PROCEDIMIENTO
ACCIÓN CORRECTIVA PREVENTIVA Y DE
MEJORA
CODIGO: PR.4-100.10
VERSION: 2.0
FECHA:
DICIEMBRE 07 DE 2009
1. OBJETIVO
Establecer las directrices necesarias para llevar a cabo las acciones correctivas requeridas con el fin de eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable para el Sistema de Gestión.
2. ALCANCE
Comprende desde la identificación de los aspectos que afectan la calidad del servicio, situaciones no deseadas o riesgos hasta la adopción e implementación de una acción preventiva o correctiva o de mejora.
3. ABREVIATURAS
ACPM Acciones correctivas preventivas y de mejora
Acción Correctiva: Acción tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación indeseable.
Notas: a) Puede haber más de una causa de una no conformidad. b) La acción correctiva se toma para prevenir que la causa raíz que originó la no conformidad se vuelva a repetir, mientras que la acción preventiva se toma para prevenir que algo suceda.
c) Existe diferencia entre corrección y acción correctiva.
No Conformidad (NTC-ISO 9000:2000, Pág. 18 -3.6.2) Incumplimiento de un requisito asociado a un uso previsto o especificado.
Conformidad (NTC-ISO 9000:2000, Pág. 18 - 3.6.1) Cumplimiento de un requisito. Revisión (NTC-ISO 9000:2000, Pág. 23 - 3.8.7) Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuación y eficacia del tema objeto de la revisión, para alcanzar unos objetivos.
Acción remedial: Acción inmediata para reducir temporalmente el impacto de la no conformidad detectada u otra situación indeseable
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4.REFERENCIAS NORMATIVAS
Ley 872 de 2003, Decreto 4110 de 2004
5. DESARROLLO
5.1 Condiciones generales Las fuentes para identificar no conformidades son:
Revisión por la Dirección. Quejas o Reclamaciones de un Cliente. Seguimiento y Medición de los Procesos. Seguimiento y Medición del Producto. Medición de la Satisfacción de un Cliente. Resultados de Auditorías de Calidad. Control del Producto No Conforme. Reuniones del Comité de calidad
Control del riesgo
5.2 Para diferenciar entre problema, causa y efecto, se debe utilizar una de las siguientes metodologías:
Árbol de problemas para análisis de causas.
Diagrama de afinidad
Diagrama de flujo
Espina de pescado
Diagrama de Pareto
Esquema de los 5 por que
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Criterios para determinar el tratamiento de no conformidades detectadas en algunas de las fuentes citadas anteriormente.
CRITERIO REQUIERE
TRATAMIENTO? REQUIERE
CORRECCIÓN
REQUIERE ACCIÓN
CORRECTIVA
Cuando la no conformidad representa incumplimiento a un objetivo de calidad
SI SI SI
Cuando la no conformidad es reiterativa en el mismo proceso
SI NO SI
Cuando la no conformidad hace referencia al incumplimiento de un debe de la Norma ISO 9001:2000
NO SI NO
Cuando la no conformidad proviene de una queja o de la medición de la satisfacción del cliente, alumno o empresario
SI NO SI
Cuando la no conformidad indica el control del riesgo
SI NO SI
6. ACTIVIDADES:
ACTIVIDAD 1:
Identificación de la no conformidad existente: Son aquellas que se encuentran listadas en el numeral 5.1, según sea la fuente se seleccionan las opciones establecidas en el Formato de Acciones Correctivas, Preventivas y/o de mejora y se describe el problema.
Responsable: Líder de proceso y según la fuente.
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ACTIVIDAD 2:
Determinar las causas de las no conformidades: Se utiliza alguna metodología de análisis de causas según lo recomendado en el numeral 5.2 y se describe en el espacio definido para tal efecto en el Formato de ACPM.
Responsable: Responsable de la solución del problema o Líder del proceso
ACTIVIDAD 3:
Definir la acción correctiva para eliminar la causa raíz de la no conformidad: Una vez realizado un análisis de causas, se debe realizar un plan de acción con el fin de atacar las causas y garantizar la solución del problema potencial o real, esta información debe ser registrada en el mismo formato de ACPM
Responsable: de la solución del problema o Líder del proceso
ACTIVIDAD 4:
Seguir y registrar los resultados de la acción correctiva : Una vez elaborado el Plan de acción , se debe poner en práctica y hacer el seguimiento al cumplimiento del plan en el formato de ACPM, para garantizar la eficacia de las acciones.
Responsable: Líder del proceso afectado y Asesora de Control Interno
ACTIVIDAD 5:
Consolidación de resultados:
Para mantener un adecuado control de todas las acciones de la Contraloría, el líder del proceso de evaluación y mejora, debe elaborar un resumen del estado de las ACPM, para presentar en al revisión por la dirección.
Responsable: Asesora de Control Interno
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7. REGISTROS:
Formato para acción correctiva, preventiva o mejora
Elaboró: Martha Cecilia Franco G.
Revisó: Lyndon Alberto Chavarriaga Montoya
Aprobó:Carlos Manuel Llano alzate
Cargo: Asesora Control Interno
Cargo:Asesor de planeación
Cargo:Contralor
CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN ORIGEN DE LOS
CAMBIOS
FECHA
02
Cambio en el manual de funciones y competencias
DICIEMBRE 07 DE 2009
Cambio de Logo MAYO 10 DE 2013
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