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7/24/2019 Río - Control de existencias
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C PÍTULO DÉCIMO
CONTROL DE EXISTENCI S
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l
CONTROL ESTADÍSTICO DE
CONSUMOS
Con base en los registros cronológicos de los movimientos por producto en
el
Almacén, se realizan estudios de frecuencia de uso, con la finalidad de propor-
cionar datos
que
indiquen, en lo subsecuente, la probable periodicidad, en el
manejo de los artículos existentes
en
el Almacén.
El objetivo es, vigilar constantemente el abastecimiento suficiente, pero no
excesivo de todos los materiales.
El nivel
óptimo
de inventarios, es aquel
que
se
mantiene
entre
un
límite
mínimo de existencias, adecuado
para
asegurar la continuidad de las opera-
ciones y u
máximo determinado
por l
volumen de
ventas, por la
capacidad
productiva
por las limitaciones de espacio,
de
Capital
de
Trabajo
y
así cornos
gastos
por
l manejo
físico,
procurando no
caer
en
obsolescencias o
cambio
de
moda.
La
inversión
que
se podría considerar
como
la más adecuada
en
los inventarios,
puede
obtenerse
observando las condiciones prevalecientes de mercado y
apoyadas del mismo
modo por
el resultado
que
arrojen los estudios al respecto.
11 PROGRAMAS DE RESURTIDOS
EL PROVEE OR
Tales programas, reciben el
nombre de
Calendarizaci6n
de
Proveedores'\ y
están basados
en
los requerimientos de producci6n de la
Entidad
así
como
en tos
presupuestos
de
venta y consecuentemente,
de
producción,
que
se hayan fijado
p ~ r a
determinado período.
En estos documentos son registrados cronológicamente, los requerimientos
de
material y el Proveedor que hará la entrega, quedando en l entendido que en el
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Guntrol de Existencias X 5
determinado
bien o servtclO, de satisfacer plenamente las nece..<;idades re-
querimientos o expectativas del cliente.
A su vez el Control, corresponde a todo.•;; aquellos procedimientos de carácter
administrativo que son implantados, con
el objeto
de verificar
que
se estén
cumpliendo correctamente, laspolíticas o los lineamientos establecidos, así como
las actividades que se
hayan
encomendado. ·
on lo anterior, se está en posibilidad de conceptuar l
ontrol
de Calidad
com() todos los procedimientos o los mecanismos implantados
por
la Adtmms
tración de la Empresa,
con
la finalidad primordial de verificar,
que
lo adquiridc
cwnple con las especificaciones acordadas.
Es importante subrayar que las especificaciones técnicas y de otra índole,
solicitadas por la Compañía, estén basadas
en
políticas de calidad
de
los productos,
que ésta a su vez comercializa, por consiguiente, la calidad
que
requerirá estará
en fw1eión a las necesidades
que el
mercado le solicite, de tal forma, que los
productos que recibe en
el
Almacén, de
ninguna
manera, pueden ser irúeriores
en calidad a la que se está especificando en las políticas de compras de materiales,
ya que estos influirán a su vez, directamente en la calidad bien: o d servicio
que la Institución ofrezca.
De lo anterior se desprende, la importancia que tienen. los mecanis.mos
implantados para
el
control de calidad en la recepción de materiales, ya que si se
aceptan artículos de calidad deficiente, los productos o los servicios que
l
Empresa pueda ofrecer, no contendrán los elementos de satisfacción de las
necesidades, que su mercado requiere.
·
En
algunas importantes empresas de Países altamente desarrollados (Tapón,
Alemania, Francia,
EE.UU.,
entre otros), derivado que
las
entidades
pronu
an altos
índices de eficiencia
y
que las existencias de seguridad tienden a desaparecer, los
materiales surtidos
por el
Proveedor, no
son
revisados
dentro
de la ( _,ompañía,
principalmente pordos causas :
a .- Los altos índices de productividad
que
las compamas persiguen,
no
permiten ocupar personal para que éste, revise la mercancía que ha sido entregada
por l Proveedor.
b .-
lser implantado el sistema justo
en Tiempo,
la mercancía sólo permanece
en el Almacén l lapso suficiente, para que sea recibida por personal de la Entidad.
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X 6
dquisiciones
y
bastecimientos
Con
lo expuesto quien asume la responsabil idad total
de
la supervisión del
control de calidad de los materiales es
l
Proveedor pues
es
tm
compromiso
ad<.Juirido en pro de
la
eficiencia de su diente.
2 RESPONSABILIDAD POR EL CONTROL
E CALIDAD
Ésta es una condición que estará en función de la Estructura Orgánica y que
dependerá en
mucho de
la ideología
que
la Administración posea; sin
embargo
es
muy común que
la garantía recaiga directamente sobre
l Departamento de
Compras independientemente de
donde
se originen en realidad
las
especificacio-
nes
de
la misma.
J trabajo
del
Departamento
Je Compras
no se limita al establecimiento de
la
Orden
de
Compra
si
no que s
encarga a
su
vez de verificar
que
l artículo
sea entregado a
tiempo
y
con
la calidad acordada.
En
la actualidad
y
bajo la nueva mentalidad empresarial existente
en
países
con
un
alto
grado de
desarrollo económico las entidades receptoras de materi Ües
no
se
preocupan por
la revisión de los artículos
que
reciben ya que sus provee-
dores asumen
el
aval de
que
los productos o los servicios
que
ofrecen
no
contienen
deficiencias que
pudieran
originar regresados.
3 RECHAZOS
Los métodos de inspección y los procedimientos
de
control de calidad
mantenidos
por
el
Comprador
circunstancia normal
son
importantes
cuando
se
trata de evaluar
un
servicio.
Cuando el
material es rechazado
producto
de los mecanismos de inspección
por
no
cumplir con las especificaciones de calidad el Departamento de Compras
es
l
responsable de las negociaciones que se lleven a cabo
con l
Proveedor las
cuales tienden a solventar de algún
modo
los inconvenientes que se hayan
suscitado.
Las devoluciones
deben
ser documentadas a través de formas específicas e
informar
al
Proveedor con
especial
prontitud
y
buen
juicio además de contener
los detalles completos
que
motivaron esta situación.
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Control de Existencias X 7
Lo
anterior busca,
que el
Proveedor
pueda tomar
las medidas
necesariaspara
reemplazar la entrega, a la brevedad, con las partes o
l
material
apropiado que
logre
la
especificación de la calidad solicitada.
J<1S
negociaciones
con
el Proveedor, respecto a los rechazos, se manejan a través
del
Departamento de Compras por
varias razones :
n . Compras
tiene la mejor posición para proteger la
buena voluntad
existente
entre las empresas, al avisar diplom<Üicuncntc al Proveedor, del rechazo, y
gociar los términos del reemplazo.
b .· Compras tiene la responsabilidad última, de obtener
l
material de una
calidad adecuada, lo cual naturalmente incluye
l
cambio
de
lo rechazado.
e . Compras
tiene la perspectiva
de
los requerimientos globales del material
y
la utilizará para la negociación de los reemplazos.
V EXACTITUD Y OPORTUNIDAD EN·LA INFORMACIÓN
AL
DEPARTAMENTO DE
COMPRAS PARA l
EFICIENTE TOMA DE
DECISIONES
Los informes constituyen los medios básicos de comunicación,
dentro de la
Compañía para
Compras que
es
un departamento con
numerosas interrelaciones,
debido a ello, se recomienda utilizar todas
las
maneras
de
información
que
se
puedan emplear,
con
la única condicionante, que ésta sea la más adecuada,
dependiendo de la urgencia
que
exista y
el
objetivo que
debe
cubrir,
sÍl
caer en
excesivo papeleo.
El proccs.o de
toma de
decisiones, se encuentra basado
en
la información, la
cu;d
s
deriva de las
operaciones
mismas de la
Entidad
o
en
su
defecto
de
las
presupuestaciones planeadas, con base
en
la experiencia
de
hechos ocurridos, los
cuales toman importancia significativa al ser plasmados
en
informes, que son
utilizados
por
terceros.
Los informes son instrw11entos
de
investigación elaborados
por
terceros,
que
aportan elementos indispensables
de
juicio, acerca de las situaciones que se
presentan, sucederán, o acontecieron en
un
determinado período, aportando
u11a
valiosa herramienta
para
la
Toma de
Decisiones, misma
que
se
conviene en uno
de los procesos más
meticulosos
y
medulares en
todo
el
universo de
funciones
y de actividades que la
Empresa
guarda. De la Toma de Decisiones, se desprende
el
rumbo el
éxito o
el
fracaso
de
la Organización.
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X 8 Adquisic iones y Abastecimientos
Debido a su trascendental importancia la
Toma
de Decisiones no puede ser
considerada a la ligera además requiere de elementos de juicio imparciales y
verídicos
que
se encuentren preparados al tiempo
que son
requeridos en forma
exacta para evaluar las posibles alternativas que de las situaciones de un medio
ambiente interno y externo influyan en
la
Institución.
De
todos los informes gue
la
Entidad genera l Departamento de Compras le
interesan medularmente los que son emitidos por los Departamentos de Ventas
y de Producción.
El primero sirve como base para
determinar
los volúmenes de compra que
de acuerdo con los pronósticos de venta se estén determinando para tm lapso
establecido comenzando su investigación con los posibles proveedores su capaci-
dad
para satisfacer los volúmenes requeridos la calidad y el precio que ofrecen.
El Informe
de
Producción aportará las especificaciones técnicas de los
m t e ~
riales a utilizar y la periodicidad
con que
éstos se deberán surtir completando el
círculo de requerimiento que
la
Compañía necesita para que su operación sea
constante y
conforme
a lo planeado.
A su vez el
Departamento
de
Compras
emitirá:.un
informe
que contendrá
c 1Úo
mínimo
los siguientes ptmtos :
a .- Cambios
de
precio y tendencias
que
incluyen lo que
ha
sucedido en el
período
p ~ u a d o
y lo que se prevé
que
será en
el
siguiente.
b .-
Tiempo
de entrega estimado por l Proveedor para todos los artículos por
surtir cuando
menos por
los noventa días siguientes.
e . Reducción del costo contiene estadísticas sobre los ahorros logrados en
las actividades de compras.
d .- Posibles sucesos poco usuales como huelgas en las plantas cambio
de
personal etcétera.
Progresos sobre las asignaciones actuales.
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