Download - Organizacion y psicologia en la comunicacion

Moises Cielak Todos los derechos reservados

Introducción a la comunicación interna: el criterio de comunicación estratégica Moisés Cielak et al Harvard U. 2011

Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación

1.De%inición y desarrollo de la Comunicación interna

La comunicación Interna (CI), es la comunicación que favorece y promuebe las relaciones entre las personas de la organización generando la con8ianzay el compromisocon unas metas y valores comunes.

Comunicación Verdadera comunicación entre personas. La comunicación es multidireccional

Información Transmición de datos o informaciones La información es unidireccional. La organizacióndebe crear una cultura en la que todas las personasse consideren parte de un mecanismo de recepción y difución de información Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación

resulte útil en una organización La organización debe ser coordinada por los distintos departamentos

Evitar Duplicidades en la información

Optimizar recursos de la información

Públicosde la comunicación Interna

Integrar la información Para que una información

PublicosInternos Personas de la organización que cobran un sueldo y profesionales contratados temporalmente para tareas puntuales y accionistas.

PúblicosExternos Todas las personas que no están dentro de los públicosinternos

La CI, actúa cómo mediadora entre todos los integrantes de la organizaciòn. Hacer posiblela comprensión y la inteligibilidadde la organización misma



2.La motivación en el trabajo y la CI


La Motivación, es una necesidad o un deseo que sirve para activar la conducta y orientarla hacia un objetivo.

Conocer las necesidades, los deseos, las motivaciones, de un trabajador en un momento dado y hacer un seguimientode su evolución Resulta de primaria importanciarealizarlo desde la CI.

Razones por las que es di8ícil implementar una estrategia de motivaciónen una empresa.

¿Porque es di8ícilmedir las necesidades y motivacionesde las personas?

Las propias personas no las conocen

Las propias personaspre8ieiren no decirlas para no sentirse vulnerables

Las propias personas se averguenzan de ellas Por ello, suelen aplicarse test indirectos

Modelos de motivación propuestos por diferentesautores Proponen estudiarlas diferentes necesidades o cuestiones

• • • • •

1. Maslow propone: Necesidades de Autorealización Necesidad de estima Necesidad de a8iliación y afecto Necesidades de seguridad y protección Necesidades 8isiológicas

• • •

2. Mc Clelland propone: Necesidad de Integración social o de a8iliación Necesidad de Poder Necesidad de logro o realización

3. Victor Vroom propone: Relaciones de probabilidad percibida: • ¿que probabilidad supone el sujeto que hay de que sus

esfuerzos le permitan lograr sus objetivos? • ¿Que bene8icios cognitivos cree que le dará lograr el 8in de

la acción? • ¿ este premio, sea real o bajo forma de bene8icios, que

importancia tiene para el sujeto? Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación

Son 8 vectores que se reagrupan en 4 ejes. Cada vector está siempre presente e in8luye en motivaciones de manera diferente y en diferentes momentos de la vida. Hay dos ejes centralesy dos distribuidos, que se han separado de los centrales por su importancia y su constante in8luencia en las motivaciones.


4. El autorpropone: Según lo visto y analizado en las propuestas de los diferentes autores.

Externo

Interno Afectividad

Necesidades Básicas

Raconalidad Pasado

Necesidades Superiores Futuro

Vector Interno: Formado por las variables que surgen del propio sujeto. Vector Externo: Variables Sociales y Culturales. Vector pasado: Experieincias pasadas que nos sirven cómo puntos de referencia para generar nuevas metas. Vector Futuro: Expectativas, que son derivadas de nuestra experiencia pasada y de que y cuanto placer sentiremos al cumplir nuestros objetivos.

Vector Racionalidad: in8luye en lo que vemos y cómo lo vemos. Vector Afectividad: Emociones y sentimientos infuyen en nuestras desiciones. Por ellos la motivación se ve in8luida por aspectos afectivos. NecesidadesBásicas: Fisiológicas y de seguridad. Necesidades Secundarias: Otras necesidades. Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación


La CI debería encargarse de crear un clima de con8ianza que permita conocer las necesidades, deseos y motivaciones de los empleados para satisfacerlas. A través de la CI, se puede trabajar para motivar a los empleados.

Factores motivacionales que se pueden mejorar a través de la CI

Claridad de los objetivos Justicia percibida

Seguridad psicológica Expresión personal

Claridad de las funciones Apoyo Contribución

Reconocimiento Signi%icación laboral Desa%ío


3.Los grupos y los equipos de trabajo

EQUIPOS GRUPOS Deben sentir que tienen un objetivo en Común que además sea especí8ico y alcanzable.

No es necesario qu etenga unos objetivos Especí8icos percibidos como comunes porque Los objetivos pueden ser vagos.

Se identi8ican como miembro del Equipo y se perciben cómo unidad Diferente de los demás.Todos pueden Conocer esa pertenencia.

No es necesario identi8icarse ante todo el Mundo cómo miembro del grupo.

Se crean normas explícitasde Comportamiento que regulan las relaciones.Estas normas tienen que ser formales.

Se crean las normas explícitas, pero pueden ser tácticas,en muchos casos limitadoras de comportamientos.

La Ciquiere ayudar en la creación de equipos,favorecer su buen funcionamiento y relación Con otros equipos.


Sólo cuando los grupos funcionan la comunicación 8luye de la forma adecuada y se genera la menor cantidad posible de distorción y de rumores. Es necesario crear grupos de trabajo integrados (equipos) y con sentido de pertenencia a la organización.

Característicasañadidasde los equiposfrente a los grupos

Tiposde Características

grupos Formales De8inidos por la organización

Se crean una función Aparecenenelorganigrama

Informales Comportamientos no de8inidos Espontáneos

Demando Reportan directamente a un jefe Permanentes Formales

Detarea Tarea como objetivos Temporales Formales

Deinterés Informales No designados por la organización Songruposdetarea

Temporales Son grupos de tarea

Permanentes Son grupos de mando

Etapasdedesarrollodelosgrupos

Formación

Hay dudas y confusión acerca de casitodo. Etapa termin acuando los miembros se Consideran parte de un equipo.

Con%licto Los miembros aceptan el grupo pero no Quieren ceder poder sobre si mismos.

Regulación

Se forma un sentido de camaradería muy fuerte.La etapa termina cuando el grupo Está regulado y estabilizado

Desempeño

La estructura es aceptada por lo smiembros Y funcionabien.

Desintegra-‐ ción

Esta fase es sólo para los grupos temporales Cómo los de tarea.


Estas etapas no necesariamente se dan en todos los grupos y muchas veces se pasaa la siguiente sin haber

terminalo la anterior

Elementosestructuralesqueparticipandelos equipos

Elemento Descripción Liderazgo El jefe asignado por la organización para dirigir el

equipo ,deberá conocer bien el tipo de trabajo que ha Desempeñado cada miembro y cómo se tiene que llevar a cabo.

Roles o papeles Roles o papeles que cumple cada miembro dentro del equipo

Normas

Los grupos comparten normas .Estas aveces son implícitas,no dichas ni escritas. Las normas que Permanecen van conformando la cultura de la empresa.

Normas de desempeño

Normas de apariencia

Normas sociales

Normas de reparto de recursos

Tamaño El tamaño del grupo es importante a la hora de crear un equipo, pues tiene relación con la e8icacia del mismo.

Forma La estructura de8ine la jerarquía del grupo y las fuentes de información de cada uno de los miembros.

Ventajas de los grupos Para la organización Para el individuo Mayor productividad si los grupos Crean sinergias

Satisface la necesidad de a8iliación

Mayor compromiso con los objetivos Si los sujetos sesienten parte del Grupo y aceptan las reglas

Aumenta la seguridad

Mayor éxito en las tareas complejas Puede estimular la creatividad

Reparto de tareas en función de las Capacitaciones y preferencias

Estatus

Transmisión de la cultura Autoestima

Facilita la integración de los neuvos Miembros en la organización

Poder

Menos problemas para los individuos

Consecución de las metas individuales(compatiblescon Las de la organización y del equipo)

Puede mejorar la comunicación Entre empleados

Desventajas de los grupos Para la organización

Para el individuo

Consumen más tiempo En general ,las mismas que para la organización

Un individuo o un grupo de Individuos pueden manipular al grupo

Sensación de pérdida de tiempo,aunque a veces no la sea

Difución de responsabilidades Con8lictosinternos

Desarrollo de pensamiento Grupal único

Desarrollo de objetivos,normas y Cultura diferentes e Incompatibles con las de la organización

Menor productividad

Problemas de integración

Creación de subgrupos

Características de los grupos e%icientes y e%icaces

Característica De%inición Objetivos de%inidos Todos los miembros deben tener loso bjetivos claros para que sus esfuerzos vayan

destinados a alcanzarlos.

De%inición defunciones Al igual que los objetivos ,es necesario que las funciones dentro del equipo estén bien de8inidas. Cada miembro debe saber exactamente cuáles son las suyas y qué se espera de él.

Liderazgo Los líderes pueden ser formales o informales y se suelen diferenciar de los seguidores porque la In8luencia que ejercen sobre ellos es mayor que la que reciben.Debe representar con8ianza y saber escuchar.

Capacidad Los miembros del equipo deben de tener respeto y con8ianza en la capacidad de los restantes miembros.

Pertenencia Todos los miembros deben estar orgullosos de pertenecer a su equipo.

Sistema de recompensas

Tienen que haber recompensa tanto individuales como colectivas.

Solución de con%lictos Se de8inen los mecanismos para solucionar los problemas y afrontar los con8lictos.

Comunicación Debe ser 8luida,directa y constante.

Corresponsabilidad Los miembros del equipo deben de tener libertad para actuar dentro de sus responsabilidades.

Cohesión Es el grado en que los miembros del equipo se sienten vinculados unos a otros y quieren seguir siendo Parte del grupo.

Participación Si jefes y colaboradores participan para los objetivos y analizar resultados,las decisiones son mejores Comprendidas y aceptadas.

Compromiso Ha habido un compromiso explícito y voluntario a la hora de permanecer al grupo.

Clima laboral Una de las claves del éxito de los equipos(ydelaCI)es tener éxito a la hora de crear un buen clima laboral.



4.El Papel de la Comunicación Interna


CulturaCorporativa

Personalidad de una compañía, manera de comportarse, creencias

Marco dereferencia para sus relaciones con sus stakeholders

ModelotradicionaldeCulturaCorporativa Tradicionalmente, se ha considerado como el conjunto de la Visión/Misióny los valores de una organización.

Misión: ¿Quién queremos ser? ObjetivoFinal de una Organización Tipos: -‐A futuro: expresan deseo u objetivo que debe ser alcanzado en el futuro -‐Presente: situación que ya existe y que se desea mantener. La misión puede tener foco en: En la Organización, en los Clientes o En la Sociedad

Valores: Plasmaciónde la cultura empresarial Implícitos: Empresas muy maduras, con cultura 8irmementeimplantada. Explícitos: formulados, escritos y compartidos con los miembros de la organización. Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación


CómoComunicar laCulturaCorporativa

• Comunicación y Educación Los empleados deben conocer y comprender la estrategiapara poderla llevar a cabo.

• De%inición de Objetivospersonales y objetivos Los empleados deben saber como su labor puede in8luiren el éxito de la organización

• Sistemasde retribución los empleados deben entender que su retribución va ligada al éxito de la organización.

Tres procesos para conseguir que los empleados se alineen con la estrategia:

“Si los empleados no comprenden la visión, es menos probable que comprendanla estrategiadiseñada para hacerla realidad”

(Kaplan y Norton2001)

ClavesdeléxitoenlaComunicaciónInterna delaCulturaCorporativa

Impulso de la Alta Dirección

Alta Dirección CEO

Directivos

CEO

Alta Dirección

Impulsor del proceso de implantación de los valores Transmisor de los valores al máximo de personas Transmitir a colaboradores los valores Transmisor de los valores al máximo de personas Recoger feedback de las personas Transmitir que las personas hacen posible Transmitir a las personas que hacen posible implantar los valores Medición de KPI´s del proceso de implementación



ElPapeldelaComunicaciónInterna Implementaciónde valores empresariales y de cultura es fundamentalmente comunicativo.

El papel de CI debe ser liderar el programade implementación Debe participaractivamente en la elección y redacción de valores

Evitar el peligro de la percepción de los valores como una imposición de la Alta dirección

Evitar la sensación de que es un programa impulsado por RH

Identi8icacióndel CEO como líder del programano como inventor

Adaptación de los valores a la realidad de la compañía


5.Estructuras Comunicativas y Posibles objetivos de Comunicación Interna

AltaDirección Com.Interna Profesionales Contenidos De8ineAgenda Elabora Recibe Canales -‐-‐-‐-‐-‐-‐ Decidecanalesy

transmite Recibe


COMUNICACIÓN INTERNA

PERSONAS

FlujosdeLaComunicación La comunicaciónInterna en sus inicios: Flujo de Comunicación unidireccional descendente

ALTA DIRECCIÓN

AltaDirección Com.Interna Profesionales

Contenidos De8ineagendayrecibe feedback

ElaboraContenidosy sistematizafeedback

De8ine,recibeyda feedback

Canales -‐-‐-‐-‐-‐-‐ Decidecanalesytransmite Recibeydafeedback


FlujosdeLaComunicación La comunicaciónInterna en la última década de XX: Flujo de Comunicación bidireccional

ALTA DIRECCIÓN

COMUNICACIÓN INTERNA

PERSONAS

AltaDirección Com.Interna Profesionales

Contenidos De8ineagenday recibefeedback

ElaboraContenidosyrecibey transmitefeedback

De8ine,recibeyda feedback

Canales -‐-‐-‐-‐-‐-‐ Decidecanalesytransmite Recibeydafeedback


Com. Interna

Gestores de Equipos

Personas

FlujosdeLaComunicación La comunicaciónInterna desde principios del XXI: Modelo actual de los %lujos de la comunicación

Alta Dirección

Valor SocioEstrategico “LaCIespartedemi estrategia”

Estratégico Táctico

Consultor “TengounProblema deCI”

AsesorTécnico “Enséñameautilizar lasherramientasde

CI” RedactoryDiseñador “PonloBonito”

Distribuidor “Envíaestopormi”


LaPosicióndeCIdentrodelaOrganización La posición de CI dentro de la organizaciónevolucionaen función del nuevo modelo de 8lujo comunicativo:

Modelo de evolución de la CI

Distribuidor Redactory diseñador

Asesor Técnico

Consultor Socio Estratégico

Aportapoco Valor.Recoge textostaly comollegany transmitepor canales implementados alefecto

Quienredacta loscontenidos, losmaqueta parahacerlos masatractivos. ClienteInterno decideagenday destinatarios.

Colaboracon ClienteInterno paradecidir contenidosya quienes transmitir. Enseña funcionamient odeloscanales deCIparaque elclientelos transmitaa travésdeellos

CIllevaacabo unalaborde apoyointernoa losdirectivosy gestoresde equipos.Anteel requerimientode unodelos clienteselabora planesde Comunicacióny participade formaactivaen su implementación

Asumedeforma preactivasu funciónyse anticipaalas necesidadesde clienteinterno, quelaincorpora comoparte fundamentalde suestrategia. Losplanesse elaboranconel objetivode anticiparsea posibles problemas.


LaPosicióndeCIdentrodelaOrganización Fases

CI:¿ComunicaciónoRecursosHumanos?

Recursos Humanos ¿Cuando? Idónea cuando la cultura corporativa no esta arraigada aún. Hay cambios profundosen el negocio, fusiones y adquisiciones donde es importante potenciar o crear cultura corporativa. Visiónde CI Centrada en temas “soft” centrada en las personas, creación de equipo orgullo, imagen de marca

Comunicación ¿Cuando? La organizaciónalcanza madurez en la Cultura Corporativa. Ventajas Credibilidad al no ser relacionadadirectamentecon RH. Alineación de objetivos Comunicacionales. Comunicaciónconsistente,los profesionalesse mantienen informadosde la actualidadde la compañía y el sector. Comunicación Organizacional -‐ Ciclo de Fundamentación

CanalesyContenidos Fases

Distribuidor Redactor y diseñador

Asesor Técnico Consultor Socio

Estratégico

Distribuidor,Redactor y diseñador, AsesorTécnico: Foco informativo – Interés en comunicar Consultor y Socio Estratégico: Foco en contenidos – Alcanzar objetivos correspondientes a los planes de comunicación. Análisis de Canales: Para lograr un buen proceso en los canales y contenidoses necesario hacer una revisión periódica. Este análisis se hace desde tres aspectos, los cuales están relacionados entre sí:

Eficacia: Eficiencia: EfecGvidad:

Llegar a toda la audiencia y transmiGr la información Llegar a toda la audiencia y transmiGr la información Medido en el impacto real del canal


Distribuidor Redactory diseñador

Asesor Técnico


Cartero.Actitud reactiva dependientede lasnecesidades delosotros. Objetivos encaminadosa tenerseguridad enlacapacidad detransmitirun mensaje

Losobjetivos hacenreferencia alae8icaciay e8iciencia.Lo importanteno esqueeenviela información sinoquelalean

Garantizarque las herramientas seanutilizadas

Gradode satisfaccióncon losproductosy servicios.

Losmismos objetivosdel consultor+ (más)Énfasisen lamejora internade imagen


CanalesyContenidos


¿ObjetivosdeCIparaotros?

¿A Quienes? Alta Dirección y Gestores de Equipos

Para Asegurar Que le prestan a la comunicación con sus colaboradores la atención adecuada

¿Cómo? Estableciendo objetivos precisos y fáciles de comprender

¿A través de? Herramientas adecuadas (Insumo: Recopilaciónde feedback)


Canales Off/line

Canal # 1 Canal #N

Canales On/Line

Canal # 1 Canal #N

LaestructuraOrganizativadeundepartamentodeCI Estructurade la CI durantelas primeras etapas

Director de CI

La actividad de CI se centra más en la implantación y desarrollo de canales efectivos


Cliente #1 Cliente #2 Cliente #3 Cliente #4 Cliente #N

Modelo Basado en Herramientas: Se enfoca más a los clientes internosque hacia canales.

LaestructuraOrganizativadeundepartamentodeCI Estructurade la CI durantelas etapas Posteriores Director CI HerramientasOff-‐Line Herramientas On-‐Line Herramientas de CI “Cara a Cara”


LaestructuraOrganizativadeundepartamentodeCI Estructurade la CI durantelas etapas Posteriores Director CI ComunicaciónAscendente ComunicaciónDescendente ComunicaciónHorizontal



Organización de la CI por Contenidos: Une en un solo foco contenidosy 8lujos de comunicación.

LaestructuraOrganizativadeundepartamentodeCI Estructurade la CI durantelas etapas Posteriores Director CI Herramientasde Participación Herramientasde Información Herramientasde Colaboración

Distribuidor Redactor y diseñador

Asesor Técnico


CUANTITATIVO #de informaciones Enviadas y evolución Temporal (trimestral, semestral,anual) Gradode cumplimiento plazosde proyecto %deaudiencia alcanzado

CUANTITATIVO #de usuarios de Cada canal o% Sobre el total del Target de audiencia.

CUALITITATIVO

Análisis de Satisfacción del Cliente interno Con las Herramientas y Servicio de CI.

CUALITITATIVO Gradode Satisfacción del Cliente interno Con la función de CI.

CUALITITATIVO

Grado de Satisfacción del Cliente interno Con CI. Análisis de Objetivos de CI De cada uno de Los clientes.


MedicióndeResultados

LasencuestasdeSatisfaccióndeempleados Los resultadosde las encuestas si bien pueden ser orientativos, están demasiado sesgados por diferentes condicionantes:

Redacción Condiciona los resultados

Subjetividad Interpretación de los resultados

Con%idencialidad Las personas dudan de ella

Globalidad Demasiados temas de tema global

Participación Cuales son llenadas de forma Honesta

Limitación Temporal Foto de un momento

Falta de perspectiva Descontento de retribución salarial

concreto Las limitacionese las encuestas de satisfacciónde empleados superan los bene8icios aportadospor ellas. Su utilidad es más que cuestionable.



6.Las Herramientas de Comunicación Interna


HerramientasdeCI

Primero debe preguntarse:

¿Qué se quiere transmitir?

¿Cómo se quiere hacerlo?

¿Y a través de que canales? A través de cada medio puede llegar a diferentes receptores

Utilidad Ventajas Inconvenientes

Manualde Acogida

-‐Facilita la integración de los Nuevos miembros -‐Permite tener una visión Introductoria adecuada -‐Ayuda a crear cultura de empresa

-‐Es necesario mantenerlo actualizado -‐Puede ser que no selea ouse -‐Si no hay

Retroalimentación Puede que no se haya entendido

Herramientasalternativas: Plandeformacióninicial,Coaching,Mentoring


HerramientasdeCI


PlandeAcogida

-‐Permite formación personalizada -‐Permite asegurarse que el Nuevo empleado adquiere los Conocimientos mínimos necesarios

-‐Eltiempodedicado poreltutor

Herramientasalternativas: Manualdeacogida,Coaching,Mentoring


HerramientasdeCI


Manualde Funciones

-‐Facilita los contactos -‐Permite que se sepa mejor a Quien dirigirse -‐Cada uno conoce sus responsabilidades

-‐Supone esfuerzo mantenerlo actualizado

Herramientasalternativas: Directorio,ManualdeAcogida


HerramientasdeCI


Mentoring

-‐Permite una rápida transmisión De valores y cultura de la empresa -‐Permite una rápida integración -‐Aumenta la con8ianza y si se Recibe con generosidad,futuro Altruismo del nuevo empleado.

-‐Requiere tiempo del mentor.Dedicación Que tiene que ser reconocida. -‐Puede no haber un Buen entendimiento.

Herramientasalternativas: Coaching,Manualdeacogida;Manualdefunciones;SeminariosyCursosde

formación


HerramientasdeCI


Coaching

-‐Permite un aprendizaje cara a cara -‐Permite transmitir de una Forma e8icaz conocimientos, Valores y cultura

-‐Tiempo dedicado por Parte del coach

Herramientasalternativas: Mentoring,Manualdeacogida,Manualdefunciones


HerramientasdeCI


Comunicados escritos

-‐Permanecen -‐Reducen los malentendidos -‐Pueden ser periódicos -‐Son el mayor medio de Transmisión formal -‐El transmisor y el receptor no Tienen que coincidir en el Tiempo para comunicar -‐La comunicación escrita tiene mayor credibilidad -‐Ayudan a evitar rumores

-‐Pueden ser excesivos O escasos -‐No transmiten tan Bien como la Comunicación cara a cara -‐Si la comunicación es Excesiva o poco clara Pierde efectividad -‐Supone un esfuerzo Para que sea una Comunicación clara

Herramientasalternativas: Reuniones8ísicasovirtuales,teléfono


HerramientasdeCI


Carta del Presidente

-‐Suimpacto,sinoseabusade ella. -‐Usolimitado

Herramientasalternativas: Reunionesconlosmásaltosdirectivos;todotipodecomunicaciónvertical


HerramientasdeCI


Correo electrónico

-‐Es inmediato -‐Permite ir directamente a la Información deseada a través De los hipervínculos -‐No tiene Coste de envío/distribución -‐Permite segmentaciones Relativamente rápidas

-‐Su abuso provoca que No se lea -‐Información Importante se puede Perder en el 8lujo de datos -‐Es necesario tener las herramientas Electrónicas para Poder acceder a el

Herramientasalternativas: Correointerno,Tablóndeanuncios,Memo,MensajesamóvilesporBlueTooth, smsomultimedia


HerramientasdeCI


Mensajes a Móvil y agendas electrónicas

-‐Son inmediatos -‐Consiguen contactar con el Empleado esté donde esté y a Cualquier hora -‐Se leen

-‐Menos el Blue-‐Tooth, Tienen un coste -‐Si se abusa de estas herramientas,se Puede provocar el Rechazo del empleado

Herramientasalternativas: Correoelectrónico,CorreoInterno,Tablóndeanuncios,Memo


HerramientasdeCI


Tablón de anuncios

-‐Se puede leer en Ratos de espera -‐la información se Pone y se quita rápidamente

-‐Exige detenerse para leer -‐Esta limitado por su ubicación -‐Tiene un espacio limitado -‐A menos que exista cristal protector,el material colocado Puede ser roto,escrito o Eliminado por cualquiera -‐Si nadie actualiza el material Colgado puede quedar obsoleto -‐La información ha de ser Dirigida a todos(a menos que Este dividida en secciones)

Herramientasalternativas: Correoelectrónico,Correointerno,Memo,MensajesaMóvilyAgendas

electrónicas


HerramientasdeCI


Cartasinternas

-‐Dan o8icialidad a la Comunicación a través de Las 8irmas y sellos -‐Puede ser necesario enviar Documentos originales -‐Otorgan importancia al contenido,si no se abusa De ellas -‐Se suelen leer,si no se Abusa de ellas

-‐Ocupan tiempo para la redacción,impresión, envío,y si es necesario Guardarlas para el almacenado -‐Ocupan espacio si se almacenan -‐Puede ser di8icultoso Encontrarlas si no están Bien almacenadas

Herramientasalternativas: Correoselectrónicos,mensajesaagendaselectrónicasoporBlue-‐Toothosms.


HerramientasdeCI


Memorando

-‐Permanencia -‐Se puede leer más veces -‐Se puede guardar ordenadamente -‐Se puede distribuir solo a aquellas personas a las que va Dirigida la comunicación -‐La información que se da esta pensada -‐Es información mas o menos limitada

-‐El receptor puede no Leer la información -‐No se comprueba si la Información esta bien comprendida -‐Es unidireccional: de arribaabajo -‐Da un sentido de Obligatoriedad y autoridad

Herramientasalternativas: Correoelectrónico,mensajesaagendaselectrónicasymóviles


HerramientasdeCI


Línea de teléfono

-‐Atención personalizada y humana

-‐Coste de mantenimiento

Herramientasalternativas: Informaciónenlaintranetoenlapáginaelectrónicadelaempresa


HerramientasdeCI


Buzón de sugerencias

-‐Permite retroalimentación de Abajo hacia arriba -‐Además de conocer Percepciones negativas de Algunos empleados permite innovar

-‐El trabajador no se Tiene que sentir Amenazado en su seguridad -‐Se tiene que asegurar El anonimato o su uso fracasará

Herramientas alternativas: Encuestas;correoselectrónicosdesdeunadirecciónounordenadoranónimo, concursosdeideas

HerramientasdeCI


Megafonía

-‐Se puede escuchar mientras se Realizan otras tareas -‐Llega fácilmente a todo el Mundo que se encuentra presente

-‐No se pude utilizar en Horario de apertura al público -‐Es necesario que Llegue el sonido -‐Es necesario estar presente

Herramientasalternativas: Correoselectrónicos,mensajesporBlue-‐Toothosms,memorando;cartainterna


HerramientasdeCI


Encuesta

-‐Permite análisis estadísticos 8iables -‐Las encuestas online permiten Recoger grandes cantidad de datos De forma rápida -‐A los directivos les gustan los Datos objetivos de estas -‐Es una canal de comunicación ascendente

-‐Es necesaria una retroalimentación

adecuada -‐Una frecuencia Excesiva provoca rechazo -‐Aveces los empleados No son sinceros

Herramientasalternativas: BuzóndeSugerencias;Entrevista


HerramientasdeCI


Reunión

-‐Comunicación directa -‐Fuerzas +habilidades de integrantes -‐Transmiten información de Forma e8icaz -‐Permite retroalimentación inmediata -‐Máxima 8lexibilidad en la información

-‐Si la reunión no esta Bien preparada se Puede perder el Tiempo fácilmente

Herramientasalternativas: Memorando,Convenciones


HerramientasdeCI


Estudio de clima laboral

-‐Estudio exhaustivo con datos Cuantitativos y cualitativos

-‐Puede tener rechazo Por el tiempo que requiere -‐Puede causar rechazo si la información obtenida se puede usar para tomar represalias

Herramientasalternativas: Encuestas,Reuniones;Buzóndesugerencias


HerramientasdeCI


Estudio de clima laboral

-‐Estudio exhaustivo con datos Cuantitativos y cualitativos

-‐Puede tener rechazo Por el tiempo que requiere -‐Puede causar rechazo Si seinte rpreta que la Información obtenida Se puede usar para Tomar represalias

Herramientasalternativas: Encuestas,Reuniones;Buzóndesugerencias


HerramientasdeCI


Formación

-‐Los empleados están Actualizados y preparados para cambios -‐Se pueden preparar para tener mas integración en la empresa Y equipos -‐Momento en el que se puede Obtener una retroalimentación

-‐Necesario que sea continua -‐Di8icultades de la

personalización

Herramientasalternativas: Formaciónvirtual,Videos;Convenciones;Reuniones


HerramientasdeCI


Convenciones

-‐Ayudan a la integración de la plantilla -‐Aumentan el sentimiento de pertenencia -‐Permite comunicación directa

-‐Si la plantilla tiene Problemas de Comunicación y no hay plan de CI para ellos, Se pueden aumentar tensiones

Herramientasalternativas: Seminarios,Cursosdeformación,Encuentros,Entrevistas


HerramientasdeCI


Grupos de empresa

-‐Permiten integración de empleados -‐Permiten a los empleados Organizar su tiempo libre de Una forma relacionada con la empresa -‐Si los grupos son solidarios,los Empleados se sentirán bien Consigo mismos y con su empresa

-‐Se pueden formar Por los grupos de presión


HerramientasdeCI


Revistainterna

-‐Puede releerse y comprender mejor -‐Guardar para consultar -‐Fotogra8ías, grá8icos diseño atractivo -‐En intranet: interactiva y Cómo da para navegar -‐Sirve como tarjeta de Presentación a proveedores -‐Reduce rumores de desinformación -‐Vinculo entre empresa y trabajadores -‐Expresión de todos los grupos -‐Información verídica -‐Transmitir imagen corporativa y valores

-‐Informa cada cierto tiempo -‐Limitado en el espacio -‐Si es 8ísica requiere almacenamiento -‐No toda la Información que Quiere dar la Dirección es aplicable -‐No hay control sobre a quien llega -‐Riesgo de no ser leída -‐Impresa:Costo -‐No segmenta -‐Alto costo de mantenimiento

Herramientasalternativas: Intranet;Vídeointerno ComunicaciónOrganizacional-‐Ciclode Fundamentación

HerramientasdeCI


Actividades Sociales para la

familia

-‐Aumenta el compromiso con la organización -‐Agradecimiento muchas veces no consciente -‐Integración familiar en la Cultura de la empresa -‐Fortalecimiento de las Relaciones sociales -‐Un fuerte sentimiento de pertenencia

Herramientasalternativas: Vídeo y revista internos distribuidos a las familias;acceso aparte de la Intranet


HerramientasdeCI


Video interno -‐Habilidades públicos internos para recibir información audiovisual

-‐Costes de Producción -‐Tiempo de Producción

Herramientas alternativas: Revista en papeluon-‐line


HerramientasdeCI


Intranet Corporativa

-‐Flexibilidad -‐Concentrainformación -‐Permitepersonalización -‐Permiteactualización -‐Reducecostededistribución -‐Facilitacolaboraciónadistancia -‐Interactiva

-‐Suele requerir Formación si hay un -‐fallo de seguridad Puede ser desastroso -‐Mantenimiento Constante -‐Actualización diaria -‐Falta de contacto humano -‐Puede abrumar

Herramientas alternativas: Esta herramienta puede ser alternativa para todas las demás


HerramientasdeCI


7.Modelo de un plan de Comunicación interna

Situaciónactual Audiencias Clientesinternos Condicionantes delnegocio

Detecciónde necesidades

Benchmarking

Qué canales de comunicación Formales e informales Existen en la compañía? Cual es el nivel de Efectividad de cada Uno de los canales? E8icaz: % de Cobertura E8iciente: Costo por ontacto

Se realiza una segmentación Audiencia de acuerdo a diferentes variables como:sexo,edd, función,localización geográ8ica, Antigüedad en la empresa,formación, etc. Las audiencias De8inen los canales

Quienes son nuestros clientes internos? Se hace una tipi8icación de Audiencias según el grado De credibilidad y uso de las CI:1.Alta credibilidad–Bajo uso 2.Alta credibilidad–alto uso 3.Baja credibilidad–bajo uso 4.Baja credibilidad-‐alto uso

Se identi8ican Características de: Sector donde opera lacompañía. Compañía: Productos,cultura Formal e informal, trayectoria. Se evaluan competidores principales

Las necesidades se deben evaluar asi: Comunicación ascendente: Mecanismos de participación Comunicación descendente: Estadísticas de uso e Impacto real Comunicación horizontal: Catalogar grupos Existentes y la Comunicación del contenido

Identi8icar mejores Prácticas de colegas Que nos puedan Servir de orientación Para el desarrollo de Nuestro propio modelo.


Modelodeunplandecomunicacióninterna

Fase 1. Análisis

EVP EmployeeValue

preposition

Posicionamiento delaCIenla

empresa

Canalesy herramientas Testconlalínea

Objetivos, seguimiento, medición

Alineaciónconla estrategiacorporativa

Se identi8ica la Propuesta de valor Para los empleados: Ventaja competitiva Como empleador parapersonal Actual y potencial. EVP permite determinar Atributos y Potenciar la cultura yvalores corporativos

Se utiliza el modelo de posicionamient

o, Con sus ventajas e inconvenientes, asi Como riesgos que Puedan presentarse En caso de no Completarse el proceso

Se identi8ican los Canales y herramientas De acuerdo a los Objetivos de CI,cuales Son los canales que más Aportan a su consecución? -‐Cuales son las Herramientas más Efectivas en la Actualidad , porqué y cuales son potenciales? -‐-‐Veri8icación del retorno De inversión y Aprovechamiento de las Nuevas tecnologías -‐Qué contenido en cual herramienta?

Veri8icar si nuestro planteamiento Corresponde a las Expectativas y necesidades Establecer plande trabajo Crear uncomité de Diferentes áreas operativas Reuniones con Responsables para Presentar el plan y Recibir comentarios

Se establece una Medición a través Del Balance Scord Card asignando a Cada objetivo corporativoun Objetivo de CI Establecer Indicado resclaves De desempeño De8inir Responsables de Cada objetivo

Se debe dar un solo Mensaje consistente y veraz Estrategia corporativa =marca= comunicación externa= comunicación interna Agrupar todas las Actividades comunicativas De la empresa en una sola Unidad organizativa


Fase 2. Diseño

Implicación de la alta gerencia

Marketing Interno Revisión y actualización

Se requiere el apoyo y Cooperación de la alta gerencia haga presentaciones Individuales a cada directivo incorpore los comentarios de ellos con nombre propio a lPCI distribuya un documento de8initivo en un formato Creativo haga participe a la alta gerencia de las actualizaciones periodicas

Elabore estrategias y acciones de comunicación interna e8icaces Adecue sus campañas a las Diferentes audiencias Valore los resultados obtenidos y aplique lo aprendido a campañas Futuras Incluya en sus campañas los Atributos de la marca y adopte una línea grá8ica consistente en El tiempo que genere un estilo en las campañas internas

Fije las frecuencias de las revisiones y actualización :anual,semestral,etc. Revíselo de forma periódica Revise que ajustes requiere su plan en términos de cambios del negocio,nuevas tecnologías,cambios de Segmentación en las audiencias, recursos,funciones y Retroalimentación de la línea y resto de clientes internos Incluyeaclientes internos en el Proceso de actualización Comunique todas las actualizaciones a quien sea preciso.



Fase 3. Implementación


8.Principios y modelos de comunicacióninterna

1.Observar el entorno: De8inir objetivos, problemas,necesidades y posibilidades de apoyo

2.Ejecutar y hacer Seguimiento de la CI Teniendo en cuenta la cultura organizacional

3.Gestióndelcambio La CI es una herramienta de La gestión del cambio, puede mover a la gente entérmino sde Objetivos estratégicos, Comunicación interna con externa, ejecución de Programadas de calidad total,clima organizacional, etc.

4.Un buen programa de CI ayuda a mejorar el rendimiento. Facilita la negociación y Comunicación entre las partes.

5.Elprogramade CI facilita las solución de Problemas y es un integrador de las distintas áreas de la organización. Permite diagnosticar y analizar causas de problemas internos que pueden estar afectando el rendimiento Y puede establecer la satisfacción de los clientes internos,a mayor satisfacción,mayor rendimiento.

Principiosymodelosdecomunicacióninterna Principioscomunicativos

La razones fundamentales por la que se lleva a cabo la CI es: -‐ Generar sentido de pertenencia -‐Fidelizara las personas -‐Motivar e implicara a los empleados


Principiosymodelosdecomunicacióninterna Modelodeorganizacióndelacomunicacióninterna Primerodentro,Primeroarriba

Primero adentro,primero arriba Primero dentrode los directivos. Se debe ejercitar la comunicación intra-‐ personal, escuchar sus fortalezas y debilidades Primer arriba. El entrenamiento desde los cargos directivos en forma de cascada permite llegar a toda la organización de forma descendente, con mensajes coherentes y alineados, mejorando la imagen externa de la organización

Dirección Conocer necesidadesde los directivos

Institución Analizarel estado de comunicación de la compañía

Departamento CI

Al serviciode Resto de personal Detectar necesidadesde las personasde la compañía Auditoriay plani8icación


9.El éxito de la comunicación interna

Comunicación exitosa Mala comunicación

Flexible a los cambios que se puedan producir Debe ofrecer información veraz y transparente Atractiva, ayuda a la mejor atención y aceptación. Incluya un factor sorpresa Adecuada a la audiencia Oportuna y rápida,justo en el momento en que se necesita ,para evitar rumores amigable Coherente con la cultura y valores del grupo o receptor Integradora,que la audiencia retroalimente el sistema de comunicación continua y periódica

Estructura de la organización: Cuan más compleja sea la estructura más di8ícil resultará establecer un canal ascendente efectivo y más importante se convierte la CI. Estilo de dirección: Si por ejemplo es un estilo autocrático ,puede propiciar falta de comunicación y de todo tipo de retroalimentación. Los con8lictos entre personas in8luye a una Comunicación lenta La elección de canales equivocados,el canal lo de8ine la audiencia Cantidad inadecuada de información Falta de seguimiento a que el mensaje haya sido Recibido y comprendido Fracaso al crear una cultura de comunicación


El éxito de la comunicación interna