Download - Pr-20-03 Administracion de Servicios Farmaceuticos v8

Nombre del Documento: ADMINISTRACIÓN DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS

Responsable: SUBGERENTE COMERCIAL Y TÉCNICO

Codigo: PR-20-03 Versión: 8 Fecha: 30/03/2012 Página: 1 de 24

CUADRO DE APROBACIÓN

Elaboró Revisó Aprobó

Diana M. López Vásquez Acta 046 Acta 046 Directora de Calidad Comité de Gerencia Comité de Gerencia

REGISTRO DE MODIFICACIONES

Versión N° Descripción

6

Modificación de numeral 3, 4.2, 4.3, 4.5, 4.6.1, 4.7, 4.9 por actualización general ante cambio de actividades y registros por actualización de software, 4.1 por eliminación de formato de visitas de Director Técnico a servicios farmacéuticos, 4.2 y 4.3 por eliminación de actividades que se incluyeron en PR-30-04 “Transporte”; 4.4.1, 4.4.2 y 4.4.4 por inclusión de uso de sello como evidencia de entrega de productos y eliminación de actividad de auditoria al final del día de los RIPS generados por incluir controles desde la digitación; 4.4.5 por modificación de responsables de algunas actividades asociadas a los contratos; Eliminación de anterior numeral 4.7 Elaboración de informes de diario mensual; actualización de nuevos numerales 4.7, 4.8 y 4.9 por actualización de varias actividades realizadas.

7.

Modificación de numerales 4.4.1, 4.4.2 y 4.4.4 incluyendo que al digitar los RIPS se verifique el profesional y el centro de costos seleccionado. Modificación de numeral 4.4.4 por ajusten en las actividades sobre informes de medicamentos de control. Eliminación de numeral 4.5 Inventario de farmacia que pasa a procedimiento PR-20-05 “Inventario físico”. Modificación de numeral 4.5.1 (anterior numeral 4.6.1) por inclusión de actividad 11.

8

Adición de numeral 3.5 con definición de glosa. Modificación y adición de condiciones generales del numeral 4.1. En numeral 4.2 se aclara actividades 1 y 6 y párrafos sobre requisiciones generales de servicios farmacéuticos, así como pedidos de laboratorio clínico, odontología, P y P, e imagenología. Se cambia el responsable de las actividades que tenía asignadas el Jefe de Farmacias en numerales 4.2 párrafos y actividad 1, 4.4.1 actividad 10, 4.4.2 actividad 9, 4.4.5 y 4.7. En numeral 4.4.2 se corrige destinatarios de notas de venta en original y copia. En numeral 4.4.3 actividad 7 y 10 se especifica mecanismos y montos de envío de dinero a oficina principal. El numeral 4.4.4 responsabiliza a Administrador de Farmacia de seguimiento a novedades y la renovación oportuna de la resolución que autoriza el manejo de medicamentos de control especial y monopolio del estado, se aclaran actividades 14, 15, 16, 17, 18 y 19, se eliminan actividades sobre informes de medicamentos de control especial y monopolio del estado para anexarlas al PR-20-07. Se ajustan varias condiciones sobre facturación en el numeral 4.4.5. Se crea numeral 4.4.6 trámite de glosas. Se modifica actividad 2 del numeral 4.5.1 y se crea nueva actividad 11.




TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVO ...................................................................................................................... 3

2. ALCANCE ....................................................................................................................... 3

3. DEFINICIONES ............................................................................................................... 3

3.1 DISPENSACIÓN ............................................................................................................ 3

3.2 SERVICIO FARMACÉUTICO. ............................................................................................ 3

3.3 STOCK ......................................................................................................................... 3

3.4 TRANSFERENCIA (TI) .................................................................................................... 3

3.5 GLOSA: ....................................................................................................................... 3

4. DESCRIPCIÓN ................................................................................................................ 4

4.1 CONDICIONES GENERALES ............................................................................................ 4

4.2 SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y OTROS PRODUCTOS MÉDICOS. ........................................................................................................ 4

4.3 RECEPCIÓN DE PRODUCTOS .......................................................................................... 7

4.4 ENTREGA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS ................................................. 8

4.4.1 Dispensación de medicamentos a pacientes ambulatorios. .............................................. 8

4.4.2 Entrega (Distribución y dispensación intrahospitalaria) de productos .............................. 10

4.4.3 Ventas de Contado ................................................................................................... 12

4.4.4 Entrega de medicamentos de control especial y monopolio del estado ............................ 13

4.4.5 Condiciones generales sobre facturación. .................................................................... 18

4.4.6 Trámite de glosas. ................................................................................................... 19

4.5 DEVOLUCIÓN DE INSUMOS HOSPITALARIOS DE LAS FARMACIAS A LA OFICINA PRINCIPAL 20

4.5.1 Devolución por traslado a oficina principal, o baja rotación. ........................................... 20

4.6 REEMBOLSO DE CAJA MENOR ....................................................................................... 21

4.7 RECEPCIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN RELACIONADA CON LAS FARMACIAS .................... 22

4.8 APERTURA Y CIERRE DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS .................................................... 23

4.8.1 Apertura de Servicios farmacéuticos ........................................................................... 23

4.8.2 Cierre de Servicios farmacéuticos .............................................................................. 23

5. DOCUMENTOS REFERENCIADOS ..................................................................................... 23

5.1 FORMATOS ................................................................................................................. 23

5.2 OTROS ...................................................................................................................... 24




1. OBJETIVO

Realizar las actividades necesarias para la correcta prestación del servicio farmacéutico en COODESCOR.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a la gestión de todos los servicios farmacéuticos de COODESCOR

3. DEFINICIONES

3.1 DISPENSACIÓN

Acto profesional farmacéutico de proporcionar uno o más medicamentos a uno o más pacientes, generalmente como respuesta a la presentación de una fórmula u orden médica elaborada por un profesional autorizado.

3.2 SERVICIO FARMACÉUTICO.

Es el servicio de atención en salud responsable de las actividades, procedimientos e intervenciones de carácter técnico, científico y administrativo, relacionados con los medicamentos y los dispositivos médicos utilizados en la promoción de la salud y la prevención, diagnóstico, tratamiento y rehabilitación de la enfermedad, con el fin de contribuir en forma armónica e integral al mejoramiento de la calidad de vida individual y colectiva.

3.3 STOCK

Conjunto de mercancías acumuladas en depósito o reserva en un momento dado que son destinados a la venta.

3.4 TRANSFERENCIA (TI)

Documento que se genera en el sistema para soportar el envió de la mercancía de la Oficina principal a los servicios farmacéuticos.

3.5 GLOSA:

Es la objeción a las reclamaciones presentadas por los prestadores de servicios de salud o personas naturales, originadas en las inconsistencias detectadas en la revisión de los formularios, anexos técnicos y sus respectivos soportes. Las reclamaciones pueden glosarse total o parcialmente, dependiendo de la causa que originó la glosa. Totalmente, si involucra toda la cuenta e impide la aceptación de los servicios prestados. Parcialmente, cuando la glosa se realiza sobre unos servicios o procedimientos específicos o parte de ellos.




4. DESCRIPCIÓN

4.1 CONDICIONES GENERALES

La administración de los Servicios Farmacéuticos está a cargo del Administrador de Farmacia, quien es responsable de velar por su buen funcionamiento. Dependiendo del volumen de ventas se cuenta con uno o varios Auxiliares de Farmacia que cumplen las mismas funciones del Administrador de Farmacia descritas en los documentos asociados al proceso de Administración de servicios farmacéuticos. El número de Auxiliares de Farmacia requerido en cada establecimiento farmacéutico es el que determine la alta dirección de Coodescor.

La auditoría y acompañamiento de los Servicios Farmacéuticos está a cargo del Director Técnico, quien vela por el buen desempeño de los funcionarios y desarrollo eficiente de los procesos. El Director Técnico realiza visitas de seguimiento y control a cada servicio farmacéutico como mínimo bimestralmente, conforme al FO-20-39 “Auditoria a procesos del servicio farmacéutico”. El Director Técnico vela por la creación y mantenimiento de los Comités de Farmacia y Terapéutica y deja constancia de su seguimiento a través del formato FO-20-36 “Seguimiento a comités de farmacia y terapéutica”. Cada vez que ingresen nuevos funcionarios del área asistencial a la IPS que terceriza el servicio farmacéutico, y que sean autorizados por la IPS para firmar las formulas médicas, recetario oficial, notas de cargo y formatos de solicitud de pedido, se solicita el diligenciamiento del formato FO-20-47 “Datos básicos de profesionales” al nuevo funcionario y se actualiza posteriormente esta información en el software. Se tiene listado de profesionales autorizados para firmar prescripción médica ambulatoria y profesional autorizado para firmar las notas de cargo del suministro intrahospitalario. Este listado es actualizado cada que ingrese o se retire un profesional. Cada vez que se presenten novedades de personal en los diferentes servicios farmacéuticos, el Administrador de Farmacia vela por la actualización de la carpeta de soporte técnico Legal. Los funcionarios deben informar a oficina principal cuando se detecten inconsistencias entre el sistema y el físico durante la manipulación de productos, como lotes, fabricante, fecha de vencimiento. El Administrador de Farmacia vela por el diligenciamiento del formato FO-20-13 “Datos generales de cliente” cada que cambien funcionarios responsables de hacer pedidos, firmar facturas, etc.

4.2 SELECCIÓN Y ADQUISICIÓN DE MEDICAMENTOS, DISPOSITIVOS MÉDICOS Y OTROS PRODUCTOS MÉDICOS.

La selección y adquisición de medicamentos, dispositivos médicos y otros insumos médicos se realiza a través de la oficina principal de Coodescor de acuerdo al procedimiento PR-20-01 “Compras Comerciales”. La selección y adquisición en los Servicios Farmacéuticos se realizan bajo el siguiente procedimiento: Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA




Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 1. Elabora Programación mensual

de pedidos y presenta propuesta a Auxiliar de Ventas, Jefe de Bodega, Auxiliar de Compras para la confirmación

Director Técnico Programación de farmacias

Mensualmente

2. Revisa y aprueba la programación del mes

Subgerente Comercial y Técnico

Programación de farmacias

Mensualmente

3. Actualiza Aplicativo en Excel “Puntos de reorden” por cada servicio farmacéutico

Auxiliar de Ventas

Aplicativo en Excel “Puntos de reorden”

Mensual (De acuerdo a la programación del mes)

4. Envía el resultado del punto de reorden al Administrador de Farmacia

Auxiliar de Ventas

Correo electrónico


5. Revisa el punto de reorden y si considera algunas modificaciones las debe indicar por escrito con su respectiva justificación para que sean incluidas en el pedido

Administrador de Farmacia

Correo electrónico


6. Elabora Transferencia(TI) por tipo de inventario y en orden alfabético, para cada servicio farmacéutico teniendo en cuenta las fechas de vencimiento más próximas. En caso de presentarse pendientes digita en el sistema la demanda no satisfecha y notifica su número al servicio farmacéutico.

Auxiliar de Ventas

Software Transferencia (TI)

Según programación del mes

7. Genera impresión de la Transferencia(TI) seleccionando la impresora de Bodega y verifica su recepción

Auxiliar de Ventas

Según programación del mes

8. Recibe la Transferencia(TI) y asigna al responsable del despacho

Jefe de Bodega FO-20-22 “Control de despachos en Bodega”

Cada vez que hay transferencia

9. Separa los productos de acuerdo a la transferencia teniendo en cuenta los lotes y las fechas de vencimiento.

Auxiliar de Bodega I/ Jefe de Bodega

Transferencia (TI) FO-20-22 “Control de despachos en Bodega”

Cada vez que hay pedido




Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 10. Revisa el despacho, empaca

los productos, rotula las cajas con rotulo de clientes/farmacias y rotulo según el tipo de sustancia química (si aplica) y coloca las cajas en la zona de despacho

Auxiliar de Bodega II/ Jefe de Bodega

Transferencia (TI) FO-20-22 “Control de despachos en Bodega”


11. Entrega Transferencia(TI) a Auxiliar de Ventas indicando el número de cajas y las correcciones requeridas en la Transferencia(TI) verificando con los demás funcionarios de Bodega

Auxiliar de Bodega/ Jefe de Bodega

FO-20-22 “Control de despachos en Bodega”


12. Realiza las correcciones a las Transferencias(TI) que se requieran y se informa al Administrador de Farmacia el número de las transferencias elaboradas

Auxiliar de Ventas Correo

electrónico Guía de Transporte


13. Coordina envío de la mercancía de acuerdo al PR-30-04 “Transporte”

Jefe Administrativo


Los Auxiliares de Bodega emplean separadores en acrílico para indicar el nombre del servicio farmacéutico y detalles del embalaje de la mercancía separada y empacada. Además empacan las cajas empleando cintas de colores distintos para diferenciar los pedidos de cada servicio farmacéutico. Cada vez que se genere Transferencia(TI) y se presenten faltantesel Administrador de Farmacia genera requisición de los productos requeridos con carácter urgente con el fin de gestionar su adquisición y enviarlos oportunamente, esta requisición se elabora el mismos día de recibida la información del pendiente o más tardar el día siguiente a fin de gestionarlo y enviarlo con el pedido del mes cuando corresponda a pedido periódico, e informa al Subgerente Comercial y Técnico en caso de presentarse atraso en el envió de estos productos (más de 48 horas después de enviada la requisición en el caso de solicitudes diferentes a pedido mensual). Los demás productos pueden ser conseguidos posteriormente y enviados al servicio farmacéutico. Las requisiciones generadas solicitando productos agotados por incremento en la demanda o productos de baja rotación, deben ser realizadas en las horas de la tarde después de haber organizado el listado de todos los medicamentos a solicitar, adicionalmente la requisición debe ser generada en orden alfabético, notificando a la Auxiliar de Ventas el número de la misma. El Auxiliar de Ventas revisa al inicio del día las requisiciones por cada centro de operación e imprime las requisiciones que no han sido tramitadas para su posterior gestión.

EL Auxiliar de Ventas diariamente informa al Subgerente Comercial y Técnico el listado de productos que al momento de elaborar las transferencias detecta con existencia muy baja, así




como los faltantes según listado de demanda insatisfecha. Este reporte lo hace mediante el formato FO-20-18 “Faltantes y productos próximos a agotarse”, exceptuando los productos incluidos en listado de demanda insatisfecha, pues se entrega solo el listado.

El Auxiliar de Ventas verifica que las requisiciones generadas posteriores al pedido mensual, efectivamente correspondan a productos pendientes del pedido mensual, en caso de no ser así, el Auxiliar de Ventas verifica con el funcionario de la farmacia y solicita las justificaciones en caso tal de que en la requisición no se indique nada.

Los Administradores de Farmacia de servicios farmacéuticos intrahospitalarios deben visitar los primeros 10 días de cada mes los servicios de la ESE como laboratorio clínico, odontología, P y P, e imagenología para verificar los consumos promedios, con el fin de realizar el listado de requerimiento para el mes siguiente bajo autorización de la persona encargada en la ESE. Administrador de Farmacia elabora requisición y la envía al Auxiliar de Ventas de la oficina principal dentro de los dos o tres siguientes días hábiles, con el fin de incluirlos en la programación de las ordenes de compras, ya que la mayoría de estos insumos son de baja rotación y es posible que el punto de reorden no lo incluya como requerimiento.

En caso de haber modificaciones en el consumo promedio predefinido por la ESE, en cuanto a cantidades o productos, los funcionarios de los servicios de la ESE de laboratorio clínico, odontología e imágenes de diagnóstico deben realizar oficio notificando al Administrador de Farmacia el cambio, además debe tener el visto bueno del Gerente.

El orden de llegada de las requisiciones se tiene en cuenta para realizar las trasferencias de estos insumos que se van generando, se envía al servicio farmacéutico para que sean entregados a los funcionarios de la entidad a más tardar al inicio del mes.

4.3 RECEPCIÓN DE PRODUCTOS

Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 1. Verifica si existen productos que

requieran refrigeración para almacenarlos inmediatamente

Administrador de Farmacia Guía de

transporte

Cada vez que reciba productos

2. Verificar que los productos estén en buen estado y que no tengan fechas de vencimiento próximas



3. Comparar las cantidades descritas en la Transferencia(TI) con las recibidas, así como el lote y fecha de vencimiento, firmando el TI para dejar constancia de la verificación

Administrador de Farmacia Transferencia

(TI)


4. Almacena los productos de acuerdo al MA-20-01 “Manual de almacenamiento”



5. Cuando reciba medicamentos de Control especial, registra la entrada en el libro de medicamentos de control especial






4.4 ENTREGA DE MEDICAMENTOS Y DISPOSITIVOS MÉDICOS

El servicio farmacéutico puede realizar cada una de las actividades de entrega de medicamentos y dispositivos médicos definidas en el numeral 4.4.1, 4.4.2 y 4.4.4, si hacen parte del objeto del contrato de asociación de riesgo no compartido. Para el suministro de servicios farmacéuticos ambulatorios aplican los numerales 4.1.1 y 4.1.4 de este procedimiento, en servicios farmacéuticos hospitalarios y de urgencias aplican los numerales 4.1.2 y 4.1.4. El numeral 4.1.3 aplica para todos los servicios farmacéuticos independientemente del objeto del contrato.

4.4.1 Dispensación de medicamentos a pacientes ambulatorios.

La entrega de medicamentos a los usuarios de las EPS-contributivo y EPS-subsidiado, etc., según los contratos y convenios establecidos por Coodescor, se realiza de la siguiente forma: Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 1. Recibe la fórmula médica y

carné. Recibe autorización de la entidad contratante cuando aplique.


Fórmula médica,

Autorización de la entidad contratante

Cada vez que se reciba una formula médica

2. Realiza la comprobación de derechos del paciente en la base de datos y devuelve el carné. Si el paciente no se encuentra en la base de datos, se solicita autorización a la IPS y se realiza la dispensación teniendo en cuenta generar RIPS por evento.


Software, documentos

Fórmula médica o formato de

autorización de la Entidad


3. Si la prescripción o formula médica no es legible se remite al médico tratante para que realice la aclaración correspondiente, de lo contrario pasa a la actividad 4


Fórmula médica Cada vez que se reciba una formula médica

4. Selecciona los productos teniendo en cuenta fechas de vencimiento, cantidades y anota el lote en la fórmula médica



5. Suministra información al paciente sobre el uso adecuado de los medicamentos


Cada vez que dispensa medicamentos

6. Solicita firma o huella dactilar en la formula médica



7. Hace entrega de los Administrador de Fórmula médica Cada vez que se




Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA medicamentos al usuario y coloca sello de “Entrega Total” a los medicamentos en la fórmula médica. Si se presentaron pendientes coloca sello de “Entregado” en cada producto entregado.

Farmacia reciba una formula médica

8. Digita los RIPS verificando el sistema VS la formula médica en cuanto a usuarios, productos, cantidades y consecutivo del RIPS, así como profesional y centro de costo, anotando su número en la formula médica correspondiente después de concluir la digitación. En caso de presentarse pendientes, digita en el sistema la demanda no satisfecha y diligencia el formato de control de pendientes.


Software Cada vez que dispensa medicamentos

9. Organiza las fórmulas por entidad, consecutivo de Rips y días.

10. Elabora la Factura de Venta a crédito a la entidad contratante correspondiente (2 originales y 2 copias)

Administrador de Farmacia (contratos por evento) Asistente Comercial (Contratos capitados)

Factura

Acorde con lo establecido con cada entidad (Contratos por eventos con entidades asociadas) Mensual (Contratos capitados)

11. Elabora cuenta de cobro si la entidad lo solicita.


Cuenta de cobro

Acorde a la elaboración de la factura

12. Solicita la firma de recibido de la cuenta de cobro y firma de la factura con número de cedula al Gerente de la entidad o a quien este autorice, anotando la fecha de recibido.


Facturas con soportes

Cada vez que se generen facturas

13. Entrega un original a la entidad con los soportes respectivos, envía un original y una copia a


A la entidad cada vez que se generen facturas




Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA COODESCOR y archiva una copia en la farmacia.

A Coodescor Mensual (De acuerdo a la programación del mes)

Cuando se presente un faltante, se le coloca el sello de “PENDIENTE” al producto en la fórmula médica que conserva COODESCOR, se le informa al paciente que reclame el faltante dentro de las 72 horas siguientes. Sin embargo, el Administrador de Farmacia solicita teléfono y/o dirección del usuario con el fin de contactarlo en caso de que éste no acuda al servicio farmacéutico a reclamar su producto. Posteriormente, el Administrador de Farmacia gestiona la consecución del producto a través de la oficina Principal, para entregarlo en el menor tiempo posible dentro del plazo establecido. Una vez se entregue al paciente los medicamentos pendientes, se coloca el sello “ENTREGA TOTAL” si se realiza la entrega de la totalidad de los productos pendientes, si aún queda algún pendiente, se coloca sello de entregado sobre el producto en la fórmula médica que fue entregado, se digita en el sistema el producto en un RIPS, anotando el número del RIPS en la formula. En el formato FO-20-11 “Control de Pendientes” se deja constancia de la entrega mediante firma o huella del paciente al entregarle su producto.

Diariamente el Administrador de Farmacia realiza el registro del número de fórmulas y número de medicamentos entregados a las diferentes entidades de acuerdo al formato FO-20-10 “Registro de fórmulas”.

4.4.2 Entrega (Distribución y dispensación intrahospitalaria) de productos

La distribución y dispensación intrahospitalaria tiene por objetivo mantener los stocks definidos por la entidad para los diferentes servicios, y se realiza de acuerdo a las siguientes actividades: Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 1. Recibe el formato de solicitud de

pedido o la nota de cargo debidamente diligenciada y con firma del personal autorizado


FO-20-05 “Solicitud de pedido” o la nota de cargo

Cada vez que haya un pedido

2. Selecciona los productos teniendo en cuenta fechas de vencimiento y cantidades y anota el lote en la solicitud de pedido o la nota de cargo



Cada vez que se reciba una nota de cargo

3. Suministra los medicamentos y dispositivos médicos a la persona autorizada para recibirlos



4. Solicita firma de recibido Administrador de Farmacia



5. Digita el RIPS, verificando el Administrador de Software Diariamente




Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA sistema VS Solicitud de pedido” o la nota de cargo en cuanto a usuarios, productos, cantidades y consecutivo del RIPS, así como profesional y centro de costo, anotando su número en el formato de solicitud de pedido o la nota de cargo después de concluir la digitación. En caso de presentarse pendientes escribe las letras “NE” al lado del producto indicando que no fue entregado, digita en el sistema la demanda no satisfecha y diligencia el formato de control de pendientes.

Farmacia

6. Organizando los pedidos y notas de cargo por entidad, consecutivo del RIPS y días



Diariamente

7. Elabora la Factura de Venta a crédito a la entidad correspondiente (2 originales y 2 copias)


Factura

De acuerdo con lo establecido con la entidad

8. Elabora cuenta de cobro si la entidad lo solicita


Cuenta de cobro De acuerdo con lo establecido con la entidad

9. Solicita al Gerente de la entidad o a quien este autorice, la firma de recibido de la cuenta de cobro y firma de la factura con numero de cedula, anotando la fecha de recibido.


Facturas Cuenta de cobro

Cada vez que se elaboran facturas

10. Entrega un original a la entidad con los soportes respectivos, envía un original y una copia a la Oficina Principal y archiva una copia en el servicio farmacéutico


Facturas

A la entidad cada vez que se elaboran facturas A Coodescor de acuerdo a la programación del mes

En el formato FO-20-11 “Control de Pendientes” se registran los productos no entregados y no será necesario diligenciar los campos posteriores del formato asociados a la entrega ya que no se realiza entrega posterior del pendiente. Para la realización de devoluciones de la IPS al servicio farmacéutico administrado por Coodescor se emplea el formato FO-20-37 “Devolución de insumos hospitalarios de IPS a servicio farmacéutico” con el fin de controlar los insumos devueltos. Al recibir la devolución El Administrador de Farmacia elabora nota de venta para ingresar nuevamente los insumos al




inventario de Coodescor, previa revisión de los lotes para verificar que el lote fue entregado por Coodescor, y constatando que el producto cuenta aún con vida útil de acuerdo a su fecha de vencimiento y que se encuentra en buenas condiciones en cuanto a su características físicas. La nota de venta es entregada al Gerente de la entidad para su firma, entregando original a la entidad, se envía un original y copia a la oficina principal y se conserva una copia en el servicio farmacéutico. Se anexa a cada nota de venta original el formato FO-20-37 “Devolución de insumos hospitalarios de IPS a servicio farmacéutico” como soporte.

4.4.3 Ventas de Contado

Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 1. Verifica la existencia de los

productos solicitados por el cliente, elaborando cotización si el cliente lo solicita


Cotización Cada vez que haya pedido

2. Separa los productos solicitados teniendo en cuenta fechas de vencimiento y cantidades y anota el lote en un documento provisional hasta generar la factura


Factura

Cada vez que haya pedido

3. Elabora factura en los casos que el cliente la solicite.


Factura


4. Recibe el pago Administrador de Farmacia


5. Hace entrega de los medicamentos y dispositivos médicos



6. Genera una factura de venta de contado de acuerdo a las ventas del día.


Factura de venta

Diariamente

7. Consigna el dinero a la cuenta de Coodescor semanalmente si maneja montos superiores a $50.000, quincenalmente si aneja montos entre $10.000 y 50.000, o lo organiza para enviarlo a la oficina Principal si es un monto inferior a $10.000


Consignación

De acuerdo a la programación del

mes

8. Envía los soportes de la consignación o el dinero a la oficina Principal


FO-20-24 “Envío de

información de Farmacias

De acuerdo a la programación del

mes

9. Entrega directamente al Tesorero el dinero o soportes de consignación.

Asistente Comercial Cada vez que reciba dinero de los servicios farmacéuticos

10. Si recibe dinero en efectivo elabora Transferencia entre caja

Tesorero (dinero en efectivo) o Auxiliar

Transferencia entre caja (TC)

Cada vez que reciba dinero de




Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA (TC) y consigna el dinero. Si recibe consignación digita la consignación en el sistema y la archiva

Contable (consignación)

ó Consignación (CS)

los servicios farmacéuticos

4.4.4 Entrega de medicamentos de control especial y monopolio del estado

Los servicios farmacéuticos que requieran la entrega de medicamentos de control especial y monopolio del estado deben realizar el trámite para obtener la resolución que le autorice para la compra, almacenamiento y distribución de medicamentos de franja violeta de uso ambulatorio e intrahospitalario, igualmente para la dispensación de medicamentos Monopolio del estado. Cualquier cambio de ubicación, razón social, propietario, dirección técnica, cierre temporal o definitivo del servicio farmacéutico, debe ser comunicado al Fondo Rotatorio de Estupefacientes de la Seccional correspondiente, para lo cual el Administrador de Farmacia tan pronto se presenta la novedad hace seguimiento al envío de oficio de la Entidad que tiene su servicio farmacéutico tercerizado con Coodescor. De igual modo estará atento a la renovación oportuna de la resolución que autoriza el manejo de estos productos. Debido a que la compra de medicamentos monopolio del estado debe realizarse directamente por el distribuidor minorista autorizado para su compra, almacenamiento y dispensación; la adquisición de estos productos se realiza mensualmente en el servicio farmacéutico mediante comunicación escrita de la Entidad que tiene su servicio farmacéutico tercerizado con Coodescor, dirigida a la Secretaría de salud Departamental, especificando los productos y cantidades requeridas. Cuando se requiera comprar medicamentos de Control Especial Monopolio del Estado se realizan las siguientes actividades: No. ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS FRECUENCIA 1. Realiza documento de solicitud de

cotización, de acuerdo al consumo promedio en la farmacia, éste debe ser firmado por el Gerente de la IPS.


Solicitud de cotización

A fin del mes anterior a la compra

2.

Envía solicitud de cotización a la oficina Principal


A principio de mes (según programación del mes)

3. Recibe solicitud de cotización en la oficina principal, verifica que lo solicitado se encuentra en la resolución de la ESE/IPS y escribe un cero (0) en los espacios en blanco de la solicitud de cotización (si aplica)

Director Técnico (Auxiliar de Ventas en ausencia del Director Técnico)


Cada vez que se realiza la compra




No. ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS FRECUENCIA 4.

Entrega solicitud de cotización a Jefe Administrativo



5. Entrega solicitud de cotización a Mensajero para tramite en la Secretaría de Salud

Jefe Administrativo

FO-30-33 Planilla de mensajería


6. Entrega solicitud de cotización a la Secretaria de salud y espera la cotización Mensajero


7. Entrega cotización de la Secretaría de Salud a Jefe Administrativo Mensajero

FO-30-33 Planilla de mensajería


8. Entrega al Director Técnico copia de solicitud de cotización firmada por funcionario de la Secretaría de Salud y cotización.

Jefe Administrativo



9.

Verifica cantidades solicitadas y cotizadas y precios cotizados vs lista de precio de la Secretaría de Salud

Director Técnico (Auxiliar de Compras en ausencia del Director Técnico)

Solicitud de cotización Cotización lista de precios Secretaría de Salud


10.

Entrega documentos a Tesorero para la compra de los medicamentos

Director Técnico (Auxiliar de Compras en ausencia del Director Técnico)

Recibo provisional


11.

Entrega dinero a Mensajero para la compra de los medicamentos Tesorero

Recibo provisional


12.

Consigna valor de la compra

Mensajero

Recibo de consignación


13. Reclama la mercancía y compara lo cotizado vs lo recibido, teniendo en cuenta la fecha de vencimiento. Si la fecha de vencimiento es menor a 6 meses debe consultar a la Subgerencia Comercial y Técnica sobre la decisión de aceptación del producto.

Mensajero

Cotización Orden de baja de la Secretaría de Salud


14. Entrega los medicamentos a Jefe de Bodega, solicitud de la ESE, Mensajero

FO-30-33 Planilla de

Cada vez que se realiza la




No. ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS FRECUENCIA cotización y orden de baja. En caso de no estar el Jefe de Bodega puede entregarse a un Auxiliar de Bodega

mensajería compra

15. Recibe medicamentos y verifica cantidad, número de lote y fecha de vencimiento e informa al Auxiliar de Ventas el servicio farmacéutico, nombre del medicamento, concentración, forma farmacéutica, lote fecha de vencimiento y cantidad.

Jefe de Bodega

Solicitud de cotización Cotización Orden de baja de la Secretaria de Salud


16. Entrega documentos (Orden de baja de la Secretaria de Salud, cotización, solicitud de cotización y recibo de consignación) al Director Técnico. En caso de no encontrase, se entrega al Auxiliar de Ventas.

Jefe de Bodega


17.

Revisa documentos y entrega a Tesorería (original) y a Ventas (fotocopia)


Solicitud de cotización Cotización Orden de baja de la secretaria Recibo de consignación


18. Realiza entrada de la mercancía en el sistema al centro de operación que realizó el requerimiento e informa al Administrador de Farmacia y solicita a Tesorero copia de recibo de consignación. Auxiliar de Ventas

Entrada de almacén


19. Envía medicamentos y documentos a los servicios Farmacéuticos Jefe de Bodega

Guía de transporte


20. Recibe medicamentos y fotocopia de documentos (Entrada de almacén, Solicitud de cotización, Cotización, Orden de baja de la secretaria de Salud y recibo de consignación)



21. Realiza muestreo y análisis de defectos técnicos de los medicamentos de acuerdo al IN-20-01 “Instructivo de muestreo”


FO-20-12 “Análisis de Defectos Técnicos - medicamentos”


22. Elabora acta de recepción


FO-20-01 “Acta de

Cada vez que se realiza la




No. ACTIVIDADES RESPONSABLES REGISTROS FRECUENCIA recepción” compra

23. Archiva documentos (Solicitud de cotización, Cotización, Orden de baja de la Secretaría de Salud, Entrada de almacén del sistema y recibo de consignación)



Cada vez que se presenten pacientes con solicitudes de medicamentos de control especial y monopolio del estado se realiza el siguiente procedimiento: Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 1. Recibe del paciente el

recetario oficial y carné verificando que el recetario oficial cumpla con los requisitos que exige la Secretaria de Salud y que se encuentre diligenciado completamente.


Recetario de medicamentos de control especial Nota de cargo (si aplica)

Cada vez recibe un recetario oficial

2. Verifica en la base de datos los derechos del paciente. Si el paciente no se encuentra en la base de datos, se solita autorización a la IPS y se realiza la dispensación teniendo en cuenta generar el RIPS por evento.


Recetario oficial o autorización de la

IPS


3. Selecciona los productos teniendo en cuenta fechas de vencimiento y cantidad y anota el lote en la nota de cargo, o con lápiz en el recetario de medicamentos de control especial


Recetario de medicamentos de control especial Nota de cargo (si

aplica)


4. Diligencia ficha de control farmacoterapéutico


Ficha de control farmacoterapéutico


5. Solicita firma o huella dactilar en el recetario, nombre, apellido y N° de cedula de quien recibe.


Recetario de medicamentos de control especial


6. Hace entrega de los medicamentos al solicitante y coloca sello de






Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA “Entregado” al producto

7. Suministra información al paciente sobre el uso adecuado de los medicamentos



8. Digita el RIPS verificando el sistema VS recetario oficial en cuanto a usuarios, productos, cantidades y consecutivo del RIPS, así como profesional y centro de costo, anotando su número en el recetario oficial después de concluir la digitación. En caso de presentarse pendientes digita en el sistema la demanda no satisfecha y diligencia el formato de control de pendientes.


Software FO-20-11 “Control de

Pendientes”


9. Descarga productos del recetario oficial en el libro de medicamentos de control especial y monopolio del estado

Administrador de Farmacia Libro de

medicamentos de control especial


Cuando se presente un faltante de medicamentos de control, se registra en dos notas o memos la fecha, el nombre del producto, y la cantidad pendiente, se entrega uno de los memos al paciente y se le informa que reclame el faltante dentro de las 72 horas siguientes. Sin embargo, el Administrador de Farmacia solicita teléfono y/o dirección del usuario con el fin de contactarlo en caso de que éste no acuda al servicio farmacéutico a reclamar su producto. Posteriormente, el Administrador de Farmacia gestiona la consecución del producto a través de la oficina Principal, para entregarlo en el menor tiempo posible dentro del plazo establecido, enviando a la oficina principal el recetario oficial original debidamente diligenciado y firmado. Una vez se entregue al paciente los medicamentos pendientes se digita en el sistema el producto en un RIPS, anotando el número del RIPS en el recetario oficial. En caso que el pendiente pase a otro mes, el funcionario debe anexar ese memo en el informe que envía de mx de control del mes en el que se generó el pendiente. En caso que en el mes siguiente a la generación del pendiente se haga entrega del faltante al paciente, el Administrador de Farmacia debe gestionar con el médico el diligenciamiento de un nuevo recetario oficial por las cantidades entregadas. En el formato FO-20-11 “Control de Pendientes” se deja constancia de la entrega mediante firma o huella del paciente al entregarle su producto.




Diariamente el Administrador de Farmacia realiza el registro del número de fórmulas (recetario oficial) y número de medicamentos entregados a las diferentes entidades de acuerdo al formato FO-20-10 “Registro de fórmulas”.

Diariamente se revisa que todos los recetarios guardados tengan su número de RIPS anotado como evidencia de su descarga del sistema.

4.4.5 Condiciones generales sobre facturación.

• Cada vez que se reciba actualización de base de datos, los funcionarios de los Servicios

farmacéuticos revisan la población que suman las bases de datos de pacientes correspondientes a los contratos por capitación, verificando que contengan el mismo número de usuarios especificados en el contrato. En caso de presentarse una diferencia, informan al Subgerente Administrativo y Financiero para que en la oficina principal se realicen los trámites pertinentes conforme el PR-30-03 Gestión Administrativa y Financiera.

• Las facturas de los contratos capitados son realizadas y presentadas el día 25 del mes en curso, en caso de ser un día no laboral, se factura el día hábil anterior a esa fecha. Si llega la fecha de facturación y no se cuenta con el contrato, La subgerencia Administrativa y Financiera informa al Subgerente Comercial y Técnico que no puede realizar la facturación y posteriormente informa una vez se cuente con la información necesaria para la misma.

• El Administrador de Farmacia está atento al monto de los contratos por evento y el monto de

los productos entregados en el periodo contratado. Si faltando por ejecutar como mínimo un 10% del valor total del contrato, presume que se excederá el valor del contrato antes de culminar el periodo contratado, procede a informar al Subgerente Administrativo y Financiero para que en la oficina principal se realicen los trámites pertinentes conforme el PR-30-03 Gestión Administrativa y Financiera.

• En el caso de facturas por contratos con entidades cuya oficina administrativa no se localiza

en el municipio donde se encuentra el servicio farmacéutico, el Administrador de Farmacia envía a la oficina principal 2 facturas originales y 2 copias con los soportes respectivos para ser entregados al Jefe Administrativo. El Jefe Administrativo entrega las facturas al Mensajero para solicitar la firma a la persona autorizada en la entidad respectiva. Una vez firmada, se entrega factura original y copia al Tesorero y copia al Asistente Comercial para el envío al servicio farmacéutico.

• En caso de presentarse anulación de facturas o notas de ventas, estas se imprimen para ser

entregadas a Contabilidad en original y copia.

• En el caso de facturas de contratos por evento ambulatorio, se anexa como soporte a la factura el listado de RIPS y se entrega las fórmulas médicas a la IPS. En facturas de contrato por evento intrahospitalario se anexan la solicitud de pedido o las notas de cargo según aplique.

• Las fórmulas médicas que reposen en el servicio farmacéutico por los contratos capitados, se

conservan por seis meses y las notas de cargo o formulas médicas por contratos por evento se conservan dieciocho meses. Para la eliminación de estos documentos después del plazo establecido, los documentos de apoyo, así como los documentos de tabla de retención




documental, el Administrador de Farmacia diligencia el formato FO-10-20 “Acta de eliminación de documentos” y lo envía al Subgerente Comercial y Técnico quien da visto bueno de eliminación. Se informa a la farmacia la aprobación para proceder a eliminar los documentos. Semestralmente, el Director Técnico verifica si existen documentos por eliminar para proceder al trámite de su destrucción.

• Verificar la facturación capitada y evento, datos generales del cliente, fecha, valor de la

factura, forma de pago, vencimiento y las observaciones.

4.4.6 Trámite de glosas.

Cada vez que se reciba documento de cobro de glosas por parte de una entidad asociada Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 1. Recibe glosa de la ESE o

IPS y anota la fecha de recibido en el documento.

Administrador de Farmacia o Secretaria

Oficio con glosas Cada vez que se recibe una glosa

2. Envía o entrega a la Subgerencia Comercial y Técnica.

Administrador de Farmacia o Secretaria

Oficio con glosas Cada vez que se recibe una glosa

3. Revisa la solicitud y entrega a Subgerente Comercial


Oficio con glosas

Cada vez que se recibe una glosa

4. Solicita la base de datos de la entidad

Asistente Comercial Base de datos


5. Verifica que los pacientes estén incluidos en la base de datos

Asistente Comercial

Archivo de verificación de glosa


6. Verifica el tipo de productos objeto de las glosas, indicando si corresponde a P y P

Asistente Comercial Archivo de

verificación de glosa


7. Presenta a Subgerente Comercial y Técnico la relación de pacientes indicando si están en la base de datos y si los productos corresponden a P y P

Asistente Comercial

Archivo de verificación de glosa


8. Determina el valor objeto de glosa que debió ser facturado por evento y suministra información a Secretaría para dar respuesta de Gerencia a la Entidad, proyectado copia






Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA a Subgerencia Administrativa y Financiera

9. Elabora oficio para la ESE con Copia a la Subgerencia Administrativa y Financiera y organiza paquetes

Secretaría

Oficio


10. Firma oficio

Gerente Oficio


11. Envía paquete al servicio farmacéutico y fotocopia para el recibido de la ESE.

Asistente Comercial


12. Entrega paquete al Gerente de la ESE para que reciba el original y firme fotocopia recibido, y envía a oficina principal el recibido


Oficio


13. Entrega paquete con la copia del recibido de la ESE a la Subgerencia Administrativa y Financiera y toma recibido

Asistente Comercial

Oficio


14 Suministra información a Contador para elaboración de nota de Ajuste

Subgerente Administrativo y Financiero


4.5 DEVOLUCIÓN DE INSUMOS HOSPITALARIOS DE LAS FARMACIAS A LA OFICINA PRINCIPAL

4.5.1 Devolución por traslado a oficina principal, o baja rotación.

En el caso de devoluciones de productos por traslado a la oficina principal o baja rotación, el Administrador de Farmacia envía listado de productos al Jefe de Bodega dentro de los primeros cinco días calendario del mes. El Jefe de Bodega revisa el listado e indica al Administrador de Farmacia los productos que cumplen con los requisitos de devolución y que deben ser enviados lo más pronto posible a oficina principal.

Las devoluciones por solicitud de la oficina principal, o baja rotación (producto sin movimiento en los últimos cuatro meses), se realiza de acuerdo a las siguientes actividades:

Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 1. Identifica los productos sujetos

a devolución Administrador de Farmacia

Cada vez que se presenta una devolución

2. Elabora informe de devolución (original y copia), verificando la información del ítem del sistema


FO-20-03 “Informe de devolución de





Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA comparándolo con el físico en cuanto a descripción, lote, fabricante, etc.

insumos hospitalarios”

3. Envía los productos con el formato de devolución a la Oficina Principal y archiva la copia



4. Informa al Jefe de Bodega sobre el envío de la devolución, indicando si existen productos que requieran refrigeración



5. Recibe la devolución verificando que se cumpla con los criterios de devolución y almacena los que requieran refrigeración

Jefe de Bodega Cada vez que se presenta una devolución

6. Elabora acta de Devolución de Farmacia

Auxiliar de Bodega

FO-20-17 “Acta de Devolución de Farmacia”


7. Revisa acta de Devolución de Farmacia

Jefe de Bodega FO-20-17 “Acta de Devolución de Farmacia”


8. Entrega a Auxiliar de Ventas soportes de la devolución

Jefe de Bodega Archivo de transmisión


9. Informa al Administrador de Farmacia que puede generar la transferencia correspondiente

Auxiliar de Ventas

Correo electrónico, chat interno


10. Realiza la transferencia correspondiente


Transferencia (TI)

En el mismo mes que se presenta una devolución

11. Envía la transferencia realizada a la oficina principal


Transferencia (TI)

Cuando se presente un envío a oficina principal

12. Revisa la transferencia realizada Jefe de Bodega Transferencia (TI)

cada vez que se presenta una devolución

13. Aprueba acta de Devolución de Farmacia


FO-20-17 “Acta de Devolución de Farmacia”


4.6 REEMBOLSO DE CAJA MENOR

Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA 1. Recopila recibos de caja menor y

demás documentos que Administrador de Farmacia

Recibo de caja menor

Diariamente




Nº ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTROS FRECUENCIA soportan los gastos de la farmacia, velando porque estén debidamente diligenciados

2. Elabora Informe de caja menor Administrador de Farmacia

Informe de caja menor

Quincenalmente (De acuerdo a la programación del mes)

3. Envía a la oficina principal Informe de caja menor y los soportes


Informe de caja menor

Quincenalmente (De acuerdo a la programación del mes)

4. Revisa y Causa en el sistema el reembolso de caja menor

Auxiliar contable Cuando se requiera un reembolso

5. Autoriza el reembolso de caja menor

Contador Cuando se requiera un reembolso

6. Realiza reembolso de caja menor acorde con los procedimientos de pago

Tesorero Cuando se requiera un reembolso

7. Envía dinero de reembolso de caja menor al servicio farmacéutico.

Tesorero Comprobante de caja

Cuando se requiera un reembolso

8. Recibe el dinero y confirma al Tesorero la cantidad recibida


Cuando se requiera un reembolso

9. Solicita firma del funcionario cuando visite la oficina principal

Tesorero Comprobante de caja

Cuando se han realizado reembolsos

En caso de presentarse inconsistencia en el informe enviado por los servicios farmacéuticos, el Auxiliar Contable informa al Administrador de Farmacia los errores para ser corregidos dentro de un lapso prudencial, en caso de no poder ser remediado no se hace reembolso por el concepto con error y le informa al Administrador de Farmacia mediante un mensaje interno.

4.7 RECEPCIÓN Y ENVÍO DE INFORMACIÓN RELACIONADA CON LAS FARMACIAS

El cronograma mensual con la programación de farmacias el cual contiene la siguiente información: fechas de envío de informes, fecha de generación de los pedidos y fechas de entrega de información a Contabilidad, es entregado a cada una de las farmacias, Auxiliar de Compras, Auxiliar de Ventas, Jefe de Bodega y a contabilidad antes de iniciar el mes.

El último día hábil del mes, el Administrador de Farmacia realiza el cierre mensual de caja general y genera el FO-30-14 “Informe de cierre mensual de caja general” para su envío, adicionando el listado de facturas crédito y contado del mes.

Los Administradores de farmacia envían la información en las fechas programadas relacionando el contenido en el formato FO-20-24 “Envío de información de Farmacias”. El Asistente Comercial revisa que la información descrita coincida con la recibida, remite a Contabilidad y a las demás dependencias la información que le corresponda. En el caso de las facturas, antes de entregar a Contabilidad, el Asistente Comercial revisa los consecutivos, las firmas requeridas con el respectivo número de cedula y fecha de recepción.




Cada 2 meses la Gerencia de Coodescor envía estados financieros a los Gerentes de los servicios farmacéuticos.

Los Administradores elaboran y envían mensualmente los siguientes informes:

• Informe sobre el desempeño de los procesos del Servicio farmacéutico, consumos y costos, entre otros.

• Informe sobre los movimientos y vencimientos de inventario en el caso de entidades que entregan inventario en consignación al momento de realizar apertura del servicio farmacéutico.

4.8 APERTURA Y CIERRE DE SERVICIOS FARMACÉUTICOS

4.8.1 Apertura de Servicios farmacéuticos

Cada vez que se negocia la tercerización de un servicio farmacéutico, los funcionarios de Coodescor involucrados en la negociación y verificación del local, diligencian el formato FO-30-37 “Condiciones contractuales de farmacia” y lo entregan a la Subgerencia Administrativa y Financiera para continuar con las actividades de elaboración de contratos, convenios y consecución de recursos necesarios a partir del diagnóstico a las instalaciones donde se plantea la apertura del servicio farmacéutico, con el fin de cumplir con los requisitos exigidos por la normatividad vigente.

La siguientes gestiones para la apertura de servicios farmacéuticos se realizaran atendiendo las actividades que se sugieren en el formato FO-30-35 “Lista de chequeo apertura de farmacia”.

Si el servicio farmacéutico no cuenta con el distintivo y resolución de habilitación del servicio farmacéutico vigente al momento de realizar la apertura, posteriormente el Director Técnico lo solicita a la entidad al igual que las actualizaciones cada vez que pierda vigencia el disponible en la farmacia.

En caso de ser entregado algún activo o bien de la IPS a Coodescor durante la apertura o a lo largo de la tercerización, se mantiene registro de esto mediante contrato de comodato. El Administrador de Farmacia vela por la conservación de estos bienes e informa a la Subgerencia Administrativa y Financiera cualquier solicitud propia o de la IPS asociada a retiro o adición bienes, así como anomalías presentadas con los existentes y espera tomar acciones solo hasta recibir una autorización por parte de la Gerencia o Subgerencia Administrativa y Financiera una vez hayan analizado el caso.

4.8.2 Cierre de Servicios farmacéuticos

El cierre de servicios farmacéuticos se realiza atendiendo las actividades que se sugieren en el formato FO-30-36 “Lista de chequeo cierre de farmacia”.

5. DOCUMENTOS REFERENCIADOS

5.1 FORMATOS

• FO-10-20 “Acta de eliminación de documentos” • FO-20-01 “Acta de recepción” • FO-20-03 “Informe de devolución de insumos hospitalarios” • FO-20-05 “Solicitud de pedidos”




• FO-20-10 “Registro de fórmulas” • FO-20-11 “Control de pendientes” • FO-20-12 “Análisis de Defectos Técnicos - medicamentos” • FO-20-17 “Acta de devolución de Farmacia” • FO-20-18 “Faltantes y productos próximos a agotarse” • FO-20-22 “Control de despachos en bodega” • FO-20-24 “Envío de información de Farmacias”. • FO-20-36 “Seguimiento a comités de farmacia y terapéutica” • FO-20-37 “Devolución de insumos hospitalarios de IPS a servicio farmacéutico” • FO-20-39 “Auditoria a procesos del servicio farmacéutico” • FO-20-47 “Datos básicos de profesionales” • FO-30-14 “Informe de cierre mensual de caja general” • FO-30-33 “Planilla de mensajería “ • FO-30-35 “Lista de chequeo apertura de farmacia” • FO-30-36 “Lista de chequeo cierre de farmacia” • FO-30-37 “Condiciones contractuales de farmacia”

5.2 OTROS

• PR-20-01 “Compras Comerciales” • PR-30-03 “Gestión Administrativa y financiera” • PR-30-04 “Transporte” • MA-20-01 “Manual de Almacenamiento” • IN-20-01 “Muestreo e inspección”. • Aplicativo en Excel “Puntos de reorden” • Aplicativo en Excel “Modelo de inventario” • Acta de inventario físico • Contrato de asociación de riesgo no compartido • Informe de caja menor • Contrato de comodato