla Préstamos. Es decir, que un alumno (con DNI único) puede tener muchos préstamos de diferentes libros.

II. Creemos ahora la otra relación entre los campos “Código” de la tabla “Libros” y “Código” de la tabla

“Préstamos” procediendo de manera análoga a la anterior. Tendremos finalmente:

Cerremos la ventana “Relaciones” y aceptamos guardar los cambios efectuados.

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Si ahora abrimos la tabla “Libros”, comprobaremos que aparece un signo “+” a la izquierda de cada fila de la tabla. Si hacemos clic en algún signo “+” se desplegará una nueva tabla con los campos relacionados. Por ejemplo, al hacer clic en el Código = 2 veremos los datos referentes al préstamo del libro “Platero y yo”:

Las relaciones entre los datos vistas de esta manera resultan poco estéticas e intuitivas (la “usabilidad” ante todo). Podemos utilizar un formulario (o informe) para presentar (y gestionar) los datos de una manera mucho más amigable: 1. Accedemos al objeto “Formularios” -> Crear un formulario utilizando el asistente. 2. De la tabla “Alumnos” seleccionamos los campos DNI y Nombre:

3. De la tabla “Libros” seleccionamos el campo Título:

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4. De la tabla “Préstamos” seleccionamos los campos Fecha de Préstamo y Fecha de Devolución:

5. Hacemos clic en “Siguiente >” y elegimos ver los datos por la tabla “Alumnos” y “Formulario con

subformularios”:

6. Hacemos clic en “Siguiente >” y seleccionamos como distribución “Hoja de datos”. 7. Hacemos clic en “Siguiente >” y elegimos el estilo que queremos aplicar, por ejemplo “Mezcla”. 8. Hacemos clic en “Siguiente >” y finalmente escribimos los nombres de los formularios:

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9. Hacemos clic en “Finalizar” y se abrirá el formulario creado (con un subformulario en su interior). Podemos ver, por ejemplo, que la alumna María Pérez ha realizado 3 préstamos de libros, con sus datos correspondientes:

EJERCICIO: Realiza nuevos formularios similares al anterior, modificando las distintas opciones del “Asistente de formularios” para obtener diversos tipos de presentación de formularios. También puedes usar la “Vista Diseño” para editar el diseño del formulario y mejorar su aspecto. EJERCICIO: Realiza una consulta de nombre “Consulta Préstamos de Alumnos” donde aparezcan los nombres de los alumnos que han realizado préstamos, junto con el libro prestado y las fechas de préstamo y devolución (similar a lo anterior con formularios). Puedes utilizar el Asistente o la Vista Diseño para crear tu consulta. El resultado debe ser:

Consulta “Préstamos de Alumnos”. Vista Hoja de Datos.

Consulta “Préstamos de Alumnos”. Vista Diseño.