PREGUNTAS FRECUENTES DIVISIÓN
FINANCIERA
CONTENIDO
A. SECCIÓN DE PRESUPUESTO ................................................................................................. 2
i. Manual Plan de Cuentas Presupuestales .................................................................... 2
ii. Liquidación de Viáticos, Gastos de Viaje Y Componente Terrestre ................... 2
iii. Traslados de Fondos ......................................................................................................... 5
iv. ¿Hasta qué día recibe la Sección de Presupuesto los informes Financieros
para Bonificaciones Extraordinarias? ................................................................................... 5
B. SECCIÓN DE RECAUDOS ....................................................................................................... 5
i. Clientes Externos ............................................................................................................... 5
ii. Créditos Estudiantiles ....................................................................................................... 6
iii. Tramite de Deudas ............................................................................................................ 6
iv. Re liquidación de Matricula ............................................................................................ 6
C. SECCIÓN DE TESORERÍA ....................................................................................................... 7
i. Pasajes ................................................................................................................................... 7
ii. Proceso de devoluciones de matriculas ...................................................................... 8
iii. Pagos o rechazos de nomina ........................................................................................ 8
iv. Recaudos en bancos ......................................................................................................... 8
v. Registro y pagos de documentos de contratación .................................................. 8
D. SECCIÓN DE INVENTARIOS ................................................................................................ 11
i. Clasificación de elementos ........................................................................................... 11
ii. Marcación de Elementos ................................................................................................ 11
iii. Conocimiento de elementos del inventario ............................................................. 12
iv. Dar de Baja un elemento ............................................................................................... 13
2
v. Traslado de Elementos de un Inventario .................................................................. 16
vi. Préstamo de elementos de un inventario ................................................................. 18
vii. Robo de elementos de un inventario ..................................................................... 19
viii. Pruebas Electivas .......................................................................................................... 20
ix. Información Sección de Inventarios. .......................................................................... 20
A. SECCIÓN DE PRESUPUESTO
i. Manual Plan de Cuentas Presupuestales
1. ¿Cuál es el rubro afectar para la adquisición de cualquier Bien o Servicio?
La División Financiera – Sección de Presupuesto cuenta con un instrumento de
consulta llamado “Manual Plan de Cuentas Presupuestales”, el cual contiene toda la
información en referencia a los rubros presupuestales existentes. La ruta de acceso
para consultar éste documento: Página Web Institucional / Sistemas de Información
/ Intranet / Sistema de Gestión Integrado / Financiero -> Allí podrá encontrar toda
la documentación referente al Proceso Financiero y Subprocesos.
ii. Liquidación de Viáticos, Gastos de Viaje Y Componente Terrestre
1. ¿Cuáles son los valores de Liquidación de Viáticos, Gastos de Viaje Y
Componente Terrestre?
Viáticos en Dólares Estadounidenses (T.R.M. del día en el que se realice la orden en
el Sistema de Información Financiero) para Comisiones en:
NIVEL Descripción del Nivel
Centro
América, El
Caribe y
Suramérica
Excepto Brasil,
Chile,
Argentina y
Puerto Rico
Estados
Unidos,
Canadá,
México, Chile,
Argentina,
Puerto Rico y
Brasil
Europa,
Asia,
Oceanía
3
NIVEL I
Rector, Vicerrector Académico,
Vicerrector Administrativo, Vicerrector
de Investigación Vicerrector de
Proyección Universitaria, Decanos,
Director Instituto de Proyección
Regional y Educación a Distancia UIS,
Secretario General, Asesor Jurídico,
Director de Unidades Administrativas
y Jefes de División.
Hasta 210
Dólares
Hasta 275
Dólares
Hasta
390
Dólares
NIVEL
2
Los que no están en el Nivel I ni en el
3
Hasta 200
Dólares
Hasta 265
Dólares
Hasta
380
Dólares
NIVEL
3 Empleados No profesionales
Hasta 150
Dólares
Hasta 210
Dólares
Hasta
320
Dólares
Nota:
a) Cuando el funcionario permanece por más de 10 días en comisión, la
liquidación de viáticos se hace con base en el 90% del valor fijado.
b) Valor por día si no pernocta significa que para el cumplimiento de las tareas
asignadas el comisionado regresa el mismo día y en este caso se le
reconocerá como valor de los viáticos el 60% de la tarifa que le corresponda.
VALORES DEL COMPONENTE TERRESTRE VIGENCIA 2015
CIUDADES VALOR VALOR EXPRESADO
EN SMLMV
Bucaramanga $
80.000
0,124
Bogotá $
80.000
0,124
4
Cali $
100.000
0,155
Medellín
Aeropuerto de Rionegro $
100.000
0,155
Aeropuerto Olaya Herrera $
40.000
0,062
Barranquilla $
60.000
0,093
Cúcuta $
40.000
0,062
Cartagena $
40.000
0,062
Santa Marta $
40.000
0,062
Pereira $
40.000
0,062
Otras Ciudades $
40.000
0,062
*Resolución No. 294 de 2015.
Nota:
Cuando el transporte desde Bucaramanga al aeropuerto se realice en
vehículos de la Universidad, no habrá lugar al pago del valor del componente
terrestre de que trata a presente Resolución para esta ciudad.
El componente terrestre será pagado con cargo el rubro GASTOS DE VIAJE,
de la unidad ordenadora del gasto.
5
La presente resolución, será aplicable a partir del 01 de marzo de 2015 y
deroga a resolución 1719 de 2006, así como todas las disposiciones que le
sean contrarias.
iii. Traslados de Fondos
1. ¿Se pueden realizar Traslados de Fondos (efectivo) y de Presupuesto de
un Fondo Especial (6) al Fondo de Estampilla PROUIS (8)?
En estos casos NO se pueden realizar Traslados de Fondos ni de Presupuesto, por
tratarse de diferentes Fondos. Según el Procedimiento para traslado de fondos.
iv. ¿Hasta qué día recibe la Sección de Presupuesto los informes Financieros
para Bonificaciones Extraordinarias?
Los informes correspondientes a la liquidación del producido neto positivo de los
trabajos objeto de bonificación, con el fin de revisar el cumplimiento de requisitos
y así presentarlos para el respectivo aval del Jefe de la División Financiera, y
posterior trámite ante la Vicerrectoría Administrativa, se reciben en la Sección de
Presupuesto 5 días antes de terminar el mes cada dos meses, es decir, el mes
anterior a la fecha de presentar las bonificaciones en Vicerrectoria Administrativa.
B. SECCIÓN DE RECAUDOS
i. Clientes Externos
1. ¿Qué documento reemplaza la firma de la factura, en el caso de clientes de
fuera de la ciudad?
Si no es posible que el cliente firme la factura, se puede reemplazar por una carta
donde se acepte la obligación contraída con la Universidad, indicando el valor
registrado en la factura y dejando claridad en la forma de pago.
2. ¿Qué se debe hacer para que un cliente deudor sea reportado en las Centrales
de Riesgo?
Es importante que el cliente firme la factura o la carta de aceptación, dado que con
la firma está aceptando las condiciones exigidas por la universidad, entre ellas, que
se permita el reporte a las centrales de riesgo.
6
Adicionalmente, la Unidad que presta el servicio deberá realizar el respectivo cobro
persuasivo, para lo cual se recomienda que estos que se realicen a través del correo
certificado, dado que con el soporte de cobro sea posible solicitar a la Sección de
Recaudos-Cartera el reporte del cliente moroso a las centrales de riesgo.
ii. Créditos Estudiantiles
1. ¿En cuáles instituciones financieras puedo tramitar un crédito para el pago de
matrícula?
La UIS actualmente tiene convenio con varias instituciones que ofrecen a los
estudiantes créditos para el pago de matrícula como: ICETEX y COOPFUTURO.
Igualmente, los estudiantes pueden acercarse a las siguientes instituciones para
tramitar un crédito: Banco Bogotá, Helm Bank, Banco Pichincha y Financiera
Coomultrasan.
iii. Tramite de Deudas
1. ¿Cómo hago para saber si tengo deudas con la Universidad?
Los estudiantes pueden ingresar a la página de la Universidad www.uis.edu.co >
Estudiantes > Pregrado presencial> ingresar login y contraseña > Servicios
Académicos > Consulta de deudas.
iv. Re liquidación de Matricula
1. ¿Cómo se tramita el proceso de reliquidación de matrículas?
El proceso de reliquidación de matrícula aplica a todos los estudiantes de pregrado
presencial. Los estudiantes matriculados en la sede Bucaramanga, deben realizar la
solicitud vía web a través de la página de la Universidad www.uis.edu.co >
Estudiantes > Pregrado presencial> ingresar login y contraseña > Servicios
Financiero> Solicitudes de Reliquidación> Seleccionar el caso en el formulario web
de reliquidación> Impresión y firma del formulario>Radicar el formulario impreso
junto con los documentos soportes en la Sección de Recaudos-Liquidaciones.
Cabe mencionar, que las fechas para realizar el proceso de reliquidación están
establecidas en el calendario académico y no se podrán realizar solicitudes
posterior a estas fechas, salvo en las condiciones establecidas en el “Reglamento
de Reliquidación de Matrículas” Resolución 606 de 2005.
Igualmente, el seguimiento de la solicitud de reliquidación la podrá realizar los
estudiantes a través de la página de la Universidad, en la plataforma donde se
efectuó el proceso y consultar el “Estado”.
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C. SECCIÓN DE TESORERÍA
i. Pasajes
1. ¿El proceso de pasajes es el mismo?
Se les informa que no hay modificación. En el evento en que esto suceda se envía
un correo electrónico o cuando haya lugar a modificar el procedimiento se actualiza
en la página web de la Universidad.
Se requiere crear una ruta:
Se confirman datos de aerolínea, ruta y hora y se procede a ingresar la información
al módulo de pasajes, el cual asigna un número de rutas.
2. ¿Con que Agencias se está trabajando actualmente?
Actualmente se está trabajando con Turoriente, Giramundo y Subatours.
3. ¿Qué debo tener en cuenta para un viaje internacional?
Datos para tener en cuenta:
El pasaporte a partir de este año se debe cambiar, la fecha máxima es
Noviembre 15 de 2015. Recomendamos hacer el cambio desde ya puesto
que algunos países ya están exigiendo el nuevo pasaporte.
Si el pasajero cambió de pasaporte, la visa que tenga vigente queda
cancelada y debe volver a presentarse y pagar derechos consulares, esto
para el caso de la visa Schenguen.
El Pasaporte debe tener vigencia mínimo de 6 meses, con tres páginas
vacías.
Por favor ingresar a link para obtener más información:
http://www.cancilleria.gov.co/newsroom/news/ultimo-plazo-actualizar-su-
pasaporte-convencional
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ii. Proceso de devoluciones de matriculas
1. ¿Cuándo se realiza el proceso de pago de xx persona?
Se verifica en el sistema financiero por documento de identidad.
Luego se verifican los estados del documento de contratación para informar
en que va el trámite de pago.
Si no aparece en el sistema se verifican el documento soporte para informar
la razón por la cual no se ha dado trámite de pago.
iii. Pagos o rechazos de nomina
1. ¿Por qué no aparece reportado el pago de nómina?
Se verifica la información en los listados donde se encuentre reportado el
pago de la persona que solicita la información.
Si no aparece se consulta con la D.R.H. para averiguar porque no está
reportado el pago.
Para el caso de los rechazos bancarios, se consulta el aplicado de la transferencia
para verificar que se encuentre efectivamente rechazado o aplicado (Esto se hace
a los dos días siguientes del pago.) Luego se procede a realizar la devolución
iv. Recaudos en bancos
1. ¿Qué tipo de documento deben generar en el sistema para recibir ingresos?
Se les pregunta que van a cancelar y luego se proceder a darles la respuesta que
pueden generar un formato de recaudo general, factura de ventas, ventas Web,
pines, formatos de liquidaciones.
2. ¿Qué proceso se debe seguir cuando una factura esta vencida?
Se puede cancelar en caja o realizar transferencia electrónica, cuando no hay
ninguna de las dos opciones, se les da una cuenta informando que deben enviar
copia de los soportes.
3. ¿En qué cuentas bancarias puede realizar un cliente un pago?
Se les informa que todo deber ser consignado a través de los formatos establecidos
por la Universidad, ya no se puede consignar en cuentas.
v. Registro y pagos de documentos de contratación
1. ¿En qué estado se encuentra XX documento de contratación?
Se informa de acuerdo al estado en que se encuentre:
Recibida
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Ejecutada
Almacenada
Inventariada
Registrado movimiento contable en el Unidad
Registrada cuenta por pagar en la Unidad para Tesoreria
Registrada en Presupuesto
Enviada a Tesorería
Recibida en Tesorería
Activada por Tesorería para ordenador del gasto
Autorizada pago por ordenador del gasto
Seleccionada
Seleccionada para transferencia
Transferencia aplicada
2. ¿Qué descuentos se aplican a XX factura o documento de contratación?
Los descuentos que aplican a las facturas de acuerdo al servicio prestado son:
Retención en la fuente de acuerdo al concepto establecido en la tabla Dian
Impuesto de Industria y Comercio: De acuerdo a lo establecido en el estatuto
tributario del Departamento.
Estampillas Pro UIS: De acuerdo a lo establecido en la ley.
Contribución contratos de obra pública según lo establecido por la Ley.
Adicionalmente se les informa que se les envía el certificado de descuentos en el
cual se especifica los descuentos efectuados.
3. ¿Por qué la cuenta seleccionada aparece con rechazo de la selección de cuentas?
Se les informa que tuvo que ser retirada del proceso por algún error interno
presentado ya sea en la documentación o los descuentos efectuados o también
puede ser por rechazo bancario.
¿Por qué los pagos parciales no aparecen al realizarse la consulta por la página
Web?
Se le verifica por el sistema financiero la información requerida por el proveedor (Si
hay error en la página web de la Universidad.)
4. ¿Por qué no se han enviado los certificados de retención, IVA, ICA mensuales?
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Se entra a verificar la dirección de correo electrónico reportada en el sistema
financiero y si ha sido modificada se incluye y se envía el certificado.
5. ¿Cómo liquida la Universidad la retefuente según la ley 1607?
Se les informa que depende de la información reportada en el formato de retención
en la fuente, en lo que reporten de pago de salud y pensión y del contrato general
que le hayan realizado al contratista.
6. ¿Cuánto demora un documento de contratación en dársele tramite de pago?
Se les informa que demora el tiempo en que se registre y active en el sistema
financiero para que el ordenador del gasto entre a autorizar. Se les informa que
una vez sea autorizada se selecciona y entra en el proceso de giro.
7. ¿Proceso a seguir cuando se van a recibir auxilios educativos?
Inicialmente se verifica en el sistema que la Aseguradora haya realizado la
consignación de la indemnización, una vez realizado el recaudo se le pide al
estudiante el recibo de liquidación para proceder a aplicarle dicho auxilio a la
matricula. Cuando no se ha realizado la consignación se envía el estudiante a
Bienestar Universitario para que entregue la documentación respectiva para que le
consignen los recursos.
8. ¿Preguntas sobre deudas de matrículas pregrado, sedes e IPRED?
Se verifica en el sistema consultado con el código del estudiante y se les informa el
estado de la deuda (esta preguntas deben remitirse a la Sección de recaudos).
9. ¿Solicitud de copia de consignaciones o transferencias realizadas?
Se les informa que deben realizar la solicitud por escrito con la debida autorización
del ordenador del gasto y una vez realicen dicha solicitud se procede a buscar en
el archivo los documentos requeridos.
10. ¿Preguntas porque no se ha realizado un traslado de orden de pago?
Se entra a verificar en el sistema las razones por las cuales no se ha realizado, que
pueden ser por:
Estado de la orden de pago, debe estar autorizada por el ordenador del
gasto.
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Se consulta la U.A.A., para verificar la vigencia de la misma, si está cerrada
se requiere autorización de la Unidad para que solicite la apertura en la
Sección de Presupuesto.
D. SECCIÓN DE INVENTARIOS
i. Clasificación de elementos
1. ¿Cuándo realizo una compra y no encuentro dónde clasificar el elemento, qué
debo hacer?
Las categorías con niveles de tipo, subtipo y auxiliar en la base de datos de
inventarios han sido creadas de manera práctica para facilitar la incorporación de
los diferentes elementos comprados.
En caso de no encontrar la categoría de clasificación adecuada para su compra
puede realizar una solicitud por medio de correo electrónico a
[email protected] o extensiones 2240 – 2176 – 2257 – 2457 – 2449, la cual
será atendida por los funcionarios de la sección quienes indicarán en donde
clasificar el elemento o crearán el mismo para su registro.
ii. Marcación de Elementos
1. Si realizo una compra en la que los elementos no están desagregados y requiero
tenerlos separados para facilitar la administración de los mismos ¿Qué debo
hacer?
Puedes contactar a la Sección de Inventarios al correo [email protected] o
extensiones 2240 – 2176 – 2257 – 2457 – 2449 para solicitar desagregar los
elementos y generar la identificación y marcación por separado.
2. Si utilizo diferentes elementos de mi inventario para realizar un montaje, ¿Qué
debo hacer?
Puedes contactar a la Sección de Inventarios al correo [email protected] o
extensiones 2240 – 2176 – 2257 – 2457 – 2449 para solicitar englobar los
elementos y generar un solo número de inventario de control.
3. Los elementos que compro para actividades o proyectos de investigación y
extensión como diplomados, especializaciones o cuando se entregan premios
por concursos institucionales, ¿Se cargan a mi inventario?
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Al momento de realizar compras correspondientes a material, o elementos
asociados a actividades de investigación o extensión se debe registrar de manera
clara el programa, proyecto o actividad a la cual está asociada y declarar que dichos
elementos serán entregados a los participantes en dichas actividades para su uso,
para de esta manera no cargar el elemento al inventario de algún funcionario de la
Universidad.
Asimismo, al entregar premios, en el concepto de compra se debe registrar de
manera explícita y clara el evento bajo el cual se entrega el elemento, para de esta
manera no cargar el elemento al inventario de algún funcionario de la Universidad.
iii. Conocimiento de elementos del inventario
1. ¿Cómo puedo saber qué elementos tengo en mi inventario?
¡Evitemos impresiones innecesarias! Su inventario lo puede consultar en el Módulo
de Inventarios en Nuevas Versiones a través de la siguiente ruta:
Pág. Web UIS/ Sistemas de Información/ Nuevas Versiones/ Acceder/ Usuario y
Password/ Financiero/ Empleado UIS/ Inventarios
En caso de no contar con una clave para el ingreso a nuevas versiones o haberla
olvidado, la puede renovar a través de la siguiente ruta: Pág. Web
UIS/intranet/Pestaña Recursos Humanos/ Claves nuevas versiones (Esquina
superior derecha)
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Puede acceder al video ilustrativo de las diferentes funcionalidades del módulo de
inventarios a través del siguiente link:
https://www.uis.edu.co/webUIS/es/sistemasInformacion/inventarios/demoInvent
arios.html.
2. ¿Qué debo hacer si un equipo no está marcado o el sticker está dañado?
Puedes contactar a la Sección de Inventarios al correo [email protected] o
extensiones 2240 – 2176 – 2257 – 2457 – 2449 para solicitar la generación del
sticker y los funcionarios de la Sección de Inventarios te visitarán para marcar el
equipo.
iv. Dar de Baja un elemento
1. Voy a dar de baja un elemento, ¿Qué debo hacer?
Para el trámite de baja de cualquier elemento mayor, menor e intangible, el Servidor
Público responsable del elemento debe tener en cuenta los pasos que se describen
a continuación, considerando el tipo de elemento:
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1.1. Elementos Eléctricos, Electrónicos y Mecánicos
Paso 1. El Servidor Público o funcionario responsable debe solicitar ante la
División de Mantenimiento Tecnológico, el respectivo concepto técnico del
elemento que desea dar de baja.
Paso 2. El funcionario responsable, debe elaborar un memorando de solicitud
de baja bajo el formato FFI.17. Dirigido a la Sección de Inventarios,
especificando el nombre del elemento y el número de inventario.
Paso 3. El funcionario responsable, debe solicitar transporte ante la División
de Planta Física a través del sistema, si lo requiere, para llevar el elemento a
la bodega de inventarios.
Paso 4. Para la entrega de los elementos a dar de baja por los funcionarios,
se deberá comunicar a las extensiones 2240, 2176 ó 2257, y según
disponibilidad de espacio en la bodega se recibirán los elementos.
TENER EN CUENTA!!
Para recibir los elementos en la bodega y legalizar la baja se debe llevar:
Memorando, Concepto técnico y el elemento.
En la Universidad usamos la mente para proteger el medio ambiente. Por esta razón
los Residuos de Aparatos Eléctricos y Electrónicos (RAEES) al contener residuos
peligrosos y aprovechables, los entregamos a empresas que garanticen un
tratamiento adecuado.
1.2. Muebles y Enseres
Paso 1: En el caso de los muebles y enseres, el Servidor Público debe solicitar a la
Sección de Inventarios una visita previa o indicar el estado del elemento, ya que
este puede clasificarse para traslado, donación o destrucción.
Paso 2: En caso de presentar alto grado de deterioro o daño permanente o se
identifique la posibilidad de donación, el funcionario responsable, debe elaborar un
memorando de solicitud de baja bajo el formato FFI.17, donde especifique el
nombre del elemento y el número de inventario. En la sección de inventarios se
realizará el proceso respectivo de donación, destrucción o entrega a la empresa
gestora.
Paso 3: En caso de identificar una oportunidad de traslado, éste se puede realizar
a través del módulo de nuevas versiones y los funcionarios implicados deben
realizar seguimiento de la aceptación y entrega efectiva del elemento.
TENER EN CUENTA!!
Para recibir los elementos en la bodega y legalizar la baja se debe llevar:
Memorando y el elemento.
Hagamos un buen uso de los elementos que tenemos bajo nuestra custodia
y extendamos su vida útil. Antes de dar de baja dichos elementos, busca una
oportunidad para trasladarlos a quienes estén interesados. Coméntanos
15
también sobre instituciones públicas que los puedan requerir para realizar
el proceso de donación.
1.3. Elemento eléctrico, electrónico o electromecánico contaminado con residuo
peligroso
Paso 1: Para este caso, cuando el elemento a dar de baja este contaminado, el
responsable del bien deberá solicitar a la División de Mantenimiento Tecnológico el
concepto técnico en el sitio.
Paso 2: Una vez se tenga el concepto de la DMT, el responsable del bien deberá
informar al PGIR y la Sección de Inventarios, con el fin de tramitar la respectiva baja.
La DMT y la Sección de Inventarios NO recibirán estos elementos en sus bodegas
debido a su condición de residuo peligroso, razón por la cual se encargará una
empresa especializada en su recolección a través de la sección de inventarios.
TENER EN CUENTA!!
Para proceder a la baja del elemento y programar la recolección por la empresa
gestora de residuos, recuerde contactar a través de correo electrónico o los
módulos de solicitudes respectivos a las unidades arriba mencionadas. A la sección
de Inventarios la puedes contactar a través del siguiente correo:
[email protected] y debes anexar el concepto técnico de baja de la DMT.
1.4. Elementos menores
Paso 1: Para la baja de los elementos menores, se requiere que se envíe a la bodega
de inventarios el elemento físico junto con un memorando de solicitud de baja bajo
el formato FFI.17. Especificando el nombre del elemento y el número de inventario.
En el caso del material de vidrio o material de laboratorio, estos elementos NO se
recibirán en la bodega de inventarios por ser material que maneja sustancias
peligrosos, para la baja se debe solicitar al PGIR (ext. 2239) la recolección de estos
elementos, dejando como constancia un acta de recolección del material FFI.15., la
cual debe estar firmada por el responsable en el inventario, la sección de inventarios
y el coordinador del PGIR. El PGIR y la Sección de Inventarios se encargan de la
constancia de la firma del gestor de residuos y finalmente la Jefe de la División
Financiera quien autoriza la baja
1.5. Libros e Intangibles
Paso 1: Se debe hacer solicitud a la sección de inventarios a través del formato FF1.
17 con el visto bueno de la biblioteca Central (Coordinador de adquisiciones), esto
con el fin de dejar en la biblioteca los libros de interés,
Paso 2: Los demás serán recibidos en la bodega de inventarios para la baja.
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TENER EN CUENTA!!
Para recibir los elementos en la bodega y legalizar la baja se debe llevar:
Memorando y los libros para dar de baja
1.6. Licencias de software
Paso 1: Cuando las licencias de software expiran, el servidor público responsable
de la custodia en el inventario, debe eliminar la información de los equipos de
cómputo para los cuales se adquirió la licencia
Paso 2: El funcionario debe declarar por escrito que el software no está en uso y
que ha sido eliminado de los equipos en los cuales se había instalado y enviarla a
la Sección de Inventarios junto con el medio de almacenamiento original, si existe,
con el visto bueno del jefe de la Unidad.
RECUERDE!!
¡Revisar periódicamente tu inventario! En la categoría de intangibles puedes
identificar el software que tienes bajo tu custodia y en caso que la licencia expire,
debes renovarla inmediatamente o solicitar la baja según los pasos arriba descritos
v. Traslado de Elementos de un Inventario
1. ¿Cómo puedo realizar un traslado de elementos a otros funcionarios?
El Servidor Público que se encuentre interesado en trasladar algún elemento mayor,
menor e intangible, debe ingresar al sistema de inventarios a través de la siguiente
ruta: Pág. web UIS -> Sistemas de información -> Nuevas versiones -> Acceder -
> Usuario y password -> Financiero -> Empleado UIS -> Inventarios, y solicitar el
respectivo traslado del bien, y considerar:
Que una vez realizada la solicitud de traslado, el sistema de información
enviará un correo electrónico informando a la persona que recibirá los
elementos.
La solicitud de traslado permanecerá activa en el sistema de información
para su aceptación, por un período no mayor a 30 días calendario.
Para aceptar el traslado se sigue la misma ruta: Pág. web UIS -> Sistemas de
información -> Nuevas versiones -> Acceder -> Usuario y password ->
Financiero -> Empleado UIS -> Inventarios
En caso de requerir transporte, el Servidor Público se encargará directamente
de realizar ante la División de Planta Física de la Universidad, el trámite de
transporte del elemento mayor, a su sitio de destino.
RECUERDE!!
17
¡Realiza seguimiento a los traslados que realizas! Luego de 30 de días de solicitado
el traslado, en caso que la persona a quien se le traslada el elemento no lo acepte,
el sistema automáticamente anula la solicitud!
2. ¿Qué debo hacer si voy a recibir o entregar un cargo?
En el momento de recibir o entregar un cargo, el servidor público responsable de
la custodia de los bienes deberá realizar el traslado respectivo de los elementos,
asumiendo de ésta forma la responsabilidad por el uso, conservación y adecuada
utilización de los bienes; por lo tanto, el servidor público de la Universidad debe
verificar personalmente la existencia de cada elemento, constatando su
descripción, identificación, localización y la UAA a la cual está adscrito el elemento.
Esta labor la deben realizar los dos funcionarios, tanto el que entrega como el que
recibe el inventario, en el término de treinta (30) días hábiles contados a partir de
la fecha de la novedad.
3. Tengo a cargo numerosos elementos sobre los cuales no tengo el control. La
custodia de los mismos está a cargo de otros funcionarios. ¿Qué debo hacer?
Según el artículo 24 del Manual Normativo de Inventarios MFI.02. “Los servidores
públicos de la Universidad Industrial de Santander, son responsables
administrativa, disciplinaria y fiscalmente por la custodia y preservación de los
elementos y recursos de propiedad de la Universidad o de terceros (préstamos,
arrendamientos y comodatos), que reciban, manejen, administren o usen para el
ejercicio de sus funciones.
En el artículo 25 del mismo Manual se establece que: “En el momento de recibir o
entregar un cargo, el servidor público responsable de la custodia de los bienes
deberá realizar el traslado respectivo de los elementos, asumiendo de ésta forma
la responsabilidad por el uso, conservación y adecuada utilización de los bienes;
por lo tanto, el servidor público de la Universidad debe verificar personalmente la
existencia de cada elemento, constatando su descripción, identificación,
localización y UAA a la cual está adscrito el elemento. Esta labor la deben realizar
los dos funcionarios, tanto el que entrega como el que recibe el inventario.”
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En este sentido, en caso que los bienes en su inventario se encuentren bajo la
custodia de otro funcionario se debe coordinar el traslado de los mismos para
garantizar “el correcto uso de los bienes, debiendo gestionar oportunamente el
mantenimiento preventivo, correctivo y su conservación” (artículo 26 del MFI.02.).
4. ¿Qué debo hacer si encuentro un elemento de la Universidad que no se
encuentra en mi inventario?
Puedes contactar a la Sección de Inventarios al correo [email protected] o
extensiones 2240 – 2176 – 2257 – 2457 – 2449 y consultar a nombre de quién se
encuentra el elemento para solicitar el traslado a tu nombre o realizar la entrega
del elemento al funcionario responsable del bien.
vi. Préstamo de elementos de un inventario
1. Quiero prestar un elemento, ¿Qué debo hacer?
El préstamo de bienes a usuarios internos y externos para el caso de elementos
devolutivos mayores, menores e intangibles, debe ser registrado en el Sistema de
Información de Inventarios a través de la siguiente ruta: Pág. web UIS -> Sistemas
de información -> Nuevas versiones -> Acceder -> Usuario y password ->
Financiero -> Empleado UIS -> Inventarios.
La ficha de préstamo debe imprimirse y ser firmada por el servidor público
responsable de los elementos y el solicitante.
2. Quiero sacar un elemento de la Universidad, ¿Qué debo hacer?
Toda solicitud de préstamo con salida de bienes fuera de los predios de la
Universidad debe estar autorizada por el servidor responsable del bien, quien
constata que el elemento se requiere para realizar labores misionales. Esta solicitud
de autorización se debe realizar con el visto bueno de la División de Planta Física y
la Sección de Inventarios.
La solicitud de salida de equipos la puede realizar a través de la siguiente ruta: Pág.
Web UIS/intranet/Pestaña Planta Física/ Solicitudes/ Salida de equipo UIS donde
debe diligenciar los campos indicados lo cual será verificado en las porterías al
momento de la salida del equipo.
Para mayor información comunicarse al correo [email protected] y extensiones
2240 – 2176 – 2257 – 2457 – 2449.
TENER EN CUENTA!!
Con el propósito de garantizar el control de los elementos y su seguridad se debe
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realizar el registro de la salida en el sistema.
RECUERDE!!
El registro es importante ante cualquier reclamación frente a la aseguradora. Las
fechas de salida y entrada deben ser ajustadas en caso que el elemento deba
permanecer más tiempo fuera de la institución.
¡Evitaremos las impresiones, firmas, revisiones y movimientos! Los vigilantes
tendrán acceso a los permisos de salida de los elementos y la Sección de Inventarios
también contará con esta información en su módulo de nuevas versiones ante
cualquier eventualidad.
3. ¿Se puede realizar la reposición de un elemento faltante con otros bienes?
El servidor público de la Universidad puede proponer la reposición de un faltante
con otros bienes cuando el bien a reponer haya desaparecido del mercado o que
por tratarse de un elemento obsoleto no se requiera otro idéntico. Los bienes a
recibir en reposición deben responder a las necesidades de la UAA a la que
pertenece el servidor público y con destino a actividades misionales.
La aceptación de estos bienes es realizada por una Comisión conformada por el
Director o Jefe de la Unidad y el Jefe del Grupo de Inventarios. En caso de requerirse
concepto técnico, este se solicitará a la Unidad Asesora correspondiente.
4. Si compro un elemento que va a ser parte de un equipo para repararlo o
repotenciarlo, ¿Qué debo hacer?
Puedes contactar a la Sección de Inventarios al correo [email protected] o
extensiones 2240 – 2176 – 2257 – 2457 – 2449 para solicitar incluir dicho elemento
como mayor valor de un equipo existente.
vii. Robo de elementos de un inventario
1. ¿Qué debo hacer si me roban un elemento?
En los casos de robo, hurto o pérdida de elementos:
En las instalaciones de la Universidad, el servidor responsable del bien debe
reportar inmediatamente la novedad a la Sección de Inventarios, y a la Sección de
Seguridad de la División de Planta Física, para que procedan a iniciar la inspección
administrativa. En caso de presentarse fuera de las instalaciones de la Universidad,
sólo se deberá reportar a la Sección de Inventarios.
20
De igual manera debe informar inmediatamente por escrito lo ocurrido a su jefe
inmediato detallando los hechos y la información del elemento
El servidor responsable del bien debe enviar a la Sección de Inventarios, con el
objeto de realizar el trámite de reclamación ante la compañía de seguros, la
siguiente documentación:
Informe del Servidor responsable del bien, detallando los hechos y las
especificaciones del elemento.
Copia del denuncio instaurado ante la Fiscalía.
Informe de la Empresa encargada del Servicio de Vigilancia, (si el siniestro es
dentro de los predios de la Universidad).
Formato de Reporte de Siniestro a la Compañía de Seguros FFI.11,
diligenciado y firmado. (El Formato se encuentra disponible en
Intranet/Sistema de Gestión Integrado/Mapa de Procesos/Proceso
Financiero/Inventarios).
Dos cotizaciones del elemento hurtado.
viii. Pruebas Electivas
1. ¿Qué son las pruebas selectivas?
Son un mecanismo de verificación de los inventarios y de los controles que sobre
éstos están llevando a cabo los servidores responsables de los bienes.
2. ¿Para qué son útiles las pruebas selectivas?
Para que los funcionarios tengan una visión clara sobres los bienes que tienen
a cargo
Para identificar elementos que por su condición de obsolescencia deban ser
dados de baja
Para facilitar el traslado de elementos a los funcionarios que los estén
efectivamente utilizando
Para prepararse frente a la rendición de inventarios anual
ix. Información Sección de Inventarios.
1. ¿Dónde encuentro la documentación asociada a la sección de Inventarios?
21
Pág. Web UIS/intranet/Sistema de Gestión integrado/ Mapa de procesos
documentación/ Financiero/ Inventarios
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