AYUNTAMIENTO DE CUERNAVACA PRESIDENCIA MUNICIPAL
DIRECCIÓN GENERAL DE ATENCIÓN CIUDADANA, IMAGEN Y RELACIONES PÚBLICAS
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Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la
Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
Cuernavaca, Mor., a 14 de Mayo de 2015
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CONTENIDO:
Página
I. HOJA DE AUTORIZACIÓN 3
II. INTRODUCCIÓN 4
III. OBJETIVO 5
IV. MARCO JURÍDICO 6
V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES 8
VI. ORGANIGRAMA
9
VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA 10
VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS 11
IX. POLÍTICAS 14
X. PROCEDIMIENTOS 15
01. SERVICIO DE ATENCIÓN CIUDADANA 15
02. INFORME DE AVANCES AL PRESIDENTE MUNICIPAL
03. DIFUSIÓN Y PROMOCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DEL LAS DEPENDENCIAS DEL AYUNTAMIENTO
20
25
XI. DIRECTORIO 33
XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN
34
XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN
35
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I. HOJA DE AUTORIZACIÓN
AUTORIZÓ
Con fundamento en el Art. 52 fracciones III, XXXI y XXXIII, Art. 68 fracción I del Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos, publicado el 26 de Diciembre del 2012, y Reforma al Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal, publicado el 16 de Abril de 2014, en el Periódico Oficial “Tierra y Libertad” numerales 5053 y 5178, se expide el presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección General de Atención Ciudadana, Imageny Relaciones Públicas, el cual contiene información referente a su estructura y funcionamiento y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal.
Jorge Morales Barud Presidente Municipal
APROBÓ
Ricardo Díaz Vázquez Coordinador de Modernización Administrativa
ELABORÓ
Martín Barenque Villela Director General de Atención Ciudadana,
Imagen y Relaciones Públicas.
Fecha de Autorización
Vo. Bo. Jefe de Departamento de Desarrollo
Organizacional
VERSIÓN (año)
No. de paginas
14/May./15 Marcela Torres Bello 2015 35
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II. INTRODUCCIÓN
El presente Manual de Organización, Políticas y Procedimientos ha sido creado paraestablecer, definir y puntualizar las actividades que la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas debe desempeñar en el ejercicio de sus labores. Del mismo modo se detallan los procedimientos en que cada uno de los integrantes de la Dirección deberá desarrollar sus actividades para cumplir con los preceptos de calidad y eficiencia que toda institución debe buscar.
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III. OBJETIVO
Comunicar a la ciudadanía los programas, proyectos, trámites y servicios del Ayuntamiento mediante productos de comunicación gráfica, atención de solicitudes de información; y atender, capturar, canalizar y dar seguimiento a reportes de quejas a fallas en los servicios públicos.
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IV. MARCO JURÍDICO
1. Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
2. Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Morelos.
3. Ley Orgánica Municipal del Estado de Morelos.
4. Ley Estatal de Planeación.
5. Ley del Sistema de Seguridad Pública del Estado de Morelos.
6. Ley Estatal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.
7. Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público del Estado de Morelos.
8. Ley de de la Comisión Estatal de Derechos Humanos.
9. Ley del Servicio Civil del Estado de Morelos.
10. Ley de Entrega Recepción de la Administración Pública para el Estado de Morelos y sus Municipios.
11. Ley de Información Pública, Estadística y Protección de Datos
Personales del Estado de Morelos.
12. Bando de Policía y Buen Gobierno del Municipio de Cuernavaca, Morelos.
13. Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de
Cuernavaca, Morelos.
14. Reforma al Reglamento de Gobierno de la Administración Pública Municipal del Ayuntamiento de Cuernavaca, Morelos.
15. Reglamento Interior de la Presidencia Municipal.
16. Plan Municipal de Desarrollo de Cuernavaca 2013-2015.
17. Plan Operativo Anual 2015.
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18. Manual de Organización, Políticas y Procedimientos de la Dirección
General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
19. Condiciones Generales de Trabajo para el Ayuntamiento Constitucional de Cuernavaca Morelos
20. Demás Leyes, Reglamentos, Circulares, Decretos y otras disposiciones de carácter administrativo y de observación general en el ámbito de su competencia.
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V. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES
MISIÓN Difundir las actividades de la agenda pública del Presidente Municipal, así como las actividades y programas de las dependencias a través de los medios de comunicación del ayuntamiento, bajo las políticas y lineamientos de imagen establecidas. A su vez atender las solicitudes de información y los reportes de quejas a fallas en los servicios públicos de la ciudadanía brindando una atención oportuna y de calidad.
VISIÓN Ser la Dirección General que comunique oportunamente las actividades y programas del Ayuntamiento a la ciudadanía,así como brindar un servicio de calidad y confiable de atención ciudadana que de un servicio rápido y oportuno a la ciudadanía, y se posicione como uno de los mejores servicios en el Estado. Asimismo, se posicione la imagen de la administración entre los ciudadanos logrando que estos identifiquen las acciones de gobierno con el periodo de administración correspondiente.
VALORES
Amabilidad Justicia
Calidad Mejora Continúa
Compromiso Puntualidad
Disciplina Responsabilidad
Respeto Lealtad
Honestidad Solidaridad
Humildad Trabajo en equipo
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VI.-ORGANIGRAMA
ELABORÓ
MARTÍN BARENQUE VILLELA DIRECTOR GENERAL DE ATENCIÓN
CIUDADANA, IMAGEN Y RELACIONES PÚBLICAS
AUTORIZÓ
JORGE MORALES BARUD PRESIDENTE MUNICIPAL
FECHA DE AUTORIZACIÓN: 14de Mayo de 2015
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VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA
P u e s t o Nombre Subtotal Total
Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
Barenque Villela Martín
1
TOTAL 1
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VIII. DESCRIPCIÓN Y PERFIL DE PUESTOS
DESCRIPCIÓN DE PUESTOS
PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
Presidente Municipal Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
Ninguno
I. Instalar módulos de información para proporcionar datos y orientación a la ciudadanía sobre el trámite de quejas y asuntos relacionados con las Dependencias del Ayuntamiento;
II. Atender al público asistente a la oficina de la Presidencia, dándole el turno correspondiente al asunto de que se trate;
III. Dar seguimiento a los asuntos turnados a las diferentes Dependencias de la administración pública, relacionados con peticiones ciudadanas, requiriendo los informes correspondientes;
IV. Informar al Presidente Municipal de los avances de los asuntos turnados a los Dependencias del Ayuntamiento;
V. Definir los lineamientos y estrategias que permitan fortalecer las relaciones entre el Ayuntamiento de Cuernavaca con los habitantes del Municipio; con los Gobiernos Federal y Estatal; con el resto de los Ayuntamientos de la Entidad y del resto de la República y con instituciones públicas y privadas;
VI. Elaborar y supervisar el diseño y contenido de los instrumentos de comunicación informativo y difusión propuestos por el Ayuntamiento y las diferentes Dependencias del mismo.
VII. Definir los lineamientos y estrategias que permitan fortalecer las relaciones entre el Ayuntamiento de Cuernavaca y las autoridades equivalentes de otros países, procurando la proyección internacional del Municipio, de su cultura, tradiciones y atractivos turísticos, proponiendo la celebración de convenios de hermanamiento con otras ciudades;
VIII. Implementar programas de capacitación al personal del área de su adscripción, con el objeto de brindar una atención eficiente a la ciudadanía;
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DESCRIPCIÓN DE PUESTOS PUESTO JEFE INMEDIATO
PERSONAL A SU CARGO
FUNCIONES PRINCIPALES
IX. Diseñar y difundir la imagen institucional del Ayuntamiento, de la Presidencia y
de las Dependencias Municipales, emitiendo manuales de identidad correspondientes.
X. Coordinarse con la Secretaría del Ayuntamiento, para la publicación de la Gaceta Municipal;
XI. Favorecer el desarrollo de mecanismos e innovaciones que faciliten la captación de demandas, opiniones e inquietudes de los ciudadanos.
XII. Implementar programas de difusión respecto a las atribuciones de cada una de las Dependencias de la administración pública municipal, y
XIII. Las demás que le encomiende expresamente el Presidente Municipal.
Presidente Municipal Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
Ninguno
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PERFIL DEL PUESTO
PUESTO ESCOLARIDAD
CONOCIMIENTOS ESPECIALES
EXPERIENCIA LABORAL CONDICIONES DE TRABAJO
ACTITUD / PERSONALIDAD NIVEL DE RESPONSABILIDAD
ESFUERZO
Microsoft Office
Social Media
3 años
Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
Licenciatura o Ingeniería
Oficina Buena iluminación
Responsabilidad Honestidad Iniciativa Don de mando Trabajo en equipo Objetividad
Alta
Mental
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IX. POLÍTICAS
1. La solicitud de campañas de difusión e inserciones oficiales deberá realizarse por
escrito. 2. La respuesta a una petición se realizará por escrito o si es necesario se turnará a una
nueva instancia. 3. El tiempo de duración de la campaña será señalado por la Dirección General de
Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
4. Se deberá de solicitar la cobertura del fotógrafo con un día de anticipación como mínimo para cubrir eventos.
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X. PROCEDIMIENTOS ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE ATENCIÓN CIUDADANA
1.- Propósito: Coordinar el servicio de atención ciudadana a través de la asistenciatelefónica, vía electrónica y en forma personalizada, brindandoinformación y orientación correspondiente a trámites y servicios queofrece el municipio;así como la recepción, canalización y seguimiento de quejas sobreservicios públicos.
2.- Alcance: Aplica a la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad de la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento.
5.- Definiciones: Servicio de Atención Ciudadana: Esta conformado por los servicios de Servitel y Reporte de quejas a fallas en los servicios públicos. Servitel: Es el servicio por el cual se proporciona a la ciudadanía información referente a trámites, servicios, programas, proyectos y directorio de funcionarios públicos del Ayuntamiento de Cuernavaca. Reporte de quejas a fallas en los servicios públicos: Es el servicio por el cual se capturan, canalizan y se da seguimiento a los reportes de quejas, peticiones, sugerencias y fallas en los servicios públicos del Ayuntamiento de Cuernavaca. SIAC: Sistema de Información de Atención Ciudadana.
6.- Método de Trabajo:
6.1. Diagrama de Flujo. 6.2. Descripción de Actividades. 6.3. Registro de Calidad y Anexos.
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE ATENCIÓN CIUDADANA
Informe Mensual
1 hora Actividad
2
1 hora Actividad
3
Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y
Relaciones Públicas
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
20 minutos Actividad
1
30 minutos Actividad
4
2 horas Actividad
5
Dirección Gestión y Seguimiento de Compromisos
20 minutos Actividad
6
1 hora Actividad
7
1 hora Actividad
8
30 minutos Actividad
9
2 horas Actividad
10
Informe Mensual de Resultados de Servitel y
Reporte de Quejas a Fallas en los Servicios Públicos
O-0 (DT-PM-DGSC-01)
Planear y establecer los planes de acción para brindar los
servicios de atención ciudadana
3
Redefinir los planes de acción de los servicios de atención
ciudadana
8
Inicio
Fin
Analizar los resultados del servicio de atención ciudadana
2
Coordinar y ejecutar los planes de acción propuestos por la
Dirección General
5
Informar al Director General los resultados de los planes acciones
ejecutados 6
Analizar los resultados del
servicio de atención ciudadana
7
Coordinar y ejecutar los planes de acción propuestos por la
Dirección General
10
Dirigir e instruir a la Dirección de Gestión y Seguimiento de
Compromisos para que ejecute
los planes de acción 4
Dirigir e instruir a la Dirección de Gestión y Seguimiento de
Compromisos para que ejecute los planes de acción
9
Informar a la Director General los asuntos
turnados a las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento
1
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE ATENCIÓN
CIUDADANA
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave)
1
Director de Gestión y Seguimiento de Compromisos
(DGySC)
Informa al Director General los asuntos turnados a las Dependencias y Entidades del Ayuntamiento capturados en el Sistema de Información de Atención Ciudadana (SIAC).
2
Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas (DGACIyRP)
Analiza los resultados del servicio de atención ciudadana:
- Servitel - Reporte de quejas a fallas en los servicios
públicos
3 DGACIyRP
Planea y establece los planes de acción para brindar los servicios de atención ciudadana de:
- Servitel - Reporte de quejas a fallas en los servicios
públicos
4 DGACIyRP Dirige e instruye a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos para que ejecute los planes de acción propuestos.
5 DGySC Coordina y ejecuta los planes de acción propuestos por el Director General.
6 DGySC Informa al Director General los resultados de los planes de acción ejecutados.
Informe Mensual de Resultados de Servitel y Reporte
de Quejas a Fallas en los
Servicios Públicos
(DT-PM-DGSC-01)
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE SERVICIO DE ATENCIÓN
CIUDADANA
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave)
7 DGACIyRP
Analiza los resultados del servicio de atención ciudadana:
- Servitel - Reporte de quejas a fallas en los servicios
públicos
Informe Mensual
8 DGACIyRP Redefine los planes de acción de los servicios de atención ciudadana.
9 DGACIyRP Dirige e instruye a la Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos para que ejecute los planes de acción propuestos.
10 DGySC Coordina y ejecuta los planes de acción propuestos por el Director General.
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REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia Tiempo de retención
1 Informe Mensual de
Resultados de Servitel y Reporte de Quejas a Fallas en los Servicios Públicos (DT-PM-DGSC-01)
Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos
1 año
ANEXOS
Anexo No
Documento Clave
Ninguno
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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTODE INFORME DE AVANCES AL PRESIDENTE MUNCIPAL
1.- Propósito: Informar al Presidente Municipal de los avances de los asuntos turnados a las Dependencias del Ayuntamiento. 2.- Alcance: Aplica a la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas. 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos. 4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad de la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Publicas su revisión en términos de Ley. Es responsabilidad de la Dirección de General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento.
5.- Definiciones: Servitel: Es el servicio por medio del cual se proporciona a la ciudadanía información referente a trámites, servicios, programas, proyectos y directorio de funcionarios públicos del Ayuntamiento de Cuernavaca. Reporte de quejas a fallas en los servicios públicos: Es el servicio por medio del cual se capturan, canalizan y se da seguimiento a los reportes de quejas, peticiones y fallas en los servicios públicos del Ayuntamiento de Cuernavaca. Redes Sociales: Una red social es un portal web diseñado para ser personalizado por los usuarios y orientado a la comunicación y relación entre los mismos, mediante el acceso a blogs, fotografías, videos, juegos en grupo, foros u otros contenidos desarrollados por los propios usuarios. 6.- Método de Trabajo:
6.2. Diagrama de Flujo. 6.4. Descripción de Actividades. 6.5. Registro de Calidad y Anexos.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE INFORME DE AVANCES AL PRESIDENTE MUNCIPAL
Dirección de Relaciones Públicas y Dirección de Gestión y Segumiento de Compromisos
Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
Presidencia Municipal TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
5 minutos Actividad
1
5 minutos Actividad
2
2 horas Actividad
3
1 hora Actividad
4
30 minutos Actividad
5
20minutos Actividad
6
20 minutos Actividad
7
5 minutos Actividad
8
30 horas Actividad
9
1 a 3 días Actividad
10
Los informes de resultados, son correctos
3
Informes Mensuales
de Resultados
(DT-PM-DRP-01) (DT-PM-DGSC-01) (DT-PM-DIPyDG-01)
O-0
Informes Mensuales de
Resultados
(DT-PM-DRP-01) (DT-PM-DGSC-01) (DT-PM-DIPyDG-01)
O-0
Si
No
Inicio
Informar los resultados y planes de acción de mejora
al Presidente Municipal
5
Analizar los resultados y planes de acción propuestos
por la Dirección General
6
Establecer planes de acción
7
Dar a conocer e instruir a sus áreas para la realización
de los planes de acción
9
Coordinar y ejecutar los planes de acción propuestos
por la Dirección General
10
Fin
Enviar Informes de Resultados
Hacer cambios a los informes de resultados
1
Recibir informes de resultados de sus
Direcciones de área
2
Informar los planes de
acción
8
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Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave)
1
Directora de Relaciones Públicas/Director de
Imagen Pública y Difusión
Gubernamental/ Director de Gestión y
Seguimiento de Compromisos
(DRP/DIPyDG/DGySC)
Envían los informes mensuales de resultados a la Directora General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas:
- Resumen del Comportamiento de las Redes Sociales
- Informe Mensual de Resultados de Servitel y Reporte de Quejas a Fallas en los Servicios Públicos.
Resumen del Comportamiento
de las Redes Sociales
(DT-PM-DRP-01) Reporte mensual (DT-PM-DIPyDG-
01) Informe Mensual de Resultados de Servitel y Reporte
de Quejas a Fallas en los
Servicios Públicos
(DT-PM-DGSC-01)
2
Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas (DGACIyRP)
Recibe informes mensuales de resultados por parte de los Directores.
(DT-PM-DRP-01) (DT-PM-DGSC-
01) (DT-PM-DIPyDG-
01)
3 DGACIyRP
Los resultados de los informes son correctos: - Si, los turna a sus unidades administrativas
para realizar los cambios. - No, se pasa a la actividad 5.
(DT-PM-DRP-01) (DT-PM-DGSC-
01)
4 DRP-DGSC Realizan los cambios solicitados por la Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE INFORME DE AVANCES AL
PRESIDENTE MUNCIPAL
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave)
5 DGACIyRP Informa los resultados y planes de acción de mejora de los servicios, proponiendo estrategias de solución al Presidente Municipal.
6 Presidente Municipal
(PM)
Analiza los resultados y planes de acción propuestos por al Director General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
7 PM Establece los planes de acción para mejorar los servicios de atención ciudadana.
8 PM Informa los planes de acción a seguir a la Directora General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
9 DGACIyRP Da a conocer e instruye a sus áreas para la realización de los planes de acción propuestos.
10 DRP/DIPyDG/DGySC Coordinan y ejecutan los planes de acción instruidos propuestos por la Director General.
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REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia Tiempo de retención
1
2
3
Resumen del Comportamiento de las Redes Sociales (DT-PM-DRP-01) Informe Mensual de Resultados de Servitel y Reporte de Quejas a Fallas en los Servicios Públicos (DT-PM-DGSC-01) Reporte mensual (DT-PM-DIPyDG-01)
Dirección de Relaciones Públicas Dirección de Gestión y Seguimiento de Compromisos Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental.
1 año
1 año
1 año
ANEXOS
Anexo No
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Ninguno
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ESTRUCTURA DEL PROCEDIMIENTODE DIFUSÍON Y PROMOCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LAS DEPENDENCIAS DEL AYUNTAMIENTO
1.- Propósito: Implementar programas de difusión respecto a las atribuciones de cada una de las Dependencias de la administración pública municipal. 2.- Alcance: Aplica a la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas. 3.-Referencia: Reglamento de Gobierno y de la Administración Pública Municipal de Cuernavaca, Morelos.
4.- Responsabilidad: Es responsabilidad del Presidente Municipal, la aprobación de este procedimiento. Es responsabilidad de la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas la elaboración, actualización y aplicación de este procedimiento. 5.- Definiciones: Ninguna 6.- Método de Trabajo:
6.1. Diagrama de Flujo. 6.2. Descripción de Actividades. 6.3. Registro de Calidad y Anexos.
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTODE DIFUSÍON Y PROMOCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LAS DEPENDENCIAS DEL AYUNTAMIENTO
Solicitud Solicitud
Dependencias y Entidades del
Ayuntamiento
Dirección de Imagen Pública y
Difusión Gubernamental
TIEMPO PARA REALIZAR LA
ACTIVIDAD
5 minutos Actividad
1
5 minutos Actividad
2
Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
20 minutos Actividad
3
5 minutos
Actividad 4
30 minutos Actividad
5
5 minutos Actividad
6
5 minutos Actividad
7
2 horas Actividad
8
Proveedores Externos
5 minutos Actividad
9
3 Horas Actividad
11
10 minutos Actividad
10
1 horas Actividad
12
1 semana Actividad
13
Inicio
¿Se difunde?
3
Solicitar campaña publicitaria
a la DIPyDG
7
Difundir a través de medios de comunicación internos los
programas, proyectos y eventos 12
Fin
No
No
Si Seleccionar
los medios de
difusión
6
Solicitar campaña publicitaria
13
Adaptar campaña publicitaria de acuerdo al medio de
difusión 9
14
Recibir campaña publicitaria
8
Enviar solicitud con información del
programa, proyecto o evento
1
Recibir solicitud con información del programa,
proyecto o evento
2
Oficio o memorándum de fallo de no procede la difusión del programa, proyecto o evento
O-0
(FO-PM-DGACyRP-02)
Enviar fallo de No procede
4
Si
Evaluar los medios de
difusión
5
Enviar campaña
publicitaria
10
Recibir y autorizar campañas
publicitarias
11
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DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSÍON Y PROMOCIÓN DE PROGRAMAS
Y PROYECTOS DE LAS DEPENDENCIAS DEL AYUNTAMIENTO
TIEMPO PARA REALIZAR LA ACTIVIDAD
Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
Proveedores Externos Dirección General de Atención Ciudadana y Relaciones Públicas
Si
No
1 horas Actividad
24
1 horas Actividad
23
1 horas Actividad
22
1 horas Actividad
21
1 hora Actividad
14
5 minutos Actividad
15
2 horas Actividad
16
5 minutos Actividad
17
1 horas Actividad
20
5 minutos Actividad
18
5 minutos Actividad
19
¿Hay
cambios?
17
Enviar campaña publicitaria para la
adaptación de acuerdo al medio de
difusión 19
Difundir a través de medios de comunicación externos los
programas, proyectos y eventos 24
Enviar campaña
publicitarias
15
Elaborar campaña publicitaria
14
Recibir campaña publicitaria
20
Enviar campaña publicitaria
22
Recibir y Autorizar campaña
publicitaria
23
Adaptar campaña publicitaria de acuerdo al medio de
difusión 21
Difundir a través de medios de comunicación internos los
programas, proyectos y eventos 24
Recibir y evalúa campaña
publicitarias
16
Enviar cambios a campaña
publicitaria
18
Fin
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSÍON Y PROMOCIÓN DE
PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LAS DEPENDENCIAS DEL AYUNTAMIENTO
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave)
1
Dependencias y Entidades del Ayuntamiento
(DEA)
Envía solicitud con la información del programa, proyecto o evento a la Dirección General de Atención Ciudadana.
Solicitud
2
Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones
Públicas (DGACIyRP)
Recibesolicitud con información del programa, proyecto o evento.
Solicitud
3 DGACIyRP
Evalúa si el programa, proyecto o evento será difundido a través de los medios de comunicación del Ayuntamiento.
- Si se difunde,se pasa a la actividad 5. - Si no se difunde, se pasa a la actividad 4.
4 DGACIyRP Envía el fallo de “No procede” la difusión del programa, proyecto o evento de la dependencia o entidad del Ayuntamiento.
Oficio o memorándum de
fallo de no procede la difusión del programa,
proyecto o evento (FO-PM-
DGACIyRP-02)
5 DGACIyRP Evalúa los medios por los que se dará difusión al programa, proyecto o evento a realizar.
6 DGACIyRP
Seleccionar los medios de difusión, si éste necesitara de una campaña publicitaria generada por externos o si será realizada internamente.
- Si se genera por externos, pasar a la actividad 13.
- Si no se genera por externos, pasar a la actividad 7.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSÍON Y PROMOCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LAS DEPENDENCIAS DEL AYUNTAMIENTO
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave)
7 DGACIyRP Solicita campaña publicitaria a la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental.
8
Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental
(DIPyDG)
Recibe la campaña publicitaria por parte de la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
9 DIPyDG Adapta la imagen gráfica de la campaña publicitaria de acuerdo al medio de difusión.
10 DIPyDG Envía campaña publicitaria a la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
11 DGACIyRP Recibe y autorizala campaña publicitaria.
12 DGACIyRP
Difundir a través de medios de comunicación internos los programas, proyectos y eventos de la dependencia o entidad del Ayuntamiento.
13 DGACIyRP Solicita al proveedor externo la realización de la campaña publicitaria.
14 Proveedor Externo
(PE) Elabora la campaña publicitaria.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSÍON Y PROMOCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LAS DEPENDENCIAS DEL AYUNTAMIENTO
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave)
15 PE Envía la campaña publicitaria a la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas para su revisión y aprobación.
16 DGACIyRP Recibe y evalúa campaña publicitaria por parte del proveedor externo.
17 DGACIyRP Hay cambios en campaña publicitaria:
- Si, se pasa a la actividad 18. - Si, se pasa a la actividad 19.
18 PE Envía los cambios a la campaña publicitaria para que el proveedor externo las realice.
19 DGACIyRP
Envía campaña publicitaria a la Dirección de Imagen Pública y Difusión Gubernamental para la adaptación de acuerdo al medio de difusión.
20 DIPyDG Recibe la campaña publicitaria por parte de la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas.
21 DIPyDG Adapta la imagen gráfica de la campaña publicitaria de acuerdo al medio de difusión.
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DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE DIFUSÍON Y PROMOCIÓN DE PROGRAMAS Y PROYECTOS DE LAS DEPENDENCIAS DEL AYUNTAMIENTO
Paso Responsable Actividad Documento De Trabajo
(clave)
22 DIPyDG Envía campaña publicitaria a la Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
23 DGACIyRP Recibe y autoriza la campaña publicitaria.
24 DGACIyRP
Difundir a través de medios de comunicación internos los programas, proyectos y eventos de la dependencia o entidad del Ayuntamiento.
24 PE
Difundir a través de medios de comunicación externos los programas, proyectos y eventos de la dependencia o entidad del Ayuntamiento. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
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REGISTRO DE CALIDAD
No Documentos (Clave) Responsabilidad de su
Custodia Tiempo de retención
1
2
Oficio o memorándum de solicitud del programa, proyecto o evento (FO-PM-DGACIyRP-01) Oficio o memorándum de fallo de no procede la difusión del programa, proyecto o evento (FO-PM-DGACIyRP-02)
Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
1 año
1 año
ANEXOS
Anexo No
Documento Clave
Ninguno
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REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DGACIyRP-X
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XI. DIRECTORIO
Nombre Y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial
Martín Barenque Villela Director General de Atención
Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
3294486 Ext. 5391
Calle Motolinía Esq. Netzahualcóyotl Centro
Histórico
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Clave: DT-PM-DGACIyRP-X
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XII. HOJA DE PARTICIPACIÓN
FECHA DE INICIO FECHA DE TERMINACION
17 de Abril de 2015 14 de Mayo de 2015
PARTICIPANTES PUESTO
Martín Barenque Villela
Felipe Deguer de la Fuente
Emigdio González Galindo
Director General de Atención Ciudadana,
Imagen y Relaciones Públicas
Director de Gestión y Seguimiento de Compromisos
Técnico Informático
Emigdio González Galindo Técnico Informático,
Asesor Designado de la Coordinación de Modernización
Administrativa
Felipe Deguer de la Fuente Director de Gestión y Seguimiento de
Compromisos Responsable de la Organización del Manual de Organización, Políticas y
Procedimientos
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REFERENCIA: PR-PM-CMA-02 Y IT-PM-CMA-04
Clave: DT-PM-DGACIyRP-X
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XIII. REGISTRO DE ACTUALIZACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACIÓN, POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
ÁREA: Dirección General de Atención Ciudadana, Imagen y Relaciones Públicas
Apartado Motivo Del Cambio Fecha De Vigencia
Puesto
Nombre
Y Firma
Vo Bo
Coordinación de Modernización Administrativa
Todos Actualización del Manual versión 2015
14/May./15 Director General de Atención Ciudadana, Imagen y
Relaciones Públicas,
Martín Barenque
Villela
Ricardo Díaz Vázquez
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