Matrícula de beneficiarios
Pro-001-caa-ppicpu
Programa piloto integral combate a la
pobreza urbana
Coordinación académica artística
PRO-001-CaA-ppicpu USO: INTERNO
Versión 3.0 3 DE abril DEL AÑO 2017
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Tabla de Contenido
1 Contenido del Proceso ................................................................... 5 1.1 Objetivo del Proceso ........................................................................... 5 1.2 Vinculación al Plan Estratégico ............................................................. 5
1.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas ........................................................ 5
1.2.2 Objetivo del Área o Unidad ......................................................................... 5
1.3 Alcance ............................................................................................. 5 1.4 Definición de Términos y Siglas ........................................................... 6 1.5 Responsable del Proceso ..................................................................... 6 1.6 Puestos que interviene en el Proceso .................................................... 7 1.7 Insumos del Proceso .......................................................................... 7 1.8 Producto o Resultado del Proceso ......................................................... 7 1.9 Diagrama de Flujo .............................................................................. 8 1.10 Procedimientos del Proceso “ABC” ...................................................... 12
1.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 1” ...................................... 13
1.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 2” ............................. 14
1.10.3 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 3” ............................. 16
1.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 4” ............................. 17
1.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 5” ............................. 17
1.11 Gestión del Riesgo ........................................................................... 19
2 Documentos de Referencia .......................................................... 21
3 Control de Distribución del Proceso ............................................... 22
4 Anexos ..................................................................................... 23 4.1 Anexo 1: Formato de Matricula .......................................................... 24 4.2 Anexo 2: Carnet .............................................................................. 29 4.3 Anexo 3: Listado de Matricula ........................................................... 29 4.4 Anexo 4: Formato de Base de Datos ................................................... 30
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1 Contenido del Proceso
1.1 Objetivo del Proceso
Captar beneficiarios para ofertar un paquete de servicios artísticos, culturales
y técnicos en las áreas de Danza, Música, Artes Visuales, Teatro y
Computación, dirigidos a niños, niñas y jóvenes del casco histórico y sectores
aledaños entre las edades de 7-14 años.
1.2 Vinculación al Plan Estratégico
1.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas
Objetivo:
Mejorar la supervisión, el control y el análisis de la ejecución
financiera de los fondos públicos para que las autoridades realicen los ajustes oportunos.
1.2.2 Objetivo del Área o Unidad
Dirigir, coordinar, supervisar y consolidar las actividades pedagógicas,
didácticas, artísticas y técnicas de los módulos; en las áreas de
planificación, elaboración, ejecución de informes, desempeño docente y
captación de beneficiarios.
1.3 Alcance
Garantizar la inscripción anual de beneficiarios para cada módulo, según
cupos que oferta el Programa, y brindarles una educación integral con
principios y valores a los beneficiarios inscritos.
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1.4 Definición de Términos y Siglas
Termino Definición / Significado
Matricula Registro de inscripción de beneficiarios que realizaran sus estudios
de formación artística en el Piloto 7-14 años.
Expediente El conjunto de los documentos requeridos para realizar el proceso administrativo de matrícula.
Talonario de Pago Documento para registrar la recepción de las aportaciones voluntarias y de matrícula.
Beneficiario Persona que recibe el beneficio al cumplir los requisitos que le acreditan de estar matriculado o inscrito en el Piloto 7-14 años.
Beneficiario
Primer Ingreso
Persona que ingresa por primera vez a los módulos artísticos culturales.
Beneficiario de
Reingreso
Persona que ha formado parte del Piloto 7-14 años, a partir de un año de asistencia consecutiva.
Beneficiario
Vacacional
Persona que forma parte de los servicios de educación artística temporal de 2 meses.
Carnet Es el documento de identificación que le permite al beneficiario ingresar a las instalaciones del Piloto 7-14 años.
Módulo Estructura y metodología que se utiliza para la enseñanza y aprendizaje de las diferentes artes (Artes Visuales, Música, Danza y Teatro) y
estudios técnicos (Computación).
Estatus de
Matricula
Posición que ocupa el beneficiario dependiendo de su ingreso (primer ingreso, reingreso y vacacional).
1.5 Responsable del Proceso
Coordinador Académica Artística
Coordinación Administrativa
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1.6 Puestos que interviene en el Proceso
Puesto/Cargo Dirección/Área de Trabajo
Coordinación Académica Artística PPICPU
Coordinación Administrativa PPICPU
Coordinación Piloto 7-14 Años PPICPU
Coordinación General PPICPU PPICPU
1.7 Insumos del Proceso
Listado de Cupos disponibles por grupos, horarios y jornadas.
Formulario de Matricula
Requisitos de Matricula
Laminadora
Láminas de carnet
Base de Datos de Matricula
1.8 Producto o Resultado del Proceso
Listas de control de matrícula por Módulo.
Informe Estadístico de Matricula
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1.9 Diagrama de Flujo
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Revisión
requisitos
matrícula
Aprobación del
período matrícula
Carnet de ingreso
Coordinación Administrativa
Coordinación Académica Artística
Coordinación Piloto 7-14 años
Coordinación General PPICPU
Llenado y firma
formulario de
matrícula
Asignación de
cupos
Pago matrícula
y asignación de
talonario
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Elaboración lista
de matrícula
Aprobación del
período matrícula
Coordinaciones Artísticas y
Computación
Coordinación Administrativa
Coordinación Académica Artística
Coordinación Piloto 7-14 años
Coordinación General PPICPU
Elaboración
listado oficial
Remisión de listados a
coordinaciones
artísticas / Computación
Recepción de
listados
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Elaboración
Base de datos
Coordinaciones Artísticas y
Computación
Coordinación Administrativa
Coordinación Académica Artística
Coordinación Piloto 7-14 años
Coordinación General PPICPU
Elaboración
informe
estadístico
Remisión informe
planificación a la
coordinación general
Piloto 7-14 y
coordinación general
PPICPU
Publicación
Informe estadístico
en redes oficiales/
SEFIN
Informe para
publicar
Aprobación
informe
Aprobación Final
Fin
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1.10 Procedimientos del Proceso “ABC”
Área Responsable Categoría Código Descripción de Actividades
Tiempo
Mínimo
(días)
Tiempo
Máximo
(días)
Proceso 58 87
CAA Guillermo Perdomo Procedimiento 1 Elaboración Plan de Medios 5 10
CAA-CADMON Personal de Apoyo Actividad 1.1 Elaboración Plan de Medios 5 10
Tarea 1.1.1 Remisión de aprobación periodo de matricula 2 4
Tarea 1.1.2 Elaboración de Afiches informativos 1 2
Tarea 1.1.3 Notificaciones a los padres de familia, con los requisitos de matrícula. 1 2
Tarea 1.1.4 Publicación en las redes oficiales y sociales del PPICPU-SEFIN 1 2
CAA Guillermo Perdomo Procedimiento 2 Revisión de los requisitos de matricula 20 25
CAA-CADMON Personal de Apoyo Actividad 2.1 Revisar los documentos requeridos 4 4
Tarea 2.1.1 Revisión de Partida de Nacimiento 1 1
Tarea 2.1.2 Revisión de Fotografía 1 1
Tarea 2.1.3 Revisión de Calificaciones 1 1
Tarea 2.1.4 Revisión de Identidad del Padre de Familia 1 1
CAA-CADMON Personal de Apoyo Actividad 2.2 Llenado y firma de formulario de matricula 4 4
Tarea 2.2.1 Llenado y firma de formulario 1 1
Tarea 2.2.2 Llenado de lista de matricula por módulo 1 1
Tarea 2.2.3 Asignación módulo/horario 1 1
Tarea 2.2.4 Entrega de expediente a la Coordinación Academica 1 1
Tarea 2.2.5 Revisión y autorización de expedientes 1 1
Tarea 2.2.6 Ingreso de expediente a la Base de Datos de la Coordinación Academica Artística 15 30
Tarea 2.2.7 Archivado de expediente 3 5
CADMON Maria Mejia Actividad 2.3 Pago de Matricula 8 13
Tarea 2.3.1 Entrega de recibo enumerado y sellado 1 1
Tarea 2.3.2 Asignación y entrega de talonario para pagos 1 1
Tarea 2.3.3 Firma y control de entrega 1 1
Tarea 2.3.4 Ingreso de asignación de talonario a la base de datos de la administración 5 10
CAA Guillermo Perdomo Actividad 2.4 Elaboración de Carnet 4 4
Tarea 2.4.1 Pegado de Fotografía 1 1
Tarea 2.4.2 Llenado de Carnet (Nombre del beneficiario) 1 1
Tarea 2.4.3 Laminado de Carnet 1 1
Tarea 2.4.4 Entrega de Carnet 1 1
CAAGuillermo
PerdomoProcedimiento 3 Elaboración de la Lista Oficial de Matriculados 4 6
Actividad 3.1 Elaboración del listado oficial de matricula 4 6
Tarea 3.1.1Elaboración del listado oficial de matricula por disciplina, sección, jornada, horario
y días 3 5
Tarea 3.1.2 Entrega de listados oficiales a las coordinaciones artísticas 1 1
CAAGuillermo
PerdomoProcedimiento 4 Elaboración de la Base de Datos de la Coordinación Academica Artística 4 6
Actividad 4.1 Elaboración de la Base de Datos 4 4
Tarea 4.1.1 Revisión de Expedientes 1 1
Tarea 4.1.2 Ingreso de los Datos requeridos según la base de datos 1 1
Tarea 4.1.3 Clasificación de expedientes por disciplina y status de matricula 1 1
Tarea 4.1.4 Archivo de expediente 1 1
CAAGuillermo
PerdomoProcedimiento 5 Elaboración Informe Estadístico 25 40
Actividad 5.1 Elaboración de Estadísticas 25 40
Tarea 5.1.1 Clasificación de beneficiarios por modulo. 8 10
Tarea 5.1.2 Clasificación de beneficiarios por edad. 8 10
Tarea 5.1.3 Clasificación de beneficiarios por género. 8 10
Tarea 5.1.4 Clasificación de beneficiarios por estatus de matricula. 8 10
Tarea 5.1.5 Elabración de Graficas y Cuadros con las estadísticas 5 10
Dirección
Ejecutiva
Daysi Mejia
Jacqueline DuarteTarea 5.1.6 Aprobación por la Coordinación Piloto 7-14 años y Coordinacion PPICPU 5 8
Tarea 5.1.7 Publicación en la Redes Oficiales del PPICPU-SEFIN 2 3
MATRICULA DE BENEFICIARIOS
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1.10 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO
N° Procedimiento
Responsable Indicador
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
Proceso Matricula de Beneficiarios 58 87
1 Elaboración del Plan de Medios Coordinador CAA Y CADMON Plan de
Medios 5 10
2 Revisión de Requisitos de
Matricula
Personal
Apoyo CAA y CADMON Beneficiarios 20 25
3 Elaboración de Lista Oficial de
Matriculados Coordinador CAA Listado
4 6
4 Elaboración de Base de Datos Coordinador CAA Base Datos
4 6
5 Elaboración Informe Estadístico Coordinador CAA Informe Final
25 40
1.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 1”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
1 Elaboración Plan de Medios
Personal de
apoyo
Coordinador CAA-CADMON 5 10
1.1.1
1.1.2
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1.10.1.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
1.1 Elaboración Plan de Medios Personal
apoyo
CAA-
CADMON 5 10
1.1.1 Remisión de aprobación periodo de matricula 2 4
1.1.2 Elaboración de Afiches informativos 1 2
1.1.3 Notificación a los padres de familia con los requisitos de matrícula.
1 2
1.1.4 Publicación en las redes oficiales y sociales PPICPU-SEFIN.
1 2
1.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 2”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2 Revisión de los documentos requeridos Personal de
apoyo CAA-CADMON 4 4
2.1.1
1.10.2.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2.1 Revisión de los documentos requeridos Personal
apoyo
CAA-
CADMON 4 4
2.1.1 Revisión Partida de Nacimiento 1 1
2.1.2 Revisión de Fotografías
1 1
2.1.3 Revisión de Calificaciones 1 1
2.1.4 Revisión de Tarjeta de Identidad Padre Familia 1 1
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1.10.2.2 Tareas de la Actividad “Actividad 2”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2.2 Llenado y Firma de formulario de Matricula Personal del apoyo
CAA-CADMON 4
4
2.2.1 Llenado y firma de formulario 1 1
2.2.2 Llenado de lista de matrícula por Módulo 1 1
2.2.3 Asignación de Módulo y Horario. 1 1
2.2.4 Entrega de Expediente a la CAA. 1 1
2.2.5 Revisión Y Autorización de Expediente 1 1
2.2.6 Ingreso de Expediente a la Base de Datos CAA 15 30
2.2.7 Archivo de Expediente. 3 5
1.10.2.3 Tareas de la Actividad “Actividad 3”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2.3 Pago de Matricula Personal del apoyo
CAA-CADMON 8
13
2.3.1 Entrega de Recibo enumerado y sellado 1 1
2.3.2 Asignación y entrega de talonario para pagos 1 1
2.3.3 Firma y Control de Entrega 1 1
2.3.4 Ingreso de Asignación de Talonario a la Base de Datos de la CADMON.
5 10
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1.10.2.4 Tareas de la Actividad “Actividad 4”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2.4 Elaboración de Carnet Personal del apoyo
CAA-CADMON 4
4
2.4.1 Pegado de Fotografía 1 1
2.4.2 Llenado de Carnet (nombre del beneficiario) 1 1
2.4.3 Laminado de Carnet 1 1
2.4.4 Entrega de Carnet 1 1
1.10.3 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 3”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
3 Elaboración Lista oficial de Matriculados Coordinador CAA 4 6
1.10.3.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
3.1 Elaboración Lista Oficial de Matriculados Coordinador CAA 4 6
3.1.1 Elaboración Listado Oficial de matrícula por Disciplina, Sección, Jornada, Horario y días de atención.
4 6
3.1.2 Entrega de Listados Oficiales a las Coordinaciones Artísticas
1 1
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1.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 4”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
4 Elaboración Base de Datos Coordinación
Académica Artística Coordinador CAA 4 6
4.1
4.2
1.10.1.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
4.1 Elaboración Base de Datos Coordinación
Académica Artística Coordinador CAA 4 6
4.1.1 Revisión de Expediente 4 4
4.1.2 Ingreso de información requerida según Base de Datos.
1 1
4.1.3 Clasificación de expedientes por Disciplina y estatus de matrícula.
1 1
4.1.4 Archivado de expediente. 1 1
1.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 5”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
5 Elaboración Informe Estadístico Coordinador CAA 25 40
5.1
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1.10.2.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
5.1 Elaboración de Informe Estadístico Coordinador CAA 25 40
5.1.1 Clasificación de beneficiarios por Módulo 8 10
5.1.2 Clasificación de beneficiarios por edad 8 10
5.1.3 Clasificación de beneficiarios por género 8 10
5.1.4 Clasificación de beneficiarios por estatus de matrícula.
8 10
5.1.5 Elaboración de Graficas y Cuadros con las estadísticas.
5 10
5.1.6 Aprobación por la Coordinación Piloto 7-14 años y Coordinación General PPICPU.
5 8
5.1.7 Publicación en la Redes Oficiales del PPICPU-SEFIN.
2 3
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1.11 Gestión del Riesgo
N° Procedimiento Riesgo P I VTR Controles Riesgo
Residual Tipo de Riesgo
1
Elaboración Plan
de Medios
Que las personas no se
informen de la fecha de
apertura de matricula
2 5 10
Realizar Afiches informativo con
requisitos de matrícula.
5 BAJO
Publicación en las redes oficiales y sociales de los requisitos de matricula
Notificaciones a los padres de familia, con
los requisitos de matrícula.
2 Revisión de
Requisitos de
Matricula
Que la documentación
de matrícula este
incompleta y no pueda
matricularse.
2 5 10 Listado de requisitos 5 BAJO
3 Elaboración de
Lista Oficial de
Matriculados
Que los grupos de cada
Módulo no estén
organizados en cuanto a
horario, secciones,
jornadas y días de
atención.
5 5 25 Listado de Inscripción de
matricula 10 ALTO
Que las niñeras no
puedan llevar el control
de ingreso por falta del
listado.
5 5 25 Expediente con la documentación (partida
nacimiento, foto, certificado estudios,
constancia matricula e identidad padre familia)
10 ALTO
Que el Maestro no
cuente con el listado
oficial de alumnos
matriculados.
5 5 25 10 ALTO
4 Elaboración de
Base de Datos
No contar con el
registro para la
elaboración de base de
datos e informe
estadístico.
3 5 15
Expedientes 5 MEDIO
Listado Oficial de Matricula
5 MEDIO
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5 Elaboración
Informe Estadístico
No contar con los
datos estadísticos
oficiales para la toma
de decisiones.
5 5 25
Clasificación de beneficiarios por modulo
5 MEDIO
Clasificación de beneficiarios por edad
Clasificación de beneficiarios por género
Clasificación de beneficiarios por estatus
de matrícula.
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2 Documentos de Referencia
Código del
Documento
Nombre del Documento Autor Versión Fecha de
Edición
1 Expediente N/A N/A 2016-2017
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3 Control de Distribución del Proceso
N° Dirección Área de Trabajo
1 PPICPU Coordinación Académica Artística
2 PPICPU Coordinación Administrativa
3 PPICPU Coordinación Piloto 7-14 años
4 PPICPU Coordinación General PPICPU
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4 Anexos
Anexo N° Descripción Tipo de Documento Código
1 Formato de Matricula
2 Carnet
3 Listado de Matricula
4 Formato de Base de Datos
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4.1 Anexo 1: Formato de Matricula
Formato de Matricula 2017
PRIMER INGRESO
Nombre del Alumno: ___________________________________________________
Fecha de Ingreso: _________/____________/_____________/
Edad: _________Escolaridad: ______________________________Público Privado
Formación Bilingüe SI NO
Centro Educativo: _______________________________________________
Jornada a la cual asiste a clases: ___________________________________
Disciplina Artística a la cual se Matricula:
Artes Visuales Danza Música Teatro Computación
Jornada a la que se Matricula en el Piloto: Matutina Vespertina Sabatina
Aportación Lps.___________
Domicilio Actual:
_________________________________________________________________________
___________
Persona Encargada y/o Tutor ___________________________________
Parentesco: Madre Padre Abuelo(a) Hermano(a) Tío(a) Padrastro
Madrastra
Otro:________________________
Número de Teléfono Domicilio:
______________________/___________________________
Número de Teléfono de la Madre:
_____________________/__________________________
FOTO
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Número de Teléfono del
Padre:_______________________/__________________________
Otro Número de Teléfono:___________________________/
Parentesco:_________________________________________
Lugar de Trabajo:
_________________________________________________________________________
___
Número de Teléfono de la Oficina:
______________________/_________________________
Función o Trabajo que desempeña:
______________________________________________________________
¿Tiene más Hijos Matriculados en el Piloto 7-14 Años SI NO
¿Cuántos:_________________
¿El niño o Joven se desplaza solo de su casa al Piloto o del Piloto a su casa? SI NO
Si su respuesta es no quien es la persona encargada de traer y llevar al niño (a) al Piloto
Nombre de la Persona encargada de llevar y traer a su hijo (a)
____________________________________
Parentesco: ___________________________________
Aspecto Psicosocial
¿Ha identificado alguna habilidad o destreza artística en su hijo (a)?
¿Cuál?_____________________________________________________________
Aspectos de Salud de su Hijo (a)
1. ¿Padece su hijo alguna enfermedad? SI NO ¿Cuál?___________________
2. ¿Toma algún Medicamento? SI NO ¿Cuál?________________________
3. ¿Es alérgico su hijo a algún medicamento o alimento? SI NO
¿Cuál?_____________________
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Estructura Familiar de Personas Que Viven en su Casa
N0 Nombre Parentesc
o
Eda
d
Sex
o
Estado
Civil
Escolaridad Ocupación
1
2
3
4
5
6
7
8
10
11
Aspectos Socio-Económicos
¿De las personas que Viven en su casa cuantas Trabajan? ____________
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¿Cuántos de ellos aportan económicamente? __________
¿Cuál es el ingreso mensual del núcleo familiar?_______________
¿En qué tipo de residencia vive usted?
Casa Apartamento Cuarto
Condiciones de Vivienda y Bienes
La casa en la que ustedes Viven es?
1. Propia
2. Alquilada
3. En pago
¿De qué material está construida su vivienda?
1. Adobe
2. Bloque
3. Ladrillo
4. Madera
5. Otro____________________________
¿Qué servicios públicos posee en su hogar
Agua Energía
1. En casa 1. Eléctrica
2. Comunitaria 2. Candil
3. Pozo 3. Velas
4. No tiene
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Teléfono Alcantarillado
1. Privado 1. Aguas Negras
2. Celular 2. Letrina
3. Comunitario 3. Aire Libre
4. Pozo Séptico
Transporte ¿Cuáles son los bienes que
posee el grupo familiar?
1. Bus 1. Vehículo
1. Taxi 2. Motocicleta
2. Privado 3. Negocio
3. Caminando
¿Cuál?_______________________________
Nombre del Entrevistador: _______________ Vo.Bo ___________________
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4.2 Anexo 2: Carnet
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
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3/abril/2017 Página 30 de 110
4.3 Anexo 3: Listado de Matricula
LISTADOS DE ALUMNOS 2017
DISCIPLINA DE TEATRO
SECCIÓN: JUVENIL AVANZADO EDADES: 11 A 14 AÑOS
DIAS DE ATENCION: LUNES-MIÉRCOLES-VIERNES HORARIO 8:30 A 10:00 A.M.
N Nombre del Alumno
Edad Nombre del Padre
Número de Teléfono
Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Vo.BO. COORDINADOR DE DISCIPLINA Aprobado Coordinación Académica - Artística PROF. ARMANDO VALERIANO Lic. Guillermo Daniel Perdomo
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
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3/abril/2017 Página 31 de 110
4.4 Anexo 4: Formato de Base de Datos
N0 Nombre del Alumno Edad Jornada Nombre del Padre o Encargado Numero Telefonico Segunda Disciplina Estatus
1 Emelin Chicel López Ramirez 9 Vespertina Anny Gissela Ramirez García 9894-0900/8781-4614 Primer Ingreso
2 Henry Jair Núñez Ramirez 12 Vespertina Floridalma Ramirez Fuentes 9665-2731/9801-6394 Primer Ingreso
3 Bianca Noelí Zelaya Aguilera 11 Sabatina Alba Luz Aguilera 9972-4912/9808-0150 Primer Ingreso
4 Allison Iveth Calix Melendez 14 Sabatina Nerly Ochoa Martiez 2289-2423/8980-4423 Primer Ingreso
5 Pedro Josue Portillo Corrales 9 Vespertina Pedro Portillo 9744-2166/9677-8842 Música Reingreso
6 María Fernanda Maradiaga Hernández 12 Vespertina Mirian Elizabeth Hernández 9955-3874/9619-7110 Primer Ingreso
7 Lelyn Adriana Siliezar Gómez 7 Sabatina Silfredo Siliezar García 9893-5877/9893-5858 Primer Ingreso
8 Astrid Nicoll Hernández Turcios 13 Matutina Wendy Damaris Turcios 9966-1654/9908-8154 Reingreso
9 Daniel Isaac García López 8 Vespertina Sandra Yohana López 2220-0530/3208-9673 Reingreso
10 Génesis Monserrath García García 9 Vespertina Cintia Veronica García 9615-0231/3261-6477 Música Reingreso
11 Andy Leonel García Mejia 11 Vespertina Deisy Argentina Mejia 9521-6877/9837-6587 Reingreso
12 Allan Ismael Medina Valeriano 10 Sabatina Maira Lizeth Valeriano 2236-2932/9496-1348 Música Reingreso
13 Veranyeli Nicolle Ramirez Carrasco 14 Sabatina Maira Lizeth Valeriano 2236-2932/9496-1348 Música Reingreso
14 Gaby Eilyn Villatoro Artica 9 Vespertina Gaby Carola Artica Castellanos 2246-0091/3376-4085 Música Reingreso
15 Kevin Steven Aguilera Ramirez 9 Vespertina Bernarda Aguilera 3323-2072/9951-2611 Música Reingreso
16 Emily Gabriela Rojas Martínez 9 Vespertina Diana Sarai Martínez 3159-2869/9458-9109 Música Reingreso
17 Delmer David Ortega Banegas 8 Matutina Delmis Yolanda Banegas 8909-4588/9920 Artes Visuales Reingreso
18 Eris Noé Medrano Banegas 13 Matutina Delmis Yolanda Banegas Romero 8909-4588/9920-4537 Teatro Reingreso
19 Jayson Rafaél Medrano Banegas 11 Matutina Delmis Yolanda Banegas Romero 8909-4588/9920-4537 Teatro Reingreso
20 Nicols Stephany Mejia López 16 Vespertina Laura López Canales 2292-1426/9737-0239 Danza Reingreso
21 Edward Alejandro Torres Ardon 13 Vespertina Juana Ardon 2220-6469/9723-7006 Reingreso
22 Kenneth Daniel Ardon Montalvan 9 Matutina Juana Ardon 2220-6469/9723-7006 Teatro Reingreso
23 Miguel Angel Turcios López 10 Vespertina María Elena López García 2223-3616/9816-6373 Teatro Reingreso
24 Samanta Melissa Manzanares 8 Vespertina Reina Suyapa Hernández 3381-8794/9648-3332 Computación Reingreso
25 Héctor Andres Avila Valle 11 Sabatina Jenny Valle 9500-0022/9986-7045 Artes Visuales Reingreso
26 Valeria Fernanda López Ordoñez 11 Sabatina Denia Ordoñez 2211-9010/3345-5677 Música Reingreso
27 Carlos Andres Fonseca Banegas 16 Vespertina Karen Banegas 2224-8251/9838-1090 Música Reingreso
28 Jeremy Alejandro Henriquez Ponce 8 Sabatina Elena Abigail Ponce 8821-9761/3181-9915 Música Reingreso
29 Kevin Andres Martínez Salazar 8 Vespertina Ada Luz Salazar 2265-7235/9618-1262 Música Reingreso
30 Efrin Samuel Raudales Padilla 10 Sabatina Sonia Padilla 8915-6019/9770-7279 Teatro Reingreso
31 Angie Giselle Raudales Padilla 12 Sabatina Sonia Padilla 8915-6019/9770-7279 Computación Reingreso
32 Evelyn Yesenia Medina Contreras 9 Sabatina Cenia Contreras 8815-1845/8796-4709 Teatro Reingreso
33 Aisha Lemoni Salgado Andino 9 Vepertina Denia Lizeth Andino Avila 9907-3024/9474-9972 Danza Reingreso
34 Valeria Abigail Antúnez Nieto 11 Vespertina Wendy Nieto 3273-5517/8964-0415 Teatro Reingreso
35 Fernanda Lizeth López Ordoñez 13 Matutina María Victoria López Ordoñez 9867-4181/9614-0841 Artes Visuales Reingreso
36 Karla Berenice Oyuela Matamoros 16 Vespertina Evelin Matamoros 2229-2557/3264-4078 Danza Primer Ingreso
37 Litzi Leonela Gonzalez Lainez 10 Sabatina Lilian Graciela Lainez Oseguera 8808-6376/8829/1899 Primer Ingreso
38 Cecil Gerardo Rodríguez Rodríguez 14 Matutina Freddy Pavon 8858-1193/3222-0726 Primer Ingreso
39 Denis Samuel Mejia Milla 9 Sabatina 3291-4481/8824-0532 Primer Ingreso
40 Pohl Alejandro Diaz Mendoza 9 Vespertina María Seneida Mendoza 8963-2389/9775-3833 Artes Visuales Reingreso
41 Rafael Alexander Rodríguez Carias 15 Sabatina María Elena Carias 2265-7213 artes Visuales/Música Reingreso
Listado de Alumnos Matriculados
Disciplina de Computacion
Periodo 2017
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MANEJO Y ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES
Pro-002-caa-ppicpu
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MANEJO Y ACTUALIZACIÓN DE EXPEDIENTES
Pro-002-caa-ppicpu
Programa piloto integral combate a la
pobreza urbana
Coordinación académica artística
PRO-002-CaA-ppicpu USO: INTERNO
Versión 3.0 6 DE junio DEL AÑO 2017
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Historial de cambios
Fecha Versión Autor
Descripción del Cambio Cambio Autorizado por:
Puesto Área/Unidad Puesto Firma
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Tabla de Contenido
1 Contenido del Proceso ................................................................. 37 1.1 Objetivo del Proceso ......................................................................... 37 1.2 Vinculación al Plan Estratégico ........................................................... 37
1.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas ...................................................... 37
1.2.2 Objetivo del Área o Unidad ....................................................................... 37
1.3 Alcance ........................................................................................... 37 1.4 Definición de Términos y Siglas ......................................................... 38 1.5 Responsable del Proceso ................................................................... 38 1.6 Puestos que interviene en el Proceso .................................................. 39 1.7 Insumos del Proceso ........................................................................ 39 1.8 Producto o Resultado del Proceso ....................................................... 39 1.9 Diagrama de Flujo ............................................................................ 40 1.10 Procedimientos del Proceso “ABC” ...................................................... 41
1.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 1” ...................................... 42
1.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 2” ............................. 43
1.10.3 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 3” ............................. 44
1.11 Gestión del Riesgo ........................................................................... 46
2 Documentos de Referencia .......................................................... 47
3 Control de Distribución del Proceso ............................................... 48
4 Anexos ..................................................................................... 49 4.1 Anexo 1: Formato de Matricula .......................................................... 50 4.2 Anexo 2: Fotos de Archivos. .............................................................. 55 4.3 Anexo 3: Listado de Matricula ............................................................ 56
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5 Contenido del Proceso
5.1 Objetivo del Proceso
Contar con la documentación física actualizada anualmente de los
beneficiarios de las Disciplinas Artísticas y Técnica de manera organizada,
controlada y con la documentación de soporte del expediente de acuerdo a
los requisitos de matrícula.
5.2 Vinculación al Plan Estratégico
5.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas
Objetivo:
Mejorar la supervisión, el control y el análisis de la ejecución
financiera de los fondos públicos para que las autoridades realicen los ajustes oportunos.
5.2.2 Objetivo del Área o Unidad
Dirigir, coordinar, supervisar y consolidar las actividades pedagógicas,
didácticas, artísticas y técnicas de los módulos; en las áreas de
planificación, elaboración, ejecución de informes, desempeño docente y
captación de beneficiarios, así como la custodia y manejo de expedientes
de los beneficiarios.
5.3 Alcance
Garantizar un respaldo físico de la información de matrícula anual de cada
beneficiario de los módulos, para la toma de decisiones oportunas.
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5.4 Definición de Términos y Siglas
Termino Definición / Significado
Matricula Registro de inscripción de beneficiarios que realizaran sus estudios
de formación artística en el Piloto 7-14 años.
Expediente El conjunto de los documentos requeridos para realizar el proceso administrativo de matrícula.
Beneficiario Persona que recibe el beneficio al cumplir los requisitos que le acreditan de estar matriculado o inscrito en el Piloto 7-14 años.
Beneficiario
Primer Ingreso
Persona que ingresa por primera vez a los módulos artísticos culturales.
Beneficiario de
Reingreso
Persona que ha formado parte del Piloto 7-14 años, a partir de un año de asistencia consecutiva.
Beneficiario
Vacacional
Persona que forma parte de los servicios de educación artística temporal de 2 meses.
Módulo Estructura y metodología que se utiliza para la enseñanza y aprendizaje de las diferentes artes (Artes Visuales, Música, Danza y Teatro) y
estudios técnicos (Computación).
Archivar Guardar un archivo (conjunto lógico de información o de datos) en la memoria de una computadora, un disquete, o en físico, etc., para conservarlo o que no sufra alteraciones.
5.5 Responsable del Proceso
Coordinador Académica Artística
Coordinación Administrativa
Personal de apoyo administrativo
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5.6 Puestos que interviene en el Proceso
Puesto/Cargo Dirección/Área de Trabajo
Coordinación Académica Artística PPICPU
Coordinación Administrativa PPICPU
Personal de apoyo administrativo PPICPU
5.7 Insumos del Proceso
Penda Flex, Folders, Fastenes, Viñetas, lápices, grapas, grapadora,
perforadora y archivos.
Listado de Matricula por grupos, horarios y jornadas.
Base de Datos de Matricula.
Espacio físico para ubicación de archivos.
5.8 Producto o Resultado del Proceso
Expediente Archivado Alfabéticamente por Nombre de beneficiario.
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5.9 Diagrama de Flujo
Manejo y Actualización de Expedientes
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-
5.10 Procedimientos del Proceso “ABC”
Área Responsable Categoría Código Descripción de Actividades
Tiempo
Mínimo
(días)
Tiempo
Máximo
(días)
Proceso 28 45
CAAGuillermo
Perdomo Procedimiento 1 Ubicación y Preparación del Espacio Físico para el Archivo 4 7
CAA-C
ADMON
Personal de
Apoyo Actividad 1.1 Ubicación y Preparación del Espacio Físico para el Archivo 4 7
Tarea 1.1.1 Identificación del área donde estarán ubicados los archivo 1 2
Tarea 1.1.2 Identificar los archivos a utilizar para el año lectivo 1 2
Tarea 1.1.3 Vaciar archivos muertos 2 3
Procedimiento 2 Selección de Expedientes 19 30
Actividad 2.1 Separación de Expedientes según grupo atención 9 12
Tarea 2.1.1Selección de expedientes según matricula de beneficiarios de
primer ingreso3 4
Tarea 2.1.2Selección de expedientes según matricula de beneficiarios de
reingreso3 4
Tarea 2.1.3Selección de expedientes según matricula de beneficiarios del
periodo vacacional 3 4
Actividad 2.2 Ordenar los expedientes alfabeticamente 10 18
Tarea 2.2.1Ordenar expedientes alfabeticamente por nombre del
beneficiario de primer ingreso2 4
Tarea 2.2.2Ordenar y actualizar expedientes alfabeticamente por nombre del
beneficiario de reingreso2 4
Tarea 2.2.3Ordenar y actualizar expedientes alfabeticamente por nombre del
beneficiario de periodo vacacional2 4
Tarea 2.2.4 Colocar las respectivas viñetas a los pendaflex 2 3
Tarea 2.2.5 Colocar los expendientes dentro de cada archivo 2 3
Procedimiento 3 Control y Custodia de los Expedientes 5 8
Actividad 3.1 Control y Custodia de los Expedientes 5 8
Tarea 3.1.1Solicitud de expedientes por parte de las Coordinaciones
Artísticas, Técnica y Psicosocial.1 1
Tarea 3.1.2 Autorización de Salida de Expediente 1 1
Tarea 3.1.3 Firma de Recepción de Expediente por el solicitante 1 1
Tarea 3.1.4 Firma y Devolución de expendiente para archivo 2 5
Manejo y Actualización de Expedientes
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1.10 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO
N° Procedimiento
Responsable Indicador
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
Manejo y Actualización de Expedientes 28 45
1 Ubicación y Preparación del
espacio físico para el archivo
Coordinador y
personal de
apoyo
CAA Y CADMON Área de
Archivos 4 7
2 Selección de Expedientes Personal de
apoyo CAA Y CADMON
Expedientes 19 30
3 Control y Custodia de
Expedientes
Coordinador y
personal de
apoyo
CAA Y CADMON Expedientes 5 8
5.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 1”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
1 Ubicación y Preparación del espacio físico para
el archivo
Personal de
apoyo
Coordinador CAA-CADMON 4 7
1.1.1
1.1.2
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5.10.1.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
1.1 Ubicación y Preparación del espacio físico para el archivo Personal
apoyo
CAA-
CADMON 4 7
1.1.1 Identificación del área donde estarán ubicados los
archivos
1 2
1.1.2 Identificar los archivos a utilizar para el año lectivo 1 2
1.1.3 Vaciar archivos muerto 2 3
1.1.4
5.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 2”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2 Selección de Expedientes Personal de
apoyo CAA-CADMON 9 12
2.1.1
5.10.2.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2.1 Separación de expedientes según grupo de atención Personal
apoyo
CAA-
CADMON 9 12
2.1.1 Selección de expedientes según matricula de
beneficiarios primer ingreso.
3 4
2.1.2 Selección de expedientes según matricula de beneficiarios primer reingreso.
3 4
2.1.3 Selección de expedientes según matricula de
beneficiarios periodo vacacional.
3 4
2.1.4
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5.10.2.2 Tareas de la Actividad “Actividad 2”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2.2 Ordenar los expedientes alfabéticamente Personal del apoyo
CAA-CADMON 10
18
2.2.1 Ordenar los expedientes alfabéticamente por nombre del beneficiario de primer ingreso 2 4
2.2.2 Ordenar los expedientes alfabéticamente por nombre del beneficiario de reingreso
2 4
2.2.3 Ordenar los expedientes alfabéticamente por nombre del beneficiario por periodo vacacional.
2 4
2.2.4 Colocar Viñetas a los PendaFlex 2 3
2.2.5 Colocar los expedientes dentro de cada archivo.
2 3
2.2.6
5.10.3 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 3”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
3 Control y Custodia de los Expedientes Coordinador CAA 5 8
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5.10.3.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
3.1 Control y Custodia de Expedientes Personal del apoyo
CAA-CADMON 5
8
3.1.1
Solicitud de expedientes por parte de la Coordinaciones Artísticas, Técnica y Psicosocial
1 1
3.1.2 Autorización de Salida de Expediente 1 1
3..1.3 Firma y Recepción de Expediente por el Solicitante.
1 1
3.1.4 Firma y Devolución de Expediente para Archivo
2 5
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versión 3.0 Fecha de Versión:
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5.11 Gestión del Riesgo
N° Procedimiento Riesgo P I VTR Controles Riesgo
Residual Tipo de Riesgo
1
Ubicación y Preparación del espacio físico para el archivo
No contar con un
espacio adecuado para
el archivo de
expedientes
5 5 25
Contar con los archivos metálicos para el
cuidado de los expedientes
5 BAJO Contar con el espacio
asignado para el archivo de expedientes.
.
2 Selección de
Expedientes
Confusión de
expedientes por los 3
grupos de atención. 5 5 25
Listado Oficial de Matricula según grupo
de atención 5 BAJO
Que el Expediente no
tenga la documentación
completa.
Actualización y revisión de expedientes antes de
seleccionar.
3 Control y
Custodia de
Expedientes
Que el expediente no se
pueda ubicar
oportunamente.
4 5 20 Listado Oficial de
Matricula según grupo de atención.
5 BAJO
Que se extravíe el
expediente.
4 5 20
Autorización de salida de Expediente.
5 BAJO
Devolución de expediente para archivo
5 BAJO
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6 Documentos de Referencia
Código del
Documento
Nombre del Documento Autor Versión Fecha de
Edición
1 Expediente N/A N/A 2016-2017
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7 Control de Distribución del Proceso
N° Dirección Área de Trabajo
1 PPICPU Coordinación Académica Artística
2 PPICPU Coordinación Administrativa
3 PPICPU Personal de apoyo
Dirección/Departamento
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versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 49 de 110
8 Anexos
Anexo N° Descripción Tipo de Documento Código
1 Expediente del Beneficiario
2 Fotografías de Archivos
3 Listado Oficial de Matricula
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versión 3.0 Fecha de Versión:
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8.1 Anexo 1: Formato de Matricula
Formato de Matricula 2017
PRIMER INGRESO
Nombre del Alumno: ___________________________________________________
Fecha de Ingreso: _________/____________/_____________/
Edad: _________Escolaridad: ______________________________Público Privado
Formación Bilingüe SI NO
Centro Educativo: _______________________________________________
Jornada a la cual asiste a clases: ___________________________________
Disciplina Artística a la cual se Matricula:
Artes Visuales Danza Música Teatro Computación
Jornada a la que se Matricula en el Piloto: Matutina Vespertina Sabatina
Aportación Lps.___________
Domicilio Actual:
_________________________________________________________________________
___________
Persona Encargada y/o Tutor ___________________________________
Parentesco: Madre Padre Abuelo(a) Hermano(a) Tío(a) Padrastro
Madrastra
Otro:________________________
Número de Teléfono Domicilio:
______________________/___________________________
Número de Teléfono de la Madre:
_____________________/__________________________
FOTO
Dirección/Departamento
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versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 51 de 110
Número de Teléfono del
Padre:_______________________/__________________________
Otro Número de Teléfono:___________________________/
Parentesco:_________________________________________
Lugar de Trabajo:
_________________________________________________________________________
___
Número de Teléfono de la Oficina:
______________________/_________________________
Función o Trabajo que desempeña:
______________________________________________________________
¿Tiene más Hijos Matriculados en el Piloto 7-14 Años SI NO
¿Cuántos:_________________
¿El niño o Joven se desplaza solo de su casa al Piloto o del Piloto a su casa? SI NO
Si su respuesta es no quien es la persona encargada de traer y llevar al niño (a) al Piloto
Nombre de la Persona encargada de llevar y traer a su hijo (a)
____________________________________
Parentesco: ___________________________________
Aspecto Psicosocial
¿Ha identificado alguna habilidad o destreza artística en su hijo (a)?
¿Cuál?_____________________________________________________________
Aspectos de Salud de su Hijo (a)
4. ¿Padece su hijo alguna enfermedad? SI NO ¿Cuál?___________________
5. ¿Toma algún Medicamento? SI NO ¿Cuál?________________________
6. ¿Es alérgico su hijo a algún medicamento o alimento? SI NO
¿Cuál?_____________________
Dirección/Departamento
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versión 3.0 Fecha de Versión:
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Estructura Familiar de Personas Que Viven en su Casa
N0 Nombre Parentesco Edad Sexo Estado
Civil
Escolaridad Ocupación
1
2
3
4
5
6
7
8
10
11
Aspectos Socio-Económicos
¿De las personas que Viven en su casa cuantas Trabajan? ____________
Dirección/Departamento
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versión 3.0 Fecha de Versión:
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¿Cuántos de ellos aportan económicamente? __________
¿Cuál es el ingreso mensual del núcleo familiar?_______________
¿En qué tipo de residencia vive usted?
Casa Apartamento Cuarto
Condiciones de Vivienda y Bienes
La casa en la que ustedes Viven es?
4. Propia
5. Alquilada
6. En pago
¿De qué material está construida su vivienda?
6. Adobe
7. Bloque
8. Ladrillo
9. Madera
10. Otro____________________________
¿Qué servicios públicos posee en su hogar
Agua Energía
5. En casa 1. Eléctrica
6. Comunitaria 2. Candil
7. Pozo 3. Velas
8. No tiene
Dirección/Departamento
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versión 3.0 Fecha de Versión:
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Teléfono Alcantarillado
4. Privado 1. Aguas Negras
5. Celular 2. Letrina
6. Comunitario 3. Aire Libre
4. Pozo Séptico
Transporte ¿Cuáles son los bienes que
posee el grupo familiar?
2. Bus 1. Vehículo
4. Taxi 2. Motocicleta
5. Privado 3. Negocio
6. Caminando
¿Cuál?_______________________________
Nombre del Entrevistador: _______________ Vo.Bo ___________________
Dirección/Departamento
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versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 55 de 110
8.2 Anexo 2: Fotos de Archivos.
Dirección/Departamento
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versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 56 de 110
8.3 Anexo 3: Listado de Matricula
LISTADOS DE ALUMNOS 2017
DISCIPLINA DE TEATRO
SECCIÓN: JUVENIL AVANZADO EDADES: 11 A 14 AÑOS
DIAS DE ATENCION: LUNES-MIÉRCOLES-VIERNES HORARIO 8:30 A 10:00 A.M.
N Nombre del Alumno
Edad Nombre del Padre
Número de Teléfono
Observaciones
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
Vo.BO. COORDINADOR DE DISCIPLINA Aprobado Coordinación Académica - Artística PROF. ARMANDO VALERIANO Lic. Guillermo Daniel Perdomo
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
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Compras menores y
Almacenamiento de materiales
Pro-003-caDMON-ppicpu
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Compras menores y
Almacenamiento de materiales
Pro-003-caDMON-ppicpu
Programa piloto integral combate a la
pobreza urbana
Coordinación administrativa
PRO-003-Cadmon-ppicpu USO: INTERNO
Versión 3.0 6 DE junio DEL AÑO 2017
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Puesto Área/Unidad Puesto Firma
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Tabla de Contenido
1 Contenido del Proceso ................................................................. 62 1.1 Objetivo del Proceso ......................................................................... 62 1.2 Vinculación al Plan Estratégico ........................................................... 62
1.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas ...................................................... 62
1.2.2 Objetivo del Área o Unidad ....................................................................... 62
1.3 Alcance ........................................................................................... 62 1.4 Definición de Términos y Siglas ......................................................... 63 1.5 Responsable del Proceso ................................................................... 64 1.6 Puestos que interviene en el Proceso .................................................. 64 1.7 Insumos del Proceso ........................................................................ 64 1.8 Producto o Resultado del Proceso ....................................................... 64 1.9 Diagrama de Flujo ............................................................................ 65 1.10 Procedimientos del Proceso “ABC” ...................................................... 66
1.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 1” ...................................... 68
1.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 2” ............................. 69
1.10.3 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 3” ............................. 70
1.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 4” ............................. 72
1.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 5” ............................. 72
1.10.3 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 6” ............................. 73
1.11 Gestión del Riesgo ........................................................................... 75
2 Documentos de Referencia .......................................................... 76
3 Control de Distribución del Proceso ............................................... 77
4 Anexos ..................................................................................... 78 4.1 Anexo 1: Formato de requerimiento de Compra ................................... 79 4.2 Anexo 2: Orden de Compra (O/C Y F01) ............................................. 80 4.3 Anexo 3: Acta de Recepción de Materiales, Suministros, Equipos y Servicios. .................................................................................................... 82 4.4 Anexo 4: Hoja de Kardex .................................................................. 83 4.5 Anexo 5: Formato de Requisición ....................................................... 84
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9 Contenido del Proceso
9.1 Objetivo del Proceso
Proveer de los materiales y suministros, para dar cumplimiento al Plan de
Trabajo anual en el desarrollo de las clases artísticas, culturales y técnicas en
las áreas de Danza, Música, Artes Visuales, Teatro y Computación.
9.2 Vinculación al Plan Estratégico
9.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas
Objetivo:
Mejorar la supervisión, el control y el análisis de la ejecución financiera de los fondos públicos para que las autoridades realicen
los ajustes oportunos.
9.2.2 Objetivo del Área o Unidad
Administrar, coordinar y supervisar la asignación de los recursos
financieros, humanos y materiales, bajo las directrices establecidas según
las Disposiciones Generales del Gobierno Central, buscando obtener
resultados de manera eficiente y eficaz con su correcta aplicación.
9.3 Alcance
Garantizar la provisión de materiales y suministros para dar cumplimiento al
Plan de Trabajo anual en el desarrollo de las clases artísticas, culturales y
técnicas en las áreas de Danza, Música, Artes Visuales, Teatro y
Computación.
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9.4 Definición de Términos y Siglas
Termino Definición / Significado
Acta de Recepción
Es un acta que se realiza para el trámite de pago en el cual se
describe la fecha en que se recibe la compra, el nombre de la
empresa, el objeto del gasto, la descripción del material, la unidad
de medida, la cantidad, el precio unitario y precio total.
CADMON Coordinación Administrativa
Compra por (O/C) Son compras de bienes de uso, bienes de consumo, servicios,
consultorías y obras que se formalicen mediante órdenes de compra,
siguiendo la modalidad de compra directa por cotizaciones según los
montos establecidos en las Disposiciones Generales del Presupuesto
vigente.
Cotizaciones Procedimientos o métodos utilizados para solicitar directamente a
suplidores potenciales, ofertas de precio para la compra de bienes o
servicios cuyo valor estimado no exceda del monto previsto en las
DGP.
Especificaciones
Técnicas
Son los documentos en los cuales se definen las normas, exigencias
y procedimientos a ser empleados y aplicados en todos los trabajos
de fabricación de equipos
Kardex Es más que un registro de manera organizada de la mercancía que
se tiene en un almacén.
PACC
EL Plan Anual de Compras y Adquisiciones describe y documenta
qué, como, cuando la institución adquirirá bienes, obras y servicios y
cuánto será el monto estimado de las adquisiciones, para cumplir
con las actividades del POA en el tiempo oportuno y en las mejores
condiciones de costo y calidad.
Presupuesto Conjunto de los gastos e ingresos previstos para un determinado
período de tiempo.
Proveedores Es persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o
institución.
Publicación El término publicación se utiliza para hacer referencia al acto
mediante el cual se hace público o se da a conocer determinada
información, acto, dato, etc.
Requisición de
Materiales
Es una hoja especial que generalmente se hace por triplicado,
exigida por la administración para entregar los materiales con
destino a un trabajo específico.
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9.5 Responsable del Proceso
Coordinación General PPICPU
Coordinación Administrativa
9.6 Puestos que interviene en el Proceso
Puesto/Cargo Dirección/Área de Trabajo
Coordinación Administrativa PPICPU
Coordinación Académica Artística PPICPU
Coordinación Piloto 7-14 Años PPICPU
Coordinación General PPICPU PPICPU
Personal de Apoyo Administrativo PPICPU
9.7 Insumos del Proceso
Listado de Necesidades por Disciplina.
Formulario de Requerimiento
Hojas de Kardex
Requisición de Materiales
Calculadora
Útiles de Oficina
9.8 Producto o Resultado del Proceso
Materiales y Suministros.
Equipo
Dirección/Departamento
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Coordinación Administrativa
Coordinaciones Generales /
Coordinación Académica Artística
/ Psicosocial
Coordinación General PPICPU
Gerencia Administrativa
Inicio
Solicitud de Materiales
y Suministros a la
Coordinación
Administrativa
Revisión de
solicitud de
acuerdo al
PAAC
Revisión
disponibilidad
presupuestaria
Si la solicitud no
está en el PAAC
se solicita a
Gerencia
Administrativa
Si no existe
disponibilidad
presupuestaria se
solicita ampliación
para compra
Preparar
especificación
técnicas2
Revisión
catálogo
electrónico
Elaboración
requerimient
o de compra
Asignación #
de
publicación
correlativo
Se remite la
O/C al
programa de
recepción de
maeriales
4
Revisión de
publicación para Vo.
Bo. Coordinación
General
Mediante memorándum
remitir a la gerencia
administrativa con detalle de
monto estimado y
justificación
Recepción requerimiento de
compra en la Subgerencia
de recursos materiales y
servicios generales
Revisión y aprobación del
requerimiento de acuerdo al
PAAC y presupuesto
Asignación del
requerimiento al analista
de O/C
Publicación del
requerimiento en la
vitrina y pag web, por un
período de 5 días antes
de su apertura de oferta.
3
Apertura de
ofertas por el
Comité de
compras
Elaboración de
O/C y FO1 a la
empresa que se
le adjudica la
oferta
Se remite los documentos del
proceso de compra y a pre
intervención para revisión y
aprobación los doctos de la compra
Se remite O/C a firma
del Gerente
Administrativo
Se remite de forma
electrónica al
proveedor
1
Firma de acta de
apertura y
evaluación de
ofertas
9.9 Diagrama de Flujo
Compras Menores y Almacenamiento de Materiales
Coordinación Administrativa
Coordinaciones Generales/
Coordinación Académica Artística/
Psicosocial
Coordinación General del PPICPU
Gerencia Administrativa
Recepción de materiales y Suministros
Elaboración de Acta de Recepción
Firma de Acta de Recepción
Mediante Memorandum se remite a G.A. los documentos para trámite de pago
Ingresar los materiales al Kardex
de acuerdo al objeto del gasto
Guarda y Custodia de Materiales
Firma de Requisición para entrega de materiales de las
disciplinas
Recepción de requisiciones según
código asignado
Verificación y entrega de materiales
FIN
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9.10 Procedimientos del Proceso “ABC”
Área Responsable Categoría Código Descripción de Actividades
Tiempo
Mínimo
(días)
Tiempo
Máximo
(días)
Proceso 73 108
CADMON Maria Mejia Procedimiento 1 Compras Menores por Requerimiento 30 48
CADMONPersonal de
Apoyo Actividad 1.1 Compras Menores por Requerimiento 30 48
Tarea 1.1.1Solicitud de Materiales o Suministros por parte de la Coordinación
General, Académica-Artística y de los Módulos.1 2
Tarea 1.1.2Revisión de la solicitud de acuerdo a la Programación del PAAC
aprobado por la Gerencia Administrativa2 3
Tarea 1.1.3Incluir la solicitud en la Programación del PAAC ante la GA, si no
estuviera en el PAAC Aprobado.5 10
Tarea 1.1.4 Revisión de la Disponibilidad Presupuestaria 2 3
Tarea 1.1.5Solicitar la ampliación presupuestaria ante la GA según Trimestre,
en caso de no contar con los fondos para la compra20 30
Procedimiento 2 Elaboración de Requerimiento de Compra Menor 7 8
Actividad 2.1 Elaboración de Requerimiento de Compra 7 8
Tarea 2.1.1Preparación de especificaciones técnicas, según lo solitado por la
Coordinación General, Académica Artistica y de los Módulos.2 3
Tarea 2.1.2Revisión en el catalogo electrónico, que los materiales no esten
disponibles para compra.1 1
Tarea 2.1.3Elaboración de Requerimiento de Compra, conforme al formato
GA1 1
Tarea 2.1.4 Asignación del Numero de publicación correlativo. 1 1
Tarea 2.1.5Remisión de publicación para visto bueno de la Coordinación
General1 1
Tarea 2.1.6Remitir mediante Memorandum, el requeriemiento de compra a
la GA, con el detalle del monto estimado y justificación.1 1
Procedimiento 3 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la GA. 24 37
Actividad 3.1 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la GA. 24 37
Tarea 3.1.1Recepción del requerimiento de compra en la Subgerencia de
Recursos Materiales y Servicios Generales.1 2
Tarea 3.1.2Revisión y Aprobación del requerimiento de acuerdo al PAAC y
Presupuesto.3 5
Tarea 3.1.3 Asignación del requerimiento a un analista de compras O/C 1 2
Tarea 3.1.4Publicación del requerimiento en la vitrina y pagina web de SEFIN.
Por un periodo de 5 días antes de su apertura de oferta.5 5
Tarea 3.1.5Apertura de Ofertas, por el Comité de Compras integrado por las
diferentes Direcciones de la SEFIN.1 1
Tarea 3.1.6 Firma de Acta de Apertura y Evaluación de Ofertas. 2 3
Tarea 3.1.7Elaboración de O/C y F01 a la empresa que se le adjudica la
Oferta.3 5
Tarea 3.1.8
Se remite al área de Preintervesión, para revisión y aprobación, los
documentos del proceso de compra. (Requerimiento,
cotizaciones, acta de apertura, o/c, analisis de ofertas y F01).
5 10
Tarea 3.1.9 Se remite la O/C a firma del Gerente Administrativo. 1 2
Tarea 3.1.10 Se remite de forma electronica al proveedor 1 1
Tarea 3.1.11 Se remite la O/C al Programa para la recepción de materiales. 1 1
Compras Menores y Almacenamiento de Materiales
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Procedimiento 4 Recepción de Compra 4 7
Actividad 4.1 Recepción de Compra 4 7
Tarea 4.1.1 Recepción de los materiales y suministros de acuerdo a la O/C 1 3
Tarea 4.1.2Informar a la autoridades, la recepcion de materiales según
requerimiento de compra.1 1
Tarea 4.1.3 Elaboración y Firma de Acta de Recepción. 1 2
Tarea 4.1.4
Remisión de Documentos para el tramite de pago al proveedor a
la GA. (acta de recepción, fatura y recibo contra la Tesoreía
General de la República).
1 1
Procedimiento 5 Ingreso de Compra y Almacenamiento de Materiales 4 4
Actividad 5.1Ingreso de Compra al Kardex y Almacenamiento de
Materiales4 4
Tarea 5.1.1 Sacar costo promedio de la compra. 1 1
Tarea 5.1.2Ingreso de materiales y suministros, de acuerdo al objeto del
gasto 1 1
Tarea 5.1.3Mantener la hoja de Kardex actualizada con la disponibilidad de
material, según objeto del gasto.1 1
Tarea 5.1.4 Guarda y custodia de materiales y suministros en bodega general. 1 1
Procedimiento 6 Entrega de Materiales y Suministros 4 4
Actividad 6.1 Entrega de Materiales y Suministros 4 4
Tarea 6.1.1Recepción de la Requisición de materiales y suministros según
código asignado.1 1
Tarea 6.1.2Verificación de los materiales y suministros a entregar por la
CADMÓN.1 1
Tarea 6.1.3 Firma y entrega de Materiales y Suministro al solicitante. 1 1
Tarea 6.1.4 Firma de recibido por el solicitante. 1 1
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1.10 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO
N° Procedimiento
Responsable Indicador
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
Compras Menores y Almacenamiento de Materiales 73 108
1 Compras Menores por
Requerimiento Coordinadora
CADMON
CAA Lista de
Necesidades 30 48
2 Elaboración de Requerimiento de
Compra Menor Coordinadora CADMON
N. de
Requerimiento 7 8
3 Revisión y Aprobación de
Requerimiento por la G.A.
Gerente
Administrativo
Gerencia
Administrativa PACC
24 37
4 Recepción de Compra Coordinadora
CADMON
Personal de
Apoyo O/C
4 7
5 Ingreso de Compras y
Almacenamiento de Materiales Coordinador CADMON
Acta de
Recepción
4 4
6
Entrega de Materiales y
Suministros Coordinadora
CAA
CADMON
Personal de
Apoyo
Requisición de
Materiales
4 4
9.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 1”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
1 Compras Menores por Requerimiento Coordinadora
CADMON 30 48
1.1.1
1.1.2
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9.10.1.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
1.1 Compras Menores por Requerimiento Coordinadores
CAA-
CADMON CG-PPICPU
30 48
1.1.1 Solicitud de Materiales o Suministros por parte de la
Coordinación General, Académica-Artística y de los
Módulos.
Coordinadores
CAA-
CADMON CG-PPICPU
1 2
1.1.2 Revisión de la solicitud de acuerdo a la Programación
del PAAC aprobado por la Gerencia Administrativa
2 3
1.1.3 Incluir la solicitud en la Programación del PAAC ante la GA, si no estuviera en el PAAC Aprobado.
5 10
1.1.4 Revisión de la Disponibilidad Presupuestaria 2 3
1.1.5 Solicitar la ampliación presupuestaria ante la GA según Trimestre, en caso de no contar con los fondos para la compra
20 30
9.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 2”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2 Elaboración de Requerimiento de Compras Coordinadora
CADMON 7 8
2.1.1
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9.10.2.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2.1 Elaboración de Requerimiento de Compra Coordinadora CADMON
7 8
2.1.1 Preparación de especificaciones técnicas, según lo
solicitado por la Coordinación General, Académica
Artística y de los Módulos.
Coordinadores
CADMON CAA 2 3
2.1.2 Revisión en el catálogo electrónico, que los materiales no estén disponibles para compra.
1 1
2.1.3 Elaboración de Requerimiento de Compra, conforme al
formato GA.
1 1
2.1.4 Asignación del Número de publicación correlativo. 1 1
2.1.5 Remisión de publicación para visto bueno de la Coordinación General
1 1
2.1.6
Remitir mediante Memorándum, el requerimiento de compra a la GA, con el detalle del monto estimado y justificación.
1 1
9.10.3 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 3”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
3 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la
GA.
Gerente
Administrativo G.A. 24 37
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versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 71 de 110
9.10.3.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
3.1 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la
GA.
Gerente
Administrativo G.A. 24 37
3.1.1 Recepción del requerimiento de compra en la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.
1 2
3.1.2 Revisión y Aprobación del requerimiento de acuerdo al PAAC y Presupuesto.
3 5
Asignación del requerimiento a un analista de compras O/C
1 2
Publicación del requerimiento en la vitrina y pagina web de SEFIN. Por un periodo de 5 días antes de su apertura de oferta.
5 5
Apertura de Ofertas, por el Comité de Compras integrado por las diferentes Direcciones de la SEFIN.
1 1
Firma de Acta de Apertura y Evaluación de Ofertas.
2 3
Elaboración de O/C y F01 a la empresa que se le adjudica la Oferta.
3 5
Se remite al área de Preintervención, para revisión y aprobación, los documentos del proceso de compra. (Requerimiento, cotizaciones, acta de apertura, o/c, análisis de ofertas y F01).
5 10
Se remite la O/C a firma del Gerente Administrativo.
1 2
Se remite de forma electrónica al proveedor 1 1
Se remite la O/C al Programa para la recepción de materiales.
1 1
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3/abril/2017 Página 72 de 110
9.10.4 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 4”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
4 Recepción de Compra Coordinador CADMON 4 7
4.1
4.2
9.10.4.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
4.1 Recepción de Compra Coordinador CADMON 4 7
4.1.1 Recepción de los materiales y suministros de acuerdo a la O/C
1 3
4.1.2 Informar a la autoridades, la recepción de materiales según requerimiento de compra.
1 1
4.1.3 Elaboración y Firma de Acta de Recepción. 1 2
4.1.4
Remisión de Documentos para el trámite de pago al proveedor a la GA. (Acta de recepción, factura y recibo contra la Tesorería General de la República).
1 1
9.10.5 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 5”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
5 Ingreso de Compra y Almacenamiento de
Materiales Coordinador CADMON 4 4
5.1
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versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 73 de 110
9.10.5.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
5.1 Ingreso de Compra al Kardex y Almacenamiento
de Materiales Coordinador CADMON 4 4
5.1.1 Sacar costo promedio de la compra. 1 1
5.1.2 Ingreso de materiales y suministros, de acuerdo al objeto del gasto
1 1
5.1.3 Mantener la hoja de Kardex actualizada con la disponibilidad de material, según objeto del gasto.
1 1
5.1.4 Guarda y custodia de materiales y suministros en bodega general.
1 1
5.1.5
5.1.6
5.1.7
9.10.6 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 6”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
5 Entrega de Materiales y Suministros Coordinador CADMON 4 4
5.1
Dirección/Departamento
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versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 74 de 110
9.10.6.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
6.1 Entrega de Materiales y Suministros Coordinador CADMON 4 4
6.1.1 Recepción de la Requisición de materiales y suministros según código asignado.
1 1
6.1.2 Verificación de los materiales y suministros a entregar por la CADMÓN.
1 1
6.1.3 Firma y entrega de Materiales y Suministro al solicitante.
1 1
6.1.4 Firma de recibido por el solicitante. 1 1
6.1.5
6.1.6
6.1.7
Dirección/Departamento
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versión 3.0 Fecha de Versión:
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9.11 Gestión del Riesgo
N° Procedimiento Riesgo P I VTR Controles Riesgo
Residual Tipo de Riesgo
1
Compras
Menores por
Requerimiento
No contar con las
materiales y suministro
en tiempo.
5 5 25
Dar seguimiento a las publicaciones
10 MEDIO Apoyar el procedimiento
de cotizaciones
Asistir a la apertura de las ofertas.
2
Elaboración de
Requerimiento de
Compra Menor
No contar con las
Especificaciones
técnicas para elaborar el
requerimiento
5 5 25
Descripción de la compra en el PAAC. Aprobado.
10 MEDIO Revisión del Catálogo Electrónico.
3
Revisión y
Aprobación de
Requerimiento
por la G.A.
Aprobar y revisión
tardía del requerimiento
de compra
5 5 25 Revisión de la disponibilidad presupuestaria
5 BAJA
5 5 25 Revisión del PAAC 5 BAJA
5 5 25 Asignación del
requerimiento a un analista de compras.
5 BAJA
4 Recepción de
Compra
Qué no entreguen el
material según O/C
3 5 15 Revisión de la O/C 5 BAJA
Que no entreguen los
materiales en la fecha
estipulada.
5 5 25 Dar seguimiento a la O/C 10 MEDIO
5
Ingreso de
Compras y
Almacenamiento
de Materiales
Omitir el ingreso de una
O/C de materiales
disponibles en Bodega
General.
5 5 25 Ingresar los materiales a
las Hojas de Kardex 5 BAJA
6 Entrega de
Materiales y
Suministros
Entrega de materiales
sin la debida requisición
4
5 20 Realizar la requisición
según código asignado 5 BAJA
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versión 3.0 Fecha de Versión:
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10 Documentos de Referencia
Código del
Documento
Nombre del Documento Autor Versión Fecha de
Edición
1 Plan Anual de Compras y
Adquisiciones
N/A N/A 2017
Dirección/Departamento
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versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 77 de 110
11 Control de Distribución del Proceso
N° Dirección Área de Trabajo
1 PPICPU Coordinación Académica Artística
2 PPICPU Coordinación Administrativa
3 PPICPU Coordinación Piloto 7-14 años
4 PPICPU Coordinación General PPICPU
5 Gerencia Administrativa Gerente Administrativa
Analista de Compras
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 78 de 110
12 Anexos
Anexo N° Descripción Tipo de Documento Código
1 Formato de requerimiento de Compra
2 Orden de Compra (O/C) y F01
3 Acta de Recepción
4 Hoja de Kardex
5 Formato de Requisición
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USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
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12.1 Anexo 1: Formato de requerimiento de Compra
Período de Publicación: Del 25 al 28 de Abril, 2017 PPICPU- 07 -2017 UR
Especificaciones y/o condiciones del producto
Photoconductor Photoconductor para Fotocopiadora Multifuncional
RICOH, Aficio MP-301Unidad 1 1
Nota: La empresa cotizante deberá realizar la
instalación del repuesto.
HORA Y FECHA LIMITE: 28 /04/2017 10: a.m.
Lic. Daysi Mejía Zuniga
Coordinadora General de la UCP-PPICPU
Lic. Bianka Zelaya
CANTIDAD
Gerencia Administrativa
SECRETARÍA DE FINANZAS
PROGRAMA PILOTO INTEGRAL DE COMBATE A LA POBREZA URBANA
FORMULARIO DE REQUERIMIENTO PARA COMPRAS MENORES
Descripción del Producto Total
Unidad de
Medida
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12.2 Anexo 2: Orden de Compra (O/C Y F01)
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12.3 Anexo 3: Acta de Recepción de Materiales, Suministros, Equipos y Servicios.
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12.4 Anexo 4: Hoja de Kardex
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12.5 Anexo 5: Formato de Requisición
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RECEPCION Y ENTREGA DE MERIENDAS
Pro-004-caDMON-ppicpu
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RECEPCION Y ENTREGA DE MERIENDAS
Pro-004-caDMON-ppicpu
Programa piloto integral combate a la
pobreza urbana
Coordinación administrativa
PRO-004-Cadmon-ppicpu USO: INTERNO
Versión 3.0 6 DE junio DEL AÑO 2017
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Historial de cambios
Fecha Versión Autor
Descripción del Cambio Cambio Autorizado por:
Puesto Área/Unidad Puesto Firma
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Tabla de Contenido
1 Contenido del Proceso ................................................................... 5 1.1 Objetivo del Proceso ........................................................................... 5 1.2 Vinculación al Plan Estratégico ............................................................. 5
1.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas ........................................................ 5
1.2.2 Objetivo del Área o Unidad ......................................................................... 5
1.3 Alcance ............................................................................................. 5 1.4 Definición de Términos y Siglas ........................................................... 6 1.5 Responsable del Proceso ..................................................................... 6 1.6 Puestos que interviene en el Proceso .................................................... 7 1.7 Insumos del Proceso .......................................................................... 7 1.8 Producto o Resultado del Proceso ......................................................... 7 1.9 Diagrama de Flujo .............................................................................. 8 1.10 Procedimientos del Proceso “ABC” ...................................................... 12
1.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 1” ...................................... 13
1.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 2” ............................. 14
1.10.3 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 3” ............................. 16
1.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 4” ............................. 17
1.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 5” ............................. 17
1.11 Gestión del Riesgo ........................................................................... 19
2 Documentos de Referencia .......................................................... 21
3 Control de Distribución del Proceso ............................................... 22
4 Anexos ..................................................................................... 23 4.1 Anexo 1: Formato de Matricula .......................................................... 24 4.2 Anexo 2: Carnet .............................................................................. 29 4.3 Anexo 3: Listado de Matricula ........................................................... 29 4.4 Anexo 4: Formato de Base de Datos ................................................... 30
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13 Contenido del Proceso
13.1 Objetivo del Proceso
Proveer de los materiales y suministros, para dar cumplimiento al Plan de
Trabajo anual en el desarrollo de las clases artísticas, culturales y técnicas en
las áreas de Danza, Música, Artes Visuales, Teatro y Computación.
13.2 Vinculación al Plan Estratégico
13.2.1 Plan Estratégico Secretaría de Finanzas
Objetivo:
Mejorar la supervisión, el control y el análisis de la ejecución financiera de los fondos públicos para que las autoridades realicen
los ajustes oportunos.
13.2.2 Objetivo del Área o Unidad
Administrar, coordinar y supervisar la asignación de los recursos
financieros, humanos y materiales, bajo las directrices establecidas según
las Disposiciones Generales del Gobierno Central, buscando obtener
resultados de manera eficiente y eficaz con su correcta aplicación.
13.3 Alcance
Dar un servicio de merienda a los beneficiarios (as) del Programa, según
jornadas y días de asistencia, contribuyendo con una ingesta calórica, según
su edad de crecimiento, el cual es brindado por una empresa de servicios de
alimentación con profesionales del área nutricional.
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13.4 Definición de Términos y Siglas
Termino Definición / Significado
MERIENDA
Una porción de alimento generalmente ligero que se toma a media
mañana y tarde.
MENU Es un documento ofrecido por la empresa que presta el servicio, en
el que se muestra una secuencia o lista de posibles opciones
disponibles de meriendas, de los grupos básicos de alimentación,
tales como: carnes, carbohidratos, frutas, verduras, legumbres,
cereales, leche, etc.
PEDIDO Solicitud formal en el cual se describe la cantidad de merienda a
solicitar.
BENEFICIARIOS Persona que recibe el beneficio al cumplir los requisitos que le
acreditan de estar matriculado o inscrito en el Piloto 7-14 años.
13.5 Responsable del Proceso
Coordinación General PPICPU
Coordinación Administrativa
13.6 Puestos que interviene en el Proceso
Puesto/Cargo Dirección/Área de Trabajo
Coordinación Administrativa PPICPU
Coordinación Académica Artística PPICPU
Coordinación Piloto 7-14 Años PPICPU
Coordinación General PPICPU PPICPU
Personal de Apoyo Administrativo PPICPU
Seguimiento y Monitoreo PPICPU
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13.7 Insumos del Proceso
Listada de Asistencia
Hojas de Pedido
Bandejas de Entrega de Meriendas
Rotuladores
Cámara o Celular
Calculadora
Impresora
Útiles de Oficina
13.8 Producto o Resultado del Proceso
Reportes de Meriendas Semanales
Merienda Entregada
Informe Final de Pago.
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13.9 Diagrama de Flujo
Recepción y Entrega de Meriendas
CAD
MO
N
INICIO
CAA
CO
OR
. G
RAL
Recepción,
revisión y
cambios y/ o
ajustes Menú
semanal
Gere
ncia
adm
inis
trativa
Solicitud de
Merienda,
verificación de
datos, pedidos
vía teléfono y
escrito
Recepción,
conteo, y
Entrega de Merienda
Registro de
firmas de
recepción de
merienda
PPICPU-
Empresa
Elaboración de
cuadro consolidado
de reporte de
Meriendas y
revisión de Informe Empresa
Recepción, de
Informe para visto
bueno de
Coordinación
General y posterior
remisión a GA.
Remisión para
trámite de pago a
la Gerencia Administrativa.
FIN
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13.10 Procedimientos del Proceso “ABC”
Área Responsable Categoría Código Descripción de Actividades
Tiempo
Mínimo
(días)
Tiempo
Máximo
(días)
Proceso 50 55
CADMON Maria Mejia Procedimiento 1 Revisión y Aprobación de Menú 8 9
CADMON
Personal Apoyo
Administrativo y
Seguimiento y
Monitoreo
Actividad 1.1 Revisión y Aprobación de Menú 8 9
Tarea 1.1.1Recepción de Menú semanal para revisión y aprobación de la Coordinación
General.1 1
Tarea 1.1.2 Cambio y/o ajuste al menú según sea el caso. 1 2
Tarea 1.1.3 Control y Seguimiento del cumplimiento del Menú aprobado. 6 6
Procedimiento 2 Solicitud de Merienda 33 33
Actividad 2.1 Solicitud de Merienda 3 3
Tarea 2.1.1Verificación de datos de asistencia por parte de la encargada de Monitoreo y
Seguimiento1 1
Tarea 2.1.2 Solicitud de merienda a la empresa vía telefónica a las 9:00 a.m., 2:00 p.m. y 1 1
Tarea 2.1.3 Entrega de solicitud de merienda a la empresa en forma física. 1 1
Actividad 2.2 Recepción, Conteo y Entrega de Merienda 30 30
Tarea 2.2.1 Recepción, conteo y revisión de Merienda 6 6
Tarea 2.2.2 Toma de Fotografía para respaldo de notificación de merienda 6 6
Tarea 2.2.3Distribución de merienda según los datos de asistencia por disciplina de la
Bitácora.6 6
Tarea 2.2.4Entrega de merienda a las Coordinaciones y/o instructores de las diferentes
Disciplinas contra la solicitud interna de merienda diaria.6 6
Tarea 2.2.5Registro y firma del pedido diario de merienda por el Piloto y la empresa que
presta el servicio, según jornada (Matutina, Vespertina y Sabatina). 6 6
Procedimiento 3 Elaboración de Reporte de Merienda 3 4
Actividad 3.1 Elaboración de Reporte de Merienda 3 4
Tarea 3.1.1 Elaboración de cuadro consolidado de entrega de merienda 1 1
Tarea 3.1.2Realizar el reporte de merienda semanal de acuerdo al pedido y entrega de
meriendas.1 1
Tarea 3.1.3Revisión y/o ajustes del Reporte de Merienda semanal por parte de la
administración.1 2
Procedimiento 4 Recepción y Revisión de Informe de Merienda para Pago 6 9
Actividad 4.1 Recepción y Revisión de Informe de Merienda para Pago 6 9
Tarea 4.1.1Cotejar el dato de merienda total según solicitudes de merienda por ambas
partes1 2
Tarea 4.1.2 Recepción de Informe de Meriendas para pago. 1 1
Tarea 4.1.3Revisión de Informe de Merienda por parte de Monitoreo y Seguimiento y
PPICPU.3 4
Tarea 4.1.4Remisión de Informe de Merienda para el trámite de pago a la Gerencia
Administrativa, mediante memorándum.1 2
RECEPCION Y ENTREGA DE MERIENDAS
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1.10 PROCEDIMIENTO DEL PROCESO
N° Procedimiento
Responsable Indicador
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
Recepción y Entrega de Meriendas 50 55
1 Revisión y Aprobación de Menú Coordinadora
Coordinación
General
PPICPU Menú 8 9
2 Solicitud de Merienda Coordinadora
CADMON Seguimiento y
Monitoreo
Hoja de
Pedidos 33 33
3 Elaboración de Reporte de
Merienda. Coordinadora
CADMON
Seguimiento y
Monitoreo
Reporte de
Merienda
3 4
4
Recepción y revisión de informe
de merienda para pago. Coordinadora
Coordinación
General
PPICPU
CADMON
Seguimiento
y Monitoreo
Informe de
Meriendas
6 9
13.10.1 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 1”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
1 Compras Menores por Requerimiento Coordinadora
CADMON 30 48
1.1.1
1.1.2
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13.10.1.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
1.1 Compras Menores por Requerimiento Coordinadores
CAA-
CADMON CG-PPICPU
30 48
1.1.1 Solicitud de Materiales o Suministros por parte de la
Coordinación General, Académica-Artística y de los
Módulos.
Coordinadores
CAA-
CADMON CG-PPICPU
1 2
1.1.2 Revisión de la solicitud de acuerdo a la Programación
del PAAC aprobado por la Gerencia Administrativa
2 3
1.1.3 Incluir la solicitud en la Programación del PAAC ante la GA, si no estuviera en el PAAC Aprobado.
5 10
1.1.4 Revisión de la Disponibilidad Presupuestaria 2 3
1.1.5 Solicitar la ampliación presupuestaria ante la GA según Trimestre, en caso de no contar con los fondos para la compra
20 30
13.10.2 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 2”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2 Elaboración de Requerimiento de Compras Coordinadora
CADMON 7 8
2.1.1
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13.10.2.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
2.1 Elaboración de Requerimiento de Compra Coordinadora CADMON
7 8
2.1.1 Preparación de especificaciones técnicas, según lo
solicitado por la Coordinación General, Académica
Artística y de los Módulos.
Coordinadores
CADMON CAA 2 3
2.1.2 Revisión en el catálogo electrónico, que los materiales no estén disponibles para compra.
1 1
2.1.3 Elaboración de Requerimiento de Compra, conforme al
formato GA.
1 1
2.1.4 Asignación del Número de publicación correlativo. 1 1
2.1.5 Remisión de publicación para visto bueno de la Coordinación General
1 1
2.1.6
Remitir mediante Memorándum, el requerimiento de compra a la GA, con el detalle del monto estimado y justificación.
1 1
13.10.3 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 3”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
3 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la
GA.
Gerente
Administrativo G.A. 24 37
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13.10.3.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
3.1 Revisión y Aprobación de Requerimiento por la
GA.
Gerente
Administrativo G.A. 24 37
3.1.1 Recepción del requerimiento de compra en la Subgerencia de Recursos Materiales y Servicios Generales.
1 2
3.1.2 Revisión y Aprobación del requerimiento de acuerdo al PAAC y Presupuesto.
3 5
3.1.3 Asignación del requerimiento a un analista de compras O/C
1 2
3.1.4 Publicación del requerimiento en la vitrina y pagina web de SEFIN. Por un periodo de 5 días antes de su apertura de oferta.
5 5
3.1.5 Apertura de Ofertas, por el Comité de Compras integrado por las diferentes Direcciones de la SEFIN.
1 1
3.1.6 Firma de Acta de Apertura y Evaluación de Ofertas.
2 3
3.1.7 Elaboración de O/C y F01 a la empresa que se le adjudica la Oferta.
3 5
3.1.8
Se remite al área de Preintervención, para revisión y aprobación, los documentos del proceso de compra. (Requerimiento, cotizaciones, acta de apertura, o/c, análisis de ofertas y F01).
5 10
3.1.9 Se remite la O/C a firma del Gerente Administrativo.
1 2
3.1.10 Se remite de forma electrónica al proveedor 1 1
3.1.11 Se remite la O/C al Programa para la recepción de materiales.
1 1
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13.10.4 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 4”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
4 Recepción de Compra Coordinador CADMON 4 7
4.1
4.2
13.10.4.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
4.1 Recepción de Compra Coordinador CADMON 4 7
4.1.1 Recepción de los materiales y suministros de acuerdo a la O/C
1 3
4.1.2 Informar a la autoridades, la recepción de materiales según requerimiento de compra.
1 1
4.1.3 Elaboración y Firma de Acta de Recepción. 1 2
4.1.4
Remisión de Documentos para el trámite de pago al proveedor a la GA. (Acta de recepción, factura y recibo contra la Tesorería General de la República).
1 1
13.10.5 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 5”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
5 Ingreso de Compra y Almacenamiento de
Materiales Coordinador CADMON 4 4
5.1
Dirección/Departamento
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3/abril/2017 Página 100 de 110
13.10.5.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
5.1 Ingreso de Compra al Kardex y Almacenamiento
de Materiales Coordinador CADMON 4 4
5.1.1 Sacar costo promedio de la compra. 1 1
5.1.2 Ingreso de materiales y suministros, de acuerdo al objeto del gasto
1 1
5.1.3 Mantener la hoja de Kardex actualizada con la disponibilidad de material, según objeto del gasto.
1 1
5.1.4 Guarda y custodia de materiales y suministros en bodega general.
1 1
5.1.5
5.1.6
5.1.7
13.10.6 Actividades del Procedimiento “Procedimiento 6”
N° Actividad Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
5 Entrega de Materiales y Suministros Coordinador CADMON 4 4
5.1
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 101 de 110
13.10.6.1 Tareas de la Actividad “Actividad 1”
N° Tarea Responsable
Tiempo Días Hábiles
Puesto Área Mín. Máx.
6.1 Entrega de Materiales y Suministros Coordinador CADMON 4 4
6.1.1 Recepción de la Requisición de materiales y suministros según código asignado.
1 1
6.1.2 Verificación de los materiales y suministros a entregar por la CADMÓN.
1 1
6.1.3 Firma y entrega de Materiales y Suministro al solicitante.
1 1
6.1.4 Firma de recibido por el solicitante. 1 1
6.1.5
6.1.6
6.1.7
Dirección/Departamento
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3/abril/2017 Página 102 de 110
13.11 Gestión del Riesgo
N° Procedimiento Riesgo P I VTR Controles Riesgo
Residual Tipo de Riesgo
1
Revisión y
aprobación de
Menú
Que la merienda no sea
aceptada por los
beneficiarios.
5 5 25
Dar seguimiento a las publicaciones
10 MEDIO Apoyar el procedimiento
de cotizaciones
Asistir a la apertura de las ofertas.
2 Solicitud de
Merienda
No contar con las
Especificaciones
técnicas para elaborar el
requerimiento
5 5 25
Descripción de la compra en el PAAC. Aprobado.
10 MEDIO Revisión del Catálogo Electrónico.
3
Elaboración de
Reporte de
Merienda
Aprobar y revisión
tardía del requerimiento
de compra
5 5 25 Revisión de la disponibilidad presupuestaria
5 BAJA
5 5 25 Revisión del PAAC 5 BAJA
5 5 25 Asignación del
requerimiento a un analista de compras.
5 BAJA
4
Recepción y
Revisión de
Informe de
Merienda para
Pago.
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 103 de 110
14 Documentos de Referencia
Código del
Documento
Nombre del Documento Autor Versión Fecha de
Edición
1 Contrato de Adjudicación de
Meriendas
N/A N/A 2017
Dirección/Departamento
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versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 104 de 110
15 Control de Distribución del Proceso
N° Dirección Área de Trabajo
1 PPICPU Coordinación Académica Artística
2 PPICPU Coordinación Administrativa
3 PPICPU Coordinación Piloto 7-14 años
4 PPICPU Coordinación General PPICPU
5 Gerencia Administrativa Gerente Administrativa
Analista de Licitaciones
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 105 de 110
16 Anexos
Anexo N° Descripción Tipo de Documento Código
1 Solicitud de Merienda a la empresa
2
3
4
5 Formato de Requisición
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 106 de 110
16.1 Anexo 1: Formato de Requisición de Merienda diaria
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 107 de 110
16.2 Anexo 2: Solicitud Interna de Merienda Diaria
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 108 de 110
16.3 Anexo 3: Solicitud de Merienda de control diaria
Solicitud de Merienda firma
Fecha: _____________
Por este medio se solicita a Alimentos del Aguan la merienda, para ser entregadas a los
Niños(as) y Jóvenes del Piloto 7-14 años, en su Jornada:
Matutina: ( ) Vespertina 1: ( )
Para las cinco Disciplinas Artísticas: _________________________
Para los Niños de 0-6 (CAISI): _________________________
Para SEFIN: ________________________
Ensayo Ensamble _________________________
Eventos Especiales (Ensayos y Otros): _________________________
Total del Pedido: _________________________
Menú de la Jornada: ____________________________________________________
____________________________ ______________________________
Firma del Solicitante Firma Quien Entrega
_____________________________
Vº Bº Karina Izaguirre
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 109 de 110
16.4 Anexo 4: Reporte Semanal de Meriendas
Jornada Matutina
Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes Total de Asistencia
Artes Visuales
Danza
Computacion
Musica / Ensamble
Teatro
Cecaes
Esamble
CAISI
Sub Total
JORNADA VESPERTINA
Lunes Martes Miercoles Jueves Viernes Total de Asistencia
Artes Visuales
Danza
Computacion
Musica / Ensamble
Teatro
Esamble
Sub Total
TOTAL
Disciplina Artistica
Sábado
PILOTO DE ATENCION CULTURAL COMPLEMENTARIO A NIÑOS, NIÑAS Y JOVENES DE SIETE (7) A CATORCE (14) AÑOS
Consolidado de asistencia semanal de merienda
SEMANA DEL
Disciplina Artistica
Sábado
Dirección/Departamento
USO-INTERNO PRO-001-Caa-ppicpu
versión 3.0 Fecha de Versión:
3/abril/2017 Página 110 de 110
Jornada
Mat.
Jornada
Vesp.
Jornada
Mat.
Jornada
Vesp.
Jornada
Mat.
Jornada
Vesp.
Jornada
Mat.
Jornada
Vesp.
Doble MeriendaObservaciones
INFORME SEMANAL
MENU COMPRENDIDO DE
Fecha Día Menú Asistencia niños Merienda Recibida Merienda Entregada
Maria Mejia Ingrid Yaneth Cerrato
Coordinadora Administrativa del Piloto 7-14 Años Monitoreo y Seguimiento
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