Manual para la Gestión y Seguimiento de
Contratos Plurianuales
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Manual para Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales
Código: MP-08/CGAF/DPP
Fecha de vigencia: 05/12/2012
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ÍNDICE
Pág.
1. Objetivo........................................................................................................................ 3
2. Marco Normativo.......................................................................................................... 3
3. Ámbito de Aplicación................................................................................................... 3
4. Definiciones…………………………..…….…………………………………….…………. 3
5. Disposiciones Generales............................................................................................ 4
6. Proceso…………......................................................................................................... 5
6.1 Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales.............................................. 5
6.2 Diagrama de Flujo.............................................................................................. 9
6.3 Anexos…….......................................................................................................... 14
7. Transitorios.................................................................................................................. 16
8 Emisores...................................................................................................................... 17
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1. Objetivo Definir las actividades para la recepción, obtención de la autorización y seguimiento de solicitudes de contratos
plurianuales de las Unidades Administrativas; así como, su incorporación al Proyecto de Presupuesto de Egresos
de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas, a fin de que cuenten con la suficiencia
presupuestal y permitir el cumplimiento de contrataciones que impliquen asignaciones de recursos para dos o más
ejercicios fiscales, a efecto de lograr mejores condiciones de contratación.
2. Marco Normativo
Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
Ley de la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
Ley de Obras Públicas y Servicios Relacionados con las Mismas.
Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria.
Clasificador por Objeto del Gasto para la Administración Pública Federal.
Disposiciones Generales para celebrar contratos plurianuales.
3. Ámbito de Aplicación Este procedimiento es de observancia obligatoria para todas las Unidades Administrativas de la CDI.
4. Definiciones Archivo
electrónico
Información almacenada en un formato que solamente una computadora u otro equipo
electrónico puede procesar.
El archivo no consiste en el medio en el cual está almacenada la información, sino en la
información contenida en él.
Archivo Excel Es un archivo que se obtiene a partir de la aplicación denominada Excel para manejar
hojas de cálculo utilizado normalmente en tareas financieras y contables.
Base de datos Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un
mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. Actualmente, y
debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la
mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un
amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.
CDI Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
CGAF Coordinación General de Administración y Finanzas.
Envío
electrónico
Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir archivos electrónicos
rápidamente mediante sistemas de comunicación electrónicos. Por este medio se
puede enviar, no solamente texto, sino todo tipo de documentos digitales.
PASH Portal Aplicativo de la Secretaría de Hacienda para la transmisión, operación y consulta
de los conceptos presupuestales de las dependencias y entidades de la Administración
Pública Federal.
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Portal Es un sitio en la internet cuya característica fundamental es la de servir de puerta de
entrada (única) para ofrecer de forma fácil e integrada, el acceso a una serie de
recursos y de servicios relacionados a un mismo tema.
Presupuesto de
Egresos
Es el documento jurídico, contable y de política económica, aprobado por la Cámara de
Diputados. El Presupuesto de Egresos de la Federación especifica el monto y destino
de los recursos económicos que el Gobierno requiere durante un año, para obtener los
resultados comprometidos y demandados por los diversos sectores de la sociedad.
Proyecto de
Presupuesto
Estimación de los gastos a efectuar para el desarrollo de los programas sustantivos y de
apoyo de las dependencias y entidades del Sector Público, para su elaboración se
deben observar las normas, lineamientos y políticas de gasto que fije la Secretaría de
Hacienda y Crédito Público; la información permite a esta dependencia integrar el
proyecto de Presupuesto de Egresos de la Federación.
Respaldar
Una copia de seguridad o backup (su nombre en inglés) en tecnología de la información
o informática, es una copia de seguridad o el proceso de copia de seguridad, con el fin
de que estas copias adicionales puedan utilizarse prescindiendo del original.
SHCP Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
Unidad
Administrativa
Conforme al Estatuto Orgánico es cada uno de los órganos de la estructura
organizacional al que se le confieren atribuciones específicas que lo distinguen de los
demás en la Comisión Nacional para el Desarrollo de los Pueblos Indígenas.
5. Disposiciones Generales
5.1 La CGAF realizará la gestión ante la Dirección General (DG), de las solicitudes de Contratos
Plurianuales.
5.2 La DG, autorizará la celebración de los Contratos Plurianuales.
5.3 Todo trámite de gestión de Contrato Plurianual, deberá apegarse a las disposiciones generales para
celebrar contratos plurianuales de obras públicas, adquisiciones y arrendamientos o servicios, emitidas
por la CGAF y validadas por la Junta de Gobierno.
5.4 La Dirección de Programación y Presupuesto, enviará a la Unidad Administrativa solicitante, el
Contrato Plurianual autorizado.
5.5 La fecha límite para la gestión de las solicitudes de Contratos Plurianuales, será el último día hábil del
mes de agosto (Establecido en el Artículo 147 del Reglamento de la Ley Federal de Presupuesto y
Responsabilidad Hacendaria).
5.6 Las Unidades Administrativas responsables de los Contratos Plurianuales deberán informar a la CGAF
sobre el avance financiero al terminar cada trimestre.
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6. Proceso
6.1 Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales
Objetivo: Definir las actividades para la recepción, obtención de la autorización y seguimiento de
solicitudes de contratos plurianuales de las Unidades Administrativas; así como, su
incorporación al Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Comisión Nacional para el
Desarrollo de los Pueblos Indígenas, a fin de que cuenten con la suficiencia presupuestal y
permitir el cumplimiento de contrataciones que impliquen asignaciones de recursos para dos o
más ejercicios fiscales, a efecto de lograr mejores condiciones de contratación.
No. Descripción de la Actividad Responsable
Autorización
1. Elabora con base en los requerimientos propios o de las Unidades Administrativas,
“Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos
Plurianuales” y Anexos con base en las “Disposiciones Generales para la
Celebración de Contratos Plurianuales de Obras Públicas, Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios” emitidas por la CGAF.
Unidad
Administrativa
2. Entrega el “Oficio de SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos
Plurianuales” y Anexos a la CGAF.
Unidad
Administrativa
3. Recibe de la Subdirección de Programación y Presupuesto el “Oficio de
SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos Plurianuales” y
Anexos recibido de la CGAF.
Departamento de
Control y
Seguimiento
4. Revisa que la solicitud y los documentos anexos cumplan con lo establecido en las
“Disposiciones Generales para la Celebración de Contratos Plurianuales de Obras
Públicas, Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios” emitidas por la CGAF.
¿Cumplen con la Normatividad?
No: Devuelve documentación a la Unidad Administrativa mediante oficio suscrito
por la CGAF y/o vía correo electrónico. Reinicia en el paso 1.
Sí: Ir al paso 5.
Departamento de
Control y
Seguimiento
5. Elabora “Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar Contratos Plurianuales” con
base en el oficio recibido de las Unidades Administrativas y lo entrega a la
Subdirección de Programación y Presupuesto.
Departamento de
Control y
Seguimiento
6. Revisa y rubrica el “Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar Contratos
Plurianuales”, obtiene la rúbrica de visto bueno de la Dirección de Programación y
Presupuesto y se lo entrega junto con los documentos fuente, para que por su
conducto se obtenga el visto bueno de la CGAF y la autorización de la Dirección
General de la CDI.
Subdirección de
Programación y
Presupuesto
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No. Descripción de la Actividad Responsable
7. Recibe el “Oficio de Autorización para Celebrar Contratos Plurianuales” autorizado,
junto con los documentos fuente.
Departamento de
Control y
Seguimiento
8. Elabora “Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar Contratos Plurianuales”
y lo envía a la CGAF para su firma.
Departamento de
Control y
Seguimiento
9. Firma el “Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar Contratos Plurianuales”
y lo turna al Departamento de Control y Seguimiento para su distribución.
Coordinación
General de
Administración y
Finanzas
10. Entrega a las Unidades Administrativas:
“Oficio de ENVÍO de la Autorización para Celebrar Contratos Plurianuales”,
suscrito por la CGAF.
“Oficio de AUTORIZACIÓN para Celebrar Contratos Plurianuales” suscrito por la
Dirección General de la CDI.
Departamento de
Control y
Seguimiento
11. Recaba acuse de recibo en una copia del oficio de ENVÍO y la archiva en el
expediente denominado Contratos Plurianuales junto con copia del “Oficio de
SOLICITUD de Autorización para la Celebración de Contratos Plurianuales” y
Anexos
Departamento de
Control y
Seguimiento
Seguimiento Trimestral
12. Recibe trimestralmente de la SHCP, oficio y archivo electrónico en los que solicitan
el avance del ejercicio de los recursos por contratos plurianuales.
Departamento de
Control y
Seguimiento
13. Elabora base de datos electrónica con los contratos plurianuales autorizados. Departamento de
Control y
Seguimiento
14. Elabora, en formato Excel, archivo por área con los contratos plurianuales
autorizados.
Departamento de
Control y
Seguimiento
15. Elabora “Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Contratos Plurianuales
Autorizados” y lo envía a la CGAF para su firma.
Departamento de
Control y
Seguimiento
16. Autoriza el “Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Contratos Plurianuales
Autorizados” y lo turna al Departamento de Control y Seguimiento.
Coordinación
General de
Administración y
Finanzas
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No. Descripción de la Actividad Responsable
17. Envía archivo electrónico por área, en formato Excel, a las Unidades
Administrativas responsables de los Contratos Plurianuales para el registro de
avance financiero y el “Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a los Contratos
Plurianuales Autorizados”, y obtiene acuse de recibo.
Departamento de
Control y
Seguimiento
18. Recibe el archivo electrónico por área y el “Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO a
los Contratos Plurianuales Autorizados”.
Unidad
Administrativa
19. Elabora oficio de respuesta a la CGAF para informar el ejercicio de los recursos por
contratos plurianuales, y de manera simultánea envía los archivos electrónicos con
la información solicitada.
Unidad
Administrativa
20. Recibe de las Unidades Administrativas el archivo electrónico por área, en formato
Excel, y el oficio de respuesta con la información de los recursos ejercidos por
contratos plurianuales. Revisa la información y, en su caso, solicita datos o
información aclaratoria.
Departamento de
Control y
Seguimiento
21. Consolida la información recibida por tipo de gasto en los formatos electrónicos
recibidos de la SHCP.
Departamento de
Control y
Seguimiento
22. Elabora “Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por Contratos
Plurianuales” y lo envía a la Subdirección de Programación y Presupuesto.
Departamento de
Control y
Seguimiento
23. Revisa y rubrica el “Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por Contratos
Plurianuales”, obtiene la rúbrica de visto bueno de la Dirección de Programación y
Presupuesto y por su conducto obtiene la firma de autorización de la CGAF.
Subdirección de
Programación y
Presupuesto
24. Entrega a la SHCP el “Oficio de AVANCE del Ejercicio de los Recursos por
Contratos Plurianuales”, obtiene acuse de recibo en una copia del oficio y la archiva
en el expediente denominado Contratos Plurianuales.
Envía de manera simultánea los archivos electrónicos con la información solicitada.
Departamento de
Control y
Seguimiento
25. Recibe, en su caso, observaciones de la SHCP en forma electrónica. Analiza las
observaciones, elabora la respuesta (en caso necesario solicita información
justificativa a la Unidad Administrativa correspondiente) y la envía
electrónicamente.
Departamento de
Control y
Seguimiento
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No. Descripción de la Actividad Responsable
Registro Anual de Contratos para la Elaboración del Proyecto de Presupuesto
26. Obtiene del Portal de la SHCP los “Insumos para la Elaboración del Anteproyecto y
la Integración del Proyecto de Presupuesto de Egresos de la Federación” y los
archivos electrónicos (plantillas) correspondientes.
Departamento de
Control y
Seguimiento
27. Elabora las plantillas electrónicas con la información de los contratos plurianuales
del año anterior, del año en curso y la proyección de dos años subsecuentes.
Departamento de
Control y
Seguimiento
28. Verifica en el proyecto de presupuesto elaborado por el Departamento de
Programación y Presupuesto, que las partidas y programas presupuestarios
correspondientes a contratos plurianuales cuenten con suficiencia presupuestal.
Departamento de
Control y
Seguimiento
29. Envía electrónicamente las plantillas al Departamento de Programación para que
las incorpore al PASH.
Departamento de
Control y
Seguimiento
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6.2 Diagrama de Flujo
Procedimiento para la Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales
Unidad Administrativa Departamento de Control y Seguimiento Subdirección de Programación y Presupuestación
“Oficio de
Autorización para
Celebrar Contratos
Plurianuales”
“Oficio
de Solicitud de
Autorización para la
Celebración de
Contratos Plurianuales”
1
Elabora “Oficio de SOLICITUD de
Autorización para la Celebración de
Contratos Plurianuales” y Anexos con
base en las “Disposiciones Generales
para la Celebración de Contratos
Plurianuales de Obras Públicas,
Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios” emitidas por la CGAF
Inicio
3
Recibe de la Subdirección de
Programación y Presupuesto el “Oficio
de SOLICITUD de Autorización para
la Celebración de Contratos
Plurianuales” y Anexos recibido de la
CGAF
2
Entrega el “Oficio de SOLICITUD de
Autorización para la Celebración de
Contratos Plurianuales” y Anexos a la
CGAF
4
Revisa que la solicitud y los
documentos anexos cumplan con lo
establecido en las “Disposiciones
Generales para la Celebración de
Contratos Plurianuales de Obras
Públicas, Adquisiciones,
Arrendamientos y Servicios” emitidas
por la CGAF
5
Elabora “Oficio de AUTORIZACIÓN
para Celebrar Contratos Plurianuales”
con base en el oficio recibido de las
Unidades Administrativas
7
¿Cumplen con la
Normatividad?
Devuelve documentación
a la Unidad Administrativa
mediante oficio suscrito
por la CGAF y/o vía correo
electrónico
Si
No
6
Revisa y rubrica el “Oficio de
AUTORIZACIÓN para Celebrar
Contratos Plurianuales”, obtiene la
rúbrica de visto bueno del Subdirector
de Programación y Presupuesto y se
lo entrega junto con los documentos
fuente, para que por su conducto se
obtenga el visto bueno y autorización
de autoridades superiores de la CDI
Autorización
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Procedimiento para la Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales
Unidad Administrativa Departamento de Control y Seguimiento Coordinación General de Administración y Finanzas
“Oficio
de Envío”
8
Elabora “Oficio de ENVÍO de la
Autorización para Celebrar Contratos
Plurianuales” y lo envía a la CGAF
para su firma
13
6
9
Firma el “Oficio de ENVÍO de la
Autorización para Celebrar Contratos
Plurianuales” y lo turna al
Departamento de Control y
Seguimiento para su distribución
12
Recibe trimestralmente de la SHCP,
oficio y archivo electrónico en los que
solicitan el avance del ejercicio de los
recursos por contratos plurianuales
11
Recaba acuse de recibo en una copia
del oficio de ENVÍO y la archiva en el
expediente denominado Contratos
Plurianuales junto con copia del
“Oficio de SOLICITUD de Autorización
para la Celebración de Contratos
Plurianuales” y Anexos
10
Entrega a las Unidades
Administrativas: “Oficio de ENVÍO de
la Autorización para Celebrar
Contratos Plurianuales” y “Oficio de
AUTORIZACIÓN para Celebrar
Contratos Plurianuales”
Seguimiento Trimestral
7
Recibe el “Oficio de AUTORIZACIÓN
para Celebrar Contratos Plurianuales”
autorizado, junto con los documentos
fuente
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Procedimiento para la Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales
Unidad Administrativa Departamento de Control y Seguimiento Coordinación General de Administración y Finanzas
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12
14
Elabora, en formato Excel, archivo por
área con los contratos plurianuales
autorizados
“Oficio
de Respuesta
a la CGAF”
“Oficio
de Solicitud de
Seguimiento a los
Contratos Plurianuales
Autorizados”
17
Envía archivo electrónico por área a
las Unidades Administrativas para el
registro de avance financiero y el
“Oficio de Solicitud de SEGUIMIENTO
a los Contratos Plurianuales
Autorizados”
16
Autoriza el “Oficio de Solicitud de
SEGUIMIENTO a los Contratos
Plurianuales Autorizados” y lo turna al
Departamento de Control y
Seguimiento
15
Elabora “Oficio de Solicitud de
SEGUIMIENTO a los Contratos
Plurianuales Autorizados” y lo envía a
la CGAF para su firma
18
Recibe el archivo electrónico por área
y el “Oficio de Solicitud de
SEGUIMIENTO a los Contratos
Plurianuales Autorizados”
19
Elabora oficio de respuesta a la CGAF
para informar el ejercicio de los
recursos por contratos plurianuales, y
de manera simultánea envía los
archivos electrónicos con la
información solicitada
20
Recibe de las Unidades
Administrativas el archivo electrónico
por área y el oficio de respuesta con la
información de los recursos ejercidos
por contratos plurianuales.
B.D.
Contratos
13
Elabora base de datos electrónica con
los contratos plurianuales autorizados
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Procedimiento para la Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales
Unidad Administrativa Departamento de Control y Seguimiento Subdirección de Programación y Presupuestación
“Oficio
de Avance del Ejercicio
de los Recursos por
Contratos Plurianuales”
Revisa y rubrica el “Oficio de AVANCE
del Ejercicio de los Recursos por
Contratos Plurianuales”, obtiene la
rúbrica de visto bueno de la Dirección
de Programación y Presupuesto y por
su conducto obtiene la firma de
autorización de la CGAF
Elabora “Oficio de AVANCE del
Ejercicio de los Recursos por
Contratos Plurianuales” y lo envía a la
Subdirección de Programación y
Presupuesto
26
20
Entrega a la SHCP el “Oficio de
AVANCE del Ejercicio de los
Recursos por Contratos
Plurianuales”, obtiene acuse de recibo
en una copia del oficio, la guarda en el
expediente denominado Contratos
Plurianuales y envía de manera
simultánea los archivos electrónicos
con la información solicitada
22
2324
25
Recibe, en su caso, observaciones de
la SHCP en forma electrónica. Analiza
las observaciones, elabora la
respuesta y la envía electrónicamente
Consolida la información recibida por
tipo de gasto en los formatos
electrónicos recibidos de la SHCP
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Procedimiento para la Gestión y Seguimiento de Contratos Plurianuales
Unidad Administrativa Departamento de Control y Seguimiento Subdirección de Programación y Presupuestación
27
Elabora las plantillas electrónicas con
la información de los contratos
plurianuales del año anterior, del año
en curso y la proyección de dos años
subsecuentes
25
28
Verifica en el proyecto de presupuesto
elaborado por el Departamento de
Programación y Presupuesto, que las
partidas y programas presupuestarios
correspondientes a contratos
plurianuales cuenten con suficiencia
presupuestal
29
Envía electrónicamente las plantillas
al Departamento de Programación
para que las incorpore al PASH.
Fin
Registro Anual de Contratos para la Elaboración del
Proyecto de Presupuesto
26
Obtiene del Portal de la SHCP los
“Insumos para la Elaboración de los
Anteproyectos y la Integración del
Proyecto de Presupuesto de Egresos
de la Federación” y los archivos
electrónicos correspondientes
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6.3 Anexos Anexo 6.3.1 “Monto Erogado Sobre Contratos Plurianuales de Obras Públicas, Adquisiciones y Arrendamientos
o Servicios”
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Fecha de vigencia: 05/12/2012
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Anexo 6.3.1 Instructivo de llenado
Núm. Dice: Debe anotarse:
1. Enero-marzo de 2012 Periodo que se reporta.
2. Ramo / Entidad: Nombre de la Dependencia o Entidad que reporta la información.
3. Concepto Especificar tipo de gasto (corriente o de inversión).
4. Total aprobado Suma de los subtotales de gasto corriente e inversión.
5. Gasto corriente Total del presupuesto anual para gasto corriente (Capítulos 1000,
2000, 3000 y 4000).
6. Gasto de inversión Total del presupuesto anual para gasto de inversión (Capítulos 5000 y
6000).
7. Monto anual aprobado o
modificado Monto anual aprobado para compromisos plurianuales.
8. Programado Presupuesto programado en los meses correspondientes.
9. (Enero-febrero) Presupuesto programado acumulado en el mes correspondiente para
contratos plurianuales.
10. (Enero-marzo) Presupuesto programado acumulado en el periodo correspondiente
para contratos plurianuales.
11. Ejercido Presupuesto ejercido en los meses correspondientes.
12. (Enero) Presupuesto ejercido acumulado en el mes correspondiente para
contratos plurianuales.
13. (Enero-febrero)
(Enero-marzo)
Presupuesto ejercido acumulado en el periodo correspondiente para
contratos plurianuales.
14. Nota Explicación a las variaciones entre el presupuesto programado
acumulado y el ejercido acumulado.
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7. Transitorios
Primero.- El presente Manual entrará en vigor al día siguiente de su publicación en la Normateca Interna. Segundo.- La interpretación de este Manual, será competencia de la Coordinación General de Administración y Finanzas y de la Dirección de Programación y Presupuesto, en el ámbito de sus respectivas competencias.
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8. Emisores
Autorizó:
Visto Bueno:
Xavier Abreu Sierra Director General
Esteban Fernández Valadez Coordinador General de Administración
y Finanzas
Elaboró: Supervisó:
_____________________________ Gabriel Martínez Hernández Director de Programación y
Presupuesto
_____________________________ José Antonio Melgoza Camarena
Director General Adjunto de Innovación y Mejora
R e g i s t r o Oficio Número:
CGAF/ /2012
Sello:
Fecha de dictaminación por el COMERI:
30 de noviembre de 2012
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