oPC.SMFA.004
PRODUCTORecepciónde Medicamentosde acuerdo a
Orden de Com ra
Almacén de Farmacia
AREA DE APLlCACION
El Proveedor
CLIENTE
Recepciónde Medicamentos
NOMBRE DEL PROCESO
O.P.D. Hos ital Civil de Guadala.ara "Dr. Juan 1.Menchaca"FECHA DE IMPLEMENTACION
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CLAVE VERSiÓN
1. OBJETIVO
1.1. Recibir de forma correcta los medicamentos que entrega el Proveedor, de acuerdo a laOrden de Compra.
2. POLíTICAS
2.1. No se recibirá ningún medicamento que este próximo a caducar (minimo 6 meses).
2.2. Todos los medicamentos se recibirán de acuerdo a lo descrito en la Orden de Compra.
2.3. El Proveedor deberá de apegarse a la bases de licitación vigente.
3. DEFINICIONES:
3.1. Documentación: Es la Orden de Compra y la Factura que entrega el Proveedor alEncargado de Recepción de medicamentos.
3.2. Orden de Compra: Documento oficial de la Institución en la cual se le solicita al proveedorla compra y entrega de medicamentos.
3.3. Factura: Documento fiscal que contiene la relación de los medicamentos solicitados en laorden de compra.
3.4. Sistema 180FT: Sistema informático utilizado en Farmacia para el control de entradas ysalidas de medicamentos modulo x.farma.
4. RESPONSABILIDADES
4.1. Del Proveedor: Entregar los medicamentos de acuerdo a los requerimientos especificadosen la Orden de Compra en tiempo y forma.
4.2. Del Encargado de Recepción de medicamentos: Verificar que todos los datos de la facturaconcuerden con la orden de Aprovisionamiento, hacer pruebás selectivas, sellar y firmar losdocumentos.
=:5;;7~ ~t:t-?)J,Dr. Miguel Angel Zambrano Mtra. Beatriz GutiérrezSubdirectorMédico Moreno
Gerente de Calídad
Elaboró
~QFB. Maria del Carm Zavala
~deFarmac~
MF.Qd,~lvatvegaJefe de Farmacia Clínica
A robó Revisó Autorizó
Dr. Franc~scoMartinPreciado Figueroa
Director
DOCUMENTO
CONTR
OLADO
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PRODUCTORecepción de Medicamentos de acuerdo a
Orden de Com ra
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Recepción de Medicamentos
CLIENTE
El Proveedor
CLAVE,
PC-SMFA-004
VERSiÓN
o
5. DIAGRAMA DE FLUJOIRecepción de Medicamentos
Proveedor Encargado de Recepción de rnedicarnentos
¿~COincidan onl,a 5,7
63
Punto critico 7.2
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¿Le Orden de
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66
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Rogistro daEntrad", •• doMadlcamanlo
6.9
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doc;:urnon!os
67
MF.Dr. Miguel Angel ZambranoSubdirector Médico
Revisó
/5 e&I:)d.Mtra. Beatriz Gutiérrez
MorenoGerente de Calidad
Autorizó
Dr. Francisco MartínPreciado Figueroa
Director
DOCUMENTO
CONTR
OLADO
o
VERSiÓNCLAVE
PC-SMFA-004
PRODUCTORecepción de Medicamentos de acuerdo a
Orden de Com raEl Proveedor
CLIENTE
Recepción de Medicamentos
NOMBRE DEL PROCESO
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6. DESARROLLO
6.1. Entrega orden, factura y medicamentos6.1.1. El Proveedor entrega la orden de compra junto con la factura con dos copias y
medicamentos.
6.2. Revisa orden de compra y factura.6.2.1. El Encargado de Recepción de medicamentos revisa la orden de compra contra factura para
verificar que ambas coincidan.
6.3. ¿Los documentos coinciden entre si?6.3.1. Si los documentos coinciden pasa al Punto 6.46.3.2. No coinciden los documentos pasa al punto 6.10
6.4. Recibe y revisa los medicamentos.6.4.1. El Encargado de Recepción de medicamentos recibe los medicamentos y revisa
minuciosamente y en forma aleatoria los siguientes puntos:a. La descripción del producto de la orden de compra que coincida con los datos en la
etiqueta del producto.b. Verifica la fecha de caducidad que corresponda a lo estipulado por las bases de
licitación vigentes.c. Verifica el estado fisico del producto y el material de empaque que estén en buen
estado.d. Verifica la temperatura de entrega en caso de que sean medicamentos que se indique
en su caja del fabricante que deban de permanecer en temperatura de refrigeración y/ocongelación. en este caso el proveedor deberá de traer el medicamento en un recipienteacondicionado para ello y debe de tener un termómetro certificado.
6.5. ¿Los Medicamentos coinciden con los documentos?6.5.1. Si los medicamentos coinciden con los documentos pasa al punto 6.66.5.2. No coinciden los medicamentos con los documentos pasa al punto 6.12
6.6. ¿La orden de compra está completa?6.6.1. Si la orden de compra está completa pasa al 6.76.6.2. No ésta completa la orden de compra pasa a16.12
6.7. Se sellan los documentos:6.7.1. El Encargado de Recepción de medicamentos sella la factura y la orden de compra con el
sello recepción.
Elaboró
Ck.1L/ (j;;QF8. Maria dél Carmen Za ala~AeFarmacia
MP'~ÓS Ar~~d" VegaJefe de Farmacia Clínica
Dr. MiguelÁngel ZambranoSubdirectorMédico
Revisó
/ÓCZ%)d/Mtra. Beatriz Gutiérrez
MorenoGerente de Calidad
Autorizó
Dr. Francisco MartínPreciado Figueroa
Director
DOCUMENTO
CONTR
OLADO
oVERSiÓNCLAVE
PC-SMFA-004
PRODUCTORecepción de Medicamentos de acuerdo a
Orden de Com fa
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El Proveedor
Recepción de Medicamentos
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6.8.6.8.1.
Entrega copia de factura y orden de compra al Proveedor.El Encargado de Recepción de medicamentos entrega al Proveedor copia de factura yorden de compra debidamente salladas.
6.9.6.9.1.
Proceso Tramite, Registro de Entradas y almacenamiento de medicamentosSe activa el "Tramite, Registro de Entradas y almacenamiento de medicamentos"(PC-SMF-014).
6.10. Rechaza la entrega6.10.1. El Encargado de Recepción de medicamentos rechaza la entrega de documentos cuando
no coinciden la orden de compra con la factura y los medicamentos.
6.11. Corrige errores de entrega.6.11.1. El Proveedor corrige los errores de entrega señalados por el Encargado de Recepción de
medicamentos.
6.12. Entrega la orden de compra sin sello.6.12.1. El Encargado de Recepción de medicamentos entrega al proveedor orden de compra sin
sello.
Elabor'
QF~a~arm n.J e de Farmacia
MF.Dr. MiguelÁngel ZambranoSubdirectorMédico
Revisó
ar.~~.zMoreno
Gerente de Calidad
Autorizó
~Dr. Francisco MartínPreciado Figueroa
Director
DOCUMENTO
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Orden de Com ra
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7. PUNTOS CRITICOS
7.1. Revisa orden de compra y factura (6.2) Si el Encargado de Recepción de medicamentos norevisa los documentos existe el riesgo de incurrir en errores de recepción y faltasadministrativas.
7.2. Recibe y revisa medicamentos (6.4) Si el Encargado de Recepción de medicamentos no revisalos medicamentos de acuerdo a lo descrito en las bases de licitación vigentes, existe el riesgode recibir medicamentos en mal estado, caducos o próximos a caducar y que no coincida conlo solicitado.Si el Encargado de Recepción de medicamentos no revisa los medicamentos que se reciben,existe el riesgo de no contar con los adecuados en el momento que los requiera el pacienteestando en riesgo la salud del mismo.
8. ANEXOS8.1. Bases de licitación8.2. Sellos
9. REFERENCIAS9.1. COFEPRIS9.2. Bases de licilación
10. HISTORIAL DE CAMBIOS
Versión Fecha del cambio Descripción de cambios
o 15/06/2016 Nueva emisión
Elaboró
'- h/--iTJj ,Ci:'JQFB. Milrfa del ca~~e d Farmacia
MF. sús Antonio Galván VegaJefe de Farmacia Clínica
A robó
Dr. Miguel Angel ZambranoSubdirectorMédico
Revisó
/Scd,d/Mtra. Beatriz Gutiérrez
MorenoGerente de Calidad
Autorizó
~Dr. Francisco MartínPreciado Fígueroa
Director
DOCUMENTO
CONTR
OLADO
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