MATERIAL DE APOYO.

MICROSOFT OFFICE WORD

Word es uno de los procesadores de texto, más utilizados para trabajar con documentos en la

actualidad. Casi no existe persona con computadora, que no lo tenga. Es que la gracia de Word, está en lo fácil, de su uso. Esto se debe, ya que no se necesita ser un experto en informática, para

MATERIAL DE APOYO.

ocuparlo. Ya que todos sus comandos, son bastante amigables. La mayoría de estos, se les llama

editores (WYSIWYG). Como por ejemplo, los de formato, para escribir con la letra y tamaño

deseado, entre otras aplicaciones. Asimismo, el de ortografía. Uno de los más queridos por el público. Ya que si alguien, no es un experto en la lengua, podrá ser asistido por el corrector de

gramática de Word. Eso sí, no hay que confiarse de sobremanera con éste editor de Word. Ya que

en variadas ocasiones, termina fallando. Y es que, es muy difícil que un solo programa, como

Word, maneje a la perfección, la cantidad de idiomas que posee. Word es un programa de tratamiento de texto. El cual nace a la luz, por medio de IBM, allá por 1981. Cuando esta compañía lanzó al mercado el primer PC. Era la época, en que Bill Gates, trabajaba codo a codo con aquella compañía. Sociedad que no duró mucho. Hoy en día, Microsoft Word es el programa estrella de la Microsoft, junto con otras aplicaciones de Microsoft Office. Word es un programa interactivo, debido al hecho de que permite comprender y modificar de

manera instantánea, los textos en él. Los cuales se encuentran cifrados en UNICODE O ASCII.

Hoy en día, las nuevas ediciones de Word, han intentado ir complementándolo con nuevas

funciones. Las cuales se han ido inclinando, a las gráficas y dibujos. Principalmente, para cuando se desea entregar reportes económicos u otros que requieran de estas extensiones (como por ejemplo, al desarrollar un Currículo Vitae). Las últimas versiones de Word han ido incorporando nuevas funciones y mejorando muchas de las

aplicaciones anteriormente mencionadas. Además puede interactuar con otros programas de

Microsoft como es el caso del Excel, para pegar fácilmente gráficos y datos provenientes de

planillas de cálculo.

¿Qué es un Documento?

El documento es la mayor entidad a la que Word permite dar formato. el concepto de documento como tal se asocia al archivo o fichero, como la estructura de almacenamiento de la información

(texto, tablas, figuras, vínculos, etc.) que se genera, maneja y modifica mediante el procesador de

texto.

Un archivo de Word por definición principal y conceptual se denomina Documento y este a su vez

se encuentra compuesto de Páginas, sobre las cuales se desarrolla el contenido.

Extensiones aplicadas a los archivos de Word e iconos representativos. Tenga presente que los

iconos y la visualización de los mismos puede variar entre maquinas, pero por estándar los

presentados en este documento son los más comúnmente aplicados:

2. 1.

1. Documento de Word docx

2. Plantilla de Word dotx

MATERIAL DE APOYO.

Para ingresar al programa deberá seguir cualquiera de las siguientes rutinas (no son los únicos

métodos pero si los más conocidos):

1. Inicio Todos los programas Microsoft Office Microsoft Office Word 2010

2. Inicio Ejecutar (recuerde que puede omitirlo con la combinación Win + R) winword

3. En el escritorio o en las barras de acceso rápido dispuestas por Windows busque el siguiente icono:

MATERIAL DE APOYO.

4. Si utiliza la versión de Windows Vista o 7 puede hacer uso del componente de búsqueda

rápida dispuesta en el botón Inicio, para lo cual solo deberá escribir una descripción

relacionada con el nombre del programa:

MATERIAL DE APOYO.

VENTANA PRINCIPAL DE WORD

1. Barra de Titulo 2. Barra de Acceso rápido 3. Botón Archivo

4. Barras de Herramientas 5. Área de Trabajo o Pagina.

COMBINACIONES BASICAS DE TECLAS EN WORD

COMBINACION FUNCION

ESC Anular opciones

F1 Ayuda

F4 Repetir última acción de formato

F5 Ir a…

F6 Desplazarse entre los elementos de Word

F7 Revisión de ortografía y gramatical

F8 Selección (se desactiva con F3 o hasta que ejecute alguna acción)

F8 (repetidas veces) Selecciona todo el texto del documento (se desactiva con f3)

F10 o ALT Señala la barra de menú

F12 Guardar como…

2

1

5

3

4

CTRL + F2 Vista preliminar

CTRL + F4 Cerrar ventana activa

CTRL + F5 Restaurar ventana activa

CTRL + F7 Mover ventana

CTRL + F8 Cambiar tamaño a la ventana

CTRL + F9 Minimizar ventana activa

CTRL + F10 Maximizar ventana activa

CTRL + F12 Abrir un documento existente

CTRL + Q Alinear a la izquierda

CTRL + E Seleccionar todo

CTRL + R Cerrar ventana activa

CTRL + T Centrar texto

CTRL + Y Rehacer última acción

CTRL + U Nuevo documento

CTRL + I Ir a…

CTRL + O Formatear documento

CTRL + P Imprimir

CTRL + A Abrir un documento existente

CTRL + S Aplicar subrayado al texto

CTRL + D Alinear a la derecha

CTRL + F Aumentar sangría izquierda

CTRL + G Guardar el documento activo

CTRL + H Aumentar el bloque de sangrías izquierdas

CTRL + J Justificar el texto

CTRL + K Aplicar cursiva al texto

CTRL + L Reemplazar texto

CTRL + Z Deshacer la última acción

CTRL + X Cortar la selección

CTRL + C Copiar la selección

CTRL + V Pegar la selección

CTRL + B Buscar

CTRL + N Aplicar negrita al texto

CTRL + M Fuente

CTRL + = (signo igual) Subíndice (por lo general el signo igual esta sobre el 0 así que la combinación real seria: Ctrl + Shift + 0

[cero]) CTRL + + (signo más) Superíndice (el signo más deben obtenerlo del

teclado alfanumérico)

CTRL + ( (paréntesis de apertura)

Caracteres ocultos (por lo general el signo de la apertura del paréntesis esta sobre el 8 así que la

combinación real seria: Ctrl + Shift + 8 [ocho])

CTRL + ENTER Inserta una nueva página

CTRL + SHIFT + W Cambiar el estilo

CTRL + SHIFT + Y Coloca lista numerada

CTRL + SHIFT + U Coloca al sistema a escribir en mayúscula

CTRL + SHIFT + I Coloca lista con viñetas

CTRL + SHIFT + F Cambiar fuente

CTRL + SHIFT + M Cambiar tamaño de la fuente CTRL + SHIFT + 1 Estilo título 1

CTRL + SHIFT + 2 Estilo título 2

CTRL + SHIFT + 3 Estilo título 3

SHIFT + F1 Información del formato de texto

SHIFT + F3 Cambiar mayúsculas y minúsculas

SHIFT + F7 Sugerencias de cómo debe escribirse la palabra (sinónimos y antónimos)

SHIFT + CUALQUIER LETRA La coloca en el formato inverso (si está activo el bloque de mayúsculas escribe en minúscula y

viceversa)

ALT + CTRL + O Insertar nota al pie de pagina

ALT + CTRL + K Insertar hipervínculos

ALT + CTRL + L Insertar nota al final del texto

CTRL + > (signo mayor que) Aumentar fuente

CTRL + < (signo menor que) Disminuir fuente

BOTÓN ARCHIVO

PESTAÑA INICIO

Bloque de Portapapeles

Bloque de Fuente

Bloque de Párrafo Bloque de Estilos: Contiene un conjunto de pre configuraciones definidas para la fuente y el esquema de presentación de un documento. Bloque de Edición

A continuación explicaremos el bloque de Fuente y Párrafo que contienen el conjunto de herramientas más comunes y de uso más general.

No. Nombre Herramienta No. Nombre Herramienta No. Nombre Herramienta

1 Fuente (Tipo) 12 Superíndice 22 Ordenar

2 Tamaño de fuente 13 Efectos de texto 23 Símbolos ocultos

3 Aumentar fuente 14 Color de resaltado de texto

24 Alinear texto a la izquierda

4 Disminuir fuente 15 Color de fuente 25 Centrar

5 Cambiar mayúsculas y minúsculas

16 Fuente (Configuración) 26 Alinear texto a la derecha

6 Borrar formato 17 Viñetas 27 Justificar

7 Negrita 18 Numeración 28 Espaciado entre líneas y párrafos

8 Cursiva 19 Lista multinivel 29 Sombreado

9 Subrayado 20 Disminuir sangría 30 Bordes

10 Tachado 21 Aumentar sangría 31 Párrafo

11 Subíndice

1. 2. 3. 4. 5. 6. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23.

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 24. 25. 26. 27. 16.

28. 29. 30. 31.

PESTAÑA INSERTAR

Bloque de Páginas: Ofrece al usuario alternativas para el diseño o manipulación de contenidos en

una página o entre páginas. Bloque de Tablas

Bloque de Ilustraciones

Bloque de Vínculos Bloque de Encabezado y pie de página: Conjunto de herramientas dirigido a la manipulación y

diseño de los membretes dentro de un documento. Bloque de Texto

Bloque de Símbolos

Figura 1.: Selector de símbolos. En esta herramienta usted podrá acceder a los símbolos más

usados o aquellos usados recientemente. Figura 2.: Asistente de símbolos le permitirá acceder a los símbolos que no pueda ubicar. Recuerde los símbolos dependerán de la fuente, por lo que encontrara algunos tipos de símbolos

solo en un tipo de fuente determinada.

Figura 2. Figura 1.

Figura 3.

Figura 3.: Herramienta de ecuación. Se activara en el momento en que comience el diseño de una

formula o ecuación.

PESTAÑA DISEÑO DE PÁGINA

Contiene todas las herramientas necesarias para la configuración del área de trabajo y para la

manipulación del contenido de la misma.

Bloque Temas: Conjunto de Estilos predefinidos por el sistema para la aplicación automática de

estilos para el contenido. Bloque Configurar Página: Herramientas diseñadas para la definición de los parámetros

requeridos en el área de trabajo, esto incluye tamaño de la hoja, orientación, etc. Bloque Fondo de página: Herramientas cuya finalidad es la de aplicar estilos de fondo a la página

y decoraciones a la misma (bordes). Tenga presente los colores de página por defecto en Word

son no imprimibles, es decir el color de hoja que coloque no se aplicara al momento de imprimir solo será como aspecto decorativo, sin embargo puede obligarse al sistema que cumpla con el parámetro definido. Bloque Párrafo: Manipulación de los espacios dentro del párrafo entre líneas y entre el margen de

la hoja. Bloque Organizar: Manipula la posición de los objetos dispuestos en el documento.

Figura 4.

Figura 5.

Figura 4.: Herramientas para la configuración de la página. Estas herramientas dividen su

funcionalidad, entre márgenes (diseño y distancias del margen dentro de la hoja, junto con su

orientación), papel (definición del tipo y tamaño del papel a usar en el documento) y diseño

(configuraciones para membretes y documentos formales). Las herramientas están disponibles en

la barra de herramientas sin embargo operan por selección o aplicación total. La diferencia de esta

herramienta es que permite una definición exacta del área en la cual debería aplicar las

configuraciones.

Figura 5.: Aplicar un color de fondo es una de las acciones más sencillas dentro de un documento

y aunque pasa imperceptible para la impresión, es una cualidad modificable por el usuario, que por defecto el sistema suele desactivar por la implicación tiene en el proceso de impresión.

PESTAÑA REFERENCIAS

Conjunto de herramientas cuya finalidad está destinada a la aplicación de componentes y

herramientas específicas dentro de una documentación formal. Estas herramientas van desde las

tablas de contenido y la aplicación de notas y referencias bibliográficas.

Bloque Tabla de contenido: Herramientas que permiten el diseño de tablas de contenido a partir de los indicadores diseñados en el documento. Bloque Notas al pie: Permite agregar al documento anotaciones al pie de la hoja o el documento. Bloque Citas y bibliografía: Herramientas para agregar citas de autores dentro de la

documentación. Bloque Títulos: Permite agregar títulos en la documentación y actualizar las referencias diseñadas

con este. A diferencia de las herramientas de tabla de contenido, esta herramienta es utilizada

comúnmente solo con objetos de diseño como imágenes, ecuaciones o tablas. Bloque Índice: Herramientas para marcar secciones del documento en pro del diseño de

estructuras informativas de la documentación ingresada. Bloque Tabla de autoridades: Herramientas para la enumeración del contenido de autores

específicos.

PESTAÑA CORRESPONDENCIA

Permite el diseño de documentación formal para la distribución masiva de este. Es decir que por medio de la definición de ciertos parámetros este le permitirá diseñar una documentación dinámica

que permitirá generar documentos con múltiples destinos.

Bloque Crear: Permite la creación de sobres y etiquetas. Bloque Iniciar combinación de correspondencia: Herramientas que permiten la combinación de

un documento a un gestor organizado de datos, el cual puede estar diseñado en Word, Excel, Access o tomar los datos de un gestor de correo como Outlook. Bloque Escribir e insertar campos: Herramientas que permiten la aplicación de los datos

previamente combinados. Bloque Vista previa de resultados: Componentes para la visualización de los resultados

previstos en la documentación después de la combinación. Bloque Finalizar: Herramientas que definen el resultado final de la combinación.

COMBINACION DE CORRESPONDENCIA

Mediante la opción Combinar correspondencia Word nos permite incluir en un documento, datos

almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas

distintas. Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que

cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la

impresión de sobres, generar recibos, etc. Conceptos previos Cuando 'combinamos correspondencia', estamos utilizando dos elementos fundamentales: el documento principal y el origen de datos. Documento principal. Es el documento Word que contiene el texto fijo y los campos variables que toman su valor del origen de datos. Origen de datos. Es el lugar donde residen los datos que vamos a utilizar en el documento principal. Puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo puede ser una tabla de MS Access, un libro de MS Excel, una lista

de direcciones de Outlook, una tabla de MS Word o se pueden introducir en el mismo momento de

combinar. En cualquier caso podemos ver el origen de datos como una lista de registros compuestos por campos. Un registro corresponde a una fila, y un campo corresponde a una columna. Por ejemplo

si el origen es una tabla de clientes de Access, el registro será la fila correspondiente a un cliente, y los campos serán por ejemplo, el nombre y la dirección del cliente, es decir cada uno de los datos

de ese cliente.

Crear el origen de Datos

Existen múltiples formas de combinar correspondencia, pero resulta más fácil si de forma previa a la creación del documento principal creamos, una tabla de datos. Esto lo podemos realizar en

Word diseñando una tabla que contenga la información deseada, o en Excel, o en fin en cualquier programa que permita el diseño de estructuras predefinidas. Crear el documento principal Abrir Word y tener en la ventana activa un documento en blanco o un documento que ya contenga

el texto fijo. Seleccionar la pestaña Correspondencia, luego la opción Iniciar combinación de correspondencia, y finalmente Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia…

Se abrirá la sección Combinar correspondencia del panel de tareas con el primer paso del asistente. Este asistente es muy sencillo, nos va preguntando y nosotros le contestamos haciendo

clic en la opción deseada. En primer lugar tenemos que elegir el tipo de documento que queremos generar (cartas, mensajes de correo electrónico, sobres, etc..) Seleccionar Cartas y hacer en Siguiente, aparece el segundo

paso del asistente.

En el paso 2 definimos el documento inicial, es el documento que contiene la parte fija a partir de la cual crearemos el documento combinado. Debajo de las tres opciones tenemos

una explicación de la opción seleccionada en este momento. Dejar seleccionada la primera opción y hacer clic en Siguiente

para continuar con el asistente.

En el paso 3 seleccionamos el origen de datos, como ya hemos

dicho podemos utilizar una lista existente (una tabla de Access, una hoja de Excel, una tabla en otro archivo Word, etc...), podemos utilizar contactos nuestros de Outlook, o simplemente

escribir una lista nueva. Si seleccionamos la opción Utilizar una lista existente aparece la

opción Examinar..., hacer clic en ella para buscar el archivo que

contiene el origen de datos. Si seleccionamos la opción Seleccionar de los contactos de

Outlook, en lugar de Examinar... aparece la opción Elegir la

carpeta de contactos, hacer clic en ella y elegir la carpeta. Si seleccionamos la opción Escribir una lista nueva en lugar de

Examinar... aparece la opción Crear..., hacer clic en ella para

introducir los valores en la lista. Ahora se explicara con más detalle la opción Examinar... Al hacer clic en la opción Examinar... se abre el cuadro de

diálogo Seleccionar archivos de origen de datos en el que

indicaremos de dónde cogerá los datos:

En el campo Tipo de archivo, seleccionamos el tipo de archivo donde se encuentra el origen de datos, se admiten tipos muy variados, pero lo más común será utilizar el tipo Bases de datos

Access (*.mdb. accdb) si tenemos los datos en una tabla de base den datos Access, el tipo

Archivos de Excel (*.xls, xlsx) si tenemos los datos en una hoja Excel, el tipo Documentos de Word

(*.doc, docx) si tenemos los datos en una tabla de Word. En la parte superior de la pantalla en el campo Buscar en: indicamos la carpeta donde se

encuentra el origen de datos. Al seleccionar la carpeta aparecerán todos los archivos del tipo

seleccionado que se encuentren en la carpeta, sólo nos quedará hacer doble clic sobre el archivo

que contiene nuestro origen de datos o seleccionarlo para que aparezca su nombre en el campo

Nombre de archivo: y hacer clic en el botón Abrir.

Una vez indicado el origen de datos se abre el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en él vemos los datos que se combinarán y podemos añadir opciones que

veremos más adelante.

Hacer clic en Aceptar para pasar al paso 4 del asistente... En este paso redactamos en el documento abierto el texto fijo

de nuestra carta (si no estaba escrito ya) y añadimos los

campos de combinación. Para ello debemos posicionar el cursor en la posición donde queremos que aparezca el campo

de combinación y a continuación hacemos clic en el panel de

tareas sobre el elemento que queremos insertar. Podemos insertar un Bloque de direcciones..., una Línea de

saludo..., Franqueo electrónico... (si tenemos la utilidad instalada), o Más elementos.... En la opción Más elementos... aparecerá la lista de todos los campos del origen de datos y

podremos elegir de la lista el campo a insertar.

Cuando hayamos completado el documento hacemos clic en

Siguiente para pasar al paso 5 del asistente. En este paso examinamos las cartas tal como se escribirán con los valores concretos del origen de datos. Podemos utilizar los botones << y >> para pasar al destinatario

anterior y siguiente respectivamente, podemos Buscar un

destinatario... concreto, Excluir al destinatario (en el que nos

encontramos) o Editar lista de destinatarios... para corregir algún error detectado. Para terminar hacer clic en Siguiente.

Para enviar las cartas a la impresora hacer clic en la opción Imprimir... . Si nos queremos guardar las cartas en un nuevo documento

por ejemplo para rectificar el texto fijo en algunas de ellas, o

enviar luego el documento a otro usuario hacemos clic en

Editar cartas individuales... En este caso nos permite elegir combinar todos los registros, el registro actual o un grupo de

registros. El documento creado será un documento normal sin

combinación. Si no queremos realizar ninguna de las acciones anteriores cerramos el panel de tareas. Para rectificar un documento combinado o utilizarlo para enviar nuevas cartas podemos abrir el panel de tareas y utilizar los

pasos del asistente que ya hemos visto, pero también podemos

utilizar los botones de la barra de herramientas Combinar correspondencia. Si esta barra no se encuentra visible desplegamos el menú

Ver, Barras de herramientas, Combinar correspondencia. También podemos elegir el menú Herramientas, Cartas y

correspondencia, Mostrar barra de herramientas Combinar correspondencia.

Botones de la barra de correspondencia.

Editar lista de destinatarios. Permite abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de de combinar correspondencia para realizar los cambios convenientes.

Insertar bloque de direcciones. Permite insertar en la posición del cursor un bloque de

direcciones.

Insertar línea de saludo. Permite insertar en la posición del cursor una línea de saludos.

Insertar campo combinado. Permite colocar en el documento los campos que han sido

combinados al documento actual.

Ver datos combinados. Permite ver los datos combinados.

Resaltar campos de combinación. Permite resaltar los campos combinados si la opción está activada, los datos correspondientes a campos combinados aparecen resaltados de

esta forma es más fácil localizarlos dentro del documento.

Asignar campos. Permite asignar campos.

Barra de desplazamiento de registros. Los siguientes iconos permiten

desplazarnos por las cartas combinadas como veremos más adelante.

Revisar errores. Permite revisar si se produce algún error a la hora de combinar el documento, también permite indicar a Word qué hacer en caso de producirse algún error.

Para incluir un campo de combinación, hacer clic en el icono de la barra correspondencia y se abrirá la lista de todos los campos del origen de datos, seleccionamos el campo a insertar. Podemos insertar así todos los campos que queramos. El campo aparecerá en el documento principal entre '<<' y '>>' esto nos indica que ahí va un campo

que será sustituido por un valor cuando se ejecute la acción de combinar. Ejemplo de un documento con campos de combinación.

Ver datos combinados Si queremos ver el aspecto que tendrá el documento combinado, hacer clic en el icono

.Este icono permite ver el documento principal con los nombres de los campos o bien con los datos. Ejemplo del documento combinado con los datos del primer registro del origen de datos.

Si estamos visualizando el documento de esta forma a veces es un poco complicado localizar los

campos que son del origen de datos, una forma fácil de solucionar este problema es hacer clic

sobre el icono , los campos del origen de datos aparecerán resaltados.

PESTAÑA REVISAR

Bloque Revisión

Bloque Idioma

Bloque Comentarios Bloque Seguimiento: Permite definir estructuras para la valoración continua del documento, permitiéndole al diseñador verificar los puntos en donde los usuarios que han visto el documento

han realizado cambios. Bloque Cambios: Permite aceptar o rechazar cambios detectados por las herramientas antes

dispuestas. Bloque Comparar Bloque Proteger: Herramientas diseñadas para la protección del contenido o la información del documento.

PESTAÑA VISTA

Bloque Vistas de documento

Bloque Mostrar Bloque Zoom

Bloque Ventana

Bloque Macros

Figura 6. Figura 8.

Figura 7. Figura 9.

Figura 10. Figura 6.: Diseño de impresión es la vista más próxima a como se verá el documento si fuera

impreso.

Figura 7.: Lectura de pantalla completa mostrar el documento en toda la pantalla ocultando las

herramientas de diseño. Figura 8.: Diseño Web permitirá al usuario tener una visión relativa del documento si estuviera

siendo diseñado como página Web. Figura 9.: Esquema mostrara el contenido texto y los objetos de diseño serán simplemente

señalados. Figura 10.: Borrador mostrar el contenido pero omitirá aspectos de diseño.