Secretaría de Administración y Finanzas
“Lis de Veracruz: Arte, Ciencia, Luz”
Secretaría de Administración y Finanzas
Proyecto de Simplificación Administrativa
21 de Agosto de 2013
Secretaría de Administración y Finanzas
2013
2012
2011
Trámites y Procedimientos Simplificados
• Presentación de trámites simplificados a las regiones
• Inicio de implementación de trámites simplificados
• Desarrollo de la metodología de simplificación
• Integración de comandos para el análisis y Propuestas de Mejora para la Simplificación de procedimientos y formatos
• Resultados de Estudios de Opinión y de las visitas Regionales
Línea de Tiempo del Proyecto de Simplificación
2010
Planeación Diagnóstico
•Estudio de opinión sobre los trámites y servicios (1015 opiniones recibidas de Agosto 2010 – Enero 2011)
• Visitas regionales para conocer necesidades (329
participantes)
• Continuación de la simplificación y automatización de trámites
• Implementación de Trámites en Página Web de la SAF
• Descentralización de trámite (Control Patrimonial)
• Actualización Normativa (Leyes, Estatutos y Reglamentos)
Secretaría de Administración y Finanzas
Programa de Trabajo 2009-2013
Programa 2 Simplificación de los procesos administrativos
Propósito:
• Transferir de manera gradual los procesos y procedimientos a las Vicerrectorías y realizar los cambios pertinentes
en la estructura organizacional universitaria.
Eje 1 Descentralización
Prioridad de la Universidad Veracruzana relacionada a la función administrativa:
Subsanar las brechas creadas por el centralismo.
Transferir jurídica, financiera y académicamente la gestión institucional a las Vicerrectorías.
Objetivos
Descentralizar la función
administrativa.
Simplificar, con apoyo del Sistema
Integral de Información Universitaria
(SIIU), los procesos administrativos
para facilitar la
descentralización de trámites y
funciones.
Estrategias
Revisar y actualizar los
procedimientos y procesos de
administración y gestión con
orientación a la innovación y la
descentralización para la
sustentabilidad institucional,
asegurando su calidad a través de la
certificación en la Norma ISO.
Políticas
Los procesos y procedimientos
administrativos deben estar reconocidos
por su calidad con la Norma ISO.
El SIIU debe constituirse en el soporte
que sustente la operación institucional
y toma de decisiones para fines de
información y rendición de cuentas.
Secretaría de Administración y Finanzas
• Conocer la opinión de la Comunidad Universitaria respecto de los trámites que realiza ante la Secretaría de Administración y Finanzas
Etapa 1 Estudio de Opinión
• Escuchar de viva voz, las propuestas de mejora en temas generales y específicos que complementen la encuesta de opinión
Etapa 2 Reuniones de trabajo regionales
• Con base en las etapas anteriores, definir un marco ágil y moderno de normas, políticas y procedimientos que permitan proporcionar un servicio eficaz y eficiente
Etapa 3 Propuesta de simplificación
• Implementar nuevo sistema de trámites a través del SIIU , y capacitar a administradores y usuarios en general.
Etapa 4 Implementación
Etapas para la simplificación de los procesos administrativos
Secretaría de Administración y Finanzas
• Establecer procesos simplificados, descentralizados y
construidos con la participación de toda la
Comunidad Universitaria
• Tener una normatividad actualizada
• Facilitar a la academia el logro de sus objetivos
• Contar con indicadores que permitan medir la eficacia
• Autonomía regional
• Establecer un medio de comunicación permanente entre la administración y la academia
Resultados
Esperados
Secretaría de Administración y Finanzas
35%
19%
13%
6% 6% 5% 4% 4%3% 2% 2% 1%
0%
20%
40%
60%
80%
100%
120%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
Frecuencia Frecuencia acumulada
Significativos
Resultado de la encuesta y las visitas regionales
Secretaría de Administración y Finanzas
Descripción de la situación actual (Diagnóstico)
Propuesta de
Mejora
Implementación y
mejora continua
Actividades
Análisis de resultados de encuesta y
visitas a las regiones
Análisis de la normativa
Mapeo de Procesos (procedimientos y
trámites)
Análisis de requisitos documentales
Descripción del proceso y los recursos
usados para su desarrollo
Descripción del soporte informático e
infraestructura tecnológica
Reducción de requisitos, de obligaciones de
información y de la documentación
Agilización del procedimiento de tramitación
administrativa
Gestión electrónica del procedimiento y del
trámite
Incorporación de medios de participación,
transparencia e información
Requerimientos necesarios para llevar a cabo
la propuesta
Actualización de la norma
Desarrollo tecnológico
Capacitación
Implementación
Monitoreo y Evaluación
Mejora continua
Conocimiento
detallado de la
situación actual Diseño y
desarrollo de los
nuevos trámites
E-administración
Metodología del proceso de simplificación administrativa
Secretaría de Administración y Finanzas
TRÁMITE ORGANIZADOS POR PAQUETE ACCESO AL PORTAL
Octubre 2012 (15-30)
Requisiciones
Registro de Bienes Muebles
Levantamiento Físico del Inventario
Transferencias
Baja de Bienes
Modificaciones presupuestales
Estado del Proyecto
Trámites que se presentaron a las Regiones
Secretaría de Administración y Finanzas
Entidades y Dependencias (Front Office)
Proceso Interno (SAF) (Back Office)
Usuario
Personal Revisa, Valida y/o Aprueba Consulta o Solicita
trámite/servicio
Trámite
electrónico
Recibe respuesta a solicitud Portal UV ó SAF
Proceso de Atención/Respuesta de Trámites y Servicios
Automática
Por ventanilla
Secretaría de Administración y Finanzas
0%
20%
40%
60%
80%
100%
Transferencias presupuestales
Requisiciones en línea
Registro de bienes muebles
Levantamiento físico del
inventario
Transferencia de bienes muebles
Retiro de bienes en desuso
0% 6%
0% 0% 3% 3% 11%
23% 32% 38% 32% 35%
89%
71% 68% 62% 65% 62%
Opinión sobre los primeros trámites liberados de la Simplificación Administrativa
Insuficiente Regular y aceptable Notable y sobresaliente
Proyecto de Simplificación Administrativa
Resultados de la Encuesta sobre los trámites liberados
Secretaría de Administración y Finanzas
Actualización Normativa
Estatuto General
Reglamento para las Adquisiciones, Arrendamientos y
Servicios de la Universidad Veracruzana
Reglamento de Control Patrimonial
Secretaría de Administración y Finanzas
Trámites prioritarios
Fase 1 Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2 Propuesta de
Mejora
Fase 3 Desarrollo
Fase 4 Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas Capacitación Página web
-Revisión cargas académicas y -Movimientos de personal académico
Solicitud de Constancia de Trabajo
Pago de sueldos y prestaciones
Solicitud de Préstamo Personal por Anticipo de Sueldo
Solicitud de Condonación de Inscripción
Pago de nómina por depósito
Entrega de la nomina
95%
60%
95%
100%
Desempeño del Proyecto
100%
100%
100%
Avances de Etapa 3 y 4
Proceso: Administración de Recursos Humanos
Secretaría de Administración y Finanzas
Trámites prioritarios
Fase 1 Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2 Propuesta de
Mejora
Fase 3 Desarrollo
Fase 4 Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas Capacitación Página web
Credencialización
Aportaciones SAR
100%
XXXXX
Desempeño del Proyecto
Avances de Etapa 3 y 4
Proceso: Administración de Recursos Humanos
Secretaría de Administración y Finanzas
Desempeño del Proyecto
Trámites prioritarios
Fase 1 Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2 Propuesta de
Mejora
Fase 3 Desarrollo
Fase 4 Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas Capacitación Página web
Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Solicitud)
Fondo rotatorio y Viáticos (Reposición)
Fondo rotatorio, Viáticos y Vale (Comprobación )
Pago directo a proveedores
Modificaciones presupuestales
Avances de Etapa 3 y 4
Proceso: Administración de Recursos Financieros
100%
90%
90%
90%
90%
Secretaría de Administración y Finanzas
Desempeño del Proyecto
Trámites prioritarios
Fase 1 Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2 Propuesta de
Mejora
Fase 3 Desarrollo
Fase 4 Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas Capacitación Página web
Autorización de cuotas para eventos autofinanciables y Patronatos
Registro de ingresos
Expedición de recibos oficiales
Constancia de sueldos y salarios
90%
90%
90%
90%
Avances de Etapa 3 y 4
Proceso: Administración de Recursos Financieros
Secretaría de Administración y Finanzas
Trámites prioritarios
Fase 1 Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2 Propuesta de
Mejora
Fase 3 Desarrollo
Fase 4 Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas Capacitación Página web
Requisiciones
Registro de Bienes Muebles
Levantamiento Físico del Inventario
Transferencias
Baja de Bienes
100%
Desempeño del Proyecto
100%
100%
100%
100%
Avances de Etapa 3 y 4
Proceso: Administración de Bienes y Servicios
Secretaría de Administración y Finanzas
Trámites prioritarios
Fase 1 Situación Actual
(Diagnóstico)
Fase 2 Propuesta de
Mejora
Fase 3 Desarrollo
Fase 4 Implementación
Diagrama Flujo
Requisitos Diagrama Flujo
Proyecto Programa Trabajo
Desarrollo USIIU-DSIA
Pruebas Capacitación Página web
Arrendamiento de Vehículos
Arrendamiento de Autobuses
Solicitud de Mantenimiento de Equipo de Transporte
Solicitud de Servicio de Seguridad Contratada-Región Xalapa
Desempeño del Proyecto
60% 10%
60% 10%
60% 10%
60% 10%
Avances de Etapa 3 y 4
Proceso: Administración de Bienes y Servicios
Secretaría de Administración y Finanzas Fecha de Reporte 21 de Agosto de 2013
Porcentaje de Avance del Proyecto
Proceso Total de Trámites
Trámites Simplificados
Página Web-SAF Automatizados
Concluidos En Proceso
Administración de Recursos Humanos **
10 7 0 5
Administración de Recursos Financieros
14 1 1 13
Bienes y Servicios 10 10 5 5
Total 34 18 6 23
Desempeño del Proyecto
** Revisión cargas académicas y Movimientos de personal académico, se encuentran en proceso de
presentar una propuesta de simplificación (Fase 2).
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