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MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE
LA/FT EFICACIA S.A.
1. NATURALEZA Y VALORES DE LA EMPRESA ........................................ 5
2. OBJETIVOS DEL MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE LAVADO DE ACTIVO Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO PARA
EFICACIA S.A. ................................................................................ 6
3. ALCANCE ................................................................................ 7
4. GESTIÓN DEL MANUAL SARLAFT .................................................... 7
4.1. Responsabilidad ............................................................................. 7
4.2. Seguimiento ................................................................................. 7
4.3. Comunicación ............................................................................... 8
4.4. Capacitaciones .............................................................................. 8
4.5. Edición, revisión y aprobación ........................................................... 8
5. DEFINICIONES ........................................................................... 8
5.1. Definiciones sobre delitos ................................................................ 8
5.1.1. Delito de LA/FT ................................................................................... 9
5.1.2. Delito de omisión de control ................................................................... 10
5.1.3. Financiación del terrorismo .................................................................... 10
5.1.4. Delito de testaferrato ........................................................................... 11
5.2. Riesgo de LA/FT – RLA/FT ................................................................11
5.3. Definiciones sobre riesgos asociados al LA/FT .......................................11
5.3.1. Riesgo reputacional .............................................................................. 11
5.3.2. Riesgo legal ....................................................................................... 12
5.3.3. Riesgo operacional ............................................................................... 12
5.3.4. Riesgo de contagio ............................................................................... 12
5.4. Eventos LA/FT ..............................................................................12
5.4.1. Operación inusual ................................................................................ 12
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5.4.2. Operación intentada ............................................................................. 13
5.4.3. Operación sospechosa ........................................................................... 13
5.5. Personas Políticamente expuestas (PEP)..............................................13
5.6. Listas Vinculantes .........................................................................13
5.7. Listas Restrictivas .........................................................................14
5.7.1. Lista OFAC ......................................................................................... 14
5.7.2. Listas de las Naciones Unidas .................................................................. 14
5.7.3. Listas de buscados, fugitivos y terroristas del FBI ......................................... 14
5.8. Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF) ................................15
6. ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SARLAFT ................................... 15
6.1. Junta Directiva .............................................................................16
6.2. Gerente General y/o Representante Legal ...........................................16
6.3. Oficial de Cumplimiento .................................................................17
6.4. Directores y Gerentes ...................................................................18
6.5. Jefes y Coordinadores .................................. ¡Error! Marcador no definido.
6.6. Colaboradores ..............................................................................20
7. COMPONENTES DE UN EVENTO DE RIESGO LA/FT (ERLA/FT) EN EFICACIA S.A. SUS ELEMENTOS Y CÓMO SE INTERRELACIONAN .............................. 20
7.1. Fuentes de Riesgo .........................................................................21
7.1.1. Contraparte ....................................................................................... 21
7.1.2. Servicios ........................................................................................... 22
7.1.3. Canales de distribución ......................................................................... 22
7.1.4. Jurisdicción territorial .......................................................................... 22
7.2. Señales de Alerta ..........................................................................23
7.2.1. Clasificación y descripción de Señales de Alerta ........................................... 24
7.2.1.1. Señales de alerta producidas por los Accionistas .................................... 25
7.2.1.2. Señales de alerta producidas por los miembros de Junta Directiva .............. 25
7.2.1.3. Señales de alerta producidas por los clientes ........................................ 26
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7.2.1.4. Señales de alerta producidas por los proveedores .................................. 27
7.2.1.5. Señales de alerta producidas por los colaboradores ................................ 30
7.2.1.6. Señales de alerta producidas en los servicios ........................................ 31
7.2.1.7. Señales de alerta por las jurisdicciones geográficas donde se realiza la operación 32
7.3. Situaciones de riesgo de LA/FT en la empresa ......................................32
7.4. Causas de un ERLA/FT en la empresa .................................................32
7.4.1. Metodología de los 5 por qué’s para identificar causas de un ERLA/FT ................ 33
7.5. Riesgos asociados a un ERLA/F en EFICACIA S.A. ....................................34
7.6. Impactos o consecuencias de un ERLA/FT en EFICACIA S.A. ......................34
8. IDENTIFICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES Y DETECCIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS O INTENTADAS EN EFICACIA S.A. .............. 35
8.1. Proceso que se debe seguir para identificar operaciones inusuales.............35
8.1.1. Formato que se debe utilizar para reportar operaciones inusuales o ERLA/FT ´s ... 38
8.2. Proceso para detectar y reportar operaciones sospechosas en EFICACIA S.A. 39
8.2.1. Génesis de operaciones intentadas o sospechosas ......................................... 39
8.2.2. Indicios de posibles operaciones sospechosas ............................................... 41
8.2.3. Responsable en la empresa por la detección de operaciones sospechosas ............ 41
8.2.4. Reporte de operaciones sospechosa - ROS ................................................... 41
8.2.5. Cómo se reportan a la UIAF las operaciones sospechosas................................. 42
9. POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS y HERRAMIENTAS .............................. 43
9.1. Políticas y procedimientos corporativas para la gestión del SARLAFT ..........44
9.1.1. Políticas para asegurar el adecuado funcionamiento del SARLAFT ..................... 44
9.1.2. Políticas específicas para impulsar la cultura de prevención y control del riesgo LA/FT en EFICACIA S.A. ................................................................................... 46
9.1.2.1. Procedimiento para Impulsar la Cultura Organizacional de Prevención y Control del Riesgo de LA/FT .................................................................................... 47
9.1.2.1.1. Inducción corporativa ................................................................. 48
9.1.2.1.2. Divulgación .............................................................................. 48
9.1.2.1.3. Capacitaciones .......................................................................... 48
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9.2. Procedimiento para atender distintas situaciones del SARLAFT .................49
9.2.1. Atención de los requerimientos de información por parte de las autoridades competentes o grupos de interés ....................................................................... 49
9.2.2. Procedimiento para prevenir y Resolver los posibles Conflictos de Interés ........... 50
9.2.3. Procedimiento para asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás disposiciones relacionadas con el SARLAFT............................................................ 50
9.2.4. Procedimiento sobre régimen de sanciones ................................................. 51
9.2.5. Revisoría Fiscal ................................................................................... 51
9.3. Mecanismos e instrumentos de la etapa de control.................................59
10. DOCUMENTACIÓN. ................................................................... 60
10.1.Criterios y procesos de manejo de la documentación ..................................................................................60
10.2.Custodia de documentos ......................................................................................60
10.3.Conservación de documentos ......................................................................................61
10.4. Libro SARLAFT .............................................................................61
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NATURALEZA Y VALORES DE LA EMPRESA
EFICACIA S.A. es una empresa de outsourcing que crea soluciones que generan
competitividad a sus clientes.
El objeto social principal de EFICACIA S.A. es el siguiente:
“La sociedad tendrá como objeto social principal la externalización de procesos de negocio -Business Process Outsourcing- (BPO, por sus siglas en inglés) enfocados en la implementación y desarrollo de soluciones especializadas relativas a la industria, el comercio y el sector servicios en calidad de contratistas independientes con autonomía técnica y directiva, tanto en Colombia como en el exterior. Las operaciones sociales pueden incluir, sin limitarse, a una o más de las siguientes actividades especializadas: a) BPO en Mercadeo y Ventas: Desarrollo de actividades de merchandising, ventas, promociones, fulfillment, generación de demanda, up selling (impulso a las ventas), procesamiento de pedidos, distribución y comercialización de servicios en telecomunicaciones, y otros procesos similares o conexos; b) BPO en Logística: Desarrollo de actividades de productividad en procesos de producción, bodegaje, aseo, gestión de suministro, gestión de transporte, cadena de abastecimiento y otros procesos similares o conexos; c) BPO en Tecnología: Servicios tecnológicos tales como procesamiento de datos, servicios de información, tecnologías de la información, help desk, teletrabajo prestación de servicios de tecnología que soportan los procesos de negocio, actualización de bases de datos, adquisición, desarrollo, venta y mantenimiento y otros procesos similares o conexos; d) BPO en Atención y Servicio: Desarrollo de actividades de información a clientes, televenta de toda clase de artículos, call center, investigación de mercados, teleconsultas, telemercadeo, atención de servicio al cliente y otros procesos similares o conexos; e) BPO en Talento Humano: Outsourcing de personal, Payroll de RRHH, outsourcing de nómina, reclutamiento y selección de personal off line y on-line, talleres y capacitaciones y otros procesos similares o conexos.”
De igual forma EFICACIA S.A. tiene establecidos unos valores corporativos lo cuales se
esperan sean seguidos por todos los grupos de interés con quienes interactúa y en especial
por todos sus empleados. Los valores y sus significados son los siguientes:
CONFIANZA: Es la credibilidad que inspiramos, porque nuestras conductas y
comportamientos se fundamentan en la verdad y en la coherencia de lo que
decimos, pensamos y hacemos por el bien común en los grupos de interés de
nuestra Organización.
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RESPETO: Es el reconocimiento del otro como un ser humano único, integral y
distinto, valorando y aceptando sus pensamientos, opiniones y actuaciones, para
construir en la diferencia.
LEALTAD: Es la reciprocidad gana-gana entre los grupos de interés de la
Organización, representada en acciones de fidelidad, compromiso, cumplimiento
del deber, disposición y gratitud.
HONESTIDAD: Es actuar siempre con honradez, justicia y rectitud, manifestada en
la coherencia entre el sentimiento, pensamiento y acción.
INTEGRIDAD: Es la actuación correcta, congruente y consistente a la luz de los
propósitos y fundamentos de la Organización.
OBJETIVOS DEL MANUAL DEL SISTEMA DE AUTOCONTROL Y GESTIÓN DEL RIESGO DE
LAVADO DE ACTIVO Y FINANCIACIÓN DEL TERRORISMO PARA EFICACIA S.A.
Se tiene como objetivo principal establecer para EFICACIA S.A. los lineamientos y
controles para la prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo (LA/FT)
en cada una de los grupos de interés de la compañía.
De igual manera, se tienen como objetivos específicos los siguientes:
1. Cumplir adecuadamente con la CIRCULAR EXTERNA NUMERO 100-000005 DEL 17 DE
JUNIO DE 2014 expedida por la SUPERINTENDENCIA DE SOCIEDADES
(Supersociedades), mediante la cual imparte instrucciones a las empresas vigiladas
por esta Superintendencia sobre el Sistema de Autocontrol y Gestión del Riesgo de
Lavado de Activo y Financiación del Terrorismo (SARLAFT), y en relación al reporte
obligatorio de información a la Unidad Administrativa Especial de Información y
Análisis Financiero (UIAF) o cualquier otra nueva resolución o norma que amplié o
modifique lo establecido por la CIRCULAR EXTERNA NUMERO 100-000005.
2. Disponer de argumentos que evidencien ante autoridades nacionales e
internacionales el cumplimiento de la “debida diligencia” para prevenir y
controlar que EFICACIA S.A. sea utilizada por delincuentes para cometer los delitos
de LA/FT
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3. Proteger razonablemente a EFICACIA S.A. de ser utilizada por cualquier persona
para lavar activos y financiar el terrorismo.
4. Lograr el liderazgo en el SARLAFT entre las empresas del sector real colombiano,
particularmente entre las empresas especializadas en la externalización de
procesos de negocios.
5. Reflejar de manera pública el posicionamiento nacional e internacional de
EFICACIA S.A. en el SARLAFT en la medida de lo posible.
ALCANCE
El manual del SARLAFT se aplicará a los principales grupos de interés de la empresa siendo
estos los clientes, los proveedores, los trabajadores y los accionistas. De igual forma se
promoverá porque el alcance del SARLAFT cubra toda la cadena de operaciones que se
llevan a cabo en EFICACIA S.A.
GESTIÓN DEL MANUAL SARLAFT
Responsabilidad
El responsable de la elaboración y del contenido del presente manual del SARLAFT será el
Representante Legal o quien la Gerencia General designe, quien lo presentará a la Junta
Directiva para su aprobación de acuerdo con la ley.
Una vez aprobado, el Gerente General y/o el Representante Legal bien sea principal o
suplente o quien la Gerencia designe, deberá hacer cumplir el SARLAFT. Igualmente, la
Gerencia General deberá suministrar los recursos tecnológicos, humanos y físicos
necesarios para la implementación del sistema y atender los requerimientos o
recomendaciones realizados por los entes de control, Accionistas y Junta Directiva, para
su adecuado cumplimiento.
Seguimiento
En EFICACIA S.A. habrá una persona responsable de la ejecución y seguimiento al manual
del SARLAFT, quien se denominará Oficial de Cumplimiento quien podrá ser representante
legal o no. Este rendirá o presentará informes como mínimo cada seis meses al
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representante legal cuando aplique, o en su defecto a la Gerencia General o la Junta
Directiva sobre la implementación, desarrollo, avances y hallazgos del SARLAFT.
La Junta Directiva exigirá el cumplimiento del SARLAFT de acuerdo con la ley y con lo que
dicte este manual.
Comunicación
El SARLAFT será comunicado periódicamente a los colaboradores de la compañía para que
estén informados de la implementación del sistema mediante capacitaciones, actividades
de comunicación o mediante cualquier otro medio que garantice la difusión,
entendimiento y puesta en marcha del SARLAFT que puede incluir herramientas
multimedia, e –learning etc. Dicha actividad será apoyada y supervisada por la Gerencia
General de EFICACIA S.A..
Capacitaciones
La empresa escogerá la forma y la audiencia a la cual se le debe capacitar en forma
periódica con el fin de dar cumplimiento al SARLAFT. Como resultado, los colaboradores
capacitados tendrán las herramientas necesarias para identificar cuando una operación es
inusual, intentada o sospechosa, cuándo debe reportarse, el medio para hacerlo y a quién
reportar. Esta actividad tendrá su propio capítulo dentro de este manual más adelante.
Edición, revisión y aprobación
El presente manual se aprueba con versión uno (001). A partir de este momento, el manual
será revisado cuando el contenido de alguno de sus elementos requiera ser modificado, a
consideración de la Junta Directiva del Gerente General y/o Representante Legal o por
recomendación del Oficial de Cumplimento o las autoridades, pero en todos los casos la
aprobación quedará únicamente en cabeza de la Junta Directiva.
DEFINICIONES
Definiciones sobre delitos
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El Código Penal Colombiano ha tipificado los delitos de lavados de activos, financiación
de terrorismo, y conexos a estos con el fin de preservar el orden económico social y la
seguridad pública. Se transcribe lo establecido en cada uno de esos delitos.
Delito de LA/FT
Está consagrado en el artículo 323 del Código Penal, siendo el inciso 1° modificado por el
artículo 42 de la Ley 1453 de 2011, de la siguiente manera:
Lavado de activos. El que adquiera, resguarde, invierta, transporte, transforme,
almacene, conserve, custodie o administre bienes que tengan su origen mediato o
inmediato en actividades de tráfico de migrantes, trata de personas, extorsión,
enriquecimiento ilícito, secuestro extorsivo, rebelión, tráfico de armas, tráfico de
menores de edad, financiación del terrorismo y administración de recursos relacionados
con actividades terroristas, tráfico de drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias
sicotrópicas, delitos contra el sistema financiero, delitos contra la administración
pública, o vinculados con el producto de delitos ejecutados bajo concierto para delinquir,
o les dé a los bienes provenientes de dichas actividades apariencia de legalidad o los
legalice, oculte o encubra la verdadera naturaleza, origen, ubicación, destino,
movimiento o derecho sobre tales bienes o realice cualquier otro acto para ocultar o
encubrir su origen ilícito, incurrirá por esa sola conducta, en prisión de diez (10) a treinta
(30) años y multa de seiscientos cincuenta (650) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos
legales vigentes.
La misma pena se aplicará cuando las conductas descritas en el inciso anterior se realicen
sobre bienes cuya extinción de dominio haya sido declarada.
El lavado de activos será punible aun cuando las actividades de que provinieren los bienes,
o los actos penados en los apartados anteriores, se hubiesen realizado, total o
parcialmente, en el extranjero.
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Las penas privativas de la libertad previstas en el presente artículo se aumentarán de una
tercera parte a la mitad cuando para la realización de las conductas se efectuaren
operaciones de cambio o de comercio exterior, o se introdujeren mercancías al territorio
nacional.
El aumento de pena previsto en el inciso anterior, también se aplicará cuando se
introdujeren mercancías de contrabando al territorio nacional.
Delito de omisión de control
Está consagrado en el artículo 325, modificado por el artículo 3° de la Ley 1357 de 2009,
de la siguiente manera:
Omisión de control. El miembro de Junta Directiva, representante legal, administrador o
colaborador de una institución financiera o de cooperativas que ejerzan actividades de
ahorro y crédito que, con el fin de ocultar o encubrir el origen ilícito del dinero, omita
el cumplimiento de alguno o todos los mecanismos de control establecidos por el
ordenamiento jurídico para las transacciones en efectivo incurrirá, por esa sola conducta,
en prisión de treinta y ocho (38) a ciento veintiocho (128) meses y multa de ciento treinta
y tres punto treinta y tres (133.33) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales
mensuales vigentes.
Financiación del terrorismo
Está consagrado en el artículo 326 del Código Penal, modificado por el artículo 345 de la
Ley 1453 de 2011, de la siguiente manera:
Financiación del terrorismo y de grupos de delincuencia organizada y administración de
recursos relacionados con actividades terroristas y de la delincuencia organizada. El que
directa o indirectamente provea, recolecte, entregue, reciba, administre, aporte,
custodie o guarde fondos, bienes o recursos, o realice cualquier otro acto que promueva,
organice, apoye, mantenga, financie o sostenga económicamente a grupos de
delincuencia organizada, grupos armados al margen de la ley o a sus integrantes, o a
grupos terroristas nacionales o extranjeros, o a terroristas nacionales o extranjeros, o a
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actividades terroristas, incurrirá en prisión de trece (13) a veintidós (22) años y multa de
mil trescientos (1.300) a quince mil (15.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Delito de testaferrato
Está consagrado en el artículo 326 del Código Penal, de la siguiente manera:
Testaferrato. Quien preste su nombre para adquirir bienes con dineros provenientes del
delito de narcotráfico y conexos, incurrirá en prisión de seis (6) a quince (15) años y multa
de quinientos (500) a cincuenta mil (50.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes,
sin perjuicio del decomiso de los respectivos bienes.
Riesgo de LA/FT – RLA/FT
Consiste en la posibilidad de pérdida o daño que puede sufrir EFICACIA S.A. por su
propensión a ser utilizada directamente o a través de sus operaciones como instrumento
para el lavado de activos y/o canalización de recursos para la realización de actividades
terroristas, o cuando se pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas
actividades.
El riesgo de LA/FT se materializa a través de riesgos asociados, como son: el legal,
reputacional, operativo y de contagio, a los que se expone la entidad, con el consecuente
efecto económico negativo que ello puede representar para su estabilidad financiera
cuando es utilizada para tales actividades.
Definiciones sobre riesgos asociados al LA/FT
Además de las sanciones administrativas, civiles o penales que acarrean los delitos de
LA/FT, también conllevan los denominados riesgos asociados. Se entienden por estos,
aquellos que se derivan de las consecuencias negativas que les genera a una empresa, a
los accionistas, a los administradores, a los colaboradores y contrapartes un evento del
LA/FT. Estos riesgos son:
Riesgo reputacional
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Es la posibilidad de pérdida en que incurre EFICACIA S.A. por desprestigio, mala imagen,
publicidad negativa, cierta o no, respecto de la institución y sus prácticas de negocios,
que cause pérdida de clientes, disminución de ingresos o procesos judiciales.
Riesgo legal
Es la eventualidad de pérdida en que incurre EFICACIA S.A., sus Accionistas, sus
administradores o cualquier otra persona vinculada, al ser sancionada u obligada a
indemnizar daños como resultado del incumplimiento de normas o regulaciones
relacionadas con prevención de LA/FT.
El riesgo legal también surge como consecuencia de fallas en los contratos y transacciones,
derivadas de actuaciones malintencionadas, negligencia o actos involuntarios que afectan
la formalización o ejecución de contratos o transacciones.
Riesgo operacional
Es la posibilidad de ser utilizado en actividades de LA/FT por deficiencias, fallas o
inadecuaciones, en el recurso humano, los procesos, la tecnología, la infraestructura o
por la ocurrencia de acontecimientos externos. Esta definición incluye el riesgo legal y
reputacional, asociados a tales fuentes.
Riesgo de contagio
Es la posibilidad de pérdida que EFICACIA S.A. puede sufrir, directa o indirectamente, por
una acción o experiencia de una contraparte vinculado con los delitos de LA/FT. El
relacionado o asociado incluye personas naturales o jurídicas que tienen posibilidad de
ejercer influencia sobre la empresa.
Eventos LA/FT
Es un incidente o situación de LA/FT que ocurre en la empresa durante un intervalo
particular de tiempo. Se consideran eventos los siguientes:
Operación inusual
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Es aquella cuya cuantía o características no guarda relación con la actividad económica
de los clientes, o que por su monto, por las cantidades transadas o por sus características
particulares, se salen de los parámetros de normalidad establecidos.
Operación intentada
Se configura cuando se tiene conocimiento de la intención de una persona natural o
jurídica de realizar una operación sospechosa, pero no se perfecciona por cuanto quien
intenta llevarla a cabo desiste de la misma o porque los controles establecidos o definidos
no permitieron realizarla. Estas operaciones tienen que ser reportadas única y
exclusivamente a la UIAF.
Operación sospechosa
Es aquella que por su número, cantidad o características no se enmarca dentro de los
sistemas y prácticas normales de los negocios, de una industria o de un sector determinado
y, además, que de acuerdo con los usos y costumbres de la actividad que se trate no ha
podido ser razonablemente justificada. Estas operaciones tienen que ser reportadas única
y exclusivamente a la UIAF.
Personas Políticamente expuestas (PEP)
Los procesos para el conocimiento de esta clase de clientes deben ser más estrictos, exigir
más controles, una debida diligencia avanzada y la negociación debe ser aprobada por una
instancia superior a quien desarrolla, al interior de la organización, los procesos de
conocimiento de los clientes.
Listas Vinculantes
Son las listas de personas o entidades asociadas con organizaciones terroristas o
actividades delictivas que son de obligatoria verificación para Colombia en virtud de
tratados internacionales. De conformidad con el artículo 20 de la Ley 1121 del 2006, el
Ministerio de Relaciones Exteriores transmitirá las listas de personas y entidades asociadas
con organizaciones terroristas, vinculantes para Colombia conforme al Derecho
Internacional. Al momento de aprobación de este manual la única lista vinculante para
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Colombia conforme al derecho internacional es la expedida por el Consejo de Seguridad
de la Organización de las Naciones Unidas – ONU, conforme a la Resolución 1267 de 1999,
relativa a las personas naturales y entidades de la Organización AL-QAEDA o asociados con
ellos. Se publica en página web
(http://www.un.org/spanish/sc/committees/1267/consolist.shtml)
Listas Restrictivas
Son aquellas Listas frente a las cuales EFICACIA S.A. se abstendrá o buscará terminar las
relaciones jurídicas vigentes o de cualquier otro tipo con las personas naturales o jurídicas
que en ellas figuren. Tienen esta característica las listas de las Naciones Unidas, las listas
OFAC, las listas del FBI y otras listas que por su naturaleza generen un alto riesgo que no
puedan mitigarse con la adopción de controles.
Lista OFAC
Listas emitidas por la Oficina de Control de Activos Extranjeros (OFAC) del Departamento
del Tesoro de los Estados Unidos, también conocida como “Lista Clinton”. Contienen
nombres de narcotraficantes especialmente señalados (significant designated narcotic
traffickers – SDNTLIST), narcotraficantes extranjeros significativos (significant forein
narcotic traffickers - SFNTLIST), terroristas globales especialmente señalados (significant
designated global terrorits – SDGTLIST), cabecillas de organizaciones criminales o
terroristas que representan uno o todos los riesgos antes señalados. Se pública en la página
web (http://www.treasury.gov/resource-center/sanctions/SDN-List/Pages/default.aspx)
Listas de las Naciones Unidas
Listas emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas de personas y entidades
asociadas con organizaciones terroristas. Estas listas son vinculantes para Colombia
conforme al Derecho Internacional. Se publica en página web
(http://www.un.org/spanish/sc/committees/1267/consolist.shtml)
Listas de buscados, fugitivos y terroristas del FBI
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El FBI (Federal Boreau of Investigation) de los Estados Unidos tiene listas de personas
buscadas, más buscadas, fugitivos, personas secuestradas y desaparecidas y terroristas.
Esta información se puede consultar en la página web (www.fbi.gov./wanted.htm).
Unidad de Información y Análisis Financiero (UIAF)
Es una unidad administrativa especial, de carácter técnico, adscrita al Ministerio de
Hacienda y Crédito Público, creada por la Ley 526 de 1999, modificada por la Ley 1121 de
2006, que tiene como objetivo la prevención y detección de operaciones que puedan ser
utilizadas para el lavado de activos o la financiación del terrorismo. Así mismo, impone
obligaciones de reporte de operaciones a determinados sectores económicos.
ROLES Y RESPONSABILIDADES DEL SARLAFT
Las responsabilidades del SARLAFT en EFICACIA S.A. se encuentra soportada por la
siguiente estructura:
Junta Directiva
Gerente General y/o Representante
Legal
Gerentes Directores
Oficial de Cumplimiento
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Junta Directiva
Como máximo organismo de administración, le corresponde a la Junta Directiva de la
EFICACIA S.A., ordenar y vigilar que SARLAFT se ajuste a las necesidades de la empresa
con el fin de alcanzar las metas propuestas y garantizar su objeto social.
La Junta Directiva es considerada un órgano de dirección y para efectos del SARLAFT,
tendrá las siguientes funciones y facultades:
Aprobar las políticas del SARLAFT.
Designar al Oficial de Cumplimiento.
Escuchar de manera semestral bien sea al Gerente y/o al Representante Legal o al
Oficial de Cumplimiento el informe sobre la implementación, desarrollo y avances
del SARLAFT.
Pronunciarse respecto de cada uno de los puntos que contengan los informes que
presente el Gerente, el Representante Legal o el Oficial de Cumplimiento, dejando
la expresa constancia en la respectiva acta.
Pronunciarse sobre los informes presentados por la Revisoría Fiscal y la Auditoría
Interna o quien haga sus veces sobre el SARLAFT, y hacer seguimiento a las
observaciones o recomendaciones adoptadas, dejando la expresa constancia en la
respectiva acta.
Gerente General y/o Representante Legal
La Gerencia General y/o Representante Legal es considerado como un órgano de
administración y para efectos del SARLAFT, tendrá las siguientes funciones y facultades:
Someter a aprobación de la Junta Directiva el manual del SARLAFT para EFICACIA
S.A.
Verificar que los procedimientos establecidos para efectos de prevención y control
del LA/FT en la empresa, desarrollen todas las políticas aprobadas por la Junta
Directiva.
Adoptar las medidas adecuadas como resultado de la evolución del SARLAFT.
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Proveer los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener
en funcionamiento el SARLAFT.
Prestar efectivo, eficiente y oportuno apoyo al Oficial de Cumplimiento.
Ordenar los recursos técnicos y humanos necesarios para implementar y mantener
en funcionamiento el SARLAFT.
Aprobar los criterios objetivos y establecer los procedimientos y las instancias
responsables de la determinación y reporte de las operaciones sospechosas.
Aprobar las metodologías de identificación, monitoreo y control del SARLAFT.
Designar la(s) instancia(s) responsable(s) del diseño de las metodologías, modelos
e indicadores cualitativos y/o cuantitativos de reconocido valor técnico para la
oportuna detección de las operaciones inusuales.
Garantizar que los registros utilizados en el SARLAFT cumplan con los criterios de
integridad, confiabilidad, disponibilidad, cumplimiento, efectividad, eficiencia y
confidencialidad de la información allí contenida.
Aprobar el procedimiento para la vinculación de los clientes y proveedores que
pueden exponer en mayor grado a la entidad al riesgo de LA/FT.
Oficial de Cumplimiento
El Oficial de Cumplimiento debe cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:
Ser como mínimo de segundo nivel jerárquico dentro de la entidad y tener
capacidad decisoria.
Acreditar conocimiento en materia de administración de riesgos.
Contar con una buena trayectoria profesional y una hoja de vida intachable.
Las siguientes funciones están a cargo del Oficial de Cumplimiento:
Velar por el efectivo, eficiente y oportuno funcionamiento de las etapas que
conforman el SARLAFT.
Reportar semestralmente al Representante Legal, al Gerente General o a la Junta
Directiva sobre el funcionamiento y resultados del SARLAFT.
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Los informes o reportes que se hagan pueden contener o referirse a los siguientes
aspectos:
Los resultados de la gestión desarrollada.
El cumplimiento que se ha dado en relación con el envío de los reportes a las
diferentes autoridades si hay lugar a ello.
La efectividad de los mecanismos e instrumentos de prevención y control del
LA/FT, así como de las medidas adoptadas para corregir las fallas en caso de
encontrarse en el SARLAFT.
Los resultados de los correctivos ordenados por la Junta Directiva u órgano que
haga sus veces.
Los documentos y pronunciamientos emanados de las entidades de control y de
la UIAF.
Promover la adopción de correctivos al SARLAFT.
Supervisar el desarrollo de programas internos de capacitación.
Proponer al Gerente y/o Representante Legal la actualización del manual y velar
por su divulgación a los colaboradores.
Colaborar con la instancia designada por la Junta Directiva o la Gerencia General
en el diseño de las metodologías, modelos e indicadores cualitativos y/o
cuantitativos de reconocido valor técnico para la oportuna detección de las
operaciones inusuales.
Diseñar en caso de que no existan (por controles que pueda tener la empresa
previamente), las metodologías de identificación, medición y control del SARLAFT.
Gerentes
Los Directores y los Gerentes tendrán las siguientes responsabilidades dentro del SARLAFT:
Conocer, cumplir y hacer cumplir la política y procedimientos correspondientes al
SARLAFT
Propender la identificación de los riesgos empresariales de los procesos y
funciones a su cargo.
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Velar por el establecimiento de medidas preventivas y acciones correctivas
eficientes para administrar el riesgo asociado al LA/FT.
Apoyar y participar en los programas de inducción, sensibilización, entrenamiento
y todas las actividades definidas para el mejoramiento continuo del SARLAFT para
EFICACIA S.A.
Aprobar los tratamientos propuestos para los procesos bajo sus responsabilidades.
Reportar al Oficial de Cumplimiento por escrito de cualquier operación intentada,
inusual o sospechosa que llegue a conocer haciendo una descripción detallada de
la misma bien sea de manera directa o de las operaciones que sean identificadas
por las personas a su cargo.
Recibir de las personas a su cargo y por escrito las notificaciones de posibles
operaciones intentadas, inusuales o sospechosas que llegue a conocer haciendo una
descripción detallada de la misma que luego y bajo su análisis como Directivo o
Gerente Regional deban ser notificadas al Oficial de Cumplimiento.
Entregar como mínimo cada seis meses al Oficial de Cumplimiento una declaración
donde se relacionen las operaciones, intentadas, inusuales o sospechosas que se
hayan presentado en la Dirección o Regional a su cargo, esto con el fin de cumplir
con la debida diligencia para efectos de archivar dichas declaraciones en el libro
del SARLAFT. Si no hay nada que declarar de igual forma se hará constancia en este
sentido indicándose que no se conoció de ninguna operación dentro del periodo
respectivo.
Cumplir con las recomendaciones impartidas por el Oficial de Cumplimiento.
Jefes y Coordinadores
Los Jefes y Coordinadores tendrán las siguientes funciones dentro del SARLAFT:
Conocer, cumplir y hacer cumplir las políticas y procedimientos correspondientes
al SARLAFT.
Identificar los riesgos de los procesos y revisarlos en caso de que existan con su
respectiva Dirección o Gerencia.
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Evaluar acorde al procedimiento el impacto de las medidas de control para cada
uno de los eventos de riesgo identificados y medidos.
Facilitar toda la información que sea necesaria al Oficial de Cumplimiento de
manera que pueda brindar el apoyo necesario para realizar seguimiento a los
distintos riesgos.
Hacer seguimiento y control de la gestión del SARLAFT en los que temas que estén
a su cargo.
Establecer en conjunto con las personas a su cargo las medidas preventivas y
acciones correctivas más convenientes para tratar el riesgo asociado al LA/FT
Participar en los programas de inducción, sensibilización, entrenamiento y todas
las actividades definidas para el mejoramiento continuo del SARLAFT para
EFICACIA S.A.
Reportar o notificar a su Dirección o Gerencia por escrito de cualquier operación
intentada, inusual o sospechosa que llegue a conocer haciendo una descripción
detallada de la misma, quien a su vez es la que debe hacer previo análisis el reporte
oficial al Oficial de Cumplimento.
Cumplir las recomendaciones impartidas por su Dirección y/o Gerencia y/o el
Oficial de Cumplimiento en temas relacionados con el SARLAFT.
Colaboradores
Los colaboradores deberán participar activamente en la gestión del riesgo LA/FT bajo los
lineamientos corporativos.
COMPONENTES DE UN EVENTO DE RIESGO LA/FT (ERLA/FT) EN EFICACIA S.A. SUS ELEMENTOS Y CÓMO SE INTERRELACIONAN
Un ERLA/FT ocurre en la empresa durante un intervalo particular de tiempo. También es
definido como el conjunto de circunstancias de tiempo, modo y lugar, que se pueden
comprender en sus interrelaciones mediante la relación causa-efecto y se manifiestan
mediante señales de alerta percibidas en las situaciones de riesgo (actividad de un
proceso) cuando los clientes, proveedores, colaboradores, miembros de Junta Directiva,
directivos o accionistas que participan en la cadena operativa de la organización, para
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generar los servicios y dar soporte a los mismos, pretenden utilizar a la empresa
directamente o a través de sus operaciones como instrumento para el lavado de activos
y/o canalización de recursos hacia la realización de actividades terroristas, o cuando se
pretenda el ocultamiento de activos provenientes de dichas actividades.
Los componentes que conforman un ERLA/FT permiten su detección y son los siguientes:
a) Fuentes de riesgo.
b) Señales de alerta.
c) Situación de riesgo.
d) Causas.
e) Riesgos asociados.
f) Impactos o consecuencias.
Fuentes de Riesgo
Son los agentes generadores de riesgo de LA/FT en una empresa, que se deben tener en
cuenta para identificar las situaciones que puedan generarlo en las operaciones, negocios
o contratos que realiza EFICACIA S.A. Se consideran fuentes de riesgo: contraparte,
servicios/líneas de servicio canales de distribución cuando de venta de productos se trata
o jurisdicción territorial.
Contraparte
Personas naturales o jurídicas con las cuales la empresa tiene vínculos de negocios,
contractuales o jurídicos de cualquier orden con EFICACIA S.A., considerando entonces los
siguientes:
Accionistas
Miembros de Junta Directiva
Colaboradores
Clientes
Accionistas
Proveedores
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Servicios
Los servicios que ofrece EFICACIA S.A., como contratista independiente, con autonomía
financiera, técnica y administrativa, son todos los relacionados con mercadeo &
promoción, atención y servicio, producción y logística, talento humano y aseo &
mantenimiento de instalaciones.
Por su parte, los bienes y servicios que adquiere EFICACIA S.A., son todos aquellos
necesarios para ofrecer el servicio anteriormente descrito.
Canales de distribución
Los canales de distribución de la empresa son los establecimientos de comercio de
EFICACIA S.A. ubicados en todo el territorio nacional. Asimismo, la empresa ofrece sus
servicios a través de internet a través de su página web http://www.eficacia.com.co/ ; y
a través de los correos electrónicos.
Jurisdicción territorial
Los delitos sobre LA/FT tienden a concentrarse a en ciertos departamentos del país. El
indicador de exposición de una jurisdicción geográfica al riesgo de LA/FT lo encontramos
en la cantidad de reportes de operaciones sospechosa que las diferentes entidades de la
economía nacional deben hacer a la UIAF.
La UIAF ha publicado el siguiente mapa y estadísticas de los reportes de operaciones
sospechosas recibidas por departamentos acumulada desde el 1999 hasta 2013, que por su
actualidad y utilidad para los propósitos de este se incluye:
CALI| Av. 5N No 23AN-35 barrio San Vicente | PBX: (2) 485 4242 | Fax: (2) 661 1849 BARRANQUILLA| Vía 40 No 73-290 Centro Empresarial MIX, local 24, barrio La Concepción | PBX: (5) 385 0160 BOGOTÁ D.C.| Diagonal 75 bis No 20-37 frente a estación de Transmilenio Calle 76 con Caracas costado occidental | PBX: (1) 745 5176 | Fax: (1) 325 5201 BUCARAMANGA| Calle 34 No 27-75 barrio La Aurora | PBX: (7) 697 3946 | Fax: (7) 632 2223 MEDELLÍN| Calle 50 No 40-02 Centro Empresarial Barichara, Sector Estación Itagüí, oficina 102| PBX: (4) 605 1909 PEREIRA| Calle 4 No 15-03 Av. Circunvalar | PBX: (6) 340 1523
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Señales de Alerta
Las señales de alerta, como su nombre lo indica, son indicadores o indicios que muestran
los comportamientos particulares atípicos de los clientes, los proveedores y
colaboradores. Hay que tener en cuenta que no todas las operaciones que presentan
comportamientos atípicos e inusuales son operaciones ilegales, por tal razón, el hecho de
identificar señales de alerta no significa que la operación deba ser reportada de manera
inmediata y automática a las autoridades como sospechosa.
La señal de alerta facilita el reconocimiento de una operación de LA/FT que corresponde
a los procesos característicos de los diferentes métodos adoptados por la delincuencia
para llevarlos a cabo.
CALI| Av. 5N No 23AN-35 barrio San Vicente | PBX: (2) 485 4242 | Fax: (2) 661 1849 BARRANQUILLA| Vía 40 No 73-290 Centro Empresarial MIX, local 24, barrio La Concepción | PBX: (5) 385 0160 BOGOTÁ D.C.| Diagonal 75 bis No 20-37 frente a estación de Transmilenio Calle 76 con Caracas costado occidental | PBX: (1) 745 5176 | Fax: (1) 325 5201 BUCARAMANGA| Calle 34 No 27-75 barrio La Aurora | PBX: (7) 697 3946 | Fax: (7) 632 2223 MEDELLÍN| Calle 50 No 40-02 Centro Empresarial Barichara, Sector Estación Itagüí, oficina 102| PBX: (4) 605 1909 PEREIRA| Calle 4 No 15-03 Av. Circunvalar | PBX: (6) 340 1523
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Las señales de alerta permiten identificar operaciones que presentan situaciones inusuales
y que en algunos casos son operaciones de LA/FT. Las señales de alerta se identifican
gracias al conocimiento que se tiene de los métodos de LA/FT.
Para EFICACIA S.A. las "señales de alerta" o "banderas rojas", también denominadas como
alertas tempranas, no son lo mismo que "operaciones inusuales, operaciones intentadas u
operaciones sospechosas", esta equivocación genera confusiones.
Las "señales de alerta" o "banderas rojas" ayudan a identificar o detectar
comportamientos, conductas, actividades, métodos o situaciones atípicas que pueden
encubrir operaciones de LA/FT. Pero la presencia de ellas no significa estar frente a una
operación sospechosa que debe ser objeto de reporte inmediato. Simplemente deben
llamar nuestra atención para proceder al análisis detallado de la situación.
Para efectos del SARLAFT, tal como lo expresa la Supersociedades, las señales de alerta
son circunstancias particulares que llaman la atención por sus cuantías, indicadores
cuantitativos y cualitativos, razones financieras y demás información, que EFICACIA S.A.
ha determinado como relevantes, a partir de los cuales se puede inferir oportuna y/o
prospectivamente la posible existencia de un hecho o situación que escapa a lo
determinado como normal.
Las señales de alerta o alertas tempranas, así consideradas, sirven como instrumento de
prevención y control del riesgo de LA/FT y deben tenerse en cuenta por parte de todos
los colaboradores, según su cargo, función y ubicación, al momento de realizar cualquiera
de las operaciones autorizadas por la empresa, ya sea con clientes y agentes económicos.
Clasificación y descripción de Señales de Alerta
Las podemos clasificar y describir según las fuentes de riesgo:
Accionistas
Miembros de Junta Directiva
Clientes
Proveedores
CALI| Av. 5N No 23AN-35 barrio San Vicente | PBX: (2) 485 4242 | Fax: (2) 661 1849 BARRANQUILLA| Vía 40 No 73-290 Centro Empresarial MIX, local 24, barrio La Concepción | PBX: (5) 385 0160 BOGOTÁ D.C.| Diagonal 75 bis No 20-37 frente a estación de Transmilenio Calle 76 con Caracas costado occidental | PBX: (1) 745 5176 | Fax: (1) 325 5201 BUCARAMANGA| Calle 34 No 27-75 barrio La Aurora | PBX: (7) 697 3946 | Fax: (7) 632 2223 MEDELLÍN| Calle 50 No 40-02 Centro Empresarial Barichara, Sector Estación Itagüí, oficina 102| PBX: (4) 605 1909 PEREIRA| Calle 4 No 15-03 Av. Circunvalar | PBX: (6) 340 1523
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Colaboradores
Servicios
Jurisdicciones geográficas
A continuación, para cada tipo, describimos las principales señales de alerta que, en
criterio de la empresa, se podrían detectar en una actividad de los procesos operativos de
la empresa
Señales de alerta producidas por los Accionistas
Son todas aquellas actitudes y comportamientos que presenta un Accionista o un prospecto
de Accionista cuando pretende suscribir acciones, que hacen prever la posibilidad de
cualquier tipo de actividad tendiente al LA/FT y que los demás Accionistas pueden
detectar con base en su observación externa y buen criterio.
La experiencia, el sentido común, el conocimiento de la procedencia de su capital, son
elementos necesarios a tener en cuenta para la utilización de las señales de alerta y
detección de operaciones inusuales. Se presentan las siguientes alertas:
Solicitud de registro de accionista a nombre de otra persona.
Se muestran renuentes o molestos cuando se les solicita una adecuada
identificación o el diligenciamiento de los formatos del SARLAFT.
Pretenden realizar el pago de las acciones en efectivo.
Pretenden que el pago de las utilidades se las entreguen en efectivo.
Sus gastos e inversiones no corresponden al perfil económico.
Señales de alerta producidas por los miembros de Junta Directiva
Son todas aquellas actitudes y comportamientos que presenta un miembro de Junta
Directiva que hacen prever la posibilidad de cualquier tipo de actividad tendiente al LA/FT
y que los Accionistas o los demás Miembros de Junta Directiva pueden detectar con base
en su observación externa y buen criterio.
CALI| Av. 5N No 23AN-35 barrio San Vicente | PBX: (2) 485 4242 | Fax: (2) 661 1849 BARRANQUILLA| Vía 40 No 73-290 Centro Empresarial MIX, local 24, barrio La Concepción | PBX: (5) 385 0160 BOGOTÁ D.C.| Diagonal 75 bis No 20-37 frente a estación de Transmilenio Calle 76 con Caracas costado occidental | PBX: (1) 745 5176 | Fax: (1) 325 5201 BUCARAMANGA| Calle 34 No 27-75 barrio La Aurora | PBX: (7) 697 3946 | Fax: (7) 632 2223 MEDELLÍN| Calle 50 No 40-02 Centro Empresarial Barichara, Sector Estación Itagüí, oficina 102| PBX: (4) 605 1909 PEREIRA| Calle 4 No 15-03 Av. Circunvalar | PBX: (6) 340 1523
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La experiencia, el sentido común, el conocimiento de sus estudios académicos, son
elementos necesarios a tener en cuenta para la utilización de las señales de alerta y
detección de operaciones inusuales. Se presentan las siguientes alertas:
Solicitud de pago de los honorarios a nombre de otra persona.
Se muestran renuentes o molestos cuando se les solicita una adecuada
identificación o el diligenciamiento de los formatos del SARLAFT.
Pretenden que los pagos de los honorarios se les realice en efectivo.
Sus gastos e inversiones no corresponden al perfil económico.
Señales de alerta producidas por los clientes
Son todas aquellas actitudes y comportamientos que presenta un cliente cuando está
adquiriendo un servicio de EFICACIA S.A., que hacen prever la posibilidad de cualquier
tipo de actividad tendiente al LA/FT y que cualquier colaborador pueden detectar con
base en su observación externa y buen criterio.
La experiencia, el sentido común, el criterio comercial, el conocimiento que se tiene
del cliente, de su actividad u oficio, así como el origen, volumen y características de sus
operaciones, son elementos necesarios a tener en cuenta para la utilización de las
señales de alerta y detección de operaciones inusuales. Se presentan las siguientes
alertas:
Solicitud de prestación de servicios a nombre de persona o negocio diferente del
contratante.
Respuestas dadas por un cliente, contactado telefónicamente, quien manifiesta
que no conoce la existencia de la solicitud del servicio.
Cliente suministra información falsa, de difícil verificación o insuficiente.
Se muestran renuentes o molestos cuando se les solicita una adecuada
identificación o el diligenciamiento de los formatos del SARLAFT.
Amenazan o intentan sobornar al colaborador de la empresa con el fin de que
acepte información incompleta, falsa o para que no diligencie el formulario de
registro de información.
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Cliente que trata de colocar un dedo diferente del índice derecho, en los
documentos que requieren la huella digital.
Clientes que presenta enfermedad en el índice derecho y trata de colocar el índice
izquierdo en los documentos que requieren la huella digital.
Transacciones con personas relacionadas en listas del departamento de estado
norteamericano – listas OFAC, lista de buscados, fugitivos y terroristas del FBI,
Interpol, lista de las Naciones Unidas, antecedentes penales de la Rama Judicial,
responsables fiscales de la Contraloría General de la República, boletines de la
Fiscalía General de la Nación y sancionados de la Procuraduría General de la
Nación.
Cliente que presenta documento de identificación con señales de ser falso, de
haber sido adulterado o ilegible por deterioro.
Cliente que no es conocido en el número telefónico indicado en la orden de compra
o factura.
Clientes de creación reciente y pequeñas empresas realizando compras por sumas
que no corresponden al perfil económico.
Cuando la persona que se molesta y hace un reclamo es diferente del cliente o
contratante.
Señales de alerta producidas por los proveedores
Son todas aquellas actitudes y comportamientos que presenta un proveedor cuando está
entregando un producto o prestando servicios de EFICACIA S.A., que hacen prever la
posibilidad de cualquier tipo de actividad tendiente al LA/FT y que cualquier colaborador
puede detectar con base en su observación externa y buen criterio.
La experiencia, el sentido común, el criterio comercial, el conocimiento que se tiene
del proveedor, sus referencias comerciales y bancarias, su actividad u oficio, así como
el origen, volumen y características de sus operaciones, son elementos necesarios a
tener en cuenta para la utilización de las señales de alerta y detección de operaciones
inusuales. Se presentan las siguientes alertas:
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Señales en Personas Jurídicas
Solicitud de pago a nombre de persona diferente al que vendió el bien o al que
prestó el servicio.
Solicitud de pago en efectivo.
Tienen nuevos Socios o Accionistas, quienes las adquirieron en dificultades
económicas; cambian su naturaleza y presentan en corto lapso utilidades
desbordadas.
Tienen como propietarios o Directivos, personas de poco reconocimiento a nivel
empresarial o académico, y que manejan grandes volúmenes de dinero.
Han sido constituidas con bajos capitales, recibiendo poco después grandes sumas
de inversión, principalmente extranjera.
Realizan grandes inversiones no obstante haber sido creadas muy recientemente.
Reciben ingresos no operacionales por mayor cuantía que los ingresos
operacionales.
Tienen un capital suscrito muy bajo y/o un objeto social muy amplio.
Tienen en común socios o accionistas, gerentes, administradores o representantes
legales con otras personas jurídicas o empresas.
Señales en Personas Naturales o Jurídicas
Actúan a nombre de terceros intentando ocultar la identidad del proveedor real.
Fraccionan transacciones para evitar requerimientos de documentación.
Amenazan o intentan sobornar al colaborador de la empresa con el fin de que
acepte información incompleta, falsa o para que no diligencie el formulario de
registro de información.
Realizan múltiples operaciones en efectivo en la misma o en diferentes agencias.
Son personas ajenas a la entidad quienes tienen firma registrada para el manejo
financiero.
Poseen gran solvencia económica y sin embargo les resulta difícil la consecución
de referencias o codeudores.
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Realizan operaciones en cantidades o valores no acordes con su actividad
económica.
Realizan transferencias múltiples de grandes cantidades de dinero a otras ciudades
o países y dirigidas a diferentes clientes.
Registran la misma dirección y/o teléfono de otras personas con las que no tienen
relación aparente.
Cambian frecuentemente sus datos, verbigracia dirección, teléfono, ocupación,
etc.
Poseen número de identificación correspondiente a un colaborador retirado por
manejos fraudulentos.
Definen su actividad económica como “independiente” y manejan grandes
cantidades de dinero.
Compran y pagan en efectivo.
Se niegan a soportar una operación o a actualizar la información básica.
Intentan realizar operaciones con dinero falso.
Diligencian los formularios o formatos con letra ilegible o amañada.
Solicitan que se les exonere procedimientos de control.
Son recomendadas por clientes que exhiben actitudes poco confiables.
Suministran productos o servicios en una ciudad diferente a su domicilio principal
sin una justificación.
Exigen ser atendidos o manifiestan marcada preferencia por un colaborador
específico de la empresa.
Suministran información falsa, de difícil verificación o insuficiente.
Se muestran renuentes o molestos cuando se les solicita una adecuada
identificación o el diligenciamiento de los formatos sobre el SARLAFT.
Ofrecen productos o servicios por precios por debajo de los costos normales del
mercado, o de compra más elevados.
Cambian frecuentemente billetes de baja denominación por billetes de alta
denominación y viceversa.
Proveedores que efectúan operaciones con identidades falsas.
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Información insuficiente o falsa entregada por el cliente.
Al confirmar los datos, estos cambian con respecto a los informados por el
proveedor.
Al digitar la identificación nos reporte que en el sistema existe otra persona con el
mismo número.
Autorización a terceros para tramitar las operaciones (testaferros).
Varias transacciones a cargo de una misma persona por sumas que están por debajo
de las sometidas a control especial.
Inexistencia de referencias personales y comerciales o falsedad en las mismas.
Realizar múltiples operaciones en efectivo en la misma o en diferentes agencias,
sin justificación para su fraccionamiento.
Proveedores que efectúan transferencias múltiples de grandes cantidades de
dineros a otras ciudades o países, y dirigidas a diferentes clientes.
Señales de alerta producidas por los colaboradores
Son todas aquellas actitudes y comportamientos que presenta un colaborador de la
empresa, cualquiera que sea su nivel jerárquico y organizacional durante su permanencia
al interior de la empresa, o durante su vida laboral, social y familiar, que hacen prever
su participación o realización de actividades tendientes a favorecer el LA/FT, y que
cualquier colaborador de la empresa independientemente de su nivel jerárquico u
organizacional pueda detectar con base en su observación y buen criterio.
A continuación se hacen una selección de las principales señales de alerta respecto de los
colaboradores:
Tramitan frecuentemente operaciones con excepciones, evaden los controles
internos o de aprobación establecidos, o ayuda en transacciones de clientes con
identidad desconocida.
Tienen un estilo de vida que no corresponde con el monto de su salario.
Impiden que otros compañeros de trabajo atiendan a determinados clientes.
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Sean renuentes a disfrutar vacaciones, a aceptar cambios de su actividad o
promociones que impliquen no continuar ejecutando las mismas actividades.
Se ausentan del lugar de trabajo con frecuencia.
Permanecen frecuentemente en la oficina más allá de la hora de cierre o concurren
a ella por fuera del horario habitual.
Aparecen ellos o familiares y conocidos en las listas del departamento de estado
norteamericano – listas OFAC, lista de buscados, fugitivos y terroristas del FBI,
Interpol, lista de las Naciones Unidas, antecedentes penales de la Rama Judicial,
responsables fiscales de la Contraloría General de la República, boletines de la
Fiscalía General de la Nación y sancionados de la Procuraduría General de la
Nación.
Se descuadran con frecuencia dando explicación insuficiente o inadecuada.
Directivo o colaborador que aparentan no conocer un cliente preferente.
Colaborador que no soportan debidamente la información de vinculación del
cliente o proveedor.
No confrontan la huella dactilar del cliente o proveedor tomada en el formulario
de vinculación contra la que aparece en el documento de identidad.
Señales de alerta producidas en los servicios
Son todas aquellas solicitudes de servicios por parte de los clientes, que son extrañas de
acuerdo a su actividad económica, o que pueden guardar alguna relación con actividades
de LA/FT, las cuales cualquier colaborador de la empresa independientemente de su nivel
jerárquico u organizacional pueda detectar con base en su observación y buen criterio.
A continuación se hacen una selección de las principales señales de alerta respecto a los
servicios:
Solicitud de servicios extraños a su actividad económica.
Desarrollo de procesos para importación y exportación.
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Señales de alerta por las jurisdicciones geográficas donde se realiza la operación
Del mapa reproducido en el punto 7.1.4 se infiere que los departamentos donde se podría
estar presentando como mayor frecuencia el LA/FT son los de Atlántico, Antioquia, Valle
del Cauca y Bogotá D.C.
Situaciones de riesgo de LA/FT en la empresa
Una situación de riesgo es una circunstancia o actividad dentro de un proceso, susceptible
de ser afectada por el riesgo de LA/FT, realizada por una persona interna o externa a la
empresa.
Los ERLA/FT ´s se materializan en situaciones de riesgo, para el caso de la empresa estas
situaciones de riesgo son las siguientes:
Ingreso de nuevos Accionistas.
Operaciones societarias entre Accionistas.
Compras a proveedores.
Nombramiento de miembros de Junta Directiva, o de la Gerente y/o Representante
Legal.
Cualquier tipo de transacción comercial con un cliente nacional o extranjero.
Operaciones financieras de cualquier tipo con terceros.
Decisiones financieras especialmente en los niveles de Alta y Media Gerencia.
Contrataciones de cualquier tipo.
Causas de un ERLA/FT en la empresa
Son los medios y agentes capaces de generar un ERLA/FT. Las principales causas de un
ERLA/FT que se podrían presentar en la empresa son:
Fallas
Deficiencias
Inadecuaciones
Carencias
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Omisiones
Debilidades
Intención dolosa o culposa
Las anteriores causas se encuentran en las fuentes o situaciones de riesgo. Las causas del
ERLA/FT las puedo detectar mediante la aplicación de la Metodología de los 5 por qué’s
Metodología de los 5 por qué’s para identificar causas de un ERLA/FT
Para identificar la causa raíz o causa principal de un evento de riesgo, se debe utilizar la
metodología de “Los cinco (5) ¿Porqué’s?”. Para implementar esta metodología, es
necesario conformar grupos de trabajo que den respuesta sustentada sobre cada una de
las causas asociadas a una pérdida, para finalmente determinar exactamente la causa raíz
o causa principal.
La metodología citada consiste en que una vez identificadas las causas probables del riesgo
se debe iniciar un cuestionamiento de ¿Por qué es así? o ¿Por qué puede pasar esto?
La pregunta ¿Por qué?, se formulará al menos cinco (5) veces, para buscar a fondo y no
conformarse con causas ya probadas y ciertas. Habrá ocasiones en que se puede ir más
allá de las cinco (5) veces preguntando ¿Por qué? para obtener la causa principal. Durante
este tiempo se debe tener cuidado de no empezar a preguntar ¿Quién?, pues se debe
recordar que el interés es en el proceso y no en las personas involucradas.
Se recomienda comenzar a utilizar esta metodología cuando se detecte e identifique el
primer ERLA/FT, si es que se llegare a presentar.
Al aplicar esta metodología encontraremos dos tipos de causas, las primarias y la causa
final o causa raíz. Si conocemos la causa final o raíz podremos proponer controles para
minimizar el impacto o la cantidad de veces que se pueda presentar al futuro
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Riesgos asociados a un ERLA/F en EFICACIA S.A.
Las consecuencias de un ERLA/FT también se materializan en los siguientes riesgos
asociados, los cuales fueron definidos al inicio de este manual
Riesgo reputacional
Riesgo legal
Riesgo operativo
Riesgo de contagio
Impactos o consecuencias de un ERLA/FT en EFICACIA S.A.
El Impacto es definido como el efecto total ocasionado por el ERLA/FT en la empresa
como consecuencia de los riesgos asociados o en los resultados de la organización si llegare
a ocurrir, es decir materializarse.
Un ERLA/FT puede producir un proceso judicial o administrativo que conlleva a una
sanción, con el posible desprestigio para EFICACIA S.A., que podría generarle mala imagen,
produciendo publicidad negativa, cierta o no, que hace que los clientes se retiren, no se
logren los objetivos de participación de mercado, y por tanto una disminución de ingresos
y el probable bloqueo financiero que podría causar indemnizaciones por daños.
Los posibles impactos para la empresa son los siguientes:
Pérdida de clientes y participación de mercado (Riesgo Económica –Riesgo
reputacional).
Disminución de ingresos (Riesgo Económico- Riesgo Reputacional).
Procesos judiciales (Riesgo Reputacional - Riesgo Económico – Riesgo Legal).
Pérdida de la libertad personal (Riesgo Legal).
Pérdida del patrimonio personal (Riesgo Económico).
Bloqueo financiero (Riesgo Reputacional- Riesgo Económico).
Perdida de dinero por sanciones (Riesgo Legal – Riesgo Económico).
Perdida de dinero por Indemnizaciones (Riesgo Legal – Riesgo Económico).
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Perdidas por la no formalización o ejecución de contratos o transacciones (Riesgo
Legal)
Perdida de Patrimonio (Riesgo Legal- Riesgo Económico).
Deterioro de Imagen – reputación personal y de EFICACIA S.A. (Riesgo
Reputacional).
IDENTIFICACIÓN DE OPERACIONES INUSUALES Y DETECCIÓN Y REPORTE DE OPERACIONES SOSPECHOSAS O INTENTADAS EN EFICACIA S.A.
La detección de operaciones sospechosas o intentadas por lo general inicia con la
identificación de una operación inusual.
Proceso que se debe seguir para identificar operaciones inusuales
El objetivo de este procedimiento es describir los pasos a seguir para determinar,
oportunamente, aquellas operaciones que expongan significativamente un nivel de riesgo
de LA/FT para la empresa y que deban considerarse como inusuales, de acuerdo con las
señales de alerta y demás motivos que las originen.
La norma indica que el SARLAFT debe contemplar herramientas que permitan identificar
operaciones inusuales, intentadas o sospechosas. Una vez identificada y analizada una
operación inusual, intentada o sospechosa, deben conservarse los soportes que dieron
lugar a calificarla como de una u otra categoría.
Para efectos de lo anterior, se presentan como herramientas que permiten la
identificación de operaciones inusuales las siguientes:
Un programa de comunicación continuado, permanente y actualizado de
conformidad con las normas que expida la Supersociedades, y con los resultados
de la experiencia de la aplicación del SARLAFT en la empresa.
Un programa de capacitación continuado, permanentemente y actualizados de
conformidad con las normas que expida la Supersociedades y con los resultados de
la experiencia de aplicación del SARLAFT en la empresa.
La obligatoriedad en la asistencia de los colaboradores de la empresa a las
capacitaciones y el reporte al jefe inmediato de cualquier posible evento de LA/FT.
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La continuidad en el monitoreo de las actividades de los grupos de interés de la
empresa.
Por lo anterior, todos los colaboradores, en especial los de los procesos de compras,
negociación y ventas, y los que dependen de la Dirección de Operaciones relacionados con
los servicios prestados a los clientes, las compras realizadas a proveedores y la operación
de la empresa, relacionadas con agentes económicos; serán responsables de atender las
señales de alerta preestablecidas, registrar las observaciones adicionales a estas e
identificar las transacciones con el fin de determinar aquellas que considere inusuales y
que puedan configurar una operación inusual en su conjunto.
Para efectos del registro de las señales de alerta y operaciones inusuales deberán atender
en todo momento a los hechos y datos observados en forma objetiva y en ningún momento
deberán dejar constancia de situaciones subjetivas o imaginativas sobre una determinada
operación. En caso de dudas se deben realizar las preguntas de rigor que puedan
establecer la objetividad del reporte y la aclaración de las dudas.
Las operaciones inusuales detectadas, deben remitirse al Oficial de Cumplimiento del
SARLAFT, por medio del formato diseñado para tal fin. Este Formato de Reporte de
Operaciones Inusuales tiene como objetivo dejar evidencia de la labor realizada por la
empresa para calificar las operaciones inusuales, así como del reporte efectuado por los
colaboradores. Las operaciones inusuales reportadas por los colaboradores, previa revisión
en conjunto con su jefe inmediato, será analizadas, determinando cuales tienen las
razones objetivas para ser consideradas como intentadas o sospechosas.
Las operaciones inusuales detectadas por la Gerencia General, las Direcciones, los Líderes
de Proceso, las Gerencias Regionales, los Representantes Legales y la Junta Directiva,
podrán reportar la operación inusual directamente al Oficial de Cumplimiento. Los demás
colaboradores deben someter a revisión de su jefe inmediato la operación inusual con el
fin de garantizar que la misma sea redactada y considerada con buenos estándares de
calidad. Son las Direcciones y las Gerencias Regionales las encargadas de reportar las
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operaciones que hayan sido reportadas por los grupos de trabajo a su cargo al Oficial de
Cumplimiento.
Una vez que las operaciones inusuales sean analizadas por parte del Oficial de
Cumplimiento, se generará el siguiente tráfico de documentos para su correspondiente
archivo:
Cuando una operación inusual reportada no reúna los requisitos para ser
considerada como tal, en concepto del Oficial de Cumplimiento, se deben guardar
los formatos con cada concepto y/o calificación adjunta al mismo, en una carpeta,
AZ o Fólder por su orden cronológico.
Cuando una operación inusual sea califica por el Oficial de Cumplimiento como
inusual, pero no reúna los requisitos para someterla al proceso de determinación
de operaciones intentadas o sospechosas, se deben guardar los formatos con su
concepto y/o calificación adjunta al mismo, en una carpeta, AZ o Fólder por su
orden cronológico.
Cuando una operación inusual sea califica como inusual por el Oficial de
Cumplimiento y reúna los requisitos para someterla al proceso de determinación
de operaciones intentadas, el formato de la operación inusual pasa a ser parte
integral de los papeles de trabajo y archivo de las operaciones intentadas.
Cuando una operación inusual sea calificada como inusual por el Oficial de
Cumplimiento y reúna los requisitos para someterla al proceso de determinación
de operaciones sospechosas, el formato de la operación inusual pasa a ser parte
integral de los papeles de trabajo y archivo de las operaciones sospechosas.
El Oficial de Cumplimiento será el responsable de mantener en custodia el archivo
generado en los cuatro puntos anteriores por el mismo año calendario al que
pertenezcan los reportes de operaciones inusuales, en concordancia con el numeral
de este manual relacionada con el manejo de la documentación y las tablas de
retención documental, y con los procedimientos indicados para archivo y custodia
de los documentos del SARLAFT.
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Formato que se debe utilizar para reportar operaciones inusuales o ERLA/FT ´s
REPORTE DE OPERACIONES SARLAFT
IDENTIFICACIÓN DE QUIEN REPORTA
Fecha del reporte
Nombre de quien reporta
Cargo de quien reporta
Dirección a la cual pertenece
DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LA OPERACIÓN IDENTIFICANDO LAS FUENTES DE ORIGEN, LAS SEÑALES DE ALERTA O CUALQUIER OTRA SITUACIÓN ANORMAL QUE Y LOS IMPACTOS O POSIBLES IMPACTOS QUE HA GENERADO LA
MISMA EN LA EMPRESA
QUÉ OPORTUNIDADES DE MEJORA PROPONE PARA QUE NO SE VUELVA A PRESENTAR LA OPERACIÓN
Proponga la forma de control para este ERLA/FT
FIRMA DE QUIEN REPORTA
ACTUACIÓN DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
ESTA OPERACIÓN INUSUAL CORRESPONDE A UNA OPERACIÓN SOSPECHOSA O INTENTADA SUCEPTIBLE DE REPORTAR A LA UIAF
SI NO
Fecha de reporte a UIAF
Código de validación en UIAF
FIRMA DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
OBSERVACIONES
REPORTE DE OPERACIONES SARLAFT
ACTUACIÓN DEL OFICIAL DE CUMPLIMIENTO
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Proceso para detectar y reportar operaciones sospechosas en EFICACIA S.A.
De conformidad con la CIRCULAR EXTERNA NUMERO 100-000005 DEL 17 DE JUNIO DE 2014
expedida por la Supersociedades, EFICACIA S.A. se encuentra obligada a reportar
transacciones, operaciones intentadas y operaciones sospechosas a la UIAF, para lo cual
se deberá atender las especificaciones que se detallen en las resoluciones o normas que
se expidan al respecto.
Génesis de operaciones intentadas o sospechosas
Una operación sospechosa o intentada también puede ser denominada cono Evento de
Riesgo de LA/FT y sus componentes son los mismos de las operaciones inusuales. Todos
los colaboradores de la empresa deben concentrar su atención en todas las operaciones
donde concurran las fuentes de riesgo, las señales de alerta, situaciones de riesgo, causa,
riesgos asociados, impactos.
El proceso inicia con la percepción de señales de alerta que permiten identificar
operaciones inusuales:
El proceso de negociación y ventas y el de contabilidad son los responsable de
identificar operaciones inusuales entre sus clientes.
El proceso de compras es el responsable de identificar operaciones inusuales entre
todos sus proveedores tanto nacionales como internacionales.
El proceso de Talento Humano y Capital Humano son los responsable de identificar
operaciones inusuales entre todos las personas vinculadas laboralmente.
El proceso de Tesorería será el responsable de identificar operaciones inusuales en
las operaciones de crédito y financiación de la compañía.
Los procesos de la Dirección de Operaciones son los responsables de identificar
operaciones inusuales en sus actividades.
Los accionistas son los responsables de identificar operaciones inusuales de los
demás accionistas, de los futuros accionistas y de los miembros de Junta Directiva.
Los miembros de Junta Directiva serán responsables de identificar operaciones
inusuales de sus pares y de los representantes legales.
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Cada una de procesos debe diligenciar el formato de reporte de operación inusual
para que sea evaluado por el Oficial de Cumplimiento.
El Oficial de Cumplimiento determinará, entre las operaciones inusuales, cuáles
son las operaciones sospechosas y producirá un informe sobre este hecho.
El Oficial de Cumplimiento remitirá de manera inmediata el reporte de operaciones
sospechosas a la UIAF.
En términos generales el Oficial de Cumplimiento debe considerar como sospechosa una
transacción cuyas características, volumen y frecuencia no armonizan con las
características del perfil del cliente o del perfil promedio del segmento a que pertenece
ó con la trayectoria de sus negocios.
Siempre se debe partir de una inusualidad puesta de manifiesto por un colaborador de
cuyo análisis y valoración surge la sospecha cuando no es posible desvanecer los elementos
que la generan o explicar las circunstancias en que se produce tal inusualidad.
Cuando la confrontación de las operaciones detectadas como inusuales con la información
que se tiene del cliente y los mercados no arroja resultados satisfactorios, podemos estar
frente a una operación sospechosa.
El deber de la empresa es fundamentalmente: detectar, analizar, evaluar y decidir si la
operación es sospechosa y en tal caso comunicarlo a la UIAF.
En este proceso influirán entonces elementos objetivos, cuantificables, verificables y por
consiguiente demostrables; pero también se abre un campo a la valoración subjetiva
proveniente de la experiencia y el conocimiento de los prototipos de operaciones,
circunstancia que deben apreciar las autoridades al tener presente que esta dosis
subjetiva implica posibilidad de error, tolerado por la normativa ante la imposibilidad de
acierto permanente.
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Indicios de posibles operaciones sospechosas
A continuación se presenta una relación no taxativa de posibles indicios para la detección
de operaciones sospechosas, sin que constituyan por sí mismos necesariamente una
operación sospechosa.
Una concentración inusual de operaciones por parte de un cliente o de un
proveedor.
Una repetición inusual de operaciones de compra entre un pequeño número de
clientes en cierto periodo de tiempo en una jurisdicción de alto riesgo de LA/FT.
La concentración inusual de transacciones y/o órdenes con un único cliente; o con
un número limitado de clientes (sobre todo si los clientes están relacionados entre
sí).
El cliente solicita específicamente la inmediata ejecución de una compra, sin
importarle el precio al que se ejecutará.
Cuando la operación de compra o de venta no guarda relación con la actividad del
cliente o proveedor.
Que la operación o algunas características comerciales del cliente o del proveedor
responda a tipologías definidas e por la UIAF, adjuntas en anexo a este manual.
Responsable en la empresa por la detección de operaciones sospechosas
El Oficial de Cumplimiento es la única instancia en la empresa que tiene la autoridad y la
participación (actuación) con las Direcciones o Gerencias Regionales para determinar si se
trata de una operación sospechosa. Este será el único colaborador con autoridad,
responsabilidad y colaboración para reportar las operaciones sospechosas a la UIAF.
Reporte de operaciones sospechosa - ROS
Corresponde a EFICACIA S.A. reportar a la UIAF en forma inmediata las operaciones que
determinen como sospechosas. Así mismo, deberá reportar las operaciones intentadas que
contengan características que les otorguen el carácter de sospechosas de LA/FT. Los
reportes sobre operaciones sospechosas deben ajustarse a los criterios objetivos
establecidos por la entidad.
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Sobre este asunto ha dispuesto la Supersociedades: “Se debe entender por inmediato, el
momento a partir del cual la empresa toma la decisión de catalogar la operación como
intentada o sospechosa. Para el efecto no se necesita que la empresa tenga certeza de
que se trata de una actividad delictiva ni de identificar el tipo penal o de verificar que los
recursos tienen origen ilícito; tan sólo se requiere que la operación sea sospechosa en los
términos definidos en la presente circular.”
El envío de ROS a la UIAF no constituye una denuncia ni da lugar a ningún tipo de
responsabilidad para la empresa reportante ni para las personas que hayan participado en
su detección o en su reporte.
Cómo se reportan a la UIAF las operaciones sospechosas
Todos los reportes deberán ser enviados a la UIAF a través del Sistema de Reporte en
Línea. Para efectos de la solicitud de usuario, ingreso al sistema y cómo hacer los reportes,
podrá consultarse el “INSTRUCTIVO PARA EL SISTEMA DE REPORTE EN LINEA – SIREL UNIDAD
DE INFORMACIÓN Y ANÁLISIS FINANCIERO UIAF 2014”, el cual hace parte integral de este
manual.
Dicho instructivo producido por la UIAF para el propósito anterior se puede consultar en
la página web:
(https://www.uiaf.gov.co/reportantes/formatos_manuales/manual_rapido_usuario_sist
ema_6993)
No se requiere que EFICACIA S.A. tenga certeza de que se trata de una actividad delictiva,
ni identificar el tipo de delito penal o que los recursos involucrados provengan de tales
actividades.
De acuerdo con lo consagrado en el artículo 42 de la Ley 190 de 1995, el reporte de
operaciones sospechosas no dará lugar a ningún tipo de responsabilidad para EFICACIA S.A.
como informante, ni para los Directivos o colaboradores que hayan participado en su
detección y/o reporte.
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Para establecer las razones objetivas, se deberán atender las señales de alerta incluidas
en cada operación inusual más los otros elementos que la configuran, se podrán tener en
cuenta señales de alerta relacionadas con: posibles vínculos entre operaciones por
variables como nombres de clientes/clientes/agentes económicos, teléfonos, direcciones,
ubicación geográfica; comportamiento de los clientes/clientes/agentes económicos
dentro del mercado, y/o también por inconsistencias entre los valores declarados de
ingresos, egresos, activos, patrimonio y su perfil financiero dentro de la empresa,
operaciones múltiples. También podrá analizar los datos históricos para el último año,
realizar llamadas para corroborar o verificar la información de las bases de datos del
aplicativo operativo y/o de los documentos físicos.
Dependiendo del juicio y criterios del Oficial de Cumplimiento, unas operaciones serán
consideradas sospechosas y otras no, las no consideradas como sospechosas pero que si
son inusuales podrán ser sometidas a un seguimiento o monitoreo especial, mediante el
uso de listas de control, o en su defecto se dejara constancia de la decisión en el acta del
comité.
En todo caso, antes de transmitir a la UIAF el respectivo reporte de operaciones
sospechosas, se deberá atender a las recomendaciones de esa entidad en cuanto a
características de calidad de la información, según los documentos expedidos en forma
general o según informes de retroalimentación emitidos en forma particular para la
empresa o para el sector real.
El Oficial de Cumplimiento será el responsable de mantener en custodia el archivo
generado de las operaciones sospechosas por el mismo año calendario al que pertenezcan
las respectivas operaciones sospechosas las cuales serán mantenidas en el libro del
SARLAFT. Una vez terminado el año, los soportes de las operaciones sospechosas podrán
ser enviados al archivo de la empresa. El archivo de la documentación relacionada con las
operaciones sospechosas será organizado en orden cronológico conforme las fechas de
reporte de las mismas a la UIAF.
P
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POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS y HERRAMIENTAS
EFICACIA S.A. ha diseñado e implementado las siguientes políticas, procedimientos y
herramientas:
Políticas y procedimientos corporativos para la gestión del SARLAFT.
Procedimiento para atender distintas situaciones del SARLAFT.
Mecanismos e instrumentos de la etapa de control.
Políticas y procedimientos corporativos para la gestión del SARLAFT
Las siguientes son las políticas y procedimientos en EFICACIA S.A. para la Gestión del
SARLAFT
Políticas para asegurar el adecuado funcionamiento del SARLAFT
Con el fin de asegurar el adecuado funcionamiento del SARLAFT, se han definido las
siguientes políticas generales que son reglas de conducta y procedimientos para orientar
la actuación de EFICACIA S.A. en cuanto a la gestión del riesgo de LA/FT:
En EFICACIA S.A. se reconoce que la materialización de un ERLA/FT atenta contra
ella al generar como impactos pérdidas que afectan el logro de sus objetivos
corporativos.
En EFICACIA S.A. el SARLAFT tiene como objetivos la prevención de que sea
utilizada para realizar cualquier tipo de operación de LA/FT y detectar y reportar
oportunamente esas operaciones cuando acontezcan.
En EFICACIA S.A., reconocemos que el LA/FT representan una gran amenaza para
la empresa, para la estabilidad del sistema empresarial colombiano y la integridad
de los mercados por su carácter global y las redes utilizadas para el manejo de
tales recursos, y consciente de ello, hemos implementado el presente SARLAFT
con el fin de prevenir y controlar que sea utilizada para dar apariencia de legalidad
a activos provenientes de actividades delictivas o para la canalización de recursos
hacia la realización de actividades terroristas, por tal motivo la Junta Directiva y
la Alta Gerencia de la empresa consagran en el presente manual la necesidad y
exigen a todos los colaboradores para que antepongan el cumplimiento de las
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normas en materia de administración de riesgo de LA/FT al logro de las metas
comerciales.
Requisitos y conservación de la documentación para EFICACIA S.A., los objetivos
de la implementación del SARLAFT son:
- Protegerla de las pérdidas que puedan generar los eventos del riesgo de LA/FT.
- Contribuir a la efectividad y eficacia para el logro de su misión y objetivos
corporativos.
- Cumplir con los requerimientos legales establecidos por los diferentes entes de
control.
La Junta Directiva, el Gerente y/o Representante Legal, los Directores y los
colaboradores están comprometidos con la gestión del riesgo de LA/FT, por tanto
deben impulsar la cultura de la gestión del SARLAFT.
La Junta Directiva, el Gerente y/o Representante Legal, los Directores y los
colaboradores, deben asegurar el cumplimiento de las normas internas y externas
relacionadas con la gestión del SARLAFT.
Los controles aplicados a los ERLA/FT´s deben ser aprobados por la Gerencia
General o la Junta Directiva.
La Junta Directiva y la Gerencia General son los órganos que tiene la decisión final
para tomar medidas a fin de prevenir y controlar ERLA/FT.
La Gestión del SARLAFT siempre deberá estar integrada a la planeación estratégica
de EFICACIA S.A.
Todas las personas vinculadas a EFICACIA S.A. deben estar comprometidas con la
adecuada administración del SARLAFT, según su nivel jerárquico.
La Alta Dirección de EFICACIA S.A. debe demostrar su compromiso con la cultura
de la prevención y control del LA/FT y con la implementación del SARLAFT,
favoreciendo decisiones orientadas a asegurar la disponibilidad de recursos
esenciales (recurso humano, habilidades especializadas, infraestructura
organizacional, recursos tecnológicos y financieros) para establecer, implementar,
mantener y mejorar el SARLAFT.
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El Oficial de Cumplimiento, en el proceso de gestión del SARLAFT, siempre buscara
un común acuerdo en cuanto a posiciones conceptuales, metodológicas,
instrumentales y éticas, para beneficio de EFICACIA S.A.
EFICACIA S.A. no tendrá, o dará por terminadas, las relaciones comerciales y/o
laborales con personas naturales o jurídicas vinculadas por las autoridades policivas
en actividades delictivas, LA/FT y/o aquellas que se encuentren reportadas en las
listas restrictivas tale como ONU, OFAC, FBI, y demás listas vinculantes para
Colombia.
Todos las diferencias generadas en el ejercicio de la autoridad, responsabilidad y
de ejecución, que surjan entre colaboradores a partir de la implementación del
SARLAFT se deberán resolver utilizando preferencialmente los conceptos y
metodologías expuestas en este manual y en última instancia recurriendo a
expertos externos de EFICACIA S.A. .
Todos los colaboradores de la empresa, especialmente los responsables de
detectar, identificar describir y analizar operaciones inusuales y operaciones
sospechosas deben practicar la “debida diligencia”.
Políticas específicas para impulsar la cultura de prevención y control del riesgo LA/FT
en EFICACIA S.A.
La cultura organizacional en prevención y control de LA/FT, es el conjunto de
políticas, hábitos y valores, que deben practicar todos los colaboradores en
EFICACIA S.A. para evitar que sea utilizada activa o pasivamente en operaciones
de LA/FT.
La cultura anti LA/FT debe ser expresada por la Gerencia General, Directores,
Líderes y colaboradores vinculados a EFICACIA S.A., mediante sus actitudes.
Una política, aplicada a los temas de gestión de riesgo de LA/FT, es todo lo que
está escrito y aprobado, que rige a EFICACIA S.A., y que debe ser respetado por
todos sus integrantes. Las políticas anti LA/FT están escritas detalladamente en
este Manual del SARLAFT.
Un hábito, para efectos de gestión de riesgos es lo que no está escrito, pero que
se acepta como política en la organización.
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Un valor, es una cualidad que tiene una persona que integrada a EFICACIA S.A.
El fortalecimiento de la cultura se debe realizar mediante el diseño e
implementación de políticas y actividades, especialmente de capacitación, para la
prevención y control del riesgo de LA/FT.
EFICACIA S.A. no vinculará a ningún tipo de colaborador que haya sido relacionado
de manera cierta con actividades de LA/FT.
Los valores de la organización siempre deberán estar direccionados a la prevención
y control del LA/FT.
La actividad de prevención y control de LA/FT y anti fraude siempre deberá primar
sobre cualquier otro tipo de medidas de prevención y control.
Los intereses económicos de la organización nunca podrán primar sobre los
intereses relacionados con la prevención y control del LA/FT.
Las personas de EFICACIA S.A. que sean elegidas para capacitaciones, no podrá ser
eximida de actividades de capacitación en prevención y control de LA/FT.
Cualquier persona vinculada a EFICACIA S.A., quien manifieste un sentimiento
afectivo a favor del delito de LA/FT será retirada de manera.
Las actividades propuestas para el fortalecimiento de la cultura de prevención y
control del riesgo de LA/FT, deberá recibir el total apoyo político y económico del
Gerente y/o Representante Legal de EFICACIA S.A., previa su evaluación. Por lo
tanto, Gerente y/o Representante Legal debe demostrar su compromiso con la
cultura de la prevención y control del LA/FT y con la implementación del SARLAFT,
tomando y favoreciendo decisiones orientadas a asegurar la disponibilidad de
recursos esenciales (recursos humanos, habilidades especializadas, infraestructura
organizacional, recursos tecnológicos y financieros) para establecer, implementar,
mantener y mejorar el SARLAFT.
Procedimiento para Impulsar la Cultura Organizacional de Prevención y Control del
Riesgo de LA/FT
Para impulsar la cultura de prevención y control del Lavado de Activos y de la Financiación
del Terrorismo, la empresa debe emprender acciones encaminadas a:
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Fortalecer el conocimiento que deben tener todas las personas sobre las
actividades delictivas y las medidas de prevención y control del lavado de activos
y de la financiación del terrorismo.
Fortalecer el componente afectivo y sentimental en contra el delito de LA/FT y a
favor de las medidas de prevención y control.
Generar un comportamiento positivo y favorable hacia la prevención y control y
negativo y desfavorable hacia el delito.
De acuerdo a lo anterior, EFICACIA S.A. realizará compañas de inducción, comunicación y
capacitación del SARLAFT con el fin de fortalecer la Cultura de Prevención y Control del
Riesgo.
Inducción corporativa
Inclusión de un capítulo sobre el SARLAFT en EFICACIA S.A. en la inducción corporativa de
todos los colaboradores administrativos. Dicha inducción estará a cargo del proceso de
Capital Humano.
Divulgación
EFICACIA S.A. publicará temas sobre el delito de LA/FT y su prevención y control en
distintos medios. Las publicaciones podrá realizarse a través de medios físicas o
electrónicas, tales como la Intranet, Internet, carteleras, correos electrónicos, cartillas,
instructivos, volantes, entre otros.
Las comunicaciones sobre el SARLAFT se harán por lo menos de forma anual. Asimismo,
en cualquier momento, EFICACIA S.A. podrá divulgar acontecimientos que impacten el
SARLAFT y que deban ser conocidos por todos los colaboradores.
Capacitaciones
EFICACIA S.A. realizará capacitaciones periódicas sus colaboradores, para lo cual escogerá
audiencia determinada. Las siguientes serán las características de las capacitaciones:
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La audiencia inicial a la cual se le realizará capacitaciones serán todos los
Directores, Gerentes Regionales y Líderes de la compañía, así como integrantes
clave de los procesos de Compras, Tesorería, Contabilidad y Negociación y Ventas
principalmente. En todo caso, el Oficial de Cumplimiento tiene la facultad para
ampliar o restringir la audiencia a la cual se le dictará la capacitación.
Las capacitaciones podrán ser realizadas en forma presencial o por medios
electrónicos, como la videoconferencia, la Intranet, Internet, e-learning etc.
Las capacitaciones podrán ser dictadas por el Oficial de Cumplimiento o por quien
este designe.
Procedimiento para atender distintas situaciones del SARLAFT
Atención de los requerimientos de información por parte de las autoridades
competentes o grupos de interés
Los requerimientos que reciba EFICACIA S.A. provenientes de las autoridades competentes
tales como la DIAN, Policía, Fiscalía, UIAF, Supersociedades, etc., o grupos de interés,
serán atendidas conforme el siguiente procedimiento:
Los requerimientos se pueden recibir por medios físicos y por medios electrónicos.
Cuando el requerimiento se reciba en forma física, el responsable deberá radicarlos
en el libro diseñado en la empresa para todos los procesos de radicación de
correspondencia. Además imponiendo su firma y/o sello de la empresa, en señal
de haber recibido el mismo, indicando la fecha y hora de su recepción, tanto en la
copia interna como en la copia que se lleva el mensajero o empresa de correos de
la autoridad competente. El mensajero de EFICACIA S.A. entregará el
requerimiento al proceso responsable de atenderlos para que emita la respuesta.
En todo caso, podrá poner en conocimiento del Oficial de Cumplimiento para la
asesoría en la respuesta.
Cuando los requerimientos de información se reciban en forma electrónica, será
responsabilidad de quien recibió dicho requerimiento, coordinar su respuesta por
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parte del proceso responsable de atenderlos. En todo caso, podrá poner en
conocimiento del Oficial de Cumplimiento para la asesoría en la respuesta.
Una vez recibidos los requerimientos, y radicados y circularizados al proceso
responsable, esta última deberá dar respuesta a los mismos conforme los plazos
otorgados en cada requerimiento. Cuando el plazo no se mencione, y no exista la
urgencia manifiesta en el requerimiento, el proceso responsable podrá tomar un
plazo de diez días hábiles para realizar la debida respuesta. En los casos en los
cuales se requiera un plazo superior a los indicados en el requerimiento, el proceso
responsable debe solicitar, mediante una comunicación dirigida a la entidad que
realizo el requerimiento, ampliación del plazo y resumiendo las razones que
motivan dicha solicitud.
Las respuestas a requerimientos pueden ser entregadas por medios escritos o
electrónicos, atendiendo la forma como lo indique el requerimiento.
Se deberán guardar las constancias de recibido de las respuestas radicadas ante las
entidades competentes. Con el fin de archivarlas en orden consecutivo conforme
la fecha de recepción del requerimiento.
Procedimiento para prevenir y Resolver los posibles Conflictos de Interés
EFICACIA S.A. posee un Código de Ética y Gobierno Corporativo. En este documento se
encuentran establecidos los principios, valores, conductas y mecanismos para la
prevención y resolución de conflictos de interés que deben observar los colaboradores que
presten sus servicios a la empresa, así como la imposición de sanciones.
Procedimiento para asegurar el cumplimiento de los reglamentos internos y demás
disposiciones relacionadas con el SARLAFT.
EFICACIA S.A., sus órganos de administración y de control así como el Oficial de
Cumplimiento y demás colaboradores, deben asegurar el cumplimiento de las normas
legales y reglamentos internos y demás disposiciones, relacionadas con el SARLAFT,
encaminadas a prevenir y controlar el LA/FT con el propósito no solo de contribuir a la
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realización de los fines del Estado y de cumplir la normatividad vigente, sino de proteger
la imagen y la reputación nacional e internacional de Colombia.
Cualquier incumplimiento sobre este deber por cualquiera de sus accionistas, órganos de
administración y de control, del Oficial de Cumplimiento y demás colaboradores, deberá
ser atendido conforme las normas internas o externas que le sean aplicables, según lo
indicado en el Código de Ética y Gobierno Corporativo indicado en el presente manual y/o
con sujeción al reglamento interno de la empresa y/o según lo indicado en los estatutos.
Procedimiento sobre régimen de sanciones
La empresa establecerá las consecuencias o sancionará disciplinariamente a los
colaboradores que faciliten o coadyuven en la utilización de sus actividades para el LA/FT,
lo mismo para aquellos que incurran en inhabilidades, incompatibilidades, conflictos de
interés y en general por violaciones al Código de Ética y Gobierno Corporativo, Manual del
SARLAFT, Manuales de Procedimiento o funciones, al Código Sustantivo del Trabajo, el
Contrato de Trabajo, Otrosíes laborales y el Reglamento Interno de Trabajo.
Por lo anterior, la conducta irresponsable, permisiva, negligente u omisiva en el desarrollo
comercial y operacional de la Empresa, que viole el Código de Ética y Gobierno Corporativo
y/o el Manual SARLAFT, acarreará las sanciones disciplinarias y de ley para los
Colaboradores.
En cuanto a los administradores y Accionistas se seguirán las normas estatutarias y legales
para revisar el tipo de sanción a aplicar, sin perjuicio de las acciones judiciales a que haya
lugar.
Para conocer y aplicar el Régimen de Sanciones se debe remitir al Código de Ética y
Gobierno Corporativo, el cual hace parte integral del presente manual.
Revisoría Fiscal
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GRUPO DE INTERÉS DIRECCIÓN CONTROLES NATURALEZA
CLIENTES
COMERCIAL
Consulta y vigilancia de clientes y prospectos de clientes en diferentes fuentes
La compañía cuenta con una proceso de vigilancia estratégica compuesto por una red de 15 roles AIN (análisis de la industria y negocio) los cuales realizan investigaciones enfocadas en temas estratégicos para la compañía por unidad de negocio especializada, identificando alertas de mercado, clientes, competencia, ciencia y tecnología. Como parte del análisis que se realiza en la vigilancia del entorno se identifican organizaciones que no cumplen con las políticas y normatividad exigidas por el Estado tomando evidencias reales como: noticias, periódicos, redes sociales, gremios, voz a voz entre otros, los cuales son material que identifica compañías con comportamientos no éticos relacionados con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo
Formato de declaración para vinculación*
Formato mediante el cual se identificará a la contraparte, sus administradores, sus accionistas, el origen de sus ingresos y la declaración de conocimiento y, por tanto, de compromiso con el SARLAFT de EFICACIA S.A. *En Proceso de implementación
FINANCIERO Y COMERCIAL
Creación de clientes y consulta en listas restrictivas el nombre del cliente
Cuando se cierra un negocio, el subgerente Comercial debe solicitar al cliente los siguientes documentos:
Rut Certificado Cámara de Comercio no > a 30 días Estados Financieros de los 2 últimos años Carta autorización datacredito (firmada por el
Representante Legal o suplentes) Carta aceptación plazo de pago (firmada por el
Representante Legal o suplentes) Copia Cedula Representante Legal 2 Referencias Comerciales 2 Referencias Bancarias Diligenciamiento de Formato Sagrlaft
Paralelamente empieza a construir los siguientes documentos que son de manejo interno:
Guía Operacional Simulador de rentabilidad aprobado por
financiero Estos documentos aplican para todas las líneas a excepción de Selección, Evaluación y Visita domiciliaria. Para la línea de Merchandising Express la Guía operacional se reemplaza por el Check List, es
GRUPO DE INTERÉS DIRECCIÓN CONTROLES NATURALEZA
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importante anotar que para esta línea no se requiere simulador de rentabilidad. Para las líneas de Selección, evaluación y Visita domiciliaria se requiere:
Check List o Guía Operacional Rut Certificado Cámara de Comercio no > a 30 días Carta de Aceptación plazo de pago Copia Cedula Representante Legal Diligenciamiento de Formato Sagrlaft
Una vez se tienen los anteriores documentos la compañía dispone de un procedimiento que se encuentra en la página de intranet de la compañía la ruta es Efigenia/Arbol/Procesos/procesos de Gestión/P-22 Instructivo creación de 3 Cliente), el cual contiene las políticas, documentos necesarios para análisis de información financiera del cliente, y una descripción detallada del proceso. Como complemento la compañía debe revisar en la lista Clinton. En el siguiente link se encuentra la página del departamento de tesoria de los Estados Unidos donde se consulta la lista Clinton: http://www.treasury.gov/ofac/downloads/t11sdn.pdf; adicionalmente la compañía cuenta con un proveedor externo BPR Rating que maneja una base de datos (Excel) que es actualizada permanentemente con calificación financiera y lista Clinton de las grandes empresas. Una vez se realiza todo este procedimiento y si el resultado es favorable se procede autorizar la creación del cliente.
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JURÍDICO Cláusulas en los contratos comerciales
En los contratos comerciales con clientes se acuerdan cláusulas en las cuales las partes se obligan al cumplimiento de ejecutar políticas y procedimientos para la del LA/FT. Cualquier incumplimiento del SARLAFT dará lugar a la terminación o suspensión de la relación comercial.
PROVEEDORES OPERACIONES
Mandamientos de proveedores
Documento oficial de la compañía que se solicita firmar para participar en las convocatorias de compras, en el cual los proveedores declaran y se obligan a cumplir con las políticas y procedimientos de SARLAFT, anticorrupción, confidencialidad de la información, buenas práctica en el manejo de datos personales y respeto por los derechos humanos.
Consulta en listas restrictivas el nombre del proveedor y de sus accionistas mayoritarios
En las convocatorias de compras se realiza la consulta de los posibles proveedores a través del NIT y su nombre comercial y/o razón social, lo cual permite prevenir riesgos de contratar con proveedores contaminados por Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo.
Control de aprobación de compras por montos de compra
La compañía utiliza la herramienta Oracle (business suite), en el cual para poder dar aval a una autorización de orden de compra a los proveedores, se requiere el visto bueno de determinados roles, de acuerdo a los montos establecidos.
Estudio de solidez financiero
Procesos financieros internos de la compañía que realiza la comparación de los estados financieros para validar variaciones de un año a otro. En este proceso identificar posibles riesgos de contratación con empresas con bajas calificaciones o indicadores por fuera de lo normal.
Formato de declaración para vinculación*
Formato mediante el cual se identificará a la contraparte, sus administradores, sus accionistas, el origen de sus ingresos y la declaración de conocimiento y, por tanto, de compromiso con el SARLAFT de EFICACIA S.A. *En proceso de implementación
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JURÍDICO Cláusula en
los contratos comerciales
En los contratos comerciales con proveedores se acuerdan cláusulas en las cuales las partes se
obligan al cumplimiento de ejecutar políticas y procedimientos para la del LA/FT. Cualquier
incumplimiento de las políticas dará lugar a la terminación o suspensión de la relación
comercial.
COLABORADORES RECURSOS HUMANOS
Actividades de selección en el ingreso
de los colaboradores
La compañía tiene construidas una serie de pruebas para el ingreso de los colaboradores
que son obligatorias, el cual pretende manejar de manera organizada el ingreso de los mismos,
y permite mitigar el posible riesgo de contaminación por Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo (LA/FT). Dichas pruebas se relacionas a continuación:
PRUEBAS POR COMPETENCIAS - Aplica para todos los cargos. - Se aplica de manera presencial. - Se realiza una valoración por medio de
entrevista por competencias y la información se registra en el formato de Informe de valoración de Competencias FIP24 - 1- 23.
ASSESSMENT CENTER - Aplica para Cargos Tácticos, liderazgo. - Se aplica de manera presencial. - Esta herramienta es utilizada para algunos
cargos para evaluar competencias como liderazgo, trabajo en equipo, gestión administrativa y el concepto de del assessement queda registrado en el formato de Informe FIP24-1-23.
PRUEBA EROS - Aplica para Cargos Operativo, Táctico,
Liderazgo, Directivos - Se aplica de manera online - Accede a una metodología personalizada en la
identificación de las competencias críticas en servicio se los diferentes cargos.
PRUEBA ANTES - Aplica para Cargos Operativo, Táctico,
Liderazgo, Directivos Se aplica de manera online
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- Permite evaluar los valores de un colaborador; es decir, la integridad y rectitud de las personas.
PRUEBA SEDISC - Aplica para Táctico (que impliquen
movilización), Liderazgo, Directivos - Se aplica de manera online - Permite evaluar el liderazgo como
comportamiento natural de las personas de acuerdo a las exigencias y la organización.
PRUEBA KOMPE PLUS - Aplica para Liderazgo y Directivos. - Se aplica de manera online. - Permite evaluar competencias cognitivas como
planeación, innovación, toma de decisiones. Interpersonales como comunicación efectiva, orientación al cliente, trabajo en equipo, Inteligencia social, empatía. Intrapersonales como flexibilidad, autoconfianza, manejo emocional. Liderazgo: Seguimiento de gestión, Dirección de equipo, delegación. Entre otras.
ESTUDIO DE SEGURIDAD - Aplica para Liderazgo y Directivos y CEDI. - Se aplica de manera presencial. - El estudio de seguridad se realiza a través de
una empresa externa (Seguridad Atlas) cargos del CEDI, liderazgo y Directivo.
VISITA DOMICILIARIA - Aplica para Liderazgo y Directivos y CEDI. - Se aplica de manera presencial. - La visita domiciliaria se realiza a través de una
empresa externa (Seguridad Atlas).
POLÍGRAFO - Aplica para Analista Senior Contabilidad, Auxiliar
de Bodega, Coordinador Cedi, Secretaria de Gerencia, Subgerente CEDI, Tesorero.
- Se aplica de manera presencial. - El polígrafo se realiza a algunos cargos, de
acuerdo a necesidad.
EXÁMENES INGRESO - Aplica para Todos los Cargos.
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- Se aplica de manera presencial. - Los exámenes de ingreso se realizan a través de
un proveedor (Unidad de Salud Ocupacional), a todas las personas que se vinculan con EFICACIA S.A. Eficacia S.A se autorizan Examen Médico y Pruebas de Laboratorio.
JURÍDICO
Reglamento Interno de Trabajo y
realización de procesos
disciplinarios conforme a la normatividad de SARLAFT
El Proceso Jurídico adelantará procesos disciplinarios conforme al Reglamento Interno
de Trabajo.
OPERACIONES FINANCIERAS CON
EFECTIVO FINANCIERO Pagos en
efectivo
Para la definición de pagos en efectivo la empresa se acoge a lo establecido en la ley 1430 de 2010, en su artículo 26, que adicionó al Estatuto Tributario el artículo 771-5, en la que indica que los contribuyentes o responsables deberán efectuar los pagos mediante alguno de los medios de pago allí previstos, tales como depósitos en cuentas bancarias, giros o transferencias bancarias, cheques girados al primer beneficiarios, tarjetas de crédito, tarjetas débito, etc. Los pagos que se originen por fuera de este lineamiento se consideran pagos en efectivo que para nuestro caso son: • ANTICIPOS DE GASTOS DE VIAJE La compañía cuenta con un instructivo consignado en la página de corporativa de la compañía el acceso es (Efigenia/Árbol/Procesos/procesos de Gestión/P-22 FIP22-1 Eficacia Legalización de Anticipos), adicionalmente ha diseñado un Curso e-learning la ruta es (Efigenia/Aplicativos/Campus E_Delfos)
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http://aulavirtual.eficacia.com.co:8080/delfos/) para que los colaboradores conozcan la forma correcta de utilizar los recursos. Los controles están basados en aprobaciones de los gastos por los jefes inmediatos que garantizan la razonabilidad y buen uso de los dineros entregados, adicionalmente que los soportes de las legalizaciones cumplan con los requisitos establecidos por las normas tributarias colombianas. • CAJAS MENORES La caja menor, es un fondo que se crea para manejar pequeños desembolsos y se asigna a una persona como responsable de su manejo, el procedimiento del adecuado manejo se encuentra publicado en (Efigenia/Arbol/Procesos/procesos de Gestión/P-22 IP22-2 Manejo de Caja Menor).
Pagos con giros*
- El pago mediante giro en efectivo está dirigido a los colaboradores o proveedores que se ubican en lugares remotos o de difícil acceso
para las entidades bancarias y se hace necesario realizar el pago mediante entidades
no vigiladas (empresa de giros) para dar cumplimiento a las obligaciones de la empresa. - Se valida que en el lugar donde se requiere el
pago solo opera empresa de giros. - Cuando existe el Banco Agrario, pero esta
entidad no puede atender en la celeridad y en los volúmenes requeridos en un momento
dado, se emplea la empresa de giros. * Pendiente elaboración del instructivo.
ADMINISTRADORES (JUNTA DIRECTIVA, REPRESENTANTES
LEGALES)
Jurídico
Declaración de
compromiso con el
SARLAFT
Formato mediante el cual se identificará a los administradores y declararán su compromiso
con el SARLAFT.
Consulta en listas
restrictivas
Consulta que se realiza en las listas restrictivas definidas en el presente manual. Se dejará constancia de la consulta en el formato de
declaración de origen de compromiso con el SARLAFT, por parte del colaborador que la
haya realizado.
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El Revisor Fiscal de EFICACIA S.A. en su reporte a presentar a la Asamblea General de
Accionistas Ordinaria debe elaborar un capítulo evaluando la implementación y desarrollo
de SARLAFT.
Además, deberá poner en conocimiento del Oficial de cumplimiento, las inconsistencias y
fallas detectadas en el SARLAFT y, en general, todo incumplimiento que detecte a las
disposiciones que regulan la materia.
Mecanismos e instrumentos de la etapa de control.
Como política y procedimientos para el control de LA/FT se establece la siguiente matriz
con los grupos de interés, las Direcciones de EFICACIA S.A. responsables, los controles y
una descripción de los mismos.
ACCIONISTAS JURÍDICO
Declaración de origen de
ingresos
Formato mediante el cual se identificará a los accionistas, el origen de sus ingresos y su
compromiso con el SARLAFT.
Consulta en listas
restrictivas
Consulta que se realiza en las listas restrictivas definidas en el presente manual. Se dejará constancia de la consulta en el formato de
declaración de origen de ingreso por parte del colaborador que la haya realizado.
PERSONAS POLÍTICAMENTE EXPUESTAS (PEP)
JURÍDICO
Formato de declaración
para vinculación
Formato mediante el cual se identificará a la contraparte, sus administradores, sus
accionistas, el origen de sus ingresos y la declaración de conocimiento y, por tanto, de compromiso con el SARLAFT de EFICACIA S.A.
Consulta en listas
restrictivas el nombre del grupo de
interés y de sus asociados principales
Consulta que se realiza en las listas restrictivas definidas en el presente manual. Se dejará constancia de la consulta en el formato de declaración para vinculación, por parte del
colaborador que la haya realizado.
Consulta con proveedor
externo sobre información de la PEP
El Oficial de Cumplimiento podrá contratar a un proveedor externo para que remita información
detallada de la PEP
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DOCUMENTACIÓN.
Hacen parte de la documentación del SARLAFT, el presente Manual, el cual incluye tanto
las políticas y procesos como los procedimientos, el Código de Ética y Gobierno
Corporativo y demás anexos, e instructivos del presente manual y la información contenida
en las páginas web citadas en el presente manual.
Criterios y procesos de manejo de la documentación
La información y documentación de carácter física relacionada con el SARLAFT, tendrá los
siguientes criterios y procesos de manejo:
Los procesos que ejercen el control sobre los diferentes grupos de interés,
aplicarán la política para el manejo de documentación que tengan para todos los
documentos de su proceso.
La documentación relacionada con el SARLAFT podrá ser guardada y utilizada al
interior de la empresa por el Oficial de Cumplimiento, Gerente General y/o
Representante Legal y Junta Directiva, siempre que se cumpla con la reserva legal
respectiva.
Antes de que la documentación sea entregada al proceso responsable del manejo
y control de archivo o al proveedor externo asignado para ello, el Oficial de
Cumplimiento, el Gerente General y/o Representante Legal y Junta Directiva,
podrán tener la documentación por lo menos un año en sus respectivos puestos de
trabajo, tanto en su forma física como electrónica.
El proceso responsable del manejo y control del archivo o el proveedor externo
asignado para ello, y dispondrá lo necesario para el cumplimiento de esta
disposición en cuanto la documentación sea entregada para su archivo histórico.
Custodia de documentos
El proceso responsable del manejo y control de archivo o al proveedor externo asignado
para ello y el Oficial de Cumplimiento, respecto de la documentación relacionada con el
SARLAFT, deben guardar la misma así:
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Para el archivo físico que esté en poder del Oficial de Cumplimiento, como mínimo
un año calendario.
Para los archivos electrónicos se deberá dejar constancia mediante backup, en CD,
DVD, discos duros, cintas de seguridad o cualquier medio electrónico conforme.
Una vez el Oficial de Cumplimiento entregue la documentación proceso
responsable del manejo y control de archivo o al proveedor externo asignado para
ello, dicha documentación reposará en el archivo histórico de la compañía por el
termino de diez años.
Conservación de documentos
El proceso responsable del manejo y control de archivo y el Oficial de Cumplimiento,
respecto de la documentación relacionada con el SARLAFT, deben dar estricto
cumplimiento a las normas establecidas en cuanto a reportes internos y externos.
Libro SARLAFT
La empresa llevará un libro mediante en el cual se guardarán cronológicamente todos los documentos relacionados con el SARLAFT. En dicho libro se archivarán entre otros, la normatividad vigente aplicable a la empresa, el presente manual, el código, usuario y contraseña de la empresa ante la UIAF, los reportes de las operaciones intentadas o sospechosas ante la UIAF, las declaraciones semestrales de los Directores y Gerentes
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