FORMATO MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
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Clave: FO-DGDO-CADI-06
Revisión: 3
Anexo 8 Pág. 1 de 1
Manual de Políticas y Procedimientos Tesorería General del Estado
Cuernavaca, Mor., a 13 de agosto de 2014
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Anexo 8 Pág. 1 de 1
II.- CONTENIDO
Apartado Consecutivo del Apartado
Portada I
Contenido II
Autorización III
Introducción IV
Políticas V
Procedimientos VI
Indicadores Clave de Desempeño VII
Directorio VIII
Colaboración IX
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Anexo 8 Pág. 1 de 1
III.- AUTORIZACIÓN
Se expide el presente Manual de Políticas y Procedimientos de la Tesorería General del Estado, el cual contiene información referente a sus procedimientos y funcionamiento, y tiene como objetivo, servir de instrumento de consulta e inducción para el personal, con fundamento en los siguientes ordenamientos jurídicos: - Artículo 13 fracción VI y artículo 39 fracción XI de la Ley Orgánica de la Administración Pública del
Estado de Morelos vigente; - Artículo 16 fracción IV y V del Reglamento Interior de la Secretaría de Administración del Poder Ejecutivo
del Estado de Morelos vigente, - Artículo 10 fracción XIX del Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda vigente;
--------------------------------------------------------------------- AUTORIZÓ
Lic. Adriana Flores Garza Secretaria de Hacienda
--------------------------------------------------------------------- REVISÓ
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
--------------------------------------------------------------------- APROBÓ
C. Carlos Riva Palacio Than Secretario de Administración
--------------------------------------------------------------------- VISTO BUENO
C. Arturo Albarrán Salazar Director General de Desarrollo Organizacional
Fecha de Autorización Técnica: 13 de agosto de 2014
Número de páginas: 165
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IV.- INTRODUCCIÓN
El Manual de Políticas y Procedimientos es un instrumento técnico–administrativo, que se elabora con la finalidad de cumplir a lo estipulado en el Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda. El Manual de Políticas y Procedimientos de la Tesorería General del Estado, pretende formalizar su funcionamiento y dotar de un instrumento de inducción al personal que constituya la fuente formal y permanente de información, asimismo tiene como objetivo primordial el documentar los procesos principales existentes que sirvan al personal de la Tesorería General del Estado, conocer cada una de las actividades que los integran para desarrollar en forma eficaz y eficiente sus funciones y dar cumplimiento a las atribuciones encomendadas. Este documento sirve para:
Encomendar responsabilidades; Evitar duplicaciones y detectar omisiones en las funciones; Propiciar la uniformidad en el trabajo; Utilizar de manera racional los recursos humanos, financieros, materiales y tecnológicos; Facilitar la inducción al puesto del personal de nuevo ingreso y; Apoyar las auditorías internas de los órganos de control.
El Manual de Políticas y Procedimientos está integrado por los siguientes apartados: autorización, políticas, procedimientos, indicadores clave de desempeño y colaboración.
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V.- POLÍTICAS
PROCEDIMIENTO: Recepción de Correspondencia 1 La/el Coordinador de Área y la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuenta deben recibir los oficios suscritos por las Secretarías y Dependencias de la Administración Pública Central, H. Ayuntamientos del Estado de Morelos y Proveedores de Bienes y Servicios que son dirigidos a la/el Tesorero General del Estado, llevando un control de correspondencia asignado un folio y turnándolo al área correspondiente dependiendo de la naturaleza del oficio para su atención. PROCEDIMIENTO: Elaboración de Pólizas Cheque y Electrónicas. 1 La/el Director de Egresos y Análisis de cuentas debe asignar a cada recibo por beneficiario el número de banco de acuerdo al catálogo de bancos interno, así como número de cheque o número de póliza de pago electrónico, elaborar el cheque o póliza de pago electrónico y una vez capturados los folios en el sistema elabora el cheque o póliza de pago electrónico para realizar el pago correspondiente. PROCEDIMIENTO: Pagos con Cheque o Transferencia Electrónica. 1 La/el Tesorero General del Estado debe firmar de manera mancomunada con la/el Subsecretario de Presupuesto y/o con la/el Secretario de Hacienda todos los cheques que se giren para pago, previa revisión y rubrica de la/el Coordinador/a Área y por la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas 2 El Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas debe cancelar los cheques no cobrados al final de cada año y proceder a la devolución de las solicitudes de liberación de recursos para su provisión por parte de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público
3 La Tesorería General del Estado debe recibir la acreditación de personalidad de los beneficiarios antes de cobrar los cheques y aplicar las transferencias a través de los sistemas de banca electrónica de la Institución Financiera de la que corresponda efectuar el pago. PROCEDIMIENTO: Pagos en Cadenas Productivas. 1 La/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas debe verificar que todos los pagos de proveedores afiliados a la Cadena Productiva, se publiquen en el Sistema de Cadena Productiva a través de la Página electrónica de Nafinsa al siguiente día de su recepción en esta Tesorería, previa revisión y rubrica por parte de la/el Coordinador de Área. PROCEDIMIENTO: Concentración de Ingresos. 1. La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe verificar que todos los ingresos recibidos por las Dependencias y Secretarias de la Administración Pública Central se concentren en la Tesorería General del Estado y los recibidos por las entidades de la Administración Pública paraestatal deben reportarse mensualmente a ésta Tesorería y tener un origen preciso y legal, así mismo los intereses generados por inversiones y los rendimientos de las cuentas de cheques de la Administración Pública Central deben concentrarse en la Tesorería General del Estado a través de la Subdirección de Inversiones y Valores. PROCEDIMIENTO: Determinación e Inversión de Disponibilidades. 1. La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe determinar diariamente las disponibilidades financieras sumando al saldo inicial los ingresos y restando los pagados del día, y debe invertir los recursos con las mejores condiciones del mercado, observando las condiciones establecidas en los convenios suscritos con la Federación en los que se involucren recursos financieros.
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Anexo 8 Pág. 2 de 3
V.- POLÍTICAS
PROCEDIMIENTO: Transferencias Electrónicas Intercuentas. 1 La/el Subdirector de Inversiones y Valores, y la/el Coordinador de Área deben revisar diariamente a través de los sistemas de banca electrónica cada una de las instituciones financieras con las que se trabaja, todas las transferencias electrónicas entre cuentas propias y que se encuentren debidamente firmadas electrónicamente por la/el Tesorero General del Estado. PROCEDIMIENTO: Recepción, Custodia, Registro y Control de Valores. 1 La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe recibir por medio de oficio, para su custodia, registro y control todas las garantías expedidas mediante una Fianza derivada de los contratos celebrados por la prestación de bienes y servicios las cuales pueden ser por anticipo, cumplimiento y vicios ocultos y verifica que estas sean a favor del Gobierno del Estado de Morelos y cuando en cualquiera de los tres casos, el proveedor cumpla con el contrato esta podrá ser liberada previa solicitud por la distintas Dependencias y Secretarias de la Administración Pública Central. PROCEDIMIENTO: Nómina. 1 La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe realizar la conciliación y control de los pagos realizados por concepto de nómina a través de depósitos bancarios o por medio de cheque mismos que son transferidos por la/el Subdirector de Egresos. 2 La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe realizar los oficios de Cargo y Abono dirigidos a la Institución Financiera correspondiente el mismo día de la recepción de la solicitud proveniente de la Dirección Operativa de Nómina dependiente de la Dirección General de Recursos Humanos PROCEDIMIENTO: Apertura y Cancelación de Cuentas Bancarias Específicas. 1 La/el Subdirector de Inversiones y Valores debe solicitar la apertura de cuentas bancarias específicas ante la Institución Financiera determinada por cada uno de los convenios suscritos por las Secretarías y Dependencias de la Administración Pública Central con las dependencias homólogas de la Federación que se requiera para el manejo de los recursos convenidos.
PROCEDIMIENTO: Recepción de Documentos para Pago. 1 La/el Subdirector de Egresos debe recibir y revisar todas las Órdenes de pago emitidas por la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público, y la Dirección General de Coordinación de Programas Federales, estas deben recibirse con la documentación soporte en original y con los datos correctos para ser capturados los folios de cada recibo. PROCEDIMIENTO: Solicitud y captura de Información para la conciliación integral de Programas. 1. La/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas debe solicitar de manera económica y capturar las Hojas de trabajo y Estados de Cuenta que proporciona la Subdirección de Inversiones y Valores, así como solicitar los convenios de los programas y el reporte de los folios pagados registrados en el Sistema de Egresos, a la Dirección General de Informática.
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V.- POLÍTICAS
PROCEDIMIENTO: Conciliación Integral de Programas Federales. 1 La/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas debe conciliar los saldos bancarios de cada programa Federal de acuerdo al presupuesto autorizado para cada uno de ellos mediante la información proporcionada por la Dirección General de Coordinación de Programas Federales, para controlar los programas en coordinación con la Subdirección de Inversiones y Valores y la Subdirección de Egresos y evitar una mala aplicación de los recursos en base a los montos presupuestados. PROCEDIMIENTO: Conciliación Integral de Programas Estatales. 1 La/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas debe conciliar los saldos bancarios de cada programa Estatal de acuerdo al presupuesto autorizado para cada uno de ellos mediante la información proporcionada por la Dirección de Presupuesto y Gasto Público para controlar los programas en coordinación con la Subdirección de Inversiones y Valores y la Subdirección de Egresos y evitar una mala aplicación de los recursos en base a los montos presupuestados. PROCEDIMIENTO: Reportes Finales de Conciliaciones Integrales de Programas Federales y Estatales. 1. La/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas debe emitir un análisis de los saldos conciliados o en su caso de las discrepancias que han resultado a través de la conciliación integral, y debe entregar a La/el Tesorero General del Estado el expediente de cada Programa conciliado, con la Nota Informativa en la que contiene la información relevante para toma de decisiones.
PROCEDIMIENTO: Depuración de Conciliación Bancarias. 1. La/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas debe identificar las partidas en conciliación derivadas de cargos y abonos no identificados, solicitando la aclaración mediante oficio de manera mensual a las Instituciones Financieras que correspondan, o en su caso a las unidades administrativas de las Dependencias y Secretarias de la Administración Pública Central que intervengan en la recaudación o liberación de los recursos financieros, y una vez aclaradas dar respuesta a la Dirección General de Contabilidad.
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VI.- PROCEDIMIENTOS
Se documentan a continuación los procedimientos y sus respectivos anexos:
Número de Procedimiento
Nombre Clave Pág.
1 Recepción de Correspondencia PR-TGE-CA-01 7
2 Elaboración de Pólizas Cheque y Electrónicas PR-TGE-DEAC-01 11
3 Pagos con cheque o transferencia electrónica PR-TGE-DEAC-02 11
4 Pagos en Cadenas Productivas PR-TGE-DEAC-03 9
5 Concentración de Ingresos PR-TGE-SIV-01 9
6 Determinación e Inversión de Disponibilidades PR-TGE-SIV-02 12
7 Transferencias electrónicas Intercuentas PR-TGE-SIV-03 7
8 Recepción, custodia, registro y control de valores PR-TGE-SIV-04 9
9 Nómina PR-TGE-SIV-05 9
10 Apertura y Cancelación de Cuentas Bancarias Específicas PR-TGE-SIV-06 9
11 Recepción de documentos para pago PR-TGE-SE-01 8
12 Solicitud y Captura de Información para la Conciliación Integral de Programas
PR-TGE-SACCP-01 10
13 Conciliación Integral de Programas Federales PR-TGE-SACCP-02 13
14 Conciliación Integral de Programas Estales PR-TGE-SACCP-03 11
15 Reporte Final de Conciliaciones Integrales de Programas Federales y Estales
PR-TGE-SACCP-04 14
16 Depuración de Conciliaciones bancarias PR-TGE-SACCP-05 6
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-TGE-CA-01
Revisión: 6
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 23/noviembre/2009
1 Todas Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
2 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
13/junio/2011
3 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
28/mayo/2012
4 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
27/Junio/2013
5 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
6 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-TGE-CA-01
Revisión: 6
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Recepción de Correspondencia El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-TGE-CA-01
Revisión: 6
Pág. 3 de 7
1.- Propósito: Controlar los oficios recibidos de las Secretarías y Dependencias de la Administración Pública Central, los organismos y los H. Ayuntamientos del Estado de Morelos, para dar atención y seguimiento a lo solicitado o informado. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Tesorería General del Estado 3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda 4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Coordinador de Área, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Correspondencia: Acción y efecto de corresponder. Comunicarse por escrito. 6.-Método de Trabajo:
Elaboró
C.P. Marbelia Guzmán Nájera Coordinadora de Área
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-TGE-CA-01
Revisión: 6
Pág. 4 de 7
6.1 Diagrama de Flujo:
Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia
INICIO
Recibir, asignar folio y sellar acuse de recibo
oficios de correspondencia
Entregar correspondencia a la/el Coordinador/a de Área
Revisar correspondencia y turnar a la/el Director/a de Egresos y Análisis de Ctas
, y Tesorero General
5
3
4
1
Capturar folio asignado y resumir contenido de
oficio, número y procedencia
2
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-TGE-CA-01
Revisión: 6
Pág. 5 de 7
Control de Correspondencia
Correspondencia
Correspondencia
Minutario de Oficio
Correspondencia
Revisar correspondencia y agregar comentarios
5
Entregar correspondencia y turnar al área
correspondiente
6
Archivar copia de minutario
10
FIN
Capturar nombre del responsable de atender
correspondencia y recabar firma
7
Turnar y recabar firma de recibido de la persona
responsable
8
Capturar consecutivo
de Minutario
9
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-TGE-CA-01
Revisión: 6
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Auxiliar Administrativo
(AA)
Recibe, asigna folio y sella acuse de recibido en los oficios de las distintas Dependencias y Secretarías de la Administración Pública Central, H. Ayuntamientos del Estado de Morelos y proveedores de bienes y servicios dirigidos a la/el Tesorero General, en los que informan diversas situaciones o peticiones a la/el Tesorero General.
Correspondencia
2
AA
Captura el folio asignado y de manera resumida el contenido, número y procedencia del oficio en el Control de Correspondencia.
3
AA
Entrega de manera económica la correspondencia recibida a la/el Coordinador/a de Área para su revisión
Correspondencia
4
Coordinador/a de Área
(CA)
Revisa la correspondencia y turna de manera económica a la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas y al Tesorero General del Estado para conocimiento y comentarios
Correspondencia
5
Tesorero/a General del
Estado (TGE)
Revisa correspondencia y agrega comentarios si se requiere, regresa correspondencia a la/el Coordinador/a de Área.
Correspondencia
6
CA
Entrega correspondencia revisada a la/el Auxiliar Administrativo para el turno correspondiente a cada área de la Tesorería General del Estado de acuerdo a la naturaleza del asunto
Correspondencia
7
AA
Captura el nombre de la persona que será responsable de atender la correspondencia,
8 AA
Turna y recaba firma de recibido de la persona responsable en el control impreso de la misma
Correspondencia
Control de Correspondencia
9
AA
Captura el consecutivo del minutario de oficios signados por la/el Tesorero General del Estado
10
AA
Archiva copia Minutario de oficios signados por la/el Tesorero General Con esta actividad se termina el procedimiento.
Minutario de Oficios
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE CORRESPONDENCIA
Clave: PR-TGE-CA-01
Revisión: 6
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Correspondencia Tesorero/a General del Estado 2 años
2 Minutarios de Oficios Tesorero/a General del Estado 2 años
3 Control de correspondencia Tesorero/a General del Estado 2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS
Clave: PR-TGE-DEAC-01
Revisión: 10
Pág. 1 de 11
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 06/Oct/04
1 Todas Reclasificación de
Procedimientos Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
28/Abr/06
2 1 Modificación de la persona
quien reviso y fecha Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
26/Jun/07
3 1 Modificación de la persona
quien reviso y fecha Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
11/Abr/08
4 Todas Reclasificación de
Procedimientos Actualización de Manual de Políticas y procedimientos
23/noviembre/2009
5 1 Actualización de Manual de Políticas y procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y procedimientos
10/diciembre/2010
3 2-11 Actualización de Manual de Políticas y procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y procedimientos
10/diciembre/2010
6 Todas Actualización de Manual de Políticas y procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y procedimientos
13/junio/2011
7 Todas Actualización de Manual de Políticas y procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y procedimientos
28/mayo/2012
8 Todas Actualización de Manual de Políticas y procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y procedimientos
27/Junio/2013
9 Todas Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
10 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS
Clave: PR-TGE-DEAC-01
Revisión: 10
Pág. 2 de 11
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Elaboración de Pólizas Cheque y Electrónicas El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS
Clave: PR-TGE-DEAC-01
Revisión: 10
Pág. 3 de 11
1.- Propósito: Programar eficientemente los cheques con base en las órdenes de pago emitidas por la Direcciones Generales de Presupuesto y Gasto Público y Programas Federales de acuerdo con la disponibilidad de recursos con la finalidad de emitir los cheques y pólizas de transferencia para realizar el pago de los recursos. 2.- Alcance: El presente procedimiento aplica a:
Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas. Subdirección de Egresos.
3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal Técnico de apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento Es responsabilidad de la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Disponibilidad: Que exista suficiencia en los recursos económicos que controla la Tesorería General del Estado para poder efectuar los pagos correspondientes. 6.-Método de Trabajo:
Elaboró
C.P Elizabeth Domínguez Flores Directora de Egresos y Análisis de Cuentas
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS
Clave: PR-TGE-DEAC-01
Revisión: 10
Pág. 4 de 11
6.1 Diagrama de Flujo:
Capturar datos para elaborar
cheques y pagos electrónicos
4
Pagos Electrónicos
Cheques
Documentación
Documentación
Documentación
Pagos electrónicos
Cheques
Turnar cheques y pagos electrónicos al jefe de
Oficina de Pagos
6
INICIO
Turnar documentación original a capturistas
Clasificar por bancos
2
3
1
Recibir documentación para elaborar cheques y
pagos electrónicos
Documentación original: -Solicitud de Liberación de Recurso -Factura o Recibo del bien o servicio
Viene del procedimiento de recepción de documento para pagos
7
Imprimir cheques y pagos electrónicos e integrar sus
documentos 5
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS
Clave: PR-TGE-DEAC-01
Revisión: 10
Pág. 5 de 11
Pagos electrónicos
Cheques
Pagos electrónicos
Cheques
Pagos electrónicos
Cheques
Pagos electrónicos
Cheques
¿Es correcta la captura?
Relación de cheques
Se conecta con el procedimiento de
recepción de documento
Se conecta con el procedimiento de Transferencias
electrónicas
Verificar y Rubricar cheques y pagos
electrónicos
7
Devolver los cheques y pagos electrónicos para
su corrección 9
4
Relación de cheques
Turnar relación de cheques al Jefe Pagos
Electrónicos para su protección
12
Turnar cheques y pagos electrónicos al
Subdirector/a de Egresos para rubrica
13
Revisar y rubricar cheques y pagos electrónicos
14
15
NO
SI
8
Conciliar importe de cheques y Pagos
Electrónicos emitidos 11
Imprimir relación de cheques y pagos
electrónicos emitidos
10
La revisión de los cheques y pagos electrónicos se realiza por cuatro personas que son la/el jefe de Oficina de Pagos, la/el Subdirector de Egresos, la/el Coordinador/a de Ingresos, Inversiones y Control Financiero
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS
Clave: PR-TGE-DEAC-01
Revisión: 10
Pág. 6 de 11
Pagos electrónicos
O
Pagos electrónicos
Cheques
Cheques
Cheques
Pagos electrónicos
O
Cheques
Pagos electrónicos
¿Es correcta la captura?
Devolver los cheques y pagos electrónicos para
su corrección
16
Turnar cheques y pagos electrónicos a Directora de
Egresos, Coord de Ingresos, Inv y Ctrl Financiero y al Tesorero
General
17
Firmar cheques y turnar al Subsecretario para firma
18
Viene del procedimiento de la/el
Subsecretario de Presupuesto
Recibir del Subsecretario de Presupuesto los cheques firmados
19
Se conecta al procedimiento de cheque y pago
electrónico
Entregar cheques y pagos electrónicos a la/el
Supervisor de Información y Jefe de Unidad
20
15
4
21
No
Si
Cheques
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS
Clave: PR-TGE-DEAC-01
Revisión: 10
Pág. 7 de 11
Reporte de egresos
Relación de cheques
Reporte importe de cargos
Oficio
Reporte importe de cheques
Oficio de recepción
Elaborar e integrar reporte, turnar a Auxiliar Administrativo de pagos
22
Reporte de egresos
Revisar reporte 23
Reporte de egresos
Turnar reporte al auxiliar administrativo
24
D
Recibir de la Subdirector/a De Egresos los reportes
retenidos
25
Recibir importes de cheques no cobrados
26
FIN
Se conecta al procedimiento de la
Dirección operativa de Nómina
E Imprimir relaciones de cheques cancelados del
día
21
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS
Clave: PR-TGE-DEAC-01
Revisión: 10
Pág. 8 de 11
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Jefe/a de Oficina de
Pagos (JOP)
Recibe Solicitud de Liberación de Recursos con la documentación original del Jefe/a de Unidad de Fianzas y Nómina para la elaboración de cheques y pagos electrónicos. Nota: Documentación Original:
- Solicitud de Liberación de Recurso - Factura o recibo del bien o servicio
Documentación
2
JOP
Clasifica la documentación por bancos (cheque o pago electrónico).
Documentación
3
JOP
Turna documentación original a Supervisor/a de Información y/o Jefe/a de sección para la elaboración de los cheques y transferencias electrónicas.
Documentación
4
Jefe/a de sección (JS)
Captura datos para elaborar cheques y pagos electrónicos
5
JS
Imprime cheques y pagos electrónicos e integra su documentación
Cheques Pagos Electrónicos
6
JS
Turna de manera económica los cheques y pagos electrónicos a la/el Jefe de Oficina de Pagos para su revisión.
Cheques
Pagos electrónicos
7
JOP
Verifica y rubrica los cheques y pagos electrónicas
Cheques
Pagos electrónicos
8
JOP
¿Es correcta la captura? No pasa a la actividad 9 Si pasa a la actividad 10
9
JOP
Devuelve de manera económica las pólizas de los pagos electrónicos y pagos incorrectos al Jefe de Sección para su corrección. Esta actividad se conecta con la Número 4
Cheques
Pagos electrónicos
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS
Clave: PR-TGE-DEAC-01
Revisión: 10
Pág. 9 de 11
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
10
JOP
Imprime la relación de cheques emitidos.
Relación de cheques
11
JOP
Concilia con la/el Jefe/a de Unidad de Nómina y Fianzas el importe de la documentación recibida contra cheques y pagos electrónicos emitidos a fin de detectar diferencias. Se conecta con el procedimiento de recepción de documentos para pago.
12
JOP
Turna de manera económica relación de cheques emitidos a la/el Jefe de Unidad de pagos electrónicos para su protección.
Relación de cheques
13
JOP
Turna de manera económica cheques y pagos electrónicos a la/el Subdirector de Egresos para su revisión. Nota: La revisión de los cheques y pagos electrónicos se realiza por cuatro personas que son la/el jefe de Oficina de Pagos, la/el Subdirector de Egresos, la/el Coordinador/a de Área
Cheques
Pagos electrónicos
14
Subdirector/a de
Egresos (SE)
Revisa y rubrica cheques y pagos electrónicos
Cheques
Pagos electrónicos
15
SE
¿Es correcta la captura? No pasa a la actividad 16 Si pasa a la actividad 17
16
SE
Devuelve de manera económica los cheques y pagos electrónicos para su corrección al jefe de sección. Pasa a la Actividad número 4
Cheques
Pagos electrónicos
17
SE
Turna cheques y pagos electrónicos a la/el Director de Egresos y Análisis de Cuenta y a la Coordinador de Área posteriormente envía a la/el Tesorero General para su firma.
Cheques
Pagos electrónicos
18
Tesorero/a General del
Estado (TGE)
Firma y turna cheques a la/el Subsecretario de Presupuesto para su firma.
Cheques
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS
Clave: PR-TGE-DEAC-01
Revisión: 10
Pág. 10 de 11
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
19
Director/a de Egresos y
Análisis de Cuentas (DEAC)
Recibe de manera económica cheques y pagos electrónicos firmados por la/el Subsecretario de Presupuesto.
Cheques
Pagos electrónicos
20
DEAC
Entrega de manera económica cheques y pagos electrónicos a la/el Supervisor de Información para su proceso de pago. Se conecta al procedimiento de cheque y pago electrónico.
Cheques
Pagos electrónicos
21
JOP
Imprime relaciones de cheques, y transferencias electrónicas emitidas del día por cada banco.
Relación de cheques y transferencia
22
JOP
Elabora e integra el reporte de egresos y lo turna a la/el Auxiliar Administrativo del área de Pagos
Reporte de egresos
23
SE
Revisa reporte de egresos verificando los movimientos de los bancos, numeración consecutiva de cheques y transferencias electrónicas
Reporte de egresos
24
SE
Turna reporte de Egresos al auxiliar administrativo para archivo. Se conecta al procedimiento de la Dirección Operativa de Nomina.
Reporte de egresos
25
JOP
Recibe de la Subdirección de Egresos los importes retenidos por cargos y abonos por medio de oficio.
Oficio de Recepción
Reporte de importes de cargos y abonos
26
JOP
Recibe de la Dirección Operativa de Nómina los importes de cheques que no fueron cobrados por medio de oficio Con esta actividad termina el procedimiento
Oficio de Recepción
Reporte importe de cheques
PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DE PÓLIZAS CHEQUE Y ELECTRÓNICAS
Clave: PR-TGE-DEAC-01
Revisión: 10
Pág. 11 de 11
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1
2
3
4
5 6 7 8
Relación de cheques y transferencias Pagos electrónicos Reporte de Egresos. Cheques Documentación Oficio de Recepción Reporte de Importes de cargos y abonos Reporte importe de cheques
Subdirector/a de Egresos
Subdirector/a de Egresos
Subdirector/a de Egresos
Subdirector/a de Egresos
Subdirector/a de Egresos
Subdirector/a de Egreso
Subdirector/a de Egreso
Subdirector/a de Egreso
1 año.
1 año.
1 año
1 año
1 año
1 año
1 año
1 año
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Clave: PR-TGE-DEAC-02
Revisión: 10
Pág. 1 de 11
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 06/Oct/04
1 Todas Reclasificación de
Procedimientos Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
28/Abr/06
2 1 Modificación de la persona
quien revisó y fecha Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
26/Jun/07
3 1 Modificación de la persona
quien revisó y fecha Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
11/Abr/08
4 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 23/noviembre/200
9
5 1 Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 10/diciembre/2010
3 2-11 Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 10/diciembre/2010
6 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
13/junio/2011
7 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
28/mayo/2012
8 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
27/Junio/2013
9 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
10 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Clave: PR-TGE-DEAC-02
Revisión: 10
Pág. 2 de 11
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Pago con Cheque o Transferencia Electrónica. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Clave: PR-TGE-DEAC-02
Revisión: 10
Pág. 3 de 11
1.- Propósito: Realizar el pago eficiente y oportuno a cada uno de los beneficiarios de acuerdo a su programación y disponibilidad de recursos de la Tesorería General del Estado con la finalidad de dar cumplimiento al Presupuesto de Egresos del Estado. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas Subdirector/a de Egresos
3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado.
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal técnico y de apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director de Egresos y análisis de cuenta, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Pago electrónico: Envío de recursos a los beneficiarios por medio del sistema electrónico de bancos. Protección de cheques: Modulo de seguridad en los Sistemas de banca electrónica (o manual) empleado por la Tesorería General del Estado en combinación con los bancos para evitar fraudes. 6.-Método de Trabajo:
Elaboró
C.P Elizabeth Dominguez Flores Directora de Egresos y Análisis de Cuentas
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Clave: PR-TGE-DEAC-02
Revisión: 10
Pág. 4 de 11
6.1 Diagrama de Flujo:
Pagos electrónicos
Pagos electrónicos
pólizas electrónicas
Informe de Pagos
Cheques
Relaciones de cheques
Informe de Pagos
INICIO
Recibir cheques y pólizas electrónicas para su pago
1
Viene del procedimiento de Egresos
Elaborar y turnar a la/el Subdirector de Egresos el
informe de pagos
4
Verificar el informe de pagos
5
6
Se conecta al procedimiento de determinación e
inversión de disponibilidades
Clasificar y capturar cheques
y pagos electrónicos
2
Imprimir relación de pagos programados
3
PROCEDIMIENTO
PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Clave: PR-TGE-DEAC-02
Revisión: 10
Pág. 5 de 11
Pagos electrónicos
Reporte de existencias
Reporte de pagos
Póliza de cheques
Cheques
Informe de pagos
Pagos electrónicos
Relación de cheques pagados
Pagar cheques a beneficiarios
8
Sellar de pagado recibos y comprobantes y engrapar
pólizas cheque
9
Turnar pagos electrónicos a la/el jefe de Unidad de
Pagos Electrónicos
7
Conciliar las relaciones de Existencias y pagado
13
Se conecta al procedimiento de Transferencias electrónicas del
Departamento de Egresos
Turnar informe de pagos a la/el Director/a de Egresos
y Análisis de Cuentas
T
Capturar cheques pagados
en el sistema de egresos
12
6
10
Imprimir relaciones de cheques y pagos
electrónicos efectuados del día
11
PROCEDIMIENTO
PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Clave: PR-TGE-DEAC-02
Revisión: 10
Pág. 6 de 11
Reporte de existencias
Reporte de pagos
Pagos electrónicos
Flujo de pagos Estatales
Turnar reporte de pagos a la/el Subdirector de Egresos
16
Reporte de pagos
Revisar y turnar reporte de pagos a la/el Subdirector de Inversiones y Valores
Informe de pagos
Revisar y turnar informe de pagos del día a la/el
Subdirector/a de Inversiones y Valores
14
Se conecta al procedimiento de determinación e
inversión de disponibilidades
Se conecta al procedimiento de determinación e
inversión de disponibilidades
19
Informe de pagos
Elaborar y turnar informe de pagos del día
13
17
Viene del procedimiento de Transferencias electrónicas
Elaborar Flujo de Pagos Estatales y turnar a la/el Coord./a de Ingresos, Inversiones y Control
Financiero
18
15
Elaborar e imprimir reporte de pagos,
existencia de cheques y Pagos electrónicos
Relación de Cheques
El reporte de pagos es archivado en la Subdirección de Inversiones y Valores
PROCEDIMIENTO
PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Clave: PR-TGE-DEAC-02
Revisión: 10
Pág. 7 de 11
Pagos electrónicos
Póliza cheques
Relación de existencias
Pagos Electrónicos
Cheques
Pagos electrónicos
Pólizas Cheque
Recibir pólizas de Pagos electrónicos
20
Revisar e integrar por número progresivo las
pólizas cheque 21
FIN
Oficio de envío
Recabar firma en oficio y
turnar pólizas cheque y Pagos electrónicos a la Dirección General de
Contabilidad
22
23
Acuse de oficio
Se conecta con el Programa de la Dirección General de
Contabilidad
Archivar acuse de Recibo
24
Elaborar e imprimir oficio para entregar
pólizas cheque y Pagos electrónicos
Conciliar existencias físicas de fin de de mes contra relación de existencias
19
PROCEDIMIENTO
PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Clave: PR-TGE-DEAC-02
Revisión: 10
Pág. 8 de 11
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Jefe/a de Unidad de Pagos Electrónicos
(JUPE)
Recibe de la Dirección de Egresos y Análisis de Cuenta los cheques y pólizas electrónicas firmados para su pago. Viene del Procedimiento de Egresos
Cheques
Pólizas electrónicas
2
JUPE
Clasifica y captura en sistema electrónico los cheques y pagos electrónicos por número consecutivo y por banco. Se archiva temporalmente
3
JUPE
Imprime relaciones de pagos programado por banco
Relación de pagos
4
JUPE
Elabora informe de pagos del día y turna a la/el Subdirector de Egresos
Informe de Pagos
5
Subdirector/a de
Egresos (SE)
Verifica el informe de pago del día cotejando importe de relaciones de ventanilla y programado por cada banco contra las existencias de cheques y Pagos electrónicos.
Se conecta con el procedimiento de Inversión de Disponibilidades
Informe de pagos
Relación de cheques
Pagos electrónicos
6
SE
Turna el informe de pagos del día a la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas para revisión y firma
Informe de pagos
7
JUPE
Turna pagos electrónicos del día a la/el jefe de unidad de pagos electrónicos para realizar las transferencias electrónicas. Se conecta con el procedimiento de Transferencias Electrónicas
Pagos electrónicos
PROCEDIMIENTO
PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Clave: PR-TGE-DEAC-02
Revisión: 10
Pág. 9 de 11
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
8
JUPE
Paga cheques a beneficiarios que acuden a ventanilla previa identificación. Requisitos Persona Física: Identificación si se presenta personalmente el beneficiario, en caso de habilitar a otra persona, presentar Carta Poder debidamente ratificadas las firmas del otorgante, el que recibe el poder (habilitado) y dos testigos, anexando Identificación oficial de cada uno de los que intervienen en la Carta Poder. Persona Moral: Acta Constitutiva si el que cobra es el Representante Legal, Poder Notarial si es una persona distinta al Representante Legal, en caso de que no asista cualquiera de los dos anteriores podrán habilitar a un tercero mediante un oficio elaborado en Hoja Membretada de la Empresa dirigido al/el Tesorero General del Estado habilitando a dicha persona y con las firmas del que habilita, el habilitado y de dos testigos, anexando identificaciones oficiales de cada uno de ellos y anexar copia del Acta Constitutiva y/o Poder Notarial del que habilita.
Cheque
9
JUPE
Sella de pagado recibos y cada uno de los comprobantes y engrapa pólizas de cheques pagadas
Póliza de cheque
10
JUPE
Captura los cheques pagados en el sistema de egresos
11
JUPE
Imprime relaciones de cheques y Pagos electrónicos pagados en el día
Relación de cheques
pagados Pagos electrónicos
12
JUPE
Concilia existencia y reporte de pagos del día de cheques y Pagos electrónicos por cada banco
Reporte de pagos
Reporte de existencias
13
JUPE
Elabora Reporte de pagos del día cotejando contra relaciones de pagado y cheques físicamente y lo turna a la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
Reporte de pagos
14
Director/a de Egresos y
Análisis de Cuenta (DEAC)
Revisa informe de pagos del día cotejando contra relaciones de cheques pagados por banco y turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores Se conecta al procedimiento de determinación e inversión de disponibilidades.
Informe de pagos
Relación de cheques Pagos electrónicos
PROCEDIMIENTO
PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Clave: PR-TGE-DEAC-02
Revisión: 10
Pág. 10 de 11
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
15
JUPE
Elabora e imprime reporte de pagos y existencia final de cheques y Pagos electrónicos e integra sus relaciones
Reporte de pagos Reporte de existencias
Pagos electrónicos
16
JUPE
Turna reporte de pagos y existencias a la/el Subdirector de Egresos para su revisión y firma
Reporte de pagos
Reporte de existencias
17
Subdirector/a de
Egresos (SE)
Revisa reporte de pagos y lo turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores. Nota: El reporte de pagos es archivado en la Subdirección de Inversiones y Valores Se conecta al procedimiento de determinación e inversión de disponibilidades.
Reporte de pagos
18
Auxiliar Administrativo
(AA)
Elabora el el flujo de Pagos Estatales, revisa el la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuenta y turna a la/el Coordinador/a de Área.
Flujo de Pagos Estatales
19
JUPE
Elabora e imprime oficio para entregar pólizas de cheque y Pagos electrónicos a la Dirección General de Contabilidad.
Oficio de envío
20
JUPE
Recibe de la/el jefe de unidad de pagos electrónicos las pólizas de transferencias electrónicas para entregar a la Dirección General de Contabilidad
Pagos electrónicos
21
JUP
Revisa e integra por número progresivo las pólizas cheque
Pólizas cheque
22
(DEAC)
Recaba firma de la/el Tesorero General en oficio y turna pólizas de cheque y Pagos electrónicos a la Dirección General de Contabilidad. Se conecta con el procedimiento de la Dirección General de Contabilidad.
Oficio de envío Pólizas cheque
Pagos electrónicos
23
DEAC
Concilia cada fin de mes existencias contra relación de existencias
Relación de existencias
cheques Pagos electrónicos
24
DEAC
Archiva el acuse de recibo de la Dirección General de Contabilidad. Con esta actividad se finaliza el procedimiento.
Acuse de oficio
PROCEDIMIENTO
PAGOS CON CHEQUE O TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA
Clave: PR-TGE-DEAC-02
Revisión: 10
Pág. 11 de 11
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Cheques Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
2 Pagos electrónicos Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
3 Relación de cheques Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
4 Informe de pagos Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
5 Reporte de existencias Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
6 Reporte de pagos Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
2 Años
7 Reporte de existencias Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
2 Años
8 Acuse de oficio Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
2 Años
9 Relación de Pagos
Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
2 Años
10 Oficio de Envío Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
2 Años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
PAGO EN CADENAS PRODUCTIVAS
Clave: PR-TGE-DEAC-03
Revisión: 6
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 23/noviembre/2009
1 Todas Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
2 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
13/junio/2011
3 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
28/mayo/2012
4 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
27/Junio/2013
5 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
6 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
PAGO EN CADENAS PRODUCTIVAS
Clave: PR-TGE-DEAC-03
Revisión: 6
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento de Pago en Cadenas Productivas El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
PAGO EN CADENAS PRODUCTIVAS
Clave: PR-TGE-DEAC-03
Revisión: 6
Pág. 3 de 9
1.- Propósito: Realizar el pago eficiente y oportuno a cada uno de los beneficiarios afiliados al Sistema de Cadenas Productivas de acuerdo a las políticas de la Tesorería General del Estado 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Dirección de Egresos y Análisis de Cuenta 3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Director/a de Egresos y Análisis de Cuenta, elaborar y mantener actualizado este procedimiento Es responsabilidad de la/el Tesorero Genera del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Cadena Productiva: Sistema de pago mediante factoraje financiero. 6.-Método de Trabajo:
Elaboró
C.P Elizabeth Domínguez Flores Directora de Egresos y Análisis de Cuentas
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
PAGO EN CADENAS PRODUCTIVAS
Clave: PR-TGE-DEAC-03
Revisión: 6
Pág. 4 de 9
6.1 Diagrama de Flujo:
Orden de Pago
Póliza cheque
Catálogo de Proveedores
Importar del sistema Liga
Teso y entregar SLR
INICIO
Recibir y sellar orden de pago
2
1
Revisar y confirmar existencia en catálogo
de proveedores
3
No
SI
Clasificar en otros bancos
5
Realizar póliza de cheque
6
7
¿Se encuentra en el catalogo
de proveedores?
4
Si
Se conecta con el Proceso de elaboración de cheques
y transferencias electrónicas
FIN
PROCEDIMIENTO
PAGO EN CADENAS PRODUCTIVAS
Clave: PR-TGE-DEAC-03
Revisión: 6
Pág. 5 de 9
Póliza Cheque
Revisar póliza cheque
9
Realizar proceso de publicación página Nafinsa
11
Verificar diariamente documentos cobrados
12
13
Capturar póliza cheque con requisitos
7
Imprimir póliza cheque
8
Importar y verificar archivo
en Pagina Nafinsa
10
PROCEDIMIENTO
PAGO EN CADENAS PRODUCTIVAS
Clave: PR-TGE-DEAC-03
Revisión: 6
Pág. 6 de 9
Pago electrónico
Cédula
Cédula
Enviar oficio a Contabilidad
Elaborar póliza de pago electrónica de vencimientos
16
15
Oficio
No
Si
Elaborar cheque
14
Realizar pago de vencimientos a los bancos
17
FIN
¿El proveedor cobró por Cadena
Productiva?
13 Cheque
Se conecta con el Proceso de elaboración
de cheques y transferencias electrónicas
Oficio
Enviar oficio y cédula a la Dirección General de
Contabilidad 18
PROCEDIMIENTO
PAGO EN CADENAS PRODUCTIVAS
Clave: PR-TGE-DEAC-03
Revisión: 6
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1 Jefe de Sección (JS)
Recibe de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Publico y Dirección General de Programas Federales las órdenes de pago, las cuales contienen la siguiente documentación : SLR Original Factura o recibo original Sella de recibido una vez cotejado.
Orden de pago
2
JS Importa a través de la red del sistema Liga Teso los folios capturados en la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público. Nota: Los datos que se importan son los siguientes: Número de folio Número de Orden de Pago Nombre del beneficiario Importe Número de Clave presupuestal Entrega la SLR a la Jefe de Oficina de Pagos Con esta actividad termina el procedimiento
3
Jefe/a de Oficina de
Pagos (JOP)
Revisa y confirma en el catálogo de proveedores y checa número de beneficiario que este en la lista de proveedores.
Catálogo de proveedores
4
JOP
¿Se encuentra en el catálogo de Proveedores afiliados a la Cadena Productiva? No, pasa a la actividad número seis Sí, pasa a la actividad número siete
5
JOP
Clasifica el pago con otro banco para pago con cheque o pago electrónico. Se conecta con el proceso de elaboración de cheques y transferencias electrónicas.
6
JOP
Realiza la póliza afectando el banco asignado para pagos por medio de Cadena Productiva
Póliza cheque
7
Supervisor/a de Información
(SI)
Captura póliza cheque con todos los requisitos: Número de Póliza Cheque Numero de banco Pyme (Clave de RFC del proveedor)
8
JOP
Imprime póliza de cheque
PROCEDIMIENTO
PAGO EN CADENAS PRODUCTIVAS
Clave: PR-TGE-DEAC-03
Revisión: 6
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
9
Director/a de Egresos y
Análisis de Cuenta (DEAC)
Revisa que la Póliza de pago por medio de Cadena Productiva contenga los siguientes datos: Nombre del Beneficiario RFC (Registro Federal de Contribuyentes) Número de folio Número de Orden de Pago Número de factura Original
Póliza cheque
10
Jefe/a de Unidad de
Pagos (JUP)
Importa y verifica el archivo de pagos a proveedores en la página de Internet de Nafinsa
11
JUP
Realiza el proceso de Publicación en la página de Internet de Nafinsa
12
JUP
Verifica de manera diaria que proveedores han cobrado sus facturas Publicadas, tienen un plazo de 30 días para cobrar por este medio
13
JUP
¿El proveedor cobró sus facturas por medio de la Cadena Productiva? No, pasa a la actividad número 14 Si, pasa a la actividad número 15
14
JOP
Elabora cheque para que el proveedor lo cobre en ventanilla si no optó por cobrar antes de la fecha de vencimiento (treinta días). Se conecta con el proceso de elaboración de cheques y transferencias electrónicas.
Cheque
15
JUP
Elabora oficio y cedula de los proveedores que cobraron en el día para informarlo a la Dirección General de Contabilidad cuando el Proveedor opta por cobrar por medio de la cadena Productiva
Oficio
Cedula
16
JOP
Elabora las pólizas de pago electrónico por cada proveedor que cobró a través de la Cadena Productiva al vencimiento de cada documento, se elabora por cada banco que participa como intermediario
Pago electrónico
17
DEAC
Realiza el pago electrónico a la fecha del vencimiento a cada uno de los bancos que participan como intermediarios
18
DEAC
Envía con oficio y cedula las pólizas de los pagos electrónicos de los cuales tuvieron vencimientos a la Dirección General de Contabilidad Con esta actividad termina el proceso
Oficio
Cedula
PROCEDIMIENTO
PAGO EN CADENAS PRODUCTIVAS
Clave: PR-TGE-DEAC-03
Revisión: 6
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1
Orden de Pago
Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
2 Catálogo de proveedores Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
3 Póliza Cheque Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
4 Pago Electrónico Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
5 Cheque Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
6 Oficio Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
7 Cédula Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas
1 Año
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
CONCENTRACIÓN DE INGRESOS
Clave: PR-TGE-SIV-01
Revisión: 10
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 06/Oct/04
1 Todas Simplificación de Actividades
y Reclasificación de Procedimientos
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
28/Abril/06
2 1 Modificación de la persona
quien revisó y fecha Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
26/Jun/07
3 1 Modificación de la persona
quien revisó y fecha Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
11/Abril/08
3 1 Se agregó una copia
controlada para la Dirección de Inversiones y Valores
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
11/Abril/08
4 Todas Simplificación de Actividades
y Reclasificación de Procedimientos
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
23/noviembre/2009
5 1 Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
3 2-9 Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
6 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
13/junio/2011
7 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
28/mayo/2012
8 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
27/Junio/2013
9 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
10 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
CONCENTRACIÓN DE INGRESOS
Clave: PR-TGE-SIV-01
Revisión: 10
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Concentración de Ingresos. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
CONCENTRACIÓN DE INGRESOS
Clave: PR-TGE-SIV-01
Revisión: 10
Pág. 3 de 9
1.- Propósito: Concentrar los recursos que deriven de la Ley de Ingresos para el Gobierno del Estado de Morelos de cada ejercicio fiscal mediante un control interno electrónico, eficiente y transparente. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Subdirección de Inversiones y Valores 3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del personal Técnico de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero Genera del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Certificados de Entero: Recibo oficial que ampara un ingreso a las cuentas de la Tesorería General del Estado por parte de un enterante. Enterante: Persona u Organismo que realiza un depósito a las cuentas de la Tesorería General del Estado y lo formaliza a través de Oficio. Ficha de Depósito: Es el documento expedido por una institución bancaria mediante el cual el cliente o enterante presenta y ampara una cantidad de dinero. 6.-Método de Trabajo:
Elaboró
Ing. Norma Esthela Botello Subdirectora de Inversiones y Valores
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
CONCENTRACIÓN DE INGRESOS
Clave: PR-TGE-SIV-01
Revisión: 10
Pág. 4 de 9
6.1 Diagrama de Flujo:
Nota Informativa
Certificados de entero
Oficio de Entrega
Oficio de
Recepción
Reporte de Integración.
Reporte de Fichas de Deposito.
Comprobantes de depósitos
Certificado de
Entero
Comprobantes de depósitos
INICIO
Recibir y revisar del enterante, fichas de depósito,
cheques de caja o comprobantes electrónicos de los diferentes ingresos
Revisar y Elaborar Certificado de Entero
4
1
SI
NOO
7
Recibir, sellar y revisar que las fichas de depósito
coincidan con reporte de integración de fichas que envía la Subsecretaría de
Ingresos.
14
Elaborar reporte de fichas de depósito
17
NOO
SI
14
El ingreso es de la Dir. Gral. de
recaudación?
2
¿La información
es correcta?
5 15
FIN
Elaborar certificados de entero
18
Devolver a Dir, Gral. de Recaudación
16
Revisar datos de ingreso e identificar y clasificar por
conceptos 3
El Comprobante de depósito puede ser: - - ficha de depósito
- transferencia electrónica - consulta de movimientos bancarios por Ingresos Estatales, Federales e Intereses - cheques de caja
Se anexa a los comprobantes de depósito: -Reporte de Ingresos de la Dirección General de Recaudación - Confirmación de Depósito de la Tesorería de la Federación u - Ofcio que respalda el ingreso de las diferentes Dependencias y Secretarías de la Administración Pública Federal
Certificado de
entero
Verificar datos e Imprimir Certificado de Entero y
Entregar original al Enterante
5
Verificar diariamente en las cuentas bancarias los abonos por depósitos de ingresos del día a través del sistema electrónico
de bancos 6
PROCEDIMIENTO
CONCENTRACIÓN DE INGRESOS
Clave: PR-TGE-SIV-01
Revisión: 10
Pág. 5 de 9
Certificados de Entero
Reportes de Ingreso
Certificados de Entero
Reportes de Ingreso
diario
Certificados de Entero
Reportes de Ingreso
Comprobantes de deposito
Reportes de Ingreso Diario
Imprimir e integrar reportes de ingreso
diario
12
Oficio de Entrega
Oficio de entrega
Elaborar oficio y turnar de Certificados a la Dirección General de Contabilidad, anexar reporte y copia de
certificados
9
Oficio de Entrega
Revisar y rubricar contenido del oficio, reporte y
Certificados y Recabar la firma de la/el Tesorero
General del Estado 11
Se conecta con procedimiento de determinación e inversión de disponibilidades
Turnar oficio, reporte de ingresos y Certificados de entero a Coordinación de
Área para validar, e incluirlo en flujo de efectivo
10
8
7
Anexar a certificados de entero comprobantes de
depósito del día y verificar numeración
consecutiva
Certificados
de entero
PROCEDIMIENTO
CONCENTRACIÓN DE INGRESOS
Clave: PR-TGE-SIV-01
Revisión: 10
Pág. 6 de 9
D
Certificados de Entero
Reportes de Ingreso
diario
FIN
Oficio de entrega
Enviar oficio y recabar sello de recibido de la Dirección General de Contabilidad
12
Oficio De entrega
Archivar copia del oficio y de la documentación anexa
13
PROCEDIMIENTO
CONCENTRACIÓN DE INGRESOS
Clave: PR-TGE-SIV-01
Revisión: 10
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Jefe/a de Unidad C de Ingresos e Inversiones
(JUII)
Recibe y revisa mediante oficio de la Dirección General de Recaudación o del enterante, comprobantes de depósito, quienes identificarán plenamente el origen del recurso. Nota: El Comprobante de depósito puede ser:
- ficha de depósito - transferencia electrónica - consulta de movimientos bancarios por
Ingresos Estatales, Federales e Intereses - cheques de caja
Se anexa a los comprobantes de depósito: - Reporte de Ingresos de la Dirección General
de Recaudación - Confirmación de Depósito de la Tesorería de
la Federación u - oficio que respalda el ingreso de las
diferentes Dependencias y secretarías de la Administración Pública Central
Comprobante de depósito
Oficio de Recepción
2
JUII
¿Los ingresos vienen de la Dirección General de Recaudación? No, pasa a la actividad No. 3 Si, pasa a la actividad No. 14
3
JUII
Revisa datos de ingreso e identifica el o los conceptos del Ingreso y los clasifica de acuerdo al catálogo de cuentas de la Tesorería General del Estado
4
JUII Revisa la información correspondiente al ingreso y elabora el Certificado de Entero en el Sistema de Ingresos.
Certificado de Entero
5
JUII
Verifica datos contra los comprobantes de depósito o transferencias, imprime Certificado de Entero y entrega mediante oficio el original a la enterante previa solicitud.
Certificado de Entero
Oficio de entrega
6
Subdirector/a de
Inversiones y Valores (SIV)
Verifica de manera diaria en las cuentas bancarias los abonos por depósitos de los ingresos del día en el sistema electrónico bancarios
7
JUII
Anexa a certificados de entero los comprobantes de de depósito del día y verifica numeración consecutiva. Se conecta con el procedimiento de determinación e inversión de disponibilidades
Certificado de Entero
Comprobantes de depósito
8
JUII
Imprime e integra reportes de ingreso diario, y acumulado del mes.
Reportes de Ingreso diario
PROCEDIMIENTO
CONCENTRACIÓN DE INGRESOS
Clave: PR-TGE-SIV-01
Revisión: 10
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento (No. de Control)
9
JUII
Elabora oficio para enviar documentación a la Dirección General de Contabilidad y anexa reporte de Ingreso diario y copia de certificados de entero y turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores.
Oficio de entrega
Reportes de Ingreso diario Certificados de Entero
10
SIV
Turna de manera económica oficio, reporte de Ingreso y Certificados de Entero a la/el Coordinador de Área para que verifique e incluya los ingresos en el flujo de efectivo
Oficio de entrega
Reportes de Ingreso diario Certificados de Entero
11
Coordinador/a de Área
(CA)
Revisa y rubrica contenido del oficio, el reporte de Ingreso y los Certificados de Entero y lo incluye en flujo de efectivo y recaba firma de la/el Tesorero General del Estado
Oficio de entrega
Reportes de Ingreso diario Certificados de Entero
12
JUII
Envía a la Dirección General de Contabilidad y recaba sello de recibido en el oficio de entrega.
Oficio de entrega
13
JUII
Archiva copia del oficio de y reporte de Ingreso diario, certificado de entero
Oficio de entrega
Reportes de Ingreso diario Certificados de Entero
14
JUII
Recibe el reporte de Ingresos diario con anexos de la Dirección General de Recaudación mediante oficio, y lo sella con nota de “sujeto a revisión”. Revisar que los comprobantes del ingreso coincidan con el reporte de integración de fichas que envía la Dirección General de recaudación.
Comprobante de depósito
15 JUII ¿La información es correcta?
No, pasa a la actividad No. 6 Si, pasa a la actividad No. 17
16
JUII Devuelve la información a la Dirección General de Recaudación con nota informativa de las observaciones para que realicen las correcciones necesarias.
Nota Informativa
17
JUII Elabora el reporte de fichas de depósito con el que se comprueba que lo reportado físicamente coincida con lo que se menciona en el reporte de integración de fichas.
Reporte de Fichas de
depósito Reporte de Integración
18
JUII Elabora los Certificados de Entero para resguardo de la Subdirección de Inversiones y Valores Con esta actividad finaliza el procedimiento
Certificados de Entero
PROCEDIMIENTO
CONCENTRACIÓN DE INGRESOS
Clave: PR-TGE-SIV-01
Revisión: 10
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Reporte de Ingresos diario. Subdirector/a de Inversiones y
Valores 1 Año
2 Comprobante de deposito Subdirector/a de Inversiones y
Valores 1 Año
3 Oficio de entrega Subdirector/a de Inversiones y
Valores 1 Año
4 Certificados de entero Subdirector/a de Inversiones y
Valores 1 Año
5 Reportes de fichas de depósito Subdirector/a de Inversiones y
Valores 1 Año
6 Nota Informativa Subdirector/a de Inversiones y
Valores
1 Año
7 Reporte de Integración Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
8 Oficio de Recepción Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguna
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 1 de 12
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 06/Oct/04
1 Todas Simplificación de
actividades y reclasificación de procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
28/Abr/06
2 1 Modificación de la persona
quien revisó y fecha Actualización del manual de Políticas y Procedimientos
26/Jun/07
3 1 Modificación de la persona
quien revisó y fecha Actualización del manual de Políticas y Procedimientos
11/Abr/08
4 Todas Actualización de Procedimientos
Actualización del manual de Políticas y Procedimientos
23/noviembre/2009
5 1 Actualización de procedimientos
Actualización del manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
3 2-12 Actualización de procedimientos
Actualización del manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
6 Todas Actualización de procedimientos
Actualización del manual de Políticas y Procedimientos
13/junio/2011
7 Todas Actualización de procedimientos
Actualización del manual de Políticas y Procedimientos
28/mayo/2012
8 Todas Actualización de procedimientos
Actualización del manual de Políticas y Procedimientos
27/Junio/2013
9 Todas Actualización de procedimientos
Actualización del manual 27/Diciembre/2013
10 Todas Actualización del
procedimiento Actualización del manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 2 de 12
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Determinación e Inversión de Disponibilidades. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 3 de 12
1.- Propósito: Eficientar los recursos financieros de la Tesorería General del Estado a través de un control sistemático y eficiente que permita determinar e Invertir sin riesgos las disponibilidades, con las instituciones financieras que ofrezcan las mejores condiciones del mercado. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Subdirección de Inversiones y Valores 3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico de Apoyo apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado la revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento 5.-Definiciones: Disponibilidad.- Es resultado de sumar al saldo inicial de recursos, la concentración y restar la dispersión de recursos del día. Mercado de Dinero.- Es aquel donde se negocian instrumentos financieros con el objetivo de ofrecer y demandar dinero entre sus participantes (Personas Físicas, Empresas y Gobierno) Remanente.- Es la diferencia entre el saldo inicial y los ingresos menos los pagos realizados durante el día. Transferencia Electrónica Bancaria.- Es el sistema mediante el cual el cliente realiza o emigra operaciones tanto de cargo o abono a través de medios electrónicos. 6.-Método de Trabajo:
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 4 de 12
6.1 Diagrama de Flujo:
Elaboró
C. Norma Esthela Botello Uribe Subdirectora de Inversiones y Valores
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
Reporte de pagos
INICIO
Viene del procedimiento de la Dirección de
Egresos y Análisis de cuenta “pagos en cheque
o transferencia electrónica”.
3
Comprobante de transferencia
6
Verificar y solicitar firma electrónica del Tesorero para capturar la aplicación de las
Transferencias en los sistemas de bancos
5
Comprobante de transferencia
Recibir reporte de los pagos programados del día por
cuenta bancaria
2
1
T
Determinar y efectuar las transferencias que a las cuentas
bancarias pagadoras y registrar en hoja de trabajo las transferencia
4
Viene del procedimiento de transferencias
electrónicas intercuentas
Registrar saldos iniciales e intereses de las
inversiones realizadas del día anterior en la hoja de
trabajo
Consultar saldos de cuentas y depósitos de vencimientos del día
anterior
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 5 de 12
11
6
Capturar las
transferencias en el sistema de movimientos bancarios e inversiones
Viene del procedimiento de la Dirección de Egresos y
Análisis de Cuenta “pagos en cheque o transferencia
electrónica”.
Enviar la operación bancaria, verificar la aplicación.
7
9
Capturar en el sistema de movimientos bancarios e inversiones los ingresos, rendimientos y/o intereses.
10
Firmar digitalmente el envío de las
transferencias en los sistemas electrónicos
bancarios
Comprobante de transferencia
Imprimir los comprobantes de Transferencia y anexar en
carpeta
8
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 6 de 12
Reporte de Pagos
12
14
Aplicar transferencias interbancarias para cerrar inversión de
remanentes, imprimir comprobantes y verificar
información
Recibir información de pagos, registrar en Hoja de Trabajo y
determina remanentes.
11
13
Registrar en la hoja de trabajo la información
definitiva para la inversión
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 7 de 12
Convenios Federales
Capturar en el sistema de Movimientos
bancarios e Inversiones las transferencias, pagos
e inversiones
Hoja de trabajo
Auxiliares
Actualizar Auxiliares
Reporte de Cotizaciones
Confirmaciones de la inversión
18
T
Reporte de Pagos
Reporte de ingresos
Recibir reportes concentrados de Ingresos y
Pagos
17
20
Imprimir reporte de resumen del SMBI
Viene del procedimiento de la Subdirección de
Egresos “pagos en cheque o transferencia
electrónica.
14
19
Recibir confirmaciones de la inversión de los bancos, revisar las condiciones contratadas y archivar
información 15
Elaborar Reporte de cotizaciones
16
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 8 de 12
Expediente de acuses
Oficio de entrega
Reporte de inversión
Oficio de entrega
Reporte de inversión
Oficio de entrega
Reporte de inversión
Documentos bancarios
Integrar documentación de movimientos y archivar la
información
Comprobantes bancarios
FIN
21
Imprimir del Sistemas de Movimiento Bancarios e Inversiones el oficio para
firma y posterior entregar a la Dirección General de
Contabilidad 22
T
Reporte de Ingresos, pagos y disponibilidades
Turnar reportes a la/el Subdirector a de Inversiones
y Valores para su rubrica
20
Recabar firma de la/el Tesorero General y enviar a
la Dirección General de Contabilidad
23
Archivar oficio sellado por la Dirección General de
Contabilidad así como sus anexos
24
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 9 de 12
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Subdirector/a de
Inversiones y Valores (SIV)
Consulta diariamente en los Sistemas de Banca Electrónica que los importes del vencimiento de la inversión del día anterior se hayan depositado a las cuentas correspondientes. Viene del procedimiento de la Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas “Pagos en cheque o transferencia electrónica”
2
SIV
Recibe de manera económica de la/el Subdirector de Egresos información de pagos del día con los montos comprometidos a pagar de las diferentes cuentas bancarias.
Reporte de pagos
3
SIV
Registra los saldos iniciales y los intereses generados por las inversiones del día anterior en la hoja de trabajo en Excel.
4
SIV
Determina y efectúa las transferencias que procedan a las cuentas bancarias de las que se realizarán pagos y registra en Hoja de Trabajo la Transferencia
Comprobante de
transferencia
5
SIV
Verifica importes de transferencias electrónicas y captura la aplicación en el sistema electrónico bancario y solicita la firma digital de la/el Tesorero General.
Comprobante de
transferencia
6
Tesorero/a General del
Estado (TGE)
Firma digitalmente en el sistema electrónico bancario para autorizar las transferencias entre cuentas.
7
SIV
Envía electrónicamente la operación bancaria, verifica la aplicación de la transferencia en los sistemas electrónicos bancarios.
8 SIV Imprime los comprobantes correspondientes y los anexa a la carpeta de inversiones del día.
Comprobante de Transferencia
9
Jefe/a de Unidad C de Ingresos e Inversiones
(JUII)
Captura las transferencias realizadas en el Sistema de movimientos bancarios e inversiones de manera diaria.
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 10 de 12
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
10
JUII
Captura en el sistema de movimientos bancarios e inversiones los ingresos, rendimientos y/o intereses. Viene del procedimiento de la Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas “Pagos en cheque o transferencia electrónica”
11 SIV
Recibe de la/el Subdirector de Egresos Reporte de pagos del día y registra en la hoja de trabajo y determina remanentes de las disponibilidades para invertirlos.
Reporte de Pagos
12
SIV
Registra en la hoja de trabajo de Excel la información definitiva para las inversiones del día, considerando transferencias interbancarias en los sistemas electrónicos bancarios para cubrir la inversión.
13
SIV
Aplica transferencias interbancarias previa firma digital de la/el Tesorero para el cierre de inversiones e imprime comprobantes emitidos por el sistema y verifica aplicación.
14
JUII
Captura en el sistema de movimientos bancarios e inversiones las transferencias de los remanentes de las cuentas pagadoras a las cuentas concentradoras, los ingresos, los pagos y las inversiones.
15
SIV
Recibe de los bancos confirmaciones de la inversión y revisa las condiciones contratadas. Archiva información en carpeta de inversiones del día.
Confirmaciones de la
inversión
16
JUII
Elabora diariamente reporte de cotizaciones en base al cierre de inversiones apoyándose de la Hoja de Trabajo del día.
Reporte de cotizaciones
Hoja de Trabajo
17
SIV
Recibe del Jefe/a de Unidad C de Ingresos e Inversiones y de el/la Subdirector/a de Egresos los reportes de Ingresos y Pagos respectivamente para archivo en la carpeta de inversiones del día.
Reporte de ingresos Reporte de pagos
18
SIV
Actualiza auxiliares de programas y/o convenios federales en archivo de Excel
Auxiliares
Convenios Federales
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 11 de 12
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
19
JUI
Imprime del sistema de movimientos bancarios e inversiones el reporte resumen de los movimientos del día.
20
JUII
Turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores los reportes de ingresos pagos y disponibilidades
Reporte Ingresos, Pagos y
Disponibilidades
21
SIV
Integra documentación de movimientos bancarios en la carpeta de inversiones del día y archiva la información.
Documentos bancarios
22
JUII
Imprime del sistema de movimientos bancarios e inversiones el oficio para entregar los movimientos del día para entregar a la Dirección General de Contabilidad
Reporte de Inversión
Oficio de entrega
23
JUII
Recaba firma en el oficio de entrega de la/el Tesorero General y envía a la Dirección General de Contabilidad.
Reporte de Inversión
Oficio de entrega
24
JUII
Archiva acuse de oficio sellado por la Dirección General de Contabilidad en el expediente de acuses. Con esta actividad termina el procedimiento
Reporte de Inversión
Oficio de entrega Expediente de acuses
PROCEDIMIENTO
DETERMINACIÓN E INVERSIÓN DE DISPONIBILIDADES
Clave: PR-TGE-SIV-02
Revisión: 10
Pág. 12 de 12
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Reporte de Inversión
Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
2 Reporte de Ingresos
Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
3 Reporte de Pagos
Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
4 5 6 7 8 9
10
11
12
Oficio de entrega
Reporte Resumen
Reporte de cotizaciones
Convenios Federales
Confirmaciones de la inversión
Comprobante de transferencia electrónica
Reporte de Ingresos, Pagos y Disponibilidades
Expediente de acuses
Hoja de trabajo
Subdirector/a de Inversiones y Valores
Subdirector/a de Inversiones y
Valores
Subdirector/a de Inversiones y Valores
Subdirector/a de Inversiones y
Valores
Subdirector/a de Inversiones y Valores
Subdirector/a de Inversiones y
Valores
Subdirector/a de Inversiones y Valores
Subdirector/a de Inversiones y
Valores Subdirector/a de Inversiones y
Valores
1 Año
1 Año
1 Año
1 Año
1 Año
1 Año
1 Año
1 Año
1 Año
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS INTERCUENTAS
Clave: PR-TGE-SIV-03
Revisión: 10
Pág. 1 de 7
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 06/Oct/04
1 Todas Reclasificación de
Procedimientos Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
28/Abr/06
2 1 Modificación de la persona
quien revisó y fecha Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
26/Jun/07
3 1 Modificación de la persona
quien revisó y fecha Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
11/Abr/08
4 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
23/noviembre/2009
5 1 Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
3 2-7 Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
6 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
13/junio/2011
7 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
28/mayo/2012
8 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
27/Junio/2013
9 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
10 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS INTERCUENTAS
Clave: PR-TGE-SIV-03
Revisión: 10
Pág. 2 de 7
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Transferencias Electrónicas Intercuentas El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS INTERCUENTAS
Clave: PR-TGE-SIV-03
Revisión: 10
Pág. 3 de 7
1.- Propósito.- Realizar las transferencias electrónicas necesarias entre cuentas de la Tesorería General del Estado a efecto de situar fondos en las cuentas que se requieran tanto para el pago a los beneficiarios como para el cierre de las inversiones que se efectúen. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Subdirección de Inversiones y Valores Subdirección de Egresos
3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado.
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico de apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Intercuentas: Cuentas propias controladas por la Tesorería General del Estado 6.-Métodos de Trabajo:
Elaboró
C. Norma Esthela Botello Uribe Subdirectora de Inversiones y Valores
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS INTERCUENTAS
Clave: PR-TGE-SIV-03
Revisión: 10
Pág. 4 de 7
6.1 Diagrama de Flujo:
INICIO Viene del procedimiento de pagos en cheque o
transferencias electrónicas, Concentración de Ingresos y Determinación e Inversión de
Disponibilidades
Solicitar firma electrónica de
autorización de archivo
Capturar los importes a transferir a cuentas pagadoras en los
sistemas bancarios
Determinar importes por transferir
1
2
3
7
Firmar electrónicamente
para su envió.
Transferir electrónicamente los
recursos
4
Imprimir los comprobantes de las transferencias
bancarias 6
5
PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS INTERCUENTAS
Clave: PR-TGE-SIV-03
Revisión: 10
Pág. 5 de 7
Resumen de Movimientos
bancarios
Pólizas de
Transferencias Electrónicas
Turnar pólizas transferencias electrónicas para revisión y rubrica de la/el Coordinador/a de Ingresos, Inversiones y
Control Financiero 8
FIN
Pólizas de transferencias
electrónicas
Revisar y rubricar transferencias electrónicas y recabar rubrica de la/el
Tesorero/a General del Estado
9
Oficio de entrega
Entregar transferencias electrónicas a la Dirección General de Contabilidad y
archivar acuse
10
Capturar en el sistema de Inversiones las
transferencias realizadas y turnar
pólizas
7
Expediente de
Acuses
Archivar acuse de recibido
en el expediente
11
PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS INTERCUENTAS
Clave: PR-TGE-SIV-03
Revisión: 10
Pág. 6 de 7
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Subdirector/a de
Inversiones y Valores (SIV)
Determina diariamente los importes a fondear a las cuentas pagadoras de acuerdo con el importe de los pagos programados en el día. Viene del Procedimiento de pagos en cheque o transferencia electrónica, Concentración de Ingresos y Determinación e Inversión de disponibilidades.
2
SIV
Captura los importes de las transferencias en los sistemas electrónicos bancarios.
3
SIV
Solicita electrónicamente a la/el Tesorero General del Estado firma digital para autorizar las transferencias
4
Tesorero/a General del
Estado (TGE)
Firma electrónicamente en el sistema electrónico bancario de las diferentes Instituciones financieras.
5
SIV
Transfiere electrónicamente los recursos a las cuentas bancarias.
6 SIV Imprime los comprobantes de las transferencias bancarias
7
Jefe/a de Unidad C de Ingresos e Inversiones
(JUII)
Captura en el Sistema de Inversiones y Movimientos Bancarios las Transferencias realizadas y turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores las pólizas de transferencias electrónicas para rubrica.
8
SIV
Turna de manera económica a la/el Coordinador/a de Área las pólizas de transferencias electrónicas para revisión y rubrica.
Pólizas de transferencias
electrónicas
9
Coordinador/a de Área
(CA)
Revisa y rubrica pólizas de transferencias electrónicas y recaba firma de la/el Tesorero General del Estado
Pólizas de transferencias
electrónicas
10
JUII
Entrega mediante oficio las transferencias electrónicas, anexando resumen de movimientos bancarios a la Dirección General de Contabilidad una vez que fue firmado por la/el Tesorero General del Estado.
Oficio de entrega
Resumen de movimientos bancarios
11 JUII Archiva acuse de recibido en el expediente de acuses. Con esta actividad termina el procedimiento
Expediente de acuses
PROCEDIMIENTO
TRANSFERENCIAS ELECTRÓNICAS INTERCUENTAS
Clave: PR-TGE-SIV-03
Revisión: 10
Pág. 7 de 7
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Resumen de Movimientos bancarios Subdirector/a de Inversiones y
Valores 1 Año
2 Oficio de entrega. Subdirector/a de Inversiones y
Valores 1 Año
3 Expediente de acuses Subdirector/a de Inversiones y
Valores 1 Año
4 Pólizas de transferencia electrónica Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE VALORES
Clave: PR-TGE-SIV-04
Revisión: 10
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 06/Oct/04
1 Todas Reclasificación de
Procedimientos Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
28/Abr/06
2 2 Cambio de Área funciona, modificación de la persona
quien elaboró, revisó y fecha
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
26/Jun/07
3 1 Cambio de nombre del Titular Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
11/Abr/2008
4 Todas Reclasificación de
Procedimientos Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
23/noviembre/2009
4 1 Actualización de procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
3 2-9 Actualización de procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
6 Todas Actualización de procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
13/junio/2011
7 Todas Actualización de procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
28/mayo/2012
8 Todas Actualización de procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
27/Junio/2013
9 Todas Actualización de Procedimientos
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
10 Todas Actualización de Procedimientos
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE VALORES
Clave: PR-TGE-SIV-04
Revisión: 10
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Recepción, Custodia, Registro y Control de Valores El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE VALORES
Clave: PR-TGE-SIV-04
Revisión: 10
Pág. 3 de 9
1.- Propósito.- Resguardar las Fianzas otorgadas a favor de Gobierno del Estado de Morelos, para realizar la entrega eficientemente al término de los contratos celebrados entre los proveedores de bienes y servicios y la Administración Pública Central con la finalidad de mantener un control de las finanzas resguardadas y entregadas 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Subdirección de Inversiones y Valores 3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado.
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Resguardo: Guarda o custodia de un documento otorgado a favor del Gobierno del Estado de Morelos con valor suficiente para garantizar el cumplimiento de un contrato o convenio. 6.-Métodos de Trabajo:
Elaboró
C. Norma Esthela Botello Uribe Subdirectora de Inversiones y Valores
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE VALORES
Clave: PR-TGE-SIV-04
Revisión: 10
Pág. 4 de 9
Fianza original
Fianza original
6.1 Diagrama de Flujo:
Oficio de solicitud de resguardo
Oficio de solicitud
Oficio de solicitud
Oficio solicitud resguardo
Capturar datos de Fianza en el Sistema de
Resguardo de Fianzas, asignar número de control
interno y resguardar fianza.
INICIO
1
Recibir y turnar oficio solicitud Copia Certificada de la Fianza
original
11
Recibir y turnar oficio de solicitud de devolución de
fianza original
Turnar oficio de solicitud para entrega
6
Se conecta con procedimientos de las Secretarías y Dependencias de la Administración Publica Central
Recibir oficio con fianza original a través de correspondencia
Oficio solicitud
5
3
Recibir y turnar oficio y fianza original
2
¿Solicitaron copia
certificada?
SI
NO
10
4
7
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE VALORES
Clave: PR-TGE-SIV-04
Revisión: 10
Pág. 5 de 9
Oficio solicitud
FIN
¿La fianza original fue solicitada?
NO
SI
8
5
9
Enviar oficio solicitando
estatus de la fianza
. Elaborar oficio para
entregar la Fianza original
7
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE VALORES
Clave: PR-TGE-SIV-04
Revisión: 10
Pág. 6 de 9
Copia de Fianza
Copia Certificada
Copia Certificada
Copia Certificada
Turnar oficio y fotocopiar fianza para su certificación
11 Oficio de entrega
Oficio de entrega
Firmar oficio de entrega y certificar fianza
14 Oficio de Entrega
Localizar fianza, fotocopiar, elaborar oficio de entrega y recabar firma
12
Revisar datos de oficio y certificación
13
Oficio de entrega
FIN
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE VALORES
Clave: PR-TGE-SIV-04
Revisión: 10
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Auxiliar Administrativo
(AA)
Recibe por correspondencia oficio de solicitud de resguardo dirigido a la/el Tesorero General del Estado de distintas Dependencias y Secretarías de la Administración Pública Central, en el que se anexa la Fianza original expedida a Favor del Gobierno de Morelos derivada de los contratos celebrados por la prestación de bienes y servicios las cuales pueden ser por Anticipo, Cumplimiento y Vicios Ocultos.
Oficio solicitud resguardo
Fianza Original
2
Subdirector/a de
Inversiones y Valores (SIV)
Recibe del Auxiliar Administrativo el Oficio y la Fianza Original y lo turna a la/el jefe de Unidad de Fianza y Nómina para que se proceda a la captura de datos de la Fianza.
Oficio solicitud resguardo
Fianza Original
3
Jefe/a de Unidad de
Fianzas y Nómina (JUFN)
Captura los datos de la Fianza en el Sistema de Resguardo de Fianzas y le asigna un número de control interno para su pronta localización, resguarda la fianza original en la Bóveda de la Tesorería General del Estado.
4 JUFN ¿Solicitaron copia certificada? No, pasa a la actividad 5 Si. pasa a la actividad 10
5
AA
Recibe mediante correspondencia solicitud vía oficio de las Dependencias y Secretarias la devolución de la Fianza Original cuando la prestación del bien o servicio se ha concluido y turna a la/el Subdirector de inversiones y Valores.
Oficio de solicitud
6
SIV
Turna oficio de solicitud a la/el Jefe de Unidad de Fianza y Nómina para entrega
Oficio de solicitud
7
JUFN Elabora oficio entregando dicha fianza. Cancela la fianza en el Sistema de resguardo de Fianza.
8
JUFN ¿Fue solicitada la devolución de la Fianza Original por la Secretaría o Dependencia de la Administración Pública Central? No, continúa en la actividad 9. Si, continúa en la actividad 5.
9
JUFN Envía oficios a las Dependencias y Secretarías solicitando informe el estatus que guarda ésta, sugiriendo solicite si es procedente la devolución con la finalidad de depurar el archivo en resguardo. Con esta actividad Finaliza el procedimiento
Oficio de solicitud
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE VALORES
Clave: PR-TGE-SIV-04
Revisión: 10
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
10
AA
Recibe mediante correspondencia oficio en el que las Secretarías y Dependencias solicitan copia certificada de la Fianza Original que se encuentra bajo resguardo en la Tesorería General del Estado, en el que debe estar especificado el Nombre de la afianzadora, número de fianza y si corresponde a Anticipo, Cumplimiento o Vicios Ocultos; y lo turna a la/el Subdirector de Inversiones y Valores.
Oficio solicitud
11
SIV
Turna oficio de entrega a la/el Jefe de Unidad de Fianzas y Nómina para atender la solicitud de Certificación.
Copia de fianza
Oficio de entrega
12
JUFN
Localiza y fotocopia la Fianza original e imprime en la copia la Leyenda de Certificación. Elabora oficio de respuesta indicando que anexa la copia certificada y lo pasa a revisión a la/el subdirector de Inversiones y valores para recabar la firma de la/el Tesorero General.
Copia Certificada Oficio de entrega
13
SIV Revisa la/el subdirector de Inversiones y valores que los datos del oficio coincidan con los datos de la Fianza certificada y lo turna a la/el Coordinador/a de Ingresos, Inversiones y Control Financiero para revisión y lo turna a la/el Tesorero General del Estado para firma del oficio y fianza certificada.
Copia Certificada Oficio de entrega
14
Tesorero/a General del
Estado (TGE)
Firma el oficio de entrega y Certifica la copia de la Fianza Original para ser entregada al solicitante. Con esta actividad finaliza el procedimiento.
Copia Certificada Oficio de entrega
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN, CUSTODIA, REGISTRO Y CONTROL DE VALORES
Clave: PR-TGE-SIV-04
Revisión: 10
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Fianza Original Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 año
2
Oficio solicitud resguardo Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 año
3 Oficio de entrega Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 año
4 Copia certificada Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 año
5 Oficio de solicitud Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 año
6 Copia de fianza Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 año
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
NÓMINA
Clave: PR-TGE-SIV-05
Revisión: 6
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 23/noviembre/2009
1 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
2 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
13/junio/2011
3 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
28/mayo/2012
4 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
27/Junio/2013
5 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
6 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
NÓMINA
Clave: PR-TGE-SIV-05
Revisión: 6
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Nómina El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
NÓMINA
Clave: PR-TGE-SIV-05
Revisión: 6
Pág. 3 de 9
1.- Propósito.- Realizar la transmisión electrónica de la nómina que general la Dirección General de Recursos Humanos de manera eficiente y oportuna a cada uno de las/los trabajadores de la Administración Pública Central, así como reportar en tiempo y forma a la Dirección General de Contabilidad los movimientos de nómina de acuerdo a las políticas de la Tesorería General del Estado. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Subdirección de Inversiones y Valores Coordinación de Área
3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado.
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Nómina: Pago de un sueldo a cambio de un trabajo devengado. Transmisión: Remitir fondos de una cuenta administradora por la Tesorería General del Estado a nombre de Gobierno del Estado de Morelos a otra cuyo beneficiario es el trabajador de la Administración Pública Central. 6.-Métodos de Trabajo:
Elaboró
Ing. Norma Esthela Botello Uribe Subdirectora de Inversiones y Valores
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
NÓMINA
Clave: PR-TGE-SIV-05
Revisión: 6
Pág. 4 de 9
Oficio de nomina
Oficio de no deposito
6.1 Diagrama de Flujo:
INICIO
Recibir y turnar oficio de no deposito
1
2
5
Viene del Procedimiento de la Dirección operativa de Nomina
Recibir e importar oficio y Cd de nómina para depósito y protección
informar monto
Eliminar registros del archivo de
nomina 3
Transmitir archivo, realizar protección de cheques y entregar el
oficio
4
PROCEDIMIENTO
NÓMINA
Clave: PR-TGE-SIV-05
Revisión: 6
Pág. 5 de 9
Oficio de cargo y abono
Comprobante bancario
Comprobante bancario
Comprobante bancario
Comprobante bancario
Oficio de informe
Oficio de informe
Oficio de informe
Oficio de cargo y abono
Recibir y turnar oficios de cargo y abono
5
Elaborar oficio instrucción de cargo y abono a Banamex y recibir
comprobante 6
Elaborar oficio para informar montos retenidos y
sin saldo
7
Elaborar oficio detallado con la información de
pagos, cargos y abonos, recabar firma de la/el
Coordinador/a de Ingresos, Inversiones y Control
Financiero 8
Elaborar oficio detallado con la información de
pagos, cargos y abonos, recabar firma de la/el
Tesorero General Del Estado 9
10
PROCEDIMIENTO
NÓMINA
Clave: PR-TGE-SIV-05
Revisión: 6
Pág. 6 de 9
Listado de información
Oficio de informe
Oficio de informe
Cuadro de Información
Oficio de informe
Elaborar cuadro de información,
desglosar importes operados de
nómina, desglosar cargos y abonos, elaborar oficio a Direcc Gral de
Recursos H
Elaborar oficio a la Dirección
Contabilidad, desglosar importes
de nómina, desglosar cargos y abonos
10
Archivar acuses de oficios
12
11
FIN
PROCEDIMIENTO
NÓMINA
Clave: PR-TGE-SIV-05
Revisión: 6
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Subdirector de Egresos
(SE)
Recibe el oficio de nómina y disco magnético con los archivos de nómina para depósito y protección de cheques, los importa al Sistema de Banca electrónica de Banamex Premium respectivamente para transmitirlos e informa al/el Subdirector/a de Inversiones y Valores el importe de la nómina. Viene del procedimiento de la Dirección operativa de nómina
Oficio de Nómina
2
Auxiliar Administrativo
(AA)
Recibe oficios de no depósitos procedentes de la Dirección Operativa dependiente de la Dirección General de Recursos Humanos y los turna a la/el Subdirector/a de Egresos para que lo elimine del archivo.
Oficio de no depósito
3
SE
Elimina del archivo importado en el sistema de Banamex Premium a los empleados relacionados en el oficio de no deposito.
4
SE
Transmite archivo de nómina y realiza la protección de cheques con mínimo dos días antes del día de pago de nómina en los sistemas de banca electrónica de Banamex Premium. Entrega oficios operados a la/el Subdirector de Inversiones y Valores
5
Subdirector de
Inversiones y Valores (SIV)
Recibe oficios de cargo y abono del personal que ha causado baja definitiva o temporal procedentes de la Dirección Operativa dependiente de la Dirección General de Recursos Humanos y los turna la/el jefe de Oficina de Pagos
Oficio de cargo y abono
6
Jefe/a de Oficina de
Pagos (JOP)
Elabora oficio de instrucción a Banamex para que se opere el movimiento de cargo en la cuenta del empleado y se abone en la cuenta de nómina a nombre de Gobierno de Morelos, asiste personalmente a Banamex para realizar operación. Banamex le entrega los comprobantes de las operaciones realizadas y le informa de los casos en los que no haya contado con saldo.
Oficio de cargo y abono Comprobante Bancario
7
JOP
Elabora oficio dirigido a la/el Director General de Recursos Humanos con copia a la Coordinación Administrativa correspondiente informando los montos retenidos y en su caso se le informa si no tuvo saldo la cuenta del empleado. Anexa copia del comprobante bancario.
Oficio de informe
Comprobante bancario
PROCEDIMIENTO
NÓMINA
Clave: PR-TGE-SIV-05
Revisión: 6
Pág. 8 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
8
JOP
Elabora oficio dirigido a la Dirección General de Contabilidad en el que firma la/el Tesorero General del Estado informando detalladamente los conceptos de nómina pagados así como cargos y abonos realizados anexando comprobantes bancarios y con copia a la/Subdirector de Egresos, a la/el Director General de Contabilidad y a la/el Director General de Recursos Humanos.
Oficio de informe
Comprobante bancario
9
JOP
Elabora oficio en el que firma la/el Tesorero General del Estado informando detalladamente los conceptos de nómina no depositados con copia a la/el Subdirector de Egresos y la/el Director General de Contabilidad y a la/el Director General de Recursos Humanos.
Oficio de informe
Comprobante bancario
10
JOP
Elabora cuadro de información en donde se desglosan las cantidades de lo operado de nómina mecanizada, asignación, jubilados y pensionados, donde sus totales se le restan al monto global de cada rubro, para que resulte el total de lo depositado en banco. Realiza el desglose de todos los oficios de cargo y abono en donde se le informa de las personas que tuvieron saldo y de las que no, se elabora un oficio dirigido al Director de Recursos Humanos en donde se le da a conocer las cantidades y de manera global se le anexa el listado. (Se maneja copia para la Dirección Operativa de Personal y Dirección General de Contabilidad)
Cuadro de información
Oficio de informe
11
JOP
Elabora oficio e incluye listado dirigido a la Dirección General de Contabilidad, en donde se informan las cantidades del punto anterior y se empiezan a desglosar los cheques que fueron utilizados en la quincena (Estos cheques se dan a conocer mediante oficio, en donde solicitan la protección de cheques de Nómina mecanizada, asignación, Nómina por tiempo determinado, pensión alimenticia), todo esto se verifica con un listado que envía la Dirección General de Recursos Humanos donde se desglosan los folios de los cheque se utilizaron. Este oficio es dirigido únicamente a la Dirección General de Contabilidad.
Oficio de informe
Listado de Información
12
JOP
Archiva los acuses de los oficios con su respectivo respaldo. Con esta Actividad termina el procedimiento
Acuses Oficio de informe
PROCEDIMIENTO
NÓMINA
Clave: PR-TGE-SIV-05
Revisión: 6
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Oficio de nomina Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
2 Oficio de no depósito Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
3 Oficio de cargo y abono Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
4 Comprobante bancario Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
5 Oficio de informe Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
6 Listado de información Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
7 Cuadro de Información Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS ESPECÍFICAS
Clave: PR-TGE-SIV-06
Revisión: 6
Pág. 1 de 9
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 23/noviembre/2009
1 Todas Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
2 Todas Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
13/junio/2011
3 Todas Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
28/mayo/2012
4 Todas Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
27/Junio/2013
5 Todas Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
6 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS ESPECÍFICAS
Clave: PR-TGE-SIV-06
Revisión: 6
Pág. 2 de 9
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Apertura y Cancelación de Cuentas Bancarias Especificas El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS ESPECÍFICAS
Clave: PR-TGE-SIV-06
Revisión: 6
Pág. 3 de 9
1.- Propósito.- Aperturar y cancelar cuentas bancarias especificas derivado de los convenios celebrados entre las Secretarías y Dependencias de la Administración Pública Central con sus homologas de la Federación y H. Ayuntamientos del Estado de Morelos. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Coordinación de Área Subdirección de Inversiones y Valores Subdirección de Egresos.
3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado.
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Inversiones y Valores, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Apertura: (Acción de Abrir) Solicitar mediante oficio la apertura de una cuenta bancaria en una institución financiera para el manejo de los recursos convenidos. Convenio: Acuerdo entre dos o más partes para aportar dinero para la consecución de un fin común. Cuenta bancaria: Contrato en el que se deposita y administra dinero en una institución financiera. 6.-Métodos de Trabajo:
Elaboró
Ing. Norma Esthela Botello Uribe Subdirectora de Inversiones y Valores
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS ESPECÍFICAS
Clave: PR-TGE-SIV-06
Revisión: 6
Pág. 4 de 9
6.1 Diagrama de Flujo:
Oficio solicitud
Contrato bancario
Copia del convenio
Oficio solicitud
INICIO
Elaborar solicitud a Institución Financiera
1
Recibir contrato y confirmación bancaria,
formato de registro banca electrónica y chequera,
recabar rubrica y archivar
3
2
Verificar cuenta en banca electrónica
4
5
Se conecta con
procedimientos de las
Secretarías y Dependencias
de la Administración
Publica Central
Recibir y turnar oficio solicitud de
apertura de cuenta
PROCEDIMIENTO
APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS ESPECÍFICAS
Clave: PR-TGE-SIV-06
Revisión: 6
Pág. 5 de 9
Oficio de informe
Oficio de informe
Oficio solicitud
Formato Tesorería
de la Federación
Elaborar oficio informando número de cuenta
5
Recibir oficio de cancelación de cuenta
9
10
¿La cuenta
requiere registrarse
en Tesorería de la Fed?
NO
SI
7
Requisitar y revisar formato de
Tesorería de la Fed para registro
6
FIN Elaborar oficio informando
número de cuenta a la Dirección General de
Contabilidad
8
PROCEDIMIENTO
APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS ESPECÍFICAS
Clave: PR-TGE-SIV-06
Revisión: 6
Pág. 6 de 9
Oficio solicitud
Formato Tesorería
de la federación
Listado de cuentas
Oficio de informe
Oficio solicitud
Elaborar oficio a Institución financiera para cancelación de
cuenta
Recibir confirmación de la institución
financiera de cancelación de
cuenta y elaborar oficio
10
Requisitar formato Tesote para baja de
cuenta
12
11
FIN
Elaborar listado de cuentas bancarias
13
PROCEDIMIENTO
APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS ESPECÍFICAS
Clave: PR-TGE-SIV-06
Revisión: 6
Pág. 7 de 9
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1 Subdirector/a de Inversiones y Valores
(SIV)
Recibe por correspondencia de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Publico, de la Dirección General de Coordinación de Programas Federales y de Otras Secretarias previa solicitud de las distintas Dependencias y Secretarías de la Administración Pública Central, oficio dirigido a la/el Tesorero General del Estado, en el que se solicita la apertura de una cuenta para el manejo de los recursos que serán recibidos derivados de un convenio Federal, Estatal o Municipal, mismo del que deberán anexar una copia simple. Turna la solicitud a la/el jefe de Unidad de Control Bancario.
Oficio solicitud
Copia del Convenio
2 Jefe/a de Unidad de Control Bancario
(JUCB)
Elabora solicitud dirigida a la Institución financiera en que se acuerde la apertura de una cuenta.
Oficio solicitud
3
SIV
Recibe de la Institución financiera el Contrato Bancario y confirmación bancaria, formato de registro en banca electrónica y chequera y recaba rubrica de la/el Coordinador/a de Ingresos, Inversiones y Control Financiero para posteriormente recabar firmas de la/el Tesorero General del Estado, Subsecretario de Presupuesto y Secretario/a de Hacienda. Una vez firmado lo regresa a la Institución financiera, se archiva la copia que pertenece a Tesorería
Contrato Bancario
4 SIV Verifica que la cuenta apertura da este dada de alta en el Sistema de Banca Electrónica
5
JUCB Elabora oficio dirigido a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público ó a la Dirección General de Coordinación de Programas Federales informando el número de la cuenta específica, el origen y naturaleza que será recibido, con la finalidad de que sea incluido en las Solicitudes de Liberación de Recursos (SLR) correspondientes.
Oficio de informe
6 JUCB ¿La cuenta bancaria requiere ser registrada en el Sistema de Información de Administración Financiera (SIAF) de la Tesorería de la Federación?
Si la respuesta es no, entonces pasa a la actividad número siete.
Si la respuesta es si, entonces pasa a la actividad ocho.
7
JUCB
Requisita formato de registro de cuentas de la Tesorería de la Federación (TESOFE), revisa información, recaba firma de la/el Tesorero General y lo envía a TESOFE para su registro. Con este paso finaliza la actividad
Formato Tesorería de la
Federación
8 JUCB Elabora oficio dirigido a la Dirección General de Contabilidad y órganos de control en el que informa el número de la cuenta nueva, el origen y la naturaleza del recurso que será recibido.
Oficio de informe
PROCEDIMIENTO
APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS ESPECÍFICAS
Clave: PR-TGE-SIV-06
Revisión: 6
Pág. 8 de 9
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento (No. de Control)
9
JUCB
Recibe oficio de la Dirección General de Coordinación de Programas Federales previa solicitud de las Secretarias y Dependencias de la Administración Pública Central solicitando la cancelación de la cuenta una vez concluido el contrato ó ejercido el recurso incluyendo en su caso, la devolución de los recursos no ejercidos a la Tesorería de la Federación
Oficio solicitud
10
JUCB
Elabora oficio dirigido a la Institución Financiera solicitando la cancelación de la cuenta.
Oficio solicitud
11
JUCB
Recibe oficio de la Institución Financiera confirmando la cancelación de la cuenta y elabora oficio informando a la Dirección General de Contabilidad dicha cancelación.
Oficio solicitud
Oficio de informe
12
JUCB
Requisita formato de TESOFE para la baja del SIAF de la cuenta cancelada.
Formato Tesorería de la Federación
13 JUCB Elabora como control interno por institución financiera un listado de las cuentas bancarias aperturadas por esta Tesorería en el que incluya número de cuenta, clave, nombre de la cuenta, nombre de los firmantes, fecha de apertura y en su caso fecha de cancelación. Con esta actividad se concluye este procedimiento.
Listado de Cuentas
PROCEDIMIENTO
APERTURA Y CANCELACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS ESPECÍFICAS
Clave: PR-TGE-SIV-06
Revisión: 6
Pág. 9 de 9
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Copia del Convenio Subdirector/a de Inversiones y Valores
Vigencia del Convenio
2 Contrato Bancario Subdirector/a de Inversiones y Valores
Definido por el Convenio
3 Listado de cuentas Subdirector/a de Inversiones y Valores
Definido por el Convenio
4 Oficio solicitud Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 año
5 Oficio de informe Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 año
6 Formato Tesorería de la Federación Subdirector/a de Inversiones y Valores
1 Año
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO
Clave: PR-TGE-SE-01
Revisión: 10
Pág. 1 de 8
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 06/Oct/04
1 Todas Reclasificación de
Procedimientos Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
28/Abril/06
2 1 Modificación de la Persona
quien revisó y fecha Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
26/Jun/07
3 1 Modificación de la Persona
quien revisó y fecha Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
11/Abr/08
4 Todas Modificación de Procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
23/noviembre/2009
5 1 Modificación de Procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
3 2-8 Modificación de Procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
6 Todas Modificación de Procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
13/junio/2011
7 Todas Modificación de Procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
28/mayo/2012
8 Todas Modificación de Procedimientos
Actualización de Manual de Políticas y Procedimientos
27/Junio/2013
9 Todas Modificación de Procedimientos
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
10 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO
Clave: PR-TGE-SE-01
Revisión: 10
Pág. 2 de 8
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Recepción de Documentos para pago. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado
01
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO
Clave: PR-TGE-SE-01
Revisión: 10
Pág. 3 de 8
1.- Propósito.- Recibir las órdenes de pago emitidas por la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público y la Dirección General de Coordinación de Programas Federales, acompañadas del formato de Solicitud de Liberación de Recursos (SLR) con sus respectivas firmas de la/el Director que corresponda así como sus respectivos comprobantes originales, estos son turnados a su vez al área de Egresos de la Tesorería General del Estado para la elaboración de los cheques y transferencias electrónicas. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a: Subdirección de Egresos
3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado.
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico y de apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Egresos, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Orden de Pago: Documento enviado por la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público que incluye Folio de la SLR debidamente firmada por la/el Subsecretario de Presupuesto y la/el Director General de Presupuesto y Gasto Público, Beneficiario e importe así como documentación original del recibo correspondiente. Solicitud de Liberación de Recursos: Documento por medio del cual indica el folio, orden de pago, importe, beneficiario y el tipo de recurso a liberar. 6.-Métodos de Trabajo:
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO
Clave: PR-TGE-SE-01
Revisión: 10
Pág. 4 de 8
6.1 Diagrama de Flujo:
Orden de pago
Elaboró
Ing. Raymundo Peña Garcia Subdirector de Egresos
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
Órden de pago
INICIO
¿Es correcta la
Información?
Viene el procedimiento de la Direcciones Generales de
Presupuesto y Gasto Público y de Programas
Federales
Orden de pago
SI
Órden de pago
Recibir órdenes de pago y documentos originales
Órden de pago
Cotejar y revisar las órdenes de pago con los documentos originales
2
1
A la orden de pago se le anexa la siguiente documentación: -Solicitud de liberación de recursos -Factura o recibo de prestación de bienes y servicios
NO
3
Entregar órdenes de pago selladas de recibida a las
Direcciones correspondientes
Regresar órdenes de pago y recibos con error a las
Direcciones Generales de Presupuesto y Programas
Federales 4
6
7
1
Sellar de recibido las órdenes de pago y los documentos originales
5
T
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO
Clave: PR-TGE-SE-01
Revisión: 10
Pág. 5 de 8
Solicitud de Liberación de Recursos
Orden de Pago
Orden de Pago
Se conecta al procedimiento de la Dirección General de
Presupuesto y Gasto Público
Solicitud de Liberación de Recursos
Conciliar importes con la/el jefe de Oficina de Pagos y archiva
ordenes
FIN
12
Sumar el importe de órdenes de pago para
conciliar
11
Se conecta al Procedimiento
de Elaboración de cheques y pagos
electrónicos
Importar de Liga Teso los folios
capturados en la Dirección General de
Presupuesto y Gastos Público
Se conecta al procedimiento de determinación e inversión de
disponibilidades
Turnar recibos a la/el Jefe de Oficina de
Pagos para clasificación
10
9 9
7
NO
SI
Turnar a la/el Subdirector de Inversiones y Valores para
rubrica
¿El recibo es Recurso Estatal?
8
10
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO
Clave: PR-TGE-SE-01
Revisión: 10
Pág. 6 de 8
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Jefe de Oficina de
Pagos (JOP)
Recibe diariamente de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público y Coordinación de Programas Federales las órdenes de pago en el que se indica el número de folio, nombre del beneficiario, importe. Nota: A la orden de pago se le anexa la siguiente documentación original : Solicitud de liberación de recursos Factura o recibo original de prestación de bienes y servicios
Orden de pago
2
JOP
Coteja órdenes de pago contra documentación original recibida verificando: número de orden de pago, folio, importe y firmas. Revisa que los datos de la SL´R, las órdenes de pago y los recibos sean correctos.
Orden de pago
3
JOP
¿Es correcta la información? No, pasa a la actividad número 4. Si, pasa a la actividad número 5.
4
JOP
Regresa la orden de pago y recibos con error a las Direcciones Generales de Presupuesto y Gasto Público y Coordinación de Programas Federales Regresa a la actividad 1
Orden de pago
5
JOP
Sella de recibido los recibos y órdenes de pago en original y copia.
Orden de pago
6
JOP
Entrega la copia de las órdenes de pago selladas de recibido a las Direcciones Generales de Presupuesto y Gasto Público, y Coordinación de Programas Federales, identifica si el recurso es Estatal o Federal.
Orden de pago
7
JOP
¿El recibo es Recurso Estatal?
No, pasa a la actividad número 8 Si, pasa a la actividad número 9.
Se conecta al procedimiento de la Dirección General de Presupuesto
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO
Clave: PR-TGE-SE-01
Revisión: 10
Pág. 7 de 8
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento (No. de Control)
8
JOP
Turna la SLR a la/el Subdirector de Inversiones y Valores para rubricar cuando la naturaleza del pago es Federal Se captura en el sistema de Egresos de la Tesorería General del Estado los siguientes datos: Número de folio Número de Orden de Pago Nombre del beneficiario Importe Numero de Clave presupuestal Entrega la SLR a la Jefe de Oficina de Pagos
Solicitud de Liberación de
Recursos
9
JOP
Importa a través de la red del sistema Liga Teso los folios capturados en la Dirección General de Presupuesto y Gastos Público. Nota: Los datos que se importan son los siguientes: Número de folio Número de Orden de Pago Nombre del beneficiario Importe Numero de Clave presupuestal Entrega la SLR a la Jefe de Oficina de Pagos Con esta actividad termina el procedimiento Se conecta al procedimiento de Elaboración de cheques y pagos electrónicos.
10
JOP
Turna los recibos debidamente rubricados y clasificados por cuenta bancaria para la captura de los folios. Se conecta al procedimiento de determinación e Inversión de disponibilidades.
Solicitud de Liberación de
Recursos
11
JOP
Suma el importe de las órdenes de pago recibidas así como los recibos que no fueron emitidos para pago.
Orden de pago
12
JOP
Concilia con la/el jefe de Oficina de Pagos el importe de las órdenes de pago recibidas para validar que el importe de los documentos recibidos es el mismo que el importe de los folios emitidos. Suma las órdenes de pago para el reporte de pagos del día. Archiva las órdenes de pago. Con esta actividad termina el procedimiento
Orden de pago
PROCEDIMIENTO
RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS PARA PAGO
Clave: PR-TGE-SE-01
Revisión: 10
Pág. 8 de 8
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Orden de pago Subdirector/a de Egresos 1 Año
2 Solicitud de Liberación de Recursos Subdirector/a de Egresos Indefinido
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS
Clave: PR-TGE-SACCP-01
Revisión: 3
Pág. 1 de 10
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 28/mayo/2012
1 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización de Manual de Políticas y
Procedimientos 27/Junio/2013
2 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
3 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS
Clave: PR-TGE-SACCP-01
Revisión: 3
Pág. 2 de 10
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Solicitud y Captura de Información para la Conciliación Integral de Programas. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS
Clave: PR-TGE-SACCP-01
Revisión: 3
Pág. 3 de 10
1.- Propósito: Recabar la información para iniciar el proceso de conciliación integral de los Programas Federales y Estatales que controla la Tesorería General del Estado 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Subdirección de Análisis de Cuentas y Control de Programas
Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas
Subdirección de Inversiones y Valores 3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda
Manual de Organización de la Tesorería General del Estado 4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Administrativo y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas elaborar y mantener actualizado el procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado la revisión del procedimiento. 5.-Definiciones: Certificado de entero.- Recibo Oficial que ampara un ingreso a las cuentas de la Tesorería General por parte de un enterante. Convenio.- Acuerdo entre dos o más partes para aportar dinero para consecución de un fin común. Estado de Cuenta.-Contrato en el que se deposita y administra dinero en una Institución Financiera. Hoja de Trabajo.-Documento interno de la Subdirección de Inversiones y Valores, en el cual se registran los ingresos y egresos en el que se registran los ingresos y egresos por día de cada uno de los programas manejados. 6.-Método de Trabajo:
Elaboró
C.P. Daniela Ivón Guzmán Hernández Subdirectora de Análisis de Cuentas y Control de Programas
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS
Clave: PR-TGE-SACCP-01
Revisión: 3
Pág. 4 de 10
Capturar los datos de la Hoja de Trabajo
6.1 Diagrama de Flujo:
Oficio de Solicitud de Estados de cuenta.
10
8
Elaborar y enviar oficio de solicitud de Estados de Cuenta no encontrados a la Dirección Gral. de Contabilidad.
7
Sí
Asignar a los responsables dependiendo del programa a conciliar. 2
Determinar el programa a conciliar 1
Hojas de Trabajo Diarias
Estados de Cuenta.
No ¿Se cuenta con copia de
los Estados de Cuenta?
6
INICIO
Solicitar Hojas de Trabajo a la Subdirección de Inversiones y Valores
3
4
Solicitar los Estados de Cuenta a la Subdirección de Inversiones y Valores.
5
10
8
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS
Clave: PR-TGE-SACCP-01
Revisión: 3
Pág. 5 de 10
14
Capturar los Estados de Cuenta
No
Sí
Certificados de Entero.
Verificar por qué algún concepto no fue registrado. 12
10
15
Folder de Inversiones.
Convenio Especifico
Consultar Transferencias de entrada y salida. 13
Solicitar a la/el Subdirector de Inversiones y Valores los Certificados de Entero.
9
Conciliar la Hoja de Trabajo contra los Estados de Cuenta. 10
Solicitar el convenio a la Subdirección de Inversiones y Valores 14
¿Los saldos capturados
son equivalentes
?
11
8
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS
Clave: PR-TGE-SACCP-01
Revisión: 3
Pág. 6 de 10
18
26
22
Consulta de Folios de Programas Federales
Convenio Especifico
Sí
No
Estatal
Sí
Solicitar el convenio a la Dirección pertinente
16
¿Cuenta con el
convenio?
15
Federal
Conciliar la consulta de folios Estatales con los pagos del Estado de Cuenta. 19
No
Sí
¿Qué tipo de
programa se va a
conciliar?
18
¿La informació
n está conciliada
?
20
¿La informació
n está conciliada
?
24
No
Solicitar la consulta de folios pagados a Unidad de Coordinación de la Sociedad de la Información (UCSI)
17
Conciliar la consulta de folios Federales con los pagos del Estado de Cuenta. 23
Verificar si es un cheque en tránsito o un cheque pagado no entregado 21
Realizar la conciliación de Programas Estatales
22
Verificar si es un cheque en tránsito o un cheque pagado no entregado
25
Realizar la conciliación de Programas Federales
26
FIN
Se conecta al procedimiento de
Conciliación de Prog Estatales
Se conecta al procedimiento de
Conciliación de Prog Federales
FIN
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS
Clave: PR-TGE-SACCP-01
Revisión: 3
Pág. 7 de 10
6.2. Descripción de Actividades
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Subdirector/a de Análisis de
Cuentas y Control de Programas
(SACCP)
Determina el programa a conciliar de acuerdo a las necesidades del área o en su caso recibe instrucciones de la/el Tesorero General del Estado para conciliar algún programa urgente por cancelar o pendiente de informar los intereses.
2 SACCP
Asigna a los responsables de su área dependiendo del tipo de programa a conciliar si es un Programa Federal, es asignado al Jefe de Unidad de Conciliación de Programas Federales y si es un Programa Estatal, es asignado al Jefe de Unidad de Conciliación de Programas Estatales.
3 SACCP
Solicita a la/el Subdirector de Inversiones y Valores las Hojas de Trabajo diarias a partir del día en que se apertura la cuenta bancaria del programa seleccionado para conciliar.
Hojas de Trabajo Diarias
4 SACCP
Captura los datos que informa la Hoja de Trabajo en un Archivo de Excel en el que se separa por columnas el día hábil bancario, el ingreso con el cual se apertura la cuenta obteniendo un Capital a Invertir el cual genera intereses diarios, los cuales se van registrando, así también como las transferencias de entrada, Rendimientos financieros, Bonificaciones, cheques cancelados de lo pagado , Pagos, Transferencias de Salida, Comisiones Bancarias, dicho procedimiento es el mismo tanto para el Programa Federal como para el Programa Estatal.
5 SACCP
Solicita a la/el Subdirector de Inversiones y Valores el Estado de Cuenta Bancario de la cuenta a conciliar para capturar el contenido del mismo.
Estados de Cuenta
6 SACCP
¿La Subdirección de Inversiones y Valores cuenta con copia del Estado de Cuenta? No pasa a la Actividad No. 7 Si pasa a la Actividad No. 8
7 SACCP Elabora y envía oficio firmado por la/el Tesorero General en el que solicita a la Dirección General de Contabilidad la relación de Estados de cuenta a capturar y los meses.
Oficio de Solicitud de Estados de Cuenta
8 SACCP
Captura Estados de Cuenta bancarios por mes en la misma hoja de Excel en el que se capturó la Hoja de Trabajo, iniciando con la fecha, saldo inicial, Capital invertido, Intereses generados, Vencimiento de Capital, Transferencias de Salida, Pagos, Comisiones Bancarias, Ingreso, Bonificaciones, Transferencias de Entrada, Rendimientos Financieros, dicho procedimiento es el mismo tanto para Programas Federales como para Programas Estatales.
9 SACCP
Solicita a la/el Subdirector de Inversiones y Valores los certificados de entero de ingresos, intereses y rendimientos financieros para verificar que lo registrado en los certificados de entero sea lo que ingresó a la cuenta bancaria.
Certificados de Entero
10 SACCP Concilia una vez capturada la Hoja de Trabajo y los Estados de Cuenta Bancarios.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS
Clave: PR-TGE-SACCP-01
Revisión: 3
Pág. 8 de 10
11 SACCP
¿Los saldos Capturados son equivalentes? Si la respuesta es NO pasa a la Actividad No. 12 Si la respuesta es SI pasa a la Actividad No. 13
12 SACCP
Verifica el motivo por el que algún concepto no fue registrado en la Hoja de Trabajo o en el Estado de Cuenta y hacer las anotaciones necesarias para posteriormente reportarlos a la Subdirección de Inversiones y Valores
13 SACCP
Consulta dentro de los conceptos de Transferencias de Entrada y Transferencias de salida con los folders de Inversiones por día para conocer los motivos por los que se realizaron tales transferencias, ya sea por reclasificación o por algún otro concepto.
Folders de Inversiones
14 SACCP
Solicita a la/el Auxiliar Administrativo de la Subdirección de Inversiones y Valores el Convenio del programa a en conciliación para contar con una Estructura Financiera que permita verificar la distribución correcta del recurso.
Convenio Específico
15 SACCP ¿Cuenta con el Convenio del Programa? No pasa a la Actividad No. 16 Si pasa a la Actividad No. 17
16 SACCP
Solicita el convenio a la Dirección General de Coordinación de Programas Federales (En caso de ser un Programa Federal) y a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público (En caso de ser un Programa Estatal)
Convenio Específico
17 JUCPF
Solicita la consulta de Folios pagados del Programa a el/la Jefe de Departamento de Desarrollo de Sistemas de la Dirección de Informática en los cuales se obtiene información de los folios pagados por año, de todas las cuentas bancarias que controla la Tesorería General del Estado, buscándolos por el número de banco asignado por la Subdirección de Egresos de acuerdo al catálogo de bancos interno, dichos folios son descargados en una Hoja de Excel por año, en el que se descarga la siguiente información: -Número de Cheque -Número de Folio -Fecha de Emisión -Fecha de Pago -Beneficiario -Cantidad -Importe -Número de Banco -Referencia
Consulta de Folios de Programas Federales
18 JUCPF ¿Qué tipo de Programa se va a conciliar? Programa Estatal pase a la actividad no. 19 Programa Federal pase a la actividad no.23
19 JUCPE
Concilia la consulta de Folios de Programas Estatales con los pagos del Estado de Cuenta en una Hoja de Excel en la cual se deberá anotar el Número de cheque, la fecha de pago, la cantidad pagada, el número de banco asignado por la Subdirección de egresos del cual fue pagado e ir verificando que cada folio registrado en el sistema por la Subdirección de Egresos sea el mismo que el del Estado de Cuenta.
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS
Clave: PR-TGE-SACCP-01
Revisión: 3
Pág. 9 de 10
20 JUCPE ¿La información esta conciliada? No, pasa a la actividad no. 21 Si, pasa a la actividad no. 22
21 JUCPE
Verifica si el pago es un cheque en tránsito o si es un cheque pagado no entregado, siendo así corroborarlo con la Subdirección de Egresos.
22 JUCPE Realiza la conciliación de los Programas Estatales
23 JUCPF
Concilia la consulta de Folios de Programas Federales con los pagos del Estado de Cuenta en una Hoja de Excel en la cual se deberá anotar el Número de cheque, la fecha de pago, la cantidad pagada, el número de banco asignado por la Subdirección de egresos del cual fue pagado e ir verificando que cada folio registrado en el sistema por la Subdirección de Egresos sea el mismo que el del Estado de Cuenta.
24 JUCPF ¿La información esta conciliada? No, pasa a la actividad no. 25 Si, pasa a la actividad no. 26
25 JUCPF Verifica si el pago es un cheque en tránsito o si es un cheque pagado no entregado, siendo así corroborarlo con la Subdirección de Egresos
26 JUCPF Realiza la conciliación de los Programas Federales Con esta actividad Finaliza el procedimiento
PROCEDIMIENTO
SOLICITUD Y CAPTURA DE INFORMACIÓN PARA LA CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS
Clave: PR-TGE-SACCP-01
Revisión: 3
Pág. 10 de 10
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Hojas de Trabajo Diarias Subdirector/a de Inversiones y Valores
2 años
2 Estados de Cuenta Subdirector/a de Inversiones y Valores
2 años
3 Oficios de Solicitud de Estados de Cuenta Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
4 Certificados de Entero Subdirector/a de Inversiones y Valores
2 años
5 Folders de Inversiones Subdirector/a de Inversiones y Valores
2 años
6 Convenio Especifico Subdirector/a de Inversiones y Valores
2 años
7 Consulta de Folios de Programas Federales
Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 1 de 13
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 28/Mayo/2012
1 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización de Manual de Políticas y
Procedimientos 27/Junio/2013
2 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
3 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 2 de 13
HOJA DE CONTROL DE COPIAS
Esta es una copia controlada del procedimiento Conciliación Integral de Programas Federales El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 3 de 13
1.- Propósito: Controlar y conciliar los movimientos y saldos de las cuentas de los Programas Federales de la Tesorería General del Estado a fin de realizar el análisis constante de estos para obtener los saldos bancarios reales. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Subdirección de Análisis de Cuentas y Control de Programas Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas Subdirección de Inversiones y Valores
3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Administrativo y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Estructura Financiera.- Documento electrónico interno de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público en el cual se administran y controlan los recursos asignados a cada programa por obra, así como los recursos ejercidos. Solicitud de Liberación de Recursos (SLR).-Documento por medio del cual indica el folio, orden de pago, importe, beneficiario y el tipo de recursos a liberar. 6.-Método de Trabajo:
Elaboró
C.P. Daniela Ivón Guzmán Hernández Subdirectora de Análisis de Cuentas y Control de Programas
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 4 de 13
7
6.1 Diagrama de Flujo:
Emisión de Folios
Emisión de folios.
Oficio de solicitud de Estructura Financiera de Programas Federales
¿La Dirección mencionada
cuenta con los folios?
Viene del procedimiento de Solicitud y Captura de
Información para la Conciliación de
Programas
INICIO
Elaborar y enviar oficio solicitando a la Dirección Gral. de Presupuesto la Estructura Financiera
1
Solicitar los folios federales emitidos por obra o global a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público 3
No
Sí
No
Emisión de folios.
8
Si
Solicitar la emisión de folios pagados del programa a conciliar.
2
¿La información
está conciliada?
7
Cotejar contra los folios conciliados con Estado de Cuenta. 6
27
4
Solicitar los folios a la Dirección Gral. de Coordinación de Programas Federales. 5
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 5 de 13
Oficio
Solicitud de Liberación de Recursos. (SLR)
13
¿El folio pertenece
al programa conciliado?
No
No
Sí
15
Revisar si los folios proporcionados exceden a
los de Tesorería
8
Verificar en sistema de Egresos el folio excedente.
10
Verificar con la subdirección encargada el excedente del folio. 11
Solicitar copia de la Solicitud de Liberación de Recurso a la Dirección Gral. de Contabilidad
12
Elaborar y enviar oficio a la Dirección Gral. de contabilidad solicitando la modificación del registro del folio.
14
22
Sí
22
9
¿Los pagos exceden a los registrados en
Tesorería?
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 6 de 13
Oficio
Reclasificación
No
Realizar el cálculo de intereses.
16
Reportar la reclasificación a la Subdirección de Inversiones y Valores. 17
Verificar si los pagos de Tesorería exceden a los pagos federales proporcionados.
22
24
Reclasificación.
Sí
Elaborar la reclasificación. 15
Rubricar el cálculo de intereses
18
Entregar la reclasificación a la subdirección de Inversiones y Valores 19
Recibir copia de entrega de los traspasos de la reclasificación.
20
27
¿Los pagos de Tesorería
exceden a los proporcionados?
23
Elaborar y enviar oficio a la Dirección Gral. de Contabilidad informando de la reclasificación.
21
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 7 de 13
Oficio
Auxiliar del gasto
25
36
No
SÍ
26
Elaborar y enviar oficio, para que registre el folio faltante.
Solicitud de Liberación de Recursos. (SLR)
Solicitar el auxiliar del gasto y las provisiones a la Dirección Gral. de Contabilidad.
27
Cotejar contra los folios Federales ya conciliados.
28
Verificar las provisiones.
29
¿La información
está conciliada?
30
No
Si
Solicitar copia de la solicitud de Liberación de Recurso (SLR) del folio 24
15
31
¿El folio pertenece al
programa conciliado?
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 8 de 13
Solicitud de Liberación de
Recursos
Sí
No
Oficio.
Conciliar la información proporcionada por la Dirección Gral. de Contabilidad con la Estructura Financiera.
34
Verificar que diferencias no permiten la conciliación.
33
FIN
Verificar de qué tipo de retención se trata.
35
Enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y/o Programas Federales para validar los importes.
36
Solicitar copia de la SLR a la Dirección Gral. de Contabilidad.
31
¿La diferencia es por una retención?
32
FIN
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 9 de 13
6.2. Descripción de Actividades
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Subdirector/a de Análisis de
Cuentas y Control de Programas
(SACCP)
Elabora y envía Oficio firmado por la/el Tesorero General en el que solicita a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público la Estructura Financiera para el control de los programas, el cual es un archivo electrónico en el que registra cada uno de los programas Federales que controla la Dirección en comento en el cual se puede observar los siguientes datos: -Año -Fondo -Programa -Número de Obra -Nombre de la Obra -Total Aprobado -Aprobado Federal -Aprobado Estatal -Aprobado Municipal -Total Ejercido -Total Ejercido Federal -Total Ejercido Estatal -Total Ejercido Municipal -Total Saldo -Saldo Federal -Saldo Estatal -Saldo Municipal
Oficio de solicitud de Estructura Financiera de Programas Federales
2
Jefe de Unidad de Conciliaciones de
Programas Federales (JUCPF)
Solicita la Emisión de Folios pagados del Programa Federal a conciliar.
Emisión de Folios
3
JUCPF
Solicita a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público los folios emitidos del programa a conciliar, ya sea de manera global o por obra, dichos folios se entregan de forma impresa con la siguiente información:
GLOBAL - Folio - Beneficiario - Importe
POR OBRA - Folio - Federal - Indirecto Federal - Estatal - Indirecto Estatal
Emisión de Folios
4 JUCPF ¿La Dirección mencionada cuenta con los folios emitidos? No pasa a la actividad No. 5 Si pasa a la actividad No. 6
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 10 de 13
5 JUCPF Solicita a la Dirección General de Coordinación de Programas Federales los folios de los Programas que maneja dicha Dirección.
Emisión de Folios
6 JUCPF Coteja contra los folios ya conciliados con estado de cuenta los folios que proporciona la Dirección de Presupuesto y Gasto Público.
7 JUCPF ¿La información está conciliada? No, pasa a la actividad no. 8 Si, pasa a la actividad no. 27
8 JUCPF
Revisa si los pagos de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público exceden de los pagos que se registraron en la Tesorería.
9 JUCPF ¿Los pagos exceden a los registrados en Tesorería? Si, pasa a la actividad no. 10 No, pasa a la actividad no.22
10 JUCPF
Verifica en el Sistema de Egresos de la Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas conforme al año que corresponda el folio excedente para detectar que banco y con qué cheque se pagó.
11 JUCPF Verifica con la Subdirección involucrada en el proceso de esta conciliación el motivo del excedente del folio.
12 JUCPF
Solicita a la Dirección General de Contabilidad de manera verbal copia de la Solicitud de Liberación de Recursos (SLR) del folio para comprobar el programa al que pertenece.
Solicitud de Liberación de Recursos
(SLR)
13 JUCPF ¿El folio pertenece al Programa conciliado?
No, pasa a la actividad No. 14 Si, pasa a la actividad No. 15
14 JUCPF Elabora y envía oficio firmado por la/el Tesorero General a
la Dirección General de Presupuesto y Gasto Publico para que modifique el registro de este folio.
Oficio
15 JUCPF Elabora la reclasificación para devolver el dinero a la
cuenta de pago inicial. Verifica la fecha de pago de este folio pagado por error de otra cuenta.
Reclasificación
16 JUCPF Realiza el Cálculo de los intereses generados desde el
momento del pago hasta el día en el que se realizará la reclasificación.
17 JUCPF Reporta a la Subdirección de Inversiones y Valores que se
realizará reclasificación de cuentas.
18 SACCP Rubrica el Cálculo de los Intereses por reclasificación para entregarlo a la Subdirección de Inversiones y Valores.
19 JUCPF Entrega a la Subdirección de Inversiones y Valores el Cálculo de Intereses con el soporte de la SLR para que se realice el traspaso.
Reclasificación
20 JUCPF Recibe de La/el Subdirector de Inversiones y Valores le copia de los traspasos por reclasificación.
21 JUCPF
Elabora y envía oficio a la Dirección General de Contabilidad informando el motivo de la reclasificación así como copia de los traspasos, el cálculo de los intereses y la SLR.
Oficio
22
JUCPF Verifica si los pagos de Tesorería exceden a los pagos proporcionados por la Subdirección Seguimientos y Ejercicio Presupuestal
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 11 de 13
23 JUCPF ¿Los pagos de Tesorería exceden a los relacionados?
SI pasa a la actividad No. 24 NO pasa a la actividad No. 27
24
JUCPF Solicita a la Dirección General de Contabilidad de manera verbal copia de la Solicitud de Liberación de Recursos (SLR) del folio para comprobar el programa al que pertenece.
Solicitud de liberación de recursos
25 JUCPF ¿El folio pertenece al Programa conciliado?
Si, pasa a la actividad No. 26 No, regresa a la actividad No. 15
26 JUCPF Elabora y envía oficio firmado por la/el Tesorero General a
la Dirección General de Presupuesto y gasto Público para que registre el folio faltante en su Sistema de Inversión
Oficio
27 JUCPF
Solicita al Jefe de Departamento de Inversión y Deuda Pública de la Dirección General de Contabilidad el auxiliar del gasto y las provisiones del Programa Federal, los datos que emite el auxiliar son : -Año -Mes -Dependencia -Cuenta -Subcuenta -Sub subcuenta -Tipo de Póliza -Número de Póliza -Concepto de Movimiento -Concepto de Póliza -Cheque -Día -Debe -Haber -Folios -Obra -Proyecto
28 JUCPF
Coteja contra los folios que proporciona la Subdirección de Seguimiento y Ejercicio Presupuestal de la Inversión Pública de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público.
Auxiliar del Gasto
29 JUCPF Verifica que las Provisiones sean correctas.
30 JUCPE ¿La información está conciliada? No pasa a la actividad No. 31 Si pasa a la actividad No. 36
31 JUCPF Solicita SLR a la Dirección General de Contabilidad. Solicitud de liberación
de Recursos
32 JUCPF ¿La diferencia se trata de una retención de Impuesto? Si pasa a la actividad No. 33 No pasa a la actividad No. 35
33 JUCPF Verifica que diferencia son las que no permiten la conciliación, y hacerlo saber a la Dirección General de Contabilidad.
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 12 de 13
34 JUCPF
Concilia la Información Proporcionada por la Dirección General de Contabilidad con la Estructura Financiera maneja la Dirección de Inversión Pública de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público para el control de los programas, el cual es un archivo electrónico en el que registra cada uno de los programas Federales que controla la Dirección en comento en el cual se concilia por obra con los siguientes datos: -Año -Fondo -Programa -Número de Obra -Nombre de la Obra -Total Aprobado -Aprobado Federal -Aprobado Estatal -Aprobado Municipal -Total Ejercido -Total Ejercido Federal -Total Ejercido Estatal -Total Ejercido Municipal -Total Saldo -Saldo Federal -Saldo Estatal -Saldo Municipal
35
JUCPF Verifica de qué tipo de retención se trata, como sanciones por atraso de Obra, Retención ISR, Retenciones del 1 ó 5 al millar.
36 JUCPF Envía Oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público para que se validen dichos importes.
Oficio
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS FEDERALES
Clave: PR-TGE-SACCP-02
Revisión: 3
Pág. 13 de 13
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1
Oficios de Solicitud de Estructura Financiera de Programas Federales
Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
2 Emisión de Folios Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas.
2 años
3 Reclasificación Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas.
2 años
4 Auxiliar del Gasto Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
5 Solicitud de Liberación de Recursos Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
6 Oficios Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-03
Revisión: 3
Pág. 1 de 11
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 28Mayo/2012
1 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización de Manual de Políticas y
Procedimientos 27/Junio/2013
2 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
3 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-03
Revisión: 3
Pág. 2 de 11
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento Conciliación Integral de Programas Estatales. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-03
Revisión: 3
Pág. 3 de 11
1.- Propósito: Controlar y conciliar los movimientos y saldos de las cuentas de los Programas Estatales de la Tesorería General del Estado a fin de realizar el análisis constante de estos para obtener los saldos bancarios reales. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Subdirección de Análisis de Cuentas y Control de Programas Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas. Subdirección de Inversiones y Valores
3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Administrativo y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Solicitud de Liberación de Recursos (SLR).-Documento por medio del cual indica el folio, orden de pago, importe, beneficiario y el tipo de recursos a liberar. 6.-Método de Trabajo:
Elaboró
C.P. Daniela Ivón Guzmán Hernández Subdirectora de Análisis de Cuentas y Control de Programas
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-03
Revisión: 3
Pág. 4 de 11
Archivos de Folios emitidos
6.1 Diagrama de flujo
Viene del procedimiento de Solicitud y Captura de
Información para la Conciliación de
Programas
Solicitar los folios estatales emitidos por año a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público
1
Cotejar contra los folios conciliados con el Estado de cuenta. 2
Revisar si los folios estatales exceden a los de Tesorería. 4
Sí
No
¿Los pagos exceden a
los registrados
en Tesorería?
5
No
Sí
7
Verificar en el Sistema de Egresos el folio excedente.
6
¿La información está conciliada?
3
INICIO
23 18
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-03
Revisión: 3
Pág. 5 de 11
Cálculo Intereses
Reclasificación
No
Sí
Realizar el cálculo de intereses.
12
Reportar la reclasificación a la Subdirección de Inversiones y Valores.
13
Verificar con la subdirección encargada el folio excedente. 7
Solicitud de Liberación de Recurso.
Oficio.
16
Solicitar copia de la Solicitud de Liberación de Recurso. 8
Rubricar el cálculo de intereses
14
Entregar el cálculo de intereses a la Subdirección de Inversiones y Valores.
15
18
¿El folio pertenece
al programa
conciliado?
9
Elaborar y enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público solicitando la modificación.
10
Elaborar la reclasificación.
11
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-03
Revisión: 3
Pág. 6 de 11
No
Sí
Sí
No
Solicitud de Liberación de Recurso.
Solicitar copia de la Solicitud de Liberación de Recurso a la Dirección Gral. de Contabilidad.
20
Oficio.
Recibir de la Subdirección de Inversiones y Valores los traspasos de la reclasificación.
16 Traspasos.
Elaborar y enviar oficio a la dirección Gral. de Contabilidad informando de la reclasificación. 17
Revisar si los folios estatales exceden a los de Tesorería. 18
23
Elaborar y enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público para que se registre el folio faltante.
22
Oficio.
¿El folio pertenece
al programa?
21
¿Los pagos de Tesorería
exceden a los proporcionados?
19
23
15
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-03
Revisión: 3
Pág. 7 de 11
Auxiliar del gasto por año del Programa Estatal
Solicitud de Liberación de Recursos
¿La información está conciliada?
26
¿La diferencia es por una
retención?
31
Oficio.
No
SI
Cotejar contra los folios Estatales ya conciliados.
24
Verificar las provisiones.
25
Solicitar el auxiliar del gasto y las provisiones a la Dirección Gral. de Contabilidad.
23
28
Sí
No
Solicitar copia de la SLR a la Dirección Gral. de Contabilidad.
27
Verificar de qué tipo de retención se trata.
29
Enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público para valide los importes.
30
Verificar que diferencias no permiten la conciliación.
31
FIN
31
FIN
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-03
Revisión: 3
Pág. 8 de 11
6.2. Descripción de actividades
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Jefe de Unidad de Conciliaciones de
Programas Estatales (JUCPE)
Solicita a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público a la/el Subdirector de Organismos y Participación a Municipios los folios emitidos por año pertenecientes al programa por conciliar, dichos folios se entregan de manera impresa o en archivo electrónico.
Archivo de Folios
emitidos
2 JUCPE Coteja contra los folios ya conciliados con estado de cuenta los folios que proporciona la Subdirección de Organismos y Participación a Municipios.
3 JUCPE ¿La información está conciliada? No pasa a la actividad No. 4 Si pasa a la actividad No.23
4 JUCPE Revisa si los pagos en la Subdirección de Organismos y Participación a Municipios exceden de los pagos que se registraron en la Tesorería.
5 JUCPE ¿Los pagos exceden a los registrados en Tesorería? Si, pasa a la actividad No. 6 No, pasa a la actividad No.18
6 JUCPE
Verifica en el Sistema de Egresos de la Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas conforme al año que corresponda el folio excedente para detectar que banco y con qué cheque se pagó.
7 JUCPE Verifica con la Subdirección de Organismos y Participación a Municipios involucrada en el proceso de esta conciliación el motivo del excedente del folio.
8 JUCPE
Solicita a la Dirección General de Contabilidad de manera verbal copia de la Solicitud de Liberación de Recursos (SLR) del folio para comprobar el programa al que pertenece.
Solicitud de liberación de recursos
9 JUCPE ¿El folio pertenece al Programa conciliado? No, pasa a la actividad No. 10 Si pasa a la actividad No. 11
10 JUCPE Elabora y envía oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público para que modifique el registro de este folio.
Oficio
11 JUCPE Elabora la reclasificación para devolver el dinero a la cuenta de pago inicial. Verifica la fecha de pago de este folio pagado por error de otra cuenta.
Reclasificación
12 JUCPE Realiza el Cálculo de los intereses generados desde el momento del pago hasta el día en el que se realizará la reclasificación.
13 JUCPE Reporta a la Subdirección de Inversiones y Valores que se realizará reclasificación de cuentas.
14
Subdirector de Análisis de
Cuentas y Control de Programas
Rubrica el Cálculo de los Intereses por reclasificación para entregarlo a la Subdirección de Inversiones y Valores.
15 JUCPE Entrega a la Subdirección de Inversiones y Valores el Cálculo de Intereses con el soporte de la SLR para que se realice el traspaso.
Calculo Intereses
16 JUCPE Recibe de la Subdirección de Inversiones y Valores los traspasos.
Traspasos
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-03
Revisión: 3
Pág. 9 de 11
17 JUCPE
Elabora y envía oficio a la Dirección General de Contabilidad informando el motivo de la reclasificación así como copia de los traspasos, el cálculo de los intereses y la SLR.
Oficios
18 JUCPE Verifica si los pagos de Tesorería exceden a los pagos proporcionados por la Subdirección de Organismos y participación a Municipios.
19 JUCPE ¿Los pagos exceden a los registrados en Organismos? Si pasa a la actividad No. 20 No pasa a la actividad No.23
20 JUCPE
Solicita a la Dirección General de Contabilidad de manera verbal copia de la Solicitud de Liberación de Recursos (SLR) del folio para comprobar el programa al que pertenece.
Solicitud de Liberación de Recursos
21 JUCPE ¿El folio pertenece al Programa conciliado? Si pasa a la actividad No. 22 No regresa a la actividad No. 11
22 JUCPE
Elabora y envía oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público para que registre el folio faltante en las partidas presupuestales del Programa conciliado.
Oficio
23 JUCPE
Solicita al Jefe de Departamento de Egresos de la Dirección General de Contabilidad el auxiliar del gasto y las provisiones del Programa Estatal, los datos que emite el auxiliar son : -Año -Mes -Dependencia -Cuenta -Subcuenta -Sub subcuenta -Tipo de Póliza -Número de Póliza -Concepto de Movimiento -Concepto de Póliza -Cheque -Día -Debe -Haber -Folios -Obra -Proyecto
Auxiliar del Gasto por año del Programa
Estatal
24 JUCPE Coteja contra los folios que proporciona la Subdirección Organismos y Participación a Municipios de la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público
25 JUCPE Verifica que las Provisiones sean correctas.
26 JUCPE ¿La información está conciliada? No pasa a la actividad No. 27 Si termina el procedimiento
27 JUCPE Solicita SLR a la Dirección General de Contabilidad. Solicitud de Liberación
de Recursos
28 JUCPE ¿La diferencia se trata de una retención de Impuesto? Si pasa a la actividad No. 29 No pasa a la actividad No. 31
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-03
Revisión: 3
Pág. 10 de 11
29
JUCPE Verifica de que tipo de retención se trata, como sanciones por atraso de Obra, Retención ISR, Retenciones del 1 ó 5 al millar.
30 JUCPE Envía Oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público para que se validen dichos importes.
Oficio
31 JUCPE Verifica que diferencia son las que no permiten la conciliación, y hacerlo saber a la Dirección General de Contabilidad.
PROCEDIMIENTO
CONCILIACIÓN INTEGRAL DE PROGRAMAS ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-03
Revisión: 3
Pág. 11 de 11
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Archivo de Folios emitidos Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
2
Oficio
Subdirector/a de Análisis de
Cuentas y Control de Programas
2 años
3
Solicitud de Liberación de Recursos
Subdirector/a de Análisis de
Cuentas y Control de Programas
2 años
4
Reclasificación
Subdirector/a de Análisis de
Cuentas y Control de Programas
2 años
5
Calculo de Intereses
Subdirector/a de Análisis de
Cuentas y Control de Programas
2 años
6
Traspasos
Subdirector/a de Análisis de
Cuentas y Control de Programas
2 años
7
Auxiliar del gasto por año del Programa Estatal
Subdirector/a de Análisis de
Cuentas y Control de Programas
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 1 de 13
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 28/Mayo/2012
1 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización de Manual de Políticas y
Procedimientos 27/Junio/2013
2 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
3 Todas Actualización del Procedimiento
Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 2 de 13
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento Reporte Final de Conciliaciones Integrales de Programas Federales y Estatales. El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 3 de 13
1.- Propósito: Emitir un análisis constante de los saldos conciliados o en su caso de las discrepancias que han resultado a través de la conciliación integral, así mismo emitir reportes finales como Notas Informativas a La/el Tesorero General del Estado. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Subdirección de Análisis de Cuentas y Control de Programas. Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas Subdirección de Inversiones y Valores
3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaria de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Administrativo de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Solicitud de Liberación de Recursos (SLR).-Documento por medio del cual indica el folio, orden de pago, importe, beneficiario y el tipo de recursos a liberar. 6.-Método de Trabajo:
Elaboró
C.P. Daniela Ivon Guzmán Hernández Subdirectora de Análisis de Cuentas y Control de Programas
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 4 de 13
Hoja de Trabajo
6.1 Diagrama de flujo
Viene del procedimiento de Solicitud y Captura de
Información para la Conciliación de
Programas Realizar la Conciliación General del Programa.
1
Realizar la Conciliación Bancaria.
3
Registrar el saldo final de la Hoja de Trabajo e identificar las diferencias entre el Saldo del Estado de cuenta.
4
¿Existen diferencias en la conciliación
Bancaria?
5
Realizar la conciliación de intereses.
6
9
Reportar a la Subdirección de Inversiones y Valores para que registre las diferencias.
8
Sí
No
INICIO
Verificar que la diferencia de los saldos sea el Saldo Final del Estado de Cuenta.
2
Desglosar la integración pormenorizada de los intereses.
7
6
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 5 de 13
Expediente del Programa
Oficio reporte de rendimientos financieros
Oficio reporte de rendimientos financieros
Oficio reporte intereses
Oficio reporte intereses
Reportar mediante oficio el Saldo de intereses y Rendimientos a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto publico
47
Reportar mediante oficio Si el saldo corresponde únicamente a intereses y rendimientos y para que se realice el reintegro.
48
No
Si
Disminuir o aumentar las reclasificaciones realizadas.
14
Disminuir el saldo pendiente por ejercer.
15
17
¿El Programa conciliado
es Federal?
9
Reportar mediante oficio el Saldo de intereses y Rendimientos a la Dirección Gral. De Presupuesto y Gasto Público.(Organismos) 10
Si el saldo corresponde únicamente a intereses y rendimientos reportarlo mediante oficio para que se realice el reintegro.
11
Realizar la Conciliación de Saldo Final.
12
Disminuir los intereses por reintegrar o reasignar.
16
12
Capturar el Saldo del Estado de Cuenta la fecha conciliada. 13
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 6 de 13
Expediente del Programa
No
Identificar si hay transferencias por reclasificaciones y separar los intereses.
21
Verificar las diferencias que existen con algún pago pendiente.
19
Estatal
Federal
¿La información
está conciliada?
18
Realizar un papel de trabajo donde se reflejen todas las Transferencias.
20
¿Qué tipo de
programa se concilió?
22
Realizar la Conciliación de Tesorería contra dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público
23
24
Si
Conciliar los conceptos para que el saldo sea cero.
17
32
24
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 7 de 13
Análisis de Estructura Financiera
Expediente del Programa
Registrar el total de los pagos en Tesorería y de la dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público
24
¿Los totales son
iguales?
25
Sí
Registrar las partidas en conciliación.
26
Registrar las partidas en conciliación.
29
Realizar el análisis de la Estructura Financiera.
30
31
No
Registrar el total de pagos de la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Publico y la Dirección Gral. de Contabilidad.
27
¿Los totales son iguales?
28
Si
No
28
31
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 8 de 13
Nota Informativa.
No
Registrar las partidas en conciliación.
34
Sí
Registrar las partidas en conciliación.
37
No
Sí
39
Registrar el total de pagos de Tesorería y de la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público.
32
Realizar la conciliación de Tesorería contra la Dirección de Presupuesto y Gasto Público
31
¿Los totales son iguales?
33
Expediente del Programa
Expediente del Programa .
Registrar el total de pagos realizados en la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público y la Dirección Gral. de Contabilidad.
35
Realizar la Nota Informativa.
38
¿Los totales
son iguales?
36
36
38
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 9 de 13
Oficio informe de saldos del programa
Expediente. Del programa
Revisar la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas y el Director/a de Egresos y Análisis de Cuentas las conciliaciones y la Nota Informativa 39
Entregar a la/el subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas el expediente del Programa conciliado.
40
Rubricar las Conciliaciones y Nota Informativa.
41
Enviar oficio reportando el saldo por ejercer así como el monto total del Estado de Cuenta.
43
Oficio.
No
Oficio.
Enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público
46
Enviar oficio a la Dirección Gral. de Presupuesto y Gasto Público.(Organismos)
45
FIN
¿El oficio es de un Programa Federal?
44
El tesorero General del Estado revisa el expediente del Programa conciliado
42
Sí
FIN
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 10 de 13
6.2. Descripción de Actividades
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Subdirector de Análisis de
Cuentas y Control de Programas
(SACCP)
Realiza la conciliación General del Programa en una Hoja de Excel en donde se reflejan los Ingresos y Egresos del Estado de cuenta capturado. Los Ingresos como: Ingresos Totales, Rendimientos Financieros, Bonificaciones, Transferencias de Entrada y los Egresos como: Pagos totales, Transferencias de Salida, Comisiones bancarias.
2 SACCP Verifica que la diferencia entre estos sea el Saldo Final del Estado de cuenta.
3 SACCP Realiza Conciliación Bancaria de la información de Hojas de Trabajo y Estado de Cuenta.
4 SACCP
Registra en una Hoja de Excel el saldo final de la Hoja de Trabajo capturada e identificar las diferencias que existen entre el Estado de Cuenta capturado, como Cheques en tránsito, Bonificaciones pendientes de registro, Comisiones pendientes de registro, Rendimientos pendientes de registro.
Hoja de Trabajo
5 SACCP ¿Existen diferencias en la conciliación Bancaria? No, pasa a la Actividad No. 6 Si, pasa a la Actividad No. 8
6 SACCP Realiza Conciliación Integral de Intereses.
7 SACCP
Desglosa detalladamente la integración pormenorizada de los intereses, Rendimientos Bancarios, Bonificaciones y Comisiones que se generaron en la cuenta bancaria, adicionando o disminuyendo los Intereses por pagos indebidos y los Intereses reportados en demasía respectivamente, así mismo se disminuyen los Intereses Reintegrados o Reasignados a una Obra.
8 SACCP Reporta a la Subdirección de Inversiones y Valores de tales diferencias para que realice los registros correspondientes en la Hoja de Trabajo interna
9 SACCP ¿El programa Conciliado es Federal? No, pasa a la Actividad No. 10 Si, pasa a la Actividad No. 47
10
Jefe de Unidad de Conciliación de
Programas Estatales (JUCPE)
Reporta el Saldo de Intereses y Rendimientos Bancarios por Reintegrar o Reasignar mediante Oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público (Organismos)
Oficio Reporte de Rendimientos Financieros
11 JUCPE
Reporta a la Dirección General de Presupuesto Y gasto Público en caso de que el Saldo en Estado de Cuenta corresponda únicamente a Intereses y Rendimientos, para que realice el Reintegro y tramite lo procedente a fin de cancelar la cuenta bancaria.
Oficio Reporte de Rendimientos Financieros.
12 SACCP Realiza conciliación del Saldo Final. Expediente del
programa
13 SACCP Captura el Saldo del Estado de Cuenta a la fecha que se está conciliando.
14
SACCP Disminuye o aumenta las Reclasificaciones que se realizaron con sus respectivos intereses.
15 SACCP Disminuye el Saldo Pendiente por Ejercer.
16 SACCP Disminuye el Saldo de Intereses por Reintegrar o
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 11 de 13
Reasignar
17 SACCP Concilia esta información y el Saldo al que debe llegar después de los conceptos mencionados es cero
18 SACCP ¿La información esta conciliada? No pasa a la Actividad No. 19 Si pasa a la Actividad No. 20
19 SACCP Verifica la diferencia que existe con algún pago que está pendiente por reflejarse en el Estado de Cuenta.
20 SACCP Realiza un Papel de Trabajo en donde refleja cada una de las Transferencias de Entrada y Transferencias de Salida en la cuenta bancaria.
21 SACCP Identifica si son Transferencias por reclasificación y separa los Intereses.
22 SACCP ¿Qué tipo de Programa se concilió? Programa Estatal pase a la Actividad No. 32 Programa Estatal pase a la Actividad No. 23
23
Jefe de Unidad de Conciliación de
Programas Federales (JUCPF)
Realiza la Conciliación de Tesorería contra la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público
Expediente del Programa
24 JUCPF Registra el total de los pagos realizados en Tesorería y Registra el total de los pagos proporcionados por la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público
25 JUCPF ¿Los totales son iguales? No, pasa a la Actividad No. 26 Si, pasa a la Actividad No. 27
26 JUCPF Registra las Partidas en conciliación que se detectaron
27 JUCPF Registra el total de los pagos realizados en la Dirección General de Presupuesto y el total de los pagos otorgados por la Dirección General de Contabilidad.
Expediente del Programa
28 JUCPF ¿Los totales son iguales? No, pasa a la Actividad No. 29 Si, pasa a la Actividad No. 30
29 JUCPF Registra las partidas en Conciliación que se detectaron
30 JUCPF Realiza el análisis de la Estructura Financiera en donde especifica en una Hoja de Excel el Total aprobado, lo que se ha ejercido y el Saldo pendiente por Ejercer
Análisis de Estructura Financiera
31 JUCPE Realiza la Conciliación de Tesorería contra la Dirección General Presupuesto y Gasto Público.
Expediente del Programa
32 JUCPE
Registra el total de los pagos realizados en Tesorería y Registra el total de los pagos proporcionados por la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público.
33 JUCPE ¿Los totales son iguales? No, pasa a la Actividad No. 34 Si, pasa a la Actividad No. 35
34 JUCPE Registra las Partidas en conciliación que se detectaron
35 JUCPE Registra el total de los pagos realizados en la Dirección General Presupuesto y Gasto Público y el total de los pagos otorgados por la Dirección General de Contabilidad.
Expediente del Programa
36 JUCPE
¿Los totales son iguales? No, pasa a la Actividad No. 37 Si, pasa a la Actividad No. 38
37 JUCPE Registra las partidas en Conciliación que se detectaron
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 12 de 13
38 SACCP
Realiza Nota Informativa en la que describe a gran detalle lo realizado en las conciliaciones describiendo en forma general los movimientos que afectaron al Programa
Nota Informativa
39 Tesorero General
del Estado (TGE)
Revisa las conciliaciones realizadas, así como la Nota Informativa para darle validez a la información.
40 TGE
Entrega a el/la Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas el Expediente del Programa en donde vienen los papeles de trabajo impresos, las conciliaciones impresas y la Nota Informativa.
Expediente del Programa
41 SACCP Rubrica las conciliaciones y Nota Informativa del Expediente
42 SACCP
Revisa el Expediente del Programa conciliado.
43 SACCP Envía Oficio Firmado por El Tesorero/a General del Estado donde se reporta el saldo por ejercer del Programa conciliado y el monto total del Estado de cuenta.
Oficio informe de Saldos del Programa
44 SACCP
¿El Oficio a enviar es de un Programa Federal? No, pase a la Actividad No. 45 Si, pase a la Actividad No. 46
45
SACCP Envía Oficio a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público (Organismos)
Oficio
46 SACCP Envía Oficio a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público
Oficio
47 JUCPF
Reporta el Saldo de Intereses y Rendimientos Bancarios por Reintegrar o Reasignar mediante Oficio firmado por la/el Tesorero General a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público
Oficio Reporte de Intereses
48 JUCPF
Reporta a la Dirección General de presupuesto y Gasto Público en caso de que el Saldo en Estado de Cuenta corresponda únicamente a Intereses y Rendimientos, para que realice el Reintegro y tramite lo procedente a fin de cancelar la cuenta bancaria.
Oficio Reporte de Intereses
PROCEDIMIENTO
REPORTE FINAL DE CONCILIACIONES INTEGRALES DE PROGRAMAS FEDERALES Y ESTATALES
Clave: PR-TGE-SACCP-04
Revisión: 3
Pág. 13 de 13
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Oficios Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
2 Expediente del Programa Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
3 Análisis Estructura Financiera Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
4 Hoja de Trabajo Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
5 Oficio Reporte de Rendimientos financieros
Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas
2 años
6
Nota Informativa
Subdirector de Análisis de Cuentas
y Control de Programas
2 años
7
Oficio informe saldos del Programa
Subdirector de Análisis de Cuentas
y Control de Programas
2 años
8
Oficio reporte de Intereses
Subdirector de Análisis de Cuentas
y Control de Programas
2 años
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
PROCEDIMIENTO
DEPURACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Clave: PR-TGE-SACCP-05
Revisión: 8
Pág. 1 de 6
HOJA DE CONTROL DE EMISIÓN Y REVISIÓN
No. Rev.
Pág (s). Afectadas
Naturaleza del Cambio Motivo del Cambio Fecha de
Autorización
0 N/A Emisión Emisión 26/junio/07
1 1 Cambio de nombre del titular Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
11/abril/08
2 Todas Actualización del procedimiento Actualización del Manual 23/noviembre/2009
3 1 Actualización del procedimiento Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
2 2-6 Actualización del procedimiento Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
10/diciembre/2010
4 Todas Actualización del procedimiento Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
13/junio/2011
5 Todas Actualización del procedimiento Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
28/mayo/2012
6 Todas Actualización del procedimiento Actualización del Manual de Políticas y Procedimientos
27/junio/2013
7 Todas Actualización del Procedimiento Actualización del Manual 27/Diciembre/2013
8 Todas Actualización del Procedimiento Actualización del Manual 13/Agosto/2014
PROCEDIMIENTO
DEPURACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Clave: PR-TGE-SACCP-05
Revisión: 8
Pág. 2 de 6
HOJA DE CONTROL DE COPIAS Esta es una copia controlada del procedimiento Depuración de Conciliaciones Bancarias El original de este documento queda bajo resguardo de la Dirección General de Desarrollo Organizacional. La distribución de las copias controladas se realiza de acuerdo a la siguiente tabla:
Área Funcional Copia No.
Tesorería General del Estado 01
PROCEDIMIENTO
DEPURACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Clave: PR-TGE-SACCP-05
Revisión: 8
Pág. 3 de 6
1.- Propósito: Aclarar las partidas en conciliación que competan a las operaciones de la Tesorería General del Estado y que estén al alcance de la misma con la finalidad de regularizar los saldos en las cuentas bancarias. 2.- Alcance: Este procedimiento aplica a:
Coordinador/a de Área Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas Subdirección de Inversiones y Valores
3.-Referencias: Este procedimiento está basado en:
Reglamento Interior de la Secretaría de Hacienda Manual de Organización de la Tesorería General del Estado
4.-Responsabilidades: Es responsabilidad del Personal Técnico y de Apoyo, apegarse a lo establecido en este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Subdirector de Análisis de Cuentas y Control de Programas, elaborar y mantener actualizado este procedimiento. Es responsabilidad de la/el Tesorero General del Estado, revisar y vigilar el cumplimiento de este procedimiento. 5.-Definiciones: Conciliación: Cotejo de operaciones de ingresos y egresos registradas en auxiliares de la Tesorería contra el de las Dependencias y Secretarías de la Administración Pública Central y contra los estados de cuenta bancarios. Depuración: Registros contables de las partidas sujetas a conciliación que se van eliminando del auxiliar una vez que son aclaradas. 6.-Método de Trabajo:
Elaboro
C.P. Daniela Ivón Guzmán Hernández Subdirectora de Análisis de Cuentas y Control de Programas
Revisó
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
Fecha: 13 de Agosto de 2014 Fecha: 13 de Agosto de 2014
PROCEDIMIENTO
DEPURACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Clave: PR-TGE-SACCP-05
Revisión: 8
Pág. 4 de 6
6.1 Diagrama de Flujo:
Documentación comprobatoria de pagos e ingresos
Oficio de solicitud de aclaración de partidas
INICIO
Realizar la investigación correspondiente
2
Recibir oficios de conciliación
Aclarar las partidas en conciliación que competan a la Tesorería General del Estado
Solicitar a las áreas de ingresos y egresos de la tesorería la documentación
comprobatoria para fundamentar la aclaración de las partidas
3
Cuando se tenga duda del origen del cargo y abono, solicitar mediante oficio
la aclaración al banco
1
Reunir todos los elementos necesarios que fundamenten la
aclaración
6
Reunirse eventualmente con el encargado de la elaboración de las conciliaciones bancarias con el
fin de atender las partidas
FIN
Elaborar y enviar a la Dirección General de Contabilidad un oficio para la aclaración de las partidas en conciliación, anexando los
documentos comprobatorios
5
7 Oficio de entrega con
aclaraciones
Solicitar a la dirección General de Presupuesto y Gasto Publico y a la Dirección General de Programas Federales la relación de folios pagados para conciliar
4
Viene anexo el reporte con las conciliaciones en el que se observan
las partidas en conciliación
La información recabada puede ser: estados de cuenta, reporte de pagos,
reporte conciliación.
PROCEDIMIENTO
DEPURACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Clave: PR-TGE-SACCP-05
Revisión: 8
Pág. 5 de 6
6.2 Descripción de Actividades:
Paso Responsable Actividad Tipo de Documento
(No. de Control)
1
Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas
(SACCP)
Recibe oficio de solicitud de conciliación de la Dirección General de Contabilidad para aclarar partidas. Nota: Viene anexo el reporte con las conciliaciones en el que se observan las partidas en conciliación.
Oficio de solicitud de aclaración de partidas
2 SACCP
Realiza la investigación correspondiente y reúne la información requerida para elaboración del análisis de las partidas en conciliación. Nota: La información recabada pueden ser: los estados de cuenta, reporte de pagos, el reporte de la conciliación de la Dirección General de Contabilidad.
3
Jefe de Unidad de Conciliación de
Ingresos (JUCI)
Solicita de manera económica a las subdirecciones de Inversiones y Valores y a la Dirección de Egresos y Análisis de Cuentas de la Tesorería General del Estado, la documentación comprobatoria de pagos e ingresos para fundamentar la aclaración de las partidas existentes en conciliación.
Documentación Comprobatoria de pagos e
Ingresos
4 JUCI
Solicita de manera económica a la Dirección General de Presupuesto y Gasto Público y a la Dirección General de Coordinación de Programas Federales la relación de folios pagados para conciliar.
5 JUCI
Aclara las partidas en conciliación que competan con las operaciones de la Tesorería General del Estado y que estén al alcance de las mismas. Nota: Cuando se tenga duda del origen del cargo o abono, se solicita mediante oficio la aclaración correspondiente.
6 JUCI
Reúne todos los elementos necesarios que fundamenten la aclaración. Nota: De ser necesario se reúne con en el encargado de las conciliaciones bancarias de la Dirección General de Contabilidad para aclaración de dudas que surgen en el proceso de conciliación.
7 JUCI
Elabora y envía a la Dirección General de Contabilidad oficio firmado por la/el Tesorero General donde se especifica la aclaración de las partidas en conciliación, anexándole a este, los documentos, comprobatorios. Con ésta actividad termina el procedimiento
Oficio de entrega de aclaración
PROCEDIMIENTO
DEPURACIÓN DE CONCILIACIONES BANCARIAS
Clave: PR-TGE-SACCP-05
Revisión: 8
Pág. 6 de 6
7. Registros de Calidad:
No. Documentos
(Clave) Responsabilidad de su Custodia
Tiempo de Retención
1 Oficio de solicitud de aclaración de partidas.
Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas
1 año
2 Oficio de entrega de aclaración. Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas
1 año
3 Documentación comprobatoria de pagos de Ingresos
Subdirector/a de Análisis de Cuentas y Control de Programas
1 año
8. Anexos:
Anexo No.
Descripción Clave
Ninguno
FORMATO MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DGDO-CADI-01 Y IT-DGDO-CADI-01
Clave: FO-DGDO-CADI-06
Revisión: 3
Anexo 8 Pág. 1 de 1
VII.- INDICADORES CLAVE DE DESEMPEÑO
Unidad Administrativa/Organismo Auxiliar: Tesorería General del Estado Procedimiento Clave: Pagos con cheque o transferencia electrónica
Determinación e Inversión de Disponibilidad
Denominación Dimensión Interpretación Fórmula de cálculo Frecuencia de medición
Porcentaje de equilibrio entre el ingreso y el egreso.
Eficacia
Mide la disponibilidad de los recursos, guardando un equilibrio entre el ingreso y el egreso.
Recursos erogados + compromisos de pago/ recursos recibidos + disponibilidad inicial * 100
Trimestral
FORMATO MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DGDO-CADI-01 Y IT-DGDO-CADI-01
Clave: FO-DGDO-CADI-06
Revisión: 3
Anexo 8 Pág. 1 de 1
VIII.- DIRECTORIO
Nombre y Puesto Teléfonos Oficiales Domicilio Oficial
Lic. Rafael Cal y Mayor y Franco Tesorero General del Estado
(777) 329-22-04 329-22-05 329-22-00 Ext. 1436
1437
Plaza de Armas, S/N Planta Baja Casa Morelos
Col. Centro, Cuernavaca,
Morelos. C.P. 62000
C.P. Marbelia Guzmán Nájera Coordinadora de Área
329 22 06 329-23-00 Ext. 1438
Plaza de Armas, S/N Planta Baja Casa Morelos
Col. Centro, Cuernavaca,
Morelos. C.P. 62000
C.P Elizabeth Domínguez Flores Directora de Egresos y Análisis de Cuentas
329 22 06 Ext 1472
Plaza de Armas, S/N Planta Baja Casa Morelos
Col. Centro, Cuernavaca,
Morelos. C.P. 62000
C. Norma Esthela Botello Uribe Subdirectora de Inversiones y Valores
329-22-00 Ext. 1445
Plaza de Armas, S/N Planta Baja Casa Morelos
Col. Centro, Cuernavaca,
Morelos. C.P. 62000
Raymundo Peña Garcia Subdirector de Egresos
329-23-00 Ext. 1472
Plaza de Armas, S/N Planta Baja Casa Morelos
Col. Centro, Cuernavaca,
Morelos. C.P. 62000
C.P. Daniela Ivón Guzmán Hernandez Subdirectora de Análisis de cuentas y Control de Programas
329 22 11 329-23-00 Ext. 1444
Plaza de Armas, S/N Planta Baja Casa Morelos
Col. Centro, Cuernavaca,
Morelos. C.P. 62000
Vacante Asesor C de Egresos
329-23-00 Ext. 1472
Plaza de Armas, S/N Planta Baja Casa Morelos
Col. Centro, Cuernavaca,
Morelos. C.P. 62000
FORMATO MANUAL DE POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS
REFERENCIA: PR-DGDO-CADI-01 Y IT-DGDO-CADI-01
Clave: FO-DGDO-CADI-06
Revisión: 3
Anexo 8 Pág. 1 de 1
IX.- COLABORACIÓN
Nombre de las/los Colaboradores Puesto
Ninguno
C. Alba B. García Robles Auxiliar Técnico
Asesor/a Designado/a
C.P. Daniela Ivón Guzmán Hernández Subdirectora de Análisis de Cuentas y Control de
Programas
Enlace Designado/a