Proceso Nombre del Riesgo Controles Actividades PropuestasFecha
programadaActividades Realizadas Indicador
Gestión de la
Contratación
(Jurídica)
Direccionamiento de
Contratación en favor de
un tercero
1. Revisión de los documentos
previos a la contratación, frente a la
ley y al manual de contratación en
los aspectos jurídicos.
2. Recepción y revisión de las
observaciones presentadas al
proceso.
3. Verificación de la junta de
licitaciones a la evaluación jurídica
- Capacitaciones constantes a los
Funcionarios.
- Sanciones disciplinarias
1. Aplicar rigurosamente la ley y el
manual de contratación.
2. Elaborar documento de Respuesta
a las Observaciones.
3. Elaborar Acta de Adjudicación
donde consta la revisión de la
verificación jurídica
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
Durante el periodo comprendido entre septiembre y diciembre de 2018, la Oficina Jurídica en desarrollo de sus funciónes de asesoria en
los procesos de contratación administrativa adelantó principalmente las siguientes actividades: Elaboró para la suscripcion del
ordenador del gasto con fundamento en los estudios, análisis técnicos y económicos, e informes que presentaron las áreas que
requerían la contratación, los pliegos de condiciones, adendas, aclaraciones, contratos, actas de aprobación de garantías, sus
modificaciones, actos administrativos y demás documentos necesarios en desarrollo del proceso contractual.
Asesoró al ordenador del gasto en el desarrollo de las actuaciones sancionatorias o conminatorias frente al incumplimiento de los
contratistas.
Revisó para el visto bueno del jefe de Oficina y la posterior suscripción del ordenador del gasto, las actas de liquidación de los contratos
remitidas por los supervisores de los mismos.
Publicó y notificó los actos administrativos que se expidieron en el trámite de la gestión contractual, así como los documentos que se
profirieron en desarrollo de los procesos contractuales.
Comunicó a los funcionarios la designación efectuada como supervisores por el ordenador del gasto, advirtiéndoles sobre sus
obligaciones legales y contractuales.
Resolvió las consultas y emitió los conceptos relacionados con la gestión contractual, requeridos por las diferentes áreas.
Elaboró las respuestas a las observaciones de carácter jurídico presentadas a los diferentes procesos de selección adelantados por la
entidad, a su vez recopiló las respuestas presentadas por las áreas técnicas y financieras para la firma del ordenador del gasto y
procedió con la publicación de las mismas.
Las Actas de Adjudicación contienen un aparte denominado "Recomendacion de los miembros de la Junta de Licitaciones y
Adquisiciones" de la PGN.
La Oficina Jurídica dió lineamiento referente a la gestión contractual a cargo de la dependencia, a los funcionarios del área en reunión
llevada a cabo el 28 de noviembre de 2018.
100,00%
Gestión de la
Contratación
(Secretaria
General)
Ejecución del proceso de
contratación en
cualquiera de sus
etapas, sin el
cumplimiento de los
requisitos legales y
lineamientos
establecidos por
Colombia compra
eficiente.
1. Manual de Contratación, control
previo administrativo.1. Manual de
Contratación, control previo
administrativo.
2. Procedimientos , instructivos y
documentación de apoyo para el
proceso de contratación.
3. Revisión de la Oficina Jurídica y
de Secretaría General.
4. Capacitaciones constantes a los
Funcionarios.
5. Sanciones disciplinarias
1. Aplicar rigurosamente el Manual de
Contratación
2. Aplicar los procedimientos, instructivos
y documentación asociada al proceso de
contratación.
3. Realizar las validaciones por parte de
la Oficina Jurídica y Secretaría General.
4. Realizar capacitaciones y
actualizaciones en contratación.
5. Sancionar de manera ejemplar a los
Funcionarios por parte de Veeduría.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
La Secretaria General realiza seguimiento a las dependencias involucradas en el proceso de contratación a través de mesas de trabajo
como apoyo a la aplicación adecuada de los procedimientos de contratación. La Secretaria General y la Oficina Jurídica hacen
acompañamiento a las dependencias participantes en el proceso, mediante mesas de contratación de lo cual dan cuenta las actas
suscritas en cada reunión. Durante el periodo objeto de análisis se llevaron cabo reuniones los dias 10 y 14 de septiembre; 5, 12, 19 y
26 de octubre; 1,7,14,22 y 29 de noviembre y 6 y 20 de diciembre de 2018.
Así mismo, se llevan a cabo mesas de seguimiento en el marco de ejecución del proyecto BID.Las dependencias involucradas en el
proceso de contratación dan estricto cumplimiento a lo dispuesto en el Manual de Contratación de la PGN, adelantando los estudios
previos, actos administrativos de justificación, pliegos, publicación y demás pasos del proceso.
El 22 de noviembre de 2018 se llevó a cabo EL ENCUENTRO DE COORDINADORES ADMINISTRATIVOS en el cual se trataron temas
relacionados con el proceso de contratación.
Durante el periodo comprendido entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre, la veeduría no profirió fallo sancionatorio alguno contra
funcionarios de la entidad por hechos relacionados con el proceso de gestión de la contratación y cierre de vigencia fiscal.
la Oficina Jurídica siguiendo las recomendaciones emitidas por Colombia Compra Eficiente, aplica dentro del proceso de contratación,
los manuales, guias y documentos tipo por ella definidos, entre los que se encuentran: Manual para el manjeo de acuerdos comerciales
en procesos de contratación, manual para la operación secundaria de los instrumentos de agregación dd demanda, manual de la
Modalidad de Selección Mínima Cuantía, Manual para la identificación y Cobertura del riesgo, entre otros.
De igual manera, como controles administrativos se están desarrollando las reuniones en las que por convocatoria de la Secretaria
General y con la participación de varias dependencias, entre ellas, las que tienen proyectos para ejecutar en la presente vigencia a
través de los procesos de selección, se verifica el estado de los mismos.
100,00%
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2018
OFICINA DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (APOYO)
TERCER CUATRIMESTRE 2018 (1 DE SEPTIEMBRE- 31 DE DICIEMBRE)
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019. Revisado por Santiago Muñoz Medina
Proceso Nombre del Riesgo Controles Actividades PropuestasFecha
programadaActividades Realizadas Indicador
COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (APOYO)
Gestión de la
Contratación
(Secretaria General)
Contratación de bienes o
servicios generando
favorabilidad hacia un
proponente
1. Capacitaciones y sensibilización
permanente a los funcionarios del área de
contratación sobre el manejo de la
información en los procesos de selección.
2. Revisión de los documentos emitidos
dentro de cada proceso de contratación.
3. Control previo administrativo.
4.Revisión de la Oficina Jurídica y de
Secretaría General.
5. Sanciones disciplinarias
1. Adelantar jornadas de capacitación sobre
el manejo de la información en el proceso de
contratación.
2. Revisar periódicamente la aplicación del
Manual de Contratación y los procedimientos,
instructivos del proceso de contratación.
3. Dirigir mensajes de sensibilización a los
funcionarios, sobre el manejo de la
información en el proceso de contratación.
4. Verificar y validar los controles
administrativos por parte de la Oficina
Jurídica y Secretaría General.
5. Iniciar procesos disciplinarios a
Funcionarios por parte de Veeduría.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
La Secretaria General y la Oficina Jurídica acompañan y apoyan el proceso de contratación utilizando para ello las mesas de
seguimiento en las cuales participan los responsables de los procesos de contratación que se están adelantando.
Así mismo, respecto de los recursos del proyecto BID, se llevan a cabo mesas de seguimiento periódicas con la participación de los
iferentes actores.A través de las reuniones de seguimiento que se realizan a cargo de la Secretaría General, se les enfatiza a los líderes
de cada dependencia, la importancia y el aporte fundamental de cada área para el buen desarrollo del proceso de contratación en la
entidad.
Durante el periodo comprendido entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre, la veeduría no inició ninguna investigación disciplinaria ni
profirió fallo sancionatorio alguno, por hechos relacionados con el proceso de gestión de la contratación
100,00%
Gestión Documental
Extravío de documentos e
información en beneficio propio
o de un tercero
1. Tablas de retención documental
2. Procedimientos, formatos e instructivos
de gestión documental.
3. Auditorías internas a la gestión
documental.
4. Capacitaciones en gestión documental a
los funcionarios de la PGN
1. Aplicar las Tablas de retención
documental
2. Aplicar rigurosamente los Procedimientos,
formatos e instructivos de gestión
documental.
3. Realizar Auditorías internas a la gestión
documental.
4. Capacitar en gestión documental a los
funcionarios de la PGN
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
Se realizaron las transferencias, conforme a lo programado en el cronograma y se actualizó el procedimiento de eliminación documental.
Se realizó seguimiento al cronograma de transferencias documentales, el cual tuvo ajustes durante el año, por los cambios generados
en la estructura de la entidad.
El proceso de eliminación se encuentra pendiente de visto bueno por parte de la Secretaría General, para su publicación y aplicación.
Se actualizó el proceso de gestión documental, con sus procedimientos y formatos y se elaboraron procedimientos requeridos por el
MOG (17), conforme a lo establecido por la oficina de Planeación.
Elaboración y actualización de instrumentos archivísticos (PINAR, MOREQ, TCA, BANCO TERMINOLÓGICO Y PGD). Esta actividad se
realizó de acuerdo con la necesidad y los requerimientos de la oficina de Planeación y la Dependencia.
Se realizaron las reuniones programadas con el contratista (CIDOR ALLIANCE CONSULTING) para la capacitación; la dependencia
efectuó la actualización, elaboración y aprobación de los procedimientos con base en el sistema de Calidad de la Entidad. se
encuentran pendiente su aprobación y publicación por parte de la Oficina de Planeación.
Se realizó la elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos: Banco Terminológico de Series, Modelo de Requisitos,
Tablas de Control de Acceso, PINAR y Programa de Gestión Documental - PGD; Através del contrato No. 179-83 de 2018 con el
contratista ZUCOM SAS. pendiente su aprobación por parte del Comité de Archivos.
Seguimiento y acompañamiento a diferentes dependencias del nivel central, para verificar la aplicación de los procedimientos de gestión
documental y a las dependencias territoriales programadas.
Se realizaron las asesorías en gestión documental a las diferentes dependencias que solicitaron información. Se efectuó auditoría in situ
a las Procuradurías ubicadas en San José del Guaviare, Sincelejo, Zipaquirá, Sangil y Vélez.
Capacitación a los funcionarios en materia de Gestión Documental.Se realizaron capacitaciones a través de las comisiones de asesoría
a las dependencias territoriales programadas; (Facatativá, Zipaquirá, Magdalena, Sincelejo, Velez, Socorro) y al nivel central por
demanda. Se capacitó a funcionarios asignados en el proceso de elaboración y actualización de los instrumentos archivísticos que
realizó la dependencia a través de proceso contractual.
80,00%
Gestión de Tecnología
de información
Pérdida de la confidencialidad
e integridad de la información
Institucional
1. Protocolos de Seguridad establecidos.
2. Copias de respaldo y Backup
3. Separación de roles
4. Implementación de soluciones de
correlacionado de eventos
5. Asignación de responsabilidad de
seguimiento
1. Aplicar protocolos de seguridad
2. Realizar Copias de respaldo
3. Exigir la separación de roles
4. Implementar una solución de
correlacionador de eventos.
5. Realizar capacitaciones y sensibilización
constante en temas de seguridad informática.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
Se ejecutó en debida forma el contrato relacionado con la implementación del Sistema General de Seguridad de la Información en la
PGN en cuya ejecución se resaltan las siguinetes actividades: pruebas de vulnerabilidad internas y externas, hacking ético, pruebas de
ingenieria social, levantamiento de activos de información, identificación de riesgos, su mitigacion y definición de poíticas y
procedfimientos.
Se llevaron a cabo copias de respaldo de la información mensuamente durante el periodo comprendido entre los meses de septiembre a
diciembre de 2018.
Con el proyecto de arquitectura empresarial y gobernanza, el cual se ha ejecutado en su primera etapa se pretende reorganizar el área
de sistemas, estableciendo los diferentes cargos y los roles a desempeñar.
Con los recursos BID se pretende en el 2019 adquirir la implementacion del correlacionador de eventos.
Durante el último cuatrimestre se adelantó la jornada de sensibilización en seguridad informática para todos los funcionarios de la PGN.
80,00%
Gestión del Talento
Humano (Vinculación
de Personal -CAS-)
Posesionar Funcionarios que
no cumplen con los requisitos
legales establecidos o con
documentación adulterada.
1. Manual de Funciones
2. Procedimiento de posesión
3. SIAF módulo de hojas de vida
4. Normatividad vigente
5. Validación de los documentos de
requisitos mínimos.
1. Revisar antes de la posesión los
documentos, requisitos y calidades
requeridas para la posesión.
2. Aplicar las validaciones de los
documentos de estudios a través de
muestreo aleatorio a las diferentes
instituciones educativas (promedio mensual
de 8 para un total de 32 en el cuatrimestre).
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
Durante el periodo comprendido entre el 1° de septiembre y el 31 de diciembre de 2018 se realizó revisión de
documentación para cumplimiento de requisitos para posesión de 173 personas de las cuales se elaboró el acta de
posesión. En el mes de septiembre de 2018 se realizó validadción y verificación de la documentación académica ante
diferentes instituciones educativas, allegada por 7 funcionarios, en el mes de octubre de 12, en noviembre de 20 y en
diciembre 21.
Adicionalmente, en todos los casos, se verificaron los antecedentes disciplinarios, fiscales, policivos y de medidas
correctivas y profesionales (según corresponda).
100,00%
Proceso Gestión del
Talento Humano
(Situaciones
Administrativos -
Viáticos)
Utilización de los recursos de
Viáticos para beneficio de
quien los maneje o de
terceros.
1. Conciliación Bancaria
2. SIIF Nación.
3. Libro Banco
1. Realizar conciliación Bancaria
2. Comparar Registros SIIF Versus Libro
Banco
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
Se llevaron a cabo conciliaciones entre los extractos bancarios y los datos registrados en el "libro de Bancos" del grupo de
viáticos, correspondientes a los meses deseptiembre, octubre y noviembre del 2018. Todas las comisiones pagadas a los
servidores de la entidad se relacionan en el "Registro CEN" del SIIF Nación. los registros de pago de comisiones reposan en
el "Libro Banco" del grupo de Viáticos.
Como soporte se anexan las conciliaciones realizadas entre los extractos del Banco Popular y los datos registrados en el
“Libro Bancos” del Grupo de Viáticos.
100,00%
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019. Revisado por Santiago Muñoz Medina
Proceso Nombre del Riesgo Controles Actividades PropuestasFecha
programadaActividades Realizadas Indicador
COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (APOYO)
Proceso Gestión del
Talento Humano
(Afiliación y Aportes a
Seguridad Social)
No recibir las incapacidades
expedidas por las EPS a los
funcionarios
1. Normatividad legal vigente.
2. Memorando N° 040 del 17 de
junio de 2014 de Secretaria
General, por medio del cual se
informa el procedimiento de
licencias e incapacid
1. Reiterar el cumplimiento del
Memorando de Secretaria General
2. Reportar a la División de Gestión
Humana, los jefes y los funcionarios
que no informaron de las
incapacidades reconocidas por las
EPS.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
En cumplimiento de lo dispuesto en el memorando No. 040 del 17 de junio de 2014, se remitieron diferentes correos
electrónicos a los funcionarios y jefes inmediatos que no reportaron oportunamente sus incapacidades, solicitando dar
cumplimiento al Memorando 040 del 17 de junio de 2014 de Secretaria General, que establece: “(…) los funcionarios deben
presentar a su jefe inmediato el certificado original y legible de las incapacidades por enfermedad general, enfermedad
profesional y licencias de maternidad, dentro de los tres (3) días hábiles siguientes al hecho que las originó y diligenciar el
formato de "Registro de ausentismo por permisos o incapacidades"; y “(…) es responsabilidad de los Jefes inmediatos
verificar su oportuna presentación y enviarlos inmediatamente al Centro de Atención al Servidor, ubicado en la sede Central
de la Procuraduría General de la Nación, Cra. 5 #15-80, Piso 7. En el nivel Regional, antes de enviarlas en físico, se pueden
enviar escaneadas al correo electrónico [email protected] o por fax a la extensión 10793.”
No fue necesario reportar a ningún funcionario, ni jefe inmediato a la División de Gestión Humana, toda vez que después de
recordar el cumplimiento del memorando, lo servidores requeridos cumplieron con la remisión de las respectivas
incapacidades
100,00%
Gestión del Talento
Humano (Gestión de la
Historia Laboral)
Mutilar, Sustraer, alterar la
historia laboral.
1. Formato Control de Préstamos
REG-GH-HL-001
2. Registro Excel
3. Correos electrónicos.
1. Realizar reinducción sobre el
procedimiento interno establecido en
el Sistema de Gestión de Calidad
2. Aplicar Procedimiento PRO-GHL-
002 "Préstamo de Historias
Laborales"
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente100%
Gestión del Talento
Humano (Gestión de la
Historia Laboral)
Permitir el acceso a la
información reservada o
sensible a personal no
autorizado con fines dolosos
para favorecimiento o perjuicio
a terceros
1. Formato Control de Préstamos
REG-GH-HL-001
2. Solicitud de identificación de
quien realiza la información
1. Realizar reinducción sobre el
procedimiento PRO-GHL-002
"Préstamo de Historias Laborales"
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente100%
Gestión del Talento
Humano (Gestión de la
Historia Laboral)
Expedir certificaciones
laborales con información no
verídica
1. Aplicación del Procedimiento
PRO-GH-HL-005 “Expedición de
Certificaciones de la Historia
Laboral”; en especial, en lo
referente al análisis de la petición y
de las fuentes utilizadas para la
elaboración de la misma.
1. Realizar reinducción en materia de
aplicación del Procedimiento PRO-
GH-HL-005 “Expedición de
certificaciones de la historia laboral”.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente100,00%
Gestión del Talento
Humano (Selección de
Empleados de Carrera)
Manipulación indebida de la
información pública o
reservada en beneficio de
terceros
1. Protocolos de seguridad para
actividades sensibles.
2. Actas de confidencialidad entre
partes que manejen información
sensible.
3. Logs de auditoría de sistemas en
los procesos informáticos.
4. Capacitaciones técnicas y en
valores.
1. Revisar los protocolos de control para
determinar si es necesario modificarlos.
2. Firmar actas de confidencialidad.
3. Establecer logs de auditoría
4. Capacitar a servidores de la Oficina en
la cadena de custodia, protocolos de
seguridad y ética y valores
anticorrupción.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
Para la anualidad 2018 no se tiene prevista la realización de procesos de selección de empleados de carrera, que sería el
subproceso en el cual se pudiera materializar el riesgo de manipulación indebida de la información pública o reservada en
benficio de terceros.
100,00%
Gestión Financiera
Pérdida de recursos
financieros en beneficio
de un particular
1. Lista de chequeo y las normas
que le aplican
2. Filtros y revisión de acuerdo con
la competencia de cada grupo.
3. Instructivo y procedimientos para
trámite de cuentas
1. Pagos a beneficiario final: Validar
información registrada en formato
beneficiario cuenta, certificación bancaria y
actualizar en el SIIF en el momento de
expedir el registro presupuestal.
Verificar estado de la cuenta bancaria en el
SIIF.
2. Pagos desde cuentas PGN: Solicitar
cuenta bancaria, revisar y generar
archivos.
Confirmar los datos de la cuenta bancaria
con pagos históricos.
3. Revisar el cumplimiento de requisitos
para el pago, de acuerdo con las
responsabilidades establecidas en el
instructivo de trámite de cuentas
4. Revisar en el SIIF el registro de las
obligaciones y la hoja de vida del registro
de pago de los contratos según el tipo de
cuenta.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
En el área financiera se adelantan los controles establecidos orientados a minimizar el riesgo de pérdida de recursos por
pagos indebidos, entre los que se encuentran el diligenciamiento de los distintos formatos y los filtros y revisión por cada una
de las áreas.
En el formato “Beneficiario Cuenta” se registra que la cuenta queda en estado “registro previo”, “validada o registrada” y
posteriormente en estado “activa”. Esta información del estado de la cuenta se realiza a diario para verificar cuando la
cuenta queda en estado “activa”.
El Grupo de Ejecución Presupuestal coloca sello en el que se indica que la cuenta bancaria se encuentra en estado “Activa”
en el SIIF. Esta Información también se puede verificar en el Registro Presupuestal de Obligación.
En los Registros Presupuestales de Obligación se evidencian los Vo. Bo. que tienen las cuentas dentro de la cadena
presupuestal del Proceso de Gestión Financiera como muestra del cumplimiento de los requisitos de pago. Estas se
pueden verificar en el Grupo de Contabilidad en los archivos de los Boletines de Tesorería.
El formato de beneficiario de cuenta es diligenciado para cada pago y en el msmo se registra el estado de la misma, bien
sea en registro previo, validada o registrada y en estado activa, por los diferentes actosres del proceso. Esta información se
diligencia a diario para verificar en que momento la cuenta queda activa. La cuenta en estado activa es certificada por el
grupo de ejecución presupuestal y tambien pude ser consultada en el SIIF. Se solicita certificación bancaria, se adjunta el
formato de certificación de la interventoría o supervisión de contratos debidamente suscrito por los responsables.
100,00%
El 29 de noviembre de 2018 se llevó a cabo la reinducción a los funcionarios del Grupo Hojas de Vida en materia de
actualización de los procesos y procedimientos manejados en ese grupo, actualización efecutada en el mes de noviembre
de 2018.
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019. Revisado por Santiago Muñoz Medina
Proceso Nombre del Riesgo Controles Actividades PropuestasFecha
programadaActividades Realizadas Indicador
COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (APOYO)
Gestión de
Seguridad
Filtración de información
confidencial (Protección
a Funcionarios)
1. Estudios de confiablidad a
aspirantes a Agentes de Seguridad
y conductores
2. Recomendaciones para
aseguramiento de la información
1. Disponer que solo el jefe de
esquema y el conductor viajen con el
protegido.
2. Impartir recomendaciones
verbales para asegurar la
confidencialidad de la información
que escuchan de los protegidos.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
En el periodo comprendido entre entre el 1 de septiembre y el 31 de diciembre se realizó un estudio de confiabilidad a un
aspirante a agente de seguridad.
La jefatura de la Division de Seguridad ha emitido, a través de diferentes oficios circulares, recomendaciones de medidas
de seguridad informatica, medidas de autoprotección, recomendaciones de seguridad para eventos, medidas de seguridad
del parque automotor, normas para el ingreso de equiois tecnológicos, implemetación de códigos de seguridad para las
comunicaciones, todas ellas que reundan en la seguridad de la información de los protegidos ytrnsversalmente a todos los
funcionarios de la entidad.de igual forma en las reuniones de grupo se imparten instrucciones respecto a los diferentes
tópicos de seguridad, entre otros la salvaguarda de la información a la que tienen acceso los miembros de los esquemas
con ocasión de sus funciones.
100,00%
Gestión Jurídica Inadecuada Defensa
Institucional
1. Protocolos y procedimientos.
2. Controles internos y filtros establecidos
en el proceso.
1. Asegurar la aplicación de Protocolos y
Procedimientos.
2. Aplicar controles internos y filtros
establecidos en el proceso.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
La oficina jurídica Grupo de Defensa judicial, continúa adelantando en coordinación con la Agencia Nacional de Defensa
jurídica del Estado la implementación del Modelo Optimo de Gestión -MOG- con intención de procurar el cumplimiento y
adecuado desarrollo del plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, concretamente en lo relacionado a la aplicación de
los protocolos y procedimientos de defensa y la aplicación de controles internos y filtros establecidos para los procesos.
Dentro de las actividades desarrolladas, la Oficina Jurídica ha realizado el diagnóstico del proceso de defensa judicial, del
proceso de conciliación y del de gestión documental. Los abogados del grupo de defensa judicial desarrollaron un taller
denominado protocolo de casos ganados y perdidos con el acompañamiento de la agencia nacional de defensa jurídica en
el que se establecieron algunas pautas para atender la defensa judicial en los casos que son recurrentes para la entidad.
Con la intención de unificar crterios, prevenir el daño antijurídico y procurar la adecuada defensa y la protección de los
intereses litigiosos de la entidad, la Oficina Jurídica - grupo de Defensa judicial durante el último trimestre ha adelantado
periódocamente comités jurídicos en los que los asesores y profesionales que ejercen la defensa judicial exponen los casos
más relevanetes, debaten al rededor de los recientes pronunciamientos jurisprudenciales y procuran adoptar parametros o
pautas que sirvan para la defensa de los asuntos que en adelante se presenten.
100,00%
Evaluación Institucional
No declaración de conflicto de
interés en la realización de
auditorías.
1. Manifestación en forma oportuna al Jefe
de la OCI, de la existencia de algún tipo de
conflicto de interés.
2. Inducción y reinducción en temas
específicos de la OCI.
1. Elaborar oficio manifestando el conflicto de
intereses
2. Realizar sensibilización en temas
específicos de la OCI.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
Durante el periodo comprendido entre los meses de septiembre a diciembre de 2018, en la OCI no se han presentado
casos de conflicto de interés. En conversatorio ético llevado a cabo el 13 de septiembre de 2018 con la paricipación de todos
los funcionarios adscritos a a Oficina de Control Interno, se trató ampliamente el tema de los conflictos de interésEn las
reuniones que se llevan a cabo periódicamente se tocan temas de control interno para despejar dudas y entre los
funcionarios se interactua permanentemente para unificar criterios, además de la autocapacitación de cada uno de ellos en
temas específicos de control interno.
100,00%
Evaluación InstitucionalUso indebido de la información
de las auditorías.
1. Establecimiento de políticas de
operación para el tratamiento de la
información que se obtiene a partir de las
auditorías.
2. Suscripción de pacto de confidencialidad
por parte de todos los funcionarios de la
dependencia
1. Custodiar el archivo de la Oficina de
Control Interno
2. Firmar Acuerdo de Confidencialidad
por parte de los funcionarios de la OCI.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
El archivo de la Oficina de Control Interno es manejado por la Secretaria de la misma, quien posee las llaves de acceso y
lleva un control de documentos en préstamo a los funcionarios. El Acuerdo de confidencialidad fue suscrito por los miembros
de la OCI en el año 2017.
100,00%
Administración de
Bienes y Servicios
Pérdida y/o hurto de bienes de
la PGN
1. Segregación de funciones y de roles.
2. Trazabilidad de los sistemas.
3. Interoperabilidad de los sistemas de
información.
4. Conciliación de información.
5. Verificación de facturas previo ingreso a
almacén.
6. Sistema de información de gestión de
inventarios.
7. Cámaras de seguridad.
8. Codificación e identificación de bienes
inmuebles.
9. Inventarios.
10. Reposición de bienes extraviados.
Realizar cruce de Kardex aplicativo SIAF
(almacén) versus inventarios físicos
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
El Grupo de Almacen e Inventarios, mensualmente efectúa los cruces entre el kardex del aplicativo SIAF y el inventario físico
En los meses de noviembre y diciembre de 2018, el grupo de Almacén e Inventarios efectuó los cruces correspondientes
entre el sistema de información y las existencias físicas, en lo que hace referencia a los bienes devoluitivos nuevos, usados
e inservibles y las mercancías de consumo.
100,00%
Administración de
Bienes y Servicios
(Mantenimiento
Correctivo y Preventivo
Direccionar los procesos de
contratación hacia un oferente
en particular.
1. Manual de Contratación de la Entidad y
normas inherentes al proceso
1. Aplicar Manual de Contratación y leyes
relacionadas con el proceso de contratación
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
Se celebró el contrato 179-047-2018, cuyo proceso de contratación se adelantó de conforimidad con lo dispuesto en el
Manual de Contratación de la PGN y demás normas aplicables al proceso.100,00%
Administración de
Bienes y Servicios
(Mantenimiento
Correctivo y Preventivo
de Vehículos)
Intervenir los procesos de
ejecución de los contratos con
actuaciones indebidas.
1. Procedimiento para la supervisión de
Contratos
1. Supervisar in-situ el procedimiento de
mantenimiento con el fin de que se de
cumplimiento a lo contratado.
2. Revisar cuentas.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
La supervisión in situ orientada a supervisar el cumplimiento de lo contratado se lleva a cabo en forma permanente. El supervisor hace
presencia permanente en el taller del contratista exigiendo y verifiando el cumplimiento de lo pactado. A la fecha no se ha recibido
informe de la supervisión que indique incumplimiento o irregularidades en la ejecución del contrato.
Durante el periodo comprendido entre los meses de septiembre y diciembre de 2018 se revisaron y tramitaron tres cuentas. como
soporte de la revisión se cuenta con el formato de certificación para interventoria y supervisión de contratos.
100,00%
Administración de
Bienes y Servicios
(Prestación de Servicio
de Transporte
Operativo )
Uso indebido de los vehículos
operativos1. Ordenes de servicio
1. Ejercer vigilancia directa sobre las
solicitudes
2. Elaborar ordenes para los servicios
operativos.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
En los meses de septiembre, octubre, noviembre y diciembre de 2018 se atendieron 254, 276, 284 y 203 servicios
operativos respectivamente. Se ha dado estricto cumplimiento al proceso para la atencion de los servicios operativos que
solicitan las diferentes dependencias del nivel central.100,00%
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019. Revisado por Santiago Muñoz Medina
Proceso Nombre del Riesgo Controles Actividades PropuestasFecha
programadaActividades Realizadas Indicador
COMPONENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (APOYO)
INSTITUTO DE
ESTUDIOS DEL
MINISTERIO PUBLICO
- IEMP-
(*CAPACITACIÓN
*INVESTIGACIÓN
*CERTIFICACIÓN DE
PERSONAS)
Generación de certificaciones
no veraces.
1. Sistemas de información y registro.
2. Centralización de la expedición de
certificados con Código de verificación.
3. Seguridad en los registros.
1. Revisar la efectividad de los controles
existentes.
2. Establecer un Log de auditoría del Sistema
de Información.
3. Validar con firma electrónica por parte del
administrador de la herramienta como tarea
automática que genera registros en el
servidor.
4. Hacer Backup mensual de registros,
programas, eventos, y log del sistema desde
la Moodle data.
5.Socializar el mapa de riesgos de corrupción
y publicarlo en la carpeta compartida del
Sistema Integrado de Gestión -SIG-.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
Actividad 1:
-Certificación de personas: aplicación de puntos de control del proceso.
-Generación de base de datos de usuario.
-Actualización de la documentación del proceso.
-Procesos misionales: Identificación y tratamiento de salidas no conformes relacionada con el tema de generación de certificados
-Aplicación de la autoevaluación del control en los procesos misionales.
-Certificación de personas: aplicación de puntos de control del proceso.
-Actualización de base de datos de usuario.
-Actualización y depuración de la documentación del proceso. Ver documentación SIG
-Procesos misionales: Identificación y tratamiento de salidas no conformes relacionada con el tema de generación de certificados
-Actualización de la matriz de riesgos del proceso
Actividad 2:
-Montaje de plataforma moodle para educación virtual y presencial de capacitaciónes en alianza con MINTIC. Ver plataforma moodle
-Creación de cursos en la plataforma moodle.
Actividad 3
-Se proyecta realizar a partir del montaje de los primeros cursos
Actividad 4:
-Se generó lineamientos sobre cómo realizar back up.
-Se ha realizado back up en servidor de PGN y memoria extraible de IEMP de manera mensual y sobre información considerada crítica.
-Gestión ante PGN de mayor espacio en servidores para el repositorio de back up.
-Alianza con MINTIC para almacenamiento de información en servidor, sobre educación virtual.
-Back up mensual de la documentación del proceso, de manera mensual, y bajo la custodia del líder del proceso
Actividad 5:
-Realizado en las reuniones de proceso de investigación
100,00%
INSTITUTO DE
ESTUDIOS DEL
MINISTERIO PUBLICO
- IEMP-
(*ESTRATÉGICO
* APOYO
*CONTRATACIÓN
*JURÍDICA)
Contratación inadecuada
1. Planeación del proceso.
2. Publicidad, sistemas de información.
3. Procedimientos documentados con
puntos de control.
4. Publicación de los contratos en el
Secop.
1. Segregar funciones en la actividad
contractual.
2. Aplicar Instrumentos de verificación.
3. Realizar auditorías.
4. Revisar la efectividad de los controles
existentes.
5. Aplicar Autoevaluación de los controles
6. Participar en cursos de actualización
jurídica en temas de contratación pública.
7. Efectuar Actualización jurídica permanente.
01/01/2018 - 31/12/2018
Actividad permanente
Actividad 1:
-Actualización del instrumento de supervisión del contrato, definiendo de manera detallada los pasos y responsables.
-Distribución equitativa del trabajo y según capacidad operativa - -Se integra una persona al equipo del proceso
Esta actividad se da por cumplida y no se continuará con su vigencia.
Actividad 2:
-Aplicación de listas de chequeo por cada modalidad de contratación. -Aplicación informe de supervisión.
-Verificación de actas de liquidación de contratos.
Se continua con estas actividades que son inherentes al proceso.
Actividad 3:
-Se realizaron las auditorías de acuerdo a cronogramas establecidos y se están ejecutando planes de acción asociados a los resultados de auditoría.
Actividad 4 y 5:
-Aplicación del instrumento de autoevaluación
-Ejecución de procesos contractuales de acuerdo a la normatividad.
-Contratos ejecutandose de acuerdo a cronograma -
Se está realizando seguimiento a la matriz de riesgos del proceso y se está actualizando el proceso lo que implica la revisión de puntos de control y
políticas de operación del proceso.
Actividad 6:
Actualización, asociada a las funciones y propósitos del proceso.
Actividad 7:
-Aplicación de los requisitos vigentes como la ley 1882 del 15/01/2018
-Aplicación de la ley de garantías en los procesos de contratación
-Aplicación de la directiva 2017 de Colombia compra eficiente
-Consulta permanente del manual de contratación de PGN
Como parte de la acreditación del proceso se cuenta con un aspecto de actualización de requisitos legales, la cual es una actividad inherente a la
gestión del proceso.
100,00%
Porcentaje de avance anual
frente a las actividades programadas
De 0 - 59% Rojo
De 60 – 79% Amarillo
De 80 – 100 % Verde
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019. Revisado por Santiago Muñoz Medina
Procuradurías Delegadas* Procuradurías Regionales y Provinciales
Dar lugar a la Caducidad o
Prescripción de manera intencional.
Proceso
Disciplinario
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2018
OFICINA DE CONTROL INTERNO
TERCER CUATRIMESTRE 2018 (1 DE SEPTIEMBRE- 31 DE DICIEMBRE)
COMPONENENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (MISIONAL)
% de
avanceNo.
90%
Riesgo de Corrupción Controles Actividades PropuestasFecha
programada
Actividades Realizadas
El Despacho de la Procuraduría Delegada se encarga personalmente de evaluar todos
los asuntos misionales que fueron allegados por competencia a cada dependencia
(quejas, indagaciones, investigaciones, solicitudes de poder preferente,
supervigilancias, segundas instancias). Así mismo, se continuó dando cumplimiento a lo
acordado en las reuniones de análisis estratégico de 2018, en lo referente al reparto de
asuntos misionales, que se resume en pasar a reparto el primer día hábil de cada
semana las quejas revisadas por el Despacho, y entregar por reparto de forma
inmediata al operador disciplinario que se encuentre de turno, exceptuando los casos
asignados porel Despacho a un operador en particular. Adicionalmente, para el reparto
de los asuntos misionales, se cuenta con un control para la recepción y asignación de
esas diligencias, cumpliendo con lo acordado en las reuniones de análisis estratégico.
Paralelamente, en algunas delegadas, en la secretaría se tiene asignado un funcionario
que se encarga de mantener un inventario de los procesos a cargo, registrando las
actuaciones en cada caso, con lo cual aparte del reporte STRATEGOS se cuenta con
una herramienta que permite controlar el estado y la etapa de cada proceso. Este
inventario se socializa periódicamente con los funcionarios de la Delegada, para que en
paralelo con la información registrada en SIM, de parte de los operadores disciplinarios
se realicen las acciones pertinentes para evitar moras en la evaluación y sustanciación
de los procesos; así mismo, se socializa el registro del reparto efectuado y de las
decisiones proferidas por cada dependencia, en complemento con los reportes
individuales de cada operador, que se consolidan y verifican para realizar el reporte
mensual de la Procuraduría Delegada para el sistema STRATEGOS. Además, en
cumplimiento de la Circular 011 de 2017, proferida por el señor Viceprocurador General
de la Nación, mensualmente se realiza un reporte de la carga laboral de los operadores
disciplinarios de la dependencia; herramienta que se aprovecha para realizar
seguimiento al trámite de todos los asuntos misionales a cargo, incluyendo las quejas.
Mensualmente se comparan inventarios físicos con los registrados en el SIM, debiendo
presentarse una coincidencia del 100%
Las quejas recibidas en las dependencias son digitalizadas en el SIGDEA, estas quejas son
evaluadas por los procuradores provinciales o regionales o por los profesionales del derecho
adscritos a la dependencia quienes de acuerdo con el cronograma establecido, asignan la
competencia, clasifican y evalúan las quejas para el posterior reparto entre los operadores
disciplinarios. Esta actividad se realiza semanalmente o de acuerdo con el volumen de quejas
que llegan a la dependencia. Así mismo el titular de la dependencia o el funcionario asignado
para ello, revisa diariamente los autos proyectados por los funcionarios previa la firma de
Procurador. Adicionalmente en las reuniones RAE, realizadas periódicamente se evalúa la
gestión grupal e individual de los servidores con función disciplinaria.
Se envían correos a los diferentes operadores mediante los cuales se hace referecia a los
términos de evaluación de las quejas. Se llevan a cabo reuniones de seguimiento y se firman
compromisos en relación con la evaluación oportuna de las quejas y la evacuación inmediata
de quejas vencidas. A los compromisos asumidos se les hace el seguimiento permanente.
Los titulares de depacho en forma permanente monitorean los registros en el Sistema de
Información Misional, solicitando efectuar los ajustes a que haya lugar y reiterando la
bnecesidad de mantener actualizado el SIM para el correcto control de los asuntos a cargo..
Proceso
Disciplinario
Evaluación tardía y/o contraria a la
ley, de la queja o denuncia en
beneficio propio o de un tercero
1. Revisión de quejas radicadas para someterlas a
reparto
2. Revisión y seguimiento a la evaluación de las
quejas por parte del Jefe de dependencia o
coordinador
3. Revisión y actualización de la información de los
sistemas de información institucionales por parte del
jefe inmediato
1. Revisar y dar tramite oportuno a las quejas por
parte del superior.
2. Evaluar que los proyectos que surjan de las quejas
se encuentren ajustados a la ley
3. Verificar que los datos de los sistemas de
información institucionales se encuentren al día y
debidamente diligenciados y cotejarlos
Enero - diciembre
2018
Frecuencia
permanente
95%
1. Vigilancia a los reportes de niveles de riesgo de
prescripción y caducidad que se encuentran
disponibles en el Sistema de Información Misional -
SIM-.
2. Seguimiento por parte del superior al
cumplimiento de los términos procesales de
conformidad con la Ley y la Guía Disciplinaria.
1. Revisar mensualmente la información de los
sistemas de información institucionales y los
inventarios.
2. Priorizar los procesos que tienen mayor riesgo de
prescripción.
Enero - diciembre
2018
Frecuencia
mensual
Durante las reuniones periódocas llevadas a cabo entre el Delegado y los operadores
disciplinarios se prioriza y se hace seguimiento a los procesos que presentan mayor
riesgo de prescripción.
El delegado revisa periódicamente todos los expedientes a cargo de los funcionarios en
el SIM y lo coteja contra los informes semanales que le presentan los sustanciadores y
contra una carpeta de providencias escaneadas que mantiene la Secretaría de la
Delegada y que sirve de base para las actualizaciones en el SIM. Si advierte cualquier
discrepancia solicita a los funcionarios la explicación correspondiente.Se realiza revisión
mensual de la gestión registrada en los Sistemas de Información y se hace una
verificación exhaustiva de que la información registrada coincida con la estadística
presentada por los operadores.
Mensualmente se evalúa el cumplimiento de los compromisos individuales y planes de
trabajo realizados con base en los listados entregados a cada Abogado de los
expedientes con riesgo de prescripción y/o caducidad, así como aquellos que tienen
vencidos los términos de la etapa procesal
En los casos relacionados con graves violaciones a los derechos Humanos e
infracciones al DIH, la delegada ha venido acuñando y construyendo una nueva posición
frente a la prescripción de los procesos disciplinarios, declarando la imprescriptibilidad
de dichas conductas.
Se realizó análisis de la Directiva No. 6 de 2007 para determinar los casos que cumplan
los criterios para realizar compulsa de Copias a Veeduría. En los autos que declaran la
prescripción o la caducidad se verifica si hay lugar a compulsar copias a la veeduría,
tras establecer la posible responsabilidad de algún funcionario de la entidad.
El Procurador Regional y Provincial hace énfasis en cada reunión RAE sobre los acuerdos
suscritos con los operadores disciplinarios acerca del cumplimiento de las metas y
evacuación de procesos a cargo de cada operador.
Los servidores con función disciplinaria continúan con el compromiso de priorizar aquellos
asuntos que se encuentren con términos procesales vencidos, así como evitar moras
injustificadas en el trámite procesal.
El Procurador Regional y Provincial está atento de las cargas disciplinarias, proceso de
revisión de expedientes para reducir los niveles de riesgos de caducidad y prescripción.
Los operadores disciplinarios continúan diligenciando los cuadros de control de los asuntos a
su cargo, con el fin de contar con la información oportuna cuando sea requerida.
Revisión mensual en el SIM de los procesos que se encuentran en riesgo de prescripción o
de caducidad y requerimiento a funcionarios de proferir decisión dentro del mes.
Revisión de la información registrada en el SIM versus la disponible en los expedientes.
Evaluacion periódica con cada profesional de su inventario de expedientes, para ordenar en
esta actividad la carga laboral por grupos, tales como: expedientes de Relevancia de los
hechos investigados, expedientes o procesos de posible evacuación por su in- conducencia o
improcedencia, expedientes próximos a caducar o prescribir, se establecen prioridades,
términos y compromisos y se identifican deficiencias en el registro de la información en el
aplicativo asi como el impulso que se debe dar a la acción según el caso.
Estudio de la responsabilidad disciplinaria de cada profesional a la luz de lo dispuesto en la
normatividad interna,en cuyos procesos opero el fenómeno de la prescripcion o de la
caducidad.
Capacitación a funcionarios en el manejo del Sistema de Información Misional SIM.
Seguimiento mensual por parte del procurador, a la gestión de cada operador a traves del
sistema de Información que permite identificar los procesos a cargo del despacho.
Suscripción de Actas de Compromiso por parte de funcionarios que tenian a cargo asuntos
disciplinarios vencidos.
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019 Aprobado por Santiago Muñoz Medina Página 1
Procuradurías Delegadas* Procuradurías Regionales y Provinciales
COMPONENENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (MISIONAL)
% de
avanceNo. Riesgo de Corrupción Controles Actividades Propuestas
Fecha
programada
Actividades Realizadas
Proceso
Disciplinario
Registro inoportuno o erróneo de
las sanciones ejecutoriadas de
manera intencional
1. Confrontación de los fallos sancionatorios
ejecutoriados con el registro reportado en el
Sistema de Información de Registro de Sanciones y
Causas de Inhabilidad -SIRI-.
1. Realizar informe mensual de las sanciones
reportadas y registradas en el SIRI.
Enero - diciembre
2018
Frecuencia
mensual
En la secretaría de algunas Delegadas participan más de un funcionario en el registro
de sanciones para evitar errores o fallas intencionales en dicho registro.
En algunas Delegadas esta función es realizada directamente por el titular del Despacho
quien para el efecto, inmediatamente se tienen fisicamente la decisión y la constancia de
ejecutoria se procede a verificar la sanción impuesta, se confrontan que los datos de la o
las personas investigadas coincidan con las sancionadas y se hace el registro
correspondiente y la impresión de la constancia del mismo para el archivo.
Revisión por parte de los Delegados de las sanciones registradas en el SIRI, frente a
las decisiones adoptadas en el periodo, que son suceptibles de registro.
Revision mensual de las sanciones ejecutoriadas frente a los registros en el SIRI.
Capacitación a funcionarios encargados de los registros de las sanciones en el SIRI95%
Preventivo
Acciones u omisiones que incumplen el
procedimiento o la Ley para el ejercicio
de la función preventiva en beneficio
propio o de un tercero.
1. Revisión de las actuaciones preventivas en los
sistemas de información institucional y demás
instrumentos de control
2. Control de términos de la acción preventiva y de la
planeación propuesta.
1. Extraer periódicamente reportes de las actuaciones
preventivas en los sistemas de Información institucional.
2. Extraer periódicamente un reporte sobre cumplimiento de
términos en los sistemas de información misionales.
Enero - diciembre
2018
Frecuencia
mensual
Rigurosa vigilancia por parte de los funcionarios que conforman la secretaría de toda la
correspondencia que ingresa a las Delegadas a efectos de mantener un estricto control
a la oportunidad en la respuesta a los derechos de petición.
Informes de acciones preventivas relevantes, en relación a los resultados, logros,
impacto y avances de la gestión y finalización de asuntos terminados de acuerdo a los
formatos aplicables.
Capacitación a los funcionarios en los sistemas de información, especialmente en
STRATEGOS con el objeto de entender el indice de gestión utilizado y el cómo reportar
en este sistema.
Análisis de gestión, plan de choque y monitoreo al mismo, en relación al informe de
evaluación presentado por la Oficina de Planeación.
Solicitud a funcionarios en relación con el cumplimiento de la Resolución 40 de 2017,
por la cual se adoptó el SIGDEA.
Reiterada solicitud a los funcionarios en materia de validación y actualización
permanante del SIM.
Direccionamiento previo por parte del titular del Despacho en relación con las actuaciones a
adelantar dentro de cada uno de los asuntos. Instrucciones a los operadores preventivos en
materia de celeridad en el trámite de los asuntos, registro permanente de las actuaciones en
el SIM, adopción del reporte de atención al público en el SIM, requerimiento de información a
las diferentes entidades que presentan demora en responder, sopena de iniciar procesos
disciplinarios, a efectos de lograr celeridad en la actuación.
El señor Procurador Provincial da instrucciones a los funcionarios preventivos para que los
oficios de seguimiento a las preventivas y enviados a las autoridades locales son firmados por
el titular, como una forma de ejercer el control sobre las mismas y evitar la materialización de
este riesgo.
En algunas provinciales mensualmente se radica en el despacho provincial la relación de las
actividades realizadas por los funcionarios responsables del seguimiento de las preventivas.
Soportes de la generación de reportes de las actuaciones preventivas sobre el cumplimiento
de los términos en los sistemas de informacion y se verifica la informacion de acuerdo a la
preventiva desarrollada.
Autocontrol por parte de cada operador preventivo, en materia de términos.
90%
Preventivo
Uso de la información clasificada y
reservada en contravía de la
Constitución y la Ley, en beneficio
propio o de un tercero .
1. Implementación de instrumentos jurídicos
existentes relacionados con el uso de la información
clasificada y reservada
1. Capacitar a los funcionarios sobre los instrumentos
legales y técnicos relacionados con la gestión de la
información reservada y clasificada
Enero - diciembre
2018
Frecuencia
permanente
Capacitación sobre Ley 1712 de 2014 en el marco del conversatorio ético.
Asistencia al taller "Transparencia e integridad en la función pública"
Se continúa insistiendo en la importancia de mantener en reserva los datos y las
narraciones que las víctimas aportan al momento de presentar la declaración para ser
incluídos en el RUV. Se dá estrictyo cumplimiento a lo dispuesto en la normatividad en
materia de reserva de información, en particular lo dispuesto en el decreto 48000 de
2011.
Conforme a los protocolos de seguridad e integridad de la información y lo estipulado en
la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y la Ley 1712 de 2014, se le dá la reserva
correspondiente a la información que se maneja.
Autocapacitación por parte de operadores preventivos. Consulta de Directivas y Circulares
generadas por la entidad sobre el proceso.
Consulta permanente por parte de los operadores, del material que se encuentra registrado
en el tesauro y en la Relatoria
No se han adelantado procesos de capacitación sobre el manejo de informacion reservada y
clasificada.
La correspondencia recibida es filtrada por el titular del despacho lo cual permite conocer de
primera mano los asuntos a cargo de la dependencia y generar control de la informaión. se
generan planillas de reparto de la correspondencia..
En las diferentes reuniones se hacen advertencias fente al cumplimiento de la ley de habeas
data, al igual que reiteración permanente en comité de ética de la reserva en el manejo de la
información.
60%
Preventivo Vigilancia inadecuada de procesos
contractuales del Estado
1. Aplicación del Modelo de Gestión Preventiva y
toda su documentación asociada.
2. Participación ciudadana.
3. intervención del Comité Interinstitucional para la
Vigilancia de la Gestión Pública -CIVIGEP-.
1. Capacitar a los Operadores preventivos en la
aplicación del Modelo de Gestión Preventiva y sus
desarrollos.
2. Promover la participación ciudadana
3. Coordinar acciones preventivas con el organismo
correspondiente
Enero - diciembre
2018
Frecuencia
permanente
Se realizo participación activa de los integrantes del grupo de Supervigilancia a los
derechos de Petición en dos eventos de actualización y formación en materia de
trasnparencia, integridad y cultura de lo público.
Se han adelantado acciones orientadas a promover la participación ciudadana,
referentes al seguimiento de convenios y contrtatos estatales; acompañamiento
preventivo a la ejecución de los recursos de los convenios relacionados con el
mantenimiento de vias terciarias, seguimiento a la ejecución del plan de Acción
Territorial, seguimiento a la entrega de ayudas humanitarias, seguimiento a la ejecución
de recursos destinados a la implementación del Acuerdo dd Paz; verificación a los
recursos destinados para la estabilización socioeconómica de las víctimas del conflicto
armado.
Participación en la Comisión de Seguimiento Misional Preventivo; vigilancia preventiva
de contratos y convenios a los corporaciones autónmas regionales, con el fin de dar
respuesta oportuna y efeciente en relación con las irregularidades y riesos de corrupción
que se presentan al interior de las Corporaciones, entre otros, en celebración de
contratos y convenios; participación ciudadana en diferentes temáticas ambientales,
seguimiento y acompañamieno.
Permanentemente se promueve la participación de los grupos étnicos en los asuntos
preventivos atendidos, a través de la consulta previa
Se ha solicitado al IEMP capacitación relacionada con la aplicación del Modelo de Gestión
Preventiva.
Se realizó Jornada de capacitación por parte de la Oficina de Planeación en algunas de las
Procuradurías territoriales en materia de aplicación de los formatos del Modelo de Gestión
Preventiva.
Autocapacitación en algunos casos, en los procedimientos de gestión preventiva y en la
aplicación de los diferentes formatos, descargando la información de la página web de la
entidad.
Se ha solicitado a los operadores preventivos se dé cumplimiento a los diferentes tipos de
actuación en el marco de los escenarios señalados en el modelo de gestión preventiva de la
PGN.
Se da a conocer al operador preventivo la normatividad en materia de contratación.
A través del Comité de Moralización encargado de prevenir, investigar y sancionar los actos
de corrupción en cada Departamento, en el cual el Procurador Regional funge como
Secretario o Presidente, se han programado actividades orientadas a promover la
participación ciudadana y a ejercer el control que corresponde, así como reuniones con las
veedurias ciudadanas para conocer de primera fuente, los problemas de la comunidad.
Se realiza la revisión con el apoyo de ayudas tecnológicas como el SECOP para darle
seguimiento a las actuaciones contractuales y se plasman los resultados en los formatos de
evaluación preventiva correspondientes.
Se adelantan capacitaciones a los Personeros de cada jurisdición y ellos a su vez tuvieron la
obligación de constituír y capacitar a los veedurías ciudadanas, en pro de incentivar la
participación ciudadana en la lucha para combatir la corrupción. también se han solicitado
informes de gestión a las diferentes veedurías ciudadanas.
En reuniones con los personeros municipales se ha destacado la importancia de promover la
conformaión de veedurías y la orientación y acompañamiento a las mismas.
75%
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019 Aprobado por Santiago Muñoz Medina Página 2
Procuradurías Delegadas* Procuradurías Regionales y Provinciales
COMPONENENTE 1: GESTIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN - MAPA DE RIESGOS DE CORRUPCIÓN (MISIONAL)
% de
avanceNo. Riesgo de Corrupción Controles Actividades Propuestas
Fecha
programada
Actividades Realizadas
Preventivo
Dilatar la actuación preventiva en
beneficio propio o de un tercero.
1. Procedimientos y protocolos de actuación de
gestión preventiva.
2. Sistemas de información de Gestión
3. Formación en ética, principios y valores
4. Modelo de Gestión Preventiva y sus desarrollos.
1. Exigir la aplicación del Modelo de Gestión
Preventiva por parte de los jefes de dependencias.
2. Exigir el registro en las herramientas tecnológicas
establecidas.
3. Realizar periódicamente cursos y/o conversatorios
sobre ética, principios y valores
4. Continuar con las capacitaciones y actualizaciones
en el Modelo de Gestión Preventiva y sus
herramientas.
Enero - diciembre
2018
Frecuencia
permanente
Se solicito una capacitación sobre el sistema integral de prevención. Se realizaron los
conversatorios éticos donde se abordaron cada uno de los valores de la PGN y su
relación con el cumplimiento de las funciones asignadas a las diferentes delegadas.
Memorandos, reportes e instrucciones orientados a exigir la aplicación del Modelo de
Gestión preventiva por parte de los operadores preventivos,
Recordatorio permanente a los funcionarios de la importancia de tener actualizados los
sistemas de información de la entidad.
En algunas dependencias se ha socializado la presentación sobre el sistema preventivo
con el fin de que los funcionaros contaran con una herramienta más didactica y que les
permitiera la interiorización del concepto preventivo.
Realización de reuniones de interlocución orientadas a identificar riesgos y promover la
coordinación de acciones encaminadas a aplicar el modelo de gestión preventiva.
Generación de planes de Choque como resultado de los informes de gestión
presentados por la Oficina de Planeación y seguimiento permanente a los mismos.
Capacitación en Sistemas de Información SIM y SIGDEA.
Este riesgo se minimiza desde el momento en que se hace el reparto entre el personal
encargado y con el seguimiento y control desde el registro en el SIM y del informe de cierre el
cual es evaluado para darle el aval o solicitar la correcciones a que haya lugar.
El registro de las actuaciones en las herramientas tecnológicas es controlada desde las
secretarías de despacho.
Recomendaciones permanantes al equipo de trabajo sobre el deber de dar celeridad a las
actuaciones preventivas.
El Despacho realiza una o dos veces al mes, mesas de trabajo en donde se realiza un estudio
de los procesos preventivos y se imparten las instrucciones pertinentes
La aplicación del Modelo de Gestión Preventiva es exigida por parte del Procurador
correspondiente de lo cual da cuenta el registro periódico en el POA. En la mayoria de las
dependencias se da aplicación a la cartila instructiva de asuntos preventivos y se consulta la
información con la que cuenta el tesauro y la relatoria..
El registro de la información en las herramientas tecnológicas es solicitado en la mayoría de
los casos, a través de correo electrónico a los diferentes operadores. los operadores son
instados a registrar de forma oportuna, por las directrices dadas a conocer por el Despacho y
las emanadas desde la PGN y con el conocimiento de los deberes y obligaciones respecto del
ejercicio del cargo.
Se verifica la agilidad en el trámite de la acción preventiva teniendo en cuenta lo expedito de
la acción . En pro de mitigar el riesgo, la inmediatez de la acción determina la no dilatación, la
cual se verifica con el seguimiento en el SIM.
La exigencia de la aplicación del Modelo de Gestión preventiva se dessrrolla en el filtro desde
el despacho respecto del trámite que se direcciona para evaluar las quejas recibidas.
90%
Intervención
Judicial y
Administrativa
Intervención judicial y administrativa en
beneficio propio o de un tercero
1. Informes periódicos de intervención judicial y
administrativa sobre los casos que el jefe inmediato
considere a su criterio
2. Formación en ética, principios y valores
3. Registro de datos en los sistemas de información
institucional
1. Solicitar informes periódicos sobre la intervención
judicial y administrativa sobre los casos que a criterio
del jefe inmediato considere
2. Realizar cursos y/o conversatorios sobre ética,
principios y valores
3. Extraer de los sistemas de información
institucionales, los casos que considere el jefe
inmediato a su criterio
Enero - diciembre
2018
Frecuencia
permanente
Se realiza un seguimiento de los registros de los casos connotados en el SIM, sumado
a que de las agencias especiales constituídas, el grupo de agencias especiales realiza
una supervisión constante sobre el registro de las actuaciones en los sistemas de
información. Seguimiento permanante al registro en el SIM tanto dd las inssitencias en
tutela como de las supervigilancias.
En algunas Delegadas, se efectúa solicitud de informes sobre la intervención judical y
administrativa en casos relevantes, identificación del hecho juridicamente relevante,
implicado, actuación jurídica relevante, intervención relevante del ministerio público, y
resultados concretos obtenidos.De los casos de mayor relevancia, se constituyen
agencias especiales.
Se registra control material en algunas dependencias de competencia y del resultado de
las visitas si se identifican irregularidades en los procedimientos, se compulsa copias a
los competentes para adelantar las acciones a que haya lugar.
Realización de conversatorios eticos en forma trimestral en algunas de las Delegadas.
Reunión de insistencias en tutela todas las semanas para exponer y nalaizar cada uno
de los casos y determinar los temas de impacto que pueden ser objeto de actuación por
parate del señor Procurador.
Las procuradurías Regionales han venido asumiendo la intervención judicial y administrativa,
en aquellos casos en los que se ha presentado impedimento de parte de los procuradores
Judiciales
Son pocas las procuradurías Territoriales en las cuales se adelanta este proceso misional; no
obstante se lleva a cabo el seguimiento correspondiente a los registros de los sistemas de
información y a la gestión adelantada por cada operador de intervención.
En la mayoria de los casos en que se adelanta este proceso misional, el mismo es asumido
directamente por el titular del despacho con el apoyo de los profesionales designados quienes
se encargan de realizar actividades tendientes a verificar el estado de los procesos y la
necesidad de intervención en cada uno de ellos para luego entregar informe al titular,
especialmnte en los eventos en que se fija la fecha para la realización de audiencias. Se han
impartido instrucciones a los profesioales de apoyo relacionadas con el trámite que sde debe
dar a los asuntos de intervención judicial, asi como la necesidad de reportar de manera
oportuna y con la debida antelación, las fechas programadas por los despachos judiciales,
para la realización de las audiencias.
Así mismo en las dependencias del nivel territorial se llevan a cabo los conversatorios éticos
en forma trimestral
95%
Intervención
Judicial y
Administrativa
Conflicto de Intereses.
1. Formación en ética, principio y valores
2. Capacitación en régimen de inhabilidades e
incompatibilidades.
3. Fortalecimiento del control ciudadano.
1. Realizar cursos y/o conversatorios sobre ética,
principios y valores
2. Capacitar en régimen de inhabilidades e
incompatibilidades
3. Promover la participación ciudadana.
Enero - diciembre
2018
Frecuencia
permanente
Se llevan a cabo conversatorios eticos en forma trimestral en algunas dependencias.
Se dieron lineamientos a los diferentes procuradores, a través de diversos
memorandos, respecto del trámite de los impedimentos.
Se inclyó un acceso en pagina institucional a traves del bloc sede electrónica , con el
ojeto de facilitarle a la ciudadanía el seguimiento al trámite de las solicitudes de
conciliación a nivel nacional.
Una de las formas de promover la participación ciudadana es dar respuesta oprtuna a
los derechos de petición recibidos en cada una de las Delegadas y se ha procedido de
esa manera.
Se participó activamente en las eventos de actualización y formación, relacionados con
la transparencia, integridad y cultura de lo público.
Los formadores del Instituto de Estudios del Ministerio Público (IEMP) han realizado
capacitaciones (miércoles, 24 de octubre de 2018 capacitación, lunes 26 de noviembre
de 2018 sobre el Nuevo Código General Disciplinario- lunes 3 de diciembre de 2018
Guía del proceso disciplinario) a los servidores públicos de la Delegada.
Se realizan conversatorios éticos en forma trimestral. Se promueve la participación ciudadana
a través de la realización de audiencias públicas en diferentes municipios y en calguos casos
se forma parte del Comité directivo de la Red Institucional de Veedurías Ciudadanas RIAV y
se asiste a los Comtés Técnicos de la Red.No se han realizado jornadas de capacitación en
régimen de inhabilidades e incompatibilidades, no obstante se ha dado a conocer al IEMP la
necesidad de capacitación . La participación ciudadana se promueve con la atención
permanante al público en cada una de las dependencias y la respuesta oportuna a los
derechos de petición y quejas. 95%
Porcentaje de avance anual
frente a las actividades programadas
De 0 - 59% Rojo
De 60 – 79% Amarillo
De 80 – 100 % Verde
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019 Aprobado por Santiago Muñoz Medina Página 3
INCIO
dd/mm/aa
FIN
dd/mm/aa
1Formulación y
Trámite de
PQRSDF
Tecnológica
Implementación de la
PQRSDF del SIGDEA en la
sede electrónica de la PGN,
a través de un único
formulario en el que se
seleccione el trámite que
corresponda
Existen varios
formularios
dispersos en
diferentes sitios a
los que se debe
acceder para
seleccionar el
trámite que se
desea realizar
Interoperabilidad Confianza
División de Registro
y Control
Correspondencia
Equipo de trabajo
Viceprocuraduría
Secretaría General
Oficina de
Planeación
Oficina Sistemas
14/02/2018 31/12/2018
La Procuraduria General de la Nación
cuenta con un único formulario de
Peticiones, quejas, reclamos, solicitudes y
felicitaciones, dispuesto en su sede
electrónica, para que el interesado
seleccione el trámite que requiera.
100%
Actividades Realizadas
De 0 - 59% Rojo
% de
avance
Porcentaje de avance anual
frente a las actividades
programadas
Descripción de la
Mejora a Realizar al
Tramite , proceso o
Procedimiento
Beneficio al
Ciudadano y /o
Entidad
Dependencia
Responsable
Fecha Realización
De 60 – 79% Amarillo
De 80 – 100 % Verde
Interoperabilidad: es el ejercicio de colaboración entre organizaciones para intercambiar información y conocimiento en el marco de sus procesos de negocio, con el propósito de facilitar la entrega de servicios en línea a ciudadanos, empresas y a otras entidades"
Nº
Nombre del
Tramite,
Procesos o
Procedimiento
Tipo de
Racionalización
Acciones Específicas
de Racionalización
Situación
Actual
COMPONENENTE 2: ESTRATEGIA DE RACIONALIZACIÓN DE TRAMITES
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2018
OFICINA DE CONTROL INTERNO
TERCER CUATRIMESTRE 2018 (1 DE SEPTIEMBRE - 31 DE DICIEMBRE)
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019. A probado por Santiago Muñoz Medina Página 1
1.1 Conformación equipo de rendición de cuentas 1/02/2018 - 28/03/2018
• Definición del equipo
• Asignación de actividades para las
dependencias que conforman el equipo
de trabajo.
Mediante Resolución No. 463 del 1 de Agosto 2018, emanada del Despacho del señor Procurador
General de la Nación, se conformó el equipo de trabajo de rendición de cuentas y se le asignó las
funciones.
1.2
Identificar y determinar los lineamientos de la Procuraduría como órgano de
control, durante esta administración, frente a lo ya previsto en el documento
CONPES
1/02/2018 - 01/05/2018
Documento con los lineamientos y .las
necesidades identificadas así como el
plan de acción
El Documento con los lineamientos para la rendición cuentas a la ciudadanía, correspondiente al año 2018, contiene las acciones
previstas para el desarrollo del ejercicio, en los elementos de información, lenguaje comprensible al ciudadano, diálogo e incentivos,
articuladas con las normas vigentes y los objetivos institucionales. De igual manera se elaboró el documento denominado
"Estrategia Rendición de Cuentas a la Ciudadanía 2018" el cual establece, entre otros aspectos que previo al el ejercicio de
rendición de cuentas se definirán sus fases, contenidos, mecanismos de participación y responsabilidades de cada una de las
dependencias de la entidad y que en este sentido se conformará el grupo de trabajo de rendición de cuentas, en donde la Oficina
de Planeación es responsable de organizar, planear y hacer seguimiento al proceso y la Oficina de Control Interno de verificar y
validar que se cumplan la normatividad aplicable al mismo.
1.3 Elaborar diagnóstico del estado de la rendición de cuentas 1/02/2018 - 30/03/2018Informe diagnóstico del estado de la
rendición de cuentas
La Oficina de Planeación elaboró el diagnóstico de la rendición de cuentas 2017 con el propósito de hacer un balance y verificar el
resultado del ejercicio, haciéndo énfasis en ties grandes elementos, Información, Diálogo e Incentivos. Como resultado del
diagnóstico se hicieron las siguientes recomendaciones:
Tener en cuenta los resultados del diagnóstico realizado para mejorar en los aspectos con la calificación.
Continuar evaluando el desarrollo de los espacios presenciales de Rendición de Cuentas, manteniendo el compromiso con el
cumplimiento de los objetivos, y estableciendo las acciones de mejora del caso.
Realizar pruebas suficientes de las actividades que requieran medios tecnológicos previos al desarrollo de la Audiencia Pública
para reducir las posibles fallas que se puedan presentar durante el evento.
Fortalecer la divulgación de trámites y servicios al ciudadano.
Revisar oportunidades de actualización de espacios virtuales donde se publica información de la Estrategia de Rendición de
Cuentas con el fin de ser más atractivos para la consulta de la comunidad, teniendo en cuenta el cumplimiento de los lineamientos
de la Estrategia de Gobierno en Línea
1.4Capacidad operativa y disponibilidad de recursos para la audiencia de rendición
de cuentas de 20181/05/2018 - 30/05/2018
Determinación de la capacidad operativa
y los recursos disponibles para la
realización de la audiencia de rendición
de cuentas en la vigencia 2018.
Plan de acción detallado para la
realización de la audiencia.
En el mes de julio de 2018, la oficina de planeación elaboró el Protocolo de Audiencia Pública de
Rendición de Cuentas 2018 "540 DÍAS DE PROCURADURÍA CIUDADANA EN CIFRAS", el cual contiene
las acciones para divulgar la información, las acciones para promover el diálogo y las relacionadas con la
motivación e incentivos para llevar a cabo la audiencia. Así mismo el documento contempla el equipo
responsable del proceso, los recursos e infraestructura institucional, la evaluación y seguimiento así como el
Orden del Día del evento.
100%
· Audiencia de Rendición de cuentas
vigencia 2018
Documento de informe de las actividades
cumplidas en el marco de la audiencia de
rendición de cuentas.
Subcomponente - 2 Diálogo de
doble vía con la ciudadanía y sus
organizaciones
4.1 Proyección de estructura de rendición de cuentas para el año 2018 1/12/2018 - 31/12/2018
• Documento proyección rendición de
cuentas año 2018 con mínimos para el
cumplimiento de lo proyectado
El Protocolo de Audiencia Pública de Rendición de Cuentas 2018 "540 DÍAS DE PROCURADURÍA
CIUDADANA EN CIFRAS" contempla la forma en que se va a llevar acabo el proceso. 100%
Porcentaje de avance anual
frente a las actividades programadas
De 0 -59% Rojo
De 60 – 79% Amarillo
De 80 – 100 % Verde
1,5 80%
OFICINA DE CONTROL INTERNO
TERCER CUATRIMESTRE 2018 (1 DE SEPTIEMBRE- 31 DE DICIEMBRE)
COMPONENTE 3: RENDICIÓN DE CUENTAS
1/07/2018 - 31/12/2018Realizar audiencia de rendición de cuentas vigencia 2018
Subcomponente - 1 Información de
Calidad y en lenguaje compresible
100%
LA AUDIENCIA DE RENDICIÓN D CUENTAS SE LLEVARÁ A CABO EL 23 DE ENERO DE 2019. A LA
FECHA SE CUENTA CON EL INFORME DE RENDICION DE CUENTAS "2 AÑOS DE GESTION PGN" Y
LA PRESENTACIÓN DE LA AUDIENCIA
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2018
Subcomponente Actividades Propuestas Meta o producto% de
avanceActividades RealizadasFecha programada
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019 Aprobado por Santiago Muñoz Medina
1.1Revisión y actualización del Manual de Atención
al Ciudadano01/02/2018 - 30/04/2018 Manual de Atención al Ciudadano
La División Centro de Atención al Público propuso el ajuste al Manual de
Atención al Ciudadano de la Procuraduría General de la Nación, como actividad
dentro del componente estratégico del Plan Operativo Anual POA de la División,
vigencia 2018. Es así como el 28 de mayo de 2018 se envió a la Secretaria
general de la Entidad, el primer borrador del mencionado documento para
efectos de revisón y análisis. Este primer borrador fue sujeto de revisión y ajustes
por parte de la firma contratista, la cual lo devolvió a mediados de diciembre para
la adopción correspondiente.
90%
1.2Implementar las mejoras al Sistema de Gestión
Documental y de Archivo Electrónico (SIGDEA)01/02/2018 - 31/07/2018
Sistema de Gestión Documental y de
Archivo Electrónico implementado
(SIGDEA)
Dentro de las mejoras realizadas al Sistema de Gestión Documental y de Archivo
Electrónico (SIGDEA), de acuerdo con el "INFORME DE SUPERVISION
CONTRACTUAL No. 24", fechado el 3 de agosto de 2018, se encuentran las
siguientes:
1. Afinamiento a las bases de datos del SIGDEA entre el 14 de abril y el 18 de
mayo de 2018.
2. Realización de tres (3) mantenimientos preventivos y
3, Atención de requerimientos de personalización por parte de inDenova y
puestos en producción durante el 1 de agosto de 2017 y el 31 de julio de 2018.
80%
2- Fortalecimiento de los
canales de atención2.1
Elaborar un Plan de Atención al Público que
incluya un listado de servicios estratégicos
institucionales, protocolos, canales de contacto,
puntos de atención, medidas de seguimiento,
mejoras y recomendaciones.
01/02/2018 - 30/05/2018Plan de Atención al Público
elaborado
La División Centro de Atención al Público se eencuentra a la espera de las
instrucciones correspondientes, orientadas a la elaboración del documento. Una
vez se cuente con la adpción del Manual de Atención al Ciudadano se tendrá el
princial insumo para la labración del Plan
70%
3.1
Realizar diagnóstico del talento humano
adscrito a los grupos de trabajo (nivel central y
territorial) que asesoran, orientan o tienen
contacto con el ciudadano en la Procuraduría
01/02/2018 - 30/05/2018
Diagnóstico del talento humano
adscrito a los grupos de trabajo de
atención al ciudadano
Se suprimió el Grupo de Notificaciones y recursos adscrito a la División CAP,
mediante Resolución No. 022 de 2018, así mismo se ha solicitado la
reasignación de algunos funcionarios de este equipo de trabajo con el ánimo de
renovar la percepción e imagen institucional que tienen los usuarios sobre la
prestación de los servicios de la PGN a cargo de la División CAP. De igual
manera se ha hecho la solicitud de asigación a la División CAP de 4
profesionales con perfil de abogados para la prestación de asesoría jurídica y
recibo de quejas verbales.
70%
3.2
Asignación del recurso humano a nivel central y
territorial: de personal con perfiles y
competencias
01/06/2018 - 30/09/2018Personal con perfiles y competencias
asignado
La Secretaria General estimó solicitar a cada jefe de dependencia del nivel
terriotorial para que enviara un informe respecto de ls acciones previstas y
ejecutadas por cada uno de ellos en el periodo objeto de estudio referentes al
diagnóstico y solicitud de talento humano como actividades propias del PAAC
2018.
60%
3.3
Capacitación del talento humano adscrito a los
grupos de trabajo (nivel central y territorial) que
asesoran, orientan o tienen contacto con
ciudadanos en la Procuraduría
01/09/2018 - 30/11/2018 Personal capacitado
El 6 de diciembre de 2018 la Divisón CAP solicitó al IEMP incluír dentro de la
programación académica una línea de sensibilización y capacitación que
considere entre otros servicios y metodología , la atención y serviico al clieente,
con énfasis en contac center, atención y servicio telefónico, trato digno a los
usuarios, etc.
50%
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2018
TERCER CUATRIMESTRE 2018 (1 DE SEPTIEMBRE- 31 DE DICIEMBRE)
COMPONENTE 4: ATENCIÓN AL CIUDADANO
Porcentaje de avance
anual
frente a las actividades
De 0 -59% Rojo
De 60 – 79% Amarillo
De 80 – 100 % Verde
% de
avanceActividades realizadas
1- Estructura administrativa y
direccionamiento estratégico
3- Talento Humano
Subcomponente
No.
acti
vida
d
Actividades propuestas Meta o productoFecha programada
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019. Aprobado por Santiago Muñoz Medina
Subcomponent
1.1
Revisión y actualización
del Link de transparencia
y del derecho de acceso a
la información pública, de
la página Web de la PGN
01/03/2018-
31/12/2018
Link de transparencia
activa actualizada95%
1,2
Armonizar la Estrategia
de Gobierno en Línea con
Ley 1712 de 2014 y
Resolución Min TIC
01/04/2018-
30/11/2018
Estrategia de Gobierno
en Línea actualizada80%
El link de Transparencia y acceso a la información pública de la PGN, se encuentra actualizado con algunas pocas excepiones en cuanto a la publicación de la información dispuesta en la Ley 1712 de 2014. En el mes de diciembre se diligenció por parte de la Oficina de
Control Interno, la encuesta sobre Indice de Transparencia ITA, la cual arrojó los siguientes resultados en cuanto a los aspectos respondidos de manera negativa , debido a que no se ubicó la información en el portal institucional.
6.2 Plan de gasto público (Plan de acción)
b. Estrategias
Justificación: Revisado el documento no se observó este aspecto.
d. Metas
Justificación Revisado el documento no se observó este aspecto.
g. Distribución presupuestal de proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.
Solicitar aclaración.
Justificación: No se observó este aspecto
6.5 Participación en la formulación de políticas
a. Sujetos que pueden participar.
Justificación: No se observó este aspecto
b. Medios presenciales y electrónicos.
Justificación: No se observó este aspecto
c. Áreas responsables de la orientación y vigilancia para su cumplimiento.
Justificación: No se observó este aspecto
7.1 Informes de gestión, evaluación y auditoría
c. Informe de rendición de cuentas a los ciudadanos, incluyendo la respuesta a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, antes y durante el ejercicio de rendición.
Justificación: No se observó este aspecto.
7.5 Información para población vulnerable
a. Normas, políticas, programas y proyectos dirigidos a población vulnerable de acuerdo con su misión y la normatividad aplicable.
Justificación: No se observó este aspecto
7.6 Defensa judicial
b. Estado en que se encuentra
Justificación: No se observó este aspecto
9.1 Trámites y servicios
d. Los formatos y formularios requeridos, indicando y facilitando el acceso a aquellos que se encuentran disponibles en línea.
Justificación: No se observó este aspecto en la página de transparencia.
10.3 Índice de Información Clasificada y Reservada
b. Disponible en el portal www.datos.gov.co.
Justificación: No se ubicó este aspecto en portal www.datos.gov.co
10.4 Esquema de Publicación de Información
k. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.
Justificación: No se observó el acto administrativo correspondiente en el link de transparencia.
10.5 Programa de Gestión Documental
b. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.
Justificación: No se observó el acto administrativo correspondiente en el link de transparencia.
10.6 Tablas de Retención Documental
b. Adoptadas y actualizadas por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.
Justificación: No se observó el acto administrativo correspondiente en el link de transparencia.
10.8 Costos de reproducción
b. Acto administrativo o documento equivalente donde se motive de manera individual el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información.
Justificación: No se observó el acto administrativo correspondiente en el link de transparencia.
10.10 Informe de Peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información
a. Informe de todas las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información recibidas y los tiempos de respuesta, junto con un análisis resumido de este mismo tema.
Justificación: No se observó este aspecto en el link de transparencia.
Informe específico sobre solicitudes de información pública, discriminando mínimo la siguiente información:
b. Número de solicitudes recibidas.
No se observó este aspecto en el link de transparencia.
c. Número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución.
No se observó este aspecto en el link de transparencia.
d. Tiempo de respuesta a cada solicitud.
1- Lineamientos
de transparencia
activa
% de
avance
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2018
OFICINA DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE 5: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
TERCER CUATRIMESTRE 2018 (1 DE SEPTIEMBRE- 31 DE DICIEMBRE)
Actividades realizadasfecha
programada
No. De
actividad
Actividades
propuestasMeta o producto
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019 Aprobado por Santiago Muñoz Medina
Subcomponent
El link de Transparencia y acceso a la información pública de la PGN, se encuentra actualizado con algunas pocas excepiones en cuanto a la publicación de la información dispuesta en la Ley 1712 de 2014. En el mes de diciembre se diligenció por parte de la Oficina de
Control Interno, la encuesta sobre Indice de Transparencia ITA, la cual arrojó los siguientes resultados en cuanto a los aspectos respondidos de manera negativa , debido a que no se ubicó la información en el portal institucional.
6.2 Plan de gasto público (Plan de acción)
b. Estrategias
Justificación: Revisado el documento no se observó este aspecto.
d. Metas
Justificación Revisado el documento no se observó este aspecto.
g. Distribución presupuestal de proyectos de inversión junto a los indicadores de gestión.
Solicitar aclaración.
Justificación: No se observó este aspecto
6.5 Participación en la formulación de políticas
a. Sujetos que pueden participar.
Justificación: No se observó este aspecto
b. Medios presenciales y electrónicos.
Justificación: No se observó este aspecto
c. Áreas responsables de la orientación y vigilancia para su cumplimiento.
Justificación: No se observó este aspecto
7.1 Informes de gestión, evaluación y auditoría
c. Informe de rendición de cuentas a los ciudadanos, incluyendo la respuesta a las solicitudes realizadas por los ciudadanos, antes y durante el ejercicio de rendición.
Justificación: No se observó este aspecto.
7.5 Información para población vulnerable
a. Normas, políticas, programas y proyectos dirigidos a población vulnerable de acuerdo con su misión y la normatividad aplicable.
Justificación: No se observó este aspecto
7.6 Defensa judicial
b. Estado en que se encuentra
Justificación: No se observó este aspecto
9.1 Trámites y servicios
d. Los formatos y formularios requeridos, indicando y facilitando el acceso a aquellos que se encuentran disponibles en línea.
Justificación: No se observó este aspecto en la página de transparencia.
10.3 Índice de Información Clasificada y Reservada
b. Disponible en el portal www.datos.gov.co.
Justificación: No se ubicó este aspecto en portal www.datos.gov.co
10.4 Esquema de Publicación de Información
k. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.
Justificación: No se observó el acto administrativo correspondiente en el link de transparencia.
10.5 Programa de Gestión Documental
b. Adoptado y actualizado por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.
Justificación: No se observó el acto administrativo correspondiente en el link de transparencia.
10.6 Tablas de Retención Documental
b. Adoptadas y actualizadas por medio de acto administrativo o documento equivalente de acuerdo con el régimen legal al sujeto obligado, de conformidad con lo establecido por el acuerdo No. 004 de 2013 del Archivo General de la Nación.
Justificación: No se observó el acto administrativo correspondiente en el link de transparencia.
10.8 Costos de reproducción
b. Acto administrativo o documento equivalente donde se motive de manera individual el costo unitario de los diferentes tipos de formato a través de los cuales se puede reproducir la información.
Justificación: No se observó el acto administrativo correspondiente en el link de transparencia.
10.10 Informe de Peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información
a. Informe de todas las peticiones, quejas, reclamos, denuncias y solicitudes de acceso a la información recibidas y los tiempos de respuesta, junto con un análisis resumido de este mismo tema.
Justificación: No se observó este aspecto en el link de transparencia.
Informe específico sobre solicitudes de información pública, discriminando mínimo la siguiente información:
b. Número de solicitudes recibidas.
No se observó este aspecto en el link de transparencia.
c. Número de solicitudes que fueron trasladadas a otra institución.
No se observó este aspecto en el link de transparencia.
d. Tiempo de respuesta a cada solicitud.
1- Lineamientos
de transparencia
activa
% de
avance
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2018
OFICINA DE CONTROL INTERNO
COMPONENTE 5: TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN
TERCER CUATRIMESTRE 2018 (1 DE SEPTIEMBRE- 31 DE DICIEMBRE)
Actividades realizadasfecha
programada
No. De
actividad
Actividades
propuestasMeta o producto
2- Lineamientos
de transparencia
pasiva
2,1
Diagnóstico de la
transparencia pasiva en la
PGN
01/04/2018-
30/08/2018
Informe de solicitudes de
acceso a información
pública
El informe que actualemnte se encuentra publicado en la pagina web de la PGN corresponde al segundo semestre de 2017
50%
2.2
Elaboración de una
estrategia para el
mejoramiento en la
transparencia pasiva
01/07/2018-
30/10/2018
Estrategia para el
mejoramiento en la
transparencia pasiva
La PGN cuenta con la Cartilla de Transparncia Pasiva- ABC PARA SOLICITAR INFORMACIÓN PUBLICA en la cual se orienta al ciudadano sobre los aspectos a tener en cuenta para acceder a la información pública de las entidades obligadas a
suministrarla.
70%
3.1Registro o inventarios de
activos de la información
01/03/2018-
31/12/2018
Inventario de activos de
la información La PGN cuenta con la publicación en el limk de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Inventario de activos de información, actualizado a diciembre de 2017. 80%
3.2
Elaboración y publicación
de los instrumentos de
gestión documental en el
sitio web de la entidad
01/03/2018-
31/12/2018Instrumentos de gestión
La PGN mediante resolucion 669 de 2017 adoptó los instrumentos de gestión de la información pública, entre los que se encuentran el registro de activos de información, el índice de información clasificada
y reservada , el esquema de publicación de información y el programa de gestión documental. los cuales see encuentran publicados en la página web de la entidad, de conformidad con lo dispuesto en la
normatividad vigente, en el link de transparencia disponibles para consulta.https://www.procuraduria.gov.co/portal/transparencia.page.
100%
3.3Índice de la información
Clasificada y Reservada
01/03/2018-
31/12/2018
Información Clasificada y
ReservadaLa PGN cuenta con la publicación en el limk de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Indice de información clasificada y reservada, actualizado a diciembre de 2017. 80%
4. Criterios
Diferenciales de
Accesibilidad
4.1
Elaboración de una
estrategia para mejorar el
acceso a la información de
las personas con
discapacidad auditiva
01/05/2018-
31/12/2018
Estrategia para mejorar
el acceso a la
información de las
personas con
discapacidad auditiva
En materia de acceso a la información pública para personas con discapacidad, la PGN cienta con los siguientes documentos: La cartilla de atención inclusiva.• El folleto de atención inclusiva.• Un marco
lógico que se hizo para que se constituya en un soporte de diagnóstico.• El programa de Atencion a personas con discapacidad• El protocolo de atención a personas con discapacidad• Un proyecto de
resolución interna para adoptar el programa y el lenguaje inclusivo.• Unos tips para organizar con prensa y colocarlos en pantallas.• Se encuentran los videos de los derechos de las personas con
discapacidad auditiva que se pueden utilizar para colocarlos en la página web, al igual que en los televisores y demas medios audiovisulaes.80%
5. Monitoreo del
Acceso a la
Información
Pública
5.1
Seguimiento a la
implementación de la
normativa en
transparencia y acceso a
la información pública
Febrero -Diciembre
de 2018
Informe de
Transparencia y Acceso
a la Información Pública
de la Procuraduría
La PROCURADURIA DELEGADA PARA LA DEFENSA DEL PATRIMONIO PÚBLICO, LA TRANSPARENCIA Y LA INTEGRIDAD realizó visita virtual de seguimiento al cumplimiento de lo dispuesto en la
ley 1712 de 2014 y la resolución 3564 de 2015 expedida por el Ministerio de Tecnología de la Información y las comunicaciones – MINTIC-, utilizando para ello la Matriz de Cumplimiento de la normatividad
mencionada, identificando algunas debilidades que deben ser objeto de mejora por parte de las áreas responsables.
La Oficina de Control Interno, en el mes de noviembre de 2018 le hizo el seguimiento a la implementación de la Ley 1712 de 2014 por parte de la PGN, encontrando algunas debilidades en materia de
publicación de la información.
100%
Porcentaje de
avance anual
frente a las
De 0 -59% Rojo
De 60 – 79% Amarillo
De 80 – 100 % Verde
3- Elaboración de
instrumentos de
gestión de la
información
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019 Aprobado por Santiago Muñoz Medina
INCIO
dd/mm/aa
FIN dd/mm/aa
1Carta de Valores -
Código de Etica
Es importante la promoción de acuerdos, compromisos y protocolos que sirvan para
establecer parámetros de comportamiento de actuaciones de los servidores públicos de la
PGN. De ahí que, atendiendo los propósitos del señor Procurador respecto de que este
órgano de control sea un baluarte de comportamiento, se considera importante realizar una
reformulación a nuestra CARTA DE VALORES, actividad que se realizará en el 2018 con la
participación de todas las dependencias de la Entidad, con la finalidad no solo de que se
definan e interioricen los valores, sino de que se reflejen en el compromiso de los servidores
Realizar una reformulación a la Carta
de Valores de la PGN.
Carta de valores de la PGN
reformulada1/02/2018 31/12/2017
Se elaboró el documento preliminar del código de integridad. La revisión y aprobación
del Código de integridad se realizará en el mes de enero de 2019 y la socialización una
vez el código sea aprobado
80%
3
Cultura de la
Legalidad y la
Integridad
Como parte del programa de fortalecimiento de la función preventiva de la PGN de la
Nación, con el apoyo del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), la estrategia para
promover la formación y sensibilización de la cultura de la legalidad y la integridad, con el fin
de que los servidores públicos y la ciudadanía en general rechacen la corrupción y respeten la
ley.
Durante la vigencia 2018 se pretende continuar con este programa, realizando jornadas de
sensibilización en diferentes entidades territoriales, con el fin de coadyuvar a que sus
servidores públicos no incurran en conductas, acciones u omisiones en ejercicio de la función
pública que atenten contra el interés general.
Adicionalmente, desde el Despacho del señor PGN, conjuntamente con las personerías y las
oficinas de control disciplinario interno de las entidades, se trabajará en la
instrumentalización de un plan de cultura de la integridad, de manera que los funcionarios se
apropien del tema y lo exterioricen en sus comportamientos éticos.
Jornadas de Sensibilización e
Instrumentalización de un plan de
cultura de la integridad
Programa de capacitación
ejecutado1/05/2018 31/12/2018
Dentro de las acciones adelantadas en materia de cultura de la legalidad e integridad
se encuentran los conversatorios éticos que se llevan a cabo en las diferentes
dependencias de la entidad orientados a fortalecer los principios y valores éticos para
el desarrollo de sus actividades.
60%
De 0 - 59% Rojo
De 60 – 79% Amarillo
De 80 – 100 % Verde
SANTIAGO MUÑOZ MEDINAJefe de Oficina Control Interno
95,00%
COMPONENTE 6: INICIATIVAS ADICIONALES
PROCURADURIA GENERAL DE LA NACIÓN
INFORME DE SEGUIMIENTO AL PLAN ANTICORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO - 2018
OFICINA DE CONTROL INTERNO
TERCER CUATRIMESTRE 2018 (1 DE SEPTIEMBRE- 31 DE DICIEMBRE)
Fecha Realización
Meta o producto% de
avanceActividades desarrolladas
Las diferentes dependencias de la entidad, tanto a nivel central como territorial, llevan
a cabo en forma trimestral conversatorios éticos orientados a lograr una mayor
adherencia al contenido de la carta de valores y principios éticos, además de promover
formas de comunicación entre directivos y funcionarios que propicien procesos de
socialización, entrenamiento y capacitación, orientados al logro de la interiorización de
los acuerdos, compromisos y protocolos éticos.4 Conversatorios eticos
desarrollados en el año1/01/2018 31/12/2018
Porcentaje de avance anual
frente a las actividades
programadas
NºNombre de la
IniciativaDescripción Acciones Específicas
La PGN tiene implementada una actividad para todas las dependencias denominada
“conversatorios éticos” que se miden a través del cumplimiento de una meta de cuatro (4) al
año.
El objetivo de la realización de los conversatorios éticos es el de promover formas de
comunicación entre directivos y funcionarios que propicien procesos de socialización,
entrenamiento y capacitación de todos los servidores de la entidad para lograr la
interiorización de los acuerdos, compromisos y protocolos éticos, así como evaluar su
aplicación; la revisión y actualización de los estándares y procedimientos éticos para
fortalecer las actividades misionales y obtener la mayor eficacia y eficiencia, desarrollar
mecanismos de control interno para asegurar el cumplimiento de los estándares éticos de la
Institución.
2Conversatorios
Éticos
Realizar cuatro conversatorios éticos
en la vigencia en todas las
dependencias de la entidad
Preparado por Vilma Osanna Pinto De Florez 16/01/2019 Aprobado por Santiago Muñoz Medina
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