8:00 a.m. Saludo de bienvenida e instalación del evento.
8:15 a.m. El papel de la Cadena de Suministro en la Transformación del Grupo EPM.
8:45 a.m. Sistema de información de contratistas y proveedores“5inko”
Agenda
El panorama actual del Grupo EPM
Somos un grupo empresarial
compuesto por 59 empresas
7 de ellas (con 31 subsidiarias) en Centroamérica, Estados Unidos, Chile, México, España y en Colombia.
Energía Gas Aguas TelecomunicacionesAseo
Avanzamos en la creación de territorios sostenibles y competitivos
MercadoAntioquia
Medellín y Área Metropolitana del Valle de Aburrá.
Antioquia (123 municipios).
Bogotá, Manizales, Armenia, Pereira, Bucaramanga, Barranquilla, Cartagena, Cali, Cúcuta y Quibdó.
Panamá, Guatemala, El Salvador, Chile, México.Con la marca UNE prestamosservicios de telecomunicaciones en Estados Unidos y España.
Mercadosnacionales
Presenciainternacional
Imperativo estratégico
Visión:En el 2022 el Grupo EPM habrá logrado posicionarse entre las 50 primeras multilatinas poringresos, con énfasis en Colombia, Centroamérica, Brasil, Chile, Perú y México, siendoreferente en excelencia operativa, reputación y transparencia; ofreciendo a los clientes y almercado un portafolio integral de soluciones competitivas en energía, aguas, aseo ytecnologías de la información y las comunicaciones (TIC), fundamentadas en prácticassocialmente responsables con todos los grupos de interés.
Misión:Somos un grupo empresarial multilatino, de origen colombiano y naturaleza pública, quegenera bienestar y desarrollo con equidad en los entornos donde participa, mediante laprestación responsable e integral de soluciones en energía, aguas, aseo y tecnologías de lainformación y las comunicaciones (TIC).
Nuestro pensamiento estratégico
Los diez principios del Pacto Global y la
cadena de suministro
LOS DIEZ PRINCIPIOS RELACIÓN CON LA SUSTENTABILIDAD DE LA CADENA
DE SUMINISTRO
DERECHOS HUMANOS
Principio 1: Las empresas deben apoyar y respetar la protección delos derechos humanos proclamados a escala internacional; y
Principio 2: Asegurar que no sean cómplices en abusos de losderechos humanos.
LABORAL
Principio 3: Las empresas deben defender la libertad de asociación yel reconocimiento efectivo del derecho a la negociación colectiva deconvenios laborales;
Principio 4: La eliminación de todas las formas de trabajo forzado yobligatorio;
Principio 5: La abolición efectiva de trabajo infantil; y
Principio 6: La eliminación de la discriminación respecto a empleo yocupación.
• La responsabilidad de referencia es no violar losderechos de otros, además, el Grupo EPMapoyará y promoverá el respeto por los derechoshumanos.
• Con frecuencia las condiciones laborales en lasempresas se encuentran considerablemente pordebajo de las normas internacionales y lasdisposiciones legales nacionales; el Grupo EPMtrabajará con sus proveedores para cumplir conlas normas laborales dentro de su cadena desuministro.
(ONU, 2010)
Los diez principios del Pacto Global y la
cadena de suministro
(ONU, 2010)
LOS DIEZ PRINCIPIOS RELACIÓN CON LA SUSTENTABILIDAD DE LA CADENA DE
SUMINISTRO
MEDIO AMBIENTE
Principio 7: Las empresas deben apoyar un enfoque deprecaución ante los retos del medio ambiente;
Principio 8: Asumir iniciativas para promover una mayorresponsabilidad del medio ambiente;
Principio 9: Alentar el desarrollo y la difusión detecnologías ecológicas.
• El Grupo EPM trabajará con sus proveedores paraminimizar los impactos en el medio ambiente a través dela gestión de la cadena de suministro, aplicando unenfoque preventivo, promoviendo una mayorresponsabilidad ante el medio ambiente y el uso detecnologías limpias en sus procesos.
ANTICORRUPCIÓN
Principio 10: Las empresas deben trabajar contra lacorrupción en todas sus formas, incluyendo la extorsión y elsoborno.
• El Grupo EPM trabajará por minimizar los riesgos decorrupción en la cadena de suministro, con el fin demejorar la calidad de los productos, reducir el fraude y loscostos relacionados.
Cadena de Suministro del Grupo EPMProcesos
Planeación de la Cadena de Suministro
Abastecimiento
Gestión de
Materiales y
Servicios
Gestión de Rendimiento
Gestión de categorías y proveedores
Rela
cio
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iento
con
Pro
veedore
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Negocio
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reas
de
soport
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Dirección
Planeación Cadena
de Suministro
Gerencia
General
VP Suministros
y Servicios
Compartidos
Gerencia Cadena
de Suministro
Dirección
Categorías y
Proveedores
Dirección
Abastecimiento
Dirección
Materiales y
Servicios
Dirección Operaciones
Internas Cadena de
Suministro
Cadena de Suministro del Grupo EPMEstructura administrativa
Conozcamos el proceso
«La metodología de la Gestión por Categorías (Category Management) proporciona una mejor
comprensión del perímetro de responsabilidad, a través de un proceso de análisis que dará como resultado las pautas para construir estrategias y planes de acción a
corto, medio y largo plazo a los miembros de la organización que tienen dentro de su responsabilidad
desarrollar la función de compras».
Gestión por categorías
Transaccional
Estandarización y
Evaluación de
desempeño
Cooperativa de mutuo desarrollo
Compras estratégicas y sostenibles de largo plazo
Compras estratégicas y sostenibles
de largo plazo
Estandarización y evaluación de
desempeño
Cooperativa de mutuo desarrollo
Rediseño de la Cadena de Suministro
Evolución en el tiempo
2013
Etapa 1
Etapa 2Etapa 3
Desarrollar un Modelo de Relacionamiento con Proveedores y
Contratistas. El que evolucionará según la madurez de las relaciones con los proveedores.
Una nueva forma de organizarnos
1. Quiénes Somos.
2. Sistema de Información de contratistas
- Tipos de registro
- Trámites del registro
- UNSPSC – Clasificador de bienes y servicios
3. Descarga de documentos
4. Formulario virtual - Consultas para el usuario
5. Ejemplos de algunos documentos que se requieren en el Registro
Contenido
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
Tiene por objetivo apoyar los diferentes procesos internos de
contratación,
dado que:
Permite optimizar y aplicar buenas prácticas.
Garantiza transparencia y seguridad jurídica.
Proporciona Información en línea del proveedor
Permite validar algunos de los requisitos que son exigidos en los
pliegos de condiciones o términos de referencia
Es un insumo muy importante para estudios de mercados
SIS
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5IN
KO
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
Entregable
Final
del Servicio
Análisis y Verificación
Jurídico-Financiera -
Técnica
Canales de
Servicio
GRUPO EPM/
PROVEEDORES-
CONTRATISTAS
KONFIRMA
1.Recepción y
procesamiento
documentos.
2. Análisis y
Verificación
3. Aprobación o
devolución
Constancia de
Inscripción
GU
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RIP
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Formularios
Virtuales (Liviano-
integral)1. Ingreso al sitio
Web de Konfirma
S.A.S. (www.konfirma.com.co)
2. Ingreso a la
opción “Descarga
de Formularios” el
Servicio
seleccionado.
3. Iniciar sesión
para el trámite
virtual:
Nit/Identificación
correo electrónico
Clave
4. Iniciar la
creación y el
ingreso de
información para el
trámite virtual.
PROVEEDORES -
CONTRATISTAS
1. Servicio
Virtual
3. Orientación
Personalizada
2. Atención
Telefónica
4. Recepción
Documentos
PROVEEDORES -
CONTRATISTAS
TIP
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
INSCRIPCIÓN REGISTRO LIVIANO
Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación
contractual con GRUPO EPM.
Es potestad del proveedor o contratista, el tipo de registro a excepción
de aquellos casos donde el proceso de contratación lo defina.
Se aporta información de experiencia declarativa y opcional.
Requisitos:
Formulario:
• Diligenciar información básica y códigos en los que se desea
clasificar.
• Diligenciar información de experiencia.
• Imprimir y firmar por el Representante Legal o su suplente.
Anexar documentación soporte y entregar de forma física o virtual.
El tramite para el Registro Liviano por medio de formularios virtuales no
requiere la firma, ni entrega de estos en las oficinas de Konfirma®.
TIP
OS D
E R
EG
IST
RO
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
INSCRIPCIÓN REGISTRO INTEGRAL
Persona natural o jurídica que está interesado en tener una relación
contractual con GRUPO EPM
Es potestad del proveedor o contratista, el tipo de registro a excepción
de aquellos casos donde el proceso de contratación lo defina.
Requiere Información adicional:
• Información de experiencia técnica con los respectivos soportes.
• Estados financieros.
• Certificaciones de calidad, permisos habilitantes, resoluciones,
entre otros.
Requisitos:
Formulario: diligenciar información de forma manual o virtual, Imprimir y
firmar por el Representante Legal o su suplente.
• Formulario 1. Firma- Declaración de compromiso veracidad de
información y documentos
• Formulario 2. Datos Generales
• Formulario 3. Información financiera
• Formulario 4. Información de experiencia (por cada contrato a
inscribir)
• Formulario 5. Maquinaria o equipo
Anexar documentación soporte y entregar de forma física.
TIP
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RO
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO
INFORMACIÓN BÁSICA
INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA -DECLARATIVA
AUTORIZACIONES PARA
ACTIVIDADES ESPECIFICAS
TIP
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO
INFORMACIÓN BÁSICA
Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos
Formulario No. 2 Datos Básicos
Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.)
Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN)
Copia de las certificaciones de calidad vigentes
Copia del RUT
TIP
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO LIVIANO
OTROS
Autorizaciones para actividades como:
- Vigilancia,
- Servicio postal,
- Alimentación,
- Agencias de viajes,
- Transporte de personas o carga,
- Actividades de salud humana.
Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.
INFORMACIÓN EXPERIENCIA
Formulario No. 4 Experiencia Técnica
TIP
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL
INFORMACIÓN BÁSICA
INFORMACIÓN DE EXPERIENCIA CERTIFICADA
AUTORIZACIONES PARA
ACTIVIDADES ESPECIFICAS
INFORMACIÓN FINANCIERA
TIP
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL
INFORMACIÓN BÁSICA
Formulario 1. Declaración de compromiso, veracidad de información y documentos
Formulario No. 2 Datos Básicos
Copia de documento equivalente al CERL. (Para empresas extranjeras, ESALES, descentralizadas y entidades donde ente certificador de E y RL es diferente a las CC.)
Copia del documento de Identificación, Diploma, Acta de grado (PN)
Copia de las certificaciones de calidad vigentes
Copia del RUT
TIP
OS D
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL
OTROS
Autorizaciones para actividades como:
- Vigilancia,
- Servicio postal,
- Alimentación,
- Agencias de viajes,
- Transporte de personas o carga,
- Actividades de salud humana.
Para las empresas que se desean inscribir en actividades de este tipo.
TIP
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REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL
INFORMACIÓN FINANCIERA
Formulario No. 3 Información Financiera
Nota aclaratoria de cuentas financieras
Balance General
Estados de Resultados
Nacionales: Notas a los Estados FinancierosExtranjeras: Memorias Nacionales: Certificación de Estados Financieros, firmada por RL y contadorExtranjeras: Documento equivalente o Carta RL
Nacionales: Dictamen del Revisor FiscalExtranjeras: Informe auditoria
Nacionales: Certificados de la Junta Central de ContadoresExtranjeras: Documento equivalente o carta RL
TIP
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REQUISITOS DE DOCUMENTACIÓN REGISTRO INTEGRAL
INFORMACIÓN EXPERIENCIA
Formularios N°4 Información Experiencia
- Certificación de Contratos Ejecutados
o en su defecto el acta de finalización del contrato,expedida por el contratante.
- Orden de Compra o Factura para suministros.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
INSCRIPCIÓNACTUALIZACIÓ
NRENOVACIÓN
CANCELACIÓN
Los trámites no tienen costo para el proveedor, a excepción de los costos
de envío de documentos por correo postal para quienes lo requieran.
No se inscriben consorcios o uniones temporales. Estos deben inscribirse
individualmente.
Tiempo de respuesta de 48 horas en días hábiles para el registro integral y
24 para el liviano.
Los resultados son comunicados al proveedor por correo electrónico.
TR
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Es responsabilidad del proveedor.
Se puede hacer en cualquier momento, actualizando cualquier
información que haya sido reportada previamente y a la fecha haya
sufrido algún cambio o inscribir experiencia de nuevos contratos
ejecutados.
La experiencia de contratos ejecutados que sea inscrita en el Sistema de
Información de Contratistas no está sujeta a modificaciones, por lo tanto,
al momento de clasificar un contrato seleccione adecuadamente las
actividades que están acordes al objeto o alcance del mismo y asígneles el
valor en pesos.
TR
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OVA
CIÓ
N Es requerido para todos los proveedores que tengan inscripción vigente y
deseen continuar con el registro.
Debe realizarse antes de cumplir un año contado a partir de la fecha de
inscripción.
Renovación Registro Liviano
Actualizar como mínimo la información de datos básicos ingresada al
momento de la inscripción.
En caso que no realice la actualización, el registro será cancelado.
Renovación Registro Integral
Actualizar como mínimo la información financiera a más tardar en los
primeros 4 meses de cada año y deberá corresponder a la reportada en el
registro mercantil de la cámara de comercio de su domicilio.
Si transcurrido un (1) año a partir de la inscripción, el proveedor no
actualiza la información, dicho registro será cancelado.
TR
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CELA
CIÓ
N
Cuando el registro no se ajuste a los parámetros establecidos
Si transcurrido 1 año a partir de la inscripción, el proveedor no actualiza
ninguna información
Después de ser cancelada la inscripción, el proveedor puede inscribirse
nuevamente, realizando el tramite completo (formularios y
documentación)
Requisitos:
La empresa debe enviar una carta informando los motivos de la
cancelación.
CLA
SIF
ICA
DO
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IEN
ES Y
SERV
ICIO
SUNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y
SERVICIOS Es una metodología uniforme de codificación utilizada para clasificar
productos y servicios fundamentada en un arreglo jerárquico y en una
estructura lógica.
Este sistema permite codificar productos y servicios de forma clara ya que
se basa en estándares acordados por la industria los cuales facilitan el
comercio entre empresas y gobierno.
La versión implementada en Colombia es la UNSPSC, V.14.080, traducida
al español.
Es una clasificación de cinco niveles, los niveles a utilizar son:
Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf
UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y
SERVICIOSEstructura:
Organiza los segmentos en las etapas de generación de valor a los productos.
Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdfCLA
SIF
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UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
MANUAL CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualcla
sificador.pdfdos por la industria los cuales facilitan el comercio entre
empresas y gobierno.
Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf
CLA
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UNSPSC – CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
BUSCADORES CLASIFICADOR DE BIENES Y SERVICIOS
http://www.colombiacompra.gov.co/es/Clasificacion
Fuente: http://www.colombiacompra.gov.co/sites/default/files/manuales/manualclasificador.pdf
CLA
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma
S.A.S.
www.konfirma.com.co
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TO
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de
Documentos” en el Servicio seleccionado.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de
Documentos” en el Servicio seleccionado.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 2: Ingreso a la opción “Descarga de
Documentos” en el Servicio seleccionado.
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AL
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 1: Ingreso al sitio Web de Konfirma S.A.S.
www.konfirma.com.co
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AL
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 2: Iniciar sesión para el trámite virtual.
FO
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TU
AL
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
PASO 3: Iniciar la creación y el ingreso de
información para el trámite virtual.
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SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPMPRESENCIAL
Konfirma Centro
Carrera 46 Nº 52 - 82 Medellín
Sótano ingreso por la Avenida Oriental
TELEFONICA
Línea Única de Atención al Usuario
(574) 444 56 56
CORREO ELECTRONICO
HORARIO DE ATENCIÓN : LUNES A VIERNES DE 8:00 AM A 5:00
PM
ATRAS
Debe cumplir con:
Indicar el año(s) que
se esta certificando.
La fecha de
expedición debe ser
posterior al año que se
esta certificando
Debe ser expedida y
firmada por el
Representante legal y
Contador
LEGALIZACIO
N
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A
Debe cumplir con:
Dicho certificado deberá tener una antigüedad
menor de 6 meses (a la fecha de la inscripción).
ATRAS
Debe cumplir con:
- Nombre del contratante (PJ
con membrete) y datos de
contacto
-Nombre del contratista
-Número del contrato
-Fecha de inicio y de
finalización
-Objeto del contrato
-Alcance del contrato
-Detalle de las actividades
-Valor del contrato a la fecha
de terminación sin IVA.
-Indicar el valor de las
adiciones.
ATRAS
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
A partir del 09 de mayo se reflejarán los siguientes
cambios en nuestra página web-link proveedores:
El registro e inscripción para nuevos proveedores ya no
aparecerá pues el trámite se deberá realizar
directamente ante la empresa Konfirma.
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MB
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EN P
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INA
WEB
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
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WEB
Los formularios de registro de proveedores también
serán inhabilitados:
SISTEMA DE INFORMACIÓN DE CONTRATISTAS EPM
CA
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ÁG
INA
WEB
En “Ingreso para cotizar un bien o un servicio” se retirará
del sistema la opción de acceso con clave.
Para acceder a la información del aplicativo en “Entrada al
Sistema” debe ingresar su número de NIT o cédula.
El proveedor podrá acceder a la información general
(órdenes de compra, cotizaciones, certificados, pagos
órdenes de pedido) pero no podrá ingresar a la pestaña
“cotizaciones actuales” si no tiene la inscripción
vigente, por tanto no podría cotizar.
Si el proveedor está inscrito podrá acceder a la
información en la pestaña “Cotizaciones Actuales”, en caso
que no esté inscrito, al tratar de ingresar a la pestaña
“Cotizaciones Actuales” el sistema arrojará un mensaje de
“NO INSCRITO” para que el proveedor realice el trámite
ante la Empresa Konfirma.
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MB
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WEB
Se retira la pestaña “Proveedor” y a su vez se retira el
direccionamiento que hace el sistema a dicha pestaña cuando
el proveedor no tienen la inscripción vigente en CHEC.
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