UNIVERSIDAD MARIANO GALVEZ DE GUATEMALA FACULTAD DE CIENCIAS ECONOMICAS Contaduría Pública y Auditores CURSO: Auditoría en Sistemas de Información. Extensión: Cuilapa, Santa Rosa.
“Manual Importar un Archivo de Texto IDEA”
CARNÉ: NOMBRE:
3213-11-8889 Yesenia Magaly Rodríguez Samayoa
PASOS PARA IMPORTAR UN ARCHIVO DE TEXTO
1. Acceder al Asistente de Importación
1.1 Seleccione Archivo > Asistente de Importación > Importar en IDEA.
1.2 Aparecerá en Asistente de Importación.
2. Seleccionar el Archivo a Importar
2.1 En el diálogo principal del Asistente de Importación, seleccione la opción ASCII o
EBCDIC (Texto).
2.2 Haga click en el botón Examinar ubicado al lado del cuadro Nombre. Aparecerá el
diálogo Seleccionar Archivo.
2.3 Seleccione el archivo Ventas.txt de la Carpeta de Trabajo C:\Archivos de
programa\IDEA\Tutorial.
2.4 Si lo desea puede modificar el filtro Tipo de archivos para ver sólo los archivos *.txt en
la lista de archivos.
2.5 Haga click en Abrir.
Se cerrará el diálogo Seleccionar Archivo y la ruta seleccionada aparecerá dentro del
cuadro Nombre en el Asistente de Importación.
2.6 Haga click en Siguiente.
2.7 Asistente de Importación – Paso Tipo de archivo
Una vez seleccionado el archivo de datos, el Asistente de importación analizará los
datos del archivo y tratará de determinar su tipo.
En este caso IDEA identificará correctamente el formato Longitud fija.
Haga click en Siguiente.
2.8 Asistente de Importación – Paso Especificar longitud de registro
Durante este paso, IDEA identificará la longitud de cada registro, en este caso 42 bytes
(caracteres). Esta longitud incluye los delimitadores de registro que pueden verse al
desplazarse hacia la derecha a las posiciones 41 y 42. IDEA excluirá los delimitadores
de la importación en forma automática.
2.8.1 Verifique el archivo en la sección vista previa ubicada en la parte inferior del
diálogo. Navegue a lo largo de los registros y verifique que las columnas de
datos (campos) se encuentren alineadas.
2.8.2 Haga click en Siguiente.
2.9 Asistente de Importación – Paso Especificar Delineadores de Campo
En este paso puede identificar la posición de inicio y finalización de cada campo en los
registros. El Asistente de Importación insertará líneas para un mejor ajuste en la
presentación de los datos dentro de los registros.
Podrá agregar, mover o quitar líneas de campos de la siguiente manera:
• Agregar – Haga click con el mouse en la posición deseada.
• Mover – Marque la línea de campo requerida y arrástrela hasta la posición
deseada.
• Quitar – Haga doble click con el mouse sobre la línea de campo.
Nota: Posicione el cursor sobre los datos para ver el número de columna
correspondiente.
2.13 Identifique cada campo, verificando su selección con el diseño de registro tal
como se detalla a continuación:
2.13.1 Seleccione el campo en el área de datos.
2.13.2 En el cuadro Nombre de campo, ingrese un nuevo nombre para el campo
2.13.3 Opcionalmente, en el cuadro Descripción, ingrese una breve descripción para
el campo.
2.13.4 En el cuadro Tipo, acepte o modifique el tipo de campo. Observe que en la
sección Ejemplo convertido se proporciona el valor convertido del primer
registro de acuerdo al tipo de campo seleccionado. Si esto no es correcto,
haga click en el botón de la lista del cuadro Tipo y seleccione el tipo de campo
apropiado.
2.13.5 Pulse aceptar o corrija o agregue información adicional al tipo de campo:
• Campos numéricos: cantidad de decimales
• Campos fecha: Ingrese una máscara de fecha que describa el formato
de fecha del archivo Ventas.txt, en este caso, AAAAMMDD.
Continúe definiendo cada campo realizando el mismo procedimiento.
Nota: Si no desea importar algunos de los campos marque la opción No
importar este campo.
2.14 Una vez actualizados todos los campos, haga click en Siguiente.
3. Asistente de Importación – Paso Crear Campos
Durante éste paso podrá agregar campos virtuales, editables (no disponible en IDEA
Express), booleanos, o multi-estado al archivo a importar.
Deje los campos vacíos ya que para éste ejercicio no es necesario agregar campos al
archivo, y haga click en Siguiente.
4. Asistente de Importación – Paso especificar nombre de archivo de IDEA.
El paso final consiste en especificar las opciones de importación, guardar la definición de
registro creada usando el Asistente de Importación (para volver a utilizarla en futuras
auditorías) y especificar el nombre de la base de datos resultante.
4.1 Acepte la opción importar base de datos (preferible a enlazar).
IDEA se ejecuta más rápido cuando importa un archivo en lugar de enlazarlo.
4.2 Acepte la opción predeterminada Generar estadísticas de Campo.
Las estadísticas de campo pueden ser usadas para Conciliación de datos.
4.3 IDEA guardará automáticamente la definición de registros como ventas.rdf (IDEA MB
usa la extensión de archivo “.rdm”) en la Carpeta de Trabajo. Posteriormente, de ser
necesario, podrá utilizar ésta definición para importar archivos de datos de similares
características, o para realizarle alguna modificación.
4.4 En el cuadro Nombre Base de Datos, ingrese Detalle de ventas.
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