Los Tribunales de Cuenta de Cara a los Nuevos Modelos de Gestión.
Tema IV: “Auditoria de Rendimiento. Gestión Orientada a Resultados al Interior de los Tribunales de Cuentas”.
Autores: Cra. Rosanna L. Baldo
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
0
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de República Argentina.
Ing. Yanina Chaine
Tribunal de Cuentas – Provincia de Chaco29 y 30 de Septiembre y 1 de Octubre de 2014. Córdoba – Carlos Paz.
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
1
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Índice
Pag.
1 – Introducción…………………………………………………………….2
2 – Conceptos Aplicables a Auditoria de Rendimiento………………...3 - 4
3 - Sistema de Gestión por Resultados…………………………………5
a. Evaluación de la Situación Actual…………………………………6
b. Planificación para la Implementación del Sist. de Gestión……..7 – 12
c. Implementación del Sistema de Gestión por Resultados………12
d. Auditoria de Rendimiento………………………………………….13 – 20
4 – Vinculación entre Auditoria de Cuenta y Auditoria de Rend………21
5 – Conclusión……………………………………………………………...21 - 22
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
2
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Los Tribunales de Cuentas de cara a los Nuevos Modelos de Gestión
1- Introducción
El presente trabajo tiene por objeto esbozar una idea sobre la adopción de
sistemas de “Auditorias de Rendimiento” en el interior de los organismos de
control externo.
La noción de “Gestión por Resultados” utilizando las “Auditorias de
Rendimiento” como un procedimiento interno del organismo, para evaluar la
eficacia y eficiencia de su Gestión como órgano de control externo, constituye un
desafío.
Involucra una concepción distinta, que requiere en primer lugar el
convencimiento de la “Alta Gerencia” o máxima autoridad para persuadir de su
significatividad institucional, a las áreas de dirección iniciando un proceso de
cambio.
El modelo de Auditorias de Rendimiento y Gestión por Resultados, no se
circunscribe únicamente a la reingeniería de los procesos y la fijación de las
metas y objetivos. Implica un cambio mayor y a su vez más difícil de lograr, que
se sintetiza en alcanzar la adhesión de la organización para su implementación
es decir un cambio en la cultura organizacional del Ente.
Su fortaleza radica en que orienta a quien gestiona al logro de los objetivos
propuestos en el Plan Estratégico. Busca cumplir la eficacia.
Indirectamente repercute en la sociedad, cumpliendo así los Tribunales de
Cuentas con el control de los fondos públicos desde el punto de vista cuantitativo,
la rendición de cuentas propiamente dicha, como así también verificando que la
inversión de los fondos públicos responda a los objetivos de cada programa
social.
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
3
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
A continuación se realiza un detalle de los conceptos básicos aplicables en
materia de “Auditorias de Rendimiento” a efectos de facilitar la comprensión del
presente trabajo.
2- Conceptos aplicables a Auditoria de Rendimiento:
Gestión: Se entiende por gestión “la acción y efecto de administrar” (Diccionario
Contable y Comercial O. Greco A. Godoy-pag.239). Proviene del latín gestío haciendo
referencia a la realización de una tarea mediante la administración de recursos,
sea dentro de una institución estatal o privada, para alcanzar los objetivos
propuestos por la misma.
Es importante destacar, para el caso de la aplicación en los Tribunales de
Cuentas, que cualquier metodología de gestión a aplicar internamente debe
encuadrarse en su propia ley orgánica, como así en Resoluciones que se dicten y
que regirán la vida institucional.
Resultado: Se entiende por resultado el cambio de situación que puede
describirse y cuantificarse o medirse, suscitado en una relación de causa - efecto
por la actividad, proyecto o programa. El concepto se analiza en la etapa final
de un proceso de transformación.
Gestión por Resultados o GBR (Gestión Basada en Resultados): Es un
método basado en la implementación de procesos definidos, que tiene como
finalidad principal incrementar la eficiencia, la eficacia y la administración de
recursos de una organización mediante el cumplimiento de objetivos fijados
previamente por la misma en su Plan Estratégico.
El desafío, como primera etapa de la aplicación de este método de gestión
en organizaciones públicas de control externo, consistirá en definir un modo de
conducción que se orientará a optimizar y mejorar las actividades o tareas
relacionadas con el control de las cuentas de las entidades del sector público bajo
su jurisdicción.- -
Córdoba, Carlos Paz 29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
4
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Plan estratégico: Es el proceso mediante el cual una organización define su
misión de largo plazo y las estrategias para alcanzarlo a partir del análisis de
fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.
Planeamiento Operativo: Es la concreción del plan estratégico.
Eficacia: Es la capacidad para alcanzar los objetivos propuestos. Se es eficaz
cuando el objetivo propuesto, se realiza en menos tiempo. Somos además
eficaces si, además de realizar o cumplir el objetivo fijado de modo mas rápido,
utilizamos la cantidad óptima de recursos disponibles.
Eficiencia: Es la relación entre los recursos utilizados y los logros obtenidos. Se
es eficiente cuando se utilizan menos recursos para lograr un objetivo o cuando
se logran más objetivos con la utilización de los mismos recursos.
La eficacia es diferente a la eficiencia. Esta última hace referencia a la mejor
utilización de recursos, en tanto que la eficacia hace referencia sólo a la
capacidad para alcanzar un objetivo.
Proceso: Se entiende por proceso las fases sucesivas de un fenómeno. En una
gestión representa una actividad o tarea que aporta valor a la organización. Cada
proceso se puede dividir en subprocesos.
Ej: Proceso: “Control de Obras Públicas según planificación anual”
Subprocesos: “Control de Rutas Provinciales”;
“Control de Hospitales Públicos”.
Auditoria: Control realizado por un grupo independiente del sistema a auditar,
cuya finalidad es recabar información necesaria y suficiente para evaluar el
funcionamiento y la operatividad de dicho sistema auditado.
Es un proceso sistematizado de control, verificación y evaluación con el fin
de comprobar la correcta ejecución de las operaciones, el cumplimiento de las
normas vigentes, la existencia de documentación respaldatoria y la evaluación de
los objetivos del Ente.- -
Córdoba, Carlos Paz 29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
5
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Los resultados de las auditorias se reportan a la máxima autoridad. Si son
satisfactorios no generan mayores dificultades, pero si denotan incumplimientos
que afectan la economía, eficacia y eficiencia, postulados vigentes en las
normativas públicas vigentes, deben generar la acción correctiva para
retroalimentar el sistema de control.
La auditoria puede ser interna o externa. La primera refiere a controles
desde adentro del propio organismo y es ejercida por profesionales que se
desempeñan en relación de dependencia en la organización dependiendo
jerárquicamente de la Alta Gerencia o máxima autoridad del ente a quienes
reportan los resultados. En cambio la auditoria externa es aquella ejercida por
profesionales independientes de la empresa a la que auditan.
Rendición de Cuenta: Es la presentación documentada que efectúa el
responsable de una gestión, normalmente económica y cuantificada con respaldo
en sus respectivos comprobantes. Este concepto general es aplicable a empresas
privadas. En el Estado existen organismos creados por ley con facultades
jurisdiccionales que tienen a su cargo el examen de las rendiciones de cuentas.
3-Sistema de Gestión por Resultados.
La gestión por resultados puede constituir una herramienta efectiva de
planificación y control con que cuenten los Tribunales de Cuentas.
El sistema de Gestión por Resultados permite pasar de una gestión basada en
insumos y procedimientos, a una basada en el cumplimiento de objetivos, los
cuales se miden a través de resultados.
Este sistema de GBR (Gestión Basada en Resultados) es eficaz cuando
existe una relación de equilibrio entre los tres componentes principales de todas
las actividades de cualquier organización:
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
6
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Beneficios de la Aplicación de un Sistema GBR en los Tribunales de
Cuentas:
1- Mejora la eficacia en términos de logros de los objetivos propuestos y mejor
aprovechamiento de los recursos disponibles;
2- Fortalece la eficiencia al permitir lograr un mejor rendimiento en la realización
de las tareas relacionadas con el control de la rendición de cuenta;
3- Genera procesos que aportan valor y contribuyen con el cumplimiento de los
objetivos de la Institución Estatal.
4- Incrementa el prestigio de la institución como consecuencia de la
transparencia de sus acciones.
Amenazas por la aplicación de un Sistema GBR en los Tribunales de
Cuentas:
1- Falta de convencimiento de la máxima gerencia o máxima autoridad del Ente
Público de los beneficios que produce la aplicación de la GBR;
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
7
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
2- Resistencia del personal del Ente a la aplicación del modelo de Gestión por
Resultados;
4- Visualización en el Ente, como consecuencia de la aplicación de la GBR, de
la existencia de procesos improductivos o de poco valor.
4- Inversión adicional necesaria para la implementación del modelo GBR
fundamentalmente destinado para capacitación e insumos.
La implementación de un sistema de Gestión basada en Resultados requiere
de las siguientes etapas:
Evaluación de la situación actual:
Es una etapa de diagnóstico, donde los responsables de la aplicación del
sistema, toman conocimiento de todas las funciones y las tareas realizadas por
las personas que integran la organización.
Se identifican los problemas fundamentales por los cuales no se logra una
gestión eficaz, los recursos disponibles y los potencialmente adquiribles para la
ejecución del GBR.
Esta etapa permitirá conocer el Ente en su estado actual, para desarrollar
la planificación que permita la aplicación de este sistema de gestión.
Por ejemplo se identifican todos los sectores de la institución, los puestos
de trabajo, los cargos, las líneas jerárquicas y de responsabilidad.
A partir de este análisis, se pueden elaborar las estrategias adecuadas
para lograr, en conjunto, las condiciones óptimas de funcionamiento de la
organización.
Planificación para la implementación del Sistema de Gestión.
El planeamiento estratégico y operativo representa una herramienta clave para
hacer posible la implementación de un enfoque de gestión por resultados, ya que - -
Córdoba, Carlos Paz 29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
8
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
define los resultados en función de los cuales se articularán los procesos de
gestión.
Por este motivo, resulta imprescindible que los organismos públicos posean
las capacidades teóricas, metodológicas y técnicas que les permitan definir,
instrumentar y actualizar sus planes estratégicos de corto, mediano y largo plazo.
Cuando se elabora una planificación para la ejecución de la GBR, es
importante que se alcance un equilibrio entre la planificación realizada, los
resultados que se esperan obtener, el alcance de las tareas y los recursos
disponibles.
Esto entraña a menudo un proceso de ajuste a fin de conseguir que, en su
concepción, la actividad sea a la vez equilibrada y eficaz.
Durante esta etapa, a todos los procesos identificados, puede aplicarse, entre
otras metodologías, el método PHVA (Planificar – Hacer – Verificar – Actuar).
- Planificar: establecer los objetivos y procesos necesarios para conseguir los
resultados adecuados y de acuerdo a la política de la organización. Diseñar
indicadores que permitan medir durante la ejecución el grado de eficacia del
mismo.
- Hacer: Implementar los procesos.
- Verificar: Realizar el seguimiento y la medición de los procesos y resultados
para verificar cumplimiento de los mismos. Realizar informes de seguimiento.
- Actuar: Tomar acciones para mejorar continuamente los procesos y resultados.
En esta etapa de preparación del Plan estratégico y operativo, es fundamental
efectuar el estudio de los siguientes aspectos:
b.1- Conocer la estructura Organizacional del Ente (Organigrama).
Del estudio de la misma se definirá la estructura y divisiones
departamentales o por sectores con que contará la organización.
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
9
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Así mismo se confeccionará el organigrama de la entidad que constará de
todos los sectores integrantes, incluyendo todos cargos o puestos de trabajos
con sus respectivos responsables.
Se redefinirán las tareas de cada cargo o puesto, plasmándolo formalmente
para conocimiento de todos (Ej: Manual de Procedimientos del sector).
El organigrama debe ser actualizado permanentemente y debe ser de
conocido por todos. En el caso del Tribunal de Cuentas de Chaco podemos
sintetizarlo en los cuadros siguientes:
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
10
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
b.2 - Definición de Objetivos y resultados esperados.
En la GBR, es prioritario definir los objetivos con claridad, de modo que
cada una las tareas realizadas por las personas que integran el Ente, estén
orientadas al cumplimiento de los mismos.
En la aplicación de este sistema, es importante que cada objetivo cumpla con las
siguientes características:
I. Específico: Debe ser preciso, bien formulado, manifestar la índole de los
cambios esperados y señalar que y quiénes son los beneficiarios del objetivo.
II. Medibles: para facilitar la determinación del grado de cumplimiento de los
mismos.
III. Alcanzable: deben ser realistas teniendo en cuenta los recursos disponibles
(financieros, humanos, etc).
IV. De tiempo limitado: ha de poder ser cumplido en un tiempo determinado.
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
11
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Los resultados esperados medirán el grado de cumplimiento de los objetivos
establecidos mediante la fijación de un índice o parámetro de medición.
EJEMPLO: DEFINICIÓN DE OBJETIVOS Y RESULTADOS ESPERADOS
OBJETIVO (ANUAL) SECTOR/S
INVOLUCRADO
RESULTADO
ESPERADO
1-Las prórrogas concedidas a los cuentadantes para la presentación
de la rendición de cuenta anual, conforme a la ley orgánica del T.C,
no deberán superar los 30 días hábiles en cada ejercicio financiero”
Sala I y II
(Juicio de Cuenta)
Que las Jurisdicciones
rresenten la Rendición
Anual antes del
07/05/2014 que solicitan
prorrogar.
2- Realizar al menos 2 cursos de Capacitación al año a todo el
personal de la Dirección de Control de Obras Públicas (DCOP). DCOP 2 (DOS)
3- Controlar el 50% de Obras Públicas incluidas en la Ley de
Presupuesto Provincial que tengan por finalidad mejorar la salud de la
población (hospitales- centros de salud- puestos sanitarios)”.
DCOP Obras Salud presupues 6
A controlar 3
4- Reducir inasistencias del personal por gripe en un 10% con
respecto al año anterior. PROSECRETARIA
/PERSONAL
Cant. Inasis P/GRIPE
AÑO ANT. 200
Cant. Máxima anual 180
b.3- Identificación de los Procesos llevados a cabo en la Organización:
Con la organización definida, los objetivos fijados y los Resultados Esperados,
se deberán identificar y describir los procesos existentes.
Estos procesos pueden conllevar la realización de una o varias tareas.
Es primordial, en esta etapa, describir, mediante instrucciones, la manera mas
eficaz de realizar las tareas mas importantes, relacionadas con cada sector de la
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
12
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
entidad y que afectan directamente a los objetivos fijados por la organización
pública o estatal.
Estos deberán estar incluidos en un documento formal (Ej: Manual de
Procedimientos, Manual de Calidad, Manual Operativo, etc) el cual debe estar
disponible a todos los integrantes o trabajadores de la organización.
Cada proceso se puede esquematizar de la siguiente forma:
b.4- Confección del Cronograma para la Implementación del Plan
estratégico:
En esta etapa se confecciona un plan para la implementación del sistema
de gestión por resultados en el que se decidirán de que manera y en que tiempo
se pone en marcha la Planificación Estratégica. En ella, se deberán enumerar y
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
13
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
cuantificar todos los recursos necesarios para la implementación del mismo. El
presupuesto del organismo deberá incluir las partidas presupuestarias necesarias
para la implementación del sistema de gestión.
El plan deberá incluir algunos de los siguientes aspectos:
Plan de Capacitación: Es uno de los primeros que se deberá llevar a cabo
para capacitar de la metodología, ideas y conceptos necesarios a los agentes
involucrados en desarrollar y ejecutar el sistema de gestión, para poder llevar a
cabo, con éxito, cada una de las etapas sucesorias.
Cronograma de implementación: Tiempos y fechas límites para la
implementación de cada proceso planificado.
Plan de Seguimiento: para monitorear que se cumpla la ejecución del
sistema de GBR.
Planificación de Auditorias Programadas: son auditorias de evaluación de
la implementación del sistema de gestión, realizadas en forma programada,
con objetivos y puntos o ítems de auditorias establecidos. En el informe de la
misma se realizarán las observaciones y recomendaciones que se consideren
necesarias para dar cumplimiento al plan.
Programa de Evaluación de Resultados por la Autoridades.: Informe anual
que cada sector eleva a la alta gerencia o máximo autoridad
Acciones Correctivas y/o Reingeniería de Procesos: sobre el Informe anual
se adoptan acciones correctivas o reingeniería de los procesos para alcanzar
o mejorar los objetivos.
c. Implementación del Sistema de Gestión por Resultados :
En esta etapa se llevan a cabo todas las tareas planificadas,
siguiendo el cronograma, surgidas durante la etapa de planificación y
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
14
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
las imprevistas que puedan aparecer en esta etapa, necesarias para la
implementación, con éxito, del sistema de gestión.
Todos los procesos deben ser conocidos por el personal y deben
estar debidamente documentados con el fin de evitar desviaciones o
ejecuciones de actividades al azar.
En forma simultanea, se deberá realizar un seguimiento adecuado
del nivel de ejecución del sistema.
El objetivo del seguimiento es comparar la situación “prevista” y la
situación “real”, a fin de mantenerse al tanto del grado de ejecución y
los progresos en la consecución de los resultados esperados, y poder
así, tomar medidas correctivas de ser necesario. Deben monitorear,
todos los indicadores fijados y elevar informe de análisis de estos, en
forma periódica para tomar las acciones necesarias para corregir
desviaciones.
d. Auditoria de Rendimiento:
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
15
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Durante la ejecución de un sistema de gestión basada en resultados que se
aplique en una organización, es necesario evaluar el grado de cumplimiento y
eficacia del mismo. Para ello se suele emplear las auditorias de rendimiento o
desempeño.
Podemos definir la auditoria del rendimiento, como “una evaluación
independiente de la eficiencia y la eficacia de las actividades, los programas de
los organismos de la Administración Pública, prestando la debida atención a la
economía de las gestiones realizadas en los Organismos Públicos”. Es una
herramienta indispensable en la evaluación del desempeño de los organismos
integrados por el sector público y/o privado.
d.1- Objetivos de una Auditoria de Rendimiento:
Tomar las acciones necesarias para corregir deficiencias y producir la
inminente mejora de las mismas.
También se denomina auditoria operacional o de gestión, refiriéndose a la
auditoria de economía, de eficiencia y de eficacia, la cual comprende:
a) el control de la economía de las actividades administrativas, de acuerdo
con principios y prácticas administrativos razonables y con las directrices
señaladas (publicadas por esa organización);
b) el control de la eficiencia en la utilización de los recursos humanos,
financieros y de cualquier otro tipo, junto con el examen de los sistemas de
información, de las medidas de rendimiento y control, y de los
procedimientos seguidos por los entes auditados para corregir las
deficiencias encontradas, y
c) el control de la eficacia con que se han llevado a cabo los objetivos del
ente auditado y de los resultados alcanzados en relación con los
pretendidos.- -
Córdoba, Carlos Paz 29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
16
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Se definen dos tipos frecuentes de evaluación en la auditoria de rendimiento:
1. La evaluación de procesos: valora el grado en que un programa o proceso
está funcionando en la forma deseada. Suele hacer referencia a la conformidad
de las actividades del programa con los requisitos reglamentarios, el diseño del
programa, las normas profesionales y las expectativas de los clientes o usuarios.
Cada vez resulta más importante evaluar si la calidad de las actividades -por
ejemplo, los formularios de solicitud, los tiempos de proceso, las prestaciones de
servicios- satisfacen las expectativas de los ciudadanos.
2. La evaluación de productos: valora el grado en que un programa o proceso
logra sus objetivos orientados a resultados y a clientes o usuarios. Se centra en
productos (bienes y/o servicios) con objeto de juzgar la eficacia de los programas,
pero puede destacar los temas de calidad y las perspectivas de los clientes o
usuarios. También puede evaluar los procesos de los programas para
comprender la forma en que se elaboran los productos.
d.2- Etapas de una Auditoria de Rendimiento:
Es conveniente definir y documentar el procedimiento de auditoria, en el
cual se deberá incluir responsabilidades, requisitos para la planificación y la
realización de auditorias, para informar los resultados y mantener los registros.
En general, podemos decir que las auditorias se dividen en las siguientes
etapas:
1) Planificación de la Auditoria.
2) Aviso o Notificación de Auditoria a los Responsables del Sector a Auditar.
3) Acto de Inicio.
4) Proceso de Auditoria.
5) Acto de Finalización.
6) Informe de Auditoria.- -
Córdoba, Carlos Paz 29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
17
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
1) Planificación de Auditoria de Rendimiento: La Organización deberá
planificar un programa de auditorias tomando en consideración el estado y la
importancia de los procesos y las áreas a auditar, así como los resultados de las
auditorias previas y toda documentación que se considere pertinente para la
realización de la misma. Se deben definir los objetivos, los criterios, el alcance, su
frecuencia y metodología.
Se deberá realizar un cronograma anual de auditoria y deberá estar a
disposición de todo el organismo (Tribunal de Cuentas).
En esta etapa también se deberá seleccionar el equipo auditor, el cual, debe
asegurar la objetividad e imparcialidad del proceso de auditoria. Estos, no pueden
auditar su propio trabajo. Deben contar con las capacidades necesarias para
llevar a cabo el proceso de evaluación.
Una vez decidido lo anterior, se sugiere definir las preguntas que deberán
responderse al finalizar la auditoria.
Ejemplo:
¿Las tareas de las fiscalías (auditadas) que forma parte del Tribunal de Cuentas
se ejecutan de manera eficiente?
¿Los objetivos de los diferentes sectores auditados del Tribunal de Cuentas se
cumplen conforme a lo planeado?
¿Los recursos aplicados constituyen un uso adecuado de los fondos asignados?
¿Los bienes y/o servicios se otorgan con la calidad, cantidad y oportunidad
requeridas?
¿Los indicadores reflejan el cumplimiento de los objetivos?
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
18
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Los auditores deberán desglosar los interrogantes anteriores en preguntas
específicas y susceptibles de comprobación que van a ser respondidas con los
resultados de la auditoría, es decir, preguntas más específicas.
2) Notificación: Las Auditorias de Rendimiento, como cualquier otro acto
administrativo, están sujeto a formalidades, por los que sectores a ser auditados
deben ser notificados de la realización de la misma con antelación (generalmente
un mes). Ésta deberá incluir el alcance, los objetivos, el día y hora de auditoria y
deberá estar dirigido al responsable del sector a auditar.
3) Acto de Inicio: Se formaliza mediante acta de inicio, al Responsable del
Sector, el alcance de la auditoria (integral o selectiva), los puntos a auditar y las
personas a evaluar.
4) Proceso de Auditoria: En esta etapa se evalúa los procedimientos,
registros, y cualquier documentación que se considere necesaria para la
obtención de evidencias.
Para fundamentar las opiniones y conclusiones del auditor relativas al
sector auditado deben aportarse pruebas adecuadas, pertinentes y razonables,
las cuales pueden ser materiales, orales, documentales o analíticas, y consisten
en información recopilada y utilizada para apoyar los resultados de auditoria.
La calidad en la recopilación de información, el análisis y su registro es un
factor decisivo, y es preciso que el trabajo se caracterice por la objetividad, la
imparcialidad y la confidencialidad. Lo más común es que en la auditoria de
rendimiento, la prueba tenga un carácter convincente y no concluyente, por lo que
a veces resulta útil debatir previamente con el sector auditado la naturaleza de la
prueba que vaya a obtenerse y la forma en que el auditor la analizará e
interpretará.
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
19
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Con frecuencia es necesario recopilar datos tanto cuantitativos como
cualitativos, los cuales tienen que poder explicarse y justificarse en lo que
respecta a su suficiencia, validez, fiabilidad, pertinencia y razonabilidad. Al
analizar los datos (procedan de cuestionarios, entrevistas, grupos especializados
o cualquier otro origen), los auditores tienen que comenzar por revisar los
objetivos y la pregunta de la auditoria, lo cual les ayuda a organizar sus datos y
centrar sus análisis.
Cuando los auditores interpreten la información deben tratar de situarla en
perspectiva, comparando los resultados obtenidos con los criterios de auditoria o
con lo que cabría esperar normalmente. Los resultados de la auditoria son las
pruebas específicas recopiladas por el auditor para cumplir los objetivos de la
auditoria, es decir, para responder las preguntas de auditoria planteadas en la
etapa de planificación o las que surjan durante este proceso, verificar las hipótesis
formuladas, etcétera.
Los auditores deben justificar documentalmente, de manera adecuada,
todos los hechos relativos a la auditoria, incluso los antecedentes y la planeación,
el trabajo realizado, los hechos puestos de manifiesto y las conclusiones que se
determinen. Contar con documentación adecuada es importante por diversas
razones, entre las que destacan: a) para confirmar y fundamentar las opiniones e
informes del auditor; b) como prueba del cumplimiento por parte del auditor; c)
como prueba del trabajo realizado y d) para facilitar la supervisión.
5) Acto de Finalización: Se informa al responsable del sector todo lo hallado
y observado. En este acto se indica la fecha de entrega del informe de auditoria.
6) Informe de Auditoria: Los informes de auditoria sólo deben incluir los
hallazgos que estén respaldados por evidencia suficiente y apropiada, dar a
conocer los hallazgos detectados con las recomendaciones que contribuyan a
mejorar la gestión y como consecuencia, el rendimiento del sector.- -
Córdoba, Carlos Paz 29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
20
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
Los auditores de rendimiento, deben elaborar este documento describiendo
específicamente cómo sus hallazgos han conducido a una serie de conclusiones,
y –cuando corresponda- una conclusión general. Esto significa, explicar qué
criterios se han desarrollado y utilizado y por qué, señalando los puntos de vista
relevantes que han sido tomados en cuenta para que se pueda presentar un
informe balanceado.
En este informe se deberán señalar las fortalezas, las observaciones, las
recomendaciones y las No Conformidades encontradas en el sector auditado.
Las fortalezas tienen como objetivo evidenciar cuales son los procesos
con mayor grado de eficacia en el sector. Tiene como objetivo motivar y mostrar el
camino a seguir para los demás procesos llevados a cabo en el sector.
Las recomendaciones son tipos de acción sugeridos por el auditor en
relación con los objetivos de la auditoria, que requieren una cuidadosa revisión
para garantizar que son viables, valiosas y hacen referencia a los objetivos de la
auditoria, y tienen que argumentarse de un modo lógico, racional y basado en
conocimientos.
Las observaciones refieren a deficiencias o irregularidades que impiden o
dificultan el logro eficiente, económico y eficaz de los objetivos de los sectores
auditados, afectando su rendimiento.
Las observaciones pueden calificarse en:
1-Alto impacto: son observaciones que evidencian altas probabilidades de
ocurrencia de desvíos, errores o irregularidades de significativa importancia que
exponen a la entidad a riesgos en la gestión.
2-Medio impacto: son observaciones que inciden directamente en el grado de
cumplimiento de la eficacia, eficiencia, economía y legalidad de las operaciones
del Ente, pudiendo generar riesgos en la gestión.
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
21
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
3-Bajo impacto: refieren a cuestiones de tipo formal, de implementación
administrativa o de falla de trámite, que no ponen en riesgo a la gestión.
En toda auditoria de gestión, es recomendable que además de calificar la
observación resultante del trabajo de control, se inicie la acción correctiva, sobre
todo en el caso de las de alto impacto, a fin de dar por regularizada la observación
y/o señalar su estado de trámite. Esta información aportada en el Informe de
auditoria para la “alta Gerencia” o máxima autoridad es muy significativo para la
toma de decisiones.
Ejemplo de Informe de Auditoria de Rendimiento:
Página Nº.: __ de __
Nº. de Auditoria: _______
Sector Auditado: Equipo Auditor:
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
22
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
T R I B U N A L D E C U E N T A SPROVINCIA DEL CHACO – REPÚBLICA ARGENTINA
Juan B. Justo 555 – TEL / Fax: (0362)4446110/4446114 – Resistencia
I. Objetivo y Alcance de la Auditoria.
II. Procesos Auditados, Responsables e Integrantes Evaluados y
Evidencia Analizadas
III. Fortalezas, Recomendaciones (para mejorar el rendimiento),
Observaciones
IV. Conclusión y Recomendación Gral. de la Auditoria.
ESQUEMA DEL PROCESO DE AUDITORIA DE RENDIMIENTO
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
23
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
24
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
4- Vinculación entre Auditoria de Cuenta y Auditoria de Rendimiento:
Los organismos de control externo de rango Constitucional, como el de la
Provincia del Chaco, cuentan con su ley orgánica de creación (Ley Nº 4159) en la
cual se definen sus potestades o atribuciones de Control, de Jurisdicción, de
Asesoramiento, entre otras, aplicables sobre los organismos que están bajo su
jurisdicción y competencia.
Para cumplir sus potestades, en particular las de control de las rendiciones
de Cuentas, podrá en general, verificar los aspectos contables, legal,
presupuestario, patrimonial, operativo y de gestión.
Ahora bien, el proceso de control de las rendiciones de cuentas que
efectúan los Tribunales de Cuentas sobre los organismos bajo su jurisdicción y
Competencia, en nuestra opinión debe ser monitoreado internamente,
desarrollando un modelo de gestión que incluye a la auditoria de rendimiento.
Es decir, la implementación de sistemas de gestión hacia el interior de los
tribunales de cuentas, nos permitirá contar con herramientas para mejorar nuestro
trabajo, dotarlo de una función pública más eficaz y eficiente. Como consecuencia
de ello se logrará fortalecer a la institución pública en su conjunto.
Para nosotros la Auditoria de Cuenta realiza la misión asignada por la
Constitución Provincial y por la ley de creación del Órgano de Control Externo, y
la Auditoria de Rendimiento evalúa internamente como se efectúa dicho proceso
de control.
5- Conclusión :
Nuestro objetivo, debería tender a la implementación de métodos de
gestión, para mejorar el gerenciamiento, teniendo como premisa la satisfacción de
nuestro cliente principal “El ciudadano”, demostrando, con evidencia objetiva, el - -
Córdoba, Carlos Paz 29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
25
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina
aumento de la eficiencia y eficacia en el funcionamiento mediante la optimización
de los recursos disponibles.
Entendemos que se puede iniciar un camino que incluya las actividades
propias y sustantivas del organismo de control interno, establecidas por su propia
ley orgánica como facultades jurisdiccionales, acompañada paulatina y
progresivamente con un control de gestión hacia adentro de los tribunales, que
mida resultados alcanzados de cara al ciudadano.
- - Córdoba, Carlos Paz
29 y 30 de Septiembre y 01 de octubre de 2014
26
XXIII Jornadas Nacionales de Actualización Doctrinaria
de Tribunales de Cuentas, Órganos y Organismos de Control Externo de la República Argentina