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MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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MANUAL DE PROCESOS
DE CARTERA
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Contenido
1. GENERALIDADES ................................................................................. 4
1.1. INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 4
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 4
1.3. ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 4
2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ........................ 5
2.1 Tabla de Comandos ..................................................................................... 5
3. PARAMETRIZACIÓN ............................................................................ 6
3.1. Parametrización para asignar Periodo de Facturación ............................... 6
3.2. Parametrización de la Lista de precios ........................................................ 9
3.3. Parametrización Fecha de inscripción de Ordenes- Sistema académico ... 10
3.4. Parametrización de Equivalencia entre Programas y Centros .................... 11
3.5. Parametrización para la Creación de Terceros y Clientes ......................... 13
3.6. Parametrización de Causa Nota ................................................................ 15
3.7. Parametrización de Notas Debito/Crédito ................................................ 16
3.8. Parametrización de Solicitud Nota ............................................................. 17
4. ELABORACIÓN DE SOLICITUD NOTA ................................................. 19
5. CREACIÓN DE ÓRDENES..................................................................... 22
6. CARGUE DE ORDEN DE MATRICULA Y SOLICITUD NOTA ................. 29
7. CARGUE DE ARCHIVOS ORDEN DE MATRICULA ............................... 31
7.2. Procesamiento de registros....................................................................... 32
8. PROCESO PARA GENERAR RECIBOS DE PAGO .................................. 34
8.2. Visualizar recibos de Pago ........................................................................ 35
9. Creación de Nota crédito Directa ......................................................... 36
10. CARTERA POR CLIENTE ......................................................................38
11. CREACIÓN DE CRÉDITOS .................................................................... 39
11.1. Verificar en solicitud de Nota de aprobación de Crédito ........................... 42
12. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA PAGO CERO ....................................... 43
12.1. Crear documentos de soporte para el crédito ............................................ 45
12.2. Definición del Crédito ............................................................................... 47
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13. INGRESOS BANCARIOS ....................................................................... 52
14. INGRESO AUTOMÁTICO DE PAGO ...................................................... 57
15. REVERSION MASIVA DE SALDOS POR DOCUMENTO ....................... 60
16. REGISTRO INGRESO CON TARJETAS DE CRÉDITO ............................ 62
17. GIROS BANCARIOS ICETEX ................................................................ 65
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1. GENERALIDADES
1.1. INTRODUCCIÓN
La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran
Colombia necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las
actividades realizadas en el departamento de cartera, donde encontramos:
a. Parametrización, Creación de matrículas, creación de notas crédito, Creación de
Recibo, Registro de ingresos, liquidación de matrículas, descargue de cuentas por
cobrar, recibos por otros conceptos
b. Mantenimiento de las novedades y detectar errores, ajustando la parametrización
del programa ICEBERG para mejorar los procesos.
c. Revisar y controlar la información y velar por su correcto ingreso al sistema y
optimizar los procesos para el mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación
ICEBERG.
1.2. OBJETIVO DEL MANUAL
Procesos y procedimientos del usuario en el módulo de Cartera donde realiza Matrículas
y genera recibos para pago.
1.3. ALCANCE DEL MANUAL
Precisar los procesos y procedimientos para generar las Órdenes de pago de Matrículas
de los estudiantes de la universidad buscando mejorar y así lograr una buena calidad en
el proceso.
1.1. PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG
Los procesos realizados en el Departamento de Cartera son registrados en la base de
datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos deben seguir un determinado
orden el cual está presentado en este manual de Usuario.
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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG
Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows
2.1 Tabla de Comandos
2.2. Ingreso a la Aplicación ICEBERG
Username: Se digita el nombre de usuario
Password: Se digita la Contraseña asignada
Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar
Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos
Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.
Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.
Objeto o Tecla descripción
Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda
Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se
colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar
Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado
Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles
Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo
Desplazamiento por los valores de algunos registros al pulsar flecha abajo.
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Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al
pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.
++: Despliega todos los submenús del árbol
--: Cierra todos los submenús del árbol
Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado
Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar
nuevamente a la aplicación
Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación
3. PARAMETRIZACIÓN
3.1. Parametrización para asignar Periodo de Facturación
Se realiza la parametrización del periodo teniendo en cuenta el tipo de periodo y se coloca el
carácter correspondiente para diferenciarlos, se utilizan según la siguiente tabla:
Descripción Signo PREGRADO ( - ) POSGRADO ( / ) LICEO ( L ) MAESTRIA ( + ) CADA CONVENIO ( D ) CONVENIO 034 ( C ) CONVENO PROFESIONAL
( P )
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Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA – CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- periodo facturación
Tipo: Se ingresan las siglas que identifica el periodo que se va realizar, los más utilizados se
relacionan en la siguiente tabla:
Descripción Siglas Orden Pago Pregrado OPRE Orden Pago Pos-Grado OPOS Orden Pago Maestría MSTR Orden Pago Liceo OLIC Convenio034 C034
Nombre: Descripción del periodo
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Descripción: Se registra el nombre del periodo académico
Estado: Siempre se deja en vigente
Cierre página: Se coloca la pestaña si no se requiere imprimir
Inicio Diferido y Meses diferidos. Se dejan vacíos.
Luego se guarda con F10
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En el segundo bloque Vencimientos por Grupos se ingresa la siguiente información:
Grupo: Se digita el número del grupo
F.Vencimiento: Se toman del calendario institucional para ingresar estas fechas
Porcentaje: Se digita dependiendo de las Fecha de vencimiento
Descripción del Grupo: Se ingresa el nombre del grupo
Fechas Porcentaje %
Nombre
1 Fecha Calendario Institucional
-2 Pago con Descuento
2 Fecha Calendario Institucional
0 Pago Ordinario
3 Fecha Calendario Institucional
15 Pago con Recargo
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Descripción de Fecha: Se ingresa el nombre del tipo de pago
Para finalizar se guarda con F10
3.2. Parametrización de la Lista de precios
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR – PARAMETROS- Lista de Precios
Según resolución institucional se parametriza los valores de cada concepto de Cobro
Código: Se ingresa el año con un (1) a la derecha
Descripción de la Lista de Precios: Se ingresa nombre con periodo, año y número de
semestre
En el bloque Detalle de la lista de Precios por Producto y /o Servicio se ingresa lo
siguiente:
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Producto: Se ingresa código del producto
Nombre o Descripción del y/o Servicio: Se ingresa código del producto
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Nombre Periodo: Ingresa automáticamente al seleccionar el periodo
Fecha Inicial: Se ingresa fecha de inicio del periodo
Fecha Final: Se ingresa fecha de finalización del periodo
Cantidad Inicial: Se deja fija en uno (1)
Cantidad Final: Las veces que pueda contener por cada estudiante
Precio: Se digita según la resolución del “Comité anual”
3.3. Parametrización Fecha de inscripción de Órdenes- Sistema académico
Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- Académico Fecha de Inscripción de Órdenes
Centro de Costo: Se ingresa número del centro de costo dependiendo el programa
Org: Se digita 1 (Universidad Gran Colombia)
Nombre centro: se genera automáticamente al digitar el centro de costo
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Nombre Periodo: Carga automáticamente dependiendo del valor de Periodo
Grupo: Debe estar creado
Fecha Ini.Diferido: Se digita la fecha de inicio de amortización de ingreso de un periodo
Meses: Cantidad de meses del periodo
Fec.Inscripción: Se deja Vacío.
Condición: Siempre se digita 1
Primíparo: Se selecciona “Si” para primer semestre
Referencia: Número el producto seleccionado de los registrados en la lista de precios
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Para finalizar se guarda con F10
3.4. Parametrización de Equivalencia entre Programas y Centros
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- Académico- Equivalencia entre Centros y Programas
Cada estudiante tiene un código de 10 dígitos los 3 primeros indican la facultad los 3
siguientes el periodo de ingreso y los 4 últimos el consecutivo
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500 132 0029
Centro de Costo: Se digita código del centro de costo dependiendo del programa
Org: Se genera Automático
Nombre Centro: Se genera Automático dependiendo del número digitado en el centro de
costo
Documento: Se digita “OCC”- Otros conceptos de cartera, OPRE- Orden matricula o el
documento de cartera correspondiente
Org: Siempre se ingresa el número 1
Nombre Documento: Se genera automáticamente con la información de la celda
Documento
Referencia: Se ingresa el código del concepto de cobro
Nombre Referencia: Se genera Automático al digitar la Referencia
Programa: Se digita el código del programa
Fondo. Siempre va en (1)
Nombre Fondo: Se genera automáticamente al digitar el Fondo
Fuente: Se digita 21 – Ingresos Operacionales
Nombre Fuente: Carga automáticamente con la información de la celda Fuente
Función: Se digita 21 – Ingresos Operacionales
Primíparo: Se selecciona “Si” para clientes de que ingresan a primer semestre
Nombre Función: Se genera automáticamente con la información de la celda Función
Facultad Consecutivo Periodo de Ingreso
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3.5. Parametrización para la Creación de Terceros y Clientes
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- Creación de terceros y clientes
Carga automáticamente los datos del cliente admisiones asignan número, con estudiantes
atípicos se realiza el procedimiento manualmente.
Se pulsa F7 y se digita la identificación luego se pulsa F8 para cargar los datos del Tercero
En el bloque Información Detallada de los Clientes:
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Cliente: Este número es generado por Admisiones, también se puede ingresar manual si es
necesario
Organiz: Se digita 1
Nombre de Impresión, Dirección Entrega, Teléfono y Dirección Electrónica: Son
datos cargados automáticamente con la información del cliente que ingresa de admisiones al
sistema Iceberg o mediante la creación de cargues masivos.
Zona: Se deja (1)
Lista: Se deja vacío
Condición: Se deja en uno (1) contado
Nombre Condición: Carga automático dependiendo del valor registrado en Condición
Tipo de Cliente: Se selecciona según tabla
Tipo Cliente
Descripción tipo de Cliente
1 ESTUDIANTES 2 COMERCIAL 3 EMPLEADO 4 ESTUDIANTE LICEO JULIO
CESAR GARCÍA 5 ENTIDADES FINANCIERAS
Canal: Se Ingresa Uno(1) - No aplica
Centro_Costo: Se digita el código correspondiente
Organización. Se digita uno (1)
Ruta: se digita uno (1)
Estado: se digita (1) - Estado Activo
Dirección se guarda con F10
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3.6. Parametrización de Causa Nota
Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- Causas notas cr/ db
En esta pantalla se ingresa un número para la Causa Nota y un nombre con la descripción
Para seleccionar las causas aplicables a cada concepto de Nota
Se debe asignar código y nombre. Contabilidad define el comportamiento contablemente.
Para terminar se guarda con F10
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3.7. Parametrización de Notas Debito/Crédito
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-CUENTAS POR
COBRAR- PARAMETROS- Conceptos notas debito / crédito
Concepto: Se ingresa número que abarque varios conceptos de causa
Nombre Concepto: Carga automático con el número de concepto
Aplica: Se selecciona si es débito o crédito
Controla Saldo por: Se parametriza dependiendo el comportamiento de la nota
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Obliga Dcto.Ref: Se selecciona dependiendo del concepto
Aplica Mora: se define si o no
Interés Mora: se define en %
Grupo: Vacío
Al terminar se guarda con F10
En la sección Causa aplicables a cada concepto de Notas se ingresa lo siguiente:
Causa: se ingresa el número
Descripción Causa: Carga automáticamente con el valor de Causa
Créditos los meses diferidos y forma de inicio diferido: Se especifica dependiendo de
cada caso
Los demás campos se dejan como están por defecto
3.8. Parametrización de Solicitud Nota
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACION FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- CARTERA COMERCIAL- Tipo
solicitud nota
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Son notas temporales que no afectan al cliente, solo al documento aquí están todos los
documentos de nota crédito.
Se ubica el cursor en Concepto Nota se pulsa F6 para insertar uno nuevo
Concepto Nota: Se selecciona el código correspondiente
Concepto Causa: Se genera automáticamente
Nombre Solicitud: Nombre que se le asigno
Genera Client.?: Se deja vacío
Aut: Se deja vacío
Priori: Se deja en 1
Aplica Total: Se marca
Valor: Se digita el asignado
Tipo Valor: puede ser valor o porcentaje
Incl.Liq Extra?: Si se incluye o no en el cálculo de liquidación extraordinaria
Incl.Pronto Pago?: Si se incluye o no en el cálculo del descuento por pronto pago
Centro de Costo. Si se quiere especificar se coloca
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Meses diferidos: Es opcional
4. ELABORACIÓN DE SOLICITUD NOTA
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTA POR
COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Solicitud nota
Solicitud#: Este número se genera al guardar
Cliente: se digita el código del cliente
Nombre negocio: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente
Identificación: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente
Nombre/Razón Social: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente
Primer Apellido: Se genera automáticamente al digitar el número de cliente
Estado: Se selecciona solicitud y al terminar pulsando el botón Aprobar solicitud Orden,
cambia a aprobado.
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Nombre periodo: Se genera automáticamente cuando se ingresa periodo
Docmto: Se digita o se selecciona de la lista de órdenes que están vigentes en ese periodo
para activar
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Orden: Se carga Automático dependiendo del valor de Docmto
Org.: Se carga Automático dependiendo del valor de Docmto
Valor Total Orden: Se carga Automático dependiendo del valor de Docmto
Fecha Solicitud: Se registra fecha de elaboración de la Solicitud Nota
Concepto: Se registra el número del concepto
ENTIDAD CONCEPTO
CAUSA
CASUR 430 439 CAFAM 430 438 COLSUBSIDIO
430 437
NEGRITUDES
430 446
FUERZAS MILITARES
430 440
FONDO NACIONAL DEL AHORRO
430 443
ADUC 430 441 FONTEBO 430 442 FOEMDAS 430 445 COOTRATIEMPO
430 447
Causa: Depende del concepto registrado
Aplica: Se selecciona si es débito o crédito depende del concepto
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Centro de Costo: Al ingresar el cliente se genera automáticamente pero se puede modificar
si se necesita
Nombre Tipo de solicitud: Carga automáticamente con el concepto y la causa
Descripción: Carga automáticamente con el concepto y la causa
Nombre de centro de costo: Carga automáticamente cuando se digita el centro de costo
Fuente función. Se digita o se selecciona de la lista desplegable
Nombre fuente Función: se genera al digitar la fuente función
Fecha diferido: Se digita la fecha a diferir
Mes diferido: Se digita la cantidad de meses
Tipo: Se selecciona si es porcentaje o valor viene de la parametrización de tipo solicitud nota
Aplica Total: se selecciona “Si”
Porcentaje: Muestra el definido en la parametrización de tipo solicitud nota se edita allí.
Valor: El programa Muestra el definido en la parametrización de tipo solicitud nota se edita
allí.
Cliente Cargo: Se digita el código del responsable o se busca en la lista desplegable, para un
traslado de deuda
Nombre negocio: Carga automático con cliente cargo
Identificación: Carga automático con cliente cargo
Nombre r/Razón social: Carga automático con cliente cargo
Apellido: Carga automático con cliente cargo
Comentarios: Se ingresa una descripción de las notas
Se pulsa F10 para guardar y se genera un número de solicitud
Se pulsa en el botón Aprobar Solicitudes Orden y el Estado cambia a aprobado
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Para imprimir la nueva orden de pago a nombre del estudiante le damos clic en el botón
Imprimir Orden y posterior en generar nueva orden le damos “si” luego de esto
obtendremos una vista previa de la matrícula para imprimir.
5. CREACIÓN DE ÓRDENES
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes
Para buscar una orden se pulsa F7 y se digita el número del cliente y se pulsa F8 para traer la
información a la pantalla
Para una nueva orden se realiza lo siguiente.
Cliente: Se digita número del cliente
#identificación: Carga con el valor digitado en el cliente
Nombre Negocio: Carga con el valor digitado en el cliente
Razón social/Nombre Cliente: Carga con el valor digitado en el cliente
Primer Apellido: Carga con el valor digitado en el cliente
Teléfonos: Carga con el valor digitado en el cliente
Ciudad/Municipio/Población: Carga con el valor digitado en el cliente
Org: se digita 1
Docmto: se digita el documento correspondiente o se busca en la lista desplegable
Nombre del documento: Depende del valor digitado en Docmto.
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Doc.Saldo, #Doc.Saldo, Org.Sal y Enviar a: Se dejan vacíos
Liquidación: Carga automáticamente
Tipo Entrega: Seleccionar personal
Estado: se deja en vigente
Condición: Se digita 1
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Grupo: El que corresponda a este periodo elegido
Tipo de orden: Se deja en Orden
Fecha Orden: Se registra, está por defecto la actual
F. Liquidación: Se genera automáticamente activar la Orden
1er. Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento
2do.Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento
3er.Vencimiento: Se genera automáticamente dependiendo del grupo de vencimiento
Descuento: Se genera automáticamente
Ciclo: Se selecciona de lista desplegable según la siguiente imagen:
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Promoción, Vendedor, Dirección y Orden de compra: Se dejan vacíos
Org: Se genera automáticamente
C. de Costo: Se genera automáticamente pero se puede modificar si se requiere
Nombre centro: Se genera automáticamente
Fondo: Se selecciona generalmente es 1
Fuente: Se selecciona generalmente es la nro. 21
Mora: Se deja en NO
Tasa: Se deja en Cero (0)
Consec: se deja vacío
Descripción: Se digita una breve descripción de la orden
Mensaje: Se deja Vacío
Valor bruto de la Orden: Se actualiza automáticamente al guardar la información del
detalle
Valor de Descuento: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle
Valor de IVA: Se actualiza automáticamente al guardar la información del detalle
Valor Total de la Orden: Se actualiza automáticamente al guardar la información del
detalle
En el Bloque inferior se registra lo siguiente:
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Producto: Se digita el código
Nombre del producto/servicio: Se genera automático al digitar el producto
Descripción: Se digita la descripción
Cantidad: Se digita generalmente uno (1)
Precio: Si no carga automático se ingresa manualmente
%desc: Carga automático al llenar todos los campos restantes
% IVA: Carga automático al llenar todos los campos restantes
Valor Bruto: Carga automático al llenar todos los campos restantes
Valor descuento: Carga automático al llenar todos los campos restantes
Valor IVA: Carga automático al llenar todos los campos restantes
Subtotal: Carga automático al llenar todos los campos restantes
Org: Carga automático
C.Costo: carga automático
Fondo: Carga automático
Inicio Diferido: Se digita la fecha a partir de la cual inicia el diferido
Meses: se ingresa cantidad de meses
Estado: se carga automáticamente
Facturado: Vacío
Línea: Vacío
Se pulsa F10 para guardar y se pulsa el botón confirmar, luego se abrirá la siguiente ventana
indicando que pasara la orden a estado vigente se pulsa el botón YES.
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Página 26
Luego se pulsa en el botón Documento relacionados
Se ingresa la fecha para liquidar una orden y se pulsa OK
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Página 27
Se genera la siguiente ventana con la información simulada de la orden con los documentos
débito y crédito relacionados
Al pulsar next block
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Si se requiere imprimir la orden de pago, se regresa a la ventana Cuentas por Cobrar anterior
y se pulsa en el botón Imprimir.
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6. CARGUE DE ORDEN DE MATRICULA Y SOLICITUD NOTA
Para crear una entidad, sus requerimientos y subir los archivos creados en Excel se ingresa
por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- GENERAL- CARGUE DE
ARCHIVOS- Archivos de las entidades
Tipo: Se ingresan los valores de FIN para entidades financieras y UNI para Universidad
Virtual
TIPO ENTIDAD NOMBRE
UNI UNI BANCO VIRTUAL GRAN COLOMBIA
FIN 01 BANCO BOGOTÁ
FIN 02 BANCO POPULAR
FIN 07 BANCOLOMBIA
FIN 23 BANCO OCCIDENTE
FIN 32 BANCO BCSC
Para crear los parámetros del Tipo UNI Entidad UNI y Nombre: Banco Virtual Gran
Colombia se realiza lo siguiente:
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En Definición de archivos para La Entidad
Tipo: Se ingresa el código 05 para cargue de solicitud Nota
Columna: Se ingresa el número dela columna
Nombre de Columna: Se ingresa el nombre del encabezado
Tipo de Dato: Se ingresa el nombre dl tipo de dato que será ingresado
Posición Inicial: se deja en cero para todos
Longitud. Se deja en cero para todos
Formato. Se deja vacío, para fecha debe tener el formato DD/MM/YYYY
Incluida: Se deja en la opción “SI” para todas
Se ingresan 16 columnas para el tipo de archivo 05 y 06
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7. CARGUE DE ARCHIVOS ORDEN DE MATRICULA
7.1. Cargue de Archivos
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- GENERAL- CARGUE
DE ARCHIVOS-Cargue de archivos
En esta ventana se ingresan los siguientes datos
Banco: UNI
Tipo de archivo: 06
Fecha: se genera la actual automáticamente
Tabla. Se escribe Orden
Tipo: se genera automáticamente TB
Archivo: se genera automáticamente al seleccionar el archivo con el botón buscar
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Destino: Se pulsa en el botón buscar para seleccionar el archivo en Excel en la ruta donde
este almacenado.
Luego se pulsa en el botón Cargar
Si la información cumple con el formato subirá en la sección Registros del archivo
7.2. Procesamiento de registros
Luego se ingresa a procesamiento de registros por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN
FINANCIERA- GENERAL-CARGUE DE ARCHIVOS- Procesamiento de Registros
En esta pantalla se pulsa F7 se ingresa Tipo y Secuencia, luego se pulsa F8 se cargan los datos
automáticamente; si se está seguro que cargaron correctamente se pulsa en el botón
procesar
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En la barra de estado saldrá el mensaje de transacción Completa
Describir que pasa al pulsar en resultado
En detalle aparece procesado “NO” al pulsar el botón procesar pasarán a estado “SI”
Para cargar los datos de seguro de accidente se ingresa por
Para solicitud nota se realiza el mismo procedimiento:
Banco: UNI
Tipo de Archivo: 05
Fecha: Se ingresa la actual
Tabla: SOLICITUD_NOTA
Tipo: TB
Archivo y directorio: Se cargan cuando se selecciona el archivo al dar en el botón Buscar,
luego se pulsa en el botón cargar.
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8. PROCESO PARA GENERAR RECIBOS DE PAGO
8.1. Generar Recibo de Consignación
ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR-
LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Genera recibo de consignación para un periodo
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En esta ventana se ingresa:
Periodo académico: Se digita año signo y periodo
Documento: Se digita OPRE
Centro de Costo: Se ingresa el código del centro de costo y se pulsa Enter
8.2. Visualizar recibos de Pago
Para ver los recibos se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-
CUENTAS POR COBRAR- LIQUIDACIÓN DE FACTURAS- Ordenes
Se pulsa en el botón Imprimir si se quiere tener en físico o sino están quedan cargadas en la
página web de Universidad
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9. Creación de Nota crédito Directa
Se realizan dos modalidades una es la solicitud Nota esta no afecta la cartera y la Nota Crédito
esta si afecta la cartera se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA-
CUENTAS POR COBRAR- CARTERA COMERCIAL-Notas Crédito
Nota Crédito directa:
Organiz: Se digita 1
Concepto Causa: Se digita el código
Cliente: Se digita el código
Fecha: Se ingresa la fecha actual
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Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Con cargo a: Se ingresa el Número del cliente
Centro Costo: se ingresa el código
Organiz: es uno (1)
Fondo: Se ingresa el Numero 1
Fuente Función: Se ingresa el número 1
Inicio diferido: Fecha a partir del inicio del periodo
Meses: Depende de la duración del periodo
Estado. Se deja en “grabado”
Doc. externo: Se deja Vacío
Descripción: Se ingresa la descripción completa de la nota crédito.
Valor bruto. Se llena si la nota es de total de lo contrario se actualiza con los valores afectados
en los documentos del detalle
Total Documentos afectados:
Valor Total: Automático
Se pulsa en el botón Confirmar en el mensaje que se presenta se pulsa OK al realizar esto la
nota pasa a Estado “Vigente” y afecta los saldos de cartera.
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10. CARTERA POR CLIENTE
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR
COBRAR- CARTERA COMERCIAL- Cartera por Cliente
En esta ventana Cartera por Cliente se pulsa F7 y se digita el código en Cliente y se pulsa
F8 y se muestran los documentos y el movimiento en cartera
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11. CREACIÓN DE CRÉDITOS
Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-Captura
de Créditos con cheque
Para este proceso se debe tener en cuenta los documentos solicitados al cliente, como son
Cheques, liquidación, formulario, matrícula, Fotocopia cédula y abonos.
Org: 1
Crédito: se genera automáticamente
Estado: Carga automáticamente en cartera
Líneas: Se selecciona de una de las 3 opciones
Código Descripción 1 Crédito Personal 2 Crédito Especial 3 Credicheque
Cliente: Se digita el número
Org. Se selecciona de la lista desplegable
Doc.: carga automáticamente con el valor anterior de Org
Orden: carga automáticamente con el valor anterior de Org
Fec.Vencmto: Se deja Vacío
Sol: Se selecciona la opción “Si”
Mod.fec: Se selecciona la opción “Si”
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Ver.Orden, Vr.Adicional, Vr.Solicitudes y Vr.Creditos
Formaliq: Se deja en cap.fijo.int.Venc.
Plazo: Depende del número de cheques
Int: Se deja Vacío
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Tasa Int: se digita la tasa de interés
Int Mora: Se selecciona la opción “NO”
Periodo: Se selecciona Mensual
Fecha Solicitud: Se registra la que aparece en la documentación “Formulario”
Fecha aprobación: la misma de solicitud
Vr.Financiación: Se ingres el valor de la matrícula
Cobro cuo ini: se deja en la opción Valor
Valor/proc: Se deja en cero
Valor CuoIni: se deja vacío
Cobro gastos: Se deja la opción Porcentaje
Valor/porci: Se deja en Cero
Valor Gastos: se deja en Cero
Org: Su valor es 1
Centro. Carga automático con número y nombre
Fondo. Su valor es 1
Fue/fun: se ingres ala 21
Descripción: Especificar el nombre del crédito y el año y periodo ej.: Crédito con cheque
20131
Tipo: si ingresa FIN
Entidad. Se ingres ale código de la entidad bancaria
De cheques: Se genera el nombre de la entidad al ser ingresado el código anterior
Cuenta. Se digita el número del cheque
Girador: Se digita y se obtiene de la documentación entregada
Tipo: carga automático con la información de autorización
Entidad: Entidad que aprueba el cheque – Cov
De respaldo: Carga automáticamente con la sigla COV- Covinoc
Autorización: se ingresa el número de los documentos presentados
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Se guarda con F10 y se pulsa en el botón Liquidar
En el bloque Cuotas a respaldar se verifican los valores de las cuotas a pagar para finalizar
se guarda con F10
Si se necesitan correcciones se pulsa en el botón Cuot.Normales se realizan modificaciones
y se vuelve a liquidar verificar valor Cheque y el número del Cheque en “Cheque Núm.” y
luego se pulsa en el botón Confirmar
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11.1. Verificar en solicitud de Nota de aprobación de Crédito Se ingresa por ICEBERG-ADMINISTRACION FINANCIERA-CUENTAS POR
COBRAR-CARTERA COMERCIAL-Solicitud Nota
Se pulsa F7 y se ingresa el número del cliente luego se pulsa F8 en observaciones esta
detallado el número del crédito
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12. LIQUIDACIÓN DE MATRICULA PAGO CERO
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINACIERA- CUENTAS POR
COBRAR- Liquidación de Facturas- Órdenes
Luego se pulsa en el botón documentos relacionados
En esta ventana se ingresa una fecha a la que se le quiere ver el estado y se pulsa el botón OK
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Se genera una ventana con los documentos de este cliente a favor y en contra
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12.1. Crear documentos de soporte para el crédito
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITOS-
DOCUMENTOS SOPORTE-Documentos Soporte
Cliente: Se digita el código del cliente
Org: Se Ingresa el 1
Tipo de Documento: se digita Pagaré
Cliente: Se digita el código del Cliente
Estado: cambia al guardar
Los demás campo se dejan vacíos
Se guarda con F10, luego se pulsa en Activar
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Se genera una ventana de verificación, se pulsa en el botón YES
Se genera un mensaje en la barra de Estado
Identificador: Se crea automáticamente
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12.2. Definición del Crédito Luego en se ingresa a ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CREDITO-
Definición de Crédito
Para realizar el ingreso de datos a esta pantalla se deben tener a mano los siguientes
documentos Formulario, pagaré, Orden de pago, carta de compromiso, pagaré, carta de
instrucciones, cédula de Ciudadanía, certificado laboral y Formulario.
Se ingresan los siguientes datos,
Org: Se ingresa el valor 1
Crédito: Se genera automáticamente al guardar
Línea: Se selecciona una opción dela siguiente tabla
Descripción: Carga con el valor de la línea
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Descripción: Carga con el valor digitado en periodo
Forma liquidación: Cap.Fijo.Int: Venc
Fondo: Se ingresa el valor 1
Nombre Fondo: Carga con el valor de Fondo
Fue/Fun: Se ingresa el número 21
Número Descripción 1 Crédito Personal 2 Crédito Especial 3 Credicheque
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Nombre fuente Función: Carga con el valor de Fue/Fun
Estado: Inicia automático en cartera
Financiación: Se ingresa el valor del formulario
Luego se selecciona la pestaña Generales
Plazo: Se ingresa el número para el plazo de pago
Cuotas: Igual al número de plazo
Interés Indexado: se deja vacío
Valor interés: Se digita 3
Genera mora: Se selecciona Si o NO
Int. Mora: Se ingresa 0 o 1,5
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Periodo: se selecciona en la opción “Mensual”
Solicitud: se ingresa fecha actual
En la pestaña Datos del cliente se ingresa lo siguiente
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Cliente: se ingresa el número del cliente y cargan los datos de identificación, Dirección
electrónica, dirección de residencia, teléfono de residencia, razón social, primer apellido,
segundo apellido.
En la pestaña Datos documento Soporte se ingresa lo siguiente
En la celda Doc. Soporte, Se selecciona una opción de la lista al pulsar en la lupa
Los datos de las celdas esta ventana cargan automáticamente cuando se ingresa el valor Doc.
Soporte
En la pestaña Orden Soporte del Crédito
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Orden: Se ingresa el número de la Matricula del periodo
Incluye de Solicitud: Se selecciona “SI”
Solicitud Fecha: Sale del formulario
Observaciones: Crédito personal
Las demás se dejan como están.
Se guarda con F10, se pulsa en Liquidar luego en el botón YES y ACEPTAR se presentan
las cuotas, se pulsar en pre- aprobar y luego se pulsa en confirmar, para liquidar se crea una
nota temporal.
Luego se pulsa en el botón Liquidar
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En la ventana que se presenta se pulsa en el Botón YES y aceptar
Luego se pulsa en Pre-aprobar y luego en confirmar, para liquidar se crea una nota
Temporal.
13. INGRESOS BANCARIOS
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA-
INGRESOS-Recibo Ingresos
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Org: Se selecciona el número 1
Caja: se selecciona el número 11
Nombre caja: Se carga automáticamente
Fecha: Se ingresa la fecha de pago
Fecha de pago: Se Ingresa la fecha de pago
Cliente: Se ingresa el código del cliente
Identificación, Razón social, Primer Apellido, Segundo Apellido: Ingresan
automáticamente cuando se digita el código del cliente
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Descripción: Se ingresa pago certificado “el número”
Documento: se ingresa el número de la consignación
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En la pestaña documento a cancelar
Valor: Se digita el valor de la consignación
Pestaña conceptos: concepto correspondiente
Valor: Se ingresa el valor en la columna Valor. Y se guarda F10
In Diferido: Se ingresa fecha a partir de la cual se va a diferir
Mes: a partir de la consignación se toma meses a diferir y se guarda con F10
En la venta anterior
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Se pulsa en el botón Confirmar se selecciona “si” y cambia el estado a vigente
13.1. Cargue Automático De Bancos
Se utiliza el Convenio 414 Cuenta 821, todas las cuentas están referenciadas,
Bajar archivo ajustar para realizar cargue en ICEBERG
Ingresar al Irs revisar con la cuenta del Banco y bajar archivo e Excel
13.2. Descargue Cheque
Cuando llega cheque se realiza Recibo de Caja
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Org: se digita 1
Caja: Se ingresa número
Fecha: se ingresa la fecha de consignación
Fecha Cheque: Se ingresa la fecha del Cheque
Código: Se ingresa el código del cliente
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Descripción: Se digita descripción pago de cheque con el número de consignación.
En la pestaña documentos
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Se confirma pago, el sistema cancela el valor del cheque
14. INGRESO AUTOMÁTICO DE PAGO
ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA- INGRESOS- Ingresos
Automáticos de pago
Organización: Se digita el valor 1
Número: Se genera al guardar
Caja: Se ingresa el valor 11- Caja ingreso de consignaciones
Fecha Consignación: Se ingresa la fecha de consignación
Fecha Pago: Se ingresa la fecha de pago
Cliente: Se ingresa el número del cliente
Identificación: Se genera automáticamente al ingresar nombre del cliente
Razón social / nombre: Se genera automáticamente al ingresar nombre del cliente
Primer Apellido: Se genera automáticamente al ingresar nombre del cliente
Segundo Apellido: Se genera automáticamente al ingresar nombre del cliente
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Referencia, ref. Crédito se dejan vacíos.
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Descripción: Se ingresa la descripción del recibo y el número de la OPRE
Se guarda con F10
En la pestaña pagos
Modalidad: Se ingresa el número 3- Consignación cuenta bancaria
Nombre: Se genera al digitar el valor de la modalidad
Moneda: Se utiliza pesos
Valor: Se registra el valor en pesos
Requiere documento: se deja en “No”
Consignación: Se selecciona el banco de la lista pulsando en la lupa
Entidad: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación
Nombre Entidad: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación
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Oficina: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación
Cuenta: Se genera automáticamente con la información del campo Consignación
Documento: se ingresa el número de la consignación
En el botón Documentos
Se ingresa el número del recibo se pulsa el botón Confirmar Recibo
En botón contabilidad
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Verificar a que parte se envió y los valores que se están liquidando.
15. REVERSION MASIVA DE SALDOS POR DOCUMENTO
ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR –
CARTERA COMERCIAL- Reversión Masiva de Saldos por Documento
Se utiliza es operación para los valores que quedan sin registrar en saldos superiores a 20000
Se pulsa en el botón Reversión Total
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Se digita la fecha actual y se pulsa en el botón OK
Se genera una ventana con la confirmación de la operación realizada se pulsa OK
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16. REGISTRO INGRESO CON TARJETAS DE CRÉDITO
Todo lo que tiene que ver con matrículas va en automático
Se ingresa por ICEBERG- ADMINISTRACIÓN FINANCIERA- TESORERIA-
INGRESOS- Recibos de Ingreso
Org: Se ingresa el número 1
Caja: Se seleccionan según los datos de la tabla:
Código Descripción 11 Bancarios 13 Activación Orden 14 Cruce Saldos Automáticos
Nombre Caja: Ingresa Automáticamente con el valor de caja
Fecha: Se digita la fecha de pago
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Fecha Pago: Fecha de pago
Cliente: Se digita el código del estudiante
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Descripción: Se ingresa una descripción con la fecha y 4 números de tarjeta y el nro. de
recibo de consignación.
Se registra pulsando el botón pagos
Al pulsar el botón pagos se activa la siguiente ventana
Modalidad: Se ingresa el valor teniendo en cuenta la siguiente tabla
Código Descripción 3 Consignación Bancaria 4 Tarjeta Banco de
Bogotá 5 Tarjeta Banco de
Davivienda 6 Tarjeta Banco Caja
Social 7 Tarjeta Colsubsidio
Nombre: Carga automáticamente con el valor digitado en el campo Modalidad
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Moneda: Se ingresa pesos
Valor: Se ingresa Valor
Consignación: Se busca el banco de la lista
Entidad, oficina, y Cuenta: Estos 3 se cargan automáticamente cuando se ingresa el valor
en el campo de consignación
Documento: Se ingresa número de Transacción
Se guarda con F10, al guardar se genera un recibo y una data (Botón Cartera por Cliente),
luego se pulsa en recibo de caja y luego en botón Imprimir
Se genera el recibo de caja, se pulsa en el semáforo
Se genera un recibo para ser impreso
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17. GIROS BANCARIOS ICETEX
Se descarga la resolución del ICETEX se utiliza el fondo coofipopular se busca el código para
ello se ingresa a Iceberg de la siguiente manera.
ICEBERG ADMINISTRACION FINANCIERA- CUENTAS POR COBRAR-CARTERA
COMERCIAL- Cartera Por Cliente
Al ingresar se pulsa F7 se digita Nro. identidad se registra el número del código
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En la pestaña Notas crédito se realiza lo siguiente:
Organiz: Se ingresa el valor 1
Concepto: Se ingresa el concepto 910 para Ice tex
Causa: Se genera dependiendo del concepto
Cliente: Se ingresa código del Cliente
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Fecha: Se ingresa la fecha cuando se realizó el giro
Vencimiento: Se deja la misma
Periodo: Se ingresa el periodo al que corresponda
Con cargo a: Se ingresa el Nit del ICETEX
Fuente Función: Se ingresa el número 21
Centro Costo: Se ingresa el código del centro de costo
Estado: Se deja en Vigente
Descripción: Se registra una descripción del estado de la deuda
Valor Bruto: Se ingresa el valor de la deuda
Luego se pulsa en el botón Confirmar
Se revisa que quede el saldo a favor y en la cuenta del ICETEX quede la deuda del estudiante.
Recibo ingresos: recibos de impuesto se ingresan datos para descargue se revisa el Ice tex y
queda en cero