Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
LA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
2ª Sesión formativa
Entidades participantes:Coordinadora Aragonesa de Voluntariado
Federación Aragonesa de Solidaridad10-11 de febrero de 2010
PROYECTO PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Preparación Proceso.
Decisión deInicio.
Comité dePlanificación
Definición de Involucrados
y de su participación
Calendario
Análisis de involucrados o grupos de
interés
Valores/IdearioMisión
Análisis Externo
(el entorno)Amenazas y
Oportunidades
Análisis Interno
Fortalezas yDebilidades
VisiónFormulación Estrategias
Seguimiento
Comunicación Imp
lan
tació
n
DAFO
Fase I Fase II Fase III Fase IV Fase V
Histórico
Grupos internos
Grupos externos
Ada
ptac
ión
de w
ww
.terc
erse
ctor
.org
.es
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Refrescando el DAFOLas decisiones institucionales
La visión
Las alternativas estratégicas (análisis CAME)
Factores críticos de éxito
El sistema de seguimiento y evaluación
La comunicación y difusión del Plan Estratégico
La redacción del Plan Estratégico
Los planes operativos
CONTENIDO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
REFRESCANDO EL D.A.F.O.
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
El análisis DAFO es una herramienta utilizada para realizar un diagnóstico organizativo y del
entorno que afecta a una organización
El análisis DAFO es una herramienta utilizada para realizar un diagnóstico organizativo y del
entorno que afecta a una organización
ANÁLISIS D.A.F.O.
El análisis DAFO sirve para identificar los puntos críticos que una entidad debe tener en cuenta a la hora de formular estrategias de cara a los
próximos años
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
CONFIGURACIÓN DE LA MATRIZ DAFOA
NÁ
LIS
IS D
EL
EN
TO
RN
OAN
ÁL
ISIS
IN
TE
RN
O
AMENAZAS
Condicionantes cuya influencia sobre la
organización habrá que mitigar o reducir
OPORTUNIDADES
Elementos que ofrecen potencialidades y que pueden marcar la dirección a seguir
FORTALEZAS
Los elementos facilitadores y palancas para avanzar
DEBILIDADES
Los elementos a corregir
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
ANÁLISIS INTERNO•Historia•Evolución actividad•Usuarios•Estructura-Actividad•Empleados•Alianzas y colaboraciones•Financiero
ANÁLISIS EXTERNO•Necesidades y expectativas
•Informe del entorno
Elaboración D.A.F.O.
ANÁLISIS D.A.F.O. …¿qué vamos a hacer?
Ideas fuerza
Vamos a clasificar los puntos críticos que hemos identificado en el análisis
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
DEBILIDAD
Excesiva dependencia de la financiación pública en la modalidad de subvención
NO
SI
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
DEBILIDADES (Organización-análisis interno FORTALEZAS (Organización-análisis interno)1.- RECURSOS HUMANOS- Carencia de gestión de Recursos Humanos- Formación específica y actual- Escasa formación especializada del Equipo de xx- Falta de personal técnico- Falta de planes de desarrollo adecuados
1.- EQUIPO TÉCNICO- Dentro del Equipo existe una buena relación y buena comunicación- Unión y sentido de pertenencia a la entidad por parte de los trabajadores y voluntarios- Compañerismo- Buena disposición de los técnicos- Equipo unido con ganas de trabajar y crecer- Buena relación entre los voluntarios, trinitarios y técnicos- Técnicos jóvenes y con ganas de aprender
2.- FAMILIA TRINITARIA- Dirección trinitaria cambiante (Dependencia de Capítulos Provinciales…)- Pocos trinitarios se identifican y sienten suya la Fundación
2.- VOLUNTARIADO- Voluntariado variado y con ganas de trabajar- Voluntariado comprometido
3.- DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD (calidad del servicio)- Falta de evaluación: hace falta evaluar cada proceso y mantener una evaluación periódica- Falta de delimitación del trabajo- Falta de personal técnico- Falta de personal en los programas- Falta de especialización en los servicios y programas- Falta de itinerarios de inserción social respetando los procesos personales: trabajo con la persona de forma integral; trabajo en un proyecto de vida de los beneficiarios; trabajo y apoyo psicosocial…- Programas muy diversos- No se tiene en cuenta la planificación acordada ni sus herramientas- Falta de reinserción
3.- FAMILIA TRINITARIA- La Familia Trinitaria aporta muchos activos y recursos humanos- Formar parte de un organismo más amplio para darnos a conocer mediante la página web, revistas de los trinitarios, cofradías, colegios…- Apoyo personal y económico
4.- GESTIÓN Y PLANIFICACIÓN- Necesidad de crear un departamento económico que gestione a nivel global- Área de gestión muy débiles- Falta de planificación: es necesario clarificar los proyectos de futuro en las delegaciones- Desconocimiento de las necesidades sociales- Falta de herramientas de gestión- Falta de un sistema de calidad- Poca interrelación entre los delegados, directores y técnicos
4.- DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES- Capacidad de escucha y adaptación- Confianza del Patronato en el trabajo de los técnicos- Objetivos claros
5.- FINANCIACIÓN- Financiación inestable- Excesiva dependencia de subvenciones- Escasez o falta de iniciativa en la autofinanciación- Falta de formación en nuevas líneas de financiación
5.- FINANCIACIÓN- Diversificación de fuentes de financiación- Diversificación del campo de trabajo por la diferencia de perfiles de nuestros beneficiarios (reclusos, exreclusos, sin techo, inmigrantes…)- Apoyo económico de la Familia Trinitaria
6.- IDENTIDAD CORPORATIVA (visibilidad, sentido de pertenencia…)- Poca atención a socios colaboradores- Poca presencia en redes y Ong´s- Falta sensibilización y dar a conocer la labor que realizamos- Pocos trinitarios se identifican y sienten suya la Fundación.
6.- IDENTIDAD CORPORATIVA- Reputación positiva en el entorno
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
OPORTUNIDAD (Entorno-análisis externo)
AMENAZAS (Entorno-análisis externo)
1.- RESPONDEMOS A NECESIDADES SOCIALES- Recurso bien definido y escaso- Necesidad de este recurso ante la Administración Pública- Aumento de usuarios
1.- MICROAMENAZAS- Variabilidad del perfil de los beneficiarios- Aumento de usuarios- Los beneficiarios son población dinámica- Falta de reinserción- Dirección trinitaria cambiante: Capítulo Provincial- Rechazo social de los usuarios
2.- APOYO- Confianza de las Administraciones Públicas en nuestra labor- Coordinación con otras instituciones locales- Afecto y apoyo que genera la Orden y sus símbolos- Apoyo de personas públicas y conocidas
2.- MACROAMENAZAS- No adaptación de nuestros Centros a la legislación vigente- Cambio continuo de la legislación- Dependencia de la política social para las subvenciones- Crisis económica
3.- FORMACIÓN- Recursos del entorno respecto a la formación social de cara a estrategias de futuro
4.- FINANCIACIÓN- Posibilidad de conciertos, convenios con entidades públicas y privadas
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Refrescando el DAFO
Las decisiones institucionales La visión
Las alternativas estratégicas (análisis CAME)
Factores críticos de éxito
El sistema de seguimiento y evaluación
La comunicación y difusión del Plan Estratégico
La redacción del Plan Estratégico
Los planes operativos
CONTENIDO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
LAS DECISIONES INSTITUCIONALES:
LA VISIÓN
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
¿CUÁL QUEREMOS QUE SEA EL RESULTADO?
• ¿Cómo queremos que sea el futuro de nuestra organización? (visión interna)
• ¿Cómo queremos que sea la nueva realidad tras nuestra intervención? (visión externa)
¿Cuál es nuestra VISIÓN?
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
La visión es una imagen futura, ambiciosa pero realista, de los logros de la organización al haber alcanzado con éxito su MISIÓN
¿Qué es la visión?
¿Qué debe responder?
La visión debe …
Breve y clara descripción de cómo el mundo mejoraría si la organización alcanza todas sus metas y objetivos
¿Cómo sería la sociedad o el mundo si la organización es exitosa en todo lo que se propone alcanzar?
¿Cómo queremos que sea nuestra organización en el futuro?
Ser desarrollada con la participación de todos los “stakeholders” y ser comprendida por todos
Tener un horizonte de 5-10 años Ser corta, preferiblemente limitarse a una sola frase Expresar objetivos realistas y alcanzables Inspirar entusiasmo y motivar Originarse de necesidades locales
¿Por dónde comienzo?
Preguntar a los miembros de la organización, voluntarios y usuarios cómo creer que se pueden cambiar las cosas beneficiando a los usuarios, a la sociedad y al mundo en general
Crear un listado de palabras, frases o ideas que identifiquen a la organización Buscar un lenguaje y conceptos que cuenten con el apoyo de todos
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
…resumiendo
La VISION describe la imagen que la organización quiere tener en el futuro, es la declaración del tipo de organización en la que deseamos convertirnos.
La visión planteada debe ser realista, conjugar los valores y la cultura organizacional de la institución y propiciar la motivación personal y profesional de las personas de la organización.
Tiene que comprenderse fácilmente y a su vez ser reconocida y compartida por las personas de la organización.
La visión es revisable periódicamente.
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Para entender claramente la ambición de la ONG, es recomendable comenzar por la articulación de una VISIÓN interna
El reto es escribir una visión lo suficientemente grandiosa como para inspirar y motivar a alcanzarla, pero a la vez lo
suficientemente realista como para que todos crean que se puede lograr
Visión Interna
Descripción de la organización cuando está operando de la manera más eficientemente
posible
Visión Externa
Declaración que describa cómo el mundo mejorará o cambiará si la
organización alcanza sus objetivos
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
EJEMPLO DE VISIÓNEJEMPLO DE VISIÓN
Ser una asociación reconocida y distinguida en nuestra comunidad por el desarrollo de acciones que promueven la integración social y la normalización y que presta servicios integrales y de calidad, para la satisfacción de las necesidades de las personas con discapacidad intelectual y sus familias.
Aspiramos a que la Fundación se consolide como entidad de referencia en materia de accesibilidad en comunicación, de forma que preparemos y consolidemos una sociedad en la que se incremente el bienestar social y la igualdad de oportunidades, sin discriminaciones por discapacidad entre su ciudadanía.
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PRÁCTICA
Definir la VISIÓN de la organización
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
“Check-list” para evaluar la VISIÓN
CUESTIONES A RESPONDER SI NO¿Expresa una situación imaginaria pero poco realista desde donde estamos y que no puede ser alcanzada?
x
¿Expresa una necesidad de la sociedad?x
¿Es esta una visión consensuada entre los miembros de los órganos de gobiernos y de las personas de la organización en general?
X
¿Es una visión futura de la organización?X
¿Es una visión futura para la actividad objetivo de la organización? x
¿En ella se fundamenta la misión?x
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
LAS DECISIONES INSTITUCIONALES:
Las alternativas estratégicas(objetivos estratégicos)
- El Análisis CAME -
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Retos principales del proceso de reflexión y definición de alternativas estratégicas
– Confrontar a un sector sin fines de lucro en cuanto al reto de alinear la misión con la viabilidad financiera
– Poder tomar decisiones consensuadas que tengan el apoyo no sólo de los líderes, sino de todos los miembros de la organización
– Poder regresar a análisis anteriores y profundizar sobre ellos, inclusive revisar la misión nuevamente en caso de ser necesario
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Se derivan de los puntos críticos identificados en el diagnóstico.
Es habitual que surjan de la reconversión de un problema o situación negativa.
• Deben ser:– Concretas y bien definidas– Breves– Claras (no grandilocuentes, genéricos, abstractos...)– Medibles (¡luego tendremos que evaluarlos!!)– Alcanzables (¡¡realismo, realismo, realismo...!!)– Coherentes con la “identidad corporativa”– Orientados a cambiar situaciones– Consensuados (todo lo posible dentro de la organización)
Definición de alternativas estratégicas
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Metodología propuesta
Los EJES o LÍNEAS ESTRATÉGICAS vendrán determinados por los temas o aspectos que hemos identificado en el DAFO, normalmente en las debilidades.
Para cada EJE o LÍNEA ESTRATÉGICA estableceremos un OBJETIVO GENERAL.
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
La norma general es que para cada DEBILIDAD y FORTALEZA vamos a proponer una alternativa estratégica (OBJETIVOS ESPECÍFICOS), teniendo presenten las OPORTUNIDADES y AMENAZAS del entorno
Metodología propuesta
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Metodología propuesta
EJES o LÍNEAS ESTRATÉGICAS
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVO ESPECÍFICO 1
OBJETIVO ESPECÍFICO 2
OBJETIVO ESPECÍFICO 3
Calificación del Tipo de Estrategia
(Análisis CAME)
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Análisis CAME (Corregir, Afrontar, Mantener, Explotar)
PRIORIDADES ESTRATÉGICAS Interacción entornos externo e interno (DAFO)
Utilizar el DAFO para analizar la interrelación entre el entorno externo (oportunidades y amenazas) y la situación de la organización (fortalezas y debilidades) y proponer posibles respuestas organizacionales a corto y largo plazo.
TIPO DE ESTRATEGIA A SEGUIR
ANÁLISIS EXTERNO
OPORTUNIDADES AMENAZAS
ANÁLISIS INTERNO • •
FORTALEZAS ESTRATEGIA OFENSIVA CAME (Explotar)
Invertir: Definir la correspondencia entre fortalezas y oportunidades que nos lleve a ventajas comparativas.
Explotación de nuevas líneas de trabajo
Ampliación de los ámbitos de trabajo
…
ESTRATEGIA DEFENSIVA CAME (Mantener)
Defender: Áreas de amenaza enfrentadas con áreas de fortaleza indican una necesidad de movilizar recursos.
Mejora de la gestión
Planes de calidad
Mejora de la satisfacción de usuarios
…
•
DEBILIDADES ESTRATEGIA DE REORIENTACIÓN CAME (Corregir)
Decidir: Áreas de oportunidad enfrentadas con áreas de debilidad requieren un llamado a juicio: invertir o retirar; colaborar.
Innovación y desarrollo
Optimización de recursos
Aumentos de capacidades
…
ESTRATEGIA DE SUPERVIVENCIA CAME (Afrontar)
Controlar Daños: Áreas de amenazas enfrentadas con áreas de debilidades indican la necesidad de controlar los perjuicios.
Sistemas de información
Búsqueda y diversificación recursos
Compartir valores
…
•
potencialidadesriesgos
desafíos limitaciones
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PRÁCTICA
Definir OBJETIVOS ESTRATÉGICOS
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Ejemplo
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Factores críticos del éxito (FCE):
Conjunto de obstáculos que deben ser superados en su totalidad
dentro de la entidadpara poder alcanzar con éxito
la misión organizacional.
Estos factores no pueden eliminarse pero sí pueden superarsesi se realizan los procesos
y actividades de forma correcta.
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
CARACTERÍSTICAS DE LOS FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
• Facilita el cumplimiento de la misión de la organización.
• Fomenta el trabajo en equipo y el compromiso de los miembros de la organización.
• Trabaja la capacidad de los miembros de la organización para identificar las barreras o riesgos, reales o potenciales, para lograr la misión.
• Se analizan los procesos o actividades que deben ser mejorados o puestos en marcha para superar esas barreras o riesgos.
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
-¿Qué debe ocurrir para tener éxito en la Misión?-¿Qué factores son determinantes para ese éxito?-¿Qué haría que la Misión fracasara?-¿Qué factores son necesarios para el desarrollo de la entidad?-¿Qué cosas deberían evitarse?-¿Cómo y por qué han fracasado otras iniciativas similares?-¿Cómo puede afectar el entorno?
CÓMO IDENTIFICAR LOS FCEpreguntas a dar respuesta
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PRÁCTICA
Definir FACTORES CRÍTICOS DE ÉXITO
FACTOR CRÍTICO DE ÉXITOÁREA O PROCESO
RELACIONADO
Necesitamos actualizar nuestra aplicación informática de gestión antes de Navidad
Servicios Tecnológicos (contratación de servicios)
Tenemos que aumentar en número de usuarios en un 10% al final de año.
Área de Gestión de Socios
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Refrescando el DAFO
Las decisiones institucionales
La visión
Las alternativas estratégicas (análisis CAME)
Factores críticos de éxito
Plan de seguimiento y evaluaciónLa comunicación y difusión del Plan Estratégico
La redacción del Plan Estratégico
Los planes operativos
CONTENIDO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PLAN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PLAN DE SEGUIMIENTO Y EVALUACIÓN
…ideas fuerza
DEBEMOS ESTABLECER UN MECANISMO PARA MEDIR CÓMO SE IMPLANTA, EJECUTA O DESARROLLA LA ESTRATEGIA DEFINIDA
ESTE MECANISMO SE BASA EN EL USO DE INDICADORES QUE REFLEJEN OBJETIVAMENTE Y FIELMENTE LA SITUACIÓN
PARA UNA BUENA CONCRECIÓN EN LOS INDICADORES A UTILIZAR ES IMPORTANTE:
•Que los objetivos específicos sean cuantificables•Cuantificar los resultados esperados
EN LA REDACCIÓN DEL PLAN YA TIENEN QUE QUEDAR CLAROS LOS INDICADORES QUE VOY A UTILIZAR
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
CONCEPTO DE INDICADOR
Datos o conjunto de datos que ayudan a medir objetivamente la situación actual o evolución del desempeño de una tarea, una actividad, un proceso, un objetivo estratégico…
Ayudan a diagnosticar la situación, a realizar una evaluación del desempeño.
Es decir, se trata de elementos o variables que está previsto controlar (registrar, medir, analizar, evaluar, interpretar…) y que van a permitir tomar decisiones sobre determinados aspectos de un proceso, una actividad, una tarea, o aspectos más globales de la organización como los objetivos estratégicos.
Por lo tanto elementos imprescindibles para la evaluación, el análisis y la mejora.
•Reclamaciones e Incidencias•Absentismo laboral•Producción mensual (horas prestadas de asesoramiento jurídico)•Usuarios atendidos •Satisfacción del servicio recibido•Repercusión mediática de la actividad de la organización•Solvencia económica (liquidez, endeudamiento, rentabilidad financiera…) …
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
CARACTERISTICAS DE LOS INDICADORES
TRASCENDENCIA• Simbolizan una actividad importante y crítica• Miden algo importante y relevante• Deben ser relevantes en la toma de decisiones
OPORTUNIDAD• La medición debe realizarse para utilizar la información que proporciona en el momento
adecuado.
ECONOMÍA• El beneficio de su uso es mayor que la inversión en su obtención• Son fáciles de establecer, mantener y utilizar
FIABILIDAD• Son comparables en el tiempo por lo que deben permitir conocer tendencias• Son compatibles con otros indicadores y están integrados en el sistema.
PRECISIÓN• La medida obtenida refleja fielmente la realidad de la variable• Proporcionan fiabilidad y confianza a sus usuarios• Son cuantificables y medibles
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
TIPOS DE INDICADORES
Según el aspecto que miden
Según la perspectiva de negocio
Según los objetivos o líneas estratégicas
Indicadores de rendimiento
Indicadores de percepción
Horas medias de formación impartidas por alumno Número de usuarios atendidos Número medio de horas por asesoramiento realizado Porcentaje de absentismo laboral Nivel de satisfacción con el servicio recibido Clima laboral Valoración de planes de formación
Financiera
Cliente/Usuario
Procesos
Aprendizaje y crecimiento
Rentabilidad, facturación, beneficios, etc
Calidad percibida, satisfacción del usuario
Tiempos, satisfacción cliente interno, productividad, etc.
Selección, desarrollo profesional y personal, clima laboral, etc.
Financiera
Cliente/Usuario
Procesos
Aprendizaje y crecimiento
Actividad
Financieros
RRHH
Gestión
1
2
3 Un criterio general para clasificar indicadores es hacerlo
de acuerdo a los objetivos o líneas estratégicas
establecidas en la organización, ya que esto nos
permitirá realizar un análisis y seguimiento de nuestra
estrategia de forma más inmediata y clara
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Destinatarios de la información
Definición deresponsabilidades
Fuentes deinformación
Forma de cálculo
PROCESO DE CREACIÓN Y DISEÑO DE INDICADORES
Denominación
Pregunta clave
¿Quiénes son los destinatarios de la información?
¿Qué queremos obtener, calcular o medir?
¿Cómo y cuándo se calcula?
¿Dónde y cómo se obtiene la información?
¿Quién es responsable de realizar cada una de las tareas necesarias?
Aspectos a tener en cuenta
Existen dos alternativas a la hora de considerar la información y los destinatarios de ésta: Confeccionar un único Cuadro de Mando o definir cuadros específicos en función de cada destinatario
Tienen que ser indicadores que aporten valor Es conveniente realizar una descripción detallada donde se
explique lo que queremos medir y por qué Hay que evitar ser redundantes midiendo lo mismo de diferentes
formas
Identificaremos las variables necesarias y definiremos el algoritmo y la periodicidad de cálculo del indicador
Tendremos que realizar las especificaciones necesarias para evitar dudas o distintas interpretaciones
Debemos definir dónde y cómo se obtiene la información necesaria para poder realizar los cálculos anteriores
Es necesario dejar perfectamente claro quién es responsable de realizar cada una de las tareas necesarias: Recogida o captación de la información, cálculo, análisis y creación del Cuadro de Mando
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Una vez definidos los indicadores, es preciso escoger una forma de representación adecuada para cada uno
Existen diversas posibilidades que dependen principalmente de la persona o personas destinatarias de la Información, en concreto de:
Su implicación en la actividad analizada
De sus conocimiento técnicos
De su disponibilidad de tiempo
Del grado de información que se quiere dar
Una vez analizado cada indicador desde este punto de vista, elegiremos cómo queremos representarlo, pudiéndose combinar varias formas. Algunas de las más utilizadas son:
Tabla cifrada
Gráfico de líneas (valores parciales o acumulados)
Gráfico de barras o gráfico radial
Gráfico de sectores
Colores, símbolos, dibujos, etc.
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-201044
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-201045
INDICADORES
FORMA DE REPRESENTACIÓN
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
CUADRO DE MANDO vs INDICADORES
Cuadro de Mando
Permiten realizar una presentación adecuada de la información
Evidencian necesidades y facilitan la toma de decisiones, tanto preventivas como correctivas
Permiten una gestión global de la organización
Informan a los grupos de interés
Hacen comprensible y despliegan la visión y la estrategia en toda la organización
Comunican la estrategia a toda la organización
Alinean los objetivos personales y de los diferentes programas y servicios con la estrategia global de la organización
Indicadores
Simbolizan una actividad importante y crítica
Miden algo importante y relevante
Son cuantificables y medibles
El beneficio de su uso es mayor que la inversión en su obtención
Son comparables en el tiempo por lo que deben permitir conocer tendencias
Proporcionan fiabilidad y confianza a sus usuarios
Son fáciles de establecer, mantener y utilizar
Son compatibles con otros indicadores y están integrados en el sistema
Datos que ayudan a medir objetivamente la evolución de un proceso, una actividad o una tarea y que por lo tanto son imprescindibles
para su evaluación y análisis
Herramienta que recoge un amplio conjunto de indicadores que permiten
conocer cómo evoluciona la visión, estrategia, resultados, actividad y gestión
de una organización
Definición
Características
1 2
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
ELABORACIÓN CUADRO DE MANDO INTEGRAL
Decidir quiénes son los destinatarios de la información
Clasificar los indicadores seleccionados
Presentar la información imprescindible de manera sencilla, resumida y eficaz
Destacar aspectos relevantes
Destacar parámetros que no evolucionan según lo previsto (alarmas)
Simplificar y facilitar su presentación a través de gráficos, tablas, colores,
tendencias, dibujos, etc.
Unificar y homogeneizar su elaboración entre los distintos departamentos y
áreas
Factores claves de éxito en la confección del Cuadro de Mandos
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Refrescando el DAFO
Las decisiones institucionales
La visión
Las alternativas estratégicas (análisis CAME)
Factores críticos de éxito
Caso práctico
Plan de seguimiento y evaluación
La comunicación y difusión del Plan EstratégicoLa redacción del Plan Estratégico
Los planes operativos
CONTENIDO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PLAN DE COMUNICACIÓN
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PLAN DE COMUNICACIÓN
…ideas fuerza
DEBEMOS ESTABLECER UN PLAN PARA COMUNICAR Y DESPLEGAR LA ESTRATEGIA DEFINIDA
TENDREMOS QUE DAR RESPUESTA A LAS SIGUIENTES PREGUNTAS:
• QUÉ queremos comunicar
•A QUIÉN queremos comunicar
•CÓMO queremos comunicar
•CUÁNDO queremos comunicar
LA COMUNICACIÓN Y SOCIALIZACIÓN ES UN ELEMENTO BÁSICO Y NECESARIO
EN LA REDACCIÓN DEL PLAN TIENE QUE QUEDAR CLARO EL PLAN DE COMUNICACIÓN QUE VOY A UTILIZAR
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
¿A quiénes y cómo se debe comunicar el Plan Estratégico?
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Refrescando el DAFO
Las decisiones institucionales
La visión
Las alternativas estratégicas (análisis CAME)
Factores críticos de éxito
Caso práctico
Plan de seguimiento y evaluación
La comunicación y difusión del Plan Estratégico
La redacción del Plan EstratégicoLos planes operativos
CONTENIDO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Desarrollar un proceso de revisión
Definir los temas e información a incluir
Identificar al escritoro escritores del plan
FASES
Una o dos personas serán más eficientes que un grupo más extenso
Lo importante no es realmente quién lo escribe, sino que documente con precisión las decisiones tomadas
Lo ideal es que la persona designada haya sido elegida desde el comienzo del proceso
Definir el responsable o responsables de revisión del plan
Difundir el borrador entre miembros clave para sus opiniones
Definir horizontes de tiempo:
Feedback de los implicados (1 ó 2 semanas máximo)
Borrador final
Las revisiones deberían ser de pequeños detalles: añadir/quitar detalle, revisar formatos, redacción…
Mientras más conciso y ordenado, más probabilidad de ser utilizado y de servir de guía en las operaciones de la ONG
El pilar fundamental del Plan Estratégico son:
Los objetivos estratégicos de programas y administrativos
La misión, visión y valores
1 2 3
LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
CARACTERÍSTICAS
• Debe ser un documento COMPLETO, CLARO y CONCISO
• Fácil de COMUNICAR y COMPRENDER
•Versátil pues debe ser útil tanto para su DESARROLLO y SEGUIMIENTO como para su COMUNICACIÓN
- también es un instrumento para la comunicación –
LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Entidad
PLAN ESTRATÉGICO 2009-20XXÍndice
1. Presentación
2. Introducción
3. Identidad corporativa
4. Líneas y Objetivos estratégicos
5. Sistema de seguimiento y evaluación
6. Plan de Comunicación y Difusión
7. Cronograma de implantación
8. ANEXOS• A.1 Planificación del proceso de elaboración del Plan Estratégico
• A.2 Análisis interno
• A.3 Análisis externo
• A.4 D.A.F.O.
• …
LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PROPUESTA DE CONTENIDOS: Información Institucional
1. Presentación, se trata de una declaración institucional sobre la argumentación, pertinencia, necesidad, objetivos… que han motivado la elaboración de un Plan Estratégico. Debe ser elaborada por el máximo responsable de la organización.
2. Introducción, se recoge un resumen del trabajo planteado y realizado, describiendo brevemente la metodología utilizada, los planteamientos y criterios de partida, los contenidos de este documento y aquellos aspectos que se considere importante destacar.
3. Identidad corporativa, se define la misión, visión, valores y principios como origen y razón de ser de la estrategia. Además se podrán recoger en este apartado las políticas y criterios institucionales que se hayan definido. Esta es la cúspide de la pirámide de la organización, de tal forma que toda la estrategia y la operativa deben desarrollar y estar alineadas con esta identidad corporativa. Incluso en este apartado cabe un reseña de los antecedentes históricos de la organización.
LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PROPUESTA DE CONTENIDOS: Concreción de la estrategia
4. Líneas y Objetivos estratégicos, el modelo de matriz es un esquema muy eficaz para entender y ver las relaciones existentes. Deberá contener los Ejes o Líneas Estratégicos, el Objetivo General de cada uno, los Objetivos Específicos y los Resultados Esperados (cuantificando la magnitud del cambio y el tiempo)
LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
¿Cómo deben escribirse la Líneas o Ejes y los Objetivos Estratégicos?
Los objetivos deben ser escritos de manera que puedan ser controlados
META:
“Contribuir a la calidad de vida
de los enfermos de SIDA”
OBJETIVO:
“Que el 50% de los enfermos
de SIDA de Madrid reciban su
dosis de medicamento diario”
Requisitos que deben cumplir los objetivos estratégicos en el Plan
Precisos
Medibles
Con horizonte de tiempo determinado
Ejemplos
PROPUESTA DE CONTENIDOS: Concreción de la estrategia
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Forma estándar de escribir los objetivos estratégicos
Verbo que denota la dirección del
cambio
Área del cambio
Usuario/colectivo objetivo
Magnitud del cambio
Espacio/horizonte de tiempo
+
+
+
+
Reducir
el desempleo
entre los estudiantes recién
graduados
de forma que el 75% tenga empleo a
tiempo completo
antes de cumplir 6 meses de
graduados
PROPUESTA DE CONTENIDOS: Concreción de la estrategia
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PROPUESTA DE CONTENIDOS: Instrumentos para la implantación
5. Sistema de seguimiento y evaluación, además de la matriz ya vista para el seguimiento y la evaluación habrá que definir elementos como:
•Periodicidad del seguimiento•Responsables de su elaboración•Destinatarios de la información•Sistema de difusión y distribución•Estructura y contenido del Cuadro de Mando Integral•Presentación de la información: cómo identificar alarmas, tablas, gráficos, comentarios de análisis…
LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PROPUESTA DE CONTENIDOS: Instrumentos para la implantación
6. Plan de Comunicación, comenzar con una argumentación sobre la necesidad y conveniencia de dar difusión al Plan Estratégico. Los elementos básicos a definir en este apartado son:
•Destinatario•Información a suministrar, ya que dependiendo del destinatario podemos considerar enviar más o menos información•Cómo se va a distribuir la información, canal de distribución•Cuándo
Una buena herramienta es una tabla del modo siguiente:
LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
PROPUESTA DE CONTENIDOS: Instrumentos para la implantación
7. Cronograma de implantación, por cada Objetivo Específico y Resultado Esperado identificar y concretar el plazo de implantación dentro del periodo del Plan Estratégico.
Una herramienta útil y fácil de utilizar y de interpretar es un Diagrama de Gant.
LA REDACCIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Refrescando el DAFO
Las decisiones institucionales
La visión
Las alternativas estratégicas (análisis CAME)
Factores críticos de éxito
Caso práctico
Plan de seguimiento y evaluación
La comunicación y difusión del Plan Estratégico
La redacción del Plan Estratégico
Los planes operativos
CONTENIDO
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
LOS PLANES OPERATIVOS
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
V faseLA IMPLANTACIÓN DEL PLAN ESTRATÉGICO
Comunicación interna y socialización: Participación e implicación de todas y todos.
Implementación del Plan Estratégico Elaboración de planes operativos anuales:
Generales Áreas, programas, zonas…
Seguimiento y evaluación (CMI). Evaluación y corrección de los planes anuales.
LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Conexión entre lo estratégico y operativo
En nivel estratégico
En nivel operativo
tiempo
Plan Estratégico
Plan operativo 1
Plan operativo 2
Plan operativo 3
Ada
ptac
ión
de w
ww
.terc
erse
ctor
.org
.es
LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Planes Operativos Actuaciones
CONTINGENCIAS
Contexto Interno y Externo
Plan Estratégico
Aprobación del Plan y difusión
Implantación
DAFO
2º Año
1º Año Cuadro de Mando
Resistencia o Barrera al Cambio
Pensamiento Estratégico
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Limitaciones de la Planificación Estratégica
NO es la panacea ni una medicina milagrosa. NO es un substituto del liderazgo. NO siempre es recomendable:
Tiempo y recursos no siempre disponibles. Problemas muy urgentes que requieren toda la concentración y
esfuerzos. No existen las personas clave para liderar y conducir el
proceso Líderes muy carismáticos (intuición, más que procesos
formalizados de planificación).
La planificación estratégica es una herramienta al servicio de la organización
LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Beneficios de la Planificación Estratégica
Proceso de aprendizaje organizativo Abre el camino al pensamiento y la reflexión sobre quienes somos, lo
que hacemos y hacia dónde vamos Ayuda a planificar y superar etapas de cambio (no soluciona problemas). Aporta mucha claridad a la organización y es una buena oportunidad para
mejorar la comunicación interna Ayuda a dirigir y a tomar decisiones
LA PLANIFICACIÓN OPERATIVA
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
La clave del éxito: las personas
“Si quieres construir un barco, no empieces por buscar madera, cortar tablas o distribuir el trabajo, sino que primero has de evocar en los hombres el anhelo de mar libre y ancho”
Antoine de Saint-Exupery
Proyecto PLANES ESTRATÉGICOS REDES ARAGÓN 2009-2010
Gracias por vuestra atención
vuestra constancia, vuestra actitud, vuestro alineamiento y vuestra
capacidad…
…es la garantía de vuestro éxito
Top Related