MANUALde Procedimientos
APLICADO A:DIRECCIÓN DE SERVICIOS EDUCATIVOS
SAN LUIS POTOSI, S.L.P., OCTUBRE 2008
SECRETARÍA DE EDUCACIÓN DEL GOBIERNO DEL ESTADO
SISTEMA EDUCATIVO ESTATAL REGULAR
G O B I E RN O D E L E S TA D OSAN LUIS POTOSÍ
2 0 0 3 / 2 0 0 9
C O N T E N I D O
Objetivo.
Consideraciones.
Identificación.
Políticas Generales de Operación.
Procedimientos :
Asistencia y seguimiento de solicitud expedida por un Organismo
Interno o Externo
Atención al Público.
Autorización para el desempeño docente en Instituciones
Particulares
Actualización de Manual de Organización y Manual de
Procedimientos
Elaborar y capturar los programas que envía la Secretaría de
Educación
Realizar enlaces telefónicos en las diferentes Dependencias
Oficiales.
Control de la correspondencia en la Dirección de Servicios
Educativos
Manejo y control del archivo
Colaboración en actividades desarrolladas en el Departamento
Técnico-Pedagógico
Elaboración y control de la Tarjeta de Centro de Trabajo
Asesorar y orientar en la elaboración de documentos solicitados
por las Dependencias de Gobierno.
1.
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3.
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15.
16.
17.
18.
Catálogo de Formas.
Inventario de Procedimientos.
Autorización.
O B J E T I V O
�Uniformar y controlar el cumplimiento de las funciones.
�Delimitar actividades, responsabilidades y funciones.
�Precisar las funciones encomendadas a cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades y evitar duplicidad de esfuerzos.
�Coordinar en la ejecución del trabajo, evitando la repetición de instrucciones y las fugas de responsabilidad.
�Aumentar la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe de hacer y como se debe de hacer.
�Es una fuente de información y adiestramiento para el personal actual y de nuevo ingreso.
�Simplificar la toma de decisiones en operaciones repetitivas.
•De acuerdo a lo establecido en Artículo 41, Fracción III, de la Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado, corresponde a la Oficialía Mayor el coadyuvar en la elaboración de los Manuales de Organización y Procedimientos de las dependencias del Ejecutivo.
•El presente Manual es un instrumento que servirá para tomar decisiones uniformes, normar acciones y orientar el proceso de ejecución, seguimiento y control de las operaciones que ejecuta la Dirección de Servicios Educativos. La que será responsable de su aplicación, custodia y actualización.
•Los titulares administrativos serán los encargados de la custodia y de la aplicación del Manual así como de dar a conocer a sus colaboradores el contenido del mismo y en su caso las actualizaciones y modificaciones.
•La información contenida en este documento será complementada y enriquecida conforme las circunstancias lo requieran.
•A efecto de dar utilidad permanente al Manual es indispensable que su información se mantenga actualizada y que ésta reúna requisitos de viabilidad, oportunidad y consistencia, por lo cual es importante su enriquecimiento con las ideas y experiencias de quienes participan en su aplicación.
•La Dirección de Organización y Métodos será responsable de controlar las modificaciones y/o actualizaciones que se llevan a cabo en el contenido del Manual.
•La Dirección de Servicios Educativos tiene la responsabilidad de proporcionar la asesoría necesaria a las dependencias que lo requieran, respecto a su interpretación y aplicación.
CONSIDERACIONES
•El Manual se ha estructurado con hojas sustituibles a efecto de incorporar ajustes o actualizaciones totales o parciales.
• La Dirección de Servicios Educativos coordinará la impresión del Manual y será la responsable de su distribución.
•El Manual debe interpretarse como un documento de consulta y observancia normativa.
•Agradecemos a los funcionarios públicos su valiosa colaboración para el buen uso aplicación del Manual de Procedimientos.
CONSIDERACIONES
Proceso
Formuló Revisó Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
ActualizaciActualizacióón de Manuales de Organizacin de Manuales de Organizacióón y Manual de Procedimientos.n y Manual de Procedimientos.
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Director de Servicios Educativos
Revisa que las instrucciones del Manual sean explícitas para su correcta elaboración.
Asesor Técnico
Solicita colaboración si es necesario al
Depto. de Planeación
1
Recibe de la Dirección de Servicios Educativos las instrucciones para la elaboración del Manual
de Organización y Manual de
Procedimientos
Inicio
Recibe de cada una de los organismos las acciones que realizan
sus elementos, asícomo funciones,
procedimientos y pol.
Revisa con el asesor técnico de la
Subdirección que el contenidos de los
manuales este correcta su redacción y ortografía.
Erika Hernández Lozano
1
¿Están correctos los manuales?
SI
NO
Examina que los contenidos de los
Manuales se apeguen a la guía técnica.
Emite al Asesor Técnico para su
elaboración en limpio.
Indica al Asesor Técnico las
correcciones para su elaboración.
Asesor Técnico
Realiza técnicamente las correcciones que indica el Director de Servicios Educativos
Remite al Director de Servicios Educativos los
Manuales de Organización y Manual de Procedimientos para
su revisión.
Solicita a la Dirección de Servicios Administrativos
por medio de oficio el material necesario para la
impresión del los manuales.
2
Proceso
Formuló Revisó Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
ActualizaciActualizacióón de Manuales de Organizacin de Manuales de Organizacióón y Manual de Procedimientos.n y Manual de Procedimientos.
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Asesor Técnico
Respalda la información en disco compacto e
Integra los Manuales de Organización y Manual de Procedimientos para
su envió a la Dirección de Organización y Métodos
3
Fin
Revisa que las funciones,
procedimientos, políticas, diagramas, inventarios
estén acordes a los lineamientos planteados
Elabora y remite el oficio de entrega de los
Manuales de Organización y Manual de Procedimientos al
Titular de la Dirección de Organización y Métodos
3
Imprime en limpio los Manuales de
Organización y Manual de Procedimientos para
su revisión en la Dirección de
Organización y Métodos
2
Dirección de Organización y Métodos
Autoriza por medio de oficio el Director de Organización y Métodos, el registro de los Manuales.
Imprime en cuatro tantos los Manuales de Organización y Manual de Procedimientos
Recaba las firmas de los titulares de cada unidad administrativa y posteriormente la firma del Titular del Sistema Educativo Estatal Regular
Elabora el oficio de solicitud de firma de Autorización en los Manuales de Org. y Manual de Proced. del Titular de la Secretaria de Educación.
Archiva para consulta el Manual de
Procedimientos y Manual de Organización autorizado por la
Dirección de Organización y Métodos
Erika Hernández Lozano
Proceso
Formuló Revisó Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
Elaborar y Capturar documentos de los programas que envElaborar y Capturar documentos de los programas que envíía la Secretara la Secretaríía de a de
EducaciEducacióón de Gobierno del Estado.n de Gobierno del Estado.
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Director de Servicios Educativos
Estructura kisdocumentos que envía la Secretaría de Educación de Gobierno del Estado
Sege, Premios Mpales, etc.
Entrega a la Asesora Técnica las
indicaciones para elaborar los documentos
Asesora Técnica
Recibe del Director de Servicios Educativos la
información corresponcdiente para la elaboración y captura de
documentos
Procede a elaborar Convocatorias, formatos o programas que envía la Secretaría de Educación
Pone a consideración del Director de Servicios Educativos el trabajo
realizado con respecto a la elaboración de
documentos
¿Están
correctos los
Documentos?
Presenta al Director de Servicios Educativos el
trabajo corregido y elaborado
Fin
SI
NO
Recibe las instrucciones correspondientes para
corregir errores, en caso de haberlos,en los
documentos elaborados
Turna a la Instancia donde corresponde las convocartorias o documentos autorizados para su reproducción y distribucion.
1
1
Erika Hernández Lozano
Inicio
Proceso
Formuló Revisó Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
Asesorar y orientar en la elaboraciAsesorar y orientar en la elaboracióón de documentos solicitados por lasn de documentos solicitados por las
Dependencias del Gobierno del Estado.Dependencias del Gobierno del Estado.
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Asesora Técnica
Emite las indicaciones a la Asesora Técnica para proceder a elaborar los documentos solicitados
por algunas dependencias oficiales
Inicio
Confirma que los trabajos sean entregados al Director de Servicios Educativos en tiempo y forma.
Informa al Director de Servicios Educativos sobre las actividades
realizadas en la elaboración de
documentos
Realiza un seguimiento sobre el
avance del trabajo encomendado a las
unidades administrativas
Revisa que los documentos están bien
elaborados por las unidades administrativas
que dependan de la Dirección de Serv. Educ,
Solicita reunirse con representantes de los
departamentos que conforman el área de
la Direcc. de Serv. Educ.
Informa al personal sobre los lineamientos que se deben seguir
para la elaboración de documentos oficiales.
1
1
Fin
Erika Hernández Lozano
Director de Servicios Educativos
Proceso
Formulo Reviso Autorizo
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
Asesorar y auxiliar en la realizaciAsesorar y auxiliar en la realizacióón de Programas Oficiales.n de Programas Oficiales.
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Recibe por medio de oficio los programas
oficiales para su revisión y análisis
FIN
Entrega a la Asesora Técnica los documentos
correspondientes a Programas Oficiales
Interviene en su aplicación o
realización para brindar asesoría que
sea necesario.
1
1
Realiza una revisión de los programas
para brindar asesoría en su realización
Asesora Técnica
¿Están correctos
Los programas?
SI
NO
Recibe los Programas Oficiales en orden y
debidamente elaborados para su
realización
Informa a las diferentes Unidades
Administrativas sobre las correcciones a
realizar.
Archiva de acuerdo al Sistema de Archivo
los programas autorizados por las
dependencias oficiales.
Secretaria
Elisa Medellín Cerda
Inicio
Director de Servicios Educativos
Fin
Proceso
Formuló Revisó Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
Asistencia y Seguimiento de solicitudes en organismos internos oAsistencia y Seguimiento de solicitudes en organismos internos o externosexternos
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Asesor Administrativo
Recibe las indicaciones para
asistir en representatividad de
la autoridad
Director de Servicios Educativos
Solicita en los departamentos que
corresponda, la información requerida
en el oficio de solicitud
1
Asesor Administrativo
Recibe las indicaciones para
proceder de acuerdo a la normatividad
fijada por el Director de Serv. Educativos
1
Fin
Notifica al Asesor Administrativo sobre la
asistencia o seguimiento para dar respuesta a la solicitud del Organismo
Externo
Valida y determina el trámite que se le dará
a la solicitud planteada por el
Organismo Interno o Externo
Inicio
Entrega o informa al Director de Servicios Educativos el informe
elaborado
Director General o Director de Servicios Educativos
Procede a realizar anotaciones sobre lo
realizado en la reunión o en la
actividad encomendada
Elabora un informe sistematizado en
relación a lo tratado en la reunión
Profr. Joel Martínez Olguín
Proceso
Formuló Revisó Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
ColaboraciColaboracióón en actividades Tn en actividades Téécnico Administrativas el Departamento Tcnico Administrativas el Departamento Téécnicocnico--PedagPedagóógicogico
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Auxiliar Administrativo
Recibe la indicación del Director de
Servicios Educativos para colaborar en las actividades técnico-
Administrativas
Director de Servicios Educativos
Notifica al Auxiliar Administrativo para
apoyar en las actividades técnico-
Administrativas
Desarrolla los procesos a realizarse en el Departamento Técnico-Pedagógico
Director de Servicios Educativos
Valida con la firma el responsable del Depto. Técnico-Pedagógico las
actividades desarrolladas
Consulta al Director de Servicios
Educativos para su autorización el
proceso de las act. encomendadas
1
¿Autoriza el Director de Servicios
Educativos?
Finaliza y concretiza el desarrollo de las
actividades
SI
NO
Informa al Director de Servicios Eucativos la
conclusión de las actividades
Elisa Medellín Cerda
Departamento Técnico Pedagógico
Inicio
1
Fin
Proceso
Formuló Revisó Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
AtenciAtencióón al Pn al Púúblicoblico
1
Asesor Administrativo
Recibe a la persona o documento para
conocr el asunto que va a tratar e informa
al Director de Servicios Educativos
Público en General
Solicita audiencia con el Director de Servicios
Educativos para obtener información de la
situación o documento que plantea
Asesor Administrativo
Elabora el documento de respuesta al
asunto planteado
Canaliza a la persona o remite el documento con
el funcionario que corresponda para
resolver la petición o trámite que se solicite
Instancia Administrativa
Recibe a la persona o envía el documento
remitido por la Dirección de Servicios Educativos y resuelve en el ámbito de
sus atribuciones
1
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Entrega al Director de Servicios Educativos
para que firme y valide el oficio de
respuesta
Director de Servicios Educativos
Indica al Asesor Administrativo sobre la respuesta que se
dará al solicitante
Profr. Joel Martínez Olguín
Inicio
Fin
Proceso
Formuló Revisó Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
AutorizaciAutorizacióón para el Desempen para el Desempeñño Docente en Instituciones Particulareso Docente en Instituciones Particulares
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Conoce los acuerdos relacionados con la
autorización para impartir educación básica, media terminal, media superior
y superior
Asesor Administrativo
Recibe del Director de Servicios Educativos la
documentación que presentan los solicitantes
para prestar servicio educativo
Da a conocer al solicitante los acuerdos para
requisitar el perfil académico
Analiza el expediente y vigila que reúna los
requisitos del perfil académico requerido
Remite la documentación analizada al Jefe del
Departamento Técnico para elaborar el documento de
autorización
Remite el documento de autorización al Director de Servicios Educativos para dar validez con su
rúbrica
Departamento Técnico-Pedagógico
1
1
Valida con su firma el documento de
autorización para prestar servicio educativo
Turna el documento de autorización al Jefe del Departamento Técnico-
Pedagógico para su distribución.
Recaba el acuse de recibo del documento de
autorización.
Archiva la copia del documento de
autorización
Director de Planeación y Evaluación
Secretaria del Departamento Técnico-Pedagógico
Profr. Joel Martínez Olguín
Inicio
Fin
Proceso
Formuló Revisó Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
Realizar enlaces telefRealizar enlaces telefóónicos en las diferentes Dependencias Oficiales.nicos en las diferentes Dependencias Oficiales.
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Director de Servicios Educativos
Registra en la bitácora las llamadas telefónicas recibidas
en la Dirección de Servicios Educativos
Secretaria
Comunica y registra en la bitácora las
llamadas a realizar en alguna dependencia gubernamental que
solicite
1
Recibe del Director de Servicios Educativos las
instrucciones correspondientes para
llevar a cabo los enlaces telefónicos
Informa al Director de Servicios Educativos
sobre las llamadas urgentes que se debe
atender prioritariamente
Realiza las acciones que dicta el Director
de Servicios Educativos sobre la atención de algunas
llamadas
Determina el trámite correspondiente
sobre las actividades a realizar de acuerdo
a las llamadas telefónicas
1
Reyna Ma. Candia Contreras
Sandra Luz Gallardo Ramírez
Inicio
Fin
Instancia Administrativa
Proceso
Formuló Revisó Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
RecepciRecepcióón y Atencin y Atencióón al Pn al Púúblicoblico
Profra. Silvia Montelongo Perez
Público en General
Solicita audiencia con el Director de Servicios
Educativos para obtener información en relación al
asunto que le aqueja
Señala a la persona el procedimiento a
seguir de acuerdo a la situación planteada a
el documento presentado
Secretaria
Atiende a la persona y recibe el documento
turnado para su conocimiento siguiendo
las indicaciones del Director de Servicios
Educativos
Director de Servicios Educativos
Ejecuta respuesta al documento o asunto planteado por la persona o documento recibido.
Entrega al Director de Servicios Educativos el
documento para la firma correspondiente y validar
la documentación expedida.
Canaliza a la persona o remite el documento con
el funcionario que corresponda para
resolver la petición o trámite que se solicite.
Atiende a la persona o turna el documento
emitido por la Dirección de Servicios Educativos y soluciona de acuerdo al
límite de sus atribuciones.
Reyna Ma. Candia Contreras
Sandra Luz Gallardo Ramírez
Inicio
1
1
Fin
Fin
Proceso
Formuló Revisó Autorizó
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
Control de la Correspondencia en la DirecciControl de la Correspondencia en la Direccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Director de Servicios Educativos
Sella de recibido original y copia del documento entregando la copia al
portador del documento y conservando el original para conocimiento del
Director de Serv. Educ,
Secretaria
Registra la correspondencia en
un diario
1
Recibe correspondencia por parte de la Dirección
General del Sistema Educativo Estatal
Regular, Direcciones de Área u Organismo
externos .
Entrega al Director de Servicios Educativos los documentos debidamente registrados.
Regresa el documento a la
Secretaria para la elaboración de el
oficio de respuesta
Revisa el documento para canalizar la
información
1
Le indica a la Secretaría cuál será la información
que deberá transmitirse y los téminos de elaboración del
documento
Elabora el oficio para ser enviado a las unidades correspondientes y lo turna al Director de Servicios Educativos para su revisión
¿Está correcto el oficio?
2
2
El Director de Servicios Educativos firma el oficio,
la secretaria lo sella, posteriormente entrega a
las unidades correspondientes.
Indica a la Secretaria las correcciones para su nueva elaboración
SI
NO
Reyna Ma. Candia Contreras
Sandra Luz Gallardo Ramírez
Inicio
Proceso
Formulo Reviso Autorizo
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
ElaboraciElaboracióón y control de Tarjeta de Centro de Trabajon y control de Tarjeta de Centro de Trabajo
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Público en general
Entrega tarjeta expedida por el Sindicato Nacional de Trabajadores de la Educación en donde se le notifica la adscripción o la incorporación a un Centro de Trabajo.
Recibe la tarjeta y turna para el registro del movimiento
Registra la tarjeta en el diario especificando el tipo de movimiento
Revisa que exista el antecedente
Auxiliar Técnico
1
1
Si existe el antecedente elabora la tarjera de Incorporación del Centro de Trabajo del interesado, y entrega al Director de Servicios Educativos para su validación.
Valida con su firma la tarjeta y entrega a la Secretaria de la Dirección de Servicios Educativos.(SEER-DSE-TCT-01)
Auxiliar Técnico
Director de Servicios Educativos
Elisa Medellín Cerda
Asesor Administrativo
2
NO¿Existe
antecedente o propuesta?
l
SI
Si no existe el antecedente conserva la tarjeta y cita a la persona
en fecha posterior, cuando exista
autorización se procede a el trámite
correspondiente
Turna para su elaboración SEER-
DSE-TCT-01
2
Auxiliar Técnico
Sella la tarjeta y entrega original y copia al Director del Centro de trabajo y a la persona que se incorpora(SEER-DSE-TCT-01)
Archiva en el expediente del Centro de Trabajo que corresponda.
Inicio
Fin
Proceso
Indica a la secretaria el
trámite a realizar después
de haber revisado
el documento
Entrega documento a la secretaria
Formuló
Reyna María Candía Contreras
Autorizó
Registra el documento en
el formato de recepción y
lo entrega al Director de
Servicios Educativos
para su conocimiento
Valida y entrega el
documento
a la secretaria
1
Realiza el trámite
indicado por el Director de
Servicios Educativos
y/o elabora el
documento
correspondiente
Clasifica el documento
observando la Ley de
Trasparencia
Administrativa y Acceso
ala Información Pública
del Estado y los
Lineamientos para Gestión
de Archivo Administrativo
y Resguardo de la
Información.
z
Verifica que el expediente
al que se integra el
documento sea
el correcto
Ubica el documento al
expediente o carpeta de
acuerdo a un
sistema de archivo y el
asunto que registra
1
Archiva en el expediente de
cada Institución los
documentos con
Información r que han
sido devueltos a la Dirección
de Servicios Educativos
Secretaria
Director de Servicios
Educativos
Secretaria
Instancia Administrativa
DirecciDireccióón de Servicios Educativosn de Servicios Educativos
Manejo y control del ArchivoManejo y control del Archivo
Revisó
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Inicio
Fin
RESPONSABLE DE
LA FORMULACIÓN DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
AUTORIZAN
OFICIAL MAYOR
C.P. Humberto Picharra Carrete
Lic. Gonzalo Ortuño CastroDirector de Organización y Métodos
REVISÓ
AUTORIZACION
Profra. Silvia Montelongo PérezDirectora de Servicios Educativos
Lic. Francisco Antonio Rubín de Celis Chávez
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes FloresDirector General del S.E.E.R.
SECRETARIO DE EDUCACIÓNDE GOBIERNO DEL ESTADO
CONTROL DE REVISIONES Y ACTUALIZACIONES
REVISIÓN
FECHA
NOMBRE FIRMA
CARGO
ACTUALIZACION
FECHA
PARTE DEL MANUAL QUE SE ACTUALIZA
HOJA (S) QUE SE MODIFICA(N)
FORMULÓ REVISÓ AUTORIZÓ
Ing. Xicoténcatl Turrubiartes Flores
Director General del S.E.E.R.
Octubre 2008
Profra. Silvia Montelongo Pérez
Directora de Servicios Educativos
Lic. Gonzalo Ortuño CastroDirector de Organización y
Métodos
C.P. Humberto Picharra Carrete
Oficial Mayor
Octubre 2008
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