(PGC-05) Procedimiento Control Documental
Versión: 4
Fecha de Aplicación: 01/08/2017
Historial de Control de Cambios
Edición # Fecha de
Aplicación Descripción del Cambio
1 01/03/2010 Documento Inicial
2 01/11/2013 Se ajustan las políticas específicas, se incluye el Normograma como un
documentos controlado por el SGC y se establece su responsable.
3 20/10/2014 Se aclaran las disposiciones para los documentos obsoletos y se
actualiza la ruta de ingreso a los documentos del SGC en la web.
4 01/08/2017
Se unifica el procedimiento Control Documental y control de
registros.
Se actualiza el procedimiento con base en los lineamientos de la norma
ISO 9001:2015
Firmas
Elaborado Por Revisado Por Aprobado Por
Asistente de Calidad Coordinador Administrativo Director General
PROCESO GESTIÓN DE CALIDAD
PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL
Código: PGC-05
Versión: 4
Fecha: 01/08/2017
Página: 2/13
1. OBJETIVO
Establecer lineamientos respecto a la creación, actualización y control de la documentación interna y externa
que se considere pertinente involucrar dentro del Sistema de Gestión de Calidad.
2. ALCANCE
Aplica a todos los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad ISO 9001 (Manuales,
procedimientos, instructivos y formatos de origen interno y externo que interfieran en el mismo). Inicia con
la necesidad de crear un documento o modificar uno ya existente y finaliza con el seguimiento y aplicabilidad
del mismo.
3. POLÍTICAS
3.1 Políticas Generales
A fin de garantizar la correcta administración y distribución de los documentos que forman parte
del Sistema de Gestión de Calidad, es importante que se cumplan los lineamientos estipulados en el
presente documento y lo establecido en el Procedimiento Control Documental (PGC-05) por las
personas de la organización.
No se pueden utilizar documentos, fuera del control del presente procedimiento, esto incluye
formatos, instructivos, entre otros.
Para el desarrollo de las diferentes actividades incluidas en los documentos, se debe contar con la
versión actualizada del documento, a fin de garantizar la utilización de la documentación vigente.
Cuando se presenten incumplimientos derivados de la aplicación del presente procedimiento y
dependiendo de la magnitud del caso, los líderes de proceso deciden la pertinencia de la generación
de un reporte de Acción Correctiva (FGC-02)
Toda información referente a los clientes y/o servicios suministrados externamente, se considera
de carácter confidencial, por tanto no puede ser divulgada, sino con autorización expresa por parte
de los mismos. (Propiedad, del cliente y/o servicios suministrados externamente).
Todos los “documentos que conservaran la información” deben ser identificados de manera única,
pues de esta manera se evitan ambigüedades, y se controlan de acuerdo al Procedimiento Control
Documental (PGC-05).
3.2 Políticas Específicas
Es deber de todos los Colaboradores que intervienen en el presente documento, dar a conocer al
Asistente de Calidad, los cambios, modificaciones, actividades que estén sujetas a una mejora,
siempre y cuando los cambios sean revisados y aprobados.
Los documentos de carácter confidencial, solamente se suministran bajo la supervisión del
Director General y a manera de consulta. Estos documentos no se pueden reproducir mediante
ninguna forma ni impresa ni magnética, la omisión de ésta política va en desacuerdo con los principios
de ética y confidencialidad.
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PROCEDIMIENTO CONTROL DOCUMENTAL
Código: PGC-05
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Con el propósito de garantizar la legibilidad en los documentos controlados por el Sistema de
Gestión de Calidad, es necesario tener en cuenta las siguientes prácticas como mínimo para el buen
manejo de los mismos:
- Digitar los documentos en letra imprenta, clara.
- Los documentos deben ser escritos en español.
- Emplear en lo posible vocabulario sencillo y adecuado al nivel y jerarquía del documento.
- Organizados de tal manera que facilite su fácil comprensión y lectura, ver Procedimiento
Fundamental (PGC-02)
- Buscar siempre que los documentos no presenten manchas o marcas que interrumpan la
lectura.
- En lo posible no fotocopiar documentos, a excepción de aquellos que se requiera su
distribución, teniendo en cuenta que sea el documento actualizado.
Con el propósito de garantizar la disposición de las versiones actualizadas de los documentos
externos es responsabilidad de los líderes de cada proceso, permanecer constantemente indagando
sobre las ediciones actualizadas de los diferentes documentos. Dado el caso en que las entidades
que suministran documentos externos los actualicen a través de la página web, es responsabilidad
de los líderes de proceso garantizar la respectiva actualización y divulgación de los mismos al equipo
de trabajo.
La información documentada se identificará conforme lo establece el procedimiento
Fundamental.
La información documentada estará almacenada adecuadamente en los diferentes archivadores
del Colegio Internacional Cañaverales en carpetas individuales ya sea por consecutivo numérico, u
orden cronológico o por temas, dependiendo de la aplicabilidad para cada proceso. Los archivadores
de las diferentes áreas deben tener un nombre o numeración respectivos, con el propósito de
acceder con mayor facilidad a la ubicación de la información. Los responsables de conservar la
información documentada deben identificar los archivos conservados en las respectivas carpetas
de los usuarios en medio magnético, con nombres acordes a su contenido, ejemplo: cotizaciones
aprobadas, cotizaciones emitidas, entre otros.
Orden Cronológico
Fecha más reciente
Fecha más antigua
Orden numérico
1
9
Orden
alfabético
A
Z
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La información documentada de recibidos en papel químico y que se disponga conservarlos
por lo menos durante un año, son fotocopiados y luego almacenados adecuadamente en
archivadores, bajo el criterio del líder de proceso.
La información documentada por medios electrónicos, serán almacenados en los equipos de la
empresa, bajo los lineamientos de la ruta de acceso establecida en el Control Documental (FGC-
11)
Con el propósito de garantizar la preservación de la información relevante para Colegio
Internacional Cañaverales a través del tiempo, se recomienda tener en consideración las siguientes
prácticas de buen manejo, buscando garantizar la legibilidad en los “documentos que conservaran
la información” que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad. En la medida de lo posible
No enmendar ni tachar los datos consignados en los “documentos que conservaran la
información”, en el caso en que se presente dicha situación, la persona que diligencia el documento
que conservará la información debe colocar una línea sobre el dato errado e ingresar al lado el
dato correcto; en el caso en que se requiera enmendar datos de información crítica para Colegio
Internacional Cañaverales solamente el líder de proceso puede autorizar la enmendadura,
colocando una firma abreviada al lado de la corrección.
Los datos consignados en los “documentos que conservaran la información” de manera manual
deben ser claros y en lo posible utilizar letra imprenta.
Identificar adecuadamente las carpetas con el fin de facilitar su ubicación.
Todos los “documentos que conservaran la información” deben ser identificados de manera única,
pues de esta manera se evitan ambigüedades.
Cuando los “documentos que conservaran la información” no sea necesario diligenciar algunas
casillas, se debe escribir la palabra NA (no aplica) o una línea horizontal que atraviese la casilla.
La protección de los “documentos que conservaran la información” del Sistema Integrado de
Gestión tanto operativos como administrativos son preservados de plagas, humedad, sol y factores
ambientales, con el propósito de conservarlos de forma legible y prolongar su tiempo de vida útil.
ENMENDADURA
NOMBRE DE LA
CARPETA
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Para garantizar el buen uso y entendimiento de los “documentos que conservaran la información” se
recomienda no consumir alimentos y bebidas en el momento de consultar y/o trabajar con los documentos.
A fin de garantizar la protección y preservación de los “documentos que conservaran la información
conservados físicamente, se ha establecido un control de roedores y plagas, a través de aplicación de
fumigantes y pesticidas, dicha actividad se realiza por medio de las campañas de fumigación que se llevaran
a cabo en la organización.
A fin de garantizar la protección de los “documentos que conservaran la información administrados en
medio magnético, se han dispuesto las siguientes medidas:
- Actualización permanente de un software antivirus que garantice el continuo monitoreo de virus que
puedan arriesgar la protección de la información.
- Los formatos presentan protección contra modificaciones lo cual permite que no se realicen cambios
en la información, adicionalmente, se mantiene un sistema en el cual los usuarios tienen acceso a los
documentos, sin embargo no pueden modificar, eliminar o ingresar información a la carpeta del Sistema
de Gestión de Calidad.
- Conservar los documentos en sus respectivos sitios y carpetas designadas para tal fin.
Medio Magnético
- Los documentos expuestos en la red (página web) se encuentran protegidos para la visualización
solamente de los usuarios asignados los cuales tienen todos los permisos solo de lectura.
- Es responsabilidad del Asistente de TIC´S generar la copia de seguridad a los documentos que hacen
parte del Sistema de Gestión de Calidad con una frecuencia mensual, teniendo en consideración que la
copia emitida se conservara en el servidor de la institución, en el cual se identificara con el nombre
"CALIDAD”. Cabe aclarar que la información se reescribe, por tanto únicamente se conserva la
evidencia del último mes, así mismo se realiza una segunda copia de seguridad en dispositivo nube local
NAS, servidor espejo y disco duro externo con el fin de garantizar la recuperación de la información en
caso de suceder algo al servidor.
El líder de los respectivos procesos dispone del acceso a los “documentos que conservaran la
información del Sistema de Gestión de Calidad. Existen algunos que se encuentran a disposición solo de
personal autorizado, de acuerdo al criterio del Director General, no obstante, a fin de garantizar la
recuperación de los “documentos que conservaran la información del SGC, dado el caso en que dichos
funcionarios se ausenten de la empresa y esto no afecte el mantenimiento del sistema, se dispone de copias
de seguridad, en donde se puede acceder a la información pertinente, adicionalmente, en el Control
Documental se han definido las rutas de acceso a los mismos, de tal manera que se facilite su recuperación.
Respecto a la retención de los “documentos que conservaran la información” son conservados en archivo activo
de acuerdo al criterio legal, contractual o lo que la organización considera pertinente, lo cual se registra en
el Control Documental; posteriormente los “documentos que conservaran la información” son almacenados y
conservados en archivo inactivo durante el tiempo establecido en los formatos anteriores o destruidos
dependiendo de la aplicabilidad del caso.
ENMENDADURA
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La disposición de los “documentos que conservaran la información” se clasificaran dependiendo del área y
consecuentemente si son operativos o administrativos, de acuerdo al criterio legal, contractual o lo que la
organización considere pertinente.
Colegio Internacional Cañaverales cuenta con dos clasificaciones de disposición de los “documentos que
conservaran la información” del Sistema de Gestión de Calidad.
Archivo activo: son conservados los “documentos que conservaran la información” que se encuentran
en uso permanente.
Archivo inactivo: en el cual se conservan los “documentos que conservaran la información” que no se
encuentran en uso pero que es importante disponer de ellos para efectos legales, contractuales o
dispuesto por la organización. El archivo inactivo será almacenado adecuadamente en cajas numeradas
y/o identificadas con el nombre del área a la cual pertenezca el documento.
4. VOCABULARIO
Documento: Información y el medio en el que está contenido.
Información Documentada: Información que se requiere para ser controlada y mantenida por
una organización y el medio en el que está contenida.
Documento Interno: Información y el medio en el que está contenido desarrollados por la
organización entre ellos los manuales, procedimientos, instructivos, etc.
Documento Externo: Información y el medio en el que está contenido y que son de origen externo
a la organización; se incluyen las guías, normas, estatutos, códigos, los cuales pueden ser enviados por
el cliente, proveedor o una entidad externa que interfieren en el Sistema de Gestión de Calidad.
Documentos Controlados: Son los documentos sobre los cuales la empresa posee la obligación de
actualizar la última versión a las personas involucradas como responsables en las diferentes actividades
del procedimiento. Los documentos controlados se referencian en la red del SGC y en el formato
Control Documental. Aquellos que se impriman o dupliquen en cualquier medio se considerarán No
controlados, a excepción de aquellos documentos impresos originales los cuales llevan firma de
aprobación en la portada por parte del líder de proceso y del Director General.
Documentos No Controlados: Son los documentos sobre los cuales la empresa no posee la
obligación de actualizarlos. El Asistente de Calidad, únicamente controla los documentos distribuidos
de manera oficial a través de la red del SGC y el Control Documental; toda fotocopia o documento
reproducido al interior de la organización sin autorización, se considerará documento No controlado,
por tal motivo no es válido para efectos de auditoría, a excepción de aquellos documentos impresos
originales los cuales llevan firma de aprobación en la portada por parte del líder de proceso y del
Director General.
Documento Obsoleto: Son los documentos que cambian de versión, los cuales no son conservados
ni en medio magnético ni físico.
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Documento Controlado Confidencial: Son los documentos, los cuales se consideran como
documento controlado y que además, poseen información de acceso y divulgación restringida, por tanto
la máxima autoridad define su acceso, control y distribución.
Registro: Documento necesario para proporcionar evidencias de la conformidad con los requisitos
“Información documentada para conservar”.
5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Procedimientos
PGC-02 Procedimiento Fundamental
PGC-03 Acción Correctiva y de mejora
PGC-04 Auditoría Interna
Formatos
FGC-11 Control Documental
Otros
Carpeta Obsoletos
6. DESARROLLO
6.1 Control Documental
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No Actividad Registro Responsable
1.
Cualquier colaborador del Colegio que detecte la necesidad de
crear un documento, modificar o anular uno vigente, debe
solicitarlo al Asistente de Calidad
Se puede detectar la necesidad de cambio, modificación o
elaboración de documentos a través de:
Requisitos del Sistema de Gestión de Calidad.
Informes de auditoría.
Registros de No Conformidades.
Observación de los Colaboradores que participan en el
proceso.
Cambios en la normatividad
- Todos los Colaboradores
del Colegio.
- Asistente de
Calidad
2.
El Asistente de Calidad evalúa la necesidad y pertinencia de crear,
modificar o anular el documento, verificando que no afecte los
requisitos del Sistema de Gestión de Calidad, legales, del cliente y
propios de la institución.
- Asistente de
Calidad
3. Si se aprueba, se inicia el proceso de elaboración, edición o
anulación del documento.
- Asistente de
Calidad
Documento nuevo (elaboración)
4.
Al elaborar el documento (borrador) el Asistente de Calidad asigna
un código o identificación para el mismo, de acuerdo con lo
estipulado en el procedimiento fundamental (PGC-02).
La elaboración de los documentos es responsabilidad del Asistente
de Calidad, quien por medio de entrevistas y/o trabajo de campo
con las personas implicadas, recopila la información necesaria para
su elaboración.
- Asistente de
Calidad
5.
Una vez elaborado el borrador del documento, se debe someter a
revisión por parte del líder de proceso y de los colaboradores a
quienes les corresponde; el documento se corrige con las
observaciones realizadas, hasta que sea aprobado.
En el caso de procedimientos la revisión del documento se formaliza
con la firma en la portada por parte del líder de proceso en
representación del equipo de trabajo y la aprobación se formaliza
con la firma por parte del Director General; para el caso de
aprobación de formatos solo se firma por el líder del proceso y/o
responsable del mismo en el documento original físico, en un
extremo del formato. Posteriormente son publicados y distribuidos
para empezar su aplicación a partir de la fecha de vigencia
establecida y controlada en el formato Control Documental (FGC-
11).
Los documentos se elaboran de acuerdo con la forma establecida
por el Asistente de Calidad, sin embargo, el Manual de Calidad y los
documentos de apoyo no obedecen a disposiciones de forma pre-
establecidas. Dado el caso en que algunos formatos no puedan
- Documento
aprobado
- Control
Documental
(FGC-11)
- Correo
electrónico
- Líderes de
Proceso.
- Asistente de
Calidad
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realizarse bajo los lineamientos establecidos en el procedimiento
fundamental, esto será aclarado en el Control Documental (FGC-
11) o en el respectivo procedimiento.
6.
Aprobado el documento, el Asistente de Calidad realiza el siguiente
control:
Ingresar el documento al formato Control Documental (FGC-11)
Ingresar el documento aprobado en la carpeta del Sistema de
Gestión de Calidad en la web (no llevan firma), a fin de garantizar
que los Colaboradores del Colegio tengan acceso a la información
actualizada.
Imprime un original del documento a modo de consulta y como
forma de protección de la información dado el caso que se
presenten fallas en el servidor o en la web, éste documento es el
único que lleva firma de aprobación en forma física puesto que los
documentos en la red no poseen firma en la portada.
La implementación del documento se realiza de acuerdo al caso:
convocando a las personas involucradas, quienes exponen el
procedimiento y realizan simulacro de diligenciamiento de los
formatos asociados al mismo, lo cual se registra en el formato
“Lista de asistencia a capacitación (FTH-33)” o enviándolo por
correo electrónico para su gestión, no obstante, dado el caso que
derivado de la socialización surjan algunas modificaciones en
el(los) documento(s), éstas se realizan y la fecha de aplicación
empieza a regir una vez los cambios se hayan realizado.
- Control
Documental
(FGC-11)
- Lista de
asistencia a
capacitación
(FTH-33)
- Documento
aprobado
- Correo
electrónico
- Asistente de
Calidad
Cambio a documentos (Edición)
7.
Una vez generados los cambios al documento, el líder del proceso
debe realizar la revisión de éstos, así mismo, el documento debe ser
revisado y aprobado por parte de los Colaboradores
correspondientes y en el documento que se exija conforme este
procedimiento debe ser aprobado por el Director General.
- Líder de
Proceso
- Colaboradores
del Proceso
- Director
General
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8.
El Asistente de Calidad actualiza el Control Documental (FGC-11),
retira el documento de la red y el documento original impreso se
destruye, conservando únicamente una copia en medio magnética,
la cual se archiva en la carpeta 5. Documentos Obsoletos
establecida en el proceso de Gestión de Calidad, teniendo en
consideración que se conservan únicamente las dos versiones
anteriores a la última.
Con el nuevo documento actualizado, se realiza los siguientes
controles:
Se envía un correo electrónico donde se informa a los
Colaboradores participantes el cambio que se realizó y se ingresa
en la red, dado el caso que el cambio lo amerite, el líder de
proceso y/o Asistente de Calidad deben darlo a conocer en
reunión, la cual se registra en el formato “Lista de asistencia a
capacitación (FTH-33)”
Se imprime un original, el cual se hace firmar nuevamente para
empezar su aplicación a partir de la fecha establecida.
En la nueva versión, los cambios realizados al documento
(procedimientos y manuales) respecto al anterior deben ser
consignados en la portada del mismo, de igual forma, se debe
actualizar la versión en la portada y en el encabezado del
documento; para los formatos, el cambio se presenta a través de la
actualización de la versión en el encabezado, adicionalmente, se
registra el cambio en la casilla “observaciones” en los formatos de
Control Documental (FGC-11). Para aquellos documentos que
aplique como instructivos y anexos se debe diligenciar el cuadro de
historial de cambios al finalizar del documento.
- Control
Documental
(FGC-11)
- Lista de
asistencia a
capacitación
(FTH-33)
- Carpeta 5.
Documentos
Obsoletos
- Correo
electrónico
- Documento
Aprobado
- Asistente de
Calidad
Anulación de documentos y Control Documental obsoletos
9.
Si se requiere dar de baja o anular un documento, este se retira del
formato Control Documental (FGC-11), e igualmente se retira de
la web y se elimina el documento original impreso y firmado.
El Asistente de Calidad realiza la disposición de los documentos
obsoletos cuando se hace la publicación de nuevas versiones,
informando por medio de correo electrónico a los líderes y
colaboradores de procesos y recogiendo de los puntos de
distribución la versión anterior, se destruyen todas las copias físicas
y el archivo original magnético se archiva en la carpeta 5.
Documentos Obsoletos, establecida en el proceso de Gestión de
Calidad. En esta carpeta, dispuesta en el PC de calidad, se
conservan como mínimo las dos versiones anteriores de
cada documento.
- Correo
Electrónico
- Carpeta
Documentos
Obsoletos
- Control
Documental
(FGC-11)
- Asistente de
Calidad
Distribución y difusión del documento
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10.
El Asistente de Calidad notificara a los líderes y colaboradores de
proceso la emisión, actualización o anulación de documentos por
medio del correo electrónico utilizando la opción de confirmación
de entrega y lectura para evidenciar su distribución. Teniendo claro
que este es uno de los medios de comunicación establecido por la
institución. Estos correos electrónicos se conservan magnética o
físicamente como evidencia de la distribución o difusión.
La versión electrónica de los documentos permanecen en el
servidor y la página web del Colegio, conforme al esquema de
procesos establecidos en el mapa de procesos.
Estos se encuentran protegidos contra modificaciones no
controladas. La ruta de acceso será por la página web
www.canaverales.edu.co en la pestaña destinada para el sistema de
gestión de calidad donde se encuentran los seis procesos
organizados con sus respectivos procedimientos, formatos,
indicadores y caracterizaciones.
Para visualizar los documentos se debe ingresar el usuario y
contraseña que se ha proporcionado a todos los colaboradores de
la institución.
Las copias impresas que no se controlen a través del formato
Control Documental (FGC-11), se consideran documentos no
controlados y por tal motivo el Asistente de Calidad no posee la
obligación de actualizarlas.
A fin de garantizar el acceso y consulta de los documentos
pertenecientes al SGC, el Asistente de Calidad tiene bajo su
custodia un original físico, dado el caso en que se presenten fallas
en el servidor.
- Control
Documental
(FGC-11)
- Asistente de
Calidad
Seguimiento del Procedimiento
11. Se realiza seguimiento al documento, cuando se plantea una mejora
o cambio al mismo, mediante revisiones de la Dirección (PD-01),
auditorías internas (PGC-04) de Calidad, entre otras.
- Director
General
- Líderes de
proceso
- Asistente de
Calidad
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6.1 Control Documental externos
No Actividad Registro Responsable
1. Se presenta el ingreso de Documentos Externos - Documento
físico o
magnético
- Entidad externa
2.
Verificar que la información consignada en el documento sea la
correcta y que esté completa, en caso contrario, contactar a la
persona o entidad que envió el documento y se realiza el ajuste
necesario.
Dado el caso que la información corresponda al marco legal
vigente para el sector educativo, esta información se registra en
el formato Normograma Institucional (IGC-A)
- Normograma
Institucional
(IGC-A)
- Director
General
- Líderes de
proceso
- Secretaria
Académica
3. El documento se remite al Asistente de Calidad, para su registro
en el formato Control Documental (FGC-11). Los documentos
externos no poseen ninguna codificación.
- Control
Documental
(FGC-11)
- Asistente de
Calidad
4.
La distribución del documento es responsabilidad de la
secretaria académica, quien se encargara de entregar a los
procesos o a las personas involucradas las correspondientes
copias.
Su archivo se hace en sitio destinado para cada proceso, en el
caso que la información corresponda al marco legal vigente para
el sector educativo, esta información se registra en el formato
Normograma Institucional (IGC-A) y la secretaria académica
archiva una copia del documento.
- Normograma
Institucional
(IGC-A)
- Secretaria
Académica
Recuperación de Documentos Externos
5.
Con el propósito de evitar la pérdida de los documentos de
origen externo que se conserven físicamente en el Colegio, es
responsabilidad del Líder de Proceso velar por la custodia de
los mismos.
A fin de garantizar la actualización de los documentos de origen
externos, el colegio se encuentra afiliado a:
Legis
Cámara de Comercio
Organización del Bachillerato Internacional
Entre otras
Dichas entidades suministran las actualizaciones pertinentes,
respecto al sector en que se desenvuelve la Institución.
Dado el caso en que entidades regulatorias, no suministren los
documentos de manera física y la actualización haya que
realizarla a través de la página web designada por la institución,
- Documento
externo
- Secretaria
Académica
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Fecha: 01/08/2017
Página: 13/13
No Actividad Registro Responsable
es responsabilidad de la secretaria académica permanecer en
constante actualización y consulta de la normatividad vigente.