Download - PRÁCTICAS BUENAS · • Buenas prácticas para una contratación transparente Control preventivo en la gestión contractual distrital. ¿Cuáles han sido las lecciones aprendidas1

M O D E L O D E

GESTIÓN JURÍDICAPÚBLICA

S E C R E T A R Í A J U R Í D I C A D I S T R I T A L

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BUENAS PRÁCTICAS

ENTIDADES Y ORGANISMOS DISTRITALES

RESPALDO JURÍDICO QUE GENERA CONFIANZA

EN LA GESTIÓN JURÍDICADISTRITAL 2

019l

El presente documento compila las buenas prácticas en

contratación pública, recopiladas en el marco de la

implementación del Modelo de Gestión Jurídica Pública -

MGJP.

Las prácticas desarrolladas por las entidades y

organismos distritales están consolidadas a través de una

ficha diseñada con el fin de documentar, dar a conocer y

brindar información suficiente sobre las buenas prácticas

adelantadas en cada uno de los componentes temáticos

del MGJP.

Esperamos que este instrumento de fácil consulta, sea útil

a la gestión jurídica pública, generando nuevas

oportunidades; soluciones eficientes e innovadoras y

prácticas replicables por los demás organismos y

entidades distritales.

2019

BUENAS PRÁCTICAS

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SECRETARÍA JURÍDICA DISTRITAL

Dirección Distrital de Política e Informática Jurídica.

Departamento Administrativodel Servicio Civil - DASC

Formato de buenas prácticas enmateria de supervisión contractual

01

2019

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Desarrollo de capacidades para elfortalecimiento de la gestióncontractual distritalVeeduría Distrital

02

Diagnóstico para fortalecer el controlpreventivo en la gestión contractual delDistritoVeeduría Distrital

03

Publicación total en el SecopSecretaría Distrital de Ambiente

04

Actualización de las bases de datoscontractuales Secretaría Distrital de Ambiente

05

Grupos interdisciplinarios periodoscontractualesSecretaría Distrital de Seguridad,Convivencia y Justicia

06

Constante actualización de los formatosdel Proceso de Gestión ContractualFundación Gilberto AlzateAvendaño

07

Implementación del modelo deaplicación del Decreto 092 a través dela creación de un instructivo yestructuración de los procesosOrquesta Filarmónica de Bogotá

08

Aplicativo de certificaciones contractuales

Orquesta Filarmónica de Bogotá09

Estructuración de bases de datos paratener una memoria histórica de laentidad 2014 - 2019Orquesta Filarmónica de Bogotá

1O

Apoyo interdisciplinar en la gestióncontractualInstituto Distrital de las Artes

11

Estrategia de transparencia y eficienciaen la gestión contractualInstituto de Desarrollo Urbano

12

BUENAS PRÁCTICAS – MODELO DE GESTIÓN JURÍDICA PÚBLICA

Ficha de información de la experiencia No. 1

1. INFORMACIÓN BÁSICA

Entidad u organismo: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL - DASC

Buena Práctica: FORMATO DE BUENAS PRÁCTICAS EN MATERIA DE SUPERVISIÓN CONTRACTUAL

Componente del MGJP al que pertenece:

CONTRATACIÓN PÚBLICA

2. CONTEXTO

¿Por qué se generó la buena práctica?

El DASCD, en la búsqueda de ejercitar un buen control y vigilancia sobre los procesos contractuales, la cual recae en cabeza de los funcionarios, en su gran mayoría pertenecientes al nivel directivo, adjunta un formato con código interno A-CON-FM-034, con la finalidad de recordarles las principales actividades que le corresponden por tener este tipo de designaciones.

¿Qué recursos fueron necesarios para su implementación?

Técnicos: x Financieros: Convenios: Humanos: x Otros:

¿Cuáles?: Básicamente se forjó con el talento humano de la entidad y se normalizó a través de los formatos del Sistema Integrado de Gestión.

¿Qué documentos soportan la buena práctica?

El formato A-CON-FM-034, versión 2.0 de abril de 2019.

3. RELEVANCIA

¿Cómo contribuiría esta buena práctica a la gestión jurídica del Distrito?

Uno de los mayores problemas que presenta el proceso contractual, se ve reflejado en la deficiente supervisión sobre los compromisos contractuales, bien sea por no ser idóneo o por falta de conocimiento, la idea de hacer entrega con la designación para el control y vigilancia de un contrato, genera una pedagogía frecuente en la persona, además de contar con

4. EFECTIVIDAD

¿Qué resultados obtuvieron con la aplicación de la buena práctica?

La pedagogía que se surtió al interior del DASCD, tiene un buen resultado en cuanto a la publicidad de los informes o constancias de ejecución en SECOP, lo cual era una falla frecuente por parte de los supervisores quienes realizaban la actividad pero de forma extemporánea.

¿Cuáles han sido las lecciones aprendidas1 de la buena práctica?

Incorporar buenas prácticas en los procesos y procedimientos internos de las entidades, minimiza las posibilidades de riegos, pero ello depende de la constante utilidad que se le dé, es necesario aclarar que no es tan productivo crear múltiples procedimientos con estas características, basta con hacer unos pocos pero efectivos.

5. INNOVACIÓN

¿Qué aspectos hacen de ésta una práctica innovadora2 o una forma óptima de ejecutar el proceso correspondiente?

Metodológicos: x Técnicos: Tecnológicos: Otros:

La efectividad ha sido con antelación, ha sido producto de la constante pedagogía aplicada a los directos responsables.

1 Lecciones aprendidas se refiere al conocimiento adquirido sobre un proceso, a través de la reflexión y el análisis crítico sobre sus resultados y los factores críticos o condiciones que pueden haber incidido en su éxito o lo obstaculizaron. 2 Innovadora hace referencia no sólo a la realización de una nueva acción sino a que ésta se realice de un modo diferente y creativo respecto a las prácticas tradicionales y la forma de reorganizarlas.

el instrumento de consulta ante las dudas que sobre la ejecución se presente.




Entidad u organismo: VEEDURÍA DISTRITAL

Buena Práctica:

DESARROLLO DE CAPACIDADES PARA EL FORTALECIMIENTO DE LA GESTIÓN CONTRACTUAL DISTRITAL


CONTRATACIÓN PÚBLICA Y FORTALECIMIENTO DEL CUERPO DE ABOGADOS

2. CONTEXTO


Como parte de su misión, la Veeduría Distrital orienta a las entidades del Distrito en el desarrollo de estrategias que les permitan optimizar sus procesos y procedimientos. Desde la Veeduría Delegada para la Contratación se realizan acciones preventivas dirigidas a fortalecer y dar seguimiento a la gestión contractual promoviendo la integridad y la moralidad administrativa con el fin de afianzar el respeto y la defensa de lo público. Dentro de las acciones se incluye una estrategia para fortalecer los conocimientos y capacidades de los equipos encargados de la gestión contractual distrital y proveerles herramientas metodológicas que les permitan convertirse en actores del control preventivo en la gestión pública.

La estrategia busca posicionar la cultura de la legalidad en las entidades del sector público; aumentar la probidad y eficiencia de los procesos de contratación en el Distrito; optimizar y promover buenas prácticas en la gestión de los recursos públicos; y, contribuir a una gestión pública transparente e innovadora.

Las acciones en este campo se han desarrollado a través de realización de encuentros presenciales para el intercambio de conocimientos y prácticas y el desarrollo de un programa de formación virtual, frente a los cuales es necesario mencionar que las jornadas presenciales de orientación, fortalecen la interacción con los contratistas y funcionarios distritales que trabajan en temas relacionados con la contratación estatal, enriqueciendo el enfoque jurídico en razón de las debilidades evidenciadas en desarrollo del control preventivo que ejerce la Veeduría Delegada para la Contratación. A su turno, el programa de formación virtual se desarrolla en modalidad bi-learning, con una intensidad de 48 horas lectivas, que incluye una fase virtual tutorizada de ocho semanas y un ciclo de conferencias presenciales con expertos invitados.

Esta estrategia responde a la demanda de los servidores y colaboradores del Distrito Capital que buscan mantenerse actualizados

normativamente y disponer de herramientas de apoyo y referencia para el desarrollo de sus actividades.


Técnicos: x Financieros: x Convenios: x Humanos: x Otros:

¿Cuáles?: Básicamente se forjó con el talento humano de la entidad y se normalizó a través de los formatos del Sistema Integrado de Gestión.


• Documento de presentación del curso virtual sobre contratación estatal.

• Presentación del programa en la plataforma virtual de formación de la Veeduría Distrital.

• Previsualización (pantallazos) del aula virtual del programa. • Presentaciones de las jornadas presenciales de orientación.

Los documentos mencionados pueden consultarse en el link: http://formacion.veeduriadistrital.gov.co/mod/page/view.php?id=2706.

3. RELEVANCIA


A través de la estrategia, los equipos encargados de la gestión contractual en el Distrito Capital:

• Se actualizan en materia normativa, exploran jurisprudencia y casuística aplicable a su práctica jurídica y entran en contacto con lineamientos de integridad, gobierno abierto y transparencia en la gestión pública.

• Intercambian conocimientos y reconocen buenas prácticas en la gestión contractual y los aspectos claves para su aplicación en el trabajo diario.

• Examinan las relaciones entre la gestión contractual, la transparencia, el gobierno abierto y la prevención de la corrupción.

• Se entrenan en la aplicación de herramientas que aumentan la efectividad de su trabajo tales como la guía para la valoración de riesgos previsibles contractuales, la guía para la contratación pública transparente y la guía de buenas prácticas en la contratación estatal.

• Reciben la orientación continua de tutores expertos y especialistas invitados en temas tales como compra pública para el postconflicto, datos abiertos en las compras públicas, compra pública para la innovación, gestión contractual transparente, prevención de la corrupción y control preventivo en la gestión contractual, gestión de conflictos de interés en el sector público.

Estos aspectos coadyuvan a mejorar la gestión distrital mediante la divulgación y reconocimiento de herramientas y prácticas orientadas al fortalecimiento de la transparencia, el gobierno abierto y la lucha contra la corrupción.

4. EFECTIVIDAD


Durante 2017 se completó el diseño y montaje del curso virtual y se desarrollaron las dos primeras cohortes del programa con la participación de 68 funcionarios y colaboradores de 21 entidades del Distrito Capital. En 2018 se ofertó por tercera vez el programa, mediante un proceso de convocatoria en la que participaron 710 personas. Un grupo de 200 participantes fue seleccionado para desarrollar el programa. En 2019 se desarrolló la cuarta cohorte del programa: 1270 personas participaron de la convocatoria y 605 fueron seleccionadas para desarrollar el programa. Para el segundo semestre de 2019 ha participado en el programa virtual un total de 873 personas de los equipos de gestión contractual del Distrito Capital. Este es el programa con mayor demanda de la oferta formativa de la entidad.

A su vez, el ciclo de conferencias que acompaña al programa ha contado con aforo completo en todas sus sesiones y ha sido evaluado favorablemente por los asistentes debido a la selección de los conferencistas y temas (incluyendo la participación de expertos invitados de La Agencia Colombiana para la Compra Pública-Colombia Compra Eficiente, la Procuraduría General de la Nación, la Contraloría de Bogotá y la Veeduría Distrital).

• Sistematización y reporte de resultados de la oferta virtual de capacitación en contratación estatal (vigencia 2018).

• Informe de rendición de cuentas de la Veeduría Distrital 2017, página 15.

• Informe de gestión de la Veeduría Distrital 2018, página 18.

Aunado a lo anterior, es necesario destacar que entre 2016 y 2019 se han realizado 35 jornadas de orientación presenciales en temas contractuales, en las cuales han contado con más de 1500 asistentes (funcionarios y contratistas distritales). Entre los temas que se han abordado están los siguientes:

• Generalidades y principios de la contratación estatal • Estructuración de estudios previos y análisis del sector • Modalidades de selección • Seguimiento y control a contratos estatales: supervisión e

interventoría • Modificaciones del contrato estatal • Buenas prácticas para una contratación transparente

Control preventivo en la gestión contractual distrital.


La respuesta a los procesos de convocatoria, así como la retroalimentación directa de los participantes ponen de manifiesto la necesidad de continuar consolidando espacios para el intercambio de conocimientos y experiencias y la divulgación de herramientas entre los operadores contractuales y jurídicos del Distrito Capital. La demanda actual por esta actividad supera las capacidades institucionales dispuestas y es necesario establecer arreglos institucionales con otras entidades distritales y nacionales con el fin de aumentar y articular la oferta formativa alrededor de la gestión contractual.

Los contenidos y actividades alrededor de la transparencia, gobierno abierto y prevención de los riesgos de corrupción resultan muy llamativos para los participantes, quienes destacan su pertinencia por tratarse de un tipo de currículo poco convencional dentro de un programa sobre contratación estatal. Asimismo se destaca la claridad y síntesis del contenido normativo sobre las fases del proceso de contratación pública.

Durante el desarrollo de las jornadas presenciales de formación y del programa de formación virtual se ha hecho evidente la necesidad de incluir y actualizar una batería de ejemplos o casos de estudio que complementen los contenidos normativos con su aplicación práctica. Esto implica mantener un programa de formación “vivo” con una constante revisión y actualización. También se hace necesario identificar prácticas innovadoras que sean transferibles al ámbito público del Distrito Capital. Algunas de estas experiencias pueden servir de modelo para estructurar soluciones adaptadas a los problemas que experimentan los participantes del curso virtual en su desempeño cotidiano.

Además de lo indicado y como valor agregado se evidencia que las metodologías aplicables a los procesos de formación dirigidas a operadores contractuales y jurídicos del Distrito han de mantener un principio de flexibilidad toda vez que las exigencias del servicio impiden en algunas ocasiones, que estos equipos puedan apostar por estrategias presenciales convencionales, en particular para programas de mayor duración/intensidad; por lo que la fusión de jornadas de orientación presencial y los cursos de formación virtual constituyen una herramienta apropiada al fortalecimiento de capacidades.

5. INNOVACIÓN


Metodológicos: x Técnicos: x Tecnológicos: x Otros:

¿Cuáles?: Las jornadas presenciales de orientación y el programa de formación virtual en contratación estatal no sólo permite la actualización


conceptual y normativa, sino que posibilita un entorno favorable para la reflexión y el intercambio de experiencias y buenas prácticas sobre contratación estatal.

Involucran elementos conceptuales poco convencionales que amplían la perspectiva en torno a la gestión contractual con elementos curriculares sobre gobierno abierto, transparencia, prevención de la corrupción, rendición de cuentas y participación ciudadana. Esto favorece un aprendizaje integrador y adaptado a las condiciones reales de los operadores contractuales.

En el curso de formación virtual se ofrece en un formato flexible y abierto disponible en todo momento a través de acceso web que puede explorarse desde ordenadores y dispositivos móviles, haciéndolo compatible con la jornada laboral y los compromisos personales de los participantes. Aun así, cuenta con el acompañamiento de tutores expertos que brindan orientación y responden las inquietudes de los participantes sobre los aspectos cotidianos de su práctica y que se fortalecen en las jornadas presenciales.

Finalmente, es necesario destacar que esta estrategia de formación incluye casos prácticos de las debilidades evidenciadas en ejercicio del control preventivo a la gestión contractual, así como, una compilación de herramientas, guías y recursos de consulta útiles en las actividades de gestión contractual. Este banco de recursos es descargable y ayuda a aumentar el inventario de herramientas de los operadores contractuales.




Entidad u organismo: VEEDURÍA DISTRITAL

Buena Práctica:

DIAGNÓSTICOS PARA FORTALECER EL CONTROL PREVENTIVO EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL DEL DISTRITO


CONTRATACIÓN PÚBLICA Y FORTALECIMIENTO DE LAS COMPETENCIAS JURÍDICAS DEL CUERPO DE ABOGADOS DEL DISTRITO CAPITAL

2. CONTEXTO


En ejercicio del control preventivo la Veeduría Distrital ha evidenciado algunas dificultades que tienen los operadores contractuales en el cumplimiento de la normatividad vigente en materia de contratación pública. En ese sentido, se generó la necesidad de revisar el cumplimiento normativo en aspectos específicos relacionados con temas contractuales, verificando la totalidad del universo de la información de las entidades distritales y/o Fondos de Desarrollo Local para periodos determinados y no muestras de la misma, realizando un análisis detallado y generando diagnósticos de la gestión contractual, que no sólo, evidencian las situaciones, sino que también, generan alertas frente a circunstancias particulares y recomendaciones con el fin de evitar que se sigan cometiendo los mismos errores. En necesario indicar que para la realización de los diagnósticos se analiza la totalidad de la información existente y relacionada con el tema objeto de estudio, sin que se tomen muestras, por lo que se genera certeza frente al comportamiento de las entidades distritales en el componente analizado.


Técnicos: x Financieros: Convenios: Humanos: x Otros:

¿Cuáles?:


Los diagnósticos realizados por la Veeduría se encuentran publicados en la página web de la entidad y pueden ser consultados en el siguiente link: http://www.veeduriadistrital.gov.co: publicaciones e informes/informes/vigencias.

3. RELEVANCIA

4. EFECTIVIDAD


Con la aplicación de la buena práctica, se han logrado los siguientes resultados: • Expedición de la Circular 050 de 2016 de la Secretaría General

de la Alcaldía Mayor: Mejoramiento de la gestión contractual en el D.C. Basada en el diagnóstico de Planes Anuales de Adquisiciones 2016.

• Expedición de la Circular 01 de 2018 de la Secretaría Jurídica Distrital: Buenas prácticas en materia de expedición y publicación de adendas en los procesos de licitaciones públicas. Basada en el diagnóstico sobre la publicación de Adendas en los procesos de Licitación Pública en Bogotá D.C. (Vigencia 2016).

Aunado a lo anterior, es necesario destacar el impacto generado a través de medios de comunicación de algunos diagnósticos, los cuales sirvieron de insumo para la emisión de noticias y/o columnas de información, así:


A través de la estrategia, los equipos encargados de la gestión contractual en el Distrito Capital:

• Conocen las debilidades evidenciadas en las entidades del Distrito y en los Fondos de Desarrollo Local, así como, las recomendaciones realizadas con el fin de evitar que las falencias se sigan presentando.

• Se actualizan en las normas aplicables a las situaciones particulares evidenciadas.

• Reciben orientaciones generales y concretas respecto de la aplicación y cumplimiento de la normatividad vigente.

Estos aspectos coadyuvan a mejorar la gestión jurídica del Distrito dado que evidencian el comportamiento de la gestión contractual en Bogotá y las recomendaciones realizadas en cada caso para prevenir que las debilidades se sigan presentando.

• Publicación del 16 de agosto de 2017, en el diario El Espectador, de la noticia basada en el diagnóstico de Concentración de contratistas en el D.C. (Vigencia 2016).

• Publicación del 26 de agosto de 2017, en la Revista Semana, de la columna “La cifra”, basada en el diagnóstico de Concentración de contratistas en el D.C. (Vigencia 2016).

• Emisión de RCN Radio, del 31 de agosto de 2017, de una noticia basada en el diagnóstico de Concentración de contratistas en el D.C. (Vigencia 2016).


Las lecciones aprendidas de la buena práctica, evidencian la necesidad de contar, de forma permanente con mejor calidad de la información reportada y publicada en las diferentes plataformas de consulta y la remitida a la Veeduría Distrital, por las entidades distritales y los Fondos de Desarrollo Local. Lo anterior, guarda mayor relevancia cuando en el análisis de la información reportada, se evidencia que la misma es incompleta, ilegible o que cuenta con errores (menores) que podrían asociarse a una indebida digitación o a otros, asociados a la inadecuada escogencia de la modalidad de selección, a la publicación extemporánea de documentos y demás. En este contexto, sería importante contar con plataformas confiables y accesibles, que permitan automatizar la información y evitar la revisión manual de un sinnúmero de procesos contractuales, como sucedió por ejemplo, al revisar manualmente alrededor de 3016 procesos de selección bajo la modalidad de Mínima Cuantía adelantados por las entidades distritales y los Fondos de Desarrollo Local, para determinar cuál fue el ahorro obtenido en esta modalidad de selección, en las vigencias 2016, 2017, 2018 y del 1 de enero al 30 de junio de 2019.

5. INNOVACIÓN


Metodológicos: Técnicos: Tecnológicos: Otros:

Los diagnósticos de la gestión contractual permiten no sólo evidenciar la debilidad de las entidades distritales y/o Fondos de


Desarrollo Local en temas contractuales, sino que permite conocer la buena práctica que debe realizar el operador contractual para cumplir la normatividad vigente, mantenerse actualizado frente a la misma y evitar la concreción reiterada de debilidades asociadas a la contratación estatal, analizando el universo total de la información y no muestras de la misma.




Entidad u organismo: SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE Buena Práctica: PUBLICACIÓN TOTAL EN SECOP II Componente del MGJP al que pertenece:


2. CONTEXTO La alcaldía mayor fue abandera en la implementación de los procesos contractuales en SECOP II, y pese a no ser obligatorio por la naturaleza territorial de las entidades del Distrito, la Secretaría Distrital de Ambiente fue de las primeras entidades en capacitarse e implementar el sistema en todas sus modalidades de selección.


Por la actualización tecnológica de la contratación estatal, al igual que los retos asumidos por la administración.


Técnicos: Financieros: Convenios: Humanos: X Otros:

Todos los abogados del área


Los expedientes electrónicos del Secop II

3. RELEVANCIA

4. EFECTIVIDAD


Mayor concurrencia y participación en los procesos de selección.


Para tener una contratación pública transparente y eficiente, en cumplimiento de las Directrices Impartidas por la Alcaldía mayor.


Fortalece la gestión contractual en la medida que amplio la participación en los procesos de selección.

5. INNOVACIÓN



Optimiza la participación y el universo de oferentes que puedan satisfacer las necesidades que tiene la entidad para el cumplimiento de su misionalidad.





Entidad u organismo: SECRETARÍA DISTRITAL DE AMBIENTE Buena Práctica: ACTUALIZACIÓN BASES DE DATOS CONTRACTUALES Componente del MGJP al que pertenece:


2. CONTEXTO La información es un elemento esencial en las actuaciones administrativas, toda vez que revelan la realidad de las entidades y sirve para la toma de decisiones, en tal sentido la entidad se vio en la necesidad de depurar sus bases de datos y contar con información certera que sirve para reportes, solicitudes y en general respuesta a las peticiones que puedan hacer a la entidad.


Contar con información fidedigna y oportuna para rendir informes, dar respuestas y tomar decisiones


Técnicos: Financieros: Convenios: Humanos: X Otros:

El profesional a cargo


Las bases de datos que maneja la oficina

3. RELEVANCIA

4. EFECTIVIDAD


Mejor oportunidad y calidad en la información suministrada


En la veracidad y oportunidad de la información que se maneja en tema contractual


Se debe contar con bases de datos robustas y completas que permita suministra información oportuna y confiable

5. INNOVACIÓN



Optimiza la calidad de la información que se reporta.





Entidad u organismo: SECRETARÍA DISTRITAL DE SEGURIDAD, CONVIVENCIA Y JUSTICIA

Buena Práctica: GRUPOS INTERDISCIPLINARIOS PERIODOS CONTRACTUALES



2. CONTEXTO


Desde la Dirección Jurídica y contractual, líder del proceso de Contratación, se organizaron grupos interdisciplinarios con cada una de las áreas donde se realiza la mayor parte de la contratación, para que en conjunto se adelantará la contratación, esto es que en conjunto se realizaban toda la etapa pre-contractual, con el fin que cuando llega el proceso a la Dirección Jurídica y Contractual, se minimiza el margen de error y se pueda avanzar con más eficiencia el proceso de contratación. Y este sea el único canal de comunicación.


Técnicos: Financieros: Convenios: Humanos: x Otros:

¿Cuáles?:


Ninguno

3. RELEVANCIA


Eficiencia de los procesos contractuales

4. EFECTIVIDAD ¿Qué resultados obtuvieron con la aplicación de la buena práctica?

• Agilidad en el proceso contractual • Disminución de los tiempos de los procesos contractuales. • Disminución de reprocesos en las etapas contractuales.


• Trabajo en equipo con las demás áreas. • Canales de comunicación asertivos.

5. INNOVACIÓN


Metodológicos: X Técnicos: Tecnológicos: Otros:





Entidad u organismo: FUNDACIÓN GILBERTO ALZATE AVENDAÑO

Buena Práctica: CONSTANTE ACTUALIZACIÓN DE LOS FORMATOS DEL PROCESO DE GESTIÓN CONTRACTUAL



2. CONTEXTO

¿Cuál es la experiencia que considera una buena práctica1? Realice una descripción de la misma.

Teniendo en cuenta que en desarrollo de la gestión contractual se deriva en la práctica la necesidad de ajustarse de forma estricta al principio de legalidad, así como el cumplimiento del debido proceso en todas las actuaciones administrativas asociadas a dicha gestión, desde la Oficina Asesora Jurídica se ha trabajado en la constante actualización tanto del procedimiento de gestión contractual como en los formatos que se relacionan con el mismo con el fin de contar en todos los procesos contractuales con los parámetros y presupuestos legales que garanticen el cumplimiento de los principios de la contratación pública; es por esa razón que se puede verificar en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad que los documentos como estudios previos, análisis del sector, análisis de riesgos y demás documentos de carácter institucional han sido sujeto de modificaciones constantes, cumpliendo de una parte con el procedimiento adecuado para su actualización y brindando a la comunidad institucional herramientas idóneas y eficaces que se traduce en una gestión contractual más eficiente y transparente.


Por la necesidad de contar con herramientas jurídicas e institucionales actualizadas de forma oportuna teniendo en cuenta las modificaciones legales que derivan dicha necesidad.

1 Buena práctica es “…el conjunto de acciones, actividades innovadoras o formas óptimas de ejecutar un proceso, susceptibles de ser replicadas a fin de aprender de las experiencias de otros...” Artículo 60. Decreto Distrital 430 de 2018.


Técnicos: X Financieros: Convenios: Humanos: X Otros:

¿Cuáles?:


Los documentos que se encuentran en el Sistema Integrado de Gestión de la Entidad en el Proceso de Gestión Jurídica.

3. RELEVANCIA

4. EFECTIVIDAD


Mejoras en la producción documental asociada a los procesos contractuales que adelanta la Entidad, así como garantía de los principio que rigen la contratación pública y la función administrativa generando mayor seguridad jurídica.


Los sistemas de gestión de calidad deben contar con procesos, procedimientos y equipo humano flexibles para entender la dinámica del derecho y específicamente en lo contractual, es así que también depende de la articulación interinstitucional para garantizar un procedimiento de gestión contractual completo y actualizado.

5. INNOVACIÓN





Si todas las entidades del Distrito Capital cuentan con un procedimiento de gestión contractual completo y actualizado garantizará mayor seguridad jurídica y eficiencia en la compra pública.




Entidad u organismo: ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ - OFB

Buena Práctica:

IMPLEMENTACIÓN DEL MODELO DE APLICACIÓN DEL DECRETO 092 A TRAVÉS DE LA CREACIÓN DE UN INSTRUCTIVO Y ESTRUCTURACIÓN DE LOS PROCESOS.



2. CONTEXTO


El Decreto 092 de 2017, género en las entidades del sector cultura gran incertidumbre en su aplicación. El saber cómo se debía aplicar y si estábamos en marco de una excepción, fue una variable que nunca Colombia Compra Eficiente pudo solucionar, aun teniendo observaciones y requerimientos de las entidades y de órganos de control como la Procuraduría. Es por lo anterior y dadas las variables que contenía el Decreto mencionado para el desarrollo de los proceso de contratación y la posibilidad de medir los aportes económicos y adelantar procesos de contratación directa o por el contrario acudir a un proceso concursal que la OFB decisión unificar el proceso de selección en uno solo, de esta forma permitía dar aplicación inequívoca al mencionado Decreto y dar cumplimiento a los principios de selección objetiva, transparencia, eficacia, eficiencia y economía.


Técnicos: Financieros: Convenios: Humanos: x Otros:

¿Cuáles?: Honorarios y salarios del personal encargado de la estructuración de los procesos.


Procedimiento modalidades contratación numeral 6.5 Convenios de Asociación.

3. RELEVANCIA

4. EFECTIVIDAD


La entidad ha realizado la adjudicación de 6 proceso de selección a través de Decreto 092 de 2017 durante las vigencias 2018 y 2019. Los informes de contraloría PAD2018 y 2019 han realizado la revisión de estos procesos y no han generado observación alguna en relación a la estructuración del proceso de selección.


El Decreto mencionado para el desarrollo de los proceso de contratación y la posibilidad de medir los aportes económicos y adelantar procesos de contratación directa o por el contrario acudir a un proceso concursal que la OFB decisión unificar el proceso de selección en uno solo, de esta forma permitía dar aplicación inequívoca al mencionado Decreto y dar cumplimiento a los principios de selección objetiva, transparencia, eficacia, eficiencia y economía.

5. INNOVACIÓN



Disminución de los tiempos en la aplicación del Decreto092 de 2017, garantizar el cumplimiento de los principios de transparencia, publicidad, selección objetiva, eficacia y eficiencia



La estructura del proceso de selección en el marco del Decreto 092 de 2017, enmarca muchas inquietudes que hemos podido allanar sin que sean solventadas de forma concreta por parte de Colombia Compra Eficiente. Es así que con la estructuración del proceso, realizado por la OFB se garantiza dar aplicación al Decreto y facilitar en gran medida la agilidad y necesidades de las entidades.




Entidad u organismo: ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ - OFB Buena Práctica: APLICATIVO DE CERTIFICACIONES CONTRACTUALES Componente del MGJP al que pertenece:


2. CONTEXTO


Mediante el desarrollo de un aplicativo web contratado a través de un proceso de selección de mínima cuantía la Orquesta Filarmónica de Bogotá creo sitio dentro de la página de la entidad https://filarmonicabogota.gov.co/ denominado https://certificaciones.ofb.gov.co donde los contratistas pueden obtener una certificación contractual en tiempo real, solo es necesario ingresar y diligenciar los siguientes campos: Tipo de Documento, año de ejecución del contrato y si requiere la certificación con obligaciones; el aplicativo expide el documento en PDF con un consecutivo, paginación y firma del Director Jurídico y de Contratación. De igual forma el desarrollo de base de datos contractuales por parte de la Dirección Jurídica, que contiene todas las variables que se pueden presentar en el desarrollo de los contratos, es de vital importancia dado que es de dicha base que el aplicativo toma la información para generar las certificaciones. El aplicativo no solo genera certificaciones, sino que también recepciona las solicitudes, genera una copia interna de cada certificación expedida, el registro de cambios que realiza cada usuario funcional, genera reportes de la información contractual cargada en el mismo, permite cargar, actualizar y corregir de manera masiva e individual la información contractual, configurar el correo de recepción de solicitudes y configurar el boceto de expedición.



El aplicativo de certificaciones es una plataforma que permite la optimización del recurso humano y físico de la entidad. En este orden de ideas es de vital importancia estratégica para la entidad, dado que no solamente facilita a los contratistas obtener la información requerida de forma inmediata; sino que genera un ahorro importante para la entidad en los siguientes aspectos: • Ahorro de tiempo: Los contratistas pueden generar su

certificación de forma automática e inmediata y la entidad optimiza su capacidad administrativa y física

• Costos administrativos: En la mayoría de las entidades del

distrito, dado el volumen de solicitudes de certificaciones contractuales, se genera el gasto de una o varias personas contratadas o vinculadas laboralmente para la generación de certificaciones, gastos de papelería (papel y elementos de impresión), estos gastos son reducidos por la implementación del aplicativo de certificaciones. Adicionalmente, es necesario evidenciar el tiempo que los directores o jefes de oficinas jurídicas invierten en la revisión y suscripción de certificaciones, este tiempo es asumido por el aplicativo y optimiza las demás labores de las oficinas jurídicas.

• Seguridad: El aplicativo genera un consecutivo automático a

las certificaciones y en consecuencia se facilita la revisión de la autenticidad de la certificación con el back up de información que genera.

• Disminución de errores: en el proceso de certificaciones es

normal que dado el volumen y complejidad de la información solicitada por los contratistas se generen errores humanos que afectan a la entidad en la medida que se deben realizar reprocesos y al contratista dado que su solicitud debe ser elevada nuevamente.

Este riesgo se disminuye dado que la base es alimentada en el momento de la suscripción y revisa periódicamente.

La expedición de certificaciones contractuales antes del desarrollo del aplicativo se realizaba de manera manual generando el desperdicio de recursos como técnicos,

financieros, humanos y tiempo tanto para la entidad como al contratista; con este desarrollo las certificaciones se generan de manera inmediata y los solicitantes pueden solicitarlas y generarlas desde cualquier sitio con acceso a internet.


Técnicos: X Financieros: X Convenios: Humanos: X Otros:

¿Cuáles?: Técnicos: Se requirió el análisis de los servidores y hosting donde se encuentra alojada la página de la OFB y su funcionamiento con el fin de no dañar ni generar fallas en el funcionamiento de la misma. Financieros: Honorarios y sueldos de las personas encargadas del manejo del aplicativo; El proceso de mínima cuantía se adjudicó por un valor de $12.000.000 Humanos: Desde la OFB, el técnico y Director de la Dirección Jurídica, el Profesional responsable de Tecnología y la Profesional encargada de la Página desde la Oficina Asesora de Comunicaciones. Por parte del contratista, el profesional Gerente del proyecto y el desarrollador.


Estudios previos de la contratación del aplicativo web, herramienta funcionando, manual de uso.

3. RELEVANCIA


Ahorro de Recursos Tecnológicos, administrativos y tiempos en la expedición de las certificaciones Contractuales así: • Ahorro de tiempo: Los contratistas pueden generar su

certificación de forma automática e inmediata y la entidad optimiza su capacidad administrativa y física

• Costos administrativos: En la mayoría de las entidades del

distrito, dado el volumen de solicitudes de certificaciones contractuales, se genera el gasto de una o varias personas contratadas o vinculadas laboralmente para la generación de certificaciones, gastos de papelería (papel y elementos de impresión), estos gastos son reducidos por la implementación del aplicativo de certificaciones.

4. EFECTIVIDAD


Hemos obtenido resultados desde la gestión propia de la Dirección Jurídica y de Contratación de la OFB como disminución en tiempos de solicitud y respuesta, y en el cumplimiento de los indicadores internos. Así mismo, a las personas que requieren de este servicio acceden de forma eficiente a la administración lo cual genera mayores índices de satisfacción. Adicionalmente se reducen costos de papelería e insumos de impresión y se optimiza el tiempo de los funcionarios que antes desarrollaban el proceso de generación de certificaciones como parte de sus funciones u obligaciones.


La principal lección es poder analizar desde la perspectiva de tecnológica la agilidad en las responsabilidades de la Dirección.

2 Lecciones aprendidas se refiere al conocimiento adquirido sobre un proceso, a través de la reflexión y el análisis crítico sobre sus resultados y los factores críticos o condiciones que pueden haber incidido en su éxito o lo obstaculizaron.

Adicionalmente, es necesario evidenciar el tiempo que los directores o jefes de oficinas jurídicas invierten en la revisión y suscripción de certificaciones, este tiempo es asumido por el aplicativo y optimiza las demás labores de las oficinas jurídicas.

• Seguridad: El aplicativo genera un consecutivo automático a

las certificaciones y en consecuencia se facilita la revisión de la autenticidad de la certificación con el back up de información que genera.

• Disminución de errores: en el proceso de certificaciones es

normal que dado el volumen y complejidad de la información solicitada por los contratistas se generen errores humanos que afectan a la entidad en la medida que se deben realizar reprocesos y al contratista dado que su solicitud debe ser elevada nuevamente.

Este riesgo se disminuye dado que la base es alimentada en el momento de la suscripción y revisa periódicamente.

Ver en el desarrollo sencillo de aplicativos tecnológicos la materialización de los conceptos de eficiencia y optimización de recursos económicos y humanos.

5. INNOVACIÓN


Metodológicos: X Técnicos: X Tecnológicos: X Otros:

Es una práctica innovadora al poder brindar un servicio acorde a la necesidad de las personas naturales y jurídicas que han tenido algún tipo de relación contractual con la OFB, ya que la solicitud y expedición de certificaciones suele tomar el trámite de una solicitud y demorarse entre 5 y 10 días hábiles para su obtención. En el desarrollo del proceso de certificaciones contractuales el aplicativo es trascendental para la disminución de carga operativa y laboral para la entidad; así como la diminución de archivo desperdiciado dado que algunas certificaciones de contratos eran solicitadas y no recogidas en la entidad por lo cual debían ser custodiadas y luego destruidas. La innovación se da en la medida en que la mayoría de las entidades distritales no cuentan con un sistema automático de generación de certificaciones y se debe aprovechar los recursos tecnológicos a la mano y económicos para disminuir la carga de las entidades y dar solución pronta y eficaz a las solicitudes de los contratistas.

3 Innovadora hace referencia no sólo a la realización de una nueva acción sino a que ésta se realice de un modo diferente y creativo respecto a las prácticas tradicionales y la forma de reorganizarlas.




Entidad u organismo: ORQUESTA FILARMÓNICA DE BOGOTÁ - OFB

Buena Práctica: ESTRUCTURACIÓN DE BASES DE DATOS PARA TENER UNA MEMORIA HISTÓRICA DE LA ENTIDAD 2014-2019.



2. CONTEXTO


Al llegar la presente administración a la entidad encontró una carencia absoluta de memoria histórica, lo cual acarreaba no tener certeza de la forma como se venían ejecutando los diferentes proyectos y adicionalmente generaba que cada una de las solicitudes de información, realizada por entes de control (Contraloría, Personería, Procuraduría, Concejo, la administración distrital, las diferentes áreas de la entidad y particulares generaran un desgaste administrativo y humano bastante grande.

El personal encargado debía ir a recabar la información física en cada uno de los expedientes.

Lo anterior ocasionaba que la entidad continuamente incumpliera plazos de entrega de información y no permitía que la entidad tomara decisiones estratégicas al no tener fuentes de comparación de la información.

Por lo anterior la Dirección Jurídica y de Contratación inicio la implementación de la base de datos de contratación, la cual no solo incluye lo ejecutado por la presente administración, sino que ha buscado recabar la información de años anteriores y ha permitido optimizar la respuesta de la entidad , generar información estadística con las variables de la base, como lo pueden ser, tipo de contrato, contratistas, objetos, valores, adiciones, prorrogas, suspensiones, números de CDP, números


de RP, nombre de contratistas, datos personales, datos de contacto, etc.

Es así como las bases de datos han permitido la recopilación de la información contractual y construcción de las bases de datos desde el año 2014 a la fecha con el fin de obtener una memoria histórica contractual que permita a cualquier ciudadano o ente de control conocer la situación contractual de la entidad y a la entidad revisar comportamientos de la gestión contractual y tomar decisiones que optimicen el cumplimiento de su misionalidad.


Anteriormente la entidad no contaba con información contractual de los años anteriores al 2016 lo que generaba dificultad al momento de dar respuesta a consultas o peticiones de los distintos solicitantes y entes de control, como se refirió anteriormente.



¿Cuáles?: Técnicos: Equipos Tecnológicos, Archivo Documental.

Humanos: Personal encargado de la recopilación de la información y construcción de Bases de Datos.

Financieros: Honorarios de las personas encargadas de recopilar la información y construir las bases de datos.


Bases de datos, Es de anotar que de la misma base se alimenta el Aplicativo de Certificaciones Contractuales ubicado en https://filarmonicabogota.gov.co/, el cual permite optimizar tiempos y recursos.

3. RELEVANCIA


Todas las entidades del Distrito deben tener una memoria histórica de su contratación, lo que evita el desgaste administrativo y genera ahorro de recursos y transparencia de la información.

Adicionalmente permite la toma de decisiones estratégicas de la entidad, suministro de información consistente y confiable a los

4. EFECTIVIDAD


Optimización de recursos, menor desgaste administrativo por búsqueda de información, cumplimiento de los tiempos de respuesta a solicitudes de información y derechos de petición, consolidación de una memoria histórica en materia de contratación, toma de decisiones estratégicas como unificación de procesos, temporadas de contratación, tipologías de proceso, etc.


La información es un recurso importante que se utiliza al realizar las actividades diarias y de forma estratégica. Para poder utilizarla de la mejor forma debemos tenerla disponible para tomar las mejores decisiones.

5. INNOVACIÓN



Metodológicos: Recopilación de la Información contractual de acuerdo con lo establecido en el proceso de Gestión Documental y Gestión Contractual. Técnicos: Personal con conocimiento en Gestión Documental y Construcción de Bases de Datos.

Tecnológicos: Equipos Tecnológicos adecuados para realizar la actividad programada.


entes de control y reporte homologado a las diferentes variables requeridas por los entes de control y demás interesados.

Lo anterior permite que no se suministre una información diferente dependiendo el solicitante y disminuye la posibilidad de incidencias de carácter disciplinario y hasta fiscal.




Entidad u organismo: INSTITUTO DISTRITAL DE LAS ARTES - IDARTES Buena Práctica: APOYO INTERDISCIPLINARIO Componente del MGJP al que pertenece:

CONTRATACIÓN PÚBLICA Y DEFENSA JURÍDICA

2. CONTEXTO

¿Cuál es la experiencia que considera una buena práctica1?

Estructuración y ejecución de los procesos jurídicos y contractuales desarrollados en la entidad.


Por el equipo interdisciplinario que aporta su experticia desde su área del conocimiento.


Técnicos: x Financieros: X Convenios: Humanos: x Otros:

¿Cuáles?: Profesionales, técnicos y auxiliares que se ocupan del desarrollo de sus funciones y obligaciones según el conocimiento y experticia particular.


Bases de datos, jurisprudencia, circulares y documentos internos de la dependencia.

3. RELEVANCIA



Articulación de la defensa jurídica y la prevención del daño antijuridico.

4. EFECTIVIDAD


Unificación de conceptos y criterios de los temas relacionados.


Fortalecimiento de conceptos y criterios, aprendizaje y retroalimentación jurídica.

5. INNOVACIÓN


Metodológicos: x Técnicos: Tecnológicos: Otros:

Optimiza los procedimientos de la dependencia, y sirve para ajustar los diferentes formatos documentales.





Entidad u organismo: INSTITUTO DE DESARROLLO URBANO - IDU

Buena Práctica: ESTRATEGIA DE TRANSPARENCIA Y EFICIENCIA EN LA GESTIÓN CONTRACTUAL



2. CONTEXTO


Desde su creación en 1972, el IDU ha venido cumpliendo su misión, funciones y competencias, desde 2007 se adscribe al Sector Movilidad del Distrito Capital, con altos niveles de competitividad en la prestación del servicio a la comunidad, como quiera que los planes, programas y proyectos de infraestructura vial y preservación del espacio público están encaminados al progreso y desarrollo de la ciudad, en orden a cumplir los fines del Estado, entre otros, servir a la comunidad y promover la prosperidad general, no obstante, algunas situaciones de conocimiento público, de orden legal y administrativo, afectaron la imagen de la entidad, menguaron la confianza institucional del mercado e incidieron negativamente en el sentido de pertenencia de los servidores al interior de la Entidad. Ante tal situación, al iniciar su gestión, la actual Administración se propuso conocer, identificar y estudiar las causas que habían generado tal problemática, así como las dificultades en la gestión contractual y el aumento de la litigiosidad derivados de ella. Para superar esta problemática y con el fin primordial de recuperar la confianza institucional en coherencia con los postulados del Plan de Desarrollo Bogotá Mejor para Todos, se planteó la pregunta ¿Cómo fortalecer la Transparencia y Eficiencia Institucional a partir del aprendizaje organizacional?



¿Cuáles?:


1. Construcción de un código de buen gobierno 2. Suscripción de un acuerdo de transparencia 3. Elaboración y suscripción de pacto de confidencialidad 4. Implementación de la “Sala Transparente IDU”, con la vigencia de SECOP 1, en la que se digitalizaron las propuestas en tiempo real en audiencia de cierre y se publicaban en la web de la entidad. 5. Creación de códigos de identificación para equipo estructurador y evaluador, evitando interferencia externa en los procesos. 6. Revisión, ajuste y estructuración de pliegos tipo para la totalidad de las modalidades de selección, se logró la estandarización de criterios, la transparencia en la selección y la eliminación de riesgo de direccionamiento de los procesos. Se genera confianza del mercado y mayor participación. 7. Estandarización de matrices de riesgo para los procesos de selección. 8. Implementación de la “Sala de Evaluación IDU”, con grabación 24 horas, protocolo de uso (restricciones de acceso) y equipos con conexión limitada. (SECOP II) 9. Generación de equipos evaluadores simultáneos (con acuerdo de confidencialidad), permitiendo mitigar riesgos de falencias en informes. 10. Creación de la figura de Coordinador de Grupo Evaluador, con el fin impartir lineamientos, verificar las evaluaciones simultáneas y consolidar las posiciones institucionales, procurando la retroalimentación de los procesos. 11. Construcción de Minutas Tipo para las tipologías contractuales de uso frecuente. Genera eficiencia y relaciones contractuales claras. 12. Fortalecimiento de los instrumentos de la gestión contractual: Actualización manual de interventoría y/o supervisión y manual de gestión contractual. 13. Elaboración y ajuste de Convenios con ESP, con la definición clara de competencias para agilizar trámites institucionales 14. Adopción del Pacto de excelencia con contratistas 15. Profesionalización y actualización de competencias (jornadas de conocimiento) 16. Transición de una política antisoborno a la creación de un sistema de gestión antisoborno. Complementariamente, se tomaron medidas orientas a la gestión integral de proyectos, que permiten un control ciudadano eficiente y un auto control orientado a la transparencia:

• Implementación de Sistema de Seguimiento de Proyectos en tiempo real - ZIPA

• Implementación del Sistema SIGPAGOS, que permite a los contratistas el seguimiento autónomo de sus cuentas.

• Centro de Documentación de cada Proyecto, estructurado en línea para conocimiento público.

• Actualización de especificaciones técnicas IDU. • Base de datos de Precio VISOR, como referente en la

construcción de presupuestos y ejecución de contratos. Se generaron mesas de trabajo con el fin de continuar implementando medidas de seguimiento, eficiencia y transparencia así:

• Mesa de Soluciones Contractuales. • Mesa de Seguimiento Acciones Populares • Mesa de Trabajo Colombia Compra Eficiente. Pliegos Tipo

Nación. • Mesa Asociación Pública Privada. • Mesa Políticas Prevención der Daño Antijurídico • Mesa Especial Valorización.

A partir de estas mesas se logró: Expedición del Acuerdo de Valorización • Participación activa en Pliegos Tipo (Nación). • Emisión y actualización de políticas de Prevención de Daño

Antijurídico • Agilización de los proyectos. • Entrega de información completa y oportuna a los jueces

para lo toma de decisiones judiciales. 3. RELEVANCIA


El Decreto 430 de 2018 por el cual se adopta el Modelo de Gestión Jurídica Pública Distrital menciona, más exactamente en el artículo 29. Regula el tema de buenas prácticas en materia de contratación pública, en este sentido, la experiencia de la “Estrategia de Transparencia y Eficiencia en la Gestión Contractual” del Instituto de Desarrollo Urbano –IDU, las actividades, herramientas, lecciones aprendidas que se encuentran enmarcadas en esta iniciativa, le apuntan a la implementación de una estrategia que genera esquemas de transparencia y relaciones jurídicas claras, basadas en mensajes y acciones de cero tolerancia a la corrupción y estandarización de pliegos y minutas que eviten discrecionalidad en la gestión y

4. EFECTIVIDAD


El IDU logró cumplir los lineamientos del Plan de Desarrollo a través de la estandarización de los instrumentos de su gestión contractual, generando esquemas de confianza institucional y reconocimiento público, así: • Se logró el reconocimiento del Gobierno Nacional por su

aporte a los Pliegos de Condiciones Tipo Nación. • Los pliegos tipo IDU, fueron implementados por Alcaldías

Locales. • El IDU obtuvo reconocimiento, ocupó los primeros lugares en

el ranking del observatorio de contratación de la Cámara Colombiana de Infraestructura para las modalidades de selección de Concurso de Méritos y Licitación Pública.


El principal aprendizaje es que es posible la transformación institucional, a través de cambios en la cultura organizacional y entrega de mensajes y realización de acciones que generen confianza en el mercado. Que se genera eficiencia en la gestión contractual a través, de la estandarización de documentos, de la estructuración de procesos y procedimientos y de la creación de instrumentos que comprometan a la totalidad de actores involucrados y del desarrollo de mecanismos en permanente retroalimentación y mejora continua.

5. INNOVACIÓN




que además estimulen la participación y optimización de tiempos en procura de la eficiencia.