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CONFERENCIA REGIONAL VAMOS JUNTOS
QUITO, ECUADOR
24 - 26 ABRIL 2014
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CONTENIDO
Símbolo para presentaciones
1. Lista de participantes................................................ 42. Cronograma de actividades..................................... 53. Minutas de la conferencia ....................................... 6• Jueves,24deAbrildel2014.....................................6• Viernes,25deAbrildel2014.................................13• Sábado,26deAbrildel2014..................................214. Memorias................................................................. 24
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LISTADEPARTICIPANTES
Participantes Organización
1 GustavoAdolfoLopera ICYEColombia
2 VinicioPicadoQuirós ACI/ICYECostaRica
3 ImeldaRomeroRodríguez SIIJUVEA.C./ICYEMéxico
4 OliviaSuárezPrado ICYEBolivia
5 DavidBaires ICYEHonduras
6 Florencia Cadorini ICYEArgentina
7 DanilaBaravalle ICYEBrasil
8 BelénMora VASE/ICYEEcuador
9 VerónicaVelandiaRevelo VASE/ICYEEcuador
10 BernardaCuevaDávila VASE/ICYEEcuador
11 PamelaVillagómez VASE/ICYEEcuador
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CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESWe d n e s d ay, 2 3
AprilThursday, 24 April Friday, 25 April Saturday, 26 April
7:30-9:00 Breakfast Breakfast Breakfast Breakfast9:00-11:00
11:00-13:00
Arrivalday
*Welcome*Expectations*Reviewoftheagenda.
Financial ManagmentSesión 1
CashFlowStatementDefinitions
Marketingsesión
Session 1Introductionofthe4P´softheMarketingintheNCs.
Session 2Basictoolsofcommuni-cationto promote the pro-grams.2.
1. Presentation of thedocument“IMPACT-ICYE”Practical Guide forAssessingtheImpact of Long-Term InternationalVolunteering andthecasesofstudy.
2. Round table andbrain storming.
13:00-15:00 Lunch Lunch Lunch Lunch15:00-17:00
17:00-19:00
Arrivalday * Session 2.Bud-getsDefinition
*Developoftheimportantterms
*Final comments andNCopenspacetosha-re ideas.
*Session 3Effective,practicalandrealsalesmethodsforin-creasedrecruitment.
*Final comments and NCopenspacetoshareideas.
OpenspaceforNCs
Mid-TermEvalua-tion
FinalEvaluation
19:30 Dinner Dinner Dinner Dinner
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Quito,Jueves24deAbrilde2014
MINUTAS DE LA REUNIÓN
1. BIENVENIDA POR BELÉN MORA VASE, ICYE ECUADOR Belén Mora, representante de la FundaciónVASE (ICYE Ecuador), dio la bienvenidaa los Comités Nacionales, haciendo refe-
rencia al cronograma que está programado para lostresdíasde laConferenciaRegional“Vamos Juntos”, donde se discutirán temascomoflujodecaja,marketingyeldocumen-to “IMPACTO DEL PROGRAMA – ICYE”.
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2. EXPECTATIVAS PROPUESTAS POR LOS COMITÉS NACIONALESEXPECTATIVAS • ¿Cómoselevantanlospresupuestos?
• ¿Cuáleselcostoparalasestrategias?• ¿Cuáleselenfoqueparaconsolidarelmarke-
ting?• ¿Quéeselflujodecaja?• ¿Cuáleselproyecto“Impactodelprograma–
ICYE“(PracticalGuideforAssessingtheIm-pactofLong–TermInternationalVolunteeringandthecasesofstudy.)?
SESIÓN I
DavidBairesdiounapequeñaintervenciónenlacualmostrabaalgunosmecanis-mosparaelfortalecimientoeconómicodeloscomités,exponiendomaniobrasquesucomitéhautilizadoparatenerunequilibriosostenibleensueconomía.
(Adjunto1:Flujodecaja)
3. MANEJO FINANCIERO POR DAVID BAIRES (ICYE HONDURAS)
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FLUJO DE CAJA Definición- Herramientaquebuscaconocereldinerolíquidoparacubrirlasnecesidadesenuntiempodeterminado,essencillodeaplicar.Elresultadodeestereflejarasiestábienmanejadoelfinanciamientoysivalelapenahacerinversio-nes.
¿Cómo se maneja el flujo de caja?
- Sedeberegistrartodoslosactivosypasivos.- Sedebederenegociarlospréstamos.- Se debe reducir costos innecesarios. - Si es necesario tener un contador - Vigilartodoelfinanciamientodelasorganizaciones
4. MANEJO DE FINANCIAMIENTOS ( DISCUSIÓN CON CADA COMITÉ)
¿Cómo los comités manejan los presupuestos de los pagos a los volun-tarios?
ICYE Colombia: • Cada mes se les entrega el dinero a los voluntarios.ICYE Honduras:• Selesabreunacuentadeahorroacadavoluntario.• Antesseutilizabaelentregardineropersonalmente.ICYE Ecuador- Brasil – Bolivia: • Seutilizaformatostrimestralesparapagaralosvoluntarios.• Tienenfechasestrictasparalaentregadesudinero.• Cuandolosvoluntariosestánlejosdeloscomités,selespagaeldineroporadelantado.ICYE México: • Se les otorga a los voluntarios una tarjeta prepago.
¿Cómo los comités manejan el flujo de caja?
ICYE Argentina:• Serealizaunflujodecajaanual(ComitérecientementeintegradoalaFederaciónICYE)ICYE Costa Rica:• Elequipodetrabajosereúnepararealizarelpresupuestoconantecedenteshistóricos,
salarios,alquiler.
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ICYE Honduras:• Serealizaunaasambleacadamedioañoparahacercambiosensupresupuesto.• Unavezalmesserealizaunajuntaparaanalizarelpresupuesto.• Estepresupuestoestáhechoparacumplirse.• Tienen un contador contratado medio tiempo para de seguimiento a todos el tema conta-
ble,ladeclaracióndelosimpuestos,ylacontabilidadengeneral.ICYE Ecuador:• Tienen un contador que trabaja con el equipo para construir el flujo de caja. ICYE Brasil: • Tienenuncontadorpararealizarlosimpuestos,nocuentaconflujodecaja.ICYE México: • Antesnoserealizabaunpresupuesto,peroahorasehaceconlaayudadelflujodecaja
paramanejarsupresupuesto,tienenunapersonaexternaqueayudaconeltemafinancie-ro,seusantransferenciaselectrónicasparapagosdevoluntarios.
¿Cómo se utilizan los fondos en cada comité?
FONDOS GUBERNAMENTALES
FONDOS DE LA FEDERATIVO
FONDOS OTROS
ICYE Argentina – Brasil: Se estáanalizandolautilizaciónde estos fondos.
ICYE Bolivia- Ecuador:Nopuedeutilizarfondosfedera-les,porquehayimpedimen-tosopresióngubernamental.
Jun Maruyama- Pirot-ta’sfund: es un fondo que se les da a los países en vías de desarrollo,estesirveparareforzarelmaterialdepubli-cidadyapoyoparamejorarelmanejo del programa.
Fondo de Emergencia: Honduras,Bolivia,Ecuador,México.
Página10NOTA:
JUN MARUYAMA-PIROTTA’S FUND FOR DEVELOPING COUNTRIES
Mrs Jun Maruyama-Pirotta, served forover 30 years on key positions within theICYE Federation, as Member of the Inter-national Board ofManagers, National Co-rrespondent and President of ICYE Japan,and President of the Asia-Pacific Region.Jun’s lastwisheswas to dedicate half of the
“Koden” donations (traditional Japaneseburialcustom) toaone-off fundtosupportICYE NCs in developing countries, to bemanaged by the ICYE International Office.Thefund’sassetsamountto€7.358,84andaredepositedontheFederation’sbankaccount.
ESTRUCTURADELOSCOMITÉSLATINOAMERICANOS
Comités Medio tiempo Tiempo completo TotalICYEHonduras 3 2 5ICYEColombia 3 4 7ICYECostaRica - 7 7ICYEBolivia 5 1 6ICYEEcuador 1 3 4
ENVÍOYRECEPCIÓNDEVOLUNTARIOS(2013-2014)
ALMUERZO
Comités Larga duración Corta duración Larga duración Corta duración
ColombiaBrasilCostaRicaHondurasArgentinaMéxicoEcuador
Envío de voluntarios Recepción de voluntarios
143
332122815
Bolivia 14
511
315
6511
404114 24
710120
2
3217
Página 11SESIÓN IIDefinición de Presupuesto• Facilitador: DavidBaires(ICYEHonduras)• La sesión inició al diferenciar los términos: PresupuestoyCashflow
Presupuesto • Noincluyeunposibleprogramadeingresos• Eshistórico• Planealoquesedeseahacerenelfuturoyexpresarloendine-
ro(estimación)• Lapersonaencargadadecadaáreadeberealizarsupresupues-
to.• Lasventajasylimitaciones:• Usoadecuadoderecursos,eficienciaenoperaciones• Laclaveeslaactualizaciónconstante
Cash flow •Reflejamáslodeldíaadíadelaorganización•Esmenosrígidoqueelpresupuesto•Diferenciaentreloscobrosypagosdeunaempresaenunperíodo determinado
Sugerencias a los NC´s:• Sedebepresentarunaproyeccióndelaño:loreal+proyecciones=Presupuestoreal• Hacerunaproyeccióndeeneroadiciembre• Aprobacióndelpresupuesto
Actividad grupal: Para el control financiero del programa qué ítems hay que tomar en cuenta.Trabajo en grupos de 3
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Grupo1:
DanilaBaravalle(ICYEBrasil)ImeldaRomero(ICYEMéxico)OliviaSuárezPrado(ICYEBolivia)
• Enelpresupuestosonsupuestos• Inversión:dejadeestarenelbancoypasa
a ser un activo.• Programar de agosto a agosto
Grupo 2:
PamelaVillagómez(ICYEEcuador)VinicioPicadoQuirós(ICYECostaRica)GustavoAdolfoLopera(ICYEColombia)
• Provisiones generan un fondo para pagar en el futuro
• Lascuentasporcobrarnoseincluyenenel presupuesto
• Sedebetenerencuentaelbalanceylasfinanzasentérminoscontables
Grupo 3:
BelénMora(ICYEEcuador)FlorenciaCadorini(ICYEArgentina)VerónicaVelandia(ICYEEcuador)
• Debehaberunpuntodeequilibrio• Realizarunalistadelpresupuestoadmi-
nistrativoydividirlaentreelprograma• Incluir todo lo que se va a gastar en el
voluntarioqueserecibe:balance
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Quito,Viernes25deAbrilde2014
1. INICIO DE LA REUNIÓN CON MARKETING PARA QUE SE PUEDAN IMPLEMENTAR EN LOS COMITÉS LATINOAMERICANOS por Daniela Pardo
¿Qué es MARKETING?
Es un proceso social y de gestión a través del cual los distintos grupos e individuos obtie-nen lo que necesitan y desean, creando, ofreciendo e intercambiando productos con valor”.Kotler, Phillip: Dirección de Marketing - Prentice Hall, 12ª Edición, 2006
LOS OBJETIVOS DE MARKETING• Satisfacerasunichodemercado• ManejarMarketingMix(producto,precio,plaza,promo-ción)• Maximizarrentabilidad• Minimizarcostes• Altapenetraciónyparticipación• Diversificarriesgodeunainversión• Innovarymantenerseenelmercado
Adjunto2:Introduccióngeneralalmarketing
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DISCUSIÓN: PREGUNTAS
PREGUNTAS PARA IDENTIFICACIÓN DE LA VENTA¿Cuáleselcliente?- Elclienteeselpadredefamilia,yavecessonjóvenesquetieneninde-pendenciaeconómica.
¿Cuálelconsumidor?- Elvoluntarioquevaairaprestarobrasocial.
¿Quéconocemosdeellos?- Tienenposibilidadeconómicaparapoderpagarelprogramayqueposeen aptitudes para ejercer un voluntariado.
¿Quéconocemosdelosprogramas?- Existeconfusiónentrelosprogramasdevoluntariadoydeintercam-bio,llegandoalacuerdodecomités,sequedocomounprogramadevolun-tariado.
¿Quénoshacediferenteaotrosprogramasdeintercambioyvoluntariado?- Elcostodelosprogramas,puessonlosmasaccesiblesparaelconsu-midor
¿Quéqueremosqueseaelmensajequeproyectamos?
- Experiencia- Aprendizaje- Conocer nuevas culturas- Ayudasocial- Turismo
¿CÓMO VENDER EL PROGRAMA?- Esimportanteutilizarmediosdecomunicaciónycentrarseenelmensaje.- Posicionar la marca o el producto.- Conoceryentenderquehacesuorganización- Utilizarredessociales,puesesunbuencanaldecomunicación.- Facebook:generarinformaciónenestemedio,peronosobrecargarlainformación.- Eltemadelaimagenesimportante.- Imponer creatividad para vender el producto.
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APERTURA Y RESUMEN DEL DÍA PREVIO
Bienvenida por:DanielaPardo–Expositora(Especialista
Tema Métodos de venta efectivos, prácticos y reales para incrementar el reclutamiento de voluntariado
Meta Incrementar el reclutamiento de volunta-riado
Método PresentacióndeanálisisFODA(Fortalezas,Oportunidades,DebilidadesyAmenazas)aplicadoaICYEEstrategiasdeMarketingparaelrecluta-miento de voluntariadoActividad:Roleplaying
Duración 4horas
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Presentación de análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) aplicado a ICYE como organización global
Fortalezas * Preciocompetitivoanteelpreciodeotrasorganizaciones* Experienciadelaorganización:65años* Fundaciónanivelinternacional:Membresíasyalianzasconvariasorga-nizacionesinternacionalesenEuropa,EstadosUnidos.* Contactoconlosreturnees:Elapoyodelosreturnees(cuentansuexpe-rienciaparanuevosvoluntarios)* Mínimos estándares de calidad * Componentesprogramáticosdelvoluntario:Todoaquelloqueincluyeelpagodelprogramaylasestrategiasqueusanlosproyectosparaelreclutamiento de voluntariado
Oportunidades * NuevasalianzasyconvenioscongobiernosparaVISAS* Crearnuevosservicios:voluntariosconciertaexperienciayvoluntariosmayores.* Mayorvisibilidaddelvoluntariadoanivelmundial* Integrarunvaloragregadoparahaceralproductomásllamativo* CrearredesqueunanatodoslosmiembrosdelaFederaciónusandome-canismos de internet
Debilidades * Disminucióndecuotas* Diferenciadeprioridades:ICYEcomoredtrabajaconprioridadesdelComitéNacional,masnoconprioridadesdecomitésanivelinternacional,portanto no se comparten criterios.* PosicionamientodelamarcacomofederaciónICYE(65años).* RotacióndepersonalenComités.* Pocadiversidaddeprogramas:Targetlimitado* Diversidadenelconceptodetipodeservicioqueseofrece* Pocopresupuestoparamarketing* CostosdeFederaciónencomparaciónaotrasredesyretribución* Dependenciadefondosgubernamentalesdecooperación
Amenazas * Visas:Paísesquepresentandificultadentrámites* Inseguridad en diferentes destinos* Mayorcompetencia* Crisiseconómicaenciertospaíses* Divulgaciónsobreunmalservicioatravésderedessociales* Disminucióndecuotasbalanceadas* Aumentodelacompetenciadeorganizacionesqueofrecenvoluntariadoconysinfinesdelucro* Cambios en el comportamiento de consumo de tecnología para la comu-nicaciónconlaspersonasdelpaísdeacogida.* Gobiernos que decidan cerrar fondos.
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Estrategias de Marketing para el reclutamiento de voluntariado
Sedebetenerpresentequeunclienteprincipaldelaorganizaciónsonlasempresas,porqueestasfinancianelprograma
Responsabilidad Social *Buscarunpartner:ligadoainvolucraralaempresanoso-lamentecomounagentequedadinero,sinotambiéncomovoluntarios,esdecir,quelosempleadosdelamismapuedanaccederalprogramadevoluntariado.Deestaforma,laem-presa gana un empleado motivado.*Filantropía:segeneraunvínculodemarcas* Caridad*Acciónsocial:buscarrelacionesalargoplazoparatenersos-tenibilidadeneltiempo,ycontarconmásformasparacaptargente.*Contabilidad:Sedebetransparentarenloqueseestáinvir-tiendo(rendicióndecuentas),porejemplobalancesyestadosfinancierospublicadoseninternet.
¿Qué clientes hay? *Jóvenesde18años/jóvenesquevanarealizarpasantías*Universitarios*Adultos
¿Cómo llegamos a comunicar? Setomaencuenta:* ¿Quémediossevaautilizarparallegaralpúblico?* ¿Conquéfrecuencia?* ¿Conquélenguaje?* ¿Quémensajesequieretransmitir?* ¿Cómosevaaconvencer?
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¿Qué se necesita para generar venta? 1. PreparaciónConociendolainformaciónsobrelosprogramasdevoluntariado Lapresentacióndurantelascharlasdeinformaciónnodebeseraburrida,debesergráficapresentandoimágenes,videos,testimonios,etc.Laspresentacio-nes deben ser vivenciales.2. ContactarloContactoconelinteresadodelprogramaatravésdecorreoelectrónico.Noperdercontactoconél,pero tampoco presionar. 3. Leer necesidadesHacertodoparacomunicarseconelclientepoten-cial entendiendo sus necesidades.4. ArgumentarAdelantarsealaspreguntasdelclienteofreciendoopciones 5. Anti NOCambiar la negativa del cliente brindando nuevas alternativas de modo que la respuesta termine sien-do positivaMostrar una actitud relajada ante la negativa del clienteyseguradeloquesedice.6. InvolucrarEsimportanteelinvolucramientoenfuncióndelascapacidades7. FidelizarMostrarinterésenlosjóvenesparagenerarconfian-zayqueellossepanquenoestánsolos8. EvaluarGeneraruninformedelapercepciónyaseapositivao negativa de los voluntarios con respecto al pro-grama.
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Resultados Acuerdos / Acciones1 Ampliareltarget
Voluntariadosocial:jóvenesde18añosVoluntariadoporcompetenciasoespecializado:jóvenesuniversitariosquedeseanrealizarpasantíasAdultosquetrabajanydeseanvivirunaexperienciadevoluntariado
2 CuandosehacepúblicouncomentarionegativoacercadelaOrganiza-ción,nosedebeeliminarelcomentario,sedebecanalizarlasituacióndesarrollando estrategias de manejo de conflictos.
3 DebetrabajarseunanálisisFODAconstantementedesdecadaoficina
4 Sedebetenerpresentequeunclientepotencialdelaorganizaciónsonlasempresas,porqueestasfinancianelprograma.Esnecesariounplanderesponsabilidadsocialdondesebusqueunpartner,ligadoainvo-lucraralaempresanosolamentecomounagentequedadinero,sinotambiéncomovoluntarios,esdecir,quelosempleadosdelamismapuedanaccederalprogramadevoluntariado.Deestemodogananlaorganizaciónylasempresasquelafinancian.
5 Esimportanteunplanderendicióndecuentasatravésdeunsitioeninternetparaqueelpúblicoconozcaenquéseinvierteeldinero.
6 Esimportantequelosvendedoressemuestrensegurosqueaquelloquese ofrece al cliente es lo mejor.
7 Esfundamentalconocerlasdebilidadesdelaorganizaciónparatrans-formarlasenfortalezas
8 Entenderquenoporquesequierevenderalgo,significaquesevaage-nerarunatransacción;tienequehaberunacomunicacióndondesesepacuáles son las necesidades.
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Actividad Role playing
Trabajoengruposde4personas/2minutosdeactuación.Encadagrupo,unparticipantedebeinterpretarsobrequétratalaactuacióndelosotrosmiembrosdelgrupo.
Problemática: ComunicaciónActuaciónGrupo1: vendedor de aireGrupo 2: comprador de aguaGrupo 3: cliente–pagadordechocolate
Reflexión: moraleja de la actividadSe debe entender que no porque se quiere vender algo, significa que se va a generar una transacción; tiene que haber una comunicación donde se sepa cuáles son las necesidades, por ejemplo un teléfono es imprescindible para cubrir la necesidad de comunicarse.
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Quito,Sabado26deAbrilde2014
1.- INICIO CON LA PRESENTACIÓN DEL DOCUMENTO IMPACTO ICYE
BelénMora, de VASE comenzó con la inter-vención de lo que trata este documento parapoderserimplementadoencadacomitéLati-noamericano, esta guía de análisis sirve paramedir el impacto que deja el voluntario de lar-gaduraciónaestosproyectossociales,ycuálessonlosproblemasquetienecadaorganización,esta ayudara a que se haga rectificaciones ensus programas para un mejor funcionamiento.
ImeldaRomeroSIIJUVErespondióa laspre-guntas que se estaban prolongando en la dis-cusión, mencionando que esta guía se debede realizar en un año, y si es posible en elperiodo de agosto 2014 - agosto 2015, don-de el que debe realizar ese proceso es al-guien que conozca la organización, paraasí realizar las encuestas de mejor manera.
Adjunto3:IMPACT-ICYE
Página 22REVISIÓN DEL PROYECTO
Necesidades para realizar el proyecto - Sustentarlafederación- Tenertiempoylaactitud- Compromiso- Analizarlaslimitaciones(idioma)Seguimiento del Voluntario- Medir el impacto que genera el voluntario- Medirlashorasdevoluntariado- Medir las capacidades prácticas de los voluntarios- Comentarios(evaluación)- Impacto¿A quién se analiza?- Voluntario- Familia- Cliente
2.- ANALISIS DEL DOCUMENTO (IMPACT-ICYE) Serealizóunestudiodeldocumentoentresgrupos,paradiscutiryanalizarelprocesodeesteseguimiento,perotambiénsequisoefectuarcambiosqueayudaríanaqueestedocumentoseaprecisoyfácilalmomentodeanalizarlosresultados.
PROYECTO -Pág.17(pregunta3):Laspalabrascoordinadorydirectorsonvariables,elque debe contestar esta pregunta es el que tenga más contacto con el volunta-rio.-Pág.18(Pregunta8):Latraduccióndebeserbienrevisada.-Pág.20(Pregunta12-inc3y4):Añadircomentarios.-Pág.18(Pregunta6):AñadirOTHERSporquehaymáscongregaciones-Pág.21(Pregunta17):Preguntaredundantecambio:¿Quétansignificativofueelaportedelosvoluntariosparaelpúblico?-Pág.20(Pregunta13):Anadirporcentajesparaverestadísticas.
VOLUNTARIOS -Pág.3(Preguntas1,2,3,4,9,10,11):debensercerradas,debedehabercate-gorías.-Pág.17(Pregunta12):enlapreguntasoloestámidiendoenimpactoconlapersonaynoconlasociedad.
FAMILIAS -Pág.25(PreguntaC2):lapreguntaesmuylargaydebededividirse.
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CONCLUSIONES
- Algunaspreguntassonredundantes.-Tenercuidadoenlatraducciónporladiferenciacióndelvocabulario.-Tenerclaraladiferenciaentrecoordinadorydirector.-Sedebedeutilizarunglosarioparacadapaís,yubicaranivelnacionallaspalabrasporeltemadelatraducción.- Las preguntas deben ser cuantitativas.- Las preguntas deben ser cerradas.-Diferenciareltarget.-MásvisibilizacióndeltrabajodeICYE.
5. ACUERDOS
Sellegóalacuerdode:1.-TodosloscomitésexceptoICYEColombiavanaplicarelcuestionarioconcorreccionesalafinalizacióndevoluntariodelperiodoagosto2013-20142.-AplicarloscuestionarioscomoregiónparatenerunimpactoanivelderegiónyFederación.
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MEMORIAS
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