SISTEMA DE GESTION
QUE ES UN SISTEMA DE GESTION
“ CONJUNTO DE ELEMENTOS MUTUAMENTE RELACIONADOS O QUE INTERACTUAN PARA
ALCANZAR OBJETIVOS”
Sistema de gestión organización por PROCESOS
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
“ CONJUNTO FORMADO POR LA ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN,
LAS RESPONSABILIDADES, LOS PROCEDIMIENTOS, LOS PROCESOS Y LOS RECURSOS QUE SE ESTABLECEN
PARA LLEVAR A CABO LA GESTIÓN INTEGRAL DE LOS SISTEMAS”
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL ENFOQUE DE GESTION POR PROCESOS
Decisión estratégica y Permite:Estandarizar las actividades del
negocio.Formalizar las responsabilidades y
autoridad del personal.Aplicar sistemáticamente los
controles para garantizar resultados y mejora continua.
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
Para su implementación es necesario: ALINEACIÓN CON LA ESTRATEGIA:”La
estructura sigue a la estrategia”, si no hay coherencia entre la estrategia y el sistema no crea valor al negocio.
LIDERAZGO: permite desarrollo de procesos con disciplina, compromiso y claridad en el propósito, dan autoridad y credibilidad a los líderes.
EMPODERAMIENTO: permite involucrar a las personas a través de la delegación en la toma de decisiones en el diseño y mejora de sus procesos, logrando que perciban el sistema como algo propio.
COMUNICACIÓN: El flujo de información sobre direccionamiento, procesos, procedimientos y desempeño del sistema asegura eficiencia y eficacia de la organización.
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
ACCIONISTAS(Incremento valor
Económico)PROVEEDORES(Mutuo beneficio)
CLIENTES(Satisfacción
de las necesidades)
EMPLEADOS(Bienestar laboral)
SOCIEDAD(Desarrollo Sostenible y
cumplimiento de ley)
GESTION DE CALIDAD
GESTIONDE so.& S
RESPONSABILIDADSOCIAL
RESPONSABILIDADSOCIAL
GESTION AMBIENTAL
GESTIONFIANACIERA
ESTRUCTURA DE LA ORGANIZACIÓN: responde al organigrama de los sistemas de la empresa donde se jerarquizan los niveles directivos y de gestión.
ESTRUCTURA DE RESPONSABILIDADES: implica a
personas y departamentos.
PROCEDIMIENTOS: responden al plan permanente de pautas detalladas para controlar las acciones de la organización.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
PROCESOS: responden a la sucesión completa de operaciones dirigidos a la consecución de un objetivo específico.
RECURSOS: no solamente económicos, sino humanos, técnicos y de otro tipo, deben estar definidos de forma estable y circunstancial.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
CARACTERISTICAS1. Directrices estratégicas unificadas.2.Lideres de procesos conscientes y
empoderados.3.Personal consciente y con conocimientos de los
procesos.4.Planificación de los procesos considerando
requisitos de partes interesadas.5.Documentación unificada.6.Sistema único de medición de gestión.7.Revisión integral del desempeño del sistema.
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
BENEFICIOSFacilita administración de procesos orientados
a los objetivos.Reduce costos por documentación y
actividades.Optimiza tiempos de procesosApoya desarrollo de cultura organizacional
orientada a procesos.Mejora comunicación interna.Da mayor coherencia a la organización.
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
ISO
ISO es la Organización Internacional de Normalización. Está integrada por organismos nacionales y expertos de países grandes y pequeños, industrializados y en desarrollo, de todas las regiones del mundo. ISO desarrolla normas y guías, las cuales añaden valor a todo tipo de organizaciones y hacen que el comercio entre los países sea más fácil y más justo. Las normas ISO también sirven para promover los intereses de los consumidores y usuarios en general.
NORMAS PERSPECTIVAS OBJETO DE LA NORMA
ISO 9001 Calidad/cliente Cumplimiento requisitos del cliente.
ISO 14001 Social/Ambiental Protección medio ambiente
OHSAS 18001 Salud Ocupacional Control de riesgos ocupacionales
BASC Seguridad Control de riesgo –fines ilícitos
S.A 8000. GTC 180, GT 26000
Responsabilidad Social Mejora condiciones de trabajo, Responsabilidad ética, social, ambiental, económica.
ISO 9004 Todas las perspectiva Eficiencia y Eficacia
SISTEMA INTEGRAL DE GESTION
GESTION POR PROCESOS
Enfoque sistémico orientado a los resultados de los procesos y del sistema como un todo.
Orientación al cliente interno y externo.Mayor comunicación interna.Menor jerarquía y mayor flexibilidad en la
estructura.Flexibilidad en el diseño de las actividades
del proceso con énfasis en el valor agregado.
GESTION O ADMINISTRACION POR PROCESOSGestión por competencias y toma de conciencia.
Integración de proveedores.
Énfasis en la mejora continua.
Aplicación del ciclo Planear, Hacer, Verificar, Actuar
( metodología Deming/shewar) en un proceso pero también en toda la red de procesos o sistema de gestión.
SISTEMA DE GESTION INTEGRAL
CICLO P H V A
P H
VA
PLANIFICACIÓN HACER CONTROLAR
MEJORA ASEGURAMIENTO
P: Planear lo que necesito
H: Controlar lo que se Hace
V: Verificar para Asegurar
A: Actuar para Mejorar
ETAPAS GENERALES DEL PROCESO
RETROALIMENTACIÓN DEL SISTEMA:
Toma de decisiones: AC, AP, AmACTUAR
DIRECCIONAMIENTO ESTRATÉGICO: Política, objetivos, compromiso, plan de implantación
PLANEAR
EJECUCIÓN DEL PLAN:
Documentación, implementación de tareas y controlesHACER
VERIFICACIÓN de los logros alcanzados:
Objetivos Vs Resultados: Auto control, auditorías,
revisión gerencial
VERIFICAR
GESTION POR PROCESOS
PROCESO ES
“ Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”
“ Los procesos de una organización son planificados y puestos en practica bajo condiciones controladas para aportar valor”
NTC ISO 9001
ELEMENTOS DEL PROCESOS
OBJETIVO DEL PROCESO : Resultado esperado- eficiencia y eficacia.
ENTRADAS: Información, insumos o materiales que recibe el proceso.
SALIDAS: Resultados del proceso.ACTIVIDADES: Ciclo de operaciones que
transforman las entradas en salidas.RECURSOS: Personas, infraestructura,
maquinaria etc.
MAPA DE PROCESOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD NTC-ISO 9001-2000
EMPRESA FYLCO LTDA
Direccionamiento estratégico
Mejoramiento continúo
Macro proceso Estratégico
Macro proceso misional
Par
tes
In
tere
sad
as
Par
tes
Inte
resa
das
Macro proceso de Apoyo
Comercial
Recursos Humanos
Soporte Técnico y mantenimiento
Diseño y Desarrollo
Moldeo por inyección
Despacho
PROCESO RESPONSABLE
OBJETO ALCANCE
PROVEEDORES ENTRADAS SUB-PROCESOS/ ACTIVIDADES PHVA SALIDAS CLIENTES RESPONSABLES DOCUMENTOS FORMATOS/REGISTROS
Selección y Contrataciòn PHVA
SelecciònFormato de requisiciòn y vinculaciòn
de personal
Selección: Revisiòn solicitud de personal
Analisis perfil Formato de entrevista
Solicitud y analisis de hojas de vida Descripción de Cargos y perfiles
Entrevistas Visita domiciliaria
Aplicación pruebas tecnicas y psicotecnicas.
Constancia de aptitud de preempleo
Calificaciòn de competencias
Verificaciòn de referencias,Analisis de antecedentes judiciales
Examen de preempleo Resultados pruebas psictecnicas
Calificacion de competencias
Prueba tecnica
contrato de trabajo
Compromiso de reserva industrial
Autorizacion de vinculacion
Contrataciòn
Solitiud y verificacion de documentos LISTA DE DOCUMENTO
Contrato de trabajo
Afiliaciones a la seguridad socialAfiliacion a la seguridad social anterior y actual.
Apertura historia laboral
Gerentes de àrea
CARACTERIZACION DE PROCESO
GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO Gerencia Administrativa y Financiera
Requerimientos de personal
P
personal competente selecccionado y
contratado
Areas y procesos de la organizaciòn
Visita Domiciliaria
Proveer, desarrollar y mantener el talento humano competente desarrollandoacciones de selecciòn y contrataciòn, inducciòn y entrenamiento, formaciòn,evaluaciòn, compensaciòn y salarios necesarios para contribuir al logro de losobjetivos de la organizaciòn y el crecimiento del capital intelectual.
Cubre todos los procesos de la organizaciòn.
P
H-V
Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de
Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso
yGerentes de Área
Régimen Laboral Reglamento Interno de
Trabajo
PR-00 Procedimiento Gestión Humana
PR-00 Procedimiento para la Selección y
Contratación del Talento HumanoManual y
Matriz de Cargos y Responsabilidades
Organigrama
Inducción y entrenamiento PHVA
Programa de inducciòn PH
Induccion de los procesos H
Entrenamiento puesto de trabajo H-V
Evaluacion de la eficacia del proceso H-V-A
formaciòn capacitacion PHVARecepcion de necesidades de
capacitacion y formaciòn
Detecciòn y analisis de necesidades de capacitaciòn,formaciòn y desarrollo
P Formato de plan de carrera
Diseño programa de capacitacion formaciòn y desarrollo
p Formato Plan general de capacitaciòn
Implementaciòn y seguimiento del programa
H Formato asistencia
Evaluaciòn de la eficacia del programa.
V-Aformato evaluacion de eficacia de la
capacitaciòn
Formato de desarrollo de contenidos de capacitaciòn
Evaluaciòn PHVAFormato de evaluacion de
desempeño
Elaboraciòn plan de evaluacion PMatriz de evaluacion por
competencias
Notifica y prepara los evaluadores P-H Matriz plan de mejora
Implementaciòn evaluaciòn H
Tabulaciòn y analisis H-V
Socializacion de resultados H-A
Definicion plan de mejoramiento A-P
Gerentes de àrea
Gerente Administrativo y
Finanaciero, Asistente de Gestiòn
del Talento Humano y Responsables de
proceso yGerentes de Área
Necesidades de evaluaciòn del desempeño y mejoramiento,
Estudio de Clima Laboral
Personal evaluado y competente, clima
laboral sano
Areas y procesos de la organizaciòn
Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de
Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso
yGerentes de Área
Manual de politica de evaluacion del
desempeño, Estudio de Clima
Laboral
Necesidades de induccion, entrenamiento y Reinducciòn
Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de
Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso
yGerentes de Área
Programa general de inducciòn, manuales de induccion y
entrenamiento, manual de cargos
y responsabilidades,
normas de comunicaciòn,
politicas,manual de BPM
Formato de inducciòn, formato de evaluacion de la eficacia de la
induccion y entrenamiento.
Personal entrenado para laboral
Areas y procesos de la organizaciòn
Necesidades de capacitacion, formaciòn y Desarrollo
Personal capacitado y formado
Areas y procesos de la organizaciòn
Liquidación nomina y novedades de personal temporal.
Citaciòn a descargos
Descargos
Notificacion de acciones tomadas
Bienestar Laboral PHVA Ficha Social
Diagnostico social de trabajador y familia
Matriz de Instituciones sociales
Plan Operativo ( social y bienetar laboral)
formato de evaluaciòn de efectividad.
Implementaciòn plan operativo H.V memorias de sostenibilidad
Seguimiento y Evaluaciòn V.A Formato de solicitud de credito
Gerentes de àrea
Reporte de tiempos trabajados y novedades de personal vínculado y temporal.
Liquidación , pago de nómina, novedades, seguridad social y
prestaciones sociales de personal vinculado.
H,V
Pago de Nómina, Prestaciones
Sociales y seguridad social
Personal Vínculado y temporal y Gestiòn Finanaciera
Politica de Responsabilidad Social,
Politica de creditos
P
Asistentes de Gestión Humana,
Lectura del reloj de entradas y salidas. Reporte de novedades
quincenalesInforme de Prenomina semanal
Sumario de pagos semanal, mensual y anual
Acumulados por centro de costos.Informe de devengados y
deducciones por concepto.Informe Saldo de préstamos. Informe
Enlace Operativo. colilla de pago, Formato de prestamos
Politica de salarios, procedimiento
nomina, Codigo Laboral
Procedimiento disciplinario HV
P = PLANEAR H = HACER V= VERIFICAR A=AJUSTAR
Formato de notificaciòn y descargos
Trabajadores y FamiliaRequerimiento de bienestar
Laboral
Personal motivado y con estabilidad sociofamiliar,
sostenibilidad social de los grupos de
interes
Trabajadores Gerente Administrativa y
asistente de gestion Humana
Sistema de Control de disciplinario
Areas y procesos de la organizaciòn
Gerente Administrativo y Financiero, Asistente de
Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso
yGerentes de Área
Reglamento Interno de Trabajo, Codigo laboral
Colombiano
INDICADORES PARA MEDICIÓN DEL PROCESO
Verificar eficacia de capacitación Y DE LA MEJORA
Nombre: NombreCargo: Cargo:
Formaciòn y Capacitaciòn SemestralInducciòn y Entrenamiento Semestral
HUMANOS FÍSICOS
MEDICIÓN DEL PROCESO
REQUISITOS APLICABLES DE LA NTC-ISO 9001:2000 REQUISITOS APLICABLES DE CARÁCTER LEGAL Y REGLAMENTARIO
Evaluaciòn del desempeño AnualPlanes de mejora Trimestral
Verificar selección y contratación
Regimen Laboral Colombiano
4.1 - 4.2.3 -4.2.4 - 5.5.3 - 6.1 - 6.2.1 -6.2.2 - 8.1 - 8.2.3 - 8.4 - 8.5.1 - 8.5.2 - 8.5.3 Los contemplados en el Reglamento Interno de Trabajo
RECURSOS
DESCRIPCIÓN DE LOS CONTROLES APLICADOS AL PROCESO ("V")
QUÉ QUIÉN CÓMO
Gerente Administrativo y Financiero, Asistentes de Gestión Humana, Auxiliar de Gestión Humana, Gerentes de àreas y procesos
Infraestructura administrativa y locativa de la Compañía, Software Mecosoft y ayudas audiovisuales (televisor, VHS, video bean, retroproyector), equipo de oficina, computador, impresora.
Asesores externos.
ELABORÓ: APROBÓ:
Gerente Administrativo y Finanaciero, Asistente de Gestiòn del Talento Humano y Responsables de proceso y
Gerentes de Área
Apertura historia laboralVerificar eficacia de la inducción Verificar seguimiento de la capacitación y formación control de eficacia y cumplimiento del plan de capitación
medición de eficacia de la inducción, con la retroalimentaciòn de los responsables de proceso.
evaluación del desempeño
Top Related