METODOLOGÍA 5S Para la mejora de espacios
educativos
Elena Rodrígu
ez@iElena
R
#1·”Para enseñar es necesario el talento. Para
enseñar con calidad se requiere, además, orden.
La calidad es incompatible con aulas, departamentos,
talleres,.. sucios y desorganizados”
Se inició en Toyota en los años 60 con el objetivo de
lograr lugares de trabajo mejor organizados, más
ordenados y más limpios de forma permanente para
lograr una mayor productividad y un
mejor entorno laboral.
Nuestra
#2 Objetivos 5S• Eliminar materiales
inútiles• Todo ordenado e
identificado• Fuentes de suciedad
eliminadas• Control visual de fallos • Mantener y mejorar
#3 Qué significan las 5S
Seiri ORGANIZACIÓNSeiton ORDENSeiso LIMPIEZASeiketsu CONTROL VISUALShitsuke DISCIPLINA Y HÁBITO
No se trata de un “zafarrancho de limpieza”, sino compartir ese entorno de
trabajo con compañeros y alumnos
El orden no es fácil de lograr, y menos compartir. Requiere hábito y disciplina
#4 Qué NO son las 5S
#5 La prueba del algodón
¿Qué tal esos
resultados?
#5 FASES
Fase 1#¿Qué es organización?Separar NECESARIOS----------INNECESARIOS Deshacerse
de estos últimos.
Utilizamos habitualmente. Necesitamos en el área
1. Guardar en almacén o archivo2. Material necesario en exceso3. Los que son dudosos. Llevar a Zona D4. Tirar directamente
Objetivo: Tener en el área todo lo que necesitamos y solo lo que utilizaremos en las cantidades adecuadas
Fase 2#¿Qué es ORDEN?
Ubicar e identificar los materiales necesarios seleccionados en la fase anterior
Objetivo: Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio
Un lugar y un distintivo que cualquier persona pueda identificarlo y reponerlo
Fase 3#¿Qué es LIMPIEZA?
Eliminar todas las fuentes de suciedad y reparar deterioros
Objetivo: Mantener limpio el lugar de trabajo, materiales en perfecto estado y visible cualquier anomalía
Suciedad ocasional Suciedad por materiales o equipos deteriorados
Fase 4#¿Qué es CONTROL VISUAL?Sistemas visuales que permitan gestionar fácilmente
el nivel de organización, orden y limpieza
Objetivo: Poder visualizar rápida y claramente las situaciones anómalas
Señales, colores, símbolos,…
Fase 5#¿Qué es DISCIPLINA y HÁBITO?Actuar según las normas establecidas
Objetivo: Implantar los procedimientos de trabajo acordados, evaluar y evidenciar áreas de mejora
Evaluaciones periódicas
#Una prueba de orden &organiza
ción
#Ahorro de tiempo estimado
En búsqueda de documentación …………… 92%En limpieza de máquinas ……………………….71%En búsqueda de herramientas …………….....61%
Ahorro estimado de horas/año en una sección…..3.000
#4 PASOS
Paso 1 #PLANIFICAR LA FASECalendario de trabajo + Preparar reunión consenso
Paso 2 #REUNIÓN DE CONSENSOPautas de ejecución + Planillas de trabajo
Paso 3 #EJECUCIÓN DE ACCIONES
Paso 4 #PROCEDIMENTAR Y CONTROLAR
Acciones+ Listas+ Mejoras
Procedimientos de trabajo+ Fichas de control
¿Qué hacer antes de implantar las 5S?1. Promoción del proyecto (eq. Directivo)
2. Elegir el facilitador y área3. Elegir el equipo
4. Planificación gnral (cronograma)5. Formación inicial
6. Panel programa 5S
#Elegimos el área piloto
#FASE DE ORGANIZACIÓNSeparar los materiales
necesarios de los innecesarios y deshacerse del innecesario
Material necesario: el que necesitamos en la zona de trabajo
por usarlo con regularidad
Material innecesario: el que no se utiliza ni se prevé utilizar en el
área de trabajo a guardar o eliminar
#Solucionamos:• Pérdida de tiempo buscando
materiales• Acumulación de “por si
acaso”• Pérdida de espacio• Imagen de desorganización• Aparición de duplicados,
triplicados…• Desaparición de materiales,
miedo a compartir
Objetivo: Tener en el área todo lo que necesitamos y solo lo que utilizaremos en las cantidades
adecuadas
#Decisiones:• ¿Qué tirar?• ¿Qué guardar?
¿Con qué criterio?
#Qué vamos a conseguir:• Localizar todo el material útil
del día a día:Material necesario. LISTARLO
y disponerlo en el lugar de trabajo• Localizar el material
innecesario:Sacarlo del área de trabajo
para almacenar, tirar, reubicar, ceder
ZONA DLugar de almacenamiento del innecesario dudoso o en
espera de ser cedido o eliminado
Fuera del área de trabajo. Cerrada. Acceso controlado.Responsable y fechas de revisión (p.e. trimestral)
ALMACENESListar materiales. Revisarlos periódicamente: retirar obsoletos
Mantener organización: correcto tratamiento de material nuevo
ARCHIVOSOrganizar por bloque afines
Temporalidad de algunos materiales
BANDEJASDocumentación en información: cartas, notas, informes,…
Objetivo: Mesa limpia. Trabajos archivados al final de jornada
Paso 1 #PLANIFICAR LA FASECalendario de trabajo: plazo amplio para ejecución de acciones
Paso 2 #REUNIÓN DE CONSENSO• Facilitador: revisar material de formación, revisar
plantillas (revisar listados de necesarios, innecesarios, zona D)
Previsión de materiales: cámara, metro, contenedores,…
• Reunión: ¿Qué es necesario?
“Todas las basuras son innecesarios, pero no todos los innecesarios son basura”
LISTAS DE TRABAJO• Lista material necesario: Necesitamos en el
lugar de trabajo. Mantener en el área.
• Lista material innecesario: Analizar tipo de innecesario y porqué aparece. Procedimiento adecuado para tratarlo
EVITAR GUARDAR “POR SI ACASO”
• Lista Zona D: Innecesarios dudosos.
ETIQUETAS (Marcar el material): Basuras: sin marcaInnecesario para ceder, vender, retirar:Innecesario para archivo/almacén: Innecesario dudoso:
Plan de trabajo: Tareas+ Plazos
Paso 3 #EJECUCIÓN DE ACCIONESAcciones:• Clasificar materiales+tirar+marcar+reubicar• Listarlos en las plantillas• Sacar fotos (antes y después)
Anotar:• Propuestas de mejora• Pendiente realizar: fecha+resu ltado
Analizar:¿Por qué aparecen innecesarios?¿Cómo mejorar organización?
La mejor forma: en EQUIPO
Paso 4 #PROCEDIMENTAR Y CONTROLAR
Procedimientos de trabajo: Evitar la acumulación de innecesarios • Diagramas de flujo• Diagramas de causa-efecto:
“espina de Isikawa”
Fichas de control: fichas de revisión
CUMPLIMENTAR EL PANEL
Realizamos nuestra espina de Isikawa
#FASE DE ORDENUbicar e identificar los materiales
necesarios seleccionados en la fase de organización
Objetivo #1: Un sitio para cada cosa y cada cosa en su sitio
Objetivo #2: Facilitar que cualquier persona (de la organización, recién
incorporada o ajena) pueda trabajar eficazmente
#Solucionamos:• Criterio común sobre dónde
ubicar • Equivocaciones y extravíos de
material Pérdida de tiempo en la búsqueda y reposición
• Almacenamiento incorrecto• Desperdicio de espacios y
recursos• Interrupciones en el proceso
de trabajo• Riesgos de accidentes
#2 Objetivos: Ubicar +IdentificarUBICAR: Asignar un sitio a cada cosa• Criterios lógicos y fáciles• Compartir el área de trabajo y
sus materiales• Importante: Medios de
almacenamiento (Qué tipo de carpetas, cajas, muebles,…)• Analizar QUIÉN lo usa/ CUÁNDO
lo usa• Su peso y volumen
#2 Objetivos: Ubicar +IdentificarIDENTIFICAR:
General: Exterior/ Interior (suelo, pared)
De detalle: En el material necesario y el mobiliario que lo guarda
innecesarias
La localización, utilización y reposición de materiales mal identificados
ocasiona pérdidas de tiempo, extravíos y copias
# Identificar : estanterías y otros espacios para ubicación
# Señalar : estanterías, armarios, baldas el material que contienen
# Actualizar : nuevos materiales. Ubicarse e identificarse de forma sistemática
Paso 1 #PLANIFICAR LA FASECalendario de trabajo: plazo amplio para ejecución
Paso 2 #REUNIÓN DE CONSENSO• Facilitador: Previsión de materiales (cámara,
planos, metro, etiquetas, DYMO,…)• Reunión: criterios de identificación
Paso 3 #EJECUCIÓN DE ACCIONESPaseos+Plantillas+Fotos
#FASE DE LIMPIEZAEliminar todas las fuentes de
suciedad y reparar los deterioros
# Limpiar : eliminar fuentes de suciedadIdentificar lugares difíciles de limpiar
# Perfecto estado de uso : reparar/ eliminar material deteriorado
# Apaños: solucionar cuanto antes (generan dejadez+mala
imagen+accidentes)
#Consideraciones:• Especial importancia
limpieza en talleres, laboratorios, almacenes… (mayor fuente de suciedad y difícil acceso)
• En oficinas y departamentos: mayor problema de organización y orden que limpieza
• En los centros, en general, identificar apaños y deterioros
#FASE DE CONTROL VISUALVisualizar rápida y
claramente las situaciones anómalas
#Decisiones:
• ¿Qué controlar (elementos, materiales, situaciones?
• ¿Cómo controlar (qué sistema de control visual elegir)?
#Tipos de control visual
NIVEL DE MÁX Y MINControl de fungibles. Establecer existencias a controlar : mínimo
para reponer. Sistema de aviso: cartel, pintura, llavero…
CONTROL DE UBICACIÓNAsignar un lugar de ubicación. Pintar siluetas, p.e.
Saber qué falta y dónde encontrarlo: Ficha de sustitución, p.e.CONTROL DE DESTINO (usuarios)
CONTROL POR COLORESRápida localización y reposición de materiales
#FASE DE DISCIPLINA Y HÁBITOActuar conforme a las
normas establecidas
#Decisiones:
• Afianzar nuevos hábitos de trabajo, evitar la vuelta atrás
• Calendario de revisiones: evaluar grado de implantación y mejora
EVALUARPaseos de evaluación y seguimiento + listas de comprobación
MANTENERAsignar normas de trabajo para mantener el nivel
alcanzado
Análisis de las causas. Validez de los procedimientos establecidos
MEJORAR
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