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MANUAL DE USUARIO DIRECCIÓN DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN
ACTUALIZADO 21/07/2015
Elaborado por: Ing. Eduardo Fonseca Castañeda. Revisado por: Ing. Daniel Rocha Ramírez.
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MANUAL PARA GENERAR
NÓMINA
ADMINISTRATIVA
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Contenido
1. GENERALIDADES ................................................................................. 4
1.1 INTRODUCCIÓN ......................................................................................... 4
1.2 OBJETIVO DEL MANUAL ........................................................................... 4
1.3 ALCANCE DEL MANUAL ............................................................................ 4
1.4 PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG ....................................................... 4
2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG ........................ 5
2.1 Tabla de Comandos ..................................................................................... 5
3. PROCESOS PARA REALIZAR NÓMINA UGC .......................................... 5
3.1 Flujograma General .................................................................................... 5
3.2 Ingreso a la Aplicación ICEBERG ................................................................ 6
4. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA ADMINISTRATIVA ..................... 7
4.1 Flujograma Nómina ADM ........................................................................... 7
4.2 Configurar el Tipo de Nómina ..................................................................... 8
4.3 Crear Calendario de Nómina Administrativa .............................................. 9
4.4 Ingreso de Novedades ................................................................................ 11
4.4.1. Proceso para Ingresar Hoja de Vida o Empleados Nuevos ....................................................... 11
4.4.2 Proceso para Ingresar Valor del Salario conceptos 1 y 2. ........................................................ 16
4.4.3 Proceso para Ingresar Aporte a Seguridad Social y Valor Neto. Conceptos 500 - 501 – 99918
4.4.4 Proceso para Ingresar Ascensos y Nuevo sueldo ........................................................................ 21
4.4.5 Proceso para Ingresar Auxilio Escolar concepto 185...................................................................... 24
4.4.6 Proceso para Ingresar plan Excequial y Ace Seguros Conceptos 741 y 759 ........................... 25
4.4.7 Proceso para Ingresar Afiliación a Sindicato concepto 765 y 763 ................................................ 28
4.4.8 Proceso para Ingresar Ausentismos concepto 850 ................................................................... 29
4.4.9 Proceso para Ingresar Prestamos conceptos del 730 a 735 y 740 ............................................ 31
4.4.10 Proceso para Ingresar Horas Extras conceptos del 150 a 158................................................... 33
4.4.11 Proceso para Ingresar Incapacidades Enfermedad General concepto 21 .............................. 34
4.4.12 Proceso para Ingresar Traslados de Fondo de Pensiones o Entidad de salud ........................ 36
4.4.13 Proceso de Desafiliación a Medicina Pre pagada concepto 737 ............................................... 37
4.4.14 Proceso para Ingresar Descuento por Congreso o Paseos Colsubsidio Concepto 747 y 743 39
4.4.15 Proceso Préstamo por Fondo de Empleados o Solicitud Parqueadero concepto 750 y 761 . 40
4.4.16 Proceso para Ingresar Descuento por Solicitud de Carné concepto 749 ................................. 42
5. PROCESO PARA LIQUIDAR UNA NÓMINA .......................................... 43
5.1 Liquidar pre-nómina .................................................................................... 43
5.2 Liquidar Nómina Definitiva .......................................................................... 45
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6. ACUMULAR NÓMINA .........................................................................46
6.1 Acumular Nómina ........................................................................................ 46
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1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCIÓN
La Dirección de Sistemas de Información Administrativo de la Universidad La Gran Colombia
necesita generar manuales de procesos y procedimientos para documentar las actividades
realizadas por las diferentes dependencias interactuando para generar la nómina
administrativa, donde encontramos:
a. Ingreso de novedades en todas las áreas del personal administrativo.
b. Ajustes de la nómina detectando errores y mejorando la parametrización del programa
ICEBERG para mejorar los procesos.
c. Revisar y controlar el proceso de liquidación y velar por su correcto ingreso al sistema y
optimizar el proceso de liquidación de nómina aportando posibles soluciones para el
mejoramiento continuo con ayuda de la aplicación ICEBERG.
1.2 OBJETIVO DEL MANUAL
El Módulo de Nómina realiza el proceso integral de liquidación y pago de salarios,
prestaciones y aportes a cada empleado de su organización, así como manejo del régimen de
seguridad social, fiscal y parafiscal, prestaciones sociales, prestamos, etc.
1.3 ALCANCE DEL MANUAL
Precisar los procesos y procedimientos de la nómina administrativa para detectar las
actividades que se puedan mejorar y así lograr una buena calidad en el proceso.
1.4 PROCESOS EN EL SISTEMA ICEBERG
Los procesos realizados en el Departamento de Desarrollo humano son registrados en la
base de datos con la ayuda de la aplicación Iceberg, estos procesos debe seguir un
determinado orden el cual esta instaurado en este manual de Usuario.
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2. PRELIMINARES AL INGRESAR AL SISTEMA ICEBERG
Para ingresar a la aplicación ICEBERG se pulsa en el ícono el escritorio de Windows
2.1 Tabla de Comandos
3. PROCESOS PARA REALIZAR NÓMINA UGC 3.1 Flujograma General
Objeto o Tecla descripción
Pulsar en la lupa aparece un menú contextual con un listado para ser seleccionado el que corresponda
Tabulador Pasa al siguiente campo o cuadro de texto Tecla F3 Duplica el valor de un solo campo anterior Tecla F4 Duplica los valores de la ventana Tecla F6 Borrar Registros en la ventana Tecla F7 Al pulsar esta tecla de función en una ventana algunos campos se
colocaran de color amarillo se coloca el cursor sobre es que se desee y se digita el valor a buscar
Tecla F8 Trae el valor al campo y llena los demás con la información relacionada a ese campo al pulsarlo 2 veces trae el último dato registrado
Tecla F9 En algunas ventanas se utiliza para mostrar el listado de opciones disponibles
Tecla F10 Guarda los datos de la ventana Flechas arriba abajo
Desplazamiento por los valores de algún registros al pulsar flecha abajo.
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3.2 Ingreso a la Aplicación ICEBERG
Username: Se digita el nombre de usuario
Password: Se digita la Contraseña asignada
Database: Se digita el nombre de la base de datos a la que quiere ingresar
Connect: Se pulsa para validar los datos e ingresar a la Base de Datos
Cancel: Da por terminado el proceso y cierra la ventana.
Nota: El sistema no tiene en cuenta si utiliza palabras en mayúscula o minúscula.
Luego en la ventana ICEBERG muestra en el panel izquierdo un menú en forma de árbol al
pulsar los iconos con el símbolo “+” se desplegaran los submenús.
++: Despliega todos los submenús del árbol
--: Cierra todos los submenús del árbol
Cuadro de texto: muestra nombre de la base de datos a la cual está Conectado
Cambio de Usuario: Este botón se utiliza para realizar cambio de usuario e ingresar
nuevamente a la aplicación
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Salir: Este botón Cierra y sale de la aplicación
4. PROCESO PARA REALIZAR NÓMINA ADMINISTRATIVA
4.1 Flujograma Nómina ADM
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4.2 Configurar el Tipo de Nómina
Se verifica si la nómina que se va a utilizar está abierta o cerrada, para ello se ingresa por
ICEBERG-TALENTO HUMANO-Administración-Tipo de Nómina asignadas a
Usuarios.
Hay 4 tipos de nómina se selecciona ADM para administrativa
Código Descripción DOC DOCENTE ADM ADMINISTRATIVA HON HONORARIOS
CONSILIATURA PEN JUBILADOS
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4.3 Crear Calendario de Nómina Administrativa
Se debe crear un calendario de nómina para realizar el ingreso de información el
ingreso es por ICEBERG – TALENTO HUMANO – Nómina - Calendario Nómina
Se verifica que el tipo de nómina seleccionada sea la administrativa y que este abierta. Paso
anterior. Esta nómina se divide en 2 quincenas cada mes del año.
Descripción: Se da nombre a la nómina teniendo en cuenta las 2 quincenas del mes
(nómina administrativa)
Estado: El estado abierto o cerrado se selecciona abierto cuando se va a trabajar sobre él.
Año: Se coloca el año Actual
Número del periodo: Se ingresa el número del mes a liquidar para marzo es el número (3)
Orden del periodo: se selecciona 1° o 2° quincena, el orden de periodo se coloca
dependiendo del periodo que se esté liquidando y si hay más liquidaciones de otros conceptos
se va incrementando
Periodo: Se coloca año y mes a liquidar “201303” para marzo de 2013
Fecha Inicia y fecha Fin: 1 al 15 del mes para la primera quincena y 16 al 30 de cada mes
para la segunda quincena del mes
Fecha de pago: esta fecha se refiere al día que se liquida la nómina
Hábiles y festivos: generados automáticamente por el sistema
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Agrupador: Se selecciona el agrupador según la tabla.
Empleado* y Concepto*: Se asigna la opción (QUI) por quincenas.
sf*: Se selecciona la opción DIARIO, se liquida por días.
Novedades: Todo se deja en No
Procesos: se dejan los datos como están en la opción liquidación, aparece por defecto No
pero al liquidar la nómina pasara a estado SI.
Se guardan los cambios con F10.
Código Descripción MDF Agrupador administrativo BLP Liquida prima BON Liquida bonificación VIS Liquida Viáticos - seguridad social -
parafiscal BOS Liquida bonificación
SINTIES(sindicato) PO1 Liquida Seguridad social CL4 Liquida pago parcial cesantías
consolidas CDC Liquida consolidado de cesantías TMP Liquida pago Temporal CES Liquida retiro parcial de cesantías CRS Liquida rete fuente semestral TM1 Liquida ajustes temporales
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4.4 Ingreso de Novedades
La asistente de nómina académica recibe las novedades para la liquidación de nómina de la
quincena, pueden ser: Personal nuevo, afiliaciones o desafiliaciones, asensos, traslados,
aumentos nombramientos, afiliación o desafiliación a sindicato, licencias no remuneradas,
permisos, prestamos universidad, bancos, fondo de empleados, entidades pre pagadas o
facturas, auxilio a trabajadores, horas extras, ajustes por quejas y reclamos por problemas al
liquidar nominas anteriores. A continuación se presentan los procesos que se realizan para
cada uno de ellos:
4.4.1. Proceso para Ingresar Hoja de Vida o Empleados Nuevos
Para ingresar un nuevo empleado se necesita número de cédula y el contrato para completar
los datos requeridos por el sistema
Se ingresa por: ICEBERG - TALENTO HUMANO - HOJA DE VIDA - PERSONA TH
En la siguiente ventana se ingresan los datos de la persona postulada para un cargo, se
necesita la cédula de ciudadanía.
NIT: se ingresa el número de cédula de ciudadanía
Nombre y Apellidos: Se ingresan apellidos y nombres como están en la cédula
Sexo: según cédula
Tipo Identificación: C.C cedula de ciudanía
Fecha de expedición: fecha de expedición de la cédula
Nacionalidad: Se ingresa país de nacimiento del empleado
Fecha Nacimiento: Se registra fecha de nacimiento.
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Persona: se genera automáticamente al guardar
Clase, número y distrito: Si es hombre se digitan los datos que contiene la Libreta militar
Estado: Aspirante si no ha firmado contrato, funcionario cuando ya está firmado el contrato
si ya no pertenece a la nómina de la universidad se coloca en estado retirado
País, departamento y municipio: su ubican pulsando en la lupa que está a la izquierda de
las 9 celdas
Dirección, teléfono, barrio, estado civil y ocupación: Se ingresan los datos del
empleado registrados en la hoja de vida.
Carrera: No y Formato: SI
Fecha de resolución y tipo de resolución se dejan vacíos
Fecha de Actualización: Se digita la fecha de ingreso al sistema.
Origen Hoja: en Nulo
Los demás campos si se pueden dejar vacíos y luego ser completados. Se guarda con F10
En esa misma ventana se pulsa en el botón “NEXT BLOCK”
En esta pantalla se registran los siguientes datos
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En esta pestaña los datos de la persona son cargados automáticamente, y se ingresan datos
relacionados con el contrato
Cargo: Se digita el código del cargo al realizarlo se cargan los 3 datos siguientes
automáticamente.
Estado: se asigna “activo”
Centro de costo: se registra el sitio de donde se obtendrán los recursos para este cargo ej.:
5009901 Oficina de Vicerrectoría Administrativa
Fondo:
se utiliza 1 para el Fondo General UGC
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Fuente: Se refiere hacia donde van dirigidos los recursos ej. (151)
Pago: se refiere a si está o no autorizado el pago.
Forma de pago: hay 2 modalidades que utiliza la universidad para el pago de salario,
generalmente se utiliza consignación, en casos especiales se genera cheque.
Régimen: Como es un nuevo empleado se rige por la ley nueva emplea así que se selecciona
nuevo
Sueldo: lo genera el sistema después de ingresarlo en la opción del menú valor % cantidad
Ingreso y fin contrato: Se digita la fecha de inicio y final que tiene el contrato.
Dependencia: Este número depende del centro de costo
Moneda: El sistema lo ingresa en pesos.
Periodo: Se ingresa el que utiliza la nómina administrativa en este caso quincenal.
Equivalencia: Depende del horario de trabajo, generalmente es de 48 horas.
Tipo de Empleado. Se ingresa como administrativo
Tipo Contrato y Tipo de vacaciones: Se ingresan según contrato
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Categoría: se deja vacía, esta se utiliza en la nómina docente.
Turno: opción 1 este se asigna al personal administrativo.
Tipo aporte: Se ingresa el tipo de aporte a seguridad social del empleado.
Número Contrato: se genera automático debe coincidir con el número del empleado.
Tipo Nómina: ADM quiere decir que es la administrativa.
Sucursal SS: Se ingresa ubicación laboral del empleado Ej.: Bogotá se ingresa 001.
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4.4.2 Proceso para Ingresar Valor del Salario conceptos 1 y 2.
Después de esto se ingresa a la opción ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina-
Novedades-Valor/Porcentaje/Cantidad, para ingresar el valor del salario del empleado
Se verifica que los datos del calendario sean los correctos, que coincida con la nómina abierta si
no coincide se regresa a calendario de nómina y se coloca como abierta.
Empresa: Los datos son cargados automáticamente dependiendo de la nómina que esté
abierta al iniciar el proceso de liquidación de la nómina administrativa.
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Concepto: Se debe digitar el concepto según el tipo de sueldo, se activa la pestaña valor y se
desactiva la pestaña de consulta, a continuación se muestra una tabla con las opciones.
Empleado: Se pulsa F7 se ingresa el código del empleado y se pulsa F8, el sistema carga los
datos del empleado automáticamente, se ingresa el salario en la columna Valor y se verifica que
en la columna Fecha se halla ingresado la fecha de ingreso de no hacerlo al realizar la
liquidación el sistema liquidara todo el mes para ese empleado, luego se guarda con F10.
Código Descripción
1 SUELDO
ORDINARIO
2 SALARIO
INTEGRAL
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Luego se verifica que el salario cargo correctamente en ICEBERG-TALENTO HUMANO-
Nomina - Empleado
En la ventana empleado se ingresa a la pestaña “Empleado Entidad” y se ingresan 3
conceptos
4.4.3 Proceso para Ingresar Aporte a Seguridad Social y Valor Neto.
Conceptos 500 - 501 – 999
Se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina-Empleado
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Concepto 500 Aporte Salud Empleado
Se selecciona la pestaña Empleado Entidad Se ubica el cursor en la columna
Concepto: se digita el código del concepto para salud y se pulsa tabulador
Tipo Entidad: EPS - entidad promotora de salud
Descripción Tipo entidad: carga automáticamente al pulsar tabulador
Entidad: se digitan siglas según corresponda la entidad de salud.
Fecha Ingreso, Estado: automáticamente cargan los datos estos viene de la información
ingresada en el contrato
Tipo Cuenta: Se encuentra por defecto, se deja en Ahorros
Concepto 501 Aporte Pensión Empleado
El mismo proceso se realiza para el concepto 501, se ingresa a la siguiente fila y se digita el
código se pulsa tabulador
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Concepto: Se ingresa el concepto para Pensiones y cesantías (501)
Tipo entidad: Se selecciona AFP fondo pensiones Obligatoria
Entidad: Se selecciona la sigla dependiendo de la entidad
Fecha Ingreso, Estado: automáticamente cargan los datos estos viene de la información
ingresada en el contrato
Tipo Cuenta: Ahorro se encuentra por defecto, se deja así.
Concepto 999 Valor Neto
Concepto: Se Digita el número del concepto automáticamente aparece la descripción.
Tipo Entidad: FIN entidades financieras
Nombre Entidad: se seleccionan las iniciales del banco con el que se tiene convenio
Fecha Ingreso: Esta fecha carga automáticamente
Numero cuenta: Este número lo envía la entidad financiera en un documento escrito.
Tipo Cuenta: Ahorro se encuentra por defecto, se deja así.
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4.4.4 Proceso para Ingresar Ascensos y Nuevo sueldo
Para realizar cambios a un empleado como un ascenso o un nuevo sueldo se debe Ingresar a la
aplicación ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nómina- Empleados
Se pulsa F7 se digita en el campo Empleado, el código del empleado a buscar y pulsar F8 para
que carguen los datos en la ventana, se realizan modificaciones en los campos, Centro de
costo, fondo, fuente función, dependencia, Tipo vacaciones, tipo de contrato, tipo
de empleado, verificar moneda que se encuentre en pesos y periodo en quincenal
administrativos o mensual para docentes.
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Para realizar cambio en el salario o sueldo actual se debe ingresar a ICEBERG-TALENTO
HUMANO- novedades-Valor/Porcentaje/Cantidad
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Se pulsa F7 en la celda Concepto se ingresa el número del concepto para sueldo y se pulsa F8
se cargan los datos en los campos automáticamente los campos descripción de la nómina, fecha
de inicio y fecha final del contrato, concepto y descripción del concepto, la por defecto aparece
en consulta, si se van a realizar modificaciones se debe activar la pestaña de Valor y desactivar
la pestaña de consulta, luego se pulsa F7 para digitar el código del empleado al pulsar F8 traer
los datos de ese empleado a la ventana.
Se digita el nuevo sueldo en la columna Valor y se guarda con F10
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4.4.5 Proceso para Ingresar Auxilio Escolar concepto 185
Se ingresa por ICEBERG - TELENTO HUMANO - Nómina - Novedades –
Valor/Porcentaje/Cantidad
Se ubica cursor en Concepto se pulsa F7 se digita número de concepto pulsa F8 luego se quita la
pestaña de Consulta y se activa la de Valor, se ubica el cursor Empleado se pulsa F7 y se
digita el código del empleado, se pula F8.
Empleado: Se ingresa el código del empleado se pulsa tabulador a medida que avanza a la
derecha verificado que la información cargue automáticamente en todas las demás columnas
por último se guarda con F10.
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4.4.6 Proceso para Ingresar plan Excequial y Ace Seguros Conceptos 741 y
759
Se ingresa ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nomina-Novedades en la tabla
Valor/Porcentaje/Cantidad
Se pulsa F7, se escribe el número del Concepto 741 luego se pulsa F8
Se marca la pestaña Valor y se desmarca la pestaña de Consulta, después se ubica el cursor en
la celda Empleado se agrega una línea nueva con F6 se coloca el código del empleado y se
pulsa F8, cuando se carguen los datos automáticamente, se divide el total del valor del plan
en 2 cuotas y se coloca la mitad del valor total en la columna valor y el nombre de la entidad
excequial se digita en la columna Nombre Entidad por último se guarda con F10.
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Para verificar que el proceso se realizó correctamente se busca en la ICEBERG-TALENTO
HUMANO-Nomina- Empleado
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Se pulsa en la pestaña Fijo
En esta ventana se pulsa F7 se digita en la columna Empleado el código del empleado y se
pulsa F8 se muestran todos los conceptos de este empleado, se busca que esté relacionado el
concepto 741 si está correcto por último se cierra la ventana Fijos/novedades para terminar
la verificación.
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4.4.7 Proceso para Ingresar Afiliación a Sindicato concepto 765 y 763
Se ingresa a ICEBERG-NOMINA-Novedades-Valor/Porcentaje/Cantidad
Al ingresar se ubica en el Campo Concepto y se pulsa F7, se digita el número del concepto en
este caso es el 765 y se pulsa F8, se desmarca la casilla de consulta y se marca la de porcentaje
ya que este valor se maneja así.
Luego se ubica el cursor en la columna Empleado y se pulsa F7 y se coloca el código del
empleado y se pulsa F8, se cargan los datos porcentaje, periodo, Tipo de entidad, se selecciona
el Nombre Entidad, si no se conoce se busca pulsando sobre el icono con una lupa está
ubicada al lado derecho por último se guarda con F10
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4.4.8 Proceso para Ingresar Ausentismos concepto 850
Se ingresa por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nomina-Novedades-Ausentismos
Se pulsa F7 se digita el número del concepto para ausentismo se utiliza el código 850, se pulsa
F8 para cargar los datos del usuario al formulario, se marca la pestaña cantidad, luego se
ubica el cursor en la siguiente sección en el campo Empleado y se pulsa nuevamente F7 se
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coloca el código del empleado allí se carga la información del empleado se ingresa la fecha de
inicio y final de su ausencia
Periodo: se selecciona de la lista
Luego en Causal se selecciona el motivo al pulsar en la lupa por último se guarda con F10.
Si esta novedad se ingresa al siguiente mes, se coloca la fecha inicial y final del mes que se
liquida y la fecha real es cuando se ausentó el empleado.
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4.4.9 Proceso para Ingresar Prestamos conceptos del 730 a 735 y 740
El ingreso se realiza por ICEBERG-TALENTO HUMANO – Nomina – Novedades -
Generales
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Se ingresa un concepto:
Luego se ingresa el código del empleado y automáticamente el programa carga los datos del
empleado en el formulario, se pulsa ejecutar.
Se ingresa el Valor Inicial del préstamo, la cantidad de cuotas pactadas, después de esto el
valor de la cuota carga automáticamente, las fechas deben estar de acuerdo al pago de salario
los 1 o 16 días de cada mes es indispensable ingresar el Número Pagare, se pulsa F10 para
Guardar.
Código Descripción 730 Préstamo odontológico 731 Préstamo vivienda 732 Préstamo educación 733 Préstamo libre inversión 734 Préstamo calamidad 735 Préstamo con intereses 740 Libranza Banco Colmena
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4.4.10 Proceso para Ingresar Horas Extras conceptos del 150 a 158
El ingreso se realiza por ICEBERG-TALENTO HUMANO-Nomina-Novedades-
Valor/Porcentaje/Cantidad, se pulsa F7 se ingresa el código del Concepto
Código Descripción 150 HORA EXTRA DIURNA FESTIVA 151 HORA EXTRA DIURNA
ORDINARIA 152 HORA EXTRA NOCTURNA
ORDINARIA 153 HORA EXTRA NOCTURNA
FESTIVA 154 RECARGO NOCTURNO 155 RECARGO NOCTURNO FESTIVO 156 HORA ORDINARIA FESTIVA 158 HORAS EXTRAS FIJAS
Se pulsa F8 para cargar los datos en el formulario, se cambia la pestaña a porcentaje y se quita
la pestaña de consulta, luego se ubica el cursor en el cuadro de texto Empleado se pulsa F7
luego se digita el código del empleado y se pulsa F8, se digita la cantidad de horas asignadas en
la columna Cantidad y en la columna Valor el valor de la hora teniendo en cuenta el
porcentaje. Con tabulador se van cargando las demás columnas. Por último se guarda con F10
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4.4.11 Proceso para Ingresar Incapacidades Enfermedad General concepto
21
Se ingresa por ICEBERG – TALENTO HUMANO – Novedades - Incapacidades
Se pulsa F7 en la celda concepto se digita el código de la incapacidad y se pulsa F8, la
descripción carga automáticamente, luego se desmarca la opción consulta, se coloca el cursor
en la celda empleado y se pulsa F7, se digita el código del empleado
Número de la incapacidad: El número que aparece en la incapacidad enviada por la
entidad de salud
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Diagnóstico: Se ingresa el código que aparece en la incapacidad
Estado: ingresa según el concepto
Código Descripción 1 Enfermedad general 2 Maternidad 3 Paternidad 4 Enfermedad
profesional 5 Accidente de trabajo 6 Incapacidad
Hospitalaria 7 Cirugía ambulatoria
Prorroga: Se ingresa estado no o si cuando la incapacidad viene con anterioridad y hay que
extenderla
Fecha inicia- Termina: Se ingresa la fecha de inicio y terminación de la incapacidad
Tipo Entidad: Se ingresa el tipo de entidad que genera la incapacidad
Nombre e Entidad.: Se ingresa el nombre de la entidad que genera la incapacidad
Fecha inicial Real: Se ingresa la fecha inicial real de la incapacidad esta opción se utiliza
cuando la incapacidad es radicada en una fecha posterior.
Fecha Final Real: Se ingresa la fecha final real de la incapacidad esta opción se utiliza
cuando la incapacidad es radicada en una fecha posterior.
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4.4.12 Proceso para Ingresar Traslados de Fondo de Pensiones o Entidad de
salud
Ingresar a ICEBERG-talento humano- Nomina- Empleado
Se pulsa en la pestaña Empleado Entidad
Se selecciona el campo Estado y se deja en estado Traslado y se ingresa un nuevo concepto con
el mismo código y los datos de la nueva entidad, se coloca en estado Activo, para los conceptos
500 o 501
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4.4.13 Proceso de Desafiliación a Medicina Pre pagada concepto 737
Se ingresa por ICEBERG – TALENTO HUMANO – Nómina - Empleado
Luego, se pulsa en la pestaña FIJO como se muestra en la imagen
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En la siguiente ventana se digita el número asignado al empleado en la columna Empleado,
se busca el código (737) en la columna Concepto, en la columna de Estado se realiza el
cambio a (retirado) y se guarda con F10
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4.4.14 Proceso para Ingresar Descuento por Congreso o Paseos Colsubsidio
Concepto 747 y 743
Se ingresa a ICEBERG –TALENTO HUMANO-NOMINA-Novedades–Generales
Se pulsa F7 en la celda Concepto se digita el código del concepto y se pulsa F8, se cargan los
datos de este concepto automáticamente luego en la celda Empleado se pulsa F7 se digita el
código del empleado y se pulsa F8 ingresan los datos del empleado automáticamente.
Al pulsar en el botón Ejecutar
Valor inicial: Digitar valor del préstamo
Total de Cuotas: Cantidad de Cuotas
Fecha Primera: Fecha de la primera cuota
Valor Cuota: Se genera automáticamente
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Fecha última: Fecha de la última cuota.
En la última columna a la derecha en la opción Pagaré, se escribe en número del oficio o
pagare luego se guarda con F10
4.4.15 Proceso Préstamo por Fondo de Empleados o Solicitud Parqueadero
concepto 750 y 761
Se ingresa por ICEBERG - TELENTO HUMANO - Nómina - Novedades –
Valor/Porcentaje/Cantidad
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Se ubica el cursor en la celda Concepto se pulsa F7 y se digita 750, se pulsa F8, se desmarca la
casilla Consulta y se marca la pestaña Valor, luego se ubica el cursor en la celda Empleado se
pulsa F7, se digita el código del empleado y se pulsa F8, luego se digita el Valor del descuento
se verifica que el Periodo este en “QUI” los demás datos cargan automáticamente al pulsar
tabulador y para finalizar se guarda con F10.
Para parqueadero se marca la casilla Valor y se desmarca se coloca el cursor en Empleados
se ingresa código del empleado y en la columna Valor se digita la cantidad a pagar se pulsa
tabulador y F10 para guardar
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4.4.16 Proceso para Ingresar Descuento por Solicitud de Carné concepto 749
Se ingresa a ICEBERG –TALENTO HUMANO-NOMINA-Novedades–Generales
Se pulsa F7 y se digita el código en la celda Concepto se pulsa F8 se cargan los datos, luego se
ubica el cursor en la celda Empleado y se digita el código del empleado luego F8, se cargan los
datos del empleado automáticamente, luego se pulsa el botón Ejecutar.
Valor Inicial: Se digita el costo del carné
Total cuotas: 1 cuota
Los demás valores carga automáticamente al pulsar tabulador por último se guarda con F10.
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5. PROCESO PARA LIQUIDAR UNA NÓMINA
5.1 Liquidar pre-nómina
Antes de liquidar nómina se revisa que todas las ventanas estén cerradas, en la ventana inicial
de ICEBERG se va al menú desplegable Windows, allí en la parte inferior muestra el nombre
de las ventanas abiertas.
Luego se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina – liquidación
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Se ingresa en forma liquidación Pre-nómina y se pulsa tabulador hasta el final de los campos,
se verifica que el calendario de nómina corresponda a que se va a liquidar.
Se pulsa en el botón Liquidar
Se verifican posibles errores o se imprime Planilla de Nómina para ser revisada
manualmente y realizar ajustes.
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5.2 Liquidar Nómina Definitiva
Al realizar ajustes se genera la liquidación definitiva y termina el proceso de Nómina.
Se ingresa por ICEBERG- TALENTO HUMANO- Nómina – liquidación
Se selecciona “Definitiva” en Forma de liquidación, se pulsa tabulador se verifica que el
calendario de nómina sea el correcto y se pulsa en el botón liquidar.
Aquí termina el proceso de liquidar la nómina administrativa.
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6. ACUMULAR NÓMINA
6.1 Acumular Nómina
Se ingresa a ICEBERG- TALENTO HUMANO – Nómina - Acumular
Se verifica que los datos de la descripción correspondan a la nómina que se va a acumular y se
pulsa en el botón Acumular
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Se genera la siguiente pantalla, se pulsa en OK
Después de este proceso la nómina ha quedado acumulada y se verifica ingresando por:
ICEBERG-TALENTO HUMANO- NOMINA- Calendario de nómina
Se selecciona la sección Procesos y se verifica que en Acumulado, está marcada la opción
“Si”
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Por último se genera un archivo plano de la nómina para ser enviada al Banco, se ingresa por
ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina –Reportes – Transferencia de Fondos -
Archivo Plano Colmena
Se genera un archivo en la carpeta C:\TMP\pagos.net este archivo informa los pagos que se
harán por consignación
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Luego muestra la siguiente pantalla se selecciona y se pulsa Enter para continuar
Se verifica que el archivo se generó y se guardó en la carpeta TMP.
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Luego se genera un listado con las personas que recibirán pago en cheque, se ingresa al menú
por ICEBERG-TALENTO HUMANO- Nómina –Reportes- PRENÓMINA
LIQUIDADO- Relación de pagos en efectivo/cheque
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