Athento Partner Program
Introducción a la Gestión Documental con Athento.
Yerbabuena Software ~ 2.011
ÍndiceParte 1:¿Qué es la gestión Documental?Aplicaciones de la Gestión DocumentalÁmbitos de AplicaciónPlataforma Horizontal, Verticalización de la plataforma. (Método de Análisis, concepto de módulo, Parametrización)Presentación de la herramienta Athento. Módulos Parte 2:Herramientas comerciales.
Qué es la Gestión Documental●Captura
✔ Cómo introducir nuestros documentos al GD.● Almacenamiento.
● Donde y cómo guardar nuestra información.● Conservación o custodia.
✔ Qué documentos conservar y durante cuánto tiempo. Cómo eliminarlos.● Distribución
✔ Cómo ofrecerlo al usuario que necesita. Afrontar la colaboración entre usuarios.
● Publicación✔ Donde queremos publicarlo y quiénes pueden acceder.
Qué es la Gestión Documental
Qué es la Gestión Documental●Repositorio.
✔ Contenedor virtual de un conjunto de documentos. Pueden ser de grandes dimensiones.
● Documento.● Recurso compuesto por metadatos que contiene cierta
información. Esta información pueden ser otros documentos.● Metadato.
● Unidad mínima de información usada para describir un documento.
Qué es la Gestión Documental● Ciclo de vida.
✔ Estado puntual en el que puede encontrarse un documento.● Workflow.
✔ Transiciones entre estados que describe un proceso de negocio. Puede contemplar control de usuarios, temporalidad, etc.
● Versionado.✔ Crear copias incrementales de un mismo documento para su mejor
gestión. Pueden ser recuperados los cambios antiguos.● Histórico.
✔ Cambios realizados sobre un documento. No repudio de usuario.
Qué es la Gestión Documental●Repositorio.
✔ Contenedor virtual de un conjunto de documentos. Pueden ser de grandes dimensiones.
● Documento.● Recurso compuesto por metadatos que contiene cierta
información. Esta información pueden ser otros documentos.● Metadato.
● Unidad mínima de información usada para describir un documento.
Qué es la Gestión Documental●La clasificación como valor añadido.
✔ Mejora la organización: fácil de encontrar, archivar y gestionar.✔ Considera los valores que otros pueden necesitar. La documentación es de todos.
● Usa metadatos para categorizar la información.✔ Mucho mejor que usar estructuración por carpetas.
● Documentación y emails✔ ¿Es necesario retenerlo todo y siempre?
● Usa nombres descriptivos.✔ Usa el tamaño necesario y suficiente en el título y abastece de información la descripción.
Aplicaciones en PuertosExpedientes:
✔ Planes de Inversión✔ Redacción de Proyectos por medios propios✔ Redacción de Proyectos por medios técnicos✔ Estudios✔ Gestión de ObrasGestión de Mantenimiento
✔ Gestión de Activos✔ Gestión de Incidencias
Metodologías
➢ Metodología de Desarrollo: SCRUM➢ Arquitectura de Aplicaciones Orientada a Servicios SOA➢ Metodología de Componentes OSGi (módulos) ➢ Metodología para la resolución de incidencias: ITIL ➢ Certificaciones: ISO 27k, ISO 9k, ISO 14k
Expediente de Obras
Expediente de ObrasDatos➢ Número de Expediente
➢ Título de la Obra
➢ Descripción
➢ Localización
➢ Puerto
➢ Zona de Puerto
➢ Fecha de Creación
➢ Fecha de Cierre
➢ Tipo de Obra
➢ Responsable Técnico
Funciones Grupos de Usuarios
Abren y
asignan
Ejecutores
Jefe de Departamento
Ejecutores Jefe de Departamento
Técnicos
Revisores Jefe de Departamento
Visado o firma Dirección
Grupos de
Usuarios
Permisos
Jefes de
Departamento
Editan, Crean, Consultan,
Observan y Relacionan
Delineantes
Departamento
s APSCT
Consultan y Observan
Expediente de ObrasEstructura del Expediente➢ Documentación de la contratación de la Obra.➢ Documentos del Proyecto.➢ Seguimiento de la Obra.➢ Seguridad y Salud.➢ Medio Ambiente.➢ Calidad.
Herramientas ComercialesCatálogoHerramienta de Gestión de PresupuestosCanal YouTUBEWebBlogMaterial Comercial
Herramientas: procedimentando
...
Herramientas: procedimentando (2)
El sistema: acceso
El sistema: panel de control
El sistema: registro
El sistema: expediente
Referencias Comerciales
Referencias Comerciales
Proyecto
¡Muchas gracias!