Gerencia de Asuntos Jurídicos Normativa y Procedimiento para la Gestión y Firma de Contratos Octubre 2016
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NORMATIVA Y PROCEDIMIENTO PARA LA GESTIÓN Y FIRMA DE CONTRATOS
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Objetivo: Instruir a todas las Sedes y Unidades de la Institución acerca de las políticas de
contratación con terceros vigentes en INACAP, y establecer formalmente el procedimiento para la
elaboración, revisión y firma de Contratos.1
Alcance: Todos los Contratos de diversa naturaleza en los que INACAP contrate con un tercero , ya
sea a través de sus Sedes o Unidades de Casa Central, y en virtud de los cuales una o ambas partes
asuman obligaciones específicas y/o contraprestaciones de carácter patrimonial o económico.
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1. DEFINICIÓN DE CONTRATO.
De acuerdo con nuestro Código Civil un Contrato es “un acto por el cual una parte se obliga para
con otra a dar, hacer o no hacer alguna cosa. Cada parte puede ser una o muchas personas.”
Habrá un contrato entonces cuando una de las partes, o ambas, asuman una o más obligaciones
respecto de la otra parte, por ejemplo, una se obliga a prestar un servicio y la otra se obliga a pagar
por ese servicio.
2. OBLIGACIÓN DE SUSCRIBIR UN CONTRATO.
La prestación de Servicios o el cumplimiento de obligaciones, deben estar claramente establecidas
y definidas en un documento escrito y firmado por los representantes de las partes. De esta forma,
se regulan las obligaciones de las partes, se definen las responsabilidades que cada una asume, y se
previenen riesgos legales, patrimoniales y de imagen en los que INACAP pudiera incurrir cuando las
condiciones de una prestación de servicios o de una obligación no son claras o contravienen las
políticas y procedimientos institucionales.
1 Se excluyen de este procedimiento: (a) los contratos de naturaleza laboral, los que se rigen por los procedimientos establecidos por la Dirección de Gestión de Personas y por la normativa laboral vigente; (b) los contratos de prestación de servicios educacionales; y (c) los contratos de prestación de servicios de capacitación.
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Entonces, será siempre necesario y obligatorio firmar un Contrato en las siguientes situaciones en
las que INACAP contrate con un Tercero.
2.1. Siempre que INACAP contrate la ejecución de una actividad o la prestación de un servicio
(en adelante el Servicio), independientemente del monto y plazo del Servicio.
El Proveedor del Servicio puede ser una persona natural o jurídica (empresa, sociedad,
corporación u otra Institución), nacional o extranjero, o una institución pública o privada.
El Servicio puede ser de distinta naturaleza, por ejemplo y sin que la enumeración sea
taxativa:
- Una asesoría o consultoría en cualquier área (académica, corporativa, legal, de Recursos
Humanos, de Acreditación, etc.)
- El desarrollo de un proyecto.
- La elaboración de encuestas, informes, manuales u otros documentos similares.
- La dictación de talleres, charlas, o la participación en seminarios o conferencias.
- Servicios de comunicaciones, publicidad, marketing.
- Servicios bancarios, financieros o contables.
- Construcciones, mantenciones o reparaciones.
- Servicios generales, tales como aseo, vigilancia, mantención de jardines, mantención
de ascensores, transporte de valores, y otros similares.
- Los servicios de casinos, cafeterías, y fotocopias en Sedes.
2.2. Las licencias asociadas al uso e instalación de softwares o programas informáticos, o a
cualquier derecho de propiedad intelectual o industrial que un tercero ceda o licencie a
INACAP. Cualquier contrato que implique el otorgamiento de licencias o la instalación o uso
de softwares, deberá ser previamente aprobado por la Gerencia de Sistemas y Tecnología
(GST)
2.3. La compraventa, arrendamiento, o comodato de bienes inmuebles, independientemente
del plazo y monto involucrado.
2.4. Siempre que INACAP sea quien se obligue con un tercero a prestar un servicio, o a realizar
alguna otra prestación que tenga carácter económico o que implique el otorgamiento o
cesión de un derecho a un tercero.
Por ejemplo y sin que la enumeración sea taxativa:
- Un aporte, auspicio, o patrocinio para una actividad o publicación.
- Una licencia o cesión de derechos sobre cualquier tipo de propiedad intelectual o
industrial de INACAP.
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- La prestación de servicios educacionales o de capacitación.2
- La obligación de desarrollar o participar en un proyecto o actividad.
- La entrega de bienes en comodato, sean muebles o inmuebles.
2.5. Las donaciones, ya sea que INACAP actúe como donante o donatario (Acta de Donación).
Se hace presente que las donaciones deben autorizarse de acuerdo con la Política de
Donaciones de INACAP, que se encuentra a disposición de los colaboradores en el Gestor
Documental (Normativas, Políticas y Reglamentos/Modelo de Ética y Cumplimiento).
2.6. La recepción por parte de INACAP de fondos económicos, sean públicos o privados, por
ejemplo, para proyectos de emprendimiento o innovación; la asignación a INACAP de
concursos o proyectos, sean públicos o privados; la entrega por parte de INACAP de
fondos para el apoyo o participación en proyectos de terceros.
2.7. En general, cualquier relación en que se acuerde el cumplimiento de obligaciones o
contraprestaciones, ya sea por una o ambas partes.
Se exceptúan únicamente:
- La compra de bienes muebles e insumos, que se regirá por lo establecido en la Normativa
de Compras y/o contratación de Bienes o Servicios, emitiéndose la respectiva Orden de
Compra. Por ejemplo y sin que la enumeración sea taxativa: mobiliario, equipamiento o
insumos, tales como papelería, artículos de oficina, y otros productos que se utilicen en
forma permanente.
- Algunos servicios que su naturaleza y volumen ameriten que su contratación sea
respaldada sólo por una Orden de Compra, que deberá contener una GLOSA ESPECIAL
previamente autorizada por la Gerencia de Asuntos Jurídicos. En todo caso, cuando se
autorice esta excepción, la OC deberá siempre ser aceptada por el Proveedor o prestador
del servicio, e incluirá una glosa especial que describa, a lo menos, el objeto de los Servicios
que se contratan, el precio y forma de pago, el plazo de ejecución de los mismos, y otras
condiciones generales o especiales que sean pertinentes.
Actualmente, únicamente están sujetos a esta excepción:
contratos con anfitriones o promotores de eventos o ceremonias organizados por
la Dirección de Marketing, Dirección de Egresados y Empleabilidad, Sedes, u otras
áreas.
2 Este tipo de Contratos tienen su propio formato y procedimiento de emisión y firma, por lo que no se tratan en este documento.
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3. CONTENIDO DE UN CONTRATO DE SERVICIOS CON PROVEEDORES DE INACAP.
3.1. Los Contratos de Prestación de Servicios de cualquier naturaleza que se contraten a
Proveedores de INACAP, deberán suscribirse de acuerdo con los formatos previamente
definidos y aprobados por la Gerencia de Asuntos Jurídicos (GAJ), según lo siguiente:
3.1.1. Existen contratos ya definidos y aprobados por la Gerencia de Asuntos Jurídicos que
deben usarse, sin modificaciones, para los siguientes servicios. Cualquier
modificación deberá ser previamente aprobada por la Gerencia de Asuntos
Jurídicos:
Para Sedes: Bases de Licitación y Contrato estándar para servicios de aseo,
vigilancia, mantención de jardines, cafetería, y fotocopias, informadas por
Circular de Secretaría General.
Bases de Licitación y Contrato estándar para Obras de Construcción.
Otros modelos de Contrato que la Gerencia de Asuntos Jurídicos haya
definido o defina en el futuro con distintas áreas de la Institución, y que el
Gerente de Asuntos Jurídicos oficialice por escrito (por mail u otro medio
escrito) como documento autorizado para esa Área o tipo de contratación
en particular.
3.1.2. En caso de no existir un contrato previamente definido y aprobado para un Servicio
en particular, la Gerencia de Asuntos Jurídicos revisará y dará visto bueno al
Contrato en forma previa a su firma. Para ello, el área respectiva solicitará a la GAJ
la revisión del Contrato, de acuerdo al procedimiento que se señala en los números
6.2. y siguientes de este documento. Deberá adjuntar el Contrato preparado por el
área solicitante o el Contrato enviado por el Proveedor o contraparte; o bien, el área
respectiva, de acuerdo al mismo procedimiento, solicitará a la GAJ su apoyo para la
elaboración de un Contrato. En todos los casos, deberá proporcionar a la GAJ, en
forma clara y detallada, toda la información que el Contrato debe contener y que se
señala en el numeral siguiente.
3.2. Todo Contrato debe contener las siguientes estipulaciones:
3.2.1. Su Objeto, es decir, qué es lo que se está contratando y cuáles son las obligaciones
generales y específicas que asumen las partes.
3.2.2. El Plazo de Vigencia total del Contrato, los plazos que se establezcan para el
cumplimiento de Hitos o Etapas del Contrato, la forma cómo deberá acordarse su
prórroga o renovación cuando proceda.
3.2.3. Precio y Forma de Pago, de acuerdo a lo indicado en el numeral 3.3. siguiente.
3.2.4. Otras condiciones específicas de la contratación, las que podrán establecerse en el
mismo Contrato, en documentos Anexos, o incorporando una Propuesta o
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Cotización como parte integrante del Contrato. En todo caso, se establecerá que
primará el Contrato por sobre sus Anexos o por sobre la Propuesta o Cotización.
3.2.5. Las cláusulas generales señaladas más adelante en el número 3.4.
3.3. El Contrato deberá establecer claramente el Precio y Forma de Pago, teniendo en cuenta
las siguientes condiciones:
3.3.1. Se prohíbe el pacto de Anticipos.
Sólo podrán autorizarse Anticipos en las siguientes condiciones:
(a) Que la entrega de un Anticipo sea justificada por la especial naturaleza del
Servicio, siempre que el monto del Anticipo no supere el 30% del valor o precio
total del Contrato, y que la devolución del Anticipo para el caso de
incumplimiento o término anticipado del Contrato sea debidamente garantizada
mediante la entrega de una boleta de garantía bancaria emitida a la vista a
nombre de INACAP, por un valor igual al monto del Anticipo, cuya glosa será
definida por la GAJ.
(b) En caso que, de acuerdo a la naturaleza propia del contrato, el pago o una parte
de él, deba hacerse de manera anticipada. Por ejemplo, rentas mensuales de
arrendamiento, algunas licencias de uso de software, reservas de espacios en
ferias o eventos. La calificación, en este caso, será hecha por la GAJ.
(c) De no cumplirse una o más de las condiciones señaladas en las letras (a) y/o (b)
anteriores, un Anticipo sólo podrá ser autorizado por el Rector.
3.3.2. El pago del monto o precio del Contrato se hará una vez cumplidos íntegramente
los Servicios o prestaciones objeto del mismo, o bien, se podrán pactar cuotas,
siempre que estén asociadas al cumplimiento de Etapas o Entregables aprobados
por INACAP.
3.3.3. Los plazos de pago serán los definidos en las políticas de pago de INACAP (30 días
desde la recepción conforme de la respectiva factura o boleta).
3.3.4. No podrán acordarse pagos en dinero efectivo.
3.3.5. Todos los pagos deberán ser respaldados por una factura o boleta, según el caso, y
considerar los impuestos que correspondan, en especial el impuesto a la renta o el
IVA, según corresponda, salvo servicios exentos. En caso de contratos con
extranjeros, será la Gerencia de Contabilidad quien determinará cuál es el
documento de respaldo que proceda.
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3.4. El Contrato deberá incorporar cláusulas generales relativas a los siguientes aspectos, de
acuerdo con la redacción aprobada por la GAJ:
3.4.1. Cumplimiento de Normativa y Prevención de Delitos (Modelo de Ética y
Cumplimiento)
3.4.2. Confidencialidad y Protección de Datos Personales
3.4.3. Propiedad Intelectual
3.4.4. Protección y uso del nombre, logo e imagen de INACAP
3.4.5. Facultad de término anticipado del Contrato establecida en favor de INACAP
3.4.6. Indemnidad
3.4.7. Independencia laboral
3.4.8. Coordinadores del Contrato, indicando el cargo y daos de contacto.
3.4.9. Cesión de derechos
3.4.10. Resolución de Controversias
3.4.11. Domicilio y Jurisdicción
3.4.12. Personerías
3.5. En los Servicios sujetos a las normas legales sobre Subcontratación se incorporarán,
especialmente, las siguientes cláusulas:
3.5.1. Obligación del Proveedor de dar cumplimiento a la normativa laboral aplicable.
3.5.2. Obligación de presentar la documentación que acredite el cumplimiento de sus
obligaciones laborales, previo al pago de la factura respectiva.
3.5.3. Derecho de retención establecido en favor de INACAP.
3.5.4. Obligación del Proveedor de mantener indemne a INACAP, incluyendo el pago de
cualquier suma a la que pudiera resultar condenado INACAP por demandas de los
trabajadores del Proveedor, o por aplicación de multas administrativas, y la
obligación de defender a INACAP frente a estas demandas, cubriendo también los
honorarios y gastos legales.
3.5.5. Obligación del Proveedor de dar cumplimiento al Reglamento de Contratistas y
Subcontratistas de INACAP, así como a su reglamentación y procedimientos
internos.
3.5.6. Garantía de fiel cumplimiento del contrato3
3.5.7. Seguros de accidentes del trabajo y de responsabilidad civil general y patronal4
3 Se puede excepcionar de esta garantía en casos específicos, según la evaluación del riesgo que el Contrato pueda implicar para INACAP, previa autorización de la GAJ. 4 Los seguros de RC General y Patronal pueden excluirse en casos específicos, según la evaluación del riesgo que el Contrato pueda implicar para INACAP, previa autorización de la GAJ, en coordinación con la Gerencia de Finanzas.
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3.6. Cuando se contrate con Empresas de Servicios Transitorios o EST, deberá firmarse un
contrato especial, denominado contrato de puesta a disposición.
Los contratos con empresas de servicios transitorios (EST), para la puesta a disposición de
trabajadores, deberán dar cumplimiento a todos los requisitos y condiciones que contempla
la legislación aplicable y el Instructivo que regula este tipo de servicios en INACAP y que
contiene los contratos tipo que deberán ser utilizados para estos efectos.5
Dicho Instructivo se encuentra en el Gestor Documental (Secretaría General/Servicios
Jurídicos).
4. CONTENIDO DE CONTRATOS DE NATURALEZA DISTINTA A LA PRESTACION DE SERVICIOS DE
PROVEEDORES.
Los tipos de contratos señalados en los números 2.2. a 2.7. de este documento, tendrán un
contenido diverso, conforme a la naturaleza y características de cada contrato.
Para su elaboración o revisión, el Área Solicitante deberá proveer a la GAJ todos los
antecedentes relativos al contenido del Contrato. La redacción final será autorizada por la
Gerencia de Asuntos Jurídicos, rigiendo lo señalado en el numeral 3 anterior, en todo lo que
sea aplicable al tipo de Contrato de que se trate.
5. FACULTADES PARA FIRMA DE CONTRATOS
5.1. ¿Quién puede firmar Contratos en representación de INACAP?
- El RECTOR es quien tiene la representación legal de INACAP para firmar todo tipo de
Contratos con terceros, salvo aquellos que requieran acuerdo previo del Directorio,
caso en el cual el Directorio otorgará los poderes especiales que sean necesarios (por
ejemplo, para la compra de inmuebles, construcción de Sedes, obras de verano).
- Los Vicerrectores de Sedes, tienen facultades para firmar Contratos cuyo objeto sean
Servicios de mantención o Servicios generales propios de su respectiva Sede, tales como
aseo, vigilancia, transporte de valores, cafetería, fotocopias, mantención de jardines,
mantenciones y reparaciones en general, siempre dentro del ámbito de su Sede.
- El Rector ha delegado en el Prorrector y en el Director Nacional de Capacitación
facultades para suscribir Contratos cuyo objeto sea la prestación de servicios o acciones
de Capacitación, dentro del ámbito de acción de la DNC.
5 Este Instructivo se encuentra publicado en el Gestor Documental.
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En consecuencia:
Es el RECTOR – como apoderado clase A - la única autoridad de INACAP facultada
para suscribir Contratos en representación de INACAP, e incluso en ciertos casos
se requiere de acuerdo previo del Directorio.
Adicionalmente, el Directorio ha otorgado facultades a los Vicerrectores de Sedes –
como apoderados clase D – para suscribir ciertos contratos propios de la
administración de su respectiva Sede, dentro del ámbito de dichos poderes.
Por otra parte, el Rector ha delegado facultades en el Prorrector y en el DNC
específicamente para suscribir Contratos en virtud de los cuales INACAP presta
servicios de capacitación.
Asimismo, en casos especiales, el Rector o el Directorio pueden delegar facultades
en otras autoridades de la Institución para la celebración de contratos específicos,
mediante un poder o mandato escrito, especialmente elaborado para esos efectos.
Por ejemplo, un mandato conferido a un Vicerrector de Sede para firmar un
contrato de arriendo, o la delegación de facultades que el Directorio, mediante acta,
hace en autoridades de INACAP para firmar contratos de construcción.
5.2. Aceptación de Propuestas de Servicios u Otras.
La aceptación de una propuesta de Servicios o de Prestaciones de cualquier naturaleza que
signifiquen a su vez obligaciones para INACAP, hecha por cualquier persona que NO tenga
facultades para contratar de acuerdo a lo indicado en el número anterior, NO OBLIGA A
INACAP.
La aceptación de una Propuesta de Servicios por una persona distinta del Rector o de un
apoderado con facultades suficientes, sólo se podrá efectuar indicando expresamente las
siguientes condiciones:
a. Que los Servicios o Prestaciones deberán ser regulados en un Contrato en el cual se
establecerán sus términos y condiciones.
b. Que el Contrato primará por sobre la Propuesta.
c. Que no se considerarán las estipulaciones de la Propuesta que sean contrarias a las
políticas y normas de contratación de INACAP.
d. Que el Contrato será firmado por el Rector de INACAP, quien tiene la representación
legal de la Institución para estos efectos, o por un apoderado con facultades suficientes
para ello.
e. Que la aceptación de la Propuesta, en consecuencia, sólo da lugar al proceso de
contratación, pero que no constituye por sí misma un Contrato.
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En consecuencia:
Una Propuesta aceptada en la forma indicada dará lugar a una Solicitud de Contrato.
Una Propuesta no puede ser aceptada si contiene estipulaciones o condiciones
contrarias a las normas sobre contratación establecidas en este documento, o a
cualquier política o procedimiento interno de INACAP.
Las condiciones que contenga una determinada Propuesta no obligarán INACAP a
su aceptación futura mediante un Contrato, el que deberá de todas maneras regirse
por las políticas institucionales y pasar por las revisiones y vistos buenos
correspondientes.
5.3. Órdenes de Compra.
La Orden de Compra que se emita cuando de acuerdo a esta Normativa deba suscribirse un
Contrato, NO constituirá documento suficiente para formalizar o dar curso al pago de una
contratación, salvo en los casos autorizados que se señalan especialmente en el número 2.7.
En consecuencia, es responsabilidad de cada emisor de una OC, que ésta vaya adjunta al Contrato
respectivo. La Gerencia de Logística y Contratos, a su vez, podrá rechazar dar curso a una OC si no
se adjunta el Contrato.
6. PROCEDIMIENTO PARA ELABORACION, REVISIÓN Y FIRMA DE UN CONTRATO
Los Contratos deberán acordarse y firmarse por ambas partes en forma previa al inicio de los
servicios, proyecto, prestación u obligación que sea objeto del Contrato. Asimismo, también en
forma previa, el Proveedor deberá haber entregado las garantías y seguros que son requeridos en
cierto tipo de Contratos, tales como servicios de subcontratación, servicios generales en Sedes,
construcción, etc.
Corresponde a Secretaría General, a través de la Gerencia de Asuntos Jurídicos, efectuar el control
de legalidad de los contratos y órdenes de compra en conformidad a la normativa y procedimiento
establecido en este documento.
6.1. CONTRATOS CON FORMATOS PREVIAMENTE APROBADOS PARA SERVICIOS GENERALES DE
SEDES:
Los Contratos que tengan definido un formato estándar, según lo indicado en el número
3.1.1.6, no requerirán de la revisión de la GAJ, salvo que la contraparte haya solicitado la
revisión o modificación de alguna de sus cláusulas o que exista alguna duda jurídica respecto
de las garantías o seguros exigidos.
6 Estos son: vigilancia, aseo, cafetería, fotocopias.
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En consecuencia, el Vicerrector de Sede – conforme con sus poderes - podrá firmar dichos
Contratos, siempre que no haya sido alterado o modificado su formato previamente
aprobado, o bien, una vez que las modificaciones cuenten con el visto bueno de la GAJ.
6.2. SOLICITUD DE ELABORACIÓN O REVISIÓN DE UN CONTRATO:
6.2.1. Las Solicitudes de Elaboración o Revisión de un Contrato se dirigirán a la Gerencia de
Asuntos Jurídicos, por mail u otro medio escrito, usando para ello el “Formulario de
Solicitud de Elaboración o Revisión de Contrato” que se incluye como Anexo. Podrán
dirigirse directamente al Gerente de Asuntos Jurídicos, o bien al abogado a cargo de la
Sede o Área, con copia al Gerente de Asuntos Jurídicos.
6.2.2. La Solicitud deberá realizarse con una anticipación de al menos 15 días hábiles al inicio
de los Servicios, actividades o acciones que son objeto del Contrato.
6.2.3. La Solicitud deberá presentarla el Director, Gerente, o Vicerrector del Área respectiva.
En todo caso la GAJ requerirá siempre el visto bueno del Vicerrector del Área.7
6.2.4. Tratándose de prestación de servicios de asesorías, consultorías o proyectos, cuyo
monto total supere $5.000.000.-, el Rector deberá aprobar previamente tanto el
proyecto como su presupuesto. No se tramitará el Contrato sin que conste esta
autorización.
6.2.5. Para mayor facilidad, cuando el objeto del Contrato sea la prestación de un servicio, se
requerirá que el Área Solicitante adjunte a la GAJ una propuesta de Contrato, usando
para ello los modelos de contrato que se hayan trabajado con cada Unidad y que se
hayan informado por la GAJ como los que pueden usarse como base. 8 También podrá
adjuntar, para revisión, una propuesta de Contrato elaborada por el Proveedor.
6.2.6. En la Solicitud, el área solicitante adjuntará el Contrato a revisar o solicitará el apoyo de
la GAJ en la elaboración del Contrato. En cualquier caso, el solicitante deberá indicar
7 Existen áreas que han implementado sus propias unidades de control de gestión con las cuales se han acordado procedimientos especiales respecto de la forma de dirigir una solicitud de contrato. En tales casos, se aplicará el procedimiento especial acordado entre esa área y la GAJ, el que en todo caso siempre velará porque las solicitudes sean previamente aprobadas por el Director, Gerente o Vicerrector de la unidad respectiva. 8 La GAJ ha desarrollado o desarrollará ejemplos de contratos de prestación de servicios que habitualmente utilizan o pueden utilizar distintas Unidades. A cada Área la GAJ ha informado o informará por mail los modelos de contrato que pueden utilizarse como base para hacer más eficiente el proceso de revisión y firma.
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claramente en el “Formulario de Solicitud de Elaboración o Revisión de Contrato”, a lo
menos:
1. Una descripción del contexto de la contratación, objeto del Contrato, actividades
específicas, obligaciones que asumen ambas partes, etapas del desarrollo de los
Servicios o actividades, y toda otra información relevante que sea necesario establecer
en el Contrato.
2. Condiciones económicas (precio y forma de pago acordada), indicando, si
corresponde, las etapas o hitos que deben cumplirse y las cuotas de pago asociadas.
3. Plazo del Contrato y de las Etapas acordadas, si corresponde.
4. Nombre, cargo y datos de contacto de quienes actuarán como Coordinadores del
Contrato, por ambas partes.
5. Adjuntar Propuesta o Cotización de los Servicios en caso de existir, y la respectiva
Aceptación (que sólo podrá haberse otorgado según se señaló en el número 5.2.).
6. Si la Solicitud se refiere a un Anexo de Contrato, se deberá adjuntar el respectivo
Contrato y sus Anexos anteriores si los hubiere, al igual que si el Contrato que se está
solicitando elaborar o revisar, reemplaza a un Contrato anterior.
7. Otros antecedentes que sean solicitados por la GAJ de acuerdo a la naturaleza y tipo
de Contrato.
8. Se deberá adjuntar la autorización del Rector al proyecto y a su presupuesto, en
caso de contratos de prestación de servicios de consultoría, asesorías o proyectos, cuyos
montos totales sean superiores a $5.000.000.-, como se señaló en el número 6.2.4.
Si es necesario, se coordinarán reuniones entre la GAJ y el Área Solicitante para una
mejor comprensión de las condiciones de contratación.
6.2.7. Toda Solicitud deberá ser acompañada de los siguientes ANTECEDENTES LEGALES del
Proveedor o contraparte.9 El área contratante es la responsable de solicitar los
antecedentes legales al Proveedor y de entregarlos a la Gerencia de Asuntos Jurídicos
para su visto bueno.
Si es Persona Jurídica:
(a) Razón Social, adjuntando: (i) copia de la inscripción de la sociedad en el Registro de
Comercio del Conservador de Bienes Raíces respectivo, con vigencia; o (ii)
certificado de vigencia de la sociedad emitido por el Registro de Comercio del
Conservador de Bienes Raíces respectivo; o (iii) certificado de vigencia emitido por
9 No se solicitarán estos Antecedentes tratándose de Anexos de Contratos o Modificaciones de Contratos, siempre que el Contrato se haya firmado en una fecha no superior a 12 (doce) meses y/o si han habido modificaciones legales que afecten a la contraparte. No obstante, la escritura de poderes vigente señalada en la letra b) se solicitará si han transcurrido más de 6 (seis) meses desde la firma del Contrato y/o si quien comparece a la firma del Anexo es una persona distinta del apoderado que firmó el Contrato.
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el organismo público que corresponda si se trata de corporaciones o fundaciones.
En cualquiera de los casos, la certificación de vigencia no podrá ser superior a 30
días.
(b) Copia de la escritura en la que constan los poderes de el o los apoderados del
Proveedor o contraparte, que suscribirá(n) el Contrato, con certificación de vigencia
no superior a 30 días.
(c) Fotocopia del RUT de la sociedad, corporación o fundación, y de la cédula de
identidad de sus apoderados.
(d) Indicar domicilio del Proveedor o contraparte.
(e) Indicar domicilio; actividad o profesión y cargo de los apoderados.
Si es Persona Natural:
(a) Fotocopia de su cédula de identidad o pasaporte o documento de identificación, si
es extranjero.
(b) Indicar profesión o actividad y domicilio.
(c) Si está prestando un servicio no profesional, se requerirá adjuntar iniciación de
actividades ante el SII.
Si es Proveedor Crítico, de acuerdo con el “INSTRUCTIVO SOBRE DEFINICIÓN DE
“PROVEEDORES CRÍTICOS” Y CONTROL DE PROVEEDORES”, se deberá adjuntar
además lo siguiente:
(a) Nombre y RUT de los socios de la sociedad o miembros de la corporación, hasta la
línea de personas naturales. Se deberá acreditar que corresponden a los socios o
miembros vigentes, mediante copia de la escritura de constitución o de
modificación, con vigencia.
(b) Declaración de Conflicto de Intereses, firmada por el Proveedor o contraparte, o
por su representante legal.
(c) Declaración de Relación con Funcionarios Públicos, firmada por el Proveedor o
contraparte, o por su representante legal.
(d) Autorización de la contratación, otorgada de acuerdo con la Política de Conflicto de
Intereses o con la Política de Interacción con Funcionarios Públicos, en el caso que
se hayan declarado situaciones de conflictos de interés o relaciones con
Funcionarios Públicos o con Personas Expuestas Políticamente (PEP).
6.2.8. RECIBIDA UNA SOLICITUD CON TODOS LOS ANTECEDENTES SEÑALADOS EN LOS
NUMERALES ANTERIORES LA GAJ RESPONDERÁ EN LOS SIGUIENTES PLAZOS:
(a) Dentro de 5 días hábiles, tratándose de Solicitud de Revisión de un Contrato.
(b) Dentro de 10 días hábiles, tratándose de Solicitud de Elaboración de un Contrato.
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6.2.9. LAS COMUNICACIONES CON EL PROVEEDOR O CONTRAPARTE SE CONDUCIRÁN DE
ACUERDO A LO SIGUIENTE:
(a) Serán canalizadas a través del Área solicitante.
(b) No se podrán reenviar mails o archivos internos que contengan comentarios,
observaciones u opiniones emitidas por la Gerencia de Asuntos Jurídicos en el
marco de la revisión interna del Contrato.
(c) La GAJ indicará al Solicitante cuándo un documento o informe está en condiciones
de ser compartido con el Proveedor.
(d) Sólo en casos que así lo ameriten, con el objeto de resolver materias jurídicas, la
GAJ podrá comunicarse o reunirse directamente con los abogados de la otra parte.
(e) Las observaciones o comentarios que la GAJ realice, se enviarán por escrito, ya sea
en un informe, mail, o con la herramienta de “control de cambios” en el mismo
archivo del Contrato. Para estos efectos, se solicitará siempre que el documento a
revisar se envíe en un archivo “Word”. Asimismo, se solicitará que la otra parte
envíe sus comentarios u observaciones, ya sea respondiendo el informe o mail de
la GAJ, o bien utilizando también la herramienta de “control de cambios”.
6.2.10. FIRMA DEL CONTRATO.
(a) Se requerirá siempre el visto bueno del Vicerrector del Área Solicitante, en el mismo
Contrato o por escrito (mail de respaldo).
(b) Se podrá requerir también el visto bueno del Vicerrector de otra Área cuando el
Contrato afecte a más de una Sede o Unidad de la Institución.
(c) Aprobado el texto de un Contrato por el Proveedor o contraparte, y por el
Vicerrector del Área Solicitante y de las demás Áreas o Unidades involucradas, éste
pasará al Gerente de Asuntos Jurídicos, para su visto bueno en las copias del
Contrato que se firmarán por el Rector o representante autorizado de INACAP. En
ausencia del Gerente de Asuntos Jurídicos, el visto bueno podrá ser dado por el
Secretario General.
(d) Para el caso de Sedes, el visto bueno de la GAJ se podrá enviar por mail, a través de
la abogada a cargo de la revisión, salvo en los casos de los formatos previamente
aprobados y definidos para los servicios generales que deben licitarse, los que no
requerirán del visto bueno de la GAJ para su firma, a menos que se introduzcan
modificaciones a dichos contratos.
(e) Siempre firmará primero el Rector o representante autorizado de INACAP.
Gerencia de Asuntos Jurídicos Normativa y Procedimiento para la Gestión y Firma de Contratos Octubre 2016
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(f) El Área Solicitante será responsable de obtener la firma del apoderado de la
contraparte y de recuperar las copias del Contrato que correspondan a INACAP.
(g) En ciertos casos, de acuerdo a la naturaleza del Contrato, éste deberá ser otorgado
por escritura pública firmada ante Notario. Por ejemplo, compraventa de
inmuebles, arriendo de inmuebles de largo plazo o cuyo objeto sean propiedades
en las que INACAP deba realizar alguna inversión en remodelación o adaptación de
infraestructura. La GAJ instruirá y coordinará con el área solicitante los documentos
y trámites que sean necesarios para la firma en Notaría.
6.2.11. ARCHIVO Y REGISTRO DEL CONTRATO
(a) El Área Solicitante será responsable de archivar la o las copias originales del
Contrato, firmadas por ambas partes, conjuntamente con los antecedentes legales
del Proveedor y las declaraciones de Conflicto de Intereses y de Relación con
Funcionarios Públicos.
(b) El Área Solicitante será responsable de escanear una copia original del Contrato y
subirla al “Registro Nacional de Contratos” (sharepoint), y eliminarlo del Registro
una vez que termine su vigencia.
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