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Calle 55 # 37A-14, Barrio Nicolás de Federmán, Bogotá-Colombia
Teléfonos: (57-1) 7006539-5101073, Correo: [email protected]
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TABLA DE CONTENIDO
1. Equipo Organizador
2. Planos
3. Agenda del Expositor
4. Horarios
5. Ingreso y salida de mercancía
6. Bodega de muestras
7. Póliza de seguros
8. Servicios especiales
9. Estacionamiento de vehículos
10. Invitaciones
11. Actividades Complementarias
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¿POR QUE ES IMPORTANTE QUE USTED LEA ESTE MANUAL?
Este manual tiene el fin de orientar al Expositor para que su participación
en la versión XXII de la Feria Internacional Expopartes 2015, sea todo un
éxito.
A continuación se detallan todos los aspectos relativos a la organización y
desarrollo del evento, con lo cual usted encontrará la mejor manera de
optimizar su participación.
Si desea despejar dudas adicionales, consulte nuestro sitio web:
www.expopartes.com.co o comuníquese con la dirección del evento al
teléfono: (571) 3150506, email: [email protected],
Además es muy importante que la empresa participante asista a la
Reunión de expositores que se realizara el día jueves 19 de marzo de 2015
a las 10:00 am a 12:00 m, en los salones 1 al 3 edificio conector, Corferias
en la carrera 37 24 – 67 Bogotá D.C, Colombia.
En esta reunión se tratarán todos los aspectos relativos a la logística y
condiciones de participación de los expositores en la XXII Feria
Internacional Expopartes 2015 y se atenderán las inquietudes y dudas que
surjan entre los asistentes.
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1. EQUIPO ORGANIZADOR
El siguiente es el equipo que estará disponible para apoyarlo, tanto en las
oficinas de la organización, como en el recinto ferial a partir del 31 de
mayo de 2015:
TULIO ZULOAGA REVOLLO
Presidente Asopartes
CLAUDIA GARCIA VASQUEZ
Directora de la Feria
ANA MILENA LEAL
Asistente de la feria
Dirección: Calle 55 37 A – 14 Barrio Nicolás de Federman
Teléfono: (57 1) 3150506 / 4148688 / 5714502
Correo: [email protected] [email protected]
Bogotá D.C – Colombia
Página web: www.expopartes.com
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2. PLANOS
PABELLÓN 1 - VEHÍCULOS PESADOS
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PABELLÓN 3 - VEHÍCULOS LIVIANOS
PABELLÓN 4 - INTERNACIONAL
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3. AGENDA DEL EXPOSITOR
ACTIVIDAD FECHA
Fecha límite para el pago total del
área contratada.
30 de Mayo de 2015
Fecha límite para entrega del
formulario Catalogo de expositores.
15 de mayo de 2015
Solicitud de escarapelas.
15 de mayo de 2015
Reunión de expositores en los
salones del 1 al 3 en el edificio
conector Corferias, a partir de las
10:00 am.
19 de marzo de 2015
Inicio del montaje oficial de stands.
31 de mayo 8:30 am a 5:00 pm
1 de Junio 8:00 am a 5:00 pm
2 de Junio 8:00 am a 5:00 pm
Acto Inaugural en el Auditorio 6:30
pm a 9:00 pm.
2 de Junio
Ingreso Expositores y personal de
servicios 12:00 m a 8:00 pm.
3, 4 y 5 de Junio de 2015
Ingreso de Visitantes 1:00 pm a 8:00
pm.
3, 4 y 5 de Junio de 2015
Evento de Clausura y celebración
40 años de Asopartes, a partir de las
7:00 pm
5 de Junio de 2015
Desmontaje de stand
6 de Junio de 2015 8:00 am a 13:00
pm
De cualquier manera el expositor no podrá solicitar las credenciales
ni tomar posesión de su stand sin la presentación del recibo que
certifique la cancelación del contrato de arrendamiento
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Es importante su colaboración para cumplir con el compromiso de
que su stand esté listo antes de la hora señalada de lo contrario se
generara una multa del 5% sobre el valor de su área.
El stand siempre debe estar bajo la responsabilidad del expositor.
Corferias y la organización de la feria no se hacen responsables de
robos o hurtos que ocurran cuando los expositores han dejado solo
su stand o lo han descuidado, en las horas de atención a los
visitantes, así como en los de montajes y desmontaje de stands, se
debe tener en cuenta que la seguridad de su área es su
responsabilidad en el momento que usted la recibe su stand
oficialmente.
4. HORARIOS
A. EXPOSITORES
No se permitirá el ingreso anticipado al recinto ferial, para el inicio de
labores de montaje sin excepción alguna.
Montaje de stands
Domingo 31 de Mayo de 2015 de 8:30 am a 5:00 pm, lunes 1 de Junio de
2015 de 8:00 am a 5:00 pm y martes 2 de Junio de 2015 de 8:00 am a 5:00
pm.
Desmontaje de stand
Sábado 6 de junio de 2015 de 8:30 am a 13:00 pm.
Ingreso de Expositores a Pabellones
Junio 3 al 5 de 2015 de 12:00 m a 8:00 pm
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B. VISITANTES
Ingreso al recinto ferial
Junio 3 al 5 de Junio de 2015 de 1:00 pm a 8:00 pm
C. BOLETERIA DE TAQUILLA:
Valor $15.000
5. INGRESO Y SALIDA DE MERCANCIA
Por disposición de la DIAN, toda mercancía que ingrese o salga de
CORFERIAS, sin excepción deberá ser registrada previamente en el
formulario de ingreso de mercancías de CORFERIAS. Este será exigido por
los controladores de acceso al momento de entrada y salida de
mercancía del recinto ferial. Los formularios de Movimiento de mercancías
para el ingreso al evento son de carácter obligatorio, no tienen costo,
tenga en cuenta que no solo la mercancía de productos deben estar
relacionadas en este formulario al igual se debe hacer con los materiales
para su stand, mercancía, licor u otros elementos como comida en caso
de que se realice alguna actividad social en su stand.
Para mayor claridad, creamos el paso a paso para diligenciar el formulario
de ingreso de mercancía de las empresas expositoras en Expopartes 2015.
Lo invitamos a realizar este procedimiento antes del 25 de mayo, con el fin
de poder brindarle soporte técnico en caso de ser necesario.
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Ir a la página www.corferias.com
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Buscar el evento: Expopartes JUNIO 2015
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Ingresar usuario, contraseña y seleccionar la opción “expositor”.
USUARIO: Correo electrónico del contacto responsable de la participación,
inscrito en el contrato.
CONTRASEÑA: Número del NIT sin código de verificación y/o número de
pasaporte.
Hacer Click en captura de formularios.
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En este momento usted debe empezar a diligenciar el formulario.
En tipo de operación debe seleccionar: entrada;
En tipo de formulario depende del tipo de mercancía si es nacional o
nacionalizada, le damos crear, en este momento la página le generará un
número que es el que identifica el formulario.
En este formulario deben ir relacionadas mercancías, muestras, material
publicitario, material de montaje de stand, sillas, mesas, ayudas
audiovisuales y cualquier elemento que vaya a ingresar a CORFERIAS.
Para el desmontaje, se le entregará el paz y salvo de Expopartes con el
sello de comercio exterior de Corferias y la firma del coordinador del
Pabellón por parte de Corferias.
Cualquier inquietud con respecto al área de comercio exterior de
Corferias, puede comunicarse al teléfono (57 1) 3810000 con Rodrigo
Santos Ext. 5657, Michael Sarmiento Ext. 5608, Andrés Felipe Rodríguez Ext.
5567, Paula Daza Ext. 5128 o al correo [email protected]
6. BODEGA DE MERCANCIA Y MATERIALES
La bodega de expositores estará ubicada en el pabellón 1 segundo piso.
Ingreso de mercancías y material de embalaje a la Bodega:
31 de mayo a 2 de junio de 8:00 am a 6:00 pm
Salida de mercancías y material de embalaje de la Bodega:
2 al 4 de junio de 8:00 am a 6:00 pm
5 de junio de 4:30 pm a 8:00 pm
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6 de junio de 8:00 am a 12 m
Para retirar el material de embalaje de la bodega, el expositor debe
presentar el formulario de ingreso de Mercancía de Corferias.
El personal de Expopartes y Corferias no se hace responsable por el
material de embalaje o elementos de decoración de stands consignados
en la bodega, así como por ningún tipo de mobiliario, elementos o
mercancías que permanezcan en bodega o en el recinto ferial después de
que finalice la jornada de desmontaje de stands.
7. POLIZA OBLIGATORIA DE SEGUROS PARA EL STAND Y SUS MERCANCIAS
Como requisito indispensable para su participación, los expositores deben
asegurar contra todo riesgo la totalidad de la mercancía a exhibir en el
evento y todos los elementos de decoración que compongan su stand, ya
sean de su propiedad ó de terceros. Para tal fin, tiene 2 opciones de
tomarlo con la extensión de cobertura por parte de su aseguradora o
directamente en Plus de Corferias, ventanilla 2 presentando la
documentación relacionada a continuación:
Copia Rut (en caso de que la empresa sea extranjera, se solicita
copia de pasaporte u cedula de extranjería).
Copia Contrato.
Relación de mercancía (según formato establecido).
Amparos otorgados:
Incendio, caída de rayo, explosión, Amit (actos mal intencionados de
terceros) asonada, daños por agua, anegación o inundación, extended
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corverage (vendaval, caída de granizo, caída de aviones), terremoto al
100%, hurto calificado (hurto con violencia).
Costo del seguro:
$70.000 (IVA incluido) como prima mínima y con valor asegurado de hasta
por 35.000.000 millones. En caso de que sus bienes (muebles y mercancías)
superen estos 35.000.000 millones, se debe cancelar $2.000 por millón
adicional incluido IVA.
Cualquier inquietud comunicarse con la oficina de SUBROKER DE SEGUROS
al Tel. 3810000 Ext. 5631 o a los teléfonos 3158457 – 3158458 – 3158459 Ext.
101 o 110 [email protected].
La organización no se hace responsable por omisiones del expositor en este
sentido.
8. MONTAJE – DESMONTAJE DE STAND
A. MONTAJE
Para iniciar las labores de montaje del stand, el expositor deberá estar a
paz y salvo por todo concepto con Expopartes, adicionalmente debe
presentar el formulario de ingreso de Mercancías al guarda de seguridad,
en las puertas de acceso a CORFERIAS.
B. DESMONTAJE
Las labores de desmontaje de la mercancía inician a partir de las 5:00 pm
del día 5 de junio, puede retirarlas de CORFERIAS o dejarlas en la bodega
de expositores hasta las 12:00 m del día siguiente. En cualquier caso, la
salida del pabellón de exhibición se autoriza, presentando al guarda de
seguridad del pabellón, el certificado de PAZ y SALVO expedido por
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Expopartes con firma del supervisor de CORFERIAS a cargo del pabellón, al
igual tenga en cuenta que para poderlo obtener usted debe tener primero
el paz y salvo de comercio exterior.
La organización no se hace responsable por la mercancía dejada en el
stand el día 5 de Junio después de las 13:00 pm, pues el sábado desde las
8:00 am ingresan las empresas de montaje a retirar la carpintería.
El expositor recibirá el PAZ y SALVO a partir del Viernes 5 de junio en las
horas de la mañana a través de la organización de la feria.
Es requisito obligatorio presentar el carnet de EPS y ARL de todas las
personas que realicen labores de montaje y desmontaje a la entrada del
recinto ferial. Sin este documento no se permitirá el ingreso.
9. SERVICIOS ESPECIALES
CORFERIAS ofrece a los expositores de Expopartes la instalación de
servicios de telefonía, montajes especiales de energía, internet, y
mobiliario, entre otros, para la adecuación de su área de exhibición.
Consultar el catálogo de servicios generales de CORFERIAS y solicitar los
productos en el Centro Único de Atención Plus, Pabellón 2 A de la
Corporación o a través de internet en la página www.corferias.com,
ingresando a la sección información expositor y posteriormente a servicios
generales. Descargue el formulario de servicios, diligéncielo y siga las
instrucciones para realizar el pago correspondiente.
Tenga en cuenta que CORFERIAS tiene hasta 48 horas para procesar su
solicitud y brindarle el servicio requerido.
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10. INVITACIONES
Cada empresa expositora recibirá invitaciones oficiales de acuerdo al
metro cuadrado contratado, que podrá distribuir entre sus clientes e
invitados especiales.
Número de m2 Número de Invitaciones
1 - 15 50
16 - 30 80
31 - 60 100
61 - En adelante 200
11. ESTACIONAMIENTO DE VEHICULOS
Los expositores de Expopartes podrán adquirir por un valor de $43.300, el
bono de parqueadero en el Centro Único de Atención Plus, Pabellon 2 A
de la corporación, válido para el ingreso de un (1) vehículo diario al
estacionamiento que señale CORFERIAS. EL bono tendrá cubrimiento del 1
al 5 de Junio del 2015.
12. RESTRICCIONES
Las siguientes actividades NO están permitidas por la organización de
EXPOPARTES:
Ingresar menores de edad al evento, desde el día de montaje hasta
el desmontaje del mismo y durante la Feria es importante lo
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comunique a sus clientes para no tener inconvenientes en el
momento del acceso a la Feria.
Entregar material publicitario o promocional en pasillos, accesos a los
pabellones, en áreas sociales o de circulación común en CORFERIAS
sin previa autorización, si requiere este servicio consulte con el area
comercial sobre su costo.
Exhibir productos fuera del stand.
Perforar, picar o pintar la Panelería entregada por CORFERIAS.
Ingresar grupos musicales de ningún tipo.
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