Modelos de Gestión para la Transparencia y Acceso a la
Información en entidades Públicas
José Villa Córdova
• La Gestión Pública produce ingentes cantidades de documentos como resultado y reflejo de las actividades (funciones) necesarias para el cumplimiento de sus fines.
Los documentos no tienen solo importancia en la organización (interna), sino también para la ciudadanía (externa), en tanto garantizan derechos y deberes, para la administración, los ciudadanos, siendo una herramienta útil de control, verificación y auditoría de las actuaciones desarrolladas por los funcionarios y servidores públicos
La Gestión Pública y la Transparencia y Acceso a la Información
• La relación es compleja, en virtud de las necesidades de nuestros “clientes”.
• Cada necesidad de información pública demanda transparencia y acceso obligatorio, su negación es un precedente de malas prácticas.
• la información sirve para la modernización de la gestión pública, rendición de cuentas, protección de nuestros derechos, prolongación de nuestros actos (memoria),
• Entonces nacen varias interrogantes: ¿la información es interoperable?, ¿su gestión es trazable,?, ¿es oportuna?, es reutilizable?, Es reductible o simplificable?, portable?, cuantificable?, rentable?, sustentable?, sostenible?, en definitiva podemos acceder a ella?..... En definitiva nos planteamos existen pautas a seguir?
DefiniciónGestión de documentos: Área de la gestión administrativa encargada de conseguir eficacia y economía en la creación, mantenimiento, utilización y disposición de los documentos
1988. Diccionario de Terminología Archivística, del Consejo Internacional de Archivos
DefiniciónGestión de documentos, véase Tratamiento de documentos administrativos: Conjunto de procedimientos u operaciones técnicas que, basados en el estudio y análisis de la producción, tramitación, utilización e información contenida en los documentos, tiene como resultado el establecimiento de normas sobre las transferencias, la eliminación y/o conservación permanente, y accesibilidad de las series documentales.
1995. Diccionario de Terminología Archivística, del M. de Cultura (España)
DefiniciónGestión de documentosCampo de la gestión responsable del control sistemático y eficiente en la creación, recepción, mantenimiento, utilización, preservación y evaluación de documentos, que incluye procesos para la captura y mantenimiento de la evidencia de las actividades y operaciones en forma de documentos, e información sobre éstas.
2001. ISO 15489-1:2001. información y Documentación. Gestión de documentos. Parte 1: Generalidades
Política
Responsabilidades
Requisitos
Procesos
Instrumentos
Mejora
GESTIÓNDOCUMENTAL
Ensayo y error
Buenas Prácticas en GD
BMP y BSC en procesos
Acuerdo Nacional
Políticas Nacionales
Políticas Institucionales
Manuales
Normas
Guías y Directrices
Participación
Transparencia
Colaboración
SAI, RAI
Roles
Documentos previosTiempos
Fases
decisiones
Política de gestión de documentos
una declaración de intenciones
en la que se exponen
grandes líneas de actuación
Es
y los objetivos
que una organización
quiere alcanzar
en relación a la
gestión de los documentos
funciones actividades
pudiéndose incluir en la
misma,
un resumen del plan de actuación
y de los procedimientos para conseguirlo
que emite o recibe en el ejercicio de sus
RESPONSABILIDADES
¿Quién hace qué?
Archiver@s
• El diseño, la implementación, y el mantenimiento de
sistemas y procedimientos
• La formación de usuarios
Políticos / Ejecutivos
TICs / Administradores de sistemas
Emplead@s
REQUISITOS
Principalmente, la creación de documentos:
Auténticos (que es lo que afirma ser, que ha sido
creado o enviado por la persona que afirma que lo ha
creado o enviado; y que ha estado creando o enviando
en el momento que afirma
Fiables (cuyo contenido puede ser considerado una
representación completa y precisa)
Utilizables, documento que puede ser localizado,
recuperado, presentado e interpretado.
INSTRUMENTOS
Necesarios para llevar a cabo dichos procesos.
Podemos destacar:
Cuadro de clasificación basado en las actividades
Calendario de conservación de series documentales
Tabla de acceso y seguridad
Glosario de vocabularios controlado
También hay herramientas no específicas de la gestión documental
pero que nos sirven para determinadas operaciones, como por
ejemplo:
Análisis del marco normativo
Análisis de riesgos
Elementos
Entrantes: expectativas y necesidades informativas, documentos, legislación…Proveedores: organización y ciudadaníaControles internos: informes, auditores, indicadores de rendimiento, control de la ejecución, normativa interna, manuales de procedimientos, cartas de servicios…Controles externos: auditorías externas, reclamaciones ciudadanas, legislación…Recursos: humanos (archiveros, informáticos, plantilla), materiales (espacio, equipamiento), informativos (manuales, bibliografía, directrices) y financieros. Productos: elección del sistema, procesos esenciales, instrumentos de trabajo, planes operativos, formación orientada)
Análisis de fuentes de información relevantes
Fuentes de información
internas Personal de la organización
Fuentes de información externas
·Investigación previa sobre requerimientos funcionales
·Análisis llevado a cabo para el diseño e implementación de otros sistemas de información
·Tablas de disposición / Calendarios de conservación
·Políticas corporativas, guías internas, manuales de procedimiento, programas de control de calidad, etc.
·Directivos
·Personal técnico
(archiveros / gestores
documentales)
·Gestores
·Encargados del
control de calidad
·Legislación que afecte a la organización
·Normas internacionales de gestión de documentos
·Las mejores prácticas de gestión de documentos
Los Modelos de Gestión
• Es el patrón para conseguir la calidad y excelencia en la gestión.• Un modelo de Gestión Documental se emplea para la
aplicación de estándares que permita un esquema teórico que facilite la comprensión y homogénea implementación de un sistema de gestión documental en una organización
Estrategia. Es clave que la organización se mantenga concentrada en el objetivo a los componentes de la gestión y que busque un modo de propiciar un constante crecimiento de sus activos
Ejecución. Cumplir con los objetivos establecidos y,si es posible, excederlos. Con el fin de que sus operaciones sean ejecutadas con excelencia.
Sin Modelo de Gestión
No se establecen tiempos
Se rota al personal continuamente
Se desconocen las autoridades
Existe pérdida de documentos
Se trabaja en torno a resultados
Se terceriza la responsabilidad del archivo
Se restringe el acceso a los documentos
No se actualizan los procedimientos técnicos de archivo - AGN
Que modelo de gestión necesitamos?
• Universal para todo “tipo documental”• General para todo “formato o soporte”• Único para documentos producidos (emitidos y recibidos) por una entidad
pública, privada, persona natural o jurídica, etc.• Integrador de roles, perfiles, funciones, actividades, competencias y
metas.• Sustentable y sostenible en el tiempo• Efectivo (eficacia, eficiencia) en la obtención de resultados.• Adaptable a toda clase de archivos.• Evaluador de la calidad del servicio a través de la supervisión y la auditoría,
de esta forma cualquier modelo de gestión se debe poder evaluar para garantizar lo procedimientos y procesos de los sistemas de gestión de documentos son conformes y se obtienen los resultados previstos.
El Modelo de Gestión RedRTA• Financiado por Eurosocial durante el año 2014, tuvo la participación
de distintos países de América Latina, entre los que se encuentra España, Brasil, Ecuador, México, Colombia, Chile, Argentina y Perú.
• Este modelo fue elaborado por los especialistas de la red, altamente capacitados en materia de gestión documental y archivos.
• El Modelo de Gestión de Documentos y administración de archivos para la RTA está basado en buenas prácticas internacionales y en el respeto por la diversidad de políticas archivísticas, nacionales y regionales de los países integrantes en la Red y de las normas, legislación y reglamentos vigentes en los respectivos ordenamientos jurídicos nacionales.
Conclusiones:
• La Gestión Pública para resultados demanda Modelos de Buenas Prácticas en toda gestión.
• El modelo de gestión documental es una herramienta que dirige o guía las labores de un servidor público en una entidad.
• El Archivo Institucional tiene como obligación implementarlo o readaptarlo a sus necesidades a corto, mediano o largo plazo.
• Las buenas prácticas determinan la elaboración de modelos efectivos, eficientes y eficaces.
• Debe existir interconexión, comunidades y prácticas encargadas de velar por su implementación y evolución.
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