Código: MA-S-02-01-12
Manual de Políticas y Procedimientos para las Operaciones de Intermediación y Libro de Órdenes
Larraín Vial Colombia S.A. Comisionista de bolsa
Marzo 2013
POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA LA
INTERMEDIACIÓN DE VALORES Y LIBRO
ELECTRÓNICO DE ÓRDENES
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CONTROL DE CAMBIOS
Nombre del proceso
Código
Fecha mod.
Versión
Motivo
Descripción cambio
Gestión de Riesgos
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Contenido 1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................... 4
2. ALCANCE .................................................................................................................................. 4
3. LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES ............................................................................... 4
3.1. POLITICAS GENERALES ................................................................................................... 4
3.2 POLITICAS GENERALES PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES .................. 5
3.2.1 CONTENIDO DE LAS ÓRDENES ............................................................................... 5
3.2.2. ETAPAS DEL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES.................................................. 6
3.2.2.1. Políticas para recepción de órdenes .................................................................. 6
3.2.2.2. Personas autorizadas a recibir órdenes ............................................................. 7
3.2.2.3 Ordenes incompletas .............................................................................................. 8
3.2.2.4. Recepción de órdenes fuera del horario de negociación o fuera de las
oficinas. .................................................................................................................................. 8
3.2.2.7. Libros electrónicos de órdenes ............................................................................ 9
3.2.3. POLITICAS GENERALES DEL REGISTRO DE ÓRDENES EN EL LEO ........... 9
3.2.4. CANCELACIONES Y/O MODIFICACIONES DE LAS ÓRDENES: .................... 10
3.2.5. POLITICAS GENERALES DE EJECUCION ........................................................... 10
4. PROCESO ÓRDENES. ......................................................................................................... 11
4.1. RECEPCIÓN DE ÓRDENES ............................................................................................ 12
4.2. REGISTRO DE LA ORDEN EN EL LEO ........................................................................ 12
4.3. TRANSMISIÓN DE LAS ÓRDENES A UN SISTEMA DE NEGOCIACIÓN ............. 12
4.4. EJECUCIÓN DE ÓRDENES ................................................................................................ 12
ANEXO 1 DEFINICIONES ............................................................................................................ 12
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1. INTRODUCCIÓN
El Manual de políticas y procedimientos para la intermediación de valores y libro electrónico de órdenes, establece las políticas, parámetros y procesos necesarios para velar por una operación transparente, acorde a las normas y protegiendo los intereses de nuestros clientes. El Libro Electrónico de Órdenes (LEO), es el sistema electrónico en el que se registran las órdenes de compra y venta que imparten los clientes a los operadores de Larraín Vial Colombia S.A. Sociedad Comisionista de Bolsa, con el objetivo de establecer la trazabilidad, equidad, revelación, integridad y seguridad en el manejo de la información asociadas a las órdenes que respaldan las operaciones ejecutadas en los sistemas transaccionales.
2. ALCANCE
Las políticas procedimientos y directrices relacionadas en este Manual deben ser
aplicadas a todas las ordenes que impartan los clientes de Larraín Víal sociedad
comisionista y las ordenes correspondientes a Posición propia
3. LIBRO ELECTRONICO DE ÓRDENES
3.1. POLITICAS GENERALES MEJOR EJECUCIÓN.
El desarrollo de actividad de intermediación bajo el contrato de comisión, exige el
desarrollo de políticas y procedimientos para la ejecución de operaciones, con el
objetivo de velar por el mejor resultado posible para los clientes, de acuerdo a las
instrucciones impartidas.
Es política de Larraín Vial Colombia S.A. Sociedad Comisionista, ejecutar las
operaciones a nombre de tercero teniendo en cuenta los siguientes principios:
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TRAZABILIDAD: La sociedad verificará y auditará las condiciones en las cuales se
surten cada una de las etapas para el procesamiento de las órdenes.
EQUIDAD: La sociedad tratará equitativamente las órdenes impartidas por sus
clientes.
REVELACION DEL SISTEMA PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES: La
sociedad informará a sus clientes acerca de las características generales del sistema
de registro de órdenes.
INTEGRIDAD Y SEGURIDAD EN EL MANEJO DE LA DOCUMENTACION: La
sociedad propenderá por la integridad, veracidad, seguridad y disponibilidad de la
documentación institucional en materia de órdenes.
CONTROL INTERNO
Dentro de las funciones Control Interno la sociedad incluye la realización de
revisiones selectivas con periodicidad trimestral sobre las etapas contempladas para
el procesamiento de las órdenes. El resultado de los reportes será informado a
Presidencia.
PUBLICIDAD
La sociedad dispondrá la divulgación del manual de Intermediación de Valores y Libro
electrónico de órdenes, en su página web.
3.2 POLITICAS GENERALES PARA EL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES
3.2.1 CONTENIDO DE LAS ÓRDENES
La sociedad cuenta con libros electrónicos de órdenes automáticos diseñados por el
proveedor del sistema, los cuales contienen los campos requeridos mencionados en la
carta circular 022 del 2008 de AMV, así:
Fecha y hora en que la orden se recibe.
Identificación del cliente, y del ordenante en caso de que aplique.
Identificación de quien recibió la orden.
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Tipo de orden (condicionada, límite, a mercado, de condiciones determinables por
el mercado (VWAP)). En caso de que no se especifique el tipo de orden se
presumirá que la orden es a mercado.
Indicación de si la orden es de compra o venta
Cantidad o monto, según aplique.
Fecha de cumplimiento de la operación. Si no se dice la fecha de cumplimiento se
entenderá que la orden es impartida para cumplimiento t+0 tratándose de valores
de renta fija y t+3 tratándose de valores de renta variable.
Identificación idónea del valor sobre la cual se imparte la orden.
Vigencia de la orden. En ausencia de instrucción sobre el lapso en el cual deba
cumplirse o imposibilidad de especificar el término de ésta, se aplicará un término
máximo de cinco (5) días hábiles, que empezará a correr desde el día en que la
misma sea ingresada al LEO correspondiente.
En caso que aplique, si la orden se debe ejecutar durante una oferta pública de
adquisición o martillo.
Nota:
El LEO asignará a cada una de las órdenes registradas un número consecutivo, de
acuerdo con el momento de ingreso de cada orden.
3.2.2. ETAPAS DEL PROCESAMIENTO DE ÓRDENES
3.2.2.1. Políticas para recepción de órdenes
Personas autorizadas /ordenantes
Con la documentación de vinculación el cliente registrará las personas que faculta para
impartir órdenes en su nombre.
Así mismo, en la vinculación los comerciales tienen la responsabilidad de explicar a los
clientes las atribuciones de los ordenantes y personas autorizadas, según la información
que se encuentre contenida en los formatos de vinculación que son suscritos por los
clientes.
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Un ordenante no podrá serlo de más de cinco (5) clientes, salvo las excepciones previstas
en la ley como partes relacionadas.
La sociedad adoptará controles a fin de generar alertas para informar cuando un
ordenante actúa con más de cinco clientes.
Se entenderá que son partes relacionadas:
a) Las personas jurídicas de las que sea administrador, director y/o miembro de cualquier
órgano de control.
b) Las personas jurídicas en las que tenga una participación material.
c) Las personas jurídicas en las cuales su conyugue, compañero (a) permanente o sus
familiares hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil,
estén en las causales descritas en los numerales a y b.
d) El conyugue, compañero permanente y las personas que se encuentren en relación de
parentesco hasta el segundo grado de consanguinidad, segundo de afinidad y único civil.
e) Aquellas personas naturales y/o jurídicas con las cuales exista una relación contractual
o de cualquier otra naturaleza, que pueda afectar la objetividad que debe caracterizar las
relaciones comerciales.
No se permite que ningún operador de la sociedad actúe en la calidad de ordenante de
los clientes de la misma.
Los ordenantes en ninguna circunstancia representan a Larraín Vila Colombia S.A.
Comisionista de Bolsa ni se entienden como funcionarios de la misma.
3.2.2.2. Personas autorizadas a recibir órdenes
Cada cliente tiene asignado un Comercial debidamente certificado ante el AMV, en caso
de presentarse el retiro del funcionario se prevé informarle al cliente.
Las únicas personas autorizadas por la sociedad para recibir órdenes de los clientes son
los Operadores con Acceso Directo, Operadores sin Acceso Directo y Asesores
Comerciales
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3.2.2.3. Medios verificables para recepción de las órdenes
La sociedad recibirá las órdenes de los Clientes o bien de los ordenantes o personas
autorizadas a través de un medio verificable, no existirá la orden sino fue recibida a
través de los siguientes medios verificables:
- Llamada Telefónica Grabada: La sociedad cuenta con un sistema interno de
grabación que permite grabar la conversación en la que el cliente imparte la
instrucción, este medio permite consultar y verificar la orden en cualquier
momento.
- Órdenes recibidas a través del Chat Bloomberg: Las órdenes recibidas a través del
Chat de Bloomberg serán consideradas por la sociedad como medio verificable.
- Ruteo de Ordenes: instrucciones registrada por el cliente a través de la Plataforma
Comercial de la sociedad.
- Ordenes Escritas: Las que sean recibidas por las personas autorizadas para
recepción de órdenes y a través de correo electrónico y/o Messenger con la
cuenta de correo aprobada por el cliente al momento de la apertura de cuenta.
- Orden en Formato escrito: Serán las órdenes escritas que se radiquen en las
oficinas de la sociedad en los formatos físicos pre impresos.
3.2.2.3 Ordenes incompletas
En caso de presentarse órdenes incompletas se informará al cliente a través de medio
verificable sobre la información faltante, la orden no quedará en firme hasta que no se
reciba la totalidad de la información requerida.
3.2.2.4. Recepción de órdenes fuera del horario de negociación o fuera de las
oficinas.
La sociedad podrá recibir las órdenes para registrar en el LEO, cuando han sido recibidas
por fuera de la oficina hasta una hora antes del cierre de los Sistemas de Negociación.
Los operadores o asesores comerciales que reciban órdenes por fuera de la oficina
deberán comunicarse a la mayor brevedad posible utilizando uno de los medios
verificables.
Para las órdenes recibidas del cliente por fuera del horario de negociación se tiene
establecido el ingreso al Libro Electrónico de Órdenes antes del inicio de la siguiente
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sesión de negociación y es responsabilidad del correspondiente operador velar porque
estás sean incluidas de acuerdo al tiempo establecido.
3.2.2.5. Ordenes en grupos
Los funcionarios responsables de recibir las órdenes por fuera de las oficinas, podrán
organizar las órdenes en grupos, siempre que el contenido mínimo de las órdenes esté
completo y éstas se encuentren organizadas dentro de cada grupo por fecha, hora y
minuto de recepción.
3.2.2.6. Canales de recepción de órdenes
La sociedad podrá recibir las órdenes de los clientes a través de los siguientes canales de
recepción:
- Recepción a través de Asesores Comerciales
- Recepción a través de un Operador Con Acceso Directo
- Recepción a través de un Operador sin Acceso Directo
- Recepción a través de un Sistema Electrónico de Ruteo de órdenes
3.2.2.7. Libros electrónicos de órdenes
La sociedad podrá contar con los siguientes Libros Electrónicos de Órdenes. Cada libro
realizará una priorización de órdenes de la más antigua a la más reciente.
LEO- Operador con Acceso Directo
LEO- Operador sin Acceso Directo
LEO- Ruteo de Ordenes
3.2.3. POLITICAS GENERALES DEL REGISTRO DE ÓRDENES EN EL LEO
Cada orden tendrá un número consecutivo, según su momento de registro.
En el evento que se presente una interrupción en el funcionamiento del Leo se
organizarán las órdenes en forma consecutiva utilizando un reloj electrónico.
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En el caso en que se haya registrado información errónea en el LEO, se dejará registro de
la corrección, las razones para la corrección, el usuario que la realizó, la fecha y hora de
la corrección.
3.2.4. CANCELACIONES Y/O MODIFICACIONES DE LAS ÓRDENES:
La información registrada en el LEO solo podrá modificarse en los siguientes casos:
Mal Ingreso al LEO
Cambio en las condiciones de la orden por instrucción del cliente, en este caso se dará
lugar a una orden nueva y a la cancelación de la orden inicial.
Los clientes podrán modificar o cancelar órdenes recibidas y/o registradas en el LEO,
siempre y cuando estas no hayan sido ejecutadas en el sistema transaccional.
Las cancelaciones y/o modificaciones de las órdenes deberán ser recibidas por el
Comercial que recibió la orden inicial y a través de un medio verificable. Se entiende que
no existe tal cancelación o modificación si no ha sido impartida a través de estos medios.
3.2.5. POLÍTICAS GENERALES DE EJECUCIÓN
Todas las personas autorizadas por la sociedad para ingresar y ejecutar órdenes en los
sistemas transaccionales deberán estar inscritas en el Registro Nacional de Profesional
del Mercado de Valores RNPMV.
Todas las órdenes ingresadas al LEO deberán ser transmitidas a la mayor brevedad
posible en los sistemas transaccionales cumpliendo la prioridad dada en el sistema.
Los Operadores con acceso directo podrán ejecutar la instrucción en los sistemas
transaccionales antes de realizar el ingreso en el LEO siempre y cuando se haga
respetando la prelación de las órdenes recibidas y que la transmisión de la orden se
realice inmediatamente después de su recepción.
Los Operadores con o sin Acceso Directo y/o Asesores Comerciales deberán confirmar a
través de medio verificable la ejecución de las órdenes de la siguiente manera:
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Si la orden queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió, el
comercial autorizado deberá informar al cliente que la orden fue ejecutada.
Si la orden es condicionada y no queda en firme en el sistema de negociación el mismo
día en que se recibió la orden, el comercial autorizado tiene como plazo máximo la
vigencia de la orden para informar si fue ejecutada o no.
Si la orden no queda en firme en el sistema de negociación el mismo día en que se recibió
la orden y no es condicionada, el comercial a cargo informará al cliente que la orden no
fue ejecutada.
Los clientes que hayan impartido órdenes a través de la Plataforma de la sociedad
recibirán confirmación de la operación realizada.
ÓRDENES DE GRANDES MONTOS: son aquellas operaciones que no pueden ser
ejecutadas en una sola liquidación debido a las condiciones del mercado, el
fraccionamiento de las órdenes de grandes montos será informado a la presidencia.
La sociedad propenderá para que el fraccionamiento o el ingreso parcial de órdenes de
grandes montos al sistema de negociación propendan por el mejor interés para el cliente.
La sociedad podrá consolidar órdenes previamente ingresadas al LEO para después ser
fraccionadas siempre y cuando se cuente con la respectiva autorización del cliente.
La distribución de las órdenes consolidadas una vez ejecutadas se realizarán en
proporción directa a la cantidad negociada por el cliente y evitando conflictos de interés.
Las políticas de fraccionamientos no son permitidas en los casos de partes vinculadas.
4. PROCESO ÓRDENES
Para todos los efectos se deberá implementar el siguiente proceso para las órdenes
dadas por los clientes:
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4.1. RECEPCIÓN DE ÓRDENES
El cliente imparte la orden y operador la recepciona a través de cualquiera de los medios
verificables establecidos por la sociedad.
4.2. REGISTRO DE LA ORDEN EN EL LEO
Una vez recepcionada y verificada la orden por parte del operador directo la orden
deberá ser registrada en el LEO correspondiente. Es de aclarar, si el operador tiene
acceso directo, la orden podrá ser ejecutada y luego registrada en el LEO, sin que
transcurra un tiempo prolongado entre uno y el otro.
4.3. TRANSMISIÓN DE LAS ÓRDENES A UN SISTEMA DE NEGOCIACIÓN
Una vez el operador verifique que la orden reúne las condiciones para ser ejecutada, se
registrará en el sistema transaccional.
4.4. EJECUCIÓN DE ÓRDENES
Si la orden ingresada al sistema de negociación se cierra o calza con la punta contraria.
4.5. PROCESOS OPERATIVOS POSTERIORES A LA EJECUCIÓN.
Se desarrollan todos los procesos asociados al cumplimiento de la operación. Las
órdenes ejecutadas en los sistemas transaccionales.
4.6. INFORME SOBRE EL PROCESAMIENTO DE LA ÓRDEN
Se informa al cliente sobre las condiciones en que se procesó la orden y si esta pudo ser
ejecutada o no.
ANEXO 1 DEFINICIONES
CLIENTE: Se denomina genéricamente cliente quien intervenga en cualquier operación
de intermediación en la que a su vez participe un intermediario de valores.
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Sólo se considerará que un intermediario es cliente de otro intermediario cuando éste
último actúe en desarrollo del contrato de comisión para la adquisición o enajenación de
valores inscritos en el Registro Nacional de Valores y Emisores – RNVE o de valores
extranjeros listados en un sistema local de cotizaciones de valores extranjeros o en
desarrollo del contrato de corretaje sobre valores inscritos en el Registro Nacional de
Valores y Emisores – RNVE o de valores extranjeros listados en un sistema local de
cotizaciones de valores extranjeros.
Igualmente, se consideran clientes los afiliados, inversionistas y suscriptores de vehículos
de administración de recursos de terceros.
OPERADOR CON ACCESO DIRECTO: Quien cumpla las funciones de operador de
acuerdo con el Reglamento de AMV y tenga acceso a una pantalla activa que le permita
ingresar las órdenes de manera directa a un Sistema de negociación.
OPERADOR SIN ACCESO DIRECTO: Quien cumpla las funciones de operador de
acuerdo con el Reglamento de AMV y no tenga acceso una pantalla activa que le permita
ingresar las órdenes de manera directa a un sistema de negociación.
OPERADOR POR CUENTA PROPIA: Es aquella persona que discrecionalmente toma
decisiones de inversión a nombre de la entidad y con los recursos propios de ésta,
teniendo la posibilidad de asumir posiciones abiertas.
OPERADOR POR CUENTA DE TERCEROS: Es aquella persona que ejecuta las
órdenes o toma decisiones de inversión a nombre de terceros, en los cuáles se incluyen
los vehículos de administración de recursos de terceros.
OPERADOR DE DISTRIBUCION: Es aquella persona que representa a una entidad que
actúa como contraparte de clientes, y no tiene discrecionalidad para tomar decisiones de
inversión o asumir posiciones abiertas a nombre de la entidad ni con los recursos propios
de ésta.
ASESOR COMERCIAL: Quien cumpla las funciones de asesor comercial de acuerdo con
el Reglamento de AMV y no teniendo acceso a los sistemas transaccionales puede dar
asesoría y recibir órdenes de clientes.
DIGITADOR: Quien cumpla las funciones de digitador de acuerdo con el Reglamento de
AMV y tenga acceso a una pantalla de negociación. El digitador podrá realizar ingreso de
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órdenes a Libro electrónico de órdenes de los Operadores con y sin acceso directo y
asesores comerciales.
CANALES DE RECEPCION DE ORDENES: Personas o sistemas con los cuales el
cliente interactúa al momento de impartir una orden y que comparten unas características
comunes de acuerdo con los procedimientos de cada miembro.
LIBRO ELECTRÓNICO DE ÓRDENES (LEO): Sistema electrónico en el que todas las
órdenes de compra, venta, y demás operaciones sobre valores, que reciba un miembro
actuando por cuenta de un tercero, quedan registradas y son ordenadas
cronológicamente.
CENTRO DE TRANSMISION: Lugar donde o mecanismo a través del cual se centralizan
las órdenes para su registro en el (los) LEO y transmisión a los sistemas de negociación o
a la contraparte en el mercado mostrador.
ORDENANTE: Persona natural autorizada por el cliente para impartir órdenes a nombre
de este último.
ORDEN: Instrucción para celebrar una operación sobre un valor.
ORDEN DE MERCADO: Orden impartida por un cliente la cual tiene que ser ejecutada al
mejor precio que se obtenga en el mercado.
ORDEN CON LÍMITE: Orden impartida por un cliente en la cual se especifica el precio
mínimo o máximo, Según se trate de una orden de venta o de compra, al cual puede ser
ejecutada la orden. En todo caso, la operación podrá ser efectuada a un precio distinto,
siempre y cuando esto represente mejores condiciones para el cliente.
ORDEN CONDICIONADA: Orden impartida por un cliente en la cual se indica un precio
específico que es condición para la ejecución de la orden.
ORDEN CON CONDICIONES DETERMINABLES POR EL MERCADO: Orden impartida
por un cliente, cuyo momento de ejecución, precio y/o volumen, son determinables por
funciones algorítmicas aplicadas a las variables del mercado de valores que son
identificadas expresamente por un cliente.
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CONSOLIDACION DE ORDENES: Mecanismo por medio del cual se agrupan órdenes de
diferentes clientes y se ingresan de manera unificada al sistema de negociación o se le
transmiten a una contraparte como una sola orden.
FRACCIONAMIENTO DE ORDENES: Trámite posterior a la ejecución de las órdenes
consolidadas por medio del cual se Prorratea o distribuye el resultado de la operación
entre los clientes.
SISTEMA ELECTRÓNICO DE RUTEO DE ÓRDENES: Sistema electrónico a través del
cual los clientes imparten órdenes, directamente o a través de un funcionario de la
entidad, para CENTRO DE TRANSMISION: Lugar donde o mecanismo a través del cual
se centralizan las órdenes para su registro en el (los) LEO y transmisión a los sistemas de
negociación o a la contraparte en el mercado mostrador.
MERCADO MOSTRADOR: Aquel que se desarrolla fuera de los sistemas de negociación
MEDIO VERIFICABLE: Es aquel mecanismo adoptado institucionalmente que permite el
registro confiable del momento y de la información correspondiente a las órdenes
recibidas las negociaciones realizadas en el mercado, o de cualquier otro hecho
relevante. Este medio será, entre otros, un teléfono con grabación de llamadas, medios
escritos o medios de intercambio electrónico de datos (IED).
RED DE OFICINAS: Conjunto de locaciones abiertas al público mediante las cuales un
miembro ofrece sus productos, ya sea directamente o a través de un tercero en desarrollo
de un contrato de utilización de red de oficinas, o un contrato de corresponsalía.
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FECHA PUBLICACIÓN
13-01-2014
CARGO FECHA Y DOCUMENTO
ELABORA
RUTH ZAMBRANO GERENTE DE RIESGOS COLOMBIA
JOSE DAVID CARO
SECRETARIO GENERAL/OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
06-03-2013
REVISA
FRANCIS SKINER GERENTE RIESGOS REGIONAL CHILE
MARIA JOSÉ RAMÍREZ
PRESIDENTE
Marzo-2013
APRUEBA JUNTA DIRECTIVA
LARRAÍN VIAL COLOMBIA
Versión 001 Noviembre/2013
Acta N° 14