7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
1/31
Page0
MANAGEMENT
ULEVENIMENTEL
OR
SUPORT DE CURS
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
2/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
3/31
CAP. 2 PERSOANELE IMPLICATE IN ORGANIZAREA UNUI EVENIMENT
Numrul de persoane implicate n organizarea unui eveniment depinde de mrimea i
amploarea evenimentului. In timp ce organizarea unei petreceri mici poate solicita doar unasau dou persoane, organizarea unui eveniment foarte mare cum ar fi Jocurile Olimpice
companie de management al evenimentelor poate avea urmtoarele categorii de specialiti:
1)Managerul evenimentului
El are urmtoarele responsabiliti:
1. este responsabil pentru planificarea i producerea ntregului eveniment.
2. este responsabil pentru managementul achiziiilor i gestionarea resurselor.3. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului (riscurilor legate
de planificarea de evenimente i de producie)
2)Coordonatorul evenimentului
El este responsabil pentru coordonarea ntregii echipe de specialiti i se asigur c
operaiunile sunt eficiente i eficace.
3)Managerul informaiilor
El are urmtoarele responsabiliti:
1. integreaz informaiile obinute prin diferite surse.
2. este responsabil pentru documentaia aferent tuturor operaiunile efectuate nainte de
eveniment, n timpul i dup eveniment.
3. menine baza de date furnizori de servicii, delegai, invitai, organizatori, sponsori,
parteneri, clieni, publicul int, mass-media i personae oficiale.
4. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de
managementul informaiilor, cum ar fi pierderea de date)
4)Managerul logistic
El are urmtoarele responsabiliti:
1. responsabil pentru avize personalizate i alte avize.
2. responsabil pentru depozitare de mrfuri
3. asigurari
4. deplasarea bunurilor i mrfurilor de la o locaie la alta n modul cel mai eficient.
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
4/31
5. managementul aprovizionrii i de gestionare a resurselor.
6. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate de
managementul logistic, precum furtul de marfa, etc)
5)Managerul securitii
El are urmtoarele responsabiliti:
1. este responsabil pentru formularea, pregtirea i punerea n aplicare a planului de
securitate i strategii. de exemplu, cum s protejeze delegai, invitai, furnizorii de servicii,
organizatori, sponsori, parteneri, clieni, publicul int, bunuri i mrfuri, etc
2. asigur securitatea n contextul achiziiilor i de gestionare a resurselor.
3. formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului, (riscuri legate de
securitate, cum ar fi panica)
6)Managerul cu infrastructura
El are urmtoarele responsabiliti:
1. gestioneaz achiziiile i resursele.
2. nfiinarea i demontare a infrastructurii pentru ntregul eveniment cum ar fi:
0 a. Construcia pereilor frontier, pori de intrare i de ieire, drumurile de acces, alei i
locuri de parcare,
1 b. Constructii de camere verzi, camere pentru personal, camere de depozitare, camere
tehnice, toalete, sisteme de canalizare, boxe contoare, cabine i chiocuri,
2 c. asigurarea branamentului de energie electric, ap i conexiuni telefonice,
3 d. conservare (de exemplu, curenia).
formuleaz, pregtete i pune n aplicare planul de gestionare a riscului. (riscuri legate
de administrarea infrastructurii ca deficit de lucrtori, materiale, disfuncionaliti etc).
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
5/31
CAP. 3 CARIERA IN MANAGEMENTUL EVENIMENTELOR
Event Management este o industrie de multe milioane de dolari, care este n cretere, la
o rata de 150% pe an cu evenimente fiind gzduite aproape zilnic. Deci, a face o cariera inmanagement de eveniment este o alegere bun. Organizarea unui perfect sincronizat, bine
planificat, bine realizat i memorabil eveniment, necesit supravegherea i serviciile unor
profesioniti bine pregtii i cu experien. Prin urmare, societile de administrare de
evenimente sunt ntotdeauna n cutare de profesioniti pentru evenimente.
Succesul unui manager de eveniment depinde de ct de bine a organizat evenimentul i de
msura n care el este capabil de a atinge obiectivele evenimentului i de marketing. Salariul
unui manager de eveniment depinde de calificarea sa, volumul de experien n evenimente,
mass-media i contacte corporative. Postura de antreprenor
dup doi sau trei ani de experien n domeniu este foarte
recomandat. Dac putei oferi valoare clienilor dvs,
veniturile obinute pot fi considerabile.
Abilitile unui manager de evenimente
Organizarea de evenimente este o cariera care cere mult munc, grad ridicat de energie,
flexibilitate i motivaie, bune abilitati de comunicare, crearea de reele puternice, excelent PR
(Relaii Publice) aptitudini, ochi pentru detaliu, abiliti puternice de organizare, caliti de
lider, diplomaie, rbdare, cunoatere a pieei i un munte de creativitate.
Calificri necesare pentru un manager de evenimente
Nu exist nici o cerin minim de calificare pentru a deveni un manager de eveniment pentruevenimente non-corporate. Orice persoan cu puternice abiliti de organizare i PR excelente
poate organiza evenimente non-corporate. Totui, pentru organizarea de evenimente corporate,
o diplom n management de eveniment, PR, turism, managementul ospitalitii, administrarea
afacerilor sau de marketing este o necesitate. Acest lucru se datoreaz faptului c evenimentele
corporative sunt organizate pentru a promova i vinde produsele companiei sau servicii sau
pentru a construi / consolida imaginea mrcii sale. O persoana cu 2-3 ani de
experien de lucru n domeniul de vnzri / marketing poate organiza, de asemenea,
evenimente corporate, fr nici o educaie formal n caz de management de evenimente sau
de administrare a afacerilor.
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
6/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
7/31
CAP. 4 ANALIZA SWOT IN PLANIFICAREA EVENIMENTELOR
Cercetarea pieei nainte de organizarea unui eveniment, trebuie s aflm dac exist o
pia (adic audien) pentru evenimentul preconizat sau nu. De exemplu, s presupunem c
dorim s organizm un spectacol de mod n Oman. n cazul n care oamenii de acolo nu au un
interes cert fa de mod, atunci nu este o idee prea bun de a organiza un astfel de eveniment
acolo. Evenimentul va eua n mod sigur.
Analiza pieei
Dac exist o pia pentru evenimentul preconizat, atunci putem trece la analiza pieei. Analiza
pie ei nseamn gsirea de informaii despre audiena int. Vom afla cine reprezint audiena
int n funcie de grupa de vrst, sex, calificare, profesie, nivelul de cunotine, venitul,personalitate, tradiii, religie, stilul de via etc.
Nu exist nici un element de atractivitate pentru eveniment, la nivel naional, dac audiena
int aparine numai de judeul Cluj. Vom afla care sunt dorinele i ateptrile publicului int
la evenimentul preconizat. Toate aceste informaii ne vor ajuta n elaborarea unui plan de
eveniment mai bun.
Analiza concurenei
Aceasta nseamn gsirea de informaii despre concurenii notri. Vom afla cine sunt
competitorii, din nou n funcie de vrst, sex, calificri, nivelul de cunotine, experien n
organizarea de evenimente, cifra de afaceri, valoarea de pia, PR (mass-media i corporative
contacte) i cota de pia.
Trebuie s aflm cum promoveaz i cum pun n oper evenimentele lor. Ce fac ei n cadrul
evenimentelor lor? De ce oamenii vin la evenimentele lor? Pentru aceasta ar trebui s
participm la evenimente organizate de concureni i apoi s elaborm un raport deeveniment. Raportul de eveniment va conine lucruri ca
- aranjarea scaunelor i luminilor
- materiale promoionale utilizate
- planul locului de desfurare a evenimentului
- partea de alimentaie
- detalii de contact ale sponsorilor, partenerilor, clienilor
- furnizori de servicii conexe, precum DJ-ii, cosmeticiene, interprei, fotografi, cameramani,
decorator, florar etc.
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
8/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
9/31
CAP. 5 CERCETAREA PIETEI IN PLANIFICAREA EVENIMENTELOR
Cercetarea produselor/serviciilor
Dac se are n vedere organizarea unui eveniment corporativ, atunci este necesar pentru
organizator s efectueze o cercetare a produselor / serviciilor promovate i vndute de ctre
acel client corporativ.
- trebuie aflat cum i promoveaz compania produsele sale
- cum intenioneaz compania s-i construiasc imaginea asociat produselor sale (imaginea
de brand)?
- care este valoarea de pia i cota de pia a companiei i produsele sale?
- care sunt clienii produsul? - care sunt caracteristicile produsului?
- care sunt avantajele i dezavantajele produsului n compara ie cu produsele
concurenilor?
Aceast cercetare ne va ajuta mai trziu s facem o campanie de promovare eficace pentru
evenimentul corporativ.
Analiza SWOTIn cadrul analizei SWOT:
- S nseamn puncte forte
- W nseamn punctele slabe
- O nseamn oportuniti
- T nseamn ameninri Este un instrument
de planificare strategic utilizat pentru
identificarea i analiza punctelor tari, punctelor slabe, oportunitilor i ameninrilorimplicate n proiectul dvs.
Analiza SWOT se mai poate realiza la nivelul ntregii organizaii.
Forte: Acestea sunt atributele proiectului dumneavoastr care sunt utile n realizarea
obiectivelor proiectului. De exemplu: echipa cu experien n evenimente, nalt nivel de
motivare, PR excelent, cota de pia bun etc.
Puncte slabe:
Acestea sunt acele atribute ale proiectului dumneavoastr care sunt nefavorabile realizrii
obiectivelor proiectului. De exemplu:, lipsa de fonduri, echipa de eveniment lipsit de
experien, nivel de energie sczut, lipsa de mass-media i de contacte corporative etc.
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
10/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
11/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
12/31
Cnd
In ce perioad avei de gnd s organizai evenimentul (chiar data i ora)? Pstrai
urmtoarele lucruri n minte n timp ce alegei data i ora pentru eveniment:
1) Selectai data i ora conform audienei int, neignornd comoditatea i disponibilitatea. De
exemplu: nu se organizeaz evenimente n timpul zilelor lucrtoare, zilelor de srbtoare.Adesea, cel mai bun timp pentru a organiza evenimente este n week-end.
2) Asigurai-v c evenimentul (ca dat i or), nu intr n conflict (nu se suprapune) cu alt
eveniment mai semnificativ. De exemplu: nu este o idee bun s organizai un concert de
muzic cu impact local, ntr-o zi cnd exist un concert cu Iris.
3) Momentul va ine cont i de condiiile climatice n timp ce se alege data i ora pentru
eveniment. Este aproape un dezastru s organizai un eveniment in aer liber ntr-o zi cnd este
furtun sau se ateapt ploi abundente. Aici putei folosi i propria experien dac suntei
familiarizat cu condiiile climatice din regiunea unde intenionai s organizai evenimentul
sau putei obine ajutor de la furnizorii de prognoze
meteo. Oricum, trebuie s aflai cum va fi vremea n ziua evenimentului.
Unde
Va pune n discuie locaia n care avei de gnd s organizai evenimentul.
Cine
Cine vor fi organizatori, sponsori, parteneri, clieni i public int? Ct de multe categorii de
public int (i care este numrul lor) v ateptai s viziteze evenimentul i de ce? Trebuie s
avei o foarte bun estimare pentru acest lucru, deoarece va trebui s convingei potenialii co-
organizatori i sponsori de numrul de persoane care va participa la eveniment.
Cum
Se refer la modul concret n care vei produce i comercializa evenimentul.
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
13/31
CAP. 7 - SELECTAREA LOCULUI DE DESFASURARE A EVENIMENTULUI
Pstrai n minte urmtoarele lucruri n timp ce alegei un loc pentru evenimentul
dumneavoastr:
1)Audiena int / numrul de participani
Acest lucru nseamn numrul de persoane pe care l ateptam s participe la eveniment.
Asigurai-v c locaia poate gzdui cu uurin audiena int preconizat. Locul de ntlnire
nu trebuie s fie prea mic sau prea mare pentru oaspei. In cazul n care este prea mic
locaia, oaspeii vor simi un disconfort. Dac este prea mare, atunci vei ajunge s pltii
prea mult pentru locaie. ncercai s obinei i rspunsuri clare dac participanii vor fi
prezeni la eveniment.
Deoarece muli oameni neleg deja aceast necesitate, ei ar trebui s nu fie deranjai de
solicitarea de a rspunde napoi, n ceea ce privete intenia de a participa la eveniment. n
acest fel, putei obine cifre destul de exacte privind numrul de clieni, care v va ajuta n a
decide, de asemenea, cantitile de produse alimentare i buturi.
2)Statutul audienei int
Dac audiena int sunt oameni bogai, atuncilocul de ntlnire trebuie s fie o staiune sau un
hotel de cinci stele i toate serviciile furnizate n
timpul evenimentului trebuie s fie de calitate
foarte nalt.
3)Accesibilitate pentru audiena int
Selectai locul conform comoditii audienei
int. Locul de ntlnire ales de dumneavoastr nu trebuie s fie foarte departe de locul undetriesc majoritatea participanilor. Locul trebuie s aib iluminat corespunztor i ventilaie.
Ar trebui s nu fie ntr-o zon zgomotoas sau poluat. Acesta trebuie s fie absolut ngrijit i
curate.
4) Condiii climaterice
Pstrai condiiile climatice n minte n timp ce alegei un loc de ntlnire. Dac avei de gnd
s organizai un eveniment n aer liber n timpul sezonului ploios sau n timpul iernii, nu este
o idee bun. ncercai ntotdeauna s organizai evenimentele n interior, dac este posibil,
deoarece astfel i costurile sunt mai mici.
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
14/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
15/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
16/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
17/31
CAP.8 - MARKETINGUL EVENIMENTULUI
Pai implicai n crearea unei campanii
promoionale pentru eveniment
Pasul 1: Stabilirea obiectivelor publicitii.- a crete gradul de contientizare despre
eveniment.
- a obine sponsori i clieni pentru eveniment
- s mulumii sponsorilor i clienilor
dumneavoastr.
Pasul 2:
Decidei asupra activitilor dumneavoastr promoionaleCum avei de gnd s promovai evenimentul dumneavoastr, organizatorii, sponsorii, clienii
i partenerii, nainte de eveniment, n timpul evenimentului i dup eveniment. nainte de a
trece mai departe, s clarificm puin ce este mass-media.
Mass-media se refer la diferite mijloace de comunicare. n general sunt cinci categorii de
mass-media: tiprit, electronic, outdoor, de tranzit i alte forme de mass-media. Presa
include: ziare, reviste, comunicate de presa, bilete, invitaii, bannere, postere etc. Mass-media
electronic include TV, Radio, Internet, telefon, borne electronice etc. Mass-media outdoorinclude panouri i baloane etc. Media de tranzit include formele de promovare prin intermediul
autoturismelor, taxiurilor, autobuzelor, camioanelor, trenurilor, avioanelor etc.
Cum poate fi folosit media tiprit pentru promovare
1. Promovarea evenimentului, sponsorilor i clienilor prin
anunuri n ziare, reviste, jurnale comerciale, comunicate de
pres, bilete, invitaii, bannere i postere.2. Imprimai-v numele companiei i logo-ul folosind inuta
personalului, pixuri, jurnale, cadouri, catalogul manifestrii i
alte materiale promoionale.
Cum poate fi utilizat mass-media electronic pentru promovare
1.Promovai evenimentul, sponsorii i clienii prin reclame TV i Radio
2.Furnizai spaiu publicitar gratuit pe site-ul companiei dumneavoastr, unde sponsorii iclienii i pot promova produsele i serviciile pentru anumite perioade de timp.
3.Dezvoltarea unui site al evenimentului doar pentru a promova evenimentul viitor i a oferi o
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
18/31
facilitate pentru nregistrarea online. Toate detaliile cu privire la eveniment trebuie s fie
disponibile pe site.
4.Folositi suporturi electronice pentru afiri vizuale: ecran plasm, ecran LCD, ecran
LED, ecran de proiecie, panouri video etc pentru a promova sponsorii i clienii
dumneavoastr.
Cum poate fi folosit media exterioar pentru promovare
1. Promovai evenimentul, sponsorii i clienii prin panouri de afiaj i reclam.Exist dou
tipuri de panouri: panou cu defilare mesaj i panou mobil. Panourile pot fi iluminate, pictate,
holografice, cu afi din hrtie.
2. Putei, de asemenea, face promovare prin intermediul unor chiocuri, baldachine i baloane
gigant.
Cum poate fi folosit media de tranzit pentru promovare
1.Caravanele sunt n general folosite n tranzit mass-media.
2.Panourile mobile, afiaje LED mobile sau rulote, de asemenea, pot fi utilizate pentru
promovare
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
19/31
CAP. 9 - ETAPELE PRODUCERII UNUI EVENIMENT
Etapa 1: Efectuai o analiz a evenimentului.
Etapa 2: Pregtii un plan de eveniment.
Etapa 3: Verificai oportunitatea iniierii acelui eveniment. Discutai planul de eveniment cualte persoane, pentru a obine opinii i sugestii.
Etapa 4: Identificai organizatorii, sponsorii, partenerii i clienii evenimentului.
Etapa 5: Elaborai un calendar al evenimentului.
Un calendar de eveniment este o list ordonat de activiti care sunt necesare a fi executate
pentru a produce i comercializa evenimentul. Aceste activiti sunt de trei tipuri: activiti
nainte de eveniment, n timpul evenimentului i dup eveniment.
Pai n pregtirea unui calendar de eveniment
Pasul 1: Creai o list de activiti nainte de eveniment, n timpul evenimentului i dup
eveniment.
Pasul 2: Stabilii termene pentru fiecare activitate.
Pasul 3: Repartizai aceste activiti membrilor echipei de eveniment.
Not: Pentru evenimente ample, va trebui s pregtii un calendar separat pentru fiecare
seciune a evenimentului.
Managementul echipei de eveniment
Este nevoie de o echip pentru a organiza un eveniment. Nu se poate face totul individual.
Gestionarea incorect a evenimentului este de
cele mai multe ori cauzat de gestionarea
incorect echipei. Pentru a obine un
management performant al echipei de
eveniment, trebuie derulate urmtoarele aciuni:
Cunoatei-v echipa
Doar a le tii numele, feele i profilul posturilor
membrilor echipei nu este suficient. Trebuie s
existe o bun cunoatere a personalitii, stilului de via, preferinelor, calificarea
educaional, nivelul de cunotine, religie i n special nevoile, i dorinele. Prin nevoi i
dorine ne referim la nevoile fiziologice, nevoile de siguran, nevoi sociale, nevoile de
stim, nevoile de cunoatere i nevoile de autorealizare.
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
20/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
21/31
Nevoile de stim
Presupun nevoia de a obine respectarea, recunoaterea, faima i statutul aparte
Unii oameni au mai puternic nevoia de stim dect alii. Va trebui s identificai acei
membri ai echipei care au nevoi de stim puternice i apoi s gsii modaliti de a-i ajuta nacest sens. De exemplu dac o persoan muncete din greu pentru a obine recunoatere
ntre membrii echipei i nu i se d aceast recunoatere (prin felicitri n faa colectivului
sau prin avansare), mai devreme sau mai trziu motivaia lui va merge njos i el nu va da
rezultate optime.
Nevoi de cunoatere
nseamn nevoia de a nelege, de a nva, de a descoperi i de a explora.Persoanele care au puternice nevoi de cunoatere nu ar trebui introduse ntr-o aciune care
este monoton i care nu ofer posibiliti de cretere intelectual. Sincer vorbind, oameni
cu puternice nevoi de cunoatere nu sunt potrivite pentru gestionarea unui eveniment.
Nevoia de autorealizare
Este nevoia de a fi cel mai bun. Foarte puini oameni au acest tip de nevoie. Dac avei pe
cineva n echip cu aceast nevoie, vei avea i avantaje i dezavantaje. Avantajul este c v
putei atepta ntotdeauna la rezultate optime din partea lui/ei. Dezavantajul este c aceast
persoan va cuta neobosit obinerea unei poziii de conducere i dac nu o obine, atunci
ea foarte probabil va prsi echipa i chiar poate deveni un concurent.
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
22/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
23/31
Cauze ale stresului
Pot fi un numr semnificativ de cauze ale stresului:
1) Schimbri majore viaa personal: cstorie, divor, naterea unui copil, un nou loc de
munc, concediere, pensionare etc
2) Locul de munc prin natura sa: insatisfacie n munc, conflicte, retribuie insuficient,
suprancrcare a locului de munc, discriminare rasial, sexual sau hruire etc.
3) Stres legat de mediu: condiii proaste de munc, poluare, zgomot, prea frig sau prea
mult cldur, vecintate nesigur etc.
4) Alte surse: probleme personale (cum ar fi perfecionism, stim de sine redus, pesimism,
ateptri nerealiste etc), probleme de familie, probleme financiare, lipsa de sprijin din
partea familiei i a prietenilor etc.
Strategii pentru reducerea stresului
Ca manager de eveniment putei face urmtoarele lucruri pentru a reduce stresul:
1) Stabilii obiective realiste pentru dvs i pentru echip.
2) Evitai toate situaiile care cauzeaz stres
3) In cazul n care o persoan se confrunt cu nemulumire la locul de munc, atunci
determinai nevoile sale (sociale, de stim etc) i ncercai s le ndeplinii prin diverse
stimulente financiare i non-
financiare. Proiectai locurile de munc n aa fel, nct s utilizai competenele i
abilitile unei persoane i n acelai timp aceasta s-i ndeplineasc nevoile sale.
4) Proiectai un loc de munc pentru o persoan astfel nct ea s se confrunte cu un minim
de conflicte i s nu aib nicio ambiguitate n ceea ce privete sarcinile.
5) Descurajai politica i favoritismele la locul de munc.6) Rezolvai conflictele interpersonale judicios i rapid.
7) Pregtii un manual de politici care mpiedic i se adreseaz la toate tipurile de hruire
(emoional, fizice si sexuale) si discriminare. Manualul trebuie s statueze clar, c
consecinele nerespectrii manualului vor fi severe. Distribuii copii ale manualului ctre
toi membri echipei i cerei-le s-l citeasc.
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
24/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
25/31
CAP. 11 - PLANUL DE GESTIONARE A RISCURILOR
PENTRU EVENIMENTE
Un eveniment este plin de incertitudini precum pene de curent,
defeciuni ale echipamentului, urgene medicale, certuri, situaii depanic, incendiu, retragerea unei sponsor etc. Cum putem avea de-a
face cu toate aceste evenimente neprevzute fr un plan de gestionare a riscurilor bine
gndit.
Gestiunea riscurilor se face n fiecare etap de producie a unui eveniment. De exemplu, cnd
gestiunea riscurilor se face n cmpul de gestionare a informaiilor, atunci arede-a face cu
pierderi de date, furt de date sau defeciuni ale calculatoarelor. Cnd gestiunea riscului este
fcut n domeniul securitii, atunci se pun n discuie certuri, situaii de panic, incendii,accidente etc.
In mod similar, exist riscuri asociate cu: resursele umane, finanele, comercializarea,
managementul calitii, participanii, alimente i buturi, gestionarea tehnic, infrastructur,
logistic, achiziii i echipa de conducere.
Elaborarea planului de gestionare a riscurilor pentru evenimente
Deoarece managementul riscurilor este o foarte important parte a managementului de
eveniment, acesta se efectueaz n mod planificat si profesional. Urmtorii pai sunt implicai
n gestionarea riscurilor:
Pasul 1: Identificai acele elemente sau activiti care ar putea s aib un risc.
O list a acestor elemente este deja specificat mai sus, precum gestionarea informaiilor,
securitate, achiziii publice etc.
Pasul 2: Identificarea riscurilor asociate cu fiecare element sau activitate.
De exemplu furtul de marf este asociat cu gestionarea logisticii. n mod similar, pierderile
de date sunt asociate cu gestionarea informaiilor.
Pasul 3: Determinai posibilitatea apariiei riscul si a gravitii consecinelor dac riscul se
ntmpl. De exemplu
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
26/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
27/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
28/31
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
29/31
CAP. 13 - MANAGEMENTUL SECURITATII IN CADRUL EVENIMENTELOR
Gestionarea include formularea, pregtirea i
punerea n aplicare a unor planuri de securitate i
strategii pentru evenimente, respectiv cum s se
asigure protecia delegailor, invitailor,
furnizorilor, organizatorilor, sponsorilor,
partenerilor, clienilor, reprezentanilor mass-media, bunurilor i mrfurilor n mprejurri
neprevzute precum:
1) Foc
In caz de incendiu la locul evenimentului, utilizai echipamentele pentru stingerea focului.
In acelai timp, toat lumea ar trebui evacuat din locaie n condiii de siguran.
Dezvoltarea unui plan de ieire de urgen trebuie realizat pentru o astfel de situaie. ncazul n care focul este necontrolabil, atunci se apeleaz la pompieri.
Urmai cteva sfaturi pentru prevenirea incendiilor specificate n continuare:
1.Nu punei material inflamabile sau combustibile n locaia evenimentului, mai ales n
zona oaspeilor sau cea cu scaune.
2. Asigurai-v c toate cile de intrare i ieire nu sunt blocate prin materiale sau prin
diverse mijloace.
3. Asigurai-v c locul desfurrii evenimentului are ci distincte de intrare i de
ieire, are sistem de alarm de incendiu i stingtoare de incendiu.
4. Utilizai numai acele echipamente electrice care au protecie.
5. Exist cel puin un medic cu trus de prim ajutor, mpreun cu o ambulan, pentru a se
ocupa de urgene medicale.
6. Personalul trebuie s fie bine pregtit pentru acordarea primului ajutor i trebuie s fie
capabil s utilizeze stingtoare de incendiu sau s gestioneze mulimea n caz de incendiu.
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
30/31
2) Cderi de tensiune
n cazul n care evenimentul este organizat ntr-un loc unde penele de curent sunt ceva
comun, trebuie s existe suficient putere de rezerv. In caz de cdere de tensiune, pornii
luminile de urgen i apoi activai generatoarele auxiliare. Ar fi cel mai bine s avei un
sistem UPS (surs de curent nentreruptibil).
Creai un plan de urgen separat, pentru a gestiona mulimea prezent la eveniment n caz de
pan de curent.
3) Cderea echipamentuluiUtilizai numai echipamente fabricate de branduri reputate, astfel nct posibilitatea de a se
strica s fie ct mai mic. Angajai numai tehnicieni de lumin i sunet care tiu cum s
rezolve prompt orice defeciune a echipamentelor i
care au i echipamente/materiale de rezerv.
4) Urgene medicale
O echip paramedical mpreun cu o ambulantrebuie s fie prezent la locul evenimentului. n
cazul n care acest lucru este prea mult pentru
bugetul evenimentului, atunci cel puin un medic cu o trus de prim ajutor trebuie s fie
prezent n locaie.
Toat echipa de eveniment trebuie s fie bine pregtit n acordarea primului ajutor.
Dac este posibil, ncercai s cunoatei antecedentele medicale ale invitailor i apoi
pregtii un plan n caz de urgen medical n consecin.
5) Starea vremii nepotrivit
6) Renunarea n ultima clip
7) Retragerea unor sponsori
8) Probleme de infrastructur
9) Probleme tehnice '
7/30/2019 ManagementulEvenimentelor Suport Curs
31/31