Propuestas de recursos

externos: para qué y cómo

para el Centro de Excelencia

Académica, UPRRP

8 de octubre de 2009

Por Sandra Macksoud López, Ph.D,Catedrática Auxiliar

Facultad de EducaciónUniversidad de Puerto Rico

Recinto de Río Piedras

Objetivos

• Que los participantes: – Definan el propósito de solicitar fondos

externos

– Conozcan los procesos y las estrategias

básicas para diseñar y elaborar una propuesta

que sea competitiva

– Sepan cómo identificar auspiciadores

potenciales para sus proyectos utilizando la

Internet.

– Elaboren el concepto para una propuesta y

esbocen un plan de trabajo para su desarrollo.

ADVERTENCIA

• Esta información es de aplicación

general, no para casos específicos.

Cada caso varía y hay que ver con

sus propios méritos y

particularidades. Siempre hay

excepciones.

• La regla general es que no hay

realmente reglas generales.

Visita blog

• http://propuestasdefondosexternos.blog

spot.com/

para obtener más información, recursos

en línea para aprender a hacer

propuestas, ejemplos de propuestas,

enlaces importantes.

También pueden participar aportando

información

¿Qué es una

propuesta?

¿Que es una propuesta?

• Una presentación clara, concisa y persuasiva de un proyecto dirigido a obtener los recursos para su implantación.

• Es una colaboración entre entidades que promueve beneficios tanto para el proponente como el prospecto.

• Es una invitación a invertir recursos en la implantación de una estrategia prometedora para lograr un cambiosignificativo en una situación.

Para qué no es

• No es para remediar problemas o

subsanar deficiencias institucionales

• No es para hacer una actividad, sino

lograr un fin que adelanta algo o

contribuye a la sociedad, a la disciplina,

la investigación, la institución de

acuerdo a su misión.

El contexto de los fondos

externos

• Visión de inversión versus

donativo: Predomina perspectiva

empresarial entre auspiciadores- el objetivo

es generar las mayor ganancia posible en

términos de resultados versus costo.

– What’s in this for me?

• Alto grado de competitividad entre

solicitantes por obtener recursos limitados

• Ideologías políticas influyen en las

prioridades

Estrategias para una

propuesta impactante

• Piense en qué puede usted ofrecer que sea diferente, creativo, innovador;

• Entienda la perspectiva de su “cliente”;

• Identifique cuál es la mejor forma de “vender” su proyecto, busque un “enganche”.

Ejemplo de idea atractiva

• “From Hectares to Nanometers: GK-12

Multidisciplinary Explorations of Tropical

Ecosystems and Functional

Nanoscience”.

• AlACiMa- Alianza para el Aprendizaje

de Ciencias y Matematicas

Tipos de propuestas- no

hay un solo formato

• Largas para agencias públicas (10 paginas

o más);

• Cortas, tipo carta, para organizaciones

privadas (2-3 páginas).

• Investigación versus servicio

• Otros tipos de propuestas- para equipo,

viajes, becas, conferencias

• Prepropuestas versus propuestas

completas

Diferencia entre propuestas

de investigación y de servicio

• El contenido, enfoque , y formato

• La propuesta de investigación se parece más a una disertación, requiere mucha rigurosidad metodológica, y debe aportar conocimientos nuevos en el campo

• La propuesta de servicio responde a una necesidad concreta de una población- el producto esperado es el beneficio para los participantes

Tipos de propuesta por

impacto

• Internacional

• Nacional

• Regional

• Estatal

• Comunitario

• Institucional, Multi-institucional

• Individual-Grupal

Ingredientes para una

Propuesta Exitosa

• Tiene claro para qué es la propuesta

• Añade valor, hace una diferencia, producirá un

cambio duradero

• Pareo de intereses del prospecto y el proponente

• Es costo-efectiva

• Está anclada en un proceso de planificación

estratégica de la organización

• Su implantación es viable

• Incorpora recursos del proponente

• Involucra alianzas en la comunidad

• El proponente tiene un historial sólido

de credibilidad y logros

• Enfatiza fortalezas, mientras reconoce

debilidades y cómo mejorar

• Refleja una actitud positiva, “somos

ganadores”

• Demuestra conocimiento en el campo

• Tiene potencial de ser modelo

• La propuesta está bien preparada

La disposición del

proponente es vital

• Tiene una visión clara, convicción y

compromiso genuino

• Se toma riesgos calculados

• Tiene habilidad para organizar y trabajar

con otros

• Es capaz de integrar diversidad de

intereses

• Conoce bien a su organización y el

problema de interés

Planificación de la propuesta

• La propuesta es resultado de 80% de planificación

y 20% de redacción

• Es un proceso continuo, no dejar para último

momento

• Investigación de problemas y necesidades

• Investigación continua de fuentes de fondos

• Conceptuación de la propuesta

• Diseño e implantación de un plan de trabajo

• Considerar procedimientos institucionales

• http://graduados.uprrp.edu/dafe/noticias/ver.php?ev

t_id=23

Si estás comenzando...

• Proponte un proyecto pequeño, pilotos con

fondos locales, para luego escalonar;

• Busca aliados poderosos y mentores con

experiencia;

• Investiga sobre proyectos modelos;

• Forma alianzas con otras organizaciones

exitosas y se parte de sus propuestas;

• Construye tu “track record” como

profesional.

Y los fondos…¿a dónde

están?

• Conoce la diversidad de fuentes de

información sobre fondos y de tipos de

fuentes de fondos

• Identifica fuentes de fondos afines con

tu prioridad, busca todas las

posibilidades pero escoge la que

quieres trabajar;

• Haz una búsqueda de forma proactiva.

Fundaciones y

Corporaciones

• Establecen prioridades de acuerdo a

intereses particulares

• Tienen restricciones geográficas

• Las relaciones personales cuentan mucho

• Otorgan menor cantidad de $ por proyecto

• Son más flexibles

• Invitan a someter propuestas luego de

consulta inicial

Ejemplos de

fundaciones

• http://www.wtgrantfoundation.org/ab

out_us

• http://www.rwjf.org/applications/

• http://www.kresge.org/

• http://www.wkkf.org/Default.aspx?Langu

ageID=0

• OJO: Cotejar elegibilidad

Fuentes Públicas:

Municipales, Estatales,

Federales

• Los programas y fondos son

asignados por ley para atender

necesidades de política pública

• Otorgan mayor cantidad de fondos

• Tienen una participación más limitada

en el desarrollo del proyecto

• Requieren un formato de propuesta

más estructurado

Ejemplos de fuentes de

fondos

• US Department of Education

– http://www.ed.gov/fund/grants-apply.html?src=rt

• National Science Foundation

– http://nsf.gov/funding/

• National Institutes of Health

• http://grants.nih.gov/recovery/

¿Qué necesito saber sobre

la fuentes de fondos?

• Análisis de las prioridades

• Elegibilidad

• Cantidad de fondos por propuesta

• Número de propuestas

• Guías de propuestas (application package)

• Fecha límite (recibida o enviada)

• Requisitos de pareo

• Duración máxima de proyectos

• Nombre correcto del programa y personas

claves, y sus teléfonos, correo electrónico

• Cuáles son los requisitos para someter la

propuesta

• Cuál es el proceso y los criterios de

evaluación de la propuesta

• Qué número de propuestas que anticipan

recibir

• Qué tipo de propuestas han aprobado

anteriormente

• Informes y estudios Cuándo se decide la

aprobación de la propuesta

Fuentes de Información

• Internet

• Oficinas y Bibliotecas de Recursos

Externos

• Publicaciones sobre Recursos Externos

(CDFA, boletines)

• Medios Noticiosos

• Foros y Publicaciones Profesionales

• Contactos informales

• Servicios y grupos especiales (SRA,

OFP, FC, GC)

Fuentes de información

• Catalog of Federal Domestic

Assistance (CFDA)

– http://12.46.245.173/pls/portal30/catalog.G

RANT_PROPOSAL_DYN.show

• The Grantsmanship Center

– http://www.tgcigrantproposals.com/cgi-

bin/propSubjects.asp?subject=MHA-3

• Michigan State Libraries

– http://staff.lib.msu.edu/harris23/grants/fede

ral.htm

DEGI

• http://graduados.uprrp.edu/dafe/index.p

hp

Recursos acerca de la

redacción de propuestas

• http://www.hfsp.org/how/ArtofGrants.htm

• http://www.learnerassociates.net/proposal/

• http://www.unc.edu/depts/wcweb/handouts/grant_proposals.html

• http://mchb.hrsa.gov/training/writing_grant_proposal.asp

• http://www.icn.ch/guidelines_grants.pdf

• http://philanthropy.com/jobs/2003/05/01/20030523-378096.htm

• http://www.thegrantadvantage.net/resources.shtml

Ejemplos de propuestas

• http://www.ocjs.ohio.gov/funding/ocjs%2

0sample%20grant%20april%202003.pdf

• http://www.grantproposal.com/proposal

_inner.html

• http://www.grantwritersonline.com/grant

-proposal-samples.html

Cultiva a los Prospectos

• Conoce bien a la fuente de fondos

• Establece contacto personal

• “Mercadea” tu organización

• Se visible y desarrolla credibilidad

• Mantenlos al día en cuanto a logros

• Pide sus recomendaciones

• Demuestra tu conocimiento

• Participa, contribuye a su misión

Conceptuando la

Propuesta

• Empezar con el qué, porqué y cómo

• ¿Qué quiero lograr? Visualiza el cambio concreto que vas a promover

• ¿Porqué esto es importante? ¿Cuán urgente es esta necesidad?

• ¿Cómo lo voy a lograr? ¿Cuál es la estrategia central?

• “Brainstorming” entre personas claves

• Revisión de la literatura

Definición y

documentación del

problema

• Existe un problema cuando hay una discrepancia significativa entre una situación deseada y la situación actual

• Hacer análisis de evidencia existentes y estudio de necesidades en la comunidad- encuestas, grupos focales, entrevistas, informes, estadísticas

• Llegar a conclusiones sustentadas por la evidencia y que reflejan consenso

Análisis y Presentación

de Datos

• Buscar múltiples fuentes de datos y

hacer triangulación

• Ser selectivo e incluir solamente

aquellos datos que sean más

pertinentes y significativos

• Presentar datos en formatos

visualmente atractivos (tablas y

gráficas)

• Formular conclusiones válidas

Las partes de una

propuesta

Estudie con MUCHO cuidado la convocatoria

• Titulo- Breve, refleja el proyecto, impactante

• Carta de presentación de jefe de la organización

• Formularios

• Resumen/Extracto

• Tabla de Contenidos

• Narrativo

• Presupuesto

• Apéndices

• Bio sketch

El Resumen

• Es la carta de presentación de la propuesta, la

impresión inicial cuenta mucho

• Sólo una página o máximo de cantidad de

palabras

• Es una síntesis: descripción de la organización,

población y participantes, necesidad, meta,

objetivo, actividades y resultados esperados

• Generalmente se prepara al final, luego de

completar el resto de la propuesta

Documentación de la

Necesidad

• Seleccionar tipos de datos más

apropiados

• Estadísticas (demográficos,

participación, acceso)

• Informes reconocidos, incluyendo los de

la misma agencia

• Autoridades en el campo

• Estudios de necesidades-entrevistas

individuales y grupales, foros de la

comunidad

Metas y Objetivos

• Deben surgir lógicamente de la

necesidad

• La meta es general y los objetivos son

específicos- productos medibles

• Deben formularse dentro del marco de

las prioridades del prospecto

• No confundir objetivos con métodos

Plan de Trabajo

• Presentar una estrategia global, luego

componentes, etapas y actividades

específicas

• El diseño debe ser efectivo para el logro

de los objetivos y basado en

metodologías “al día”, de efectividad

demostrada

• Procedimiento para la selección de

participantes

Participantes-

Sujetos Humanos

• Certificación de que los participantes

estarán protegidos de riesgos de la

investigación según la política federal

• Aprobado por el Comité Institucional de

Protección de Sujetos

• O exención de tener la certificación

Calendario de Trabajo

• Organizar de acuerdo a la progresión

cronológica de la implantación del

proyecto

• Estimar tiempo que tomará en

completar la implantación de cada

actividad, no fecha exacta

• Conocer fecha de comienzo según la

fuente de fondos

• Timeline con “benchmarks”

Personal Clave del

Proyecto

• Describa las calificaciones del personal

clave

• Incluya las responsabilidades

principales de cada uno y los requisitos

de cada puesto clave

• Especifique el tiempo que dedicará

cada funcionario clave al proyecto, y

qué porciento es este tiempo de la

jornada total

Presupuesto y Costo

Efectividad

• Identifique todos los recursos necesarios

para llevar a cabo el proyecto exitosamente

con base real y razonable, investigue costos;

• Resuma el presupuesto en el formulario;

• Los costos deben estar de acuerdo con la

reglamentación del programa particular

• Los salarios son de acuerdo a la institución-

investigue con Recursos Humanos

Presupuesto y Costo

Efectividad

• Menos gastos administrativos y más fondos para impacto a participantes

• Costos indirectos

• En forma narrativa debe detallar las categorías y explicar la necesidad de cada gasto principal

• No se debe inflar el presupuesto

• Debe ser evidente la relación entre el presupuesto y el narrativo, no pedir nada que no se menciona en el narrativo

Integración de Fondos

• Explique cómo se integrarán los fondos de

este proyecto con fondos locales, estatales y

federales para aunar esfuerzos y ofrecer

mejor servicio a participantes

• Aportación institucional

• No duplicar ni suplantar

• Leveraging

• Mencionar cómo se sostendrá el proyecto

Plan de Evaluación

• Diseño basado en los objetivos medibles

• Establecer indicadores de logros

• Formativa y sumativa

• Incluir las actividades e instrumentos que

utilizará para evidenciar el logro de cada

objetivo

• Incorporar datos cuantitativos y cualitativos

• Especificar cómo se diseminarán logros

Actividades de

Evaluación

• Medidas directas

• Encuestas

• Entrevistas individuales y grupales

• Observaciones

• Calidad de Productos

• Paneles de Expertos Externos

Diseminación del

Proyecto

• Reuniones y foros comunales

• Conferencias

• Publicaciones

• Boletines

• Asistencia técnica a otros para

implantar proyecto similares

• Comunicados de Prensa

• Demostraciones

Recursos institucionales

adecuados

• Describir los recursos y facilidades

disponibles para llevar a cabo el

proyecto: materiales, equipo,

instalaciones, suministros, y servicios

profesionales

• Mencionar colaboraciones entre

organizaciones y recursos que aportan.

Apéndices

• Usualmente no se permiten

• Ser selectivo

• Hacer referencia en el texto del

narrativo

• Cartas de endoso que no sean

genéricas sino que indiquen cuál es la

aportación y la participación específica

del endosante en el proyecto

Biographical Sketches

• Hasta dos páginas

• Seguir formato

• Ser selectivo, incluir lo más pertinente

al proyecto

• Formulario de Current and Pending

Support

Instrucciones generales

• Numerar todas las páginas

• Letra tamaño 12 para texto, tablas pueden

ser entre 10 y 12

• Doble espacio en el texto

• Número de copias con original

• Enviadas en la fecha límite (marcado o

recibido)

• Conozca el procedimiento para someter

propuestas en el Recinto

Estilo, Formato y

Redacción

• Use un lenguaje sencillo y directo, diga mucho

en pocas palabras, y no poco en muchas

palabras

• Eliminar lo innecesario y llenar los “huecos”

• La propuesta debe estar bien presentada en su

formato, tener una buena apariencia

• No debe tener errores ortográficos

• Escriba en voz activa

• El narrativo debe fluir, tener conexiones entre

las partes ser coherente en su totalidad y ser

consistente

Recomendaciones

• Que alguien lea la propuesta y reaccione

como lector independiente (Amigo Crítico)

• Termine la propuesta a tiempo para poder

cotejarla bien y asegurar que está

completa y tramitarla para los endosos

institucionales

• Sea usted mismo crítico de su propuesta,

examine la propuesta contra la guía y los

criterios de evaluación

Evaluación de las

propuestas

• Se invitan a profesionales con

conocimiento de la materia, sin conflicto de

intereses, confidencialidad

• Se adiestran en los criterios de evaluación

• Utilizan instrumento de evaluación con

rúbricas, asignan puntuación a cada

criterio

• Tienen que leer muchas propuestas en

corto tiempo, hay que facilitarle la lectura

Decisión sobre la

propuesta

• Si su propuesta no es aprobada, tiene

derecho a solicitar los comentarios de los

evaluadores

• Si su propuesta es aprobada, le notificarán

por carta indicando la cantidad y la fecha de

vigencia

• Puede ser que tenga que negociar algunos

puntos de la propuesta, de haber cambios

debe documentarlos de forma oficial

Ejercicio de Comenzar

la propuesta

• Escritura Espontánea: Qué, Porqué, y

Cómo

• Circular conceptos clave

• Organizar bosquejo y ampliar-Concept

Paper

• Plan de acción para elaborar la

propuesta

• Identificar recursos que ayudan

• Anticipar dificultades y alternativas

Les deseo éxito

• ¡¡¡¡¡Que desarrollen muchas

propuestas ganadoras!!!!

• Estoy a su disposición