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7/23/2019 ROTARACT- TESORERO

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MANUAL DELTESORERO

DEL CLUBCOMPONENTE DEL JUEGO DE MATERIALES PARAFUNCIONARIOS DE CLUB

220-ES(512


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SEPTIEMBRE DE

NUEVO PROCESO DEFACTURACIN PARA LOSCLUBESNovedades

A partir de enero recibirs una sencilla factura de una sola pgina. Rotary calcular elimporte por pagar segn los datos de membresa que el club haya remitido a ms tardarel 1 de enero. Ya no ser necesario efectuar clculos ni ajustes; basta con asegurarse deque la lista de socios est al da. Una vez emitida la factura no se podr modificar elimporte.

Modificaciones en los manualesDebido a los cambios en la factura del club, varias referencias en los manuales decapacitacin ya no son correctas, como se indica a continuacin.

INFORMACIN OBSOLETA

Manual del secretario del club:

Seccin Reporte semestral, incluido el prrafo de Cese y readmisin,pginas 13-14.

Manual del tesorero del club:

Seccin Informe semestral, pgina 7.

El modelo de factura de cuotas semestrales, pgina 8.

Seccin de Cese y readmisin, pgina 8.

Manual del presidente del club:

Seccin Informe semestral, pgina 41.

Cese de la condicin de miembro de RI y readmisin, pgina 42.

INFORMACIN NUEVA

Factura del club

El Informe semestral (SAR) se denomina ahora factura del club y tendr solouna pgina.

La factura del club se remitir dos veces por ao, a ms tardar a mediados dejulio y a mediados de enero.

El importe de la factura se calcular en base a la lista de socios en la base dedatos de Rotary al 1 de enero y 1 de julio.

No se enviar la hoja de clculo y no habr necesidad de hacer clculos.

El total facturado no puede modificarse y debe pagarse en su totalidad.

Bajas y restituciones

Los clubes con obligaciones pendientes para con Rotary sern dados de baja 4


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SEPTIEMBRE DE

meses despus del envo de las facturas del 1 de julio y del 1 de enero (en elsistema anterior dicho plazo era de 6 meses).

Los clubes pueden ser readmitidos dentro de los 150 das siguientes al cese envez de 365 das como en el modelo anterior.

Para ser readmitido, el club deber pagar el total adeudado, adems de unacuota de US$ 30 por socio en vez de una cuota de readmisin de US$10 y US$15

para la reemisin de la carta constitutiva.

Informes sobre socios del club

El secretario es responsable de actualizar los datos de membresa.

La informacin sobre socios nuevos deber remitirse dentro de los 30 dasposteriores a su afiliacin.

Los socios dados de baja deben eliminarse de la lista en un plazo de 30 das.

Las actualizaciones deben remitirse a ms tardar el 1 de enero o el 1 de julio,para que el importe facturado refleje el nmero real de socios.

Los cambios respecto a la membresa enviados por fax, correo o mediante laintegracin de datos de los socios deben recibirse a ms tardar el 1 de julio y el 1de enero.

Los clubes que participen en la iniciativa de integracin de datos debern seguirlos mismos pasos en su propia base de datos local.

Generalidades

Reemplaza las referencias a Ingreso/Rotarios por Mi Rotary.

Los secretarios de club tambin deben notificar los nombres de los funcionariosentrantes a ms tardar el 1 de febrero.

Actualizacin de la lista de socios del club y pago de la facturaen lneaLos secretarios, secretarios ejecutivos, presidentes, tesoreros, presidentes de comits deMembresa y de la Fundacin de los clubes pueden modificar las listas de sociosingresando en Mi Rotary. Si an no tienes cuenta,establece una ya.

Tras el ingreso, haz clic en Gestin/Administracin del club, donde podrs agregar,modificar o eliminar datos sobre un socio y pagar tu factura.

Otras maneras de actualizar los datos sobre sociosSi el club usa laintegracin de datos de los socios,puedes poner al da dichos datos conel proveedor de software o en la base de datos local. Tambin se puede cumplimentar elFormulario de datos del socioy remitirlo [email protected].

Ms informacinLa principal fuente de informacin es la pginaFactura del cluben Rotary.org. Tambinse pueden enviar preguntas [email protected] alrepresentante de Apoyo aClubes y Distritos o de Finanzas.
https://www.rotary.org/myrotary/es/rotaryorg-frequently-asked-questionshttps://www.rotary.org/myrotary/es/rotaryorg-frequently-asked-questionshttps://www.rotary.org/myrotary/es/rotaryorg-frequently-asked-questionshttp://www.rotary.org/myrotary/es/manage/tools-templates/member-data-integrationhttp://www.rotary.org/myrotary/es/manage/tools-templates/member-data-integrationhttp://www.rotary.org/myrotary/es/manage/tools-templates/member-data-integrationhttps://www.rotary.org/myrotary/es/document/12606https://www.rotary.org/myrotary/es/document/12606mailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]://www.rotary.org/myrotary/es/club-invoicehttps://www.rotary.org/myrotary/es/club-invoicehttps://www.rotary.org/myrotary/es/club-invoicemailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]://www.rotary.org/myrotary/es/contact/representativeshttps://www.rotary.org/myrotary/es/contact/representativeshttps://www.rotary.org/myrotary/es/contact/representativeshttps://www.rotary.org/myrotary/es/contact/representativeshttps://www.rotary.org/myrotary/es/contact/representativeshttps://www.rotary.org/myrotary/es/contact/representativesmailto:[email protected]://www.rotary.org/myrotary/es/club-invoicemailto:[email protected]://www.rotary.org/myrotary/es/document/12606http://www.rotary.org/myrotary/es/manage/tools-templates/member-data-integrationhttps://www.rotary.org/myrotary/es/rotaryorg-frequently-asked-questions


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ndice

Introduccin

1 Funciones y responsabilidades...........................................................................................................3Administracin de fondos.......................................................................................................................................... 4Cobranza y entrega de cuotas y cargos ............................................................................................5Informes sobre el situacin financiera del club ............................................................10Colaboracin con La Fundacin Rotaria...................................................................................... 11Preparacin del presupuesto ...........................................................................................................................14Formacin de su sucesor .........................................................................................................................................14Recursos................................................................................................................................................................................................ 14

2 Prcticas financieras .................................................................................................................................................16Gestin de riesgos ...............................................................................................................................................................16Controles financieros...................................................................................................................................................... 17

Anexos

1: Lista de control de las mejores prcticaspara tesoreros de club ......................................................................................................................................19

2: Modelo de presupuesto ...................................................................................................................................20 3: Modelo de informe a la Directiva................................................................................................ 24 4: Preguntas para las sesiones de discusin

durante la Asamblea de distrito .................................................................................................... 26

Hojas de trabajo para la Asamblea de distrito ...................................................27

Esta es la edicin 2012 delManual del tesorero del club(220-ES), dirigida a tesoreros de club queejercern el cargo en los perodos 2013-2014, 2014-2015 y 2015-2016. La informacin contenidaen esta publicacin se basa en los Estatutos yReglamento de Rotary International,los Estatutosprescritos a los clubes rotarios, el Rotary Code of Policiesy el Rotary Foundation Code of Policies.En esos documentos encontrar las normas exactas. Cualquier modificacin que se derive dedecisiones adoptadas por el Consejo de Legislacin trienal, la Junta Directiva de RI o el Consejo deFiduciarios de La Fundacin Rotaria toma precedencia sobre las normas contenidas en este manual.

Fotos: Alyce Henson y Monika Lozinska-Lee


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MANUAL DEL TESORERO DEL CLUB 1 INTRODUCCIN

Introduccin

El objetivo de esteManual del tesorero del clubes apoyar a lostesoreros de clubes rotarios de todo el mundo en el ejercicio desus funciones. Dado que las responsabilidades individuales de

los tesoreros varan de acuerdo a las leyes y prcticas culturaleslocales, as como a los procedimientos establecidos de cada club, serecomienda adaptar las sugerencias ofrecidas aqu a las necesidadesde su club. Los consejos que encontrar en este manual tienen sobretodo un carcter general.

Use este manual para prepararse para su ejercicio del cargo.Llvelo consigo a la Asamblea de distrito y revise su contenido conanticipacin. Ponga especial atencin a las preguntas del anexo 4,que le ayudarn a aprovechar al mximo las sesiones de discusinde la asamblea. Una vez concluido su periodo de capacitacin, estapublicacin ser un recurso importante para usted como tesorero de

club.

Al formar parte de Rotary International, su club mantiene lazos deunin con los 34.000 clubes rotarios del mundo y acceso a los serviciosy recursos de la organizacin, entre los que se incluyen publicacionesen nueve idiomas, informacin en www.rotary.org/es, subvenciones deLa Fundacin Rotaria y apoyo por parte del personal de la Sede y lasoficinas de RI en el exterior.
http://www.rotary.org/eshttp://www.rotary.org/es


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MANUAL DEL TESORERO DEL CLUB 2 INTRODUCCIN

Preguntas o comentarios?Si tuviera preguntas sobre su papel como tesorero de club, pngaseen contacto con el asistente del gobernador, el Comit Distritalde Finanzas o el representante de Finanzas o de Apoyo a Clubes yDistritos de RI.

Cualquier consulta directamente referida a este manual debe dirigirse a:

Leadership Education and Training DivisionRotary InternationalOne Rotary Center1560 Sherman AvenueEvanston, IL 60201-3698EE.UU.Correo electrnico: [email protected].: +1 847 866 3000Fax: +1 847 866 9446
mailto:[email protected]:[email protected]


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Funciones yresponsabilidades

Usted asumir oficialmente el cargo de tesorero de club el 1 de julio.Su experiencia especfica en el ejercicio de esa funcin dependerdel tamao y volumen de actividades de su club, as como de sufamiliaridad con Rotary y su conocimiento de las responsabilidadesdel cargo. Sus responsabilidades como tesorero de club incluyen:

Administrar los fondos del club

Cobrar y remitir cuotas y cargos

Presentar informes sobre el estado financiero de su club

Colaborar con La Fundacin Rotaria

Preparar un presupuesto

Preparar a su sucesor

En preparacin para su periodo como tesorero, infrmese sobrelas expectativas que la directiva y los socios de su club, as comosu distrito y Rotary International, tienen respecto al ejercicio desus nuevas funciones. Para lograr una mejor comprensin de esasfunciones, se recomienda que colabore con el tesorero saliente antesde tomar posesin de su nuevo cargo. Hgale preguntas como lassiguientes:

1

MANUAL DEL TESORERO DEL CLUB 3 FUNCIONES Y RESPONSABILIDADES


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Cmo estn establecidas las cuentas bancarias del club?

Cmo pagan sus cuotas los socios del club?

Tiene el club deudas pendientes?

Cul es el presupuesto para el ao que empieza? Cmo fueestablecido?

Cmo se distribuye fondos a los comits del club? Qu sistema de contabilidad se usa? Cmo se mantienen los

registros financieros?

Qu documentacin debe presentarse a la directiva del club, aldistrito, a RI y al gobierno local (por ejemplo, para hacer cambiosen los reglamentos, o para cumplir con obligaciones impositivas)?

Para continuar preparndose, participe en las sesiones de formacinpara tesoreros en su Asamblea de distrito, entorno adecuado paraponerse en contacto con rotarios que podran darle apoyo durantesu periodo en el cargo, incluyendo al asistente del gobernador y losmiembros del Comit Distrital de Finanzas. Consulte con los tesoreros

entrantes y salientes de otros clubes para comparar funciones,requisitos de informacin y procedimientos contables. En el anexo 1encontrar una lista de control de las mejores prcticas financieras.

Administracin de fondosComo tesorero, usted ser responsable de que se cumplael presupuesto establecido en el ao rotario anterior. Estaresponsabilidad implica administrar y mantener un registro de losingresos y egresos.

Los ingresos incluyen, entre otros:

Pagos de las cuotas del club

Donaciones

Fondos recaudados mediante las actividades del club

Subvenciones de la Fundacin Rotaria

Fondos de patrocinio

Los egresos incluyen, entre otros:

Pago de las cuotas del distrito y de RI

Gastos con fines filantrpicos

Materiales y equipos de oficina

Gastos para reuniones (instalaciones, comida, etc.) Gastos publicitarios

Gastos relacionados con las actividades de los comits

Gastos varios

Asegrese de documentar todos los ingresos y egresos de maneraprecisa. De recibos a los socios por sus cuotas y donaciones, ymantenga un registro de todas las transacciones, incluyendo lascompras del club. Si es inevitable exceder el presupuesto establecido,asegrese de obtener la aprobacin previa de la directiva.

Su distrito ofreceoportunidadesde formacinen la Asambleade distrito, ascomo apoyodurante todo elao por partedel asistente delgobernador y elComit Distritalde Finanzas.


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El uso de un programa electrnico de contabilidad le ayudar aautomatizar muchas de las funciones relacionadas con su cargo.Pregntele al tesorero saliente de su club si ya se usa algn softwareespecial para esas funciones. Si es usted quien debe un nuevoprograma de ese tipo, escoja uno con el que se sienta cmodo y queresponda a las necesidades de su club.

Las prcticas de contabilidad estndar requieren que el club mantengapartidas separadas de fondos para gastos filantrpicos y para gastosoperativos, a fin de garantizar que los ingresos obtenidos medianteactividades de recaudacin de fondos sean realmente dedicados afines filantrpicos. Si los fondos recaudados se destinan a apoyaractividades de servicio especficas, se recomienda tambin abrircuentas separadas para cada proyecto. Como referencia, consulte elanexo 2: Modelo de presupuesto.

Las indicaciones de este manual tambin son aplicables a lostesoreros de ciberclubes rotarios. Por favor, fjese en las secciones

individuales para cada tipo de club en los Estatutos prescritosa los clubes rotarios.Para obtener mayor informacin, consulteCiberclubes rotarios: Gua de consulta rpidao pngase encontacto con su representante de Apoyo a Clubes y Distritos.

Cobranza y entrega de cuotas y cargosLos rotarios tienen la obligacin de pagas cuotas a su club, a sudistrito (si corresponde) y a RI. Como tesorero, es importante queusted entienda el tipo de cuotas que deber recolectar de los sociosy los desembolsos que efectuar a nombre del club. Las cuotas de

RI para los nuevos socios se prorratean de acuerdo a su fecha deingreso al club. Por ejemplo, John Smith fue admitido en su clubrotario local el 4 de enero. El 1 de julio, su club debe pagar a RI lascuotas correspondientes a cinco meses, para cubrir el periodo defebrero hasta junio. Nota: las cuotas se aplican nicamente a los mesescompletos de afiliacin.

QU COBRAR QU PAGAR

Cuotas del club

Cuotas deadmisin

Cuotas deldistrito

Cuotas percpita a RI

Cargos de RI

Cuotas distritales

Factura de cuotas semestrales

Cuotas per cpita a RI

Cuotas prorrateadas de sociosnuevos

Cargos de RI: subscripcionesa la revista, cuotas para elConsejo de Legislacin

Saldos pendientes(de haberlos)

Si su club cobradonacioneso multassemanales,asegrese dedocumentardebidamenteesos ingresos.

Alrededordel mundo

Los clubes deGran Bretaa eIrlanda tienenuna estructurade cuotas

diferente. Lostesoreros deesos clubesdeben consultaral respectocon RotaryInternational ensus respectivospases.
http://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/eclub_guide_es.pdfhttp://www.rotary.org/es/AboutUs/ContactUs/CDSandFinancialReps/Pages/ridefault.aspxhttp://www.rotary.org/es/AboutUs/ContactUs/CDSandFinancialReps/Pages/ridefault.aspxhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/eclub_guide_es.pdf


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Cuotas del club. Las cuotas del club se pueden cobrar con frecuenciasemanal, mensual, o trimestral, segn lo establezca el propio club, ysu monto se determina cada ao. Estas cuotas, que varan segn elclub, generalmente cubren gastos operativos tales como reuniones,comidas, obsequios para los oradores, y suministros en general.

Cuotas de admisin. Muchos clubes tienen por costumbre cobrar alos nuevos socios una cuota de admisin. Se excluye del pago de esacuota a socios que transfieren su afiliacin de un club a otro, siemprey cuando provean documentacin de su afiliacin previa. Los socioshonorarios y los rotaractianos que hayan dejado de ser socios de unclub Rotaract en los dos aos previos tambin estn exentos de lacuota de admisin. Para ms detalles, vea los artculos 11 y 7 de losEstatutos prescritos a los clubes rotarios.

Cuotas distritales. Muchos distritos mantienen fondos para financiarlos proyectos que patrocinan y apoyar la gestin y el desarrollo deRotary en el mbito local. En esos distritos, los clubes contribuyenal fondo mediante el pago de cuotas per cpita. El monto de la cuota

se aprueba anualmente en la Asamblea de distrito, la Conferencia dedistrito o el Seminario de capacitacin para presidentes electos.

Cuotas per cpita a RI. Los clubes pagan cuotas per cpita dos vecesal ao. Estas cuotas corresponden a cada socio del club. Para el aorotario 2013-2014, la cuota semestral per cpita es de 26.50 dlares1.Todas las cuotas, incluidas las cuotas prorrateadas, deben pagarse ams tardar el 1 de julio y el 1 de enero. (En la pgina 8 se incluye unmodelo de factura). El club abona cuotas per cpita prorrateadas aRotary International por cada socio nuevo que ingrese al club en eltranscurso de ese perodo semestral; el monto por cada mes completode afiliacin equivale a la doceava parte de la cuota per cpita anual.

Las cuotas per cpita financian los gastos operativos generales deRI, tales como la produccin de publicaciones en diversos idiomas,el apoyo administrativo a los clubes, distritos y proyectos, lacapacitacin y los recursos ofrecidos a los dirigentes entrantes delclub, y el mantenimiento de la pgina web de RI.

Cargos de RI.Adems de las cuotas ordinarias, los rotarios debenpagar las suscripciones a la revista, las cuotas para el Consejo deLegislacin y otros gastos. Los pagos correspondientes a The Rotariano la publicacin regional Revista Rotariadeben enviarse junto conlas cuotas semestrales. Los pagos de suscripcin a cualquiera de lasdems revistas regionales deben enviarse directamente al director de

la revista en cuestin. Dos rotarios que residen en la misma direccinpueden subscribirse a The Rotarian de manera conjunta.

1Las cuotas son establecidas por el Consejo de Legislacin trienal.

Alrededordel mundo

Los clubesrotarios deAustraliadeben pagarun impuestoa los bienes y

servicios por loscargos de RI y lascuotas distritalesy del club, ytambin por sussubscripcionesa revistasregionales.
http://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/constitution_club_es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/constitution_club_es.pdf


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Seguimiento/control.Le recomendamos utilizar un sistema defacturacin para llevar un buen control de las cuotas del club,del distrito y de RI. Enve a cada socio un estado de cuenta coninformacin sobre desembolsos recientes y toda deuda pendiente,adems de cargos adicionales tales como el costo de las comidas.Incluya en los estados de cuenta el saldo pendiente y el plazo para su

pago, y distribyalos con la debida anticipacin. Enve recordatoriosa los socios morosos o mantenga al secretario del club al tanto dela situacin. Antes de distribuir los estados de cuenta, asegrese deque todos los socios estn familiarizados con el proceso de pago y losplazos.

Modelo de calendario de cobranza de cuotas y pagos(basado en un ciclo trimestral de cobranzas)

Cobranza de cuotas Pago de cuotas

Julio

AgostoSeptiembre

Cobro de las cuotas

del clubEnvo de recordatoriosEnvo de facturas

Pago del SAR

OctubreNoviembreDiciembre

Cobro de las cuotasdel clubEnvo de recordatoriosEnvo de facturas

Pago de cuotasdistritales

EneroFebreroMarzo


Pago del SAR

AbrilMayoJunio


Pago de cuotasdistritales

Informe semestral.RI enva un informe semestral (SAR) a cadasecretario de club a finales de junio para el perodo de facturacin dejulio, y a finales de diciembre para el perodo de facturacin de enero.

El informe tiene dos secciones: Una lista de afiliados al club segn los registros de RI, la cual sirve

de base para los clculos de facturacin. Esta lista debe ser puestaal da por el secretario del club.

Una factura por las cuotas per cpita y prorrateadas, cargos delConsejo de Legislacin y subscripciones a revistas. El tesorero esresponsable por esta seccin y debe calcular lo que el club debe,usando para ello la hoja de trabajo incluida en el paquete (vea unejemplo en la pgina 8).

En algunospases, loscambios alreglamentodel club (porejemplo,aumentos en lascuotas) deben serregistrados conorganismos delgobierno.


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District 9320 club 17441 AliwAl North, south AfricASEMI-ANNUAL DUES INVOICE-SAMPLE

inve Nme: sAr-XXXXXXXXXX

c Nme: cXXXXXXXXX

c Name: ray c X

ie Dae: (DD-MM-YYYY) 06-06-2008

De Dae: (DD-MM-YYYY) 01-07-2008

METHOD OF PAYMENT (please tick)

cek/Da rem la ri oe/ fa Agen. Payae

ROTARY INTERNATIONAL

by ed ad p://e.ayn.g/

bank/Een tane Made be bank

Paymen re: XXXXXXA. N: XXXX

A. Name: rotArY iNtErNAtioNAl

s-cde: XXXX

s/ibAN: (Y ank mang

nman ee)

Adde ne 1

Adde ne 2

cny

TOTAL AMOUNT DUE: XXXX.XX

NUMBER UNIT OF DESCRIPTION UNIT PRICE TOTALMEASURE (YOUR CURRENCY)

1 MoN P-raa De 3.92 3.92

4 MoN P-raa De 3.92 15.68

35 Mbr sem-Anna De 25.00 875.0035 Mbr cn on legan levy 1.00 35.00

35 Mbr te raan Magazne in. 12.00 420.00

SEMI-ANNUAL DUES 1349.60

CLUB BALANCE DUE INCLUDING THIS INVOICE (IN USD) ..................................................... 1349.60

TOTAL AMOUNT DUE (IN YOUR CURRENCY) ........................... 863.74

DETAIL OF TOTAL AMOUNT DUE AS OF 01/07/08

MEMBER NAME ADMISSION DATE AMOUNT BILLED NO. OF MONTHS

Jn sm 28-05-2008 3.92 1

Jane Jne 13-02-2008 15.68 4

PLEASE DETATCH ABOVE PORTION AND RETURN ORIGINAL WITH YOUR PAYMENT AND SAR MEMBERSHIP LIST

c Nme: c0000XX

cname: ray c X

D: XXXX

ie Dae: (06-06-2008)

De Dae: (01-07-2008)

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2011

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Anime al secretario del club a que mantenga al da la lista de sociosa travs de Ingreso/Rotarios, para as garantizar la exactitud de lafacturacin per cpita de su club. Usted, el secretario del club o elpresidente deben pagar el saldo debido por su club, mediante tarjetade crdito, a travs de Ingreso/Rotarios. Todos los clubes deben pagarcuotas por un mnimo de diez socios, an si el club tiene menos de diez

afiliados.

Si no recibe el SAR a finales de junio o de enero, puede imprimirlo atravs de Ingreso/Rotarioso solicitar que le enven una copia medianteun correo electrnico a [email protected], o desde la correspondienteoficina de RI en el exterior.

Es esencial abonar puntualmente las cuotas del distrito y de RI paraque su club conserve su calidad de miembro de Rotary International alda con sus obligaciones financieras, as como para tener acceso a losrecursos de la organizacin.

Cese y readmisinLos clubes que no abonen sus cuotas y cargos a RI sern cesados yno recibirn servicios de parte de RI o del distrito. La afiliacin de unclub tambin puede ser suspendida o cancelada si cualquiera de sussocios hubiese malversado fondos de La Fundacin Rotaria.

Cese

Se cancelar la afiliacin de aquellos clubes que, seis meses despusdel plazo del 1 de enero o 1 de julio, tengan saldos pendientessuperiores a los US$250 por concepto de cuotas per cpita a RI.

Aquellos clubes que no satisfagan el total de sus obligacionesfinancieras en un plazo mximo de 365 das despus de su cese

perdern su carta constitutiva y no podrn ser readmitidos.Readmisin

El club debe abonar el total de sus obligaciones financieras para conRI, incluyendo una cuota de readmisin de US$10 por cada socio,dentro de un plazo de 90 das despus del cese. Aquellos clubesque tengan menos de 10 socios debern pagar por un mnimo de 10socios.

Si han transcurrido ms de 90 das pero menos de 365 das desde elcese, el club deber abonar el total de sus obligaciones financieraspara con RI y la cuota de readmisin por un mnimo de 10 socios,y tambin deber presentar un formulario de readmisin y pagar

una cuota adicional de US$15 por cada socio. Esta cuota adicionaltambin est sujeta al requisito mnimo de 10 socios.

Dos rotariosque residenen la mismadireccin puedensubscribirse a larevista oficial demanera conjunta.

Como tesorero,usted podrconsultar losinformes deLa FundacinRotaria ysemestrales,y podr pagarsus cuotassemestralesa travs deIngreso/Rotariosen www.rotary.org. El presidenteo el secretariodel club debernactivar su acceso.
http://map.rotary.org/es/selfservice/Pages/login.aspxhttp://http//map.rotary.org/es/selfservice/Pages/login.aspxmailto:[email protected]://www.rotary.org/http://www.rotary.org/http://www.rotary.org/http://www.rotary.org/mailto:[email protected]://http//map.rotary.org/es/selfservice/Pages/login.aspxhttp://map.rotary.org/es/selfservice/Pages/login.aspx


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Baja de un socio

Si un socio no paga su cuota dentro de los 30 das posteriores al plazoestablecido, el secretario del club le enviar una notificacin porescrito informndole de la cantidad pendiente y dndole un plazoabsoluto para su pago. De no cumplir con las cuotas pendientes dentro

de los diez das siguientes a la fecha de la notificacin, su calidad desocio podra cesar, a discrecin de la junta directiva. El socio podrreincorporarse al club una vez saldadas todas sus deudas pendientes,con previa solicitud y autorizacin de la directiva.

Antes de aceptar la transferencia de un antiguo Rotario, losclubes deben obtener un certificado del club previo confirmando alcandidato como socio, y una verificacin de que no tiene ningunadeuda pendiente. Ningn socio en perspectiva puede afiliarse a unnuevo club hasta que haya saldado todas sus deudas para con suclub anterior.

Informes sobre la situacin financiera del clubComo parte de sus responsabilidades, usted deber presentar informesmensuales a la directiva, informacin actualizada a los socios y uninforme anual detallado sobre la situacin financiera del club. En lasreuniones de la directiva, d a conocer los ingresos y gastos mensualesdel club, el estado de las actividades de recaudacin de fondos yel presupuesto general. El contenido de los informes a la directivavariar segn el tamao y nivel de actividad del club. En el anexo 3encontrar una muestra de esos informes.

Una de sus responsabilidades principales como tesorero ser elregistro preciso de todas las operaciones financieras del club. Es muyimportante que los montos de los saldos y desembolsos registradosen las actas de las reuniones de la directiva y del club coincidan conla actividad financiera real. Todos los registros deben preservarseen caso de que el club deba rendir cuentas sobre el uso de los fondosdurante un perodo de tiempo especfico. Consulte con las autoridadeslocales sobre las leyes que rigen la conservacin de documentos.

Las transacciones financieras del club deben ser revisadas anualmentepor un contador titulado. En algunos clubes, el tesorero es la personaresponsable de presentar la declaracin de impuestos por parte delclub. Familiarcese con las leyes impositivas de su pas. Es probable

que el club deba cumplir ciertos requisitos si mantiene cuentasseparadas para becas o fundaciones, o si tuviera personera jurdica.Consulte con un experto, ya sea un socio del club o un residente de lacomunidad en general, sobre cualquier duda que tuviera con respectoa las normas impositivas.

Alrededordel mundo

Los requisitosde conservacinde documentosvaran endistintas partesdel mundo. Enalgunos pasesse requiere suconservacinindefinida, y

en otros seespecifica unnmero de aos.Consulte lasleyes localesy establezcauna polticade archivo yconservacin dedocumentos quecumpla con ellas.


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Colaboracin con La Fundacin RotariaLa Fundacin Rotaria es el ente filantrpico de Rotary Internationaly se financia exclusivamente mediante contribuciones voluntariasde rotarios y amigos de la Fundacin. Las subvenciones ofrecidaspor La Fundacin Rotaria hacen posible a los rotarios impulsar el

entendimiento mundial, la paz y la buena voluntad a travs de mejorasde la salud, apoyo a la educacin y mitigacin de la pobreza. Comotesorero del club, es muy probable que su trabajo con la Fundacinconsista en enviar las contribuciones recaudadas, ayudar en lapresentacin de solicitudes de subvenciones y supervisarlas unavez recibidas. Si tuviera preguntas especficas con respecto a laFundacin, comunquese con el presidente del comit de La FundacinRotaria de su club o distrito.

Contribuciones.Las contribuciones a la Fundacin son un rubrocompletamente independiente de las cuotas que se abonan a RotaryInternational. Las contribuciones, ya sean por parte del club o

individuales, pueden efectuarse en cualquier momento a travs dewww.rotary.orgo por medio de transferencia bancaria, tarjeta decrdito, giro bancario, cheque, o cheque de viajero, y deben efectuarsea nombre de The Rotary Foundation (no de Rotary International).En algunos pases se otorgan beneficios tributarios a los donantes. Situviera preguntas al respecto, consulte con la oficina en el exteriorcorrespondiente a su regin.

Las contribuciones deben enviarse a la Fundacin junto con elnombre del donante y el destino especfico de los fondos (por ejemplo,PolioPlus o el Fondo Anual). Se puede hacer donaciones directas atravs de www.rotary.org/es/contribute(mtodo preferencial) o conel Formulario de contribucin a LFR Amrica Latina(123-ES)o elFormulario de contribucin a LFR Espaa. Las aportaciones directaspor estos mtodos permiten a la Fundacin procesar los ingresosde manera ms rpida y expedir un comprobante para los fines decontabilidad o de impuestos del donante.

Los clubesrotarios de losEstados Unidos

y Puerto Ricodeben cumplircon el requisitode obtenerun nmero deidentificacinde empleador(similar alnmero deseguro socialindividual)y usarlo alcompletar el

formulario 990con el InternalRevenue Service(Direccin deRentas Internas).De lo contrariose le podranimponer multas.
http://www.rotary.org/eshttp://www.rotary.org/es/contributehttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/123es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/123es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/123es_spain.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/123es_spain.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/123es.pdfhttp://www.rotary.org/es/contributehttp://www.rotary.org/es


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Cuando se hagan remesas conjuntas de donaciones mltiples, losdonantes deben utilizar el Formulario para notificar aportacionesmltiples(094-EN) (en ingls), en el cual debern indicar el destinode los fondos y los nombres de todos los contribuyentes, a fin de quereciban el comprobante para fines impositivos y el reconocimientocorrespondiente.

Amrica Latina 123-ES(1011)

Amrica Latina

Para efectuar contribuciones visite al www.rotary.org/es/contribute.

1.

Tipo de donante: (marque uno) Persona Club Rotario Club Rotaract o Interact Distrito Empresa

Organizacin o Fundacin caritativa Otro

Nombre Node socio

Nombre del club Node club Node distrito

Direccin

Ciudad Estado/Provincia/Departamento

Pas Cdigo postal

elfono durante el da Correo electrnico

. /: ( )

Fondo Anual SHARE Fondo Permanente Fondo Mundial Centros de Rotary pro Paz

PolioPlus Fondo Permanente SHARE

Otro Node la subvencin aprobadat (obligatorio)

.

Importe de la contribucin: Moneda

Tipo de pago:(marque uno)

Tarjeta de crdito Visa MasterCard American Express Discover Card JCB

Hgala una contribucin peridica: Mensual rimestral Anual (Seleccione mes)

Node tarjeta de crdito Fecha de expiracin al dorso*

Nombre tal y como aparece en la tarjeta de crdito Firma

Cheque A la orden de Te Rotary Foundation. Node cheque

Transferencia electrnica Fecha

.

Fecha de presentacin del reconocimiento Noenviar reconocimiento Prefiero que mi contribucin sea annima

Enve reconocimiento a: (marque uno; si queda sin marcar,el reconocimiento se enviar al presidente de club)

Donante Presidente de club Gobernador de distrito Otro (incluya informacin abajo)

Nombre Direccin

Ciudad/Estado/Provincia/Departamento Pas/Cdigo postal

. ( )

Nombre elfono durante el da

Correo electrnic o Fecha

Srvase enviar el formulario cumplimentado una sola vez.Para efectuar contribuciones visite a www.rotary.org/es/contribute.Direccin postal: Te Rotary Foundation,14280 Collections Center Drive,Chicago,IL 60693 EE.UU.Correo electrnico: [email protected]: +1 847 328 4101. Para ms informacin,o para efectuar contribuciones por telfono: 1-866-9ROARY (1-866-976-8279).*Elcdigo de verificacin esun nmero de tres dgitosque aparece aldorsode su tarjeta de crditoo de dbito. Para AMEX, esun nmerode 4 dgitosque aparece en elfrente de la tarjeta.

Normalmente aparece despusde los nmerosde la tarjeta.

En casode solicitar artculosde reconocimientopara personasque nosean eldonante, srvase cumplimentar elFormulario de transferencia de reconocimientoSoc ioPaul Harris.

Cdigo

M M A A

Espaa 123-ES(1011)

Espaa

Para efectuar contribuciones visite al www.rotary.org/es/contribute.

En casode solicitar artculosde reconocimientopara personasque nosean eldonante, srvase cumplimentar elFormulario de transferencia de reconocimiento SocioPaul Harris.

1.

Tipo de donante:(marque uno) Persona Club Rotario Club Rotaract o Interact Distrito Empresa

Otro

Nombre Node socio

Nombre del club Node club Node distrito

Direccin

Ciudad Provincia

Pas Cdigo postal

Telfono durante el da Correo electrnico

. /: ( )

Fondo Anual SHARE Fondo Permanente Fondo Mundial Centros de Rotary pro Paz

PolioPlus Fondo Permanente SHARE

Otro Node la subvencin aprobadat (obligatorio)

.

Importe de la contribucin: Moneda

Tipo de pago:(marque uno)

Tarjeta de crdito Visa MasterCard American Express Discover Card JCB

Hgala una contribucin peridica: Mensual Trimestral Anual (Seleccione mes)

Node tarjeta de crdito Fecha de expiracin al dorso*

Nombre tal y como aparece en la tarjeta de crdito Firma

Transferencia electrnica Fecha

.

Fecha de presentacin del reconocimiento Noenviar reconocimiento Prefiero que mi contribucin sea annima

Enve reconocimiento a: (marque uno; si queda sin marcar,el reconocimiento se enviar al presidente de club)

Donante Presidente de club Gobernador de distrito Otro (incluya informacin abajo)

Nombre Direccin

Ciudad/Provincia Pas/Cdigo postal

. ( )

Nombre Telfono durante el da

Correo electrnico Fecha

Srvase enviar el formulario cumplimentado una sola vez a la oficina de RI de Europa y frica: Rotary International,Witikonerstrasse 15,CH-8032 Zurich,Suiza. Correo electrnico: [email protected]: +41 44 422 5041.*El cdigode verificacin esun nmerode tres dgitosque aparece aldorso de sutarjeta de crditoo de dbito. Para AMEX, esun nmerode 4 dgitosque aparece en elfrente de la tarjeta.

Normalmente aparece despusde los nmerosde la tarjeta.

Cdigo

M M A A

Complete this form when submitting a single contribution reflecting the combined gifts of multiple club members.Please do not send cash.

Contributions to credit Rotary Club ofClub Name Club # District #

Individualcompletingthis form:Name Telephone E-mail Date

CONTRIBUTION METHODCredit Card Contribution To Credit Multiple Donors(Disregard this section if contributing by check or wire transfer.)

Check(payable to The Rotary Foundation)

Credit Card (Complete credit card section.)

MasterCard Visa Discover

American Express Diners Club

Wire Transfer(Notify appropriate RI office for instructions.)

Credit Card Number Expiration Date Security Code

Name as it appears on card

Signature of cardholder

Please provide each individual donors membership ID, name, and personal contribution amount. Membership ID numbers may be obtained from the clubsecretary and are also listed on the Club Recognition Summary (CRS). Acontribution of any amount, from every Rotarian, will truly make a difference.

NOTE: Changes to designation can only be requested within 90 days of gift receipt date within current Rotary year.

Contribution Designation(choose one):

Staple Check Here

THANK YOU! 094-EN(808)

Individual Donor Details(Identify and allocate individual contribution amounts.)

Membership ID # Donor Name(as appears on CRS)

ContributionAmount

Membership ID # Donor Name(as appears on CRS)

ContributionAmount

1. 11.

2. 12.

3. 13.

4. 14.

5. 15.

6. 16.

7. 17.

8. 18.

9. 19.

10. 20.

Total (Amount of contribution submitted)

Please do not enclose any additional correspondence. For contribution orrecognition questions, please call The Rotary Foundation Contact Centerat 866-9-ROTARY(866-976-8279), or contact the RI office that services yourarea. If using a credit card, please submit by faxing to The Rotary Foundationat 847-328-5260. Please send only once. Duplicate requests may result induplicate charges.

Annual Programs Fund(eligible for SHARE)

World Fund

PolioPlus

Humanitarian Grant #

United StatesThe Rotary Foundation14280 Collections Center DriveChicago, IL60693 USA

CanadaThe Rotary Foundation (Canada)Box B9322, P.O. Box 9100Postal Station FToronto, ON M4Y3A5Canada

Please send your contributions to the appropriate address:

THEROTARYFOUNDATION

MULTIPLEDONORFORM

M M Y Y

Clear
http://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/094en.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/094en.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/094en.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/094en.pdf


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Enve las contribuciones de los socios a la direccin apropiada:2

En los Estados Unidos:

The Rotary Foundation14280 Collections Center DriveChicago, IL 60693

En Canad:The Rotary Foundation (Canada)c/o 911600PO Box 4090 STN AToronto, ON M5W 0E9

Fuera de los Estados Unidos y Canad:

La oficina internacional o el agente financiero ms cercano para losclubes de su pas. Consulte el Directorio Oficial(007) para obtener lainformacin de contacto.

Adems de donativos monetarios, se acepta contribuciones talescomo acciones burstiles, valores, plizas de seguro de vida, bienes

races y legados testamentarios. Comunquese con la Seccin deAdministracin de Donaciones de La Fundacin Rotaria en la Sede deRI si desea informacin para tramitar este tipo de contribuciones.

A fin de que las contribuciones a La Fundacin Rotaria se acreditenpara el ao rotario en curso, deben recibirse a ms tardar el 30 dejunio. Las contribuciones recibidas con posterioridad al 30 de juniose acreditarn al ao rotario entrante. Para recibir los beneficiostributarios correspondientes, los donantes deben enviar suscontribuciones antes de finalizar el ao fiscal en sus respectivos pases.

Reclasificacin de contribuciones.La Fundacin Rotaria no acepta otramita correcciones al destino de donativos hechos en aos rotarios

anteriores. Toda correccin o reclasificacin deber hacerse dentro delos 90 das calendarios a partir de fecha en que se recibi la donacin ydentro del mismo ao rotario.

Subvenciones. Las subvenciones otorgadas por La FundacinRotaria brindan apoyo econmico a los proyectos de servicio de losclubes. Si su club recibe una subvencin, deber garantizar la buenaadministracin de los fondos y cumplir con todos los requisitos depresentacin de informes, segn las normas establecidas por laFundacin. Para ello, coordine con el comit de La Fundacin Rotariadel club.

Clubes con fundaciones propias.Si su club cuenta con una fundacin,o planea establecer una, asegrese de que funcione bajo las leyeslocales. En algunos pases, las fundaciones deben inscribirse con unaentidad gubernamental u observar normas especficas. Por ejemplo,los clubes que reciben contribuciones para sus propias fundacionesdeben emitir un comprobante para crditos tributarios en nombrede la fundacin. Consulte con las autoridades fiscales sobre lapresentacin de la documentacin requerida.

2Las direcciones indicadas son slo para contribuciones monetarias. Favor de noenviar correspondencia o donativos no monetarios a estas direcciones.

Alrededordel mundo

En India, losclubes quese registranbajo la Ley deRegulacin deContribucionesExtranjeras

tienen menosposibilidades desufrir demorasen el recibo desubvencionesde La FundacinRotaria.

Si tuvierapreguntas,pngase encontacto conla oficinainternacionalms cercana ocon los agentesde finanzas definanzas de RI,localizados enBangladesh,Chile, Colombia,Nigeria, Pakistn,Per, Sudfrica,Sri Lanka,Tailandia yVenezuela.


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Los cheques enviados a La Fundacin Rotaria por la fundacin delclub sern tramitados como donaciones de esta ltima entidad. Silas contribuciones van acompaadas con el nombre de los donantes,stos recibirn nicamente los puntos de reconocimiento que lescorrespondan. La Fundacin Rotaria no dar comprobantes paracrditos tributarios; esa responsabilidad le corresponde a la fundacin

del club.

Preparacin del presupuestoUna de sus funciones como miembro de la directiva de su club es lade colaborar en la preparacin del presupuesto para el ao entrante.Antes de establecer el presupuesto, analice el historial financierodel club para determinar las posibles fuentes de ingresos y las reasde gastos, y revise los planes para el ao junto a los funcionariosentrantes del club. Los ingresos y gastos deben registrarse en doscategoras separadas en el presupuesto: fondos operativos y fondospara fines filantrpicos. Se recomienda tambin establecer un fondode reserva para cubrir cualquier gasto imprevisto. Algunos clubescalculan este fondo de reserva basndose en sus costos operativosanuales.

El modelo de presupuesto incluido en el anexo 2 le ayudar a prepararel presupuesto del club. El presupuesto final debe ser aprobado por ladirectiva.

Formacin de su sucesorConverse con su sucesor tan pronto como ste sea nombrado einfrmele sobre las funciones del cargo, de manera que el nuevotesorero est debidamente preparado para asumir su puesto el 1 dejulio. Pasen revista a los procedimientos contables y de presentacinde informes, y ofrezca sugerencias para la elaboracin delpresupuesto y la administracin de los fondos del club. Si es posible,pdale al tesorero entrante que lo ayude con sus responsabilidadeshabituales. Tras la ltima reunin del club en junio, entrguele todoslos fondos, libros de contabilidad y dems materiales del club quetenga en su poder.

RecursosLos siguientes recursos lo ayudarn a cumplir sus responsabilidadescomo tesorero:

Mantener una seccin de su club en www.rotary.org/es (pulse elbotn para Socios), dirigida a ayudar a los lderes del club a reunirinformacin sobre operaciones efectivas, incluyendo vnculos atemas administrativos, de afiliacin, relaciones pblicas y proyectosde servicio, as como materiales de La Fundacin Rotaria y pginasde recursos para clubes.
http://www.rotary.org/eshttp://www.rotary.org/es


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Ingreso/Rotarios: Ayuda a los rotarios a gestionar asuntosrelacionados con la organizacin. Regstrese para consultar lainformacin del club.

Reglamento que se recomienda a los clubes rotarios:Normas quese recomiendan para las finanzas y operaciones del club, que debenadaptarse a las necesidades de cada club.

Estatutos prescritos a los clubes rotarios: el documento bsico paratodos los clubes rotarios.

Formulario de contribucin a LFR Amrica Latina(123-ES)o elFormulario de contribucin a LFR Espaay el Formulario paranotificar aportaciones mltiples(094-EN) (en ingls). Formulariosoficiales para el envo de contribuciones individuales o mltiples.Como referencia, visite www.rotary.org/contribute.

Representante de Apoyo a Clubes y Distritos o Finanzas de RI:Personal de RI en la Sede y las oficinas en el exterior, disponiblepara brindar informacin sobre temas administrativos o remitir laspreguntas a las personas adecuadas para responderlas.

Centro de Contacto de La Fundacin Rotaria: un equipo disponiblepara responder toda clase de preguntas. Desde Estados Unidos yCanad, se les puede contactar escribiendo a [email protected] llamando al +1 866 9 ROTARY (866 976 8279). Los rotarios defuera de Norteamrica deben ponerse en contacto con oficina de RIque les presta servicio.

Comit Distrital de Finanzas: un grupo de rotarios expertosen finanzas que supervisa los fondos del distrito, en estrechacolaboracin con el gobernador y los clubes del rea.

Asistente del gobernador: Rotario designado para colaborar con elgobernador en la administracin de los clubes que se le asignen.

Tesoreros y miembros de la directiva del club, actuales o previos:Rotarios con conocimiento sobre el cargo de tesorero y losprocedimiento e historial del club.
http://www.rotary.org/es/selfservice/Pages/login.aspxhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/bylaws_club_es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/constitution_club_es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/123es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/123es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/123es_spain.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/094en.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/094en.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/094en.pdfhttp://www.rotary.org/es/aboutus/contactus/cdsandfinancialreps/Pages/ridefault.aspxmailto:[email protected]:[email protected]:[email protected]:[email protected]://www.rotary.org/es/aboutus/contactus/cdsandfinancialreps/Pages/ridefault.aspxhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/094en.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/en_pdf/094en.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/123es_spain.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/123es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/constitution_club_es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/bylaws_club_es.pdfhttp://www.rotary.org/es/selfservice/Pages/login.aspx


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Prcticas financieras

Le recomendamos llevar a cabo las mejores prcticas financierasincluidas en este captulo durante su perodo como tesorero, para asproteger los activos de su club y para protegerse a usted mismo y alpropio club de cualquier responsabilidad civil en caso de disputas.Consulte con el tesorero saliente para conocer los controles yaestablecidos y cules necesitar establecer usted cuando entre enfunciones.

Gestin de riesgosLa gestin de riesgos es el proceso de planificar, organizar, dirigir ycontrolar las actividades de una organizacin para reducir al mnimo

los efectos negativos de cualquier prdida accidental. Como tesorero,usted tendr la capacidad de reducir los riesgos y resguardar a lossocios del club, los participantes de sus programas y los activos.Al planificar actividades y eventos, tome en cuenta tres preguntasbsicas:

Qu puede salir mal?

Si algo sale mal, cmo responderemos el club o yo?

Cmo se cubrir el costo de cualquier prdida?

MANUAL DEL TESORERO DEL CLUB 16 PRCTICAS FINANCIERAS

2


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Si hay alguna posibilidad significativa de que algo salga mal, puedeminimizar los riesgos mediante las siguientes acciones:

Abstenerse de llevar a cabo la actividad o evento.

Modificar la actividad o evento para reducir el riesgo.

Preparar un plan para responder a los posibles problemas.

Buscar otra organizacin que acceda a participar y compartir elriesgo.

Aunque hacer negocios basados en acuerdos verbales y pactos decaballeros es comn, RI recomienda que su club utilice contratos porescrito, firmados por las partes involucradas. Al negociar un contrato,lalo por entero para entenderlo fehacientemente. Conserve todos losdocumentos legales durante varios aos despus del evento, en caso deque haya algn reclamo posterior.

Se pide a los clubes que obtengan asesora legal y de seguroscon respecto a la proteccin contra responsabilidades civiles. Laproteccin puede darse mediante la adquisicin de personera jurdica

del club (o sus actividades) o mediante la adquisicin de plizas deseguros.

Los clubes de Estados Unidos, sus territorios y sus posesiones tienencobertura automtica de responsabilidad general y de responsabilidaden prcticas de empleo por parte de directores y funcionarios, atravs de un programa negociado por RI y pagado por todos los clubesactivos en los EE.UU. junto con sus informes semestrales de cuotas.Se recomienda a los clubes localizados fuera de los Estados Unidosque adquieran esos seguros, si no los tienen ya. Consulte elManual deProcedimiento(035-ES) para obtener ms informacin al respecto.

Controles financierosLos controles financieros son necesarios para el funcionamientoapropiado del club, para una buena administracin de los fondos y parasu proteccin y la del club contra cualquier acusacin de malversacinde fondos. Establecer procedimientos estndar lo ayudar a cumplireficazmente con las responsabilidades del cargo de tesorero. Si suclub an no lo ha hecho, considere la posibilidad de establecer lossiguientes controles financieros:

Enviar los informes financieros por correo electrnico a losmiembros de la directiva del club para que los revisen antes de

presentarlos formalmente. Incluir un perodo de preguntas y respuestas despus de presentar

el informe financiero mensual a la directiva.

Pedir al presidente del club que abra y revise todos los estados decuenta bancarios antes de que usted los reciba.

Revisar los estados de cuenta bancarios mensuales y reconciliar lastransacciones con los registros del club.
http://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/035es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/035es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/035es.pdfhttp://www.rotary.org/RIdocuments/es_pdf/035es.pdf


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Establecer el requisito de que en todo cheque o retiro figure ms deun firmante.

Actualizar las firmas a medida que cambian los funcionarios y lasresponsabilidades.

Delegar responsabilidades financieras. Por ejemplo, asignar adiferentes funcionarios del club tareas como reconciliacin de losestados de cuenta bancarios, mantenimiento del libro mayor generaly revisin de los estados financieros, firma de cheques y depsitos yretiros de las cuentas bancarias.

Solicitar al presidente de un evento que autorice con su firma losgastos para fines filantrpicos.

Requerir autorizacin de la directiva para gastos operativos queexcedan una cantidad determinada.

Establecer lmites de tiempo para el cargo de tesorero del club.

Crear un proceso para facilitar la transicin de un tesorero a otro.

Mantenerse al da sobre las normas y leyes fiscales.

Nombrar un comit de finanzas que supervise el uso de los fondos yel plan de sucesin.


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Anexo 1: Lista de control de las mejores prcticaspara tesoreros de club

Completar las tareas incluidas en esta lista de control le ayudar a garantizar la transparenciay el profesionalismo de sus prcticas financieras.

Mensualmente Recaude y registre las cuotas de los socios del club para cubrir los pagos a RI (dos veces alao), as como al club y al distrito (segn lo establecido)3

Lleve a cabo de forma puntual el mantenimiento bsico de las cuentas, incluyendoreconciliaciones de estados bancarios, depsitos y pago de cuentas.

Trabaje con los comits del club para asegurarse de que sus gastos no excedan delpresupuesto.

Rinda informes sobre el estado de las cuentas del club con respecto al presupuesto en las

reuniones mensuales de la directiva.

Anualmente Administre el presupuesto preparado por el tesorero previo y la directiva del club.

Prepare un presupuesto para el siguiente ao.

Establezca cuentas bancarias independientes para gastos operativos y filantrpicos, y asignedos firmantes a cada cuenta.

Asegrese de que el club tenga procedimientos establecidos para enviar donaciones aLa Fundacin Rotaria y pagos a Rotary International.

Infrmese sobre las leyes locales concernientes a donativos financieros y asegrese que se

cumplan. Inscriba su club en la correspondiente dependencia gubernamental, si se requiere.

Presente la documentacin de impuestos del club si as lo requiere el cdigo impositivo localo nacional.

Asegrese de que el informe financiero anual sea revisado por un contador titulado que noparticipe en el manejo regular de los fondos del club.

Asegrese de que el club cuente con un proceso efectivo para informarse sobre las mejoresprcticas financieras y para transmitir ese conocimiento a los funcionarios entrantes.

Si su club tiene una fundacin, asegrese de que esta es administrada de acuerdo a las leyeslocales.

Revise las facturas de cuotas semestrales junto al secretario de su club y asegrese de que

se cumpla con el requisito de pagar el saldo el 1 de julio y el 1 de enero.

Revise todos los documentos electrnicos e impresos al final de su perodo como tesorero.Conserve todos los archivos necesarios para su sucesor, y deshgase de los otros.

3Las cuotas se pueden cobrar semanalmente, mensualmente, trimestralmente, o semestralmente, segn lodecida cada club.


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Anexo 2: Modelo de presupuesto

Club Rotario de

Presupuesto para el ao fiscal que comienza el 1 de julio de

INGRESOS

Sumapresupuestada elao anterior

Ingresos realesel ao anterior

Saldo a favor oen contra el aoanterior

Ingresoscalculados paraeste ao

OPERATIVOS

Cuotas

Cuotas de ingreso4

Ingresos provenientesde visitantes

Otros ingresos

Subtotal

INGRESOS PARA FINES FILANTRPICOS

Donaciones paraproyectos del club

Actividades derecaudacin de losclubes

Otros ingresos

Subtotal

TOTAL DE INGRESOS

4En base al nmero de nuevos socios que se proyecta para el ao.


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GASTOS


Gastos reales elao anterior


Gastos calculadospara este ao

OPERATIVOS

Oficina del secretario

Distintivos/grabado

Franqueo y casillapostal

Material impreso

Papelera

Telfono/Fax

Informe anual

Albergue de pginaweb

Alquiler

Suministros varios

Otro

Subtotal

Cuotas del distrito

Subtotal

Rotary International

Cuotas

Suscripciones

Seguro deresponsabilidad

civil5

Convencin de RI

Consejo deLegislacin

Otro

Subtotal

5Segn corresponda.


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GASTOS


Gastos reales elao anterior


Gastos calculadospara este ao

GASTOS CON FINES FILANTRPICOS

Donaciones a LaFundacin Rotaria

Proyectos de losclubes (enumerar

individualmente)

Gastos de comits

Proyectos deservicio

La FundacinRotaria

Otros gastos filantrpicos

Subtotal

TOTAL DE GASTOS


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Anexo 3: Modelo de informe a la Directiva

CLUB ROTARIO DE

Modelo de balance general

Al 30 de junio de 20XX

Activos 30 de junio de 20XX

Efectivo en el banco para gastos operativos $3,800Efectivo en el banco para fines filantrpicos 2,795Efectivo en cuenta de ahorro 4,300

SUBTOTAL $10,895

Activo fijo

Computadora porttil $2,325

Proyector LCD 875Otros -SUBTOTAL $3,200

Total Activo $14,095

Pasivo

Cuentas por pagar por reuniones: comidas $300Cuentas por pagar a La Fundacin Rotaria 300TOTAL Pasivo $600

Patrimonio neto del clubPatrimonio inicial $8,630Ganancias lquidas 4,865Patrimonio final $13,495

Total pasivo y patrimonio neto del club $14,095


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ROTARY CLUB X

Sample Statement of Income/Expenses

For the Year Ended 30 June 20XX

Over/(under) Over/(under)

Actual Budgeted budget Actual Budgeted budget

INCOME

Operations

Membership dues $1,300 $1,200 $100 $15,600 $14,400 $1,200

Income from visiting Rotarians $175 $167 $8 2,100 2,000 100

Admission fees 250 - 250 500 - 500SUBTOTAL $1,725 $1,367 $358 $18,200 $16,400 $1,800

Charitable

Fundraisers $4,000 $800 $3,200 $10,000 $9,600 $400

Contributions received 300 300 - $3,600 $3,600 -

Investment income 16 10 6 $180 $120 60

SUBTOTAL $4,316 $1,110 $3,206 $13,780 $13,320 $460

TOTAL INCOME $6,041 $2,477 $3,564 $31,980 $29,720 $2,260

EXPENSES

Operations

Meetings

Meals 300$ 292$ $8 3,600$ 3,500$ 100$

Other 15 16 (1) 180 200 (20)SUBTOTAL 315$ 308$ 7$ 3,780$ 3,700$ 80$

Administrative costs

Badges 10$ 3$ $7 50$ 35$ 15$

Banners 35 15 20 200 180 20

Office supplies 30 33 (3) 360 400 (40)

Web hosting 25 27 (2) 300 325 (25)

SUBTOTAL 100$ 78$ 22$ 910$ 940$ (30)$

Club committees

Administration 80$ 30$ 50$ 325$ 360$ (35)$

Membership 30 30 0 360 360 0

Public Relations 128 130 (2) 1,500 1,560 (60)

Service Projects 110 120 (10) 1,320 1,440 (120)

The Rotary Foundation 30 40 (10) 360 480 (120)

Other 3 5 (2) 25 60 (35)

SUBTOTAL 381$ 355$ 26$ 3,890$ 4,260$ (370)$Rotary International

Per capita dues 125$ 104$ 21$ 1,500$ 1,250$ 250$

Magazine subscriptions 20 21 (1) 240 250 (10)

Insurance 48 50 (2) 600 600 0

SUBTOTAL 193$ 175$ 18$ 2,340$ 2,100$ 240$

RI and District Meeting

RI Convention 1,200$ 1,500$ (300)$ 1,200$ 1,500$ (300)$

District conference 175 17 158 175 200 (25)

Presidents-elect training seminar 645 600 45 645 600 45

District assembly 75 4 71 75 50 25

Other 0 0 0 0 0 0

SUBTOTAL 2,095$ 2,121$ (26)$ 2,095$ 2,350$ (255)$

Miscellaneous

Bank charges 5$ 10$ (5)$ 60$ 120$ (60)$

Flowers 20 20 0 240 240 0Gifts for retiring officers 125 10 115 125 120 5

Gifts for speakers 15 10 5 175 120 55

SUBTOTAL 165$ 50$ 115$ 600$ 600$ -$

Charitable

Contributions to charitable or civic activities 300$ 600$ (300)$ 7,400$ 7,200$ 200$

Contributions to The Rotary Foundation 0 300 (300) 3,700 3,600 100

Service projects 0 200 (200) 2,400 2,400 0

SUBTOTAL 300$ 1,100$ (800)$ 13,500$ 13,200$ 300$

TOTAL EXPENSES 3,549$ 4,187$ (638)$ 27,115$ 27,150$ (35)$

NET INCOME 2,492$ (1,710)$ 4,202$ 4,865$ 2,570$ 2,295$

For the Month Ended 30 June For the Year Ended 30 June


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MANUAL DEL TESORERO DEL CLUB 26

Para la Asamblea de distrito

Anexo 4: Preguntas para las sesiones de discusindurante la Asamblea de distrito

Repase estas preguntas antes de asistir a la Asamblea del distrito. Compare sus impresionescon los lderes entrantes y salientes del club.

Cules son las principales responsabilidades del tesorero de su club?

Cmo se puede preparar para su perodo como tesorero?

Qu actividades de recaudacin de fondos podra realizar su club este ao, y cmo debeparticipar en su calidad de tesorero?

Quines pueden apoyarlo en su club y su distrito?

Cmo puede trabajar con otros lderes y comits del club para administrar los fondos demanera responsable?

Establezca un objetivo para el ao entrante. De qu manera apoya a los objetivos de largoplazo de su club?

Qu problemas podran presentarse, y cmo podra usted responder a ellos o anticiparlos?


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Hoja de trabajo 1:Notas


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Hoja de trabajo 2: Metas

Use esta hoja de trabajo para proponer un objetivo de largo plazo y objetivos anuales para unperodo de tres aos que ayuden a alcanzarlo. Asegrese de que sus objetivos sean:

Compartidas.Las personas que participan en el establecimiento de una meta y en eldesarrollo de estrategias para alcanzarla asumen el compromiso de lograrla.Mesurables.Los objetivos deben proporcionar puntos tangibles para alcanzar.Estimulantes. Los objetivos deben ser ambiciosos e ir ms all de aquello que su club halogrado antes.Asequibles.Los rotarios deben tener la posibilidad de lograr el objetivo planteado con losrecursos a su disposicin.Con plazos especficos.Las metas deben alcanzarse dentro de cierto plazo o cronograma.

Meta de largo plazo (meta de tres aos para el club)

Meta del ao 1

Meta del ao 2

Meta del ao 3


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Hoja de trabajo 3: Plan de accin

Escriba en este espacio una meta anual tomada de su hoja de trabajo de objetivos. Luego,determine los pasos que se deber seguir para lograrla.

Meta anual:

Paso a seguirQuin serresponsable?

Cunto tiempotomar este paso?

Cmo se medirel progreso?

Qu recursosestn disponibles?

1.

2.

3.

4.

5.

Recursos que se necesita:


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Hoja de trabajo 4: Estudios de caso detesoreros de club

Lea cada uno de los estudios de caso incluidos aqu y responda las preguntas. Use la hoja detrabajo de plan de accin de estudios de caso que encontrar en la pgina 33.

Estudio de caso 1

Usted es el nuevo tesorero del Club Rotario de Oakport. Su antecesor ha ejercido el cargodurante los ltimos cuatro aos. El club tiene una cuenta bancaria con US$10.000, la cualha sido transferida a su nombre. El suyo es el nico nombre en esa cuenta. La revisinfinanciera ms reciente del club ocurri hace ms de cinco aos

Efectuara usted otra revisin financiera?

De qu manera modificara los procedimientos para administrar las finanzas del club?


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Estudio de caso 2

El Club Rotario de Puerta Villa es una entidad pequea. Un mismo socio ha estado a cargode las funciones de secretario y tesorero durante varios aos. Sin embargo, este socio dejel club en tiempos recientes por motivos de salud. Aunque este club no suele ser flexible encuanto a los cambios, usted tiene un nmero de ideas innovadoras que le gustara poner enprctica, y las ha comentado con el presidente electo y otros socios. El presidente electo es

escptico, pero los socios han expresado entusiasmo.

Cmo convencer al presidente electo para que le d una oportunidad para poner enprctica sus nuevas ideas?

Cmo podran afectar a la dinmica del club estos cambios?

Estudio de caso 3

Usted ha examinado las facturas de cuotas semestrales y le quisiera revisarlas junto ala secretaria del club antes de pagar el saldo el 1 de enero. Ha intentado reunirse con lasecretaria varias veces para tratar otros asuntos, pero ella no ha respondido a sus correoselectrnicos y llamadas telefnicas. El plazo se acerca, y, adems, usted desea manteneruna buena comunicacin con la secretaria del club.

Qu puede hacer?


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Estudio de caso 4

Usted ha sido tesorero del club durante varios aos, y este es el ltimo. El presidente le hapedido que desarrolle un programa de aprendizaje de buenas prcticas para los futurostesoreros.

Qu procedimientos recomendara para recabar informacin sobre las mejores prcticasde administracin financiera?

Entre las prcticas de administracin financiera que se utilizan en el club, culesconservara y cules deben cambiarse?


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Plan de accin sobre los estudios de caso

Paso a seguirQuin serresponsable?

Cunto tiempotomar este paso?

Cmo se medirel progreso?

Qu recursosestn disponibles?

1.

2.

3.

4.

5.

Qu lecciones aprendi que pueda poner en prctica en su club?


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Hoja de trabajo 5:Notas


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Hoja de trabajo 6: Gua para la resolucin de problemas

Utilice la Gua de Planificacin para clubes rotarios eficaces y la hoja de metas que completen la sesin 2 para cumplimentar la gua de resolucin de problemas. Analice las metas

establecidas por el club, y considere cualquier obstculo que pudiera surgir en el logro de lasmismas. Ofrezca luego soluciones a los posibles obstculos.

Meta Posibles obstculos Solucin

Administracin

Cuadro social

Relaciones pblicas

Proyectos de

servicio

La Fundacin

Rotaria

Otro


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Al alcancede la mano

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Consultar los informes semestrales (SAR) y pagar

las cuotas Ingresar las metas anuales del club y monitorear

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