GUIA - MODELO DE MONITOREO Y CONTROL
Programa de Alimentación
Escolar
2019
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GUIA - MODELO DE MONITOREO Y CONTROL
➢ INTRODUCCIÓN
Conforme a lo establecido en el Artículo 2.3.10.5.1. del
Decreto 1852 de 2015, por el cual se adiciona el Decreto
1075 de 2015 Único Reglamentario del Sector Educación,
los actores del Programa actuarán en procura del
cumplimiento de los objetivos del PAE, las normas, los
lineamientos técnicos -administrativos, las condiciones
de operación y los estándares que lo regulan, la defensa
del interés general, el presupuesto público y los derechos
de los niños, niñas, adolescentes y jóvenes, para lo cual,
el Ministerio de Educación Nacional implementa un
conjunto de acciones articuladas para el seguimiento y
monitoreo del programa, que incluye aspectos
administrativos, técnicos, financieros y operativos del
PAE, propendiendo por la adecuada ejecución del mismo
y de los recursos.
Así mismo y en cumplimiento de las acciones que deben
ser adelantadas por el MEN con relación a la definición
de un sistema de información, y de los instrumentos de
planeación, seguimiento, monitoreo y control, se
diseñaron los formatos y guías para ser implementados
por las Entidades Territoriales en el marco de los
procesos de supervisión y/o interventoría que se
desarrollen por parte de cada una, para el control y
seguimiento de la adecuada ejecución de los contratos
celebrados para la prestación del servicio del programa.
➢ OBJETIVOS
▪ Orientar a las entidades territoriales en la
identificación de las actividades y responsabilidades,
que se deben implementar para el seguimiento,
monitoreo y control, en cada una de las etapas de
implementación del programa.
▪ Generar alertas tempranas e información pertinente
para la toma de decisiones.
▪ Fortalecer el proceso de rendición de cuentas.
▪ Evaluar el desempeño de la gestión de la ETC.
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➢ PROGRAMA DE ALIMENTACIÓN ESCOLAR – PAE
El Gobierno Nacional articulará y promocionará el trabajo de múltiples Entidades que serán responsables de
implementar medidas que permitirán el fortalecimiento del Programa de Alimentación Escolar, Como ejes
fundamentales del programa se encuentran el fortalecimiento financiero, transparencia en la contratación,
ampliación de la cobertura y focalización de beneficiarios, alimentación con calidad y gestión territorial
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Figura 2. Etapas de implementación del PAE
MODELO DE
MONITOREO
Y CONTROL
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ACCIONES Y ALERTAS POR ETAPA
A continuación, se detallarán las actividades a realizar en cada una de las etapas, aspectos de alerta, los puntos críticos, los productos a
entregar por la ETC, los documentos de referencia suministrados por el Ministerio de Educación Nacional – MEN y las fechas de entrega
por parte de la ETC. Así mismo, en cada una de estas etapas se referencian las herramientas y formatos que le permiten a la Entidad
Territorial Certificada tener el monitoreo y control para la ejecución del PAE.
EJE
CO
D
SUB
CO
D
Responsabilidad de la ETC
Guía Orientadora
Formato o Sistema de
Seguimiento (Fuente de
información)
Periodicidad de reporte por parte del MEN
Obligatoriedad de Reporte al
MEN por parte de la ETC
Periodicidad de Reporte al MEN por parte de la
ETC
Esta acción se considera Punto
Crítico en la Implementación
del PAE
Aspecto de Alerta
Transparencia 1 1.1.
Designación de Supervisor y/o contratación de interventoría
Ley 1474 de 2011 - artículos 83 y 84 Guía para la supervisión e Interventoría Contractual del PAE Guía para la Gestión Administrativa en Materia de Incumplimientos Contractuales del PAE
SECOP - Proceso de contratación Acto administrativo de designación de supervisión
Mensual SI Mensual SI
ETC sin esquema de seguimiento, monitoreo y control al proceso de contratación realizado para la ejecución del servicio de PAE en las IE
Transparencia 1 1.2. Desarrollo de mesas públicas de PAE
Resolución 29452 de 2017 Anexo no. 4. Gestión social y participación ciudadana
Acta de reunión de la mesa pública y listado de asistencia
Semestral SI Semestral SI ETC no ha desarrollado mesas públicas en el primer semestre de cada vigencia
Transparencia 1 1.3.
Conformó el Comité de Seguimiento Operativo
6.3. Comité de seguimiento operativo departamental o municipal - - Resolución 29452 de 2017
Acto administrativo de conformación y acta de reunión del comité
Semestral NO Semestral SI No se generan espacios de seguimiento oportuno por la ETC al operador PAE
Financiamiento 2 2.1.
Incorporación de los recursos asignados en cada vigencia
Decreto No. 3402 de 2007 - Presidencia República de
Colombia
CHIP - Categorías FUT Ingresos y FUT
Trimestral SI Trimestral SI Inoportunidad y falta de calidad en el registro
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EJE
CO
D
SUB
CO
D
Responsabilidad de la ETC
Guía Orientadora
Formato o Sistema de
Seguimiento (Fuente de
información)
Periodicidad de reporte por parte del MEN
Obligatoriedad de Reporte al
MEN por parte de la ETC
Periodicidad de Reporte al MEN por parte de la
ETC
Esta acción se considera Punto
Crítico en la Implementación
del PAE
Aspecto de Alerta
Gastos de Inversión
Financiamiento 2 2.2.
Recursos comprometidos, frente a los recursos incorporados
Decreto No. 3402 de 2007 - Presidencia República de
Colombia
CHIP - Categorías FUT Ingresos y FUT Gastos de Inversión
Trimestral SI Trimestral SI Inoportunidad y falta de calidad en el registro
Financiamiento 2 2.3. Registro con calidad en el CHIP
Decreto No. 3402 de 2007 - Presidencia República de
Colombia Resolución 7591 del 22 de
mayo de 2014 Resolución 19530 del 12
de octubre de 2016
CHIP - Categorías FUT Gastos de Inversión y la Categoría MEN-PAE CHIP - Categorías FUT Gastos de Inversión y la Categoría MEN-PAE Ejecución de Recursos
Trimestral SI Trimestral SI Inoportunidad y falta de calidad en el registro
Financiamiento 2 2.4. Registro oportuno en el CHIP
Decreto No. 3402 de 2007 - Presidencia República de
Colombia Resolución 7591 del 22 de
mayo de 2014 Resolución 19530 del 12
de octubre de 2016
CHIP - Categorías FUT Gastos de Inversión y la Categoría MEN-PAE CHIP - Categorías FUT Gastos de Inversión y la Categoría MEN-PAE Ejecución de Recursos
Trimestral SI Trimestral SI Inoportunidad y falta de calidad en el registro
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EJE
CO
D
SUB
CO
D
Responsabilidad de la ETC
Guía Orientadora
Formato o Sistema de
Seguimiento (Fuente de
información)
Periodicidad de reporte por parte del MEN
Obligatoriedad de Reporte al
MEN por parte de la ETC
Periodicidad de Reporte al MEN por parte de la
ETC
Esta acción se considera Punto
Crítico en la Implementación
del PAE
Aspecto de Alerta
Financiamiento 2 2.5.
Financiación del PAE-Conformación Bolsa Común de Recursos
Resolución 29452 de 2017
Actos administrativos CHIP - Categorías FUT Ingresos y FUT Gastos de Inversión
Mensual SI Mensual SI No se genera la conformación de bolsa común para la operación de PAE
Financiamiento 2 2.6.
Aporte recursos por fuentes diferentes a las específicas de alimentación escolar
Decreto No. 3402 de 2007 - Presidencia República de
Colombia
CHIP - Categorías FUT Ingresos y FUT Gastos de Inversión
Trimestral SI Trimestral SI Inoportunidad y falta de calidad en el registro
Calidad 3 3.1. Aprobación de los ciclos de menús
Resolución 29452 de 2017 Acta de aprobación de ciclo de menús
Mensual SI Mensual SI
La ETC debe reportar al MEN al inicio de la operación de cada contrato el acto administrativo o soporte documental donde conste la aprobación del ciclo de menú, a través del profesional en Nutrición y Dietética de la entidad territorial, con matrícula; acorde a lo estipulado en la minuta patrón vigente aprobada por el MEN., así como del plan de saneamiento. Esto deberá realizarse cuando se presente cambio de operador durante la vigencia
Calidad 3 3.2.
Elaboración y presentación de planes de mejora frente a las situaciones de riesgo evidenciadas por el MEN
Resolución 29452 de 2017 Ley 1474 de 2011
Formato Plan de Mejora
Mensual SI Mensual SI
La ETC debe llevar a cabo un seguimiento de los hallazgos identificados por el MEN, bien sea por visitas realizadas o en el marco del seguimiento efectuado por el MEN.
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EJE
CO
D
SUB
CO
D
Responsabilidad de la ETC
Guía Orientadora
Formato o Sistema de
Seguimiento (Fuente de
información)
Periodicidad de reporte por parte del MEN
Obligatoriedad de Reporte al
MEN por parte de la ETC
Periodicidad de Reporte al MEN por parte de la
ETC
Esta acción se considera Punto
Crítico en la Implementación
del PAE
Aspecto de Alerta
Calidad 3 3.3.
Cuenta con diagnóstico de infraestructura, equipos y menaje
Resolución 29452 de 2017 Ley 115 de 19944
Formato Diagnóstico de Infraestructura, Equipo y Menaje - con enfoque de riesgos
Semestral SI Semestral SI La ETC no cuenta con un diagnóstico de infraestructura de los comedores escolares
Calidad 3 3.4.
Cuenta con una acción articulada al PAE para la promoción de estilos de vida saludable
Documento Técnico Estrategia Nacional de Estilos de Vida Saludable
Mensual - Formato de seguimiento al proceso por construir.
Mensual SI Mensual SI No se cuente con calidad e integralidad de las acciones en el PAE.
Cobertura 4 4.1.
Genera acciones de planeación oportunas para garantizar la atención del programa
Estatuto General de la Contratación, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015 generalidades de Contratación
SECOP - Proceso de contratación Acto administrativo de designación de supervisión
Mensual SI Mensual SI
La ETC debe reportar en el CHIP los contratos de operación del PAE y todos los referentes al programa (Supervisión, Interventoría, Equipo PAE, Equipos y menaje, etc).
Cobertura 4 4.2. Contratación oportuna de la operación PAE
Estatuto General de la Contratación, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015 generalidades de Contratación
SECOP - Proceso de contratación Acto administrativo de designación de supervisión
Mensual SI Mensual SI
La ETC debe reportar en el CHIP los contratos de operación del PAE y todos los referentes al programa (Supervisión, Interventoría, Equipo PAE, Equipos y menaje, etc).
Cobertura 4 4.3. Inicio oportuno de la atención del PAE
Estatuto General de la Contratación, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015 generalidades de Contratación Resolución de calendario escolar de cada ETC
SECOP - Proceso de contratación Acto administrativo de designación de supervisión
Mensual SI Mensual SI
La ETC debe reportar en el CHIP los contratos de operación del PAE y todos los referentes al programa (Supervisión, Interventoría, Equipo PAE, Equipos y menaje, etc).
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EJE
CO
D
SUB
CO
D
Responsabilidad de la ETC
Guía Orientadora
Formato o Sistema de
Seguimiento (Fuente de
información)
Periodicidad de reporte por parte del MEN
Obligatoriedad de Reporte al
MEN por parte de la ETC
Periodicidad de Reporte al MEN por parte de la
ETC
Esta acción se considera Punto
Crítico en la Implementación
del PAE
Aspecto de Alerta
Cobertura 4 4.4.
Implementación de acciones para garantizar la continuidad
Estatuto General de la Contratación, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015 generalidades de Contratación
SECOP - Proceso de contratación Acto administrativo de designación de supervisión
Mensual SI Mensual SI
La ETC debe reportar en el CHIP los contratos de operación del PAE y todos los referentes al programa (Supervisión, Interventoría, Equipo PAE, Equipos y menaje, etc.).
Cobertura 4 4.5.
Prestación del servicio durante todo el calendario escolar
Estatuto General de la Contratación, Ley 1150 de 2007 y Decreto 1082 de 2015 generalidades de Contratación
SECOP - Proceso de contratación Acto administrativo de designación de supervisión
Mensual SI Mensual SI
La ETC debe reportar en el CHIP los contratos de operación del PAE y todos los referentes al programa (Supervisión, Interventoría, Equipo PAE, Equipos y menaje, etc.).
Cobertura 4 4.6.
Generar y actualizar la priorización de Instituciones Educativas acorde con los criterios establecidos
Resolución 29452 de 2017 Formato de Priorización ETC
Antes del 15 de diciembre de cada año la
SI
Antes de iniciar el proceso de contratación
SI
La ETC debe reportar anualmente la priorización de la vigencia, adicional reportar el formato diligenciado bimestralmente
Cobertura 4 4.7.
Registro oportuno y con calidad en el SIMAT - Estrategia PAE
Resolución 29452 de 2017 SIMAT Mensual SI Mensual SI
La ETC debe mantener actualizado el SIMAT con la información correspondiente a la focalización de cada titular de derecho en cada vigencia.
Cobertura 4 4.8.
Beneficiarios cofinanciados PAE Jornada Única, frente a los registrados en el SIMAT
Resolución 29452 de 2017 SIMAT Mensual SI Mensual SI
La ETC debe mantener actualizado el SIMAT con la información correspondiente a la focalización de cada titular de derecho en cada vigencia.
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EJE
CO
D
SUB
CO
D
Responsabilidad de la ETC
Guía Orientadora
Formato o Sistema de
Seguimiento (Fuente de
información)
Periodicidad de reporte por parte del MEN
Obligatoriedad de Reporte al
MEN por parte de la ETC
Periodicidad de Reporte al MEN por parte de la
ETC
Esta acción se considera Punto
Crítico en la Implementación
del PAE
Aspecto de Alerta
Cobertura 4 4.9.
Implementación de la atención de PAE en Jornada Única
Resolución 29452 de 2017 Formato de Priorización ETC
Mensual SI Mensual SI
La ETC debe reportar anualmente la priorización de la vigencia, adicional reportar el formato diligenciado bimestralmente
Gestión Territorial
5 5.1. Conformación del Equipo PAE
Ley 1474 de 2011 - artículos 83 y 84 Guía para la supervisión e Interventoría Contractual del PAE Guía para la Gestión Administrativa en Materia de Incumplimientos Contractuales del PAE
SECOP - Proceso de contratación Acto administrativo de designación de supervisión
Mensual SI Mensual SI La ETC no cuenta con la conformación del Equipo PAE
Gestión Territorial
5 5.2.
Emisión de respuestas de manera oportuna a los requerimientos realizados por el MEN
Resolución 29452 de 2017 Formato Plan de Mejora
Mensual SI Mensual SI La ETC no brinda información oportuna ni los soportes solicitados por el MEN
Gestión Territorial
5 5.3.
Conformación y gestión de los Comités de Alimentación Escolar en las Instituciones Educativas
Resolución 29452 de 2017 Anexo no. 4. Gestión social y participación ciudadana
Acto administrativo de conformación y acta de reunión del comité
Mensual SI Mensual SI La ETC no promueve la conformación de los CAE. Y no realiza seguimiento a que reúnan periódicamente
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EJE
CO
D
SUB
CO
D
Responsabilidad de la ETC
Guía Orientadora
Formato o Sistema de
Seguimiento (Fuente de
información)
Periodicidad de reporte por parte del MEN
Obligatoriedad de Reporte al
MEN por parte de la ETC
Periodicidad de Reporte al MEN por parte de la
ETC
Esta acción se considera Punto
Crítico en la Implementación
del PAE
Aspecto de Alerta
Gestión Territorial
5 5.4.
Veeduría al Programa de alimentación Escolar
Ley 850 de 2003
Acto administrativo de conformación y acta de reunión de veedurías
Trimestral NO Trimestral SI Entidad Territorial sin estrategias de control social para el PAE.
Gestión Territorial
5 5.5. Promover y Fortalecer las Compras Locales
Resolución 29452 de 2017 - Anexo Técnico de Compras Locales
Formato de seguimiento a compras locales- Entidad Territorial Certificada
Mensual SI Mensual SI No se realiza la implementación de estrategias para fortalecer la economía local
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MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y ACCIONES DE MEJORA
En la siguiente tabla se relacionan las acciones de acompañamiento y seguimiento que adelanta el Ministerio de Educación
Nacional en cada una de las etapas de la operación:
EJE COD SUBCOD Responsabilidad de la
ETC Puntos de control
Mecanismo de seguimiento y acción de mejora realizada por el MEN
Transparencia 1 1.1. Designación de Supervisor y/o contratación de interventoría
La ETC debe designar un supervisor y/o adelantar el proceso de contratación de la interventoría que verifique el cumplimiento de la correcta operación del PAE en cada vigencia.
Producto esperado: En el seguimiento de la operación, la ETC presentará los soportes respectivos e informará las acciones de supervisión en territorio (Equipo PAE y/o interventoría). Acción MEN al no recibirlo: El MEN brindará asistencia técnica con el fin de orientar a la ETC en los diferentes componentes del programa. Notificación a la entidad territorial para reconocer las acciones adelantadas a fin de garantizar el establecimiento de una acción de monitoreo y control.
Transparencia 1 1.2. Desarrollo de mesas públicas de PAE
La ETC debe garantizar la realización de mínimo 2 mesas públicas durante el año donde la primera de ellas se haga dentro de los tres primeros meses de inicio de operación del PAE.
Producto esperado: En el seguimiento de la operación, la ETC informará al MEN la programación de las mesas públicas y sus respectivos soportes. Acción MEN al no recibirlo: Notificación a la Entidad Territorial para reconocer las acciones adelantadas frente a la programación de las mesas públicas.
Transparencia 1 1.3. Conformó el Comité de Seguimiento Operativo
La ETC debe garantizar la conformación del comité de seguimiento operativo del PAE, el cual deber ser soportado por un acto administrativo, además de llevar a cabo mínimo una reunión por trimestre de la vigencia que se soporte con acta y firmas de los integrantes.
Producto esperado: En el seguimiento de la operación, la ETC presentará los soportes respectivos e informará las acciones de supervisión en territorio (Equipo PAE y/o interventoría). Acción MEN al no recibirlo: El MEN notificará el hallazgo en el informe presentado previa verificación en territorio.
Financiamiento 2 2.1. Incorporación de los recursos asignados en cada vigencia
CHIP Comunicación oficial y por correo electrónico. Asistencia Técnica y/o visitas de monitoreo y control financiero.
Financiamiento 2 2.2. Recursos comprometidos, frente a los recursos incorporados
CHIP Comunicación oficial y por correo electrónico. Asistencia Técnica y/o visitas de monitoreo y control financiero.
Financiamiento 2 2.3. Registro con calidad en el CHIP
CHIP Comunicación oficial y por correo electrónico. Asistencia Técnica y/o visitas de monitoreo y control financiero.
Financiamiento 2 2.4. Registro oportuno en el CHIP
CHIP Comunicación oficial y por correo electrónico. Asistencia Técnica y/o visitas de monitoreo y control financiero.
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EJE COD SUBCOD Responsabilidad de la
ETC Puntos de control
Mecanismo de seguimiento y acción de mejora realizada por el MEN
Financiamiento 2 2.5. Financiación del PAE-Conformación Bolsa Común de Recursos
La ETC debe generar concurrencia de recursos con el fin de garantizar la adecuada operación y continuidad de la atención, la ETC debe enviar al MEN los soportes financieros, que permitan evidenciar las fuentes de
recursos utilizadas por la entidad, para la celebración de los contratos,
Comunicación oficial y por correo electrónico. Asistencia Técnica y/o visitas de monitoreo y control financiero.
Financiamiento 2 2.6.
Aporte recursos por fuentes diferentes a las específicas de alimentación escolar
CHIP Comunicación oficial y por correo electrónico. Asistencia Técnica y/o visitas de monitoreo y control financiero.
Calidad 3 3.1. Aprobación de los ciclos de menús
La ETC debe reportar al MEN, al inicio de la operación de cada contrato, el acto administrativo o soporte documental en el que conste la aprobación del ciclo de menú, realizada por un profesional en nutrición y dietética con matrícula, acorde a lo estipulado en la minuta patrón vigente certificada por el MEN.
Producto esperado: La ETC deberá presentar los soportes de la gestión realizada, los cuales serán verificados por el MEN en los seguimientos de las visitas a comedores escolares. Acción MEN al no recibirlo: El MEN notificará el hallazgo en el informe de visitas a Instituciones Educativas resaltando el grado de importancia que tiene esta actividad
Calidad 3 3.2.
Elaboración y presentación de planes de mejora frente a las situaciones de riesgo evidenciadas por el MEN
La ETC debe llevar a cabo un seguimiento de los hallazgos identificados por el MEN y plantear las acciones de mejora correspondientes, por visitas realizadas o en el marco del seguimiento efectuado por el Ministerio.
Producto esperado: La ETC deberá presentar los planes de mejora sobre los hallazgos identificados en las visitas a comedores escolares. Acción MEN al no recibirlo: El MEN notificará el hallazgo en el informe de visitas a comedores escolares y mantendrá el seguimiento con la ETC para la implementación de acciones de mejora.
Calidad 3 3.3. Cuenta con diagnóstico de infraestructura, equipos y menaje
La ETC debe realizar el diagnóstico y la caracterización de las instituciones educativas y sus sedes donde se prestará el servicio de PAE, frente a las condiciones de infraestructura, equipos, menaje, acceso y transporte de insumos y de alimentos
Producto esperado: La ETC deberá presentar el diagnóstico de infraestructura de las IE priorizadas Acción MEN al no recibirlo: El MEN notificará el hallazgo s y mantendrá el seguimiento con la ETC para la elaboración del diagnóstico
Calidad 3 3.4.
Cuenta con una acción articulada al PAE para la promoción de estilos de vida saludable
La ETC debe generar acciones mensuales de fortalecimiento de hábitos de vida saludable
Comunicación oficial y por correo electrónico. Asistencia Técnica
Cobertura 4 4.1.
Genera acciones de planeación oportunas para garantizar la atención del programa
La ETC debe reportar en el CHIP no solo los contratos de operación del PAE sino todos los referentes al programa (Supervisión, Interventoría, Equipo PAE, Equipos y menaje, etc). Una vez se suscriban los contratos, las ETC deben reportar al MEN los documentos soportes de estos que evidencien la legalización. La ETC debe garantizar que el operador contratado cumpla con las condiciones mínimas de experiencia y capacidad financiera establecidas en la norma
Producto esperado: La ETC debe realizar el registro en el CHIP en los tiempos establecidos garantizando el registro de la contratación PAE y enviará a MEN los soportes respectivos. Acción MEN al no recibirlo: Notificación a la entidad territorial para reconocer las acciones adelantadas a fin de garantizar la prestación del servicio durante la vigencia.
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EJE COD SUBCOD Responsabilidad de la
ETC Puntos de control
Mecanismo de seguimiento y acción de mejora realizada por el MEN
Cobertura 4 4.2. Contratación oportuna de la operación PAE
La ETC debe reportar en el CHIP no solo los contratos de operación del PAE sino todos los referentes al programa (Supervisión, Interventoría, Equipo PAE, Equipos y menaje, etc.). Una vez se suscriban los contratos, las ETC deben reportar al MEN los documentos soportes de estos que evidencien la legalización. La ETC debe garantizar que el operador contratado cumpla con las condiciones mínimas de experiencia y capacidad financiera establecidas en la norma
Producto esperado: La ETC debe realizar el registro en el CHIP en los tiempos establecidos garantizando el registro de la contratación PAE y enviará a MEN los soportes respectivos. Acción MEN al no recibirlo: Notificación a la entidad territorial para reconocer las aplicaciones adelantadas a fin de garantizar la prestación del servicio durante la vigencia.
Cobertura 4 4.3. Inicio oportuno de la atención del PAE
La ETC deben iniciar la atención el primer día de calendario escolar
Producto esperado: La ETC debe realizar el registro en el CHIP en los tiempos establecidos garantizando el registro de la contratación PAE y enviará a MEN los soportes respectivos. Acción MEN al no recibirlo: Notificación a la entidad territorial para reconocer las acciones adelantadas a fin de garantizar la prestación del servicio durante la vigencia.
Cobertura 4 4.4. Implementación de acciones para garantizar la continuidad
La ETC debe reportar en el CHIP no solo los contratos de operación del PAE sino todos los referentes al programa (Supervisión, Interventoría, Equipo PAE, Equipos y menaje, etc.). Una vez se suscriban los contratos, las ETC deben reportar al MEN los documentos soportes de estos que evidencien la legalización. La ETC debe garantizar que el operador contratado cumpla con las condiciones mínimas de experiencia y capacidad financiera establecidas en la norma
Producto esperado: La ETC debe realizar el registro en el CHIP en los tiempos establecidos garantizando el registro de la contratación PAE y enviará a MEN los soportes respectivos. Acción MEN al no recibirlo: Notificación a la entidad territorial para reconocer las acciones adelantadas a fin de garantizar la prestación del servicio durante la vigencia.
Cobertura 4 4.5. Prestación del servicio durante todo el calendario escolar
La ETC debe reportar en el CHIP no solo los contratos de operación del PAE sino todos los referentes al programa (Supervisión, Interventoría, Equipo PAE, Equipos y menaje, etc.). Una vez se suscriban los contratos, las ETC deben reportar al MEN los documentos soportes de los mismos que evidencien la legalización. La ETC debe garantizar que el operador contratado cumpla con las condiciones mínimas de experiencia y capacidad financiera establecidas en la norma
Producto esperado: La ETC debe realizar el registro en el CHIP en los tiempos establecidos garantizando el registro de la contratación PAE y enviará a MEN los soportes respectivos. Acción MEN al no recibirlo: Notificación a la entidad territorial para reconocer las acciones adelantadas a fin de garantizar la prestación del servicio durante la vigencia.
Cobertura 4 4.6.
Generar y actualizar la priorización de Instituciones Educativas acorde con los criterios establecidos
La ETC debe reportar anualmente la priorización de la vigencia y adicionalmente, reportar el formato diligenciado bimestralmente.
Producto esperado: La ETC debe remitir los soportes establecidos por MEN Acción MEN al no recibirlo: Notificación a la entidad territorial para garantizar el cumplimiento de los criterios establecidos y el reporte oportuno conforme a lo establecido en la normatividad del programa.
Cobertura 4 4.7. Registro oportuno y con calidad en el SIMAT - Estrategia PAE
La ETC debe mantener actualizado el SIMAT con la información correspondiente a la focalización de cada titular de derecho en cada vigencia.
Acción MEN al no recibirlo: El MEN realizará verificación en el reporte de SIMAT y notificará a la ETC brindando la asistencia técnica para garantizar el registro.
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EJE COD SUBCOD Responsabilidad de la
ETC Puntos de control
Mecanismo de seguimiento y acción de mejora realizada por el MEN
Cobertura 4 4.8. Beneficiarios cofinanciados PAE Jornada Única, frente a los registrados en el SIMAT
La ETC debe mantener actualizado el SIMAT con la información correspondiente a la focalización de cada titular de derecho en cada vigencia.
Acción MEN al no recibirlo: El MEN realizará verificación en el reporte de SIMAT y notificará a la ETC brindando la asistencia técnica para garantizar el registro.
Cobertura 4 4.9. Implementación de la atención de PAE en Jornada Única
La ETC debe reportar anualmente la priorización de la vigencia y adicionalmente, reportar el formato diligenciado bimestralmente.
Producto esperado: La ETC debe remitir los soportes establecidos por MEN Acción MEN al no recibirlo: Notificación a la entidad territorial para garantizar el cumplimiento de los criterios establecidos y el reporte oportuno conforme a lo establecido en la normatividad del programa.
Gestión Territorial
5 5.1. Conformación del Equipo PAE
La ETC debe garantizar la conformación del equipo PAE con mínimo los perfiles establecidos en la norma.
Producto esperado: En el seguimiento de la operación, la ETC presentará los soportes respectivos e informará las acciones de supervisión en territorio (Equipo PAE y/o interventoría).
Gestión Territorial
5 5.2.
Emisión de respuestas de manera oportuna a los requerimientos realizados por el MEN
La ETC debe llevar a cabo un seguimiento de los hallazgos identificados por el MEN, bien sea por visitas realizadas o en el marco del seguimiento efectuado por el MEN.
Producto esperado: En el seguimiento de la operación, la ETC presentará los soportes respectivos e informará las acciones de supervisión en territorio (Equipo PAE y/o interventoría). Acción MEN al no recibirlo: El MEN brindará asistencia técnica con el fin de orientar a la ETC en los diferentes componentes del programa. Notificación a la entidad territorial para reconocer las acciones adelantadas a fin de garantizar el establecimiento de una acción de monitoreo y control.
Gestión Territorial
5 5.3.
Conformación y gestión de los Comités de Alimentación Escolar en las Instituciones Educativas
La ETC debe velar por que todos los establecimientos educativos conformen el comité de alimentación escolar y se reúnan como mínimo cada dos meses. Las reuniones y conformación del comité deben estar soportadas mediante acta.
Producto esperado: La ETC deberá presentar los soportes de la gestión realizada en la verificación de visitas a comedores escolares por parte del MEN Acción MEN al no recibirlo: El MEN notificará el hallazgo en el informe de visitas a comedores escolares.
Gestión Territorial
5 5.4. Veeduría al Programa de alimentación Escolar
Informe de gestión que dé cuenta de las acciones socialización, consulta y presentación del PAE en el territorio.
Comunicación oficial y por correo electrónico. Asistencia Técnica del Monitoreo y Control y Técnico.
Gestión Territorial
5 5.5. Promover y Fortalecer las Compras Locales
Formato de seguimiento mensual de compras locales de alimentos y bienes, soportado con facturas.
Comunicación oficial y por correo electrónico. Asistencia Técnica del Componente Proyecto Estratégicos.
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GUIA - MODELO DE MONITOREO Y CONTROL
INDICADORES MEN Y DEFINICIÓN DE ALERTAS TEMPRANAS
Teniendo en cuenta las necesidades del Programa de Alimentación Escolar – PAE, para la realización del monitoreo y control se
establecieron los siguientes indicadores y se definieron los hechos de riesgo que pueden afectar la ejecución del programa.
EJE COD SUBCOD Responsabilidad de la ETC Indicador Periodicidad de
reporte Definición del indicador
Transparencia 1 1.1. Designación de Supervisor y/o contratación de interventoría
ETC con Mecanismos de seguimiento, monitoreo y control
Mensual Permite identificar las Entidades Territoriales Certificadas que generan acciones de seguimiento a la prestación de servicio en las IE y la implementación de acciones de mejora
Transparencia 1 1.2. Desarrollo de mesas públicas de PAE
ETC con desarrollo de Mesas Públicas Semestral Permite identificar las Entidades Territoriales Certificadas que generan acciones de participación social y socialización de los resultados en la implementación del Programa en su territorio
Transparencia 1 1.3. Conformó el Comité de Seguimiento Operativo
ETC con desarrollo de Comité de Seguimiento Operativo
Semestral Conformación y gestión del comité de seguimiento operativo para la supervisión del Programa de Alimentación Escolar
Financiamiento 2 2.1. Incorporación de los recursos asignados en cada vigencia
Disponibilidad de recursos para Alimentación Escolar
Trimestral
Compara el presupuesto definitivo de las fuentes de financiación SGP Alimentación Escolar (SGP AE), Recurso Nación Ley 1450 de 2011 para Alimentación Escolar y CONPES 151 de 2012 frente a los recursos incorporados en el presupuesto definitivo de las entidades territoriales.
Financiamiento 2 2.2. Recursos comprometidos, frente a los recursos incorporados
Eficacia en el compromiso de los recursos incorporados a el PAE
Trimestral
Compara los compromisos frente al presupuesto definitivo de las diferentes fuentes de financiación como son: SGP Alimentación Escolar (SGP AE), Recurso Nación Ley 1450 de 2011 para Alimentación Escolar y CONPES 151 de 2012 de las entidades territoriales.
Financiamiento 2 2.3. Registro con calidad en el CHIP
Coherencia en el reporte de información - FUT Gastos de Inversión frente a la Categoría MEN-PAE Coherencia en el reporte de información - Categoría MEN-PAE - Categoría MEN-PAE Ejecución de Recursos
Trimestral
Compara los compromisos reportados en la Categoría FUT Gastos de Inversión frente a la información reportada en los contratos de la Categoría MEN-PAE de las diferentes fuentes de financiación como son: SGP Alimentación Escolar (SGP AE), Recurso Nación Ley 1450 de 2011 para Alimentación Escolar y CONPES 151 de 2012 de las entidades territoriales. Compara los contratos de la Categoría MEN-PAE con los contratos reportados en la Categoría MEN-PAE Ejecución de Recursos de los meses marzo, junio, septiembre y diciembre, de las diferentes fuentes de financiación como son: SGP Alimentación Escolar (SGP AE), Recurso Nación Ley 1450 de 2011 para Alimentación Escolar y CONPES 151 de 2012 de las entidades territoriales.
Financiamiento 2 2.4. Registro oportuno en el CHIP
Coherencia en el reporte de información - FUT Gastos de Inversión frente a la Categoría MEN-PAE Coherencia en el reporte de información - Categoría MEN-PAE - Categoría MEN-PAE Ejecución de Recursos
Trimestral
Compara los compromisos reportados en la Categoría FUT Gastos de Inversión frente a la información reportada en los contratos de la Categoría MEN-PAE de las diferentes fuentes de financiación como son: SGP Alimentación Escolar (SGP AE), Recurso Nación Ley 1450 de 2011 para Alimentación Escolar y CONPES 151 de 2012 de las entidades territoriales. Compara los contratos de la Categoría MEN-PAE con los contratos reportados en la Categoría MEN-PAE Ejecución de Recursos de los meses marzo, junio, septiembre y diciembre, de las diferentes fuentes de financiación como son: SGP Alimentación Escolar (SGP AE), Recurso Nación Ley 1450 de 2011 para Alimentación Escolar y CONPES 151 de 2012 de las entidades territoriales.
IP-GU-06 - V1 - Este documento rige a partir de su publicación en el SIG del MEN.
GUIA - MODELO DE MONITOREO Y CONTROL
EJE COD SUBCOD Responsabilidad de la ETC Indicador Periodicidad de
reporte Definición del indicador
Financiamiento 2 2.5. Financiación del PAE-Conformación Bolsa Común de Recursos
Coherencia en el reporte de información - FUT Gastos de Inversión frente a la Categoría MEN-PAE Coherencia en el reporte de información - Categoría MEN-PAE - Categoría MEN-PAE Ejecución de Recursos
Mensual
Compara los compromisos reportados en la Categoría FUT Gastos de Inversión frente a la información reportada en los contratos de la Categoría MEN-PAE de las diferentes fuentes de financiación como son: SGP Alimentación Escolar (SGP AE), Recurso Nación Ley 1450 de 2011 para Alimentación Escolar y CONPES 151 de 2012 de las entidades territoriales. Compara los contratos de la Categoría MEN-PAE con los contratos reportados en la Categoría MEN-PAE Ejecución de Recursos de los meses marzo, junio, septiembre y diciembre, de las diferentes fuentes de financiación como son: SGP Alimentación Escolar (SGP AE), Recurso Nación Ley 1450 de 2011 para Alimentación Escolar y CONPES 151 de 2012 de las entidades territoriales.
Financiamiento 2 2.6. Aporte recursos por fuentes diferentes a las específicas de alimentación escolar
Utilización de recursos diferentes a las asignaciones especiales PAE
Trimestral Compara los recursos diferentes a las asignaciones especiales en Alimentación Escolar invertidos en la ejecución del PAE frente a la ejecución total del Programa en la entidad territorial
Calidad 3 3.1. Aprobación de los ciclos de menús ETC con ciclo de menús aprobado para la ejecución del PAE en IE
Mensual Se identifica las ETC que garantizan la ejecución del programa conforme a las condiciones nutricionales y alimentarias establecidas en la normatividad del programa
Calidad 3 3.2.
Elaboración y presentación de planes de mejora frente a las situaciones de riesgo evidenciadas por el MEN
ETC con planes de mejora Mensual Permite identificar las Entidades Territoriales Certificadas que generan acciones de seguimiento a la prestación de servicio en las IE y la implementación de acciones de mejora
Calidad 3 3.3. Cuenta con diagnóstico de infraestructura, equipos y menaje
ETC con diagnóstico de infraestructura Semestral Permite identificar las Entidades Territoriales Certificadas que evalúan la condición de infraestructura previamente a la ejecución y prestación del servicio de PAE
Calidad 3 3.4. Cuenta con una acción articulada al PAE para la promoción de estilos de vida saludable
ETC que implementan estrategia para la promoción de estilos de vida saludable articulada o integrada al PAE
Mensual Inclusión por articulación o construcción conjunta de una estrategia o acciones para la promoción de estilos de vida saludable en la operación del PAE
Cobertura 4 4.1. Genera acciones de planeación oportunas para garantizar la atención del programa
ETC que realiza acciones para garantizar atención del PAE durante todo el calendario escolar
Mensual Se identifica las ETC que garantizan la ejecución del programa durante todo el calendario escolar y brindar la atención de manera continua
Cobertura 4 4.2. Contratación oportuna de la operación PAE
ETC que garantizar la contratación del PAE durante todo el calendario escolar
Mensual Se identifica las ETC que garantizan la ejecución del programa durante todo el calendario escolar y brindar la atención de manera continua
Cobertura 4 4.3. Inicio oportuno de la atención del PAE
ETC que garantizar la contratación del PAE desde el primer día de calendario escolar
Mensual Se identifica las ETC que garantizan la ejecución del programa desde el primer día de calendario escolar
Cobertura 4 4.4. Implementación de acciones para garantizar la continuidad
ETC que garantizar la contratación del PAE durante todo el calendario escolar
Mensual Se identifica las ETC que garantizan la ejecución del programa durante todo el calendario escolar y brindar la atención de manera continua
Cobertura 4 4.5. Prestación del servicio durante todo el calendario escolar
ETC que garantizar la contratación del PAE durante todo el calendario escolar
Mensual Se identifica las ETC que garantizan la ejecución del programa durante todo el calendario escolar y brindar la atención de manera continua
Cobertura 4 4.6.
Generar y actualizar la priorización de Instituciones Educativas acorde con los criterios establecidos
ETC que realizan la priorización de IE para la selección de la modalidad de atención
Antes del 15 de diciembre de cada
año la
Permite identificar las ETC que llevan a cabo la acción de verificación y planeación para la contratación y ejecución del PAE
Cobertura 4 4.7. Registro oportuno y con calidad en el SIMAT - Estrategia PAE
ETC que realizan la focalización de titulares de derecho
Mensual Permite identificar las ETC que llevan a cabo la acción de verificación e identificación de titulares de derecho y su oportuno registro en el SIMAT
IP-GU-06 - V1 - Este documento rige a partir de su publicación en el SIG del MEN.
GUIA - MODELO DE MONITOREO Y CONTROL
EJE COD SUBCOD Responsabilidad de la ETC Indicador Periodicidad de
reporte Definición del indicador
Cobertura 4 4.8. Beneficiarios cofinanciados PAE Jornada Única, frente a los registrados en el SIMAT
ETC que realizan la focalización de titulares de derecho de jornada única
Mensual Permite identificar las ETC que llevan a cabo la acción de verificación e identificación de titulares de derecho de jornada única y su oportuno registro en el SIMAT
Cobertura 4 4.9. Implementación de la atención de PAE en Jornada Única
ETC que realizan la priorización de IE para la selección de la modalidad de atención para la atención de IE que implementen Jornada Única
Mensual Permite identificar las ETC que llevan a cabo la acción de verificación y planeación para la contratación y ejecución del PAE
Gestión Territorial 5 5.1. Conformación del Equipo PAE ETC con conformación de Equipo PAE conforme a lo establecido en la norma
Mensual Permite identificar las Entidades Territoriales Certificadas que cuenta con las condiciones administrativa para garantizar el seguimiento en cada una de las etapas de implementación del PAE
Gestión Territorial 5 5.2. Emisión de respuestas de manera oportuna a los requerimientos realizados por el MEN
ETC con brindan respuestas oportunas a los requerimientos realizados por el MEN
Mensual Permite identificar las Entidades Territoriales Certificadas que generan acciones de seguimiento a la prestación de servicio en las IE y la implementación de acciones de mejora
Gestión Territorial 5 5.3. Conformación y gestión de los Comités de Alimentación Escolar en las Instituciones Educativas
ETC que cuentan con CAE en el 100% de las IE priorizada
Mínimo 1 vez cada dos meses
la ETC genera espacios para fomentar la participación ciudadana, el sentido de pertenencia y el control social durante la planeación y ejecución del Programa de Alimentación Escolar que permite optimizar su operatividad y así contribuir a mejorar la atención de los niños, niñas y adolescentes.
Gestión Territorial 5 5.4. Veeduría al Programa de alimentación Escolar
ETC con implementación de veedurías ciudadanas
Trimestral Conformación y gestión de las veedurías para el control socia del Programa de Alimentación Escolar
Gestión Territorial 5 5.5. Promover y Fortalecer las Compras Locales
Garantizar mínimo el 20% de compras locales en el nivel territorial
Mensual Proporción mínima del presupuesto destinado a la adquisición de alimentos, bienes, servicios y personal de origen local para la operación del PAE en el territorio.
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