Planificacin Estratgica enPlanificacin Estratgica en organizaciones pblicas
1
MEDICION DEL DESEMPEO PARTE DEL PLANEAMIENTO
Misin
Quienes somos,queQuienes somos,que
ObjetivosIndicadores de Desempeo
Quienes somos,que hacemos y para quienes
Quienes somos,que hacemos y para quienes
Donde Como sabemosqueremos ir
Cmo podemos llegar
Como sabemos que llegamos
llegar
2
Estrategias
PLANIFICACION ESTRATEGICAPLANIFICACION ESTRATEGICA
Proceso que se sigue para determinar los q g pobjetivos y las metas de una organizacin y las
estrategias que permitirn alcanzarlas(*)(*)
La Planificacin estratgica fija los lmites dentro de los cuales tiene lugar el control y evaluacin dede los cuales tiene lugar el control y evaluacin de
gestin
3
ESTRATEGIAS
Directrices que ayudan a elegir las acciones adecuadas para q y g palcanzar las metas de la organizacin
Proporcionan una base para la toma de decisiones respecto de los cursos de accin propuestos
Constituyen un medio para establecer el PROPSITO
OBJETIVOSestablecer el PROPSITO
ORGANIZACIONAL en trminos de:
PROGRAMAS DE ACCION
PRIORIDADES EN LA ASIGNACION DE RECURSOS
4
PLANIFICACIN ESTRATGICA EN LAS ORGANIZACIONES PBLICAS
Marco de referencia para la asignacin derecursos del presupuesto a los objetivos yrecursos del presupuesto a los objetivos ymetas prioritarias de las organizacionespblicas
5
Presupuesto orientado a resultados y planeacin estratgica
Es un Presupuesto cuya formulacin est apoyada por una fasede planificacin que permita priorizar objetivos y asignacinde planificacin que permita priorizar objetivos y asignacinde recursos que permitan alcanzar los resultados esperados.
Es un Presupuesto que provea informacin sobre lo que las Es un Presupuesto que provea informacin sobre lo que lasentidades hacen con los recursos y cuales son los logros(productos, resultados intermedios y finales)
Presupuesto con definicin de responsables por la gestin
Es un Presupuesto transparente tanto al interior de la entidads u esupuesto t a spa e te ta to a te o de a e t dadcomo hacia fuera)
6
DEFINICIN DE ESTRATEGIAS EN DIFERENTES NIVELES DE DECISIN GUBERNAMENTAL
Planeacin Nacional de Desarrollo Lineamientos Estratgicos
Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales) Prioridades Sectoriales (Metas Sectoriales)
Planificacin Estratgica Institucional- Ministerial
Planificacin Estratgica Programa (Entidad descentralizada, etc)
Programacin Anual Operativa Programacin Anual Operativa
7
Esquema del Proceso de Planificacin Estratgica
MISION
VISIONA
ANALISIS ANALISIS INTERNOINTERNO:
Fortale
Am
enaza
ANALISISANALISISEXTERNOEXTERNO
CONTEXTO CONTEXTO
OBJETIVOS
ESTRATEGICOS
Estructura Organizacional
ezas y de
s /Oport
FactoresInstitucionales
Marco Legal
ESTRATEGIAS,ESTRATEGIAS,AREAS CLAVES DEAREAS CLAVES DE
DESEMPEODESEMPEOE E E CE E E C
Procesos
Funciones
Recursos
ebilidade
unidades
Econmicos
Tecnolgicos METAS
E,E,E,CE,E,E,C
Humanos, tecnolgicos
ess
Marco Presupuestario PROGRAMAS, PLANES,PROGRAMAS, PLANES,
PROYECTOSPROYECTOS
8INDICADORES
VISION, MISION, OBJETIVOS, INDICADORES
MISION RAZON DE SER DE LA ENTIDAD, FIN, PROPOSITOPROPOSITOS
FUNDAMENTALES
VISIONFUTURO, ESCENARIO DESEADO, COMO QUIERE SER LA ENTIDAD
OBJETIVOS ESTRATEGICOS LOGROS QUE PERMITEN MATERIALIZAR LAS ESTRATEGIAS Y CUMPLIR LA MISION ANALISIS DEL
MEDIO EXTERNO E INTERNO
ESTRATEGIAS PLAN
ES
MEDIOS PARA LOGRAR LA MISION, VISION, OBJETIVOS ESTRATEGICOS
METAS
STRA
TEGIC
O
CONCRECION DE LOS
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
9
PROYECTOS, ACCIONES ESPECIFICAS
INDICADORESMEDIDAS PARA ESTABLECER EL GRADO
DE CUMPLI MIENTO DE LOS OBJETIVOS
10
CICLO DEL CO NTRO L DE G ESTIO N
M ETA S / P R O G R A M A C IO N P LA N IFIC IO N ES T R AT EG IA
R evisin de presupuestos y
programas
A
C
I
O
N
PRESU
C onsideracin denuevos productos y
objetivos estratgicos
M edidas correctivas
E
V
A
L
U
A
UPUESTO
EJEC U C IO N
11
CONCEPTOS
VisinMisin: Productos-UsuariosObjetivos EstratgicosM tMetasIndicadores
12
VISION
Valores y principios de la organizacin queorienta y dar el marco para el accionar de su
propsito, imagen objetivo.
SER LA INSTITUCION DE SEGURIDAD SOCIAL DEL ESTADO, AGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA EN LAAGIL, EFICIENTE Y PROACTIVA,FOCALIZADA EN LA
ATENCION DE SUS USUARIOS Y CON UNA PRESENCIA DESTACADA EN LA COMUNIDAD
13
MISION
Declaracin fundamental que le da el carcter constitutivo a la organizacin y a su accin establece su mandatoorganizacin y a su accin, establece su mandato
Fija los propsitos, fines y lmites de la organizacin
Seala la direccin de las acciones a seguir
14
PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION:
PARA QU EXISTE LA INSTITUCION/PROGRAMA?
CULES SON LOS PRINCIPALES PRODUCTOS QUE GENERA?
CULES SON LOS USUARIOS EXTERNOS E INTERNOS?
PUEDEN OTROS OFRECER LOS MISMOS PRODUCTOS/SERVICIOS? SIES ASI.
CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA? CUAL ES LA ESPECIFICIDAD DE LA INSTITUCION/ PROGRAMA?
15
PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA LA DEFINICION DE LA MISION:
CUAL ES LA POBLACION OBJETIVO Y LA COBERTURA ACTUAL?
CUL ES LA PERCEPCION DEL EQUIPO DIRECTIVO Y CUAL DE LOS FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?FUNCIONARIOS RESPECTO DE LA INSTITUCION/PROGRAMA?
16
UTILIDAD DE UNA BUENA DECLARACIN DE MISIN
Establecen el marco que justifica la intervencin pblica en elmbito de responsabilidad
Capacidad de mantener el foco directivo en lo importante
Lograr encauzar los apoyos polticos y capacidades Lograr encauzar los apoyos polticos y capacidadesadministrativas de la institucin
Mostrar a los grupos de inters la creacin de valor pblicoesperado
17
ANLISIS DE PRODUCTOS Y USUARIOS
Para lograr una formulacin consistente de la misinQUE-PARA QUIEN, deben definirse cuales son los:QUE PARA QUIEN, deben definirse cuales son los:
PRODUCTOS ESTRATEGICOS
USUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOSUSUARIOS/ CLIENTES/BENEFICIARIOS
18
ANALISIS DE PRODUCTOS ESTRATGICOS
Principal bien o servicio que la institucin proporcionadirectamente a un usuario externo
Tangibilidad o intangibilidadg g
Prioridad Estratgica: relacionado con el mandato legal, las prioridades degobierno, las prioridades institucionales.
Demanda de los usuarios: continua sistemtica permanente cautivaDemanda de los usuarios: continua, sistemtica, permanente, cautiva.
Nmero de transacciones
Recursos que se consumen en su generacin (porcentaje del presupuestoq g (p j p pdestinado a la provisin del servicio) o de recursos humanos (porcentaje defuncionarios afectados a la provisin del servicio
19
ANALISIS DE PRODUCTOS ESTRATGICOS
Principal bien o servicio que la institucin proporcionadirectamente a un usuario externoServicios pagados: tarifas por certificados
Servicios no pagados: fiscalizaciones, informacionesp g ,
Financiamiento de los servicios (autofinanciado, presupuestopresupuesto nacional)
20
ANALISIS DE PRODUCTOS INTERMEDIOS
Productos intermedios dirigidos a clientes/usuariosinternos/externos de la institucin:
Relacin con los usuarios externos de la institucin
Importancia en el proceso productivo generalp p p g
Recursos consumidos para la provisin del servicio (financieros,recursos humanos, etc)
Requerimientos de servicios de las otras unidades de laorganizacin: rapidez, oportunidad, precisin
Quin ms provee el servicio/ producto en la institucin Quin ms provee el servicio/ producto en la institucin
21
ANLISIS DE USUARIOS/CLIENTES PRINCIPAL
RECEPTOR DIRECTO DE LOS SERVICIOS/PRODUCTOS
QUIEN TIENE ACCESO A LOS SERVICIOS A TRAVES DE UN TRATODIRECTO CON LOS PROVEEDORES DE ESTOS
A TRAVES DE LA EXPERIENCIA DIRECTA DEL SERVICIO O A TRAVES DE LA EXPERIENCIA DIRECTA DEL SERVICIO OTRANSACCION EL USUARIO EVALUA SU GRADO DESATISFACCION EN LA ENTREGA DEL SERVICIO
22
ANLISIS DE USUARIOS/CLIENTES INTERNO
AREA/FUNCIONARIO QUE DEPENDE DEL TRABAJO REALIZADO POR ELOTRO
SE INSERTA EN UNA IDEA INTEGRADA DE GESTION ORIENTADA ALSERVICIO Y SATISFACCION AL USUARIO
NIVEL DE SATISFACCION DE CLIENTE INTERNO COMO FACTORFACTOR CRITICOCRITICOPARA EL LOGRO DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS DIRIGIDOS HACIAPARA EL LOGRO DE CALIDAD DE LOS SERVICIOS DIRIGIDOS HACIACLIENTES EXTERNOS
23
Definir productos finales e intermedios, clave para la evaluacin
EVALUACIONESTRATEGICA
U1 U4U3U2
USUARIOS EXTERNOS PRO
DPF1 PF2 PF3 PF4
Cuantos Productos a quienes
U1 U4U3U2 DUCTO
S FI
Costo PF/I
Resultado Intermedio
INA
LES
PI 1 1
PI 1 2
PI 2 1
PI 2 2
PI 3 1
PI 3 2
PI 4 1
PI 4 2
PI 4 3
Final- Impacto
OPERATIVA
PRO1.1 1.2 2.1 2.2 3.1 3.2 4.1 4.2 4.3
A1.1.1
A1.2.1
A1.1.2
A2.1.1 2
A3.2A3.1 A4.1.1
A4.A4.1.2
Costo PI/PI/N T b j d
OD
UC
TOS
24
1 12 1,2 1 2
I II I II I II I II
TrabajadoresCostos Insumos
N de trabajadoresI II
INT
ER
M.
PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIARIOS
Nmero Producto Estratgico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios
Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas
Familias que viven en condiciones de allegados o arrendatarios
Di i d
Subsidios Habitacionales
Discapacitados
Adulto mayor
Organizaciones Comunitarias. Corporaciones
1Subsidios Habitacionales Corporaciones.
Fundaciones que representan poblaciones de escasos recursos.
Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios.g
Fundaciones que representen poblaciones de escasos recursos
Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4 l 6 d il) i i d
25
al 6 decil) que no poseen viviendas
Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7 al 8 decil) que no poseen viviendas
PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIARIOS
Familias y/o pobladores de escasos recursos (1er al 3er decil) que no poseen viviendas
Familias que viven en condiciones de
Nmero Producto Estratgico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios
Viviendas
a as que v ve e co d c o es deallegados o arrendatarios
Discapacitados
Ad lt2 Adulto mayor
Familias de ciudades que viven en condiciones de allegados o arrendatarios.
Familias y/o pobladores de sectores pobres y medios (4 al 6 decil) que no poseen viviendas
Familias y/o pobladores de sectores emergentes medios (7 al 8 decil) que no poseen viviendas
26
medios (7 al 8 decil) que no poseen viviendas
PRODUCTOS ESTRATEGICOS/CLIENTES-USUARIOS-BENFICIARIOS
Habitantes de Condominios de Vivienda Sociales que postulan a programas de
Nmero Producto Estratgico Clientes/ Usuarios /Beneficiarios
Obras Urbanas y Programas Concursables
q p p gcondominios
Organizaciones Comunitarias. Corporaciones. Fundaciones que representan
3Obras Urbanas y Programas Concursables Fundaciones que representan
poblaciones de escasos recursos.
Usuarios de calles urbanas de la regin
Intendencias, Gobiernos Regionales, Gobiernos Provinciales y Municipalidades
27
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Son logros que la organizacin persigue en un plazo determinado. Estos deben ser coherentes con la misin y orientaciones de las polticas
ministeriales
La definicin de los objetivos permitir seleccionar las actividades
ministeriales
La definicin de los objetivos permitir seleccionar las actividadesprioritarias para el mejoramiento de la organizacin y aprovechar
las ventajas.
Los objetivos estratgicos surgen como respuesta a unapregunta esencial:
Qu debemos lograr en el corto, mediano y largo plazo, para tener
28
un accionar coherente con la misin?
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Su definicin debe permitir identificar acciones en mbitos de:
programacinprocesos coberturacalidad
oportunidad del servicio, etc
Mejorar, ampliar, redisear, optimizar, alcanzar,
29
j , p , , p , ,generar, adecuar
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Optimizar la calidad de las obras definiendo, analizando ymejorando los procesos constructivos
Mejorar la atencin al s ario red ciendo los tiempos deMejorar la atencin al usuario, reduciendo los tiempos deespera en la tramitacin y otorgamiento de los beneficios.
Promover el desarrollo personal y profesional de losfuncionarios, su motivacin y adhesin hacia el serviciosu c o a os, su ot ac y ad es ac a e se c os
30
OBJETIVOS ESTRATEGICOS
Se fortalecer la accin normativa, de control, prevencin y promocin desalud
Se focalizar la asistencia mdica gratuita hacia los sectores de poblacinindigentes y de escasos recursosindigentes y de escasos recursos
Se promover la reforma gradual de gestin de las prestacionesde los Hospitales Pblicos fundado a travs de la descentralizacinde los Hospitales Pblicos, fundado a travs de la descentralizacinoperativa
31
OBJETIVOS ESTRATGICOS
Mejorar el servicio de asistencia tcnica, disminuyendo el tiempo de entrega del servicio, a travs de la informatizacin del registro de
li it d d i t isolicitudes de asistencia
Ampliar instrumentos de Asistencia Tcnica y uso efectivo de stos
32
METASMETAS
CONSTITUYEN LA EXPRESION CONCRETA, CUANTIFICABLE, DELOS LOGROS QUE SE PLANEAN ALCANZAR EN EL AO (U OTROPERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO YPERIODO DE TIEMPO) CON RELACION AL OBJETIVO YPRODUCTO IDENTIFICADO
CONTIENEN DECLARACION EXPLICITA DE NIVELES DEACTIVIDADES QUE SE QUIERE ALCANZAR, TIENEN UNHORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO
TIENEN UN HORIZONTE LIMITADO DE TIEMPO
33
REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS
DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDAN DEBEN TENER UN COMPONENTE DE REALISMO: QUE PUEDANSER ALCANZADAS CON LOS RECURSOS HUMANOS Y FINANCIEROS.
34
REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS
IMPLICA LA GENERACION DE COMPROMISOS INTERNOS, POR LOQUE SU CUMPLIMIENTO NO DEBE DEPENDER DE OTRASENTIDADES O FACTORES EXOGENOSENTIDADES O FACTORES EXOGENOS
35
REQUISITOS PARA LA CONSTRUCCION DE METAS
ABARCAR EL CONJUNTO DE DIMENSIONES DE LAGESTION: EFICIENCIA, EFICACIA, CALIDAD, ECONOMIA
36
EJEMPLOS DE METAS AMBIGUAS Y ADECUADAS
Metas ambiguas Mejoremos el sistema de tramitacin de Quejas Compraremos la mayor cantidad de libros posibles para las escuelas Llegaremos a tener el mejor servicio de buses de la regin Lograremos que nuestros usuarios estn completamente satisfechos con
nuestros servicios
Metas adecuadas Metas adecuadas Aumentar a un 10% la cobertura de beneficiarios del Programa Salud para todos Mejorar el tiempo promedio de atencin a los usuarios, reduciendo a 30 minutos
el trmite de iniciacin de actividades comerciales Aumentaremos el nmero de visitas a las bibliotecas locales en un 20% antes delAumentaremos el nmero de visitas a las bibliotecas locales en un 20% antes del
31 de Diciembre de 2007
37
INDICADORES
INSTRUMENTOS DE MEDICION DE LAS VARIABLESASOCIADAS A LAS METAS
MEDIDAS QUE DESCRIBEN COMO UNAINSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS YINSTITUCION ESTA ALCANZANDO SUS OBJETIVOS YMETAS
38