PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD01
PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
ELABORÓ:Profesional Grupo de Talento Humano
Profesional Oficina Asesora de Planeación
REVISÓ:Coordinador Grupo de Talento Humano
Jefe Oficina Asesora de Planeación
APROBÓ:Secretario General
FECHA:17/10/2014
FECHA:24/10/2014
FECHA:10/12/2014
OBJETIVOGestionar la provisión y retiro de los servidores públicos de la Superintendencia Nacional de Salud o de los pasantes solicitados mediante la aplicación de los principios de legalidad, igualdad, mérito, equidad, eficiencia, celeridad, economía, eficacia, transparencia y el cumplimiento de las normas legales vigentes para lograr contar con el personal competente, comprometido y efectivo con el cumplimiento de la misión institucional.
ALCANCEInicia al presentarse una vacante definitiva o temporal de los empleos de la planta de personal o de la necesidad de pasantes/practicante en alguna de las áreas de la entidad, continua con la selección del nuevo servidor a ocuparlo o pasante/practicante y finaliza con el retiro del servicio dando aplicación a las etapas determinadas en la ley, o la fecha de terminación de la pasantía o práctica
AMBITO DE APLICACIÓN Aplica a todos los procesos del Sistema Integrado de Gestión.
DEFINICIONES
Concurso: Proceso de selección para el ingreso o ascenso a los empleos de carrera administrativa de la Entidad, en el cual primará el mérito con base en la trayectoria académica y laboral de los participantes, así como los resultados de desempeño en sus actividades como servidor público. El concurso de méritos inicia con la apertura de la convocatoria y finaliza con el nombramiento en período de prueba.
Encargo: Situación administrativa que recae en un funcionario de carrera administrativa o de libre nombramiento y remoción para asumir, total o parcialmente, las funciones de otro empleo vacante por falta temporal o definitiva de su titular, por el término que establece la ley para cada caso.
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Evaluación del Desempeño: Es un proceso de gestión, a través del cual se lleva a cabo la calificación objetiva, cualitativa, cuantitativa, que realiza el jefe inmediato al funcionario en los formatos existentes para tal fin, de acuerdo con objetivos y compromisos previamente concertados, el propósito del empleo, las contribuciones individuales y las competencias laborales, para determinar el aporte del evaluado al mejoramiento y desarrollo del servicio público, acorde con el cumplimiento de las metas institucionales.
Inscripción en el Registro Público de Carrera Administrativa Específica: Es la declaración expresa que un funcionario ostenta derechos de carrera, la cual se realiza mediante la anotación o actualización en el registro público de los datos del funcionario de carrera administrativa específica de las Superintendencias, de conformidad con las normas que regulan la materia.
Lista de Elegibles: Es la relación o listado que se conforma con base en los resultados obtenidos en el concurso o proceso de selección, cuya vigencia es de dos años y en la cual se incluye a los aspirantes que han aprobado el proceso en estricto orden de mérito.
Nombramiento en Período de Prueba: Es la designación que recae en la persona que ha ocupado el primer puesto en la lista de elegibles, por el término de cuatro (4) meses.
Nombramiento Ordinario: Es la designación que recae en una persona para proveer un empleo de libre nombramiento y remoción. La autoridad nominadora, en todo caso, tendrá en cuenta para proveerlos que la persona en quien recaiga el nombramiento reúna las cualidades exigidas para el ejercicio del cargo y el mérito como principio rector. Se cumplirá con los procedimientos señalados por el gobierno nacional para tal fin y las normas que modifiquen o adicionen la materia.
Nombramiento Provisional: Aquella vinculación que se hace a una persona, mientras se surte el proceso de selección convocado, para proveer de manera transitoria, por el término de ocho (8) meses, un empleo de carrera con personal no seleccionado mediante el sistema de mérito. El nombramiento no genera derechos de carrera ni estabilidad laboral en el empleo, pudiendo ser objeto de insubsistencia.
OPEC: Oferta Pública de Empleos de Carrera Administrativa realizada por la Comisión Nacional del Servicio Civil.
Pasantía: Es la práctica profesional que realiza un estudiante para poner en práctica sus conocimientos y facultades. El pasante es el aprendiz que lleva adelante esta práctica con la intención de obtener experiencia de campo, mientras que el encargado de guiarlo suele conocerse como tutor. (http://www.aerocivil.gov.co/aerocivil/talento-humano/Pasantes/procedimiento%20pasant%c3%8das.pdf, tomado mayo 29 de 2020).
Período de Prueba: Es el tiempo durante el cual el empleado demostrará su capacidad de adaptación progresiva al cargo para el cual fue nombrado, su eficiencia en el desempeño de las funciones y su integración a la cultura institucional.
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Práctica Laboral: Actividad formativa desarrollada por un estudiante de programas de formación complementaria ofrecidos por las escuelas normales superiores y educación superior de pregrado, durante un tiempo determinado, en un ambiente laboral real, con supervisión y sobre asuntos relacionados con su área de estudio o desempeño y su tipo de formación; para el cumplimiento de un requisito para culminar sus estudios u obtener un título que lo acreditará para el desempeño laboral. (Artículo 15 de la Ley 1780 de 2016)
Practicante: Estudiante de programas de formación complementaria ofrecidos por las escuelas normales superiores o de educación superior de pregrado, que desarrollan actividades de práctica laboral. (Resolución 3546 de 2018, artículo 3).
Principio de Celeridad: La Corte Constitucional ha sostenido que éste implica para los funcionarios públicos el objetivo de otorgar agilidad al cumplimiento de sus tareas, funciones y obligaciones públicas, hasta que logren alcanzar sus deberes básicos con la mayor prontitud, y que de esta manera su gestión se preste oportunamente cubriendo las necesidades y solicitudes de los destinatarios y usuarios, esto es, de la comunidad en general. (https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2013/C-826-13.htm. Consultado el 20 de mayo de 2020).
Principio de Economía: Las autoridades deberán proceder con austeridad y eficiencia, optimizar el uso del tiempo y de los demás recursos, procurando el más alto nivel de calidad en sus actuaciones y la protección de los derechos de las personas. (Ley 1437 de 2011 - CPACA, artículo 3 - 12).
Principio de Eficacia: Es el nivel de consecución de metas y objetivos. La eficacia hace referencia a nuestra capacidad para lograr lo que nos proponemos. En relación con las función administrativa, consiste en que las entidades públicas logren su finalidad y para ello removerán de oficio los obstáculos formales. El ciudadano es el centro de la actividad de la administración, sus actuaciones y la prestación de sus servicios se enfocarán en la excelencia y se establecerán rigurosos sistemas de control de resultados y evaluación de proyectos. (Artículo 5º de la Ley 136 de 1994 y artículo 3 – 11 Ley 1437 de 2011 - CPACA)
Principio de Eficiencia: Medida en que el uso de los insumos (recursos financieros, humanos, técnicos y materiales) se ha hecho en forma económica u óptima para generar productos. Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (https://www.funcionpublica.gov.co/glosario, consultado 20 de mayo 2020)
Principio de Igualdad: Las autoridades darán el mismo trato y protección a las personas e instituciones que intervengan en las actuaciones bajo su conocimiento. No obstante, serán objeto de trato y protección especial las personas que por su condición económica, física o mental se encuentran en circunstancias de debilidad manifiesta. (Ley 1437 de 2011, artículo 3 - 2).
Principio de Legalidad: que conlleva no sólo a que toda la actuación de los órganos del poder público se someta a la Constitución y a las leyes, sino también a la necesidad de que el ordenamiento positivo instituya toda una gama de controles políticos y jurídicos para sancionar las actuaciones que se desvíen de los parámetros normativos a que están sometidas. En orden a preservar real y efectivamente la legalidad de la actividad administrativa, surge en el derecho colombiano el contencioso de anulación que constituye una verdadera garantía jurídica de los
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ciudadanos para asegurar que los actos de la Administración Pública, tanto los de carácter general y abstracto como los de contenido particular y concreto, se adecuen a las normas jurídicas preexistentes, con lo cual se propende por la defensa de la legalidad en abstracto y de los derechos e intereses legítimos de los particulares. (Https: //www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2002/C-426-02.htm, consultado el 20 de mayo de 2020).
Principio de Mérito: Las calidades personales y de la capacidad profesional, son los elementos sustantivos de los procesos de selección del personal que integra la función pública. Tales criterios se podrán ajustar a los empleos públicos de libre nombramiento y remoción, de acuerdo con lo previsto en la presente Ley. (Ley 909 de 2004, artículo 2.2)
El artículo 125 de la Constitución elevó a rango constitucional el mérito como principio rector del acceso a la función pública, y consagró la regla general del sistema de carrera como su principal manifestación. En efecto, el artículo 125 superior dispone que el concurso público y el sistema de carrera son la regla general para la provisión de los empleos de todas las entidades y órganos del Estado, y que el ingreso a los cargos de carrera depende de los méritos y calidades de los aspirantes.
Principio de Moralidad: El artículo 6° de la Constitución Política señala que los particulares sólo son responsables ante las autoridades por infringir la Constitución y las leyes. Los servidores públicos lo son por la misma causa y por omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones.
Lo anterior, expresado con otras palabras, quiere significar que los servidores públicos están obligados a hacer solo lo que les está permitido por la ley, de manera que cuando hay omisión o extralimitación en el ejercicio de sus funciones están sobrepasando lo que por orden constitucional les está permitido ejecutar. Los servidores y funcionarios públicos se comprometen a cumplir y defender la Constitución desempeñando lo que les ordena la ley, ejerciendo sus funciones de la forma prevista por la Carta, la Ley y el Reglamento, ya que ellos están al servicio del Estado y no de sus necesidades e intereses particulares, tal y como lo indican los artículos superiores 122-2 y 123-2, de manera que la aplicación de este principio es extensible a toda la actividad estatal, en virtud de los artículos 1° y 2° superiores. El principio de moralidad en la administración pública cobija todas las actuaciones de los funcionarios del Estado y de los particulares que cumplen funciones públicas. (https://www.corteconstitucional.gov.co/relatoria/2013/C-826-13.htm. Consultado el 20 de mayo de 2020).
Principio de Transparencia: Principio de la administración pública, que propende por la democratización y libertad de acceso a la información y la inclusión ciudadana, salvo la reserva legal. (https://www.funcionpublica.gov.co/glosario, consultado 20 de mayo 2020).
Pruebas: Son los instrumentos de selección que se aplican para apreciar la capacidad, idoneidad y potencialidad de los aspirantes y establecer una clasificación de los mismos respecto a las calidades requeridas para desempeñar con eficiencia las funciones y responsabilidades de un cargo.
Reclutamiento: Esta es la fase o etapa que tiene como objetivo atraer e inscribir el mayor número de aspirantes que reúnan los requisitos para el desempeño del empleo objeto del concurso.
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Registro Público de Carrera Administrativa Específica: Es el conjunto de datos de los funcionarios que han superado el período de prueba y han accedido a los derechos de carrera administrativa, y se encuentra conformado por todos los empleados inscritos.
Traslado: Se produce traslado cuando se provee, con un empleado en servicio activo, un cargo vacante definitivamente, con funciones afines al que desempeña, de la misma categoría y para el cual se exijan requisitos mínimos similares. También hay traslado cuando la administración hace permutas entre empleados que desempeñen cargos de funciones afines o complementarias, que tengan la misma categoría y para los cuales se exijan requisitos mínimos similares para su desempeño. Los traslados o permutas podrán hacerse dentro de la misma entidad o de un organismo a otro, con el lleno de los requisitos previstos en el presente Decreto. Cuando se trate de traslados o permutas entre organismos, la providencia deberá ser autorizada por los jefes de las entidades en donde se produce.
NORMAS
REQUISITO LEGAL DIRECTRIZ DE CUMPLIMIENTO
Constitución Política de Colombia (1991) Aplican los artículos 54, 122, 123, 124, 125, 126, 127, 128 y 129.
Decreto Ley 775 de 2005 “Por medio del cual se establece el Sistema Específico de Carrera Administrativa para las Superintendencias de la Administración Pública Nacional.”
Aplican los artículos 1 al 5 del CAPITULO I, Principios y ámbito de aplicación
Aplican los artículos del 6 al 8 del CAPITULO II, Administración y vigilancia del sistema y clasificación de empleos
Aplican los artículos del 9 al 13 del CAPITULO III, Provisión de los empleos
Aplican los artículos del 14 al 33 del CAPITULO IV, Sistema Específico de Carrera Administrativa de las Superintendencias
Ley 909 de 2004 “Por la cual se expiden normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones”.
Aplican los artículos 23, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32, 33, 34, 35, 41, 42, 43, 44, 45, 46, 47, 48 y 49.
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Ley 1221 de 2008 “por la cual se establecen normas que regulan y promueven el teletrabajo” Aplica toda la ley
Ley 1780 de 2016. “Por medio de la cual se promueve el empleo y el emprendimiento juvenil, se generan medidas para superar barreras de acceso al mercado de trabajo y se dictan otras disposiciones”
Aplica el TITULO III, Práctica Laboral, artículos 15 al 18.
Ley 1960 de 2019 Por el cual se modifican la Ley 909 de 2004, el Decreto Ley 1567 de 1998 y se dictan otras disposiciones. Aplica toda la ley
Decreto 2489 de 2006 Por el cual se establece el sistema de nomenclatura y clasificación de los empleos públicos de las instituciones pertenecientes a la Rama Ejecutiva y demás organismos y entidades públicas del Orden Nacional y se dictan otras disposiciones.
Aplicación Total
Decreto 1072 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo” Aplica en la parte 2 titulo 1 capitulo 5
Decreto 2462 de 2013 “Por medio del cual se modifica la planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud” Aplicación Total Aplica todo el Decreto
Decreto 1083 de 2015 “Por medio del cual se expide el Decreto Único Reglamentario del Sector de Función Pública”
Título 2 “Funciones y requisitos Generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos de los Organismos y Entidades del Orden Nacional.
Título 4 “Competencias laborales generales para los empleos públicos de los distintos niveles jerárquicos
Título 19 “Disposiciones reglamentarias del Sistema específico de Carrera de las Superintendencias” . Capítulos 1, 2, 4 y 5
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Acuerdo 562 de 2016 de la Comisión Nacional del Servicio Civil, “Por el cual se reglamenta la conformación, organización y uso de las Listas de Elegibles y del Banco Nacional de Listas de Elegibles para las entidades del Sistema General de Carrera Administrativa, a las que aplica la Ley 909 de 2004”.
Aplicación total
Resolución 180 de 2014, Superintendencia Nacional de Salud. “Por la cual se conforman los grupos internos de trabajo de la Superintendencia Nacional de Salud, se asignan funciones y coordinador, Articulo 2º”.
Aplica el artículo 2 numeral 2
Resolución 0115 de 2014, Mediante el cual se adopta el Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales para los empleos de planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud (1)
Aplicación total
Resolución 1264 de 2014 , Por la cual se adiciona el Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud (2)
Aplicación total
Resolución 1375 de 2014 , Por la cual se adiciona el Manual Especifico de Funciones, Requisitos y Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud (3)
Aplicación total
Resolución 1863 de 2014, Por la cual se adiciona el Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales de la Superintendencia Nacional de Salud (4)
Aplicación total
Resolución 0324 de 2015, Por la cual se ajusta y actualiza el Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud (5)
Aplicación total
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Resolución 2008 de 2015, Por la cual se adiciona y modifica el Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales para los empleos de la planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud (6)
Aplicación total
Resolución 2642 de 2017, Por la cual se ajusta y modifica parcialmente el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales, para los empleos de la planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud (7 OPEC)
Aplicación total
Resolución 8981 de 2018, Por la cual se adiciona el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales, para los empleos de la planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud (8)
Aplicación total
Resolución 10450 de 2018, Por la cual se modifican los perfiles del manual especifico de funciones y competencias laborales para los empleos de libre nombramiento y remoción de la planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud (9)
Aplicación total
Resolución 11472 de 2018, Por la cual se adiciona el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales, para los empleos de la planta de la Superintendencia Nacional de Salud (10)
Aplicación total
Resolución 00133 de 2019, Por la cual se adiciona el Manual Especifico de Funciones y de Competencias Laborales, para los empleos de la planta de la Superintendencia Nacional de Salud (11)
Aplicación total
Resolución 00308 de 2019, Por la cual se adiciona el Manual Específico de Funciones, Requisitos y de Competencias Laborales, para los empleos de la planta de personal de la Superintendencia Nacional de Salud (12)
Aplicación total
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Resolución 04823 de 2019, Par medio de Ia cual se modifica el Manual Especifico de Funciones y Competencias Laborales de Ia Superintendencia Nacional de Salud (13)
Aplicación total
Resolución 3546 de 2018. Ministerio del Trabajo. “Por la cual se regulan las prácticas laborales” Aplicación total
Resolución 008895 de 2019. Superintendencia Nacional de Salud. “Por la cual se regula la vinculación formativa y el ejercicio para estudiantes de programas de pregrado y posgrado a través de prácticas laborales o pasantías en la Superintendencia Nacional de Salud”
Aplica toda la resolución
Resolución 1623 de marzo de 2020, por medio de la cual se modifica parcialmente la Resolución 180 de 2014, se derogan las resoluciones 1227 ed 2015 y la 3195 de 2019 y se dictan otras disposiciones. .
Aplica el Artículo 2°
POLÍTICAS DE OPERACIÓN
1- La vinculación y retiro de personal se realizará de conformidad con las normas que regulan el ingreso y retiro del servicio público para el Sistema Específico de Carrera de las Superintendencias
2- Todos los servidores de la Entidad deben registrar su ingreso y salida diariamente, para lo cual está dispuesto el Reloj Biométrico. En caso de que dicho sistema se encuentre fuera de servicios, se debe diligenciar el formato control de ingreso y salida de funcionarios Código APFT21
3- Las personas que presten el servicio de pasante y practicante o estudiante de posgrado no recibirá remuneración alguna, ni tendrá vinculación laboral con la Entidad. No obstante, se realizarán los aportes a seguridad social que por ley correspondan.
4- Para todos los efectos legales, las personas que presten el servicio de pasante, practicante o estudiante de posgrado tienen las mismas responsabilidades y obligaciones de los servidores públicos de la Entidad.
5- Las reubicaciones de empleos se realizarán de acuerdo con las necesidades de las dependencias, debiendo el jefe inmediato de la dependencia a la cual es trasladado el funcionario, realizarle entrenamiento en el puesto de trabajo, dejando constancia mediante el formato FCFT05 Entrenamiento en Puesto de Trabajo y remitir copia al Grupo de Talento Humano.
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6- Se debe diligenciar el formato paz y salvo código APFT53 cuando se requiera el cambio de la dependencia y/o retiro del funcionario de la entidad.
7- El servidor público que se retire de la entidad, sea encargado, trasladado o reubicado el empleo deberá diligenciar el formato APFT46 Transferencia del conocimiento y entregarlo al Grupo de Talento Humano.
8- Todos los servidores que se vinculen a la entidad deben realizar la actualización del registro de su hoja de vida y declaración de bienes y rentas en el Sistema de Información de Gestión Pública SIGEP, que será utilizada como herramienta para la prevención de conflictos de interés, los cuales serán tramitados conforme lo estipulado en el Manual APMN02 Conflicto de Interés.
IDACTIVIDAD / TAREA
¿QUÉ?DESCRIPCIÓN
¿CÓMO?ÁREA
RESPONSABLE CARGO ÁREA PARTICIPANTE REGISTRO
1 Vincular personal
1.1 Realizar proceso para la vinculación en periodo de prueba
1.1.1 Levantar el inventario de vacantes definitivas
El profesional del Grupo de Talento Humano determina el número de vacancias definitivas por nivel, de acuerdo con el Plan Anual de vacantes, a proveer
Se remite al Coordinador de Talento Humano para su respectiva revisión, posteriormente se presenta al Secretario General y Superintendente Nacional de Salud.
Se define la OPEC – Oferta Pública de Empleos de Carrera Administrativa y se identifican las vacantes de Libre Nombramiento y Remoción
Grupo de Talento Humano
Profesional Despacho Superintendente
Nacional de Salud
Secretaría General
Base de datos de la planta de
empleos.
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1.1.2 Realizar Convenio con la Comisión Nacional del Servicio Civil-CNSC, para la provisión de los empleos en vacancia definitiva.
La Entidad y la CNSC suscriben un convenio para que la Comisión Nacional del Servicio Civil, adelante el concurso abierto de méritos; en dicho convenio se establecen las condiciones generales del proceso referente a los costos y tiempos.
Secretaría General
Grupo de Talento Humano.
Despacho Superintendente
Nacional de Salud.
Superintendente Nacional de Salud
Secretario General
Coordinador Grupo de Talento
Humano
Convenio firmado
Acuerdo de concurso abierto de méritos para
proveer los empleos vacantes
de la Entidad
1.1.3 Ingresar la información de la Oferta Pública de Empleos de Carrera Administrativa en la Plataforma de la Comisión Nacional del Servicio Civil - CNSC
En el Plan Anual de vacantes, se relacionan las vacancias definitivas de la Planta de empleos de la Entidad, los cuales son los empleos que hacen parte de la OPEC.
Previo a la publicación de la convocatoria por parte de la CNSC, el profesional del Grupo de Talento humano debe ingresar la información correspondiente a cada uno de los empleos que hacen parte de la OPEC, incluyendo denominación del empleo, propósito principal, funciones, requisitos de estudio y experiencia, equivalencias en el sistema de información de la CNSC
Si al revisar y validar la información correspondiente a la OPEC subida en la plataforma de la Comisión Nacional del Servicio Civil, se presenta alguna inconsistencia, se solicita a la CNSC los ajustes y/o modificaciones respectivas.
La Comisión Nacional del Servicio Civil encargada de realizar el concurso de méritos, una vez las listas de elegibles queden en firme, procederá a remitírselas a la Superintendencia,
Grupo de Talento Humano
Profesional Plan anual de vacantes
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examen médico ocupacional
1.2 Realizar nombramiento en periodo de prueba
1.2.1 Elaborar proyecto de comunicación a nombrados en período de prueba
El Grupo de Talento Humano recibe las listas de elegibles remitidas por la CNSC para que el profesional del Grupo de Talento Humano elabore la notificación al interesado para formalizar la aceptación o no del cargo.
Luego de recibir la carta de aceptación del cargo por parte del interesado y teniendo en cuenta la fecha específica en que se va a posesionar, el profesional del Grupo de Talento Humano elabora el proyecto de resolución de nombramiento en período de prueba en el formato de resolución código GDFL01, inmediatamente lo revisa el coordinador del Grupo de Talento Humano y el Secretario General, se remite para aprobación y firma del superintendente Nacional de Salud.
El profesional del Grupo de Talento Humano elabora el proyecto de comunicación del nombramiento en período de prueba al interesado para la aprobación por parte del Coordinador del Grupo de Talento Humano.
Antes de realizar la posesión, el interesado deberá entregar la carta de aceptación del cargo, Copia de la Comunicación firmada, examen médico ocupacional y los siguientes formatos diligenciados: Informe Complementario Hoja de Vida Código APFT02, Manifestación Protección a la Familia Código APFT03.
Grupo de Talento humano
Coordinador Grupo de talento
Humano
Profesional
Despacho Superintendente
Nacional de Salud
Secretaría General
Resolución Código GDFL01
Copia de la Comunicación firmada por el
interesado.
Carta de aceptación del cargo recibida
Informe Complementario
Hoja de Vida Código APFT02
Manifestación Protección a la Familia Código
APFT03
Certificación Juramentada de Declarante de
Impuesto de Renta
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Código APFT04
1.2.2 Realizar la posesión del empleo
El profesional del Grupo de Talento Humano recibe los documentos solicitados al interesado, verifica los requisitos exigidos por la norma para la posesión y elabora el acta de posesión Código APFT20 para luego proceder a realizar la posesión del empleo ante el Secretario General.
Posterior a la posesión de empleo provisional, el profesional encargado del Grupo de Talento Humano deberá gestionar la formalización de la afiliación del posesionado con la EPS, CCF, Fondo de Pensiones y Entidad Financiera, y el envío de la novedad al profesional del Grupo de Talento Humano encargado de la nómina.
El original del acta de posesión Código APFT20, se archiva en la carpeta de actas posesionado y en la historia laboral se archiva la copia del acta de posesión y el acto administrativo de nombramiento en periodo de prueba.
Grupo de Talento Humano
Profesional Acta de posesión código APFT20
Formato de afiliación a EPS, CCF, Fondo y Entidad Financiera.
1.2.3 Registrar funcionario en el reloj biométrico
Luego de realizar la posesión en el empleo, el profesional del Grupo de Talento Humano registra a cada uno de los funcionarios en periodo de prueba en la base de datos de control y su parametrización de huellas en el dispositivo dispuesto para el ingreso y salida de la entidad. Igualmente, hace entrega del carnet institucional y solicita la asignación de tarjeta de ingreso a la sede a Recursos Físicos.
Grupo de Talento Humano
Profesional Todas las dependencias de la
entidad
Reportes de entrada y salida.
1.2.4 Actualizar el inventario de Una vez el nombrado toma posesión, al profesional encargado Grupo de Talento Profesional Base datos
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vacantes del Grupo de Talento Humano que le corresponda, actualiza el inventario de vacantes por proveer en la base de datos de control de vacantes y se ingresa la novedad de personal en el Sistema de Información Institucional de Nomina y en el SIGEP de la información personal, estudios, experiencia laboral del cargo.
Humano actualizada
Registro en el sistema de información
institucional de nómina
1.3 Realizar Nombramiento ordinario
1.3.1. Identificar los empleos de libre nombramiento y remoción en vacancia definitiva.
Consulta de los empleos en vacancia definitiva en el inventario de Vacantes de la Entidad, se deberá informar al Secretario General sobre la(s) vacante(s) que hay que proveer en los empleos de libre nombramiento y remoción.
Grupo de Talento Humano
Profesional Secretaría General
1.3.2. Realizar el estudio de la hoja de vida del aspirante para proveer el empleo de libre nombramiento y remoción.
El profesional asignado del Grupo de Talento Humano deberá realizar el estudio técnico de la hoja de vida, utilizando el formato código APFT01, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por ley para desempeñar el cargo y el perfil solicitado.
Grupo de Talento Humano
Profesional Estudio técnico hoja de vida
Código APFT01
1.3.3 Gestionar el proceso meritocrático con el DAFP
El funcionario del Grupo de Talento Humano elabora la comunicación y envío al Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) solicitando la realización del proceso meritocrático, este comunicado deberá estar revisado y firmado
Grupo de Talento Humano
Profesional Despacho Superintendente
Nacional de Salud
Comunicación proceso
meritocrático
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por parte del Secretario General o Superintendente Nacional de Salud según corresponda.
Secretaría General
1.3.4 Publicar la hoja de vida del aspirante a ocupar el empleo vacante
El profesional del Grupo de Talento Humano publicará la hoja de vida del aspirante en la página web de Presidencia si cumple los requisitos. Así mismo se publica en la página de la entidad la hoja de vida del aspirante acorde a los parámetros normativos. La hoja de vida debe permanecer tres (3) días calendario publicada y se debe responder las observaciones que se reciban.
Grupo de Talento Humano
Profesional Hoja de Vida
1.3.5. Elaborar acto administrativo del nombramiento ordinario y posesión
El profesional elabora el acto administrativo del nombramiento ordinario en el formato Resolución Código GDFL01 para revisión por parte del Coordinador de Talento Humano, aprobación Secretario General y firma del Superintendente, Luego se entrega la comunicación y copia de la resolución de nombramiento a la persona.
Previa a la realización de posesión del empleo ordinario El funcionario del Grupo de Talento Humano deberá verificar los documentos requeridos para el ingreso, de conformidad con el Formato lista de verificación documentos requeridos para ingreso de personal código APFT14
La posesión se legalizará con el formato acta de posesión código APFT20 la cual será firmada por el posesionado, Secretario General o Superintendente Nacional de Salud, según sea el caso.
Posterior a la posesión en el empleo ordinario, el profesional
Grupo de Talento Humano
Profesional
Coordinador de Talento Humano
Secretario General /
Superintendente Nacional de Salud
Acto Administrativo Código GDFL01
Copia de la Comunicación firmada por el
interesado.
acta de posesión Código APFT20
firmada por posesionado y
Secretario General /
Superintendente Nacional de Salud
lista de verificación documentos
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encargado del Grupo de Talento Humano deberá gestionar la formalización de la afiliación del posesionado con la EPS, CCF, Fondo de Pensiones, y Entidad Financiera.
El original del acta de posesión se archiva en la carpeta de Actas posesionado y en la historia laboral se archiva la copia del acta de posesión y el acto administrativo de nombramiento.
requeridos para ingreso de
personal código APFT14
1.3.6 Registrar funcionario en el reloj biométrico
Luego de realizar la posesión en el empleo, el profesional del Grupo de Talento Humano registra al funcionario de los niveles asesor, profesional, técnico y asistencial en la base de datos de control y su parametrización de huellas en el dispositivo dispuesto para el ingreso y salida de la entidad.
Grupo de Talento Humano
Profesional Todas las dependencias de la
entidad
N.A.
1.3.7 Actualizar el Plan Anual de Vacantes
Una vez se realiza la posesión el profesional del Grupo de Talento Humano actualiza el inventario de vacantes por proveer en la base de datos de control de vacantes y se ingresa la novedad de personal en el Sistema de Información Institucional de Nomina y en el SIGEP de la información personal, estudios, experiencia laboral del cargo.
Grupo de Talento Humano
Profesional Plan Anual de Vacantes
actualizado
1.4. Realizar nombramiento provisional
1.4.1. Identificar los empleos en vacancia definitiva o temporal.
Previa consulta de los empleos en vacancia definitiva y temporal en la base de datos de la planta de empleos de la Entidad se deberá informar al Secretario General sobre la(s) vacante(s) que hay que proveer mediante nombramiento provisional. Se procede a este nombramiento cuando no se
Grupo de Talento Humano
Profesional Secretaría General Informe de vacantes definitiva
y temporal
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PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD01
PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
pueda hacer la provisión según el orden de prelación normativo.
1.4.2. Verificar el cumplimiento de requisitos para proveer mediante nombramiento provisional.
Seleccionar las hojas de vida de los aspirantes que cumplen el perfil requerido. Para proveer los empleos provisionales en vacancia definitiva o temporal de conformidad con el Manual de Funciones Específicas y Competencias Laborales de la Superintendencia Nacional de Salud Código APMN01
El profesional asignado del Grupo de Talento Humano deberá realizar el estudio técnico de la hoja de vida, utilizando el formato código APFT01, con el fin de verificar el cumplimiento de los requisitos establecidos por ley para desempeñar el cargo y el perfil solicitado.
Adicional a esto deberá confirmar todos los documentos requeridos en el Formato lista de verificación de documentos requeridos para ingreso de personal código APFT14.
Efectuado el estudio técnico con resultado positivo, el profesional deberá solicitar la profesional responsable la realización del estudio de derechos de carrera administrativa para verificar si existe personal de carrera con derecho a encargo sobre el empleo a proveer. Continúa a siguiente paso solo si no hay personal de carrera, de lo contrario se pasa a encargo
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Profesional Secretaría General Estudio técnico hoja de vida
Código APFT01
Informe Complementario
Hoja de Vida Código APFT02
Manifestación Protección a la Familia Código
APFT03
Certificación Juramentada de Declarante de
Impuesto de Renta Código APFT04
Lista de verificación documentos
requeridos para ingreso de
personal código APFT14
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PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD01
PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
1.4.3. Elaborar acto administrativo y realizar posesión
Elabora el acto administrativo del nombramiento provisional en el formato Resolución Código GDFL01 para revisión del Coordinador de Talento Humano, aprobación por parte del Secretario General y firma del Superintendente,
Una vez expedido el acto administrativo de encargo, éste debe ser publicado en la Intranet y pagina web de la entidad (ley 1437 de 2011), por diez (10) días hábiles, siguientes a la expedición del mismo.
Si no se presenta ninguna reclamación contra el acto administrativo de nombramiento se procede a la comunicación del nombramiento al candidato y luego de su aceptación, a la posesión.
Grupo de Talento Humano
Profesional Despacho del Superintendente
Nacional de Salud
Secretaría General
Acto Administrativo Código GDFL01
1.4.4 Realizar la posesión para nombramiento provisional
La posesión se legalizará con el formato acta de posesión Código APFT20 y llevará la firma del posesionado y del Secretario General o Superintendente Nacional de Salud según corresponda.
Posterior a la posesión, el profesional encargado del Grupo de Talento Humano deberá gestionar la formalización de la afiliación del posesionado con la EPS, CCF, AFP, FNA y Entidad Financiera.
El original del acta de posesión se archiva en la carpeta de Actas posesionado y en la historia laboral se archiva la copia del acta de posesión y el acto administrativo de nombramiento.
Grupo de Talento Humano
Profesional Despacho Superintendente
Nacional de Salud
Secretaría General
Acta de posesión Código APFT20
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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
1.4.5 Registrar funcionario en el reloj biométrico
Luego de realizar la posesión en el empleo, el profesional del Grupo de Talento Humano registra al funcionario en la base de datos de control y su parametrización de huellas en el dispositivo dispuesto para el ingreso y salida de la entidad (Carnet y Tarjeta de ingreso).
Grupo de Talento Humano
Profesional Todas las dependencias de la
entidad
1.4.6 Actualizar el inventario de vacantes
Una vez se realiza la posesión el profesional del Grupo de Talento Humano actualiza el inventario de vacantes por proveer en la base de datos de control de vacantes e ingresa la novedad de personal en el Sistema de Información Institucional de Nomina y en el SIGEP de la información personal, estudios, experiencia laboral del cargo.
Grupo de Talento Humano
Profesional Inventario actualizado
1.5 Realizar vinculación de pasantes, practicantes laborales o estudiantes de posgrado
1.5.1 Recopilar la solicitud de necesidad de pasantes y practicantes o estudiantes de posgrado
El Coordinador del Grupo de Talento Humano solicitará a los jefes de las diferentes dependencias mediante comunicación, remitir por medio escrito, la información sobre la necesidad de pasantes y practicantes o estudiantes de posgrado escrito para apoyar las dependencias a su cargo.
La comunicación escrita dirigida al coordinador del Grupo de talento Humano deberá contener: La descripción de las funciones que serán desarrolladas por los pasantes y practicantes o estudiantes de posgrado, y la cantidad requerida.
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Profesional Todas las dependencias de la
entidad
Memorando interno.
Formato Código APFT43 solicitud
de Necesidades de practicantes Pasantes,
estudiantes de posgrado
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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
El profesional asignado del Grupo de Talento Humano recopilará y consolidará las solicitudes de pasantes, practicantes o estudiantes de posgrado recibidas de las dependencias de la Entidad.
1.5.2 Solicitar a universidades públicas o privadas
Mediante comunicación escrita, se solicitará a universidades públicas y privadas y al SENA remitir las hojas de vida de los estudiantes que podrán estar disponibles para prestar el servicio de practicantes laborales, pasantes o estudiantes de posgrado.
Las hojas de vida deberán ser remitidas con los documentos correspondientes, de conformidad con el Formato lista de verificación documentos requeridos para ingreso como practicantes laborales, pasantes o estudiantes de posgrado Código APFT15.
Grupo de Talento Humano
Profesional
Coordinador Grupo de Talento
Humano
Grupo de Talento Humano
Oficio a las instituciones de
educación superior
Formato código APFT15
1.5.3 Realizar selección y asignación de practicantes laborales, pasantes o estudiantes de posgrado
El funcionario del Grupo de Talento Humano realiza la selección de los pasantes o estudiantes de postgrado, de acuerdo con el procedimiento reglamentado en el artículo 8° de la resolución 008895 del 2019
Para la vinculación formativa del estudiante, la Secretaria General remitirá un oficio a la institución de educación superior, informando la aceptación del estudiante y sus condiciones.
La designación del practicante laboral, pasante o estudiante de posgrado se realizará mediante resolución, en la cual se indican las áreas en las cuales prestará sus servicios.
Grupo de Talento Humano
Todas las dependencias de la
entidad
Superintendentes delegados
Jefe de Oficina Asesora
Jefe de Oficina
Profesional
Todas las dependencias de la
entidad
Formato código APFT15
Resolución de designación
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1.5.4 Comunicar la autorización al practicante laboral, pasante o estudiante de posgrado
El Coordinador del Grupo de Talento Humano comunicará al interesado la autorización para la prestación del servicio de practicante laboral, pasante o estudiante de posgrado, la cual tiene la información del nombre e identificación, dependencia donde prestará el servicio, nombre y cargo, nombre y cargo del superior inmediato, las funciones que desarrollará, y el término de duración, donde se indica la fecha de inicio y terminación.
Grupo de Talento Humano
Profesional
Coordinador Grupo de Talento
Humano
Grupo de Talento Humano
Autorización para la prestación del
servicio
1.5.5 Presentar a los practicantes laborales, pasantes o estudiantes de posgrado en las áreas
El coordinador del Grupo de Talento Humano presentará a los practicantes laborales, pasantes o estudiantes de posgrado mediante memorando donde se establecerán las funciones a realizar, plazo de la práctica, horario, la obligatoriedad de evaluar trimestralmente el desempeño de las funciones desarrolladas y que deben ser remitidas en original para que sean archivadas en la historia documental y por último que deberá expedir certificación de cumplimiento de las funciones.
El superior inmediato suscribirá con el practicante laboral, pasante o estudiante de posgrado formato de concertación de objetivos pasantes. Formato Código APFT16, a partir de la firma de los compromisos se da inicio al periodo de prestación de servicios.
Formato código APFT16
1.5.6 Realizar posesión y designación de funciones
El Secretario General dará posesión al pasante o estudiante de postgrado, siguiendo las indicaciones de la Resolución 008895 de 2019, mediante diligenciamiento del Acta de Posesión APFT20
Grupo de Talento Humano
Todas las dependencias de la
entidad
Coordinador
Secretario General
Jefe inmediato de
Grupo de Talento Humano
Secretaría General
Todas las dependencias de la
Acta de posesión Código APFT20
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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
la dependencia entidad
1.6 Provisión de empleos por encargo
1.6.1 Identificar los empleos en vacancia definitiva o temporal.
Previa consulta de los empleos en vacancia definitiva y temporal para proveer mediante encargos, en la base de datos de la Planta de Empleos de la Entidad, se deberá informar al Secretario General y al Superintendente Nacional de Salud
Grupo de Talento Humano
Coordinador Grupo de Talento
Humano
Profesional
Secretario General
Superintendente Nacional de
Salud.
Listado de vacantes
1.6.2 Estudiar y analizar las hojas de vida de los funcionarios de carrera administrativa
El funcionario del Grupo de talento Humano estudia y analiza las hojas de vida de los funcionarios de carrera administrativa que cumplen el perfil requerido para proveer el empleo vacante mediante el formato estudio técnico hoja de vida código APFT01
Luego el funcionario del Grupo de Talento Humano elabora el listado en estricto orden de cumplimiento de requisitos para acceder a encargo, formato - Verificación de requisitos para otorgamiento de encargo APFT41.
Grupo de Talento Humano
Coordinador
Profesional
Secretaría General Estudio técnico hoja de vida código
APFT01
Verificación de requisitos para
otorgamiento de encargo. Formato
APFT41.
1.6.3 Realizar el acto El profesional del Grupo de Talento Humano elabora el acto Grupo de Talento Coordinador Despacho del Acto administrativo
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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
administrativo de encargo y toma de posesión
administrativo del encargo en el formato GDFL01, para revisión por parte del Coordinador, aprobación del Secretario General y firma del Superintendente.
Una vez expedido el acto administrativo de encargo, éste debe ser publicado en la Intranet, por diez (10) días hábiles, siguientes a la expedición del mismo.
Si no se presenta ninguna reclamación contra el acto administrativo de encargo se procede a la comunicación del encargo y posterior posesión.
Luego el profesional del Grupo de Talento Humano elabora y entrega la comunicación y copia de la resolución de encargo al funcionario por medio de memorando interno o correo electrónico previa aporte del formato de protección a la familia, actualización de la Hoja de Vida y declaración de bienes y renta en el SIGEP y finalmente se realiza la toma de posesión y firma el funcionario público, Secretario General o Superintendente Nacional de Salud en el Formato acta de posesión Código APFT20.
Humano Profesional Superintendente Nacional de Salud
Secretaría General
Acta de posesión Código APFT20
1.6.4 Actualizar el inventario de vacantes por proveer e ingreso de la novedad en el SIGEP
Una vez se realiza la posesión, el profesional del Grupo de Talento Humano ingresa la novedad de personal en el Sistema de Información Institucional de Nomina y en el SIGEP de la información personal, estudios, experiencia laboral del cargo.
Grupo de Talento Humano
Profesional Grupo de Talento Humano
Inventario de vacantes
actualizado. Nómina
actualizada.
Aplicativo SIGEP actualizado.
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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
2 Retiro de personal
2.1 Retiro por aceptación de renuncia
2.1.1 Recepción de la comunicación de la renuncia del servidor público y elaboración del acto administrativo de aceptación
El funcionario del Grupo de Talento Humano al cual se le asigna la comunicación con el visto bueno del jefe de área y proyecta del acto administrativo de aceptación de la renuncia, el cual pasa al coordinador del grupo para su revisión, posteriormente para visto bueno de la Secretaria General y por último es firmado por el Superintendente Nacional de Salud.
Grupo de Talento Humano
Secretaría General Despacho
Superintendente Nacional de Salud.
Coordinador Grupo de Talento
Humano.
Profesional
Secretaria General
Superintendente Nacional de Salud
Grupo de Talento Humano
Secretaría General
Despacho Superintendente
Nacional de Salud
Acto administrativo
2.2 Retiro por decisión de la administración
2.2.1 Elabora acto administrativo de desvinculación según la situación legal.
El funcionario del Grupo de Talento Humano proyecta el acto administrativo de desvinculación según la situación legal, previo el desarrollo del procedimiento administrativo exigido por la ley, el cual pasa al coordinador del grupo para su revisión, posteriormente para aprobación de la Secretaria General y por último es firmado por el Superintendente Nacional de Salud.
Grupo de Talento Humano
Secretaría General
Despacho Superintendente
Nacional de Salud.
Coordinador Grupo de Talento
Humano.
Profesional
Secretaria General
Superintendente Nacional de Salud
Acto administrativo
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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
2.3 Retiro de Pasantes
2.3.1 Expedir certificación de funciones y tiempo del servicio prestado como practicante laboral, pasante o estudiante de posgrado
Al finalizar el servicio de la práctica laboral, pasantía o vinculación formativa como estudiante de posgrado, el Coordinador del Grupo de Talento Humano, expedirá la respectiva certificación de funciones y tiempo del servicio prestado como practicante laboral, pasante o estudiante de posgrado.
Se deberá archivar copia de la certificación expedida en la hoja de vida del practicante laboral, pasante o estudiante de posgrado
Grupo de Talento Humano
Coordinador
Profesional
Grupo de Talento Humano
Certificación laboral Código
APFL01
2.4 Comunicación al servidor público del acto administrativo mediante el cual se acepta la renuncia o la desvinculación por parte de la Administración.
El funcionario del Grupo de Talento Humano encargado proyecta memorando en el Sistema de Correspondencia, en el cual se le comunica y notificar (Procedimiento de Notificaciones - GDPD05) el acto administrativo de aceptación de renuncia o desvinculación por parte de la administración, informándole a este último su derecho a reposición; posteriormente lo pasa a revisión del coordinador, quien radica el documento.
Si el retiro es por renuncia, se continua con la actividad 2.6
Si es por desvinculación por parte de la administración y el funcionario interpone recurso, pase a la actividad 2.5
Si el funcionario no interpone recurso, pase a la actividad 2.6
Grupo de Talento Humano
Coordinador Grupo de Talento
Humano.
Profesional
Grupo de Talento Humano
Comunicación interna de
aceptación de la renuncia o
desvinculación por parte de la
administración
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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
2.5 Resolver y notificar el recurso de reposición del funcionario desvinculado por la administración.
El funcionario encargado proyecta para la firma del Superintendente Nacional de Salud, el acto administrativo que resuelve el recurso.
Una vez firmado el acto administrativo, Talento Humano remite al Grupo de Notificación para el respectivo trámite.
Si el acto administrativo ratifica la desvinculación pase a la actividad 8.3
Grupo de Talento Humano
Secretaría General
Despacho Superintendente
Nacional de Salud
Profesional
Secretaria General
Superintendente Nacional de Salud
Grupo de Talento Humano
Secretaría General
Grupo de Notificaciones
Acto administrativo
2.6 Remitir correo institucional mediante el cual se le informa sobre examen médico de egreso, se solicita el diligenciamiento del formato de paz y salvo, el formato de encuesta de retiro y el formato APFT46 Transferencia del conocimiento
El funcionario del Grupo de Talento Humano remitirá al servidor público mediante correo institucional, la información correspondiente al examen médico de retiro, el diligenciamiento del formato APFT03 Paz y salvo, la evaluación de desempeño, al igual que el formato APFT42 Entrevista de Retiro y el formato APFT46 Transferencia del conocimiento
En caso de el funcionario desista de realizarse el examen de egreso deberá diligenciar el formato STFT07 "Evaluación Médica Ocupacional de Egreso” y entregarlo al Grupo de Talento Humano.
Grupo de Talento Humano
Profesional Grupo de Talento Humano
Formato APFT03,
Formato STFT07
APFT42 Entrevista de Retiro
formato APFT46 Transferencia del conocimiento
2.7 Reportar la novedad de retiro a nómina y la base de datos maestra de la planta de personal, para identificar la vacante y solicitar el inicio de la provisión.
El funcionario del Grupo de Talento Humano encargado remitirá a los funcionarios de nómina, la novedad para el respectivo trámite de proyectar el acto administrativo de liquidación de salarios y prestaciones, el cual posteriormente pasará a revisión del Coordinador del Grupo de Talento humano y por último para la firma de la Secretaria General.
Grupo de Talento Humano
Secretaría General
Grupo de Notificaciones
Profesional
Coordinador grupo de Talento
Humano
Profesional Grupo
Grupo de Talento Humano
Secretaría General
Grupo de Notificaciones
Acto administrativo
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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
El acto administrativo será enviado al Grupo de Notificaciones para el respectivo trámite.
El funcionario de nómina realizará el trámite respectivo de desvinculación salud, pensión y sistema de riesgos.
de Notificaciones
2.8 Reportar la novedad de retiro a la Oficina de Tecnologías de la Información y al Grupo de Recursos Físicos
El funcionario del Grupo de Talento Humano encargado remitirá mediante correo institucional la novedad de retiro a la Oficina de Tecnologías de la Información y al grupo de Recursos Físicos para el respectivo trámite.
Grupo de Talento Humano
Grupo de Recursos Físicos
Oficina de Tecnologías de la
Información
Profesional
Profesional
Profesional
Grupo de Talento Humano
Grupo de Recursos Físicos
Oficina de Tecnologías de la
Información
Correo electrónico
2.9 Recibir los documentos que le fueron requeridos para el retiro
El funcionario del Grupo de Talento Humano al que le corresponda recibirá copia del examen médico de ingreso, la evaluación del desempeño, el carnet de la entidad, el carnet de la ARL, el formato APFT03 Paz y salvo, al igual que el formato APFT42 Entrevista de Retiro y procederá a archivar la documentación en la historia laboral
Grupo de Talento Humano
Asistencial Grupo de Talento Humano
formato APFT03 Paz y salvo,
Formato APFT42 Entrevista de
Retiro
2.10 Actualizar el SIGEP El funcionario encargado actualizará la novedad de retiro en el SIGEP
Grupo de Talento Humano
Asistencial Reporte del SIGEP
2.11 Notificar el acto administrativo de liquidación
El Grupo de Notificaciones notificará al funcionario del acto administrativo de liquidación de prestaciones sociales
Grupo de Notificaciones
Profesional Documento de notificación
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PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD01
PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
2.12 Resolver y notificar el recurso de reposición del funcionario
El funcionario encargado proyecta para la firma de la Secretaria General, el acto administrativo que resuelve el recurso.
Una vez firmado el acto administrativo, Talento Humano remite al Grupo de Notificación para el respectivo trámite.
Grupo de Talento Humano
Grupo de Notificaciones
Profesional Grupo de Talento Humano
Secretaría General
Grupo de Notificaciones
Acto administrativo
Documento de notificación
PUNTOS DE CONTROL
ID NOMBRE DE LA ACTIVIDAD / TAREA MÉTODO DE CONTROL FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
3.2 Realizar el estudio de la hoja de vida del aspirante para proveer el empleo de libre nombramiento y remoción.
Por medio del uso del formato Estudio técnico hoja de vida Código APFT01
Cada vez que se provea una vacante
Profesional Estudio técnico hoja de vida Código
APFT01
4.2 Verificar el cumplimiento de requisitos para proveer mediante nombramiento provisional.
Por medio del uso del formato Estudio técnico hoja de vida Código APFT01
Cada vez que se provea una vacante
Profesional Estudio técnico hoja de vida Código
APFT01
1.6.2 Estudiar y analizar las hojas de vida de los funcionarios de carrera administrativa
Se estudia y analiza las hojas de vida de los funcionarios de carrera administrativa
mediante el formato estudio técnico hoja de vida código APFT01
Cada vez que se provea una vacante
Profesional Verificación de requisitos para
otorgamiento de encargo. Formato
APFT41.
ANÁLISIS DE TIEMPOPág. 28 de 32
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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
El estudio de los soportes del hojas de vida de los candidatos a nombramientos ordinario, provisional y para encargos se realiza en un tiempo aproximado de una (1) hora. Si no se cuentan con documentos integrales, el tiempo es superior.
La elaboración del acto administrativo de nombramiento tarda veinte (20) minutos aproximadamente.
La elaboración del acta de posesión toma un tiempo de quince (15) minutos aproximadamente
DOCUMENTOS DE REFERENCIA
Manual de Funciones y Competencias Laborales de la Superintendencia Nacional de Salud Código APMN01
CONTROL DE CAMBIOS
ASPECTOS QUE CAMBIARON EN EL DOCUMENTO DETALLES DE LOS CAMBIOS EFECTUADOS RESPONSABLE DE LA
SOLICITUD DEL CAMBIOFECHA DEL CAMBIO
DD/MM/AAAAVERSIÓN
Adopción del documento Mediante Resolución 4086 de 2014 se adoptó el Manual de Procesos y Procedimientos de la entidad. Secretario General 19/12/2014 1
Ajuste de la política de operación número 8
Se ajusta la política de operación número 8 ante requerimiento NURC 3-2015-010247 de 2015. Secretario General 04/06/2015 2
Ajuste del documento Se ajusta redacción del objetivo y alcance ante Requerimiento NURC: 3-2015-014210 de 2015. Secretario General 21/07/2015 3
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PROCESO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL CÓDIGO APPD01
PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
Ajuste del documento
Mediante memorando NURC: 3-2018-011481 se solicita la modificación de normatividad, creación de la actividad 7, relacionando la guía de Teletrabajo Código APGU01
Mediante memorando NURC: 3-2018-011626 se aprueba la solicitud
Secretario General 12/07/2018 4
Ajuste del documento
Mediante memorando NURC 3-2019-9604, se solicitaron los siguientes cambios:
Se revisó la redacción del documento y se ajustó en este sentido el objetivo.
Se incluyó como registro en la actividad 6.2 el formato APFT41
Mediante memorando NURC: 3-2019-10308 se aprueba la solicitud
Secretaria General 05/06/2019 5
Ajuste del documento Mediante memorando NURC:3-2020-6924, se solicitaron los siguientes cambios:Se modifica el contenido del procedimiento PROVISIÓN - APPD01 en los siguientes aspectos:Modificar el nombre del procedimiento quedando "PROVISIÓN Y RETIRO", contenido del objetivo, del alcance; Se incluye las definiciones de algunos términos pasantía, practica laboral, practicante, los principios de legalidad, igualdad, mérito, eficiencia, celeridad, economía, eficacia, transparencia; Se actualiza la normatividad; las políticas No 1, 6 (Queda como política 3) y 7 (queda como política 4) se eliminaron las políticas 2 y 3, Se modifica el contenido de la descripción en lo referente a la numeración y redacción de las actividades, se elimina la actividad "Vinculación de Auxiliar Jurídico Ad Honorem" y se crea la actividad 1.5 Realizar
Secretaria General 02/06/2020 6
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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
vinculación de pasantes, practicantes laborales o estudiantes de posgrado; se incluyó como registro en la actividad 1.5.1 el formato APFT43 - "Solicitud de pasantes y practicantes o estudiantes de posgrado", Se incluye la actividad No.2 "Retiro", se incluyó como registro en la actividad 2.9 el formato APFT42 - "Entrevista de Retiro", ajustar el formato APFT 53- "Paz y Salvo", el formato APFT16 - "Acta de inicio prestación del servicio de practicante laboral, pasante, estudiante de posgrado"; Se elimina el formato APFT17 - "Seguimiento Funciones Auxiliar Jurídico Ad-Honorem". Se elimina el Punto de Control 5.5 y se incluye el 1.6.2, se mejora la redacción del enciso primero enunciado del numeral Análisis de Tiempo.
Mediante memorando NURC: 3-2020-7267 se aprueba la solicitud
Ajuste del documento
Mediante memorando NURC:3-2020-13462, se solicitaron los siguientes cambios:Inclusión como registro el formato APFT46 “Transferencia del Conocimiento” en la actividad 2.6Inclusión de la política de operación 7.Documentos aprobados mediante NURC.3-2020-13656.
Secretaria General 29/09/2020 7
Ajuste del documento
Mediante memorando: 202080000157563, se solicitaron los siguientes cambios:Eliminación en la actividad 1.2.1 de la solicitud del formato diligenciado APFT04 CertificaciónDocumentos aprobados mediante memorando.202012300162753
Secretaria General 30/11/2020 8
Ajuste del documento
Mediante memorando 202180200016593, se solicitaron las siguientes modificaciones:
Inclusión en la Política de Operación 5 del diligenciamiento del Formato
Secretaria General 05/03/2021 9
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PROCEDIMIENTO PROVISIÓN Y RETIRO VERSIÓN 10
FCFT05 “Entrenamiento en el puesto de trabajo”
Modificación aprobada mediante el memorando 202112300029373
Ajuste del documento
Mediante memorando 202180200065763, se solicita ajuste a la caracterización del proceso código APCR01, creación del formato código APFT52 y creación del manual código APMN02 que se encuentra relacionado en la política de operación 8 del procedimiento código APPD01.
Modificación aprobada mediante memorando 202112300091333
Secretaria General 07/07/2021 10
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