Supervisión del Personal de Oficina
Capítulo 9
Zane K. Quible, PhD
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• Explicarán diferentes teorías que se relacionan con el rol de liderazgo.
• Enumerarán las funciones del supervisor.
• Identificarán las características de los supervisores efectivos.
• Se familiarizarán con destrezas especiales, conocimientos y responsabilidades que acarrea un puesto de supervisión.
Objetivos
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• Determinarán el tipo de adiestramiento y el momento adecuado en que el supervisor debe adiestrarse.
• Sabrán la forma correcta de disciplinar y despedir a un empleado.
• Conocerán cómo lidiar con diferentes tipos de violencia en el área de trabajo.
• Aprenderán a lidiar con el personal que pertenece a una unión.
Objetivos
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• Nivel gerárquico del supervisor. • Número de personas de quien es
responsable. • Naturaleza del trabajo que ejecuta. • Trasfondo de los subordinados. • Estabilidad de la unidad de trabajo.
Factores que determinan la habilidad de liderar
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Habilidad para hacer las cosas por sí mismo y hacer que otros las hagan.
Liderazgo
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Estilos de Liderazgo
Orientación al Liderazgo
Teorías de Conducta
• Enfoque Autocrático • Enfoque
Democrático • Enfoque Liberal
(Laissez-faire)
• Supervisión Orientada hacia la Ejecución
• Supervisión Orientada al Subordinado
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• Los supervisores toman las decisiones sin buscar ideas, sugerencias o recomenda-ciones de los subordinados.
• Los supervisores ejercen control extenso sobre la conducta y acciones de los subordinados.
• Los supervisores raramente se desvían de la norma.
• Los supervisores tienden a ser inflexibles.
Enfoque Autocrático
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• En situaciones de emergencia. • En situaciones que requieren una
decisión inmediata. • Cuando hay un empleado nuevo que no
está familiarizado con las tareas que debe realizar.
• Cuando surge un caso de insubordinación.
¿Cuándo el enfoque autocrático podría ser adecuado?
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• Supervisores que hacen uso extensivo de ideas, sugerencias y recomendaciones de los subordinados.
• Supervisores que invitan con regularidad a los subordinados a participar en la toma de decisiones acerca de situaciones que los afectan.
• Se conoce también como gerencia participativa.
Enfoque Democrático
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• Existe el tiempo suficiente para permitir la participación de los subordinados.
• Cambios significativos que requieren el insumo manifiesto de los subordinados.
• Los subordinados tienen preocupaciones que desean expresar o que se solucionen.
• Situaciones o problemas confrontados por el grupo que es necesario resolver.
¿Cuándo es apropiado el enfoque democrático?
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• Hace extensivo el uso de procesos democráticos.
• Los empleados y los supervisores establecen los objetivos conjuntamente para las tareas.
• El progreso hacia el logro de los objetivos se evalúa periódicamente.
Gerencia por Objetivos (MBO)
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• Cuando el grupo de trabajo está bien educado.
• Cuando el grupo de trabajo está auto-motivado.
• Cuando el grupo de trabajo está orientado a metas.
MBO es apropiado en los siguientes casos:
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Da a los subordinados libertad considerable y provee poca supervisión.
Enfoque liberal
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• Cuando el grupo de trabajo es alto en destrezas.
• Cuando el grupo de trabajo está bien educado.
• Cuando el grupo de trabajo se compone de trabajadores temporeros o alquilados.
¿Cuándo es conveniente?
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Como una teoría de conducta, examina la naturaleza de la orientación del supervisor hacia los subordinados.
Supervisión Orientada Hacia la Ejecución
Compete primordialmente a los logros de los subordinados.
Supervisión Orientada al Subordinado
Atañe principalmente al bienestar de los subordinados.
Orientación de Liderazgo
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• Se basa en la creencia de que la cantidad de liderazgo que un supervisor puede ejecutar varía de situación en situación.
• Algunas situaciones requieren grandes cantidades de liderazgo y otras mucho menos.
• La cantidad de liderazgo ejecutada varía entre los dos extremos, autocrática y democrática.
Teoría Circunstancial de Liderazgo
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Planificar
Organizar
Emplear Dirigir
Controlar
Funciones de Supervisión
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Planificar
La cantidad de tiempo consumida en planificar se relaciona generalmente directamente con el nivel gerárquico del supervisor.
Organizar
Determinar qué subordi- nados están mejor calificados para desempeñar ciertas tareas.
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Emplear Seleccionar empleados nuevos, orientarlos, adiestrarlos, evaluarlos, etc.
Dirigir
Guiar, motivar, desa- rrollar y reconocer adecuadamente los esfuerzos de los subordinados.
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Controlar
Comparar los resultados actuales con los antici- pados utilizando los estándares adecuados y tomando acciones correctivas cuando es necesario.
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• Provocan la cooperación de otros. • Saben escuchar. • Delegan responsabilidades. • Entienden a los subordinados. • Tratan justamente a otros.
Características de los supervisores efectivos
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• Es una de las cualidades más importantes del supervisor.
• Se hace usualmente convenciendo a los subordinados de que la alta gerencia depende de ellos.
• También se logra cuando las ideas de los subordinados se aceptan y se implantan.
Hacer que otros cooperen
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• En la medida que el supervisor esté dispuesto a escuchar a los subordina-dos se relaciona con los sentimientos del supervisor hacia ellos.
• Escuchar bien involucra oír lo que el subordinado dice—no lo que el supervisor desea escuchar.
Escuchar a otros
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• Cuando se escucha activamente oímos el mensaje, al igual que los sentimien-tos que se comunican.
• Al escuchar pasivamente no escu-chamos ni lo que se plantea, ni los sentimientos.
Escuchar activamente es generalmente más efectivo que
escuchar pasivamente
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Es una destreza crítica de un supervisor.
• Piensan que pueden realizar las tareas más eficientemente que las personas en quien pueden delegar.
• Encuentran más fácil realizar las tareas por sí mismos que enseñar a alguien.
• Quieren que las tareas se hagan a su manera, lo cual puede ser diferente al modo en que los subordinados decidan hacerla.
Delegar Responsabilidades
¿Por qué los supervisores son renuentes a delegar?
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• Elige a la persona adecuada. • Selecciona tareas que se puedan
delegar. • Ayuda a la persona a quien delegaste la
tarea. • Asegúrate de que la persona entendió
bien las instrucciones.
Guías para delegar
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• Requiere entender las características del personal, incluyendo: – Habilidad para pensar – Habilidad para socializar – Rasgos de la personalidad – Carácter – Hábitos de trabajo – Relaciones interpersonales
Entendiendo a los subordinados
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• Una percepción de falta de justicia es tan dañina para la relación supervisor-subordinado como la injusticia real.
• La injusticia se proyecta de los senti-mientos que afloren de uno hacia el otro.
Tratando a otros justamente
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Es un rol importante del supervisor.
• Los empleados tienen gran control de su trabajo. • Los grupos estimulan la creatividad individual y el
uso de ésta al resolver una gran variedad de problemas relativos al trabajo.
• Dan a los empleados el sentido de que son determinantes en cuanto a lo que sucede en la organización al tener un rol más preponderante.
Crear grupos de trabajo
Beneficios
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Destrezas especiales del Supervisor
Conceptual Humanista Técnica
Docente Apoyo Comunicador
Asesoría
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Destrezas Conceptuales
Destrezas Humanistas
Permiten al supervisor percibir rápidamente cómo un fenómeno puede impactar en otro.
Permiten al supervisor trabajar eficientemente con cada subordinado en cada situación particular.
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Destrezas Docentes
Destrezas de Apoyo
Permiten al supervisor adiestrar a los subordinados.
Permite al supervisor desarrollar a los subordinados.
Destrezas Técnicas
Permiten al supervisor realizar tareas que los subordinados realizan.
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Destrezas de Asesoría
Destrezas de Comunicación
Permite al supervisor ayudar a los subor-dinados de diferentes maneras.
Permite al supervisor relacionarse bien con los subordinados.
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Los supervisores tienen la gran responsabilidad de ayudar a los empleados a planificar
las metas profesionales.
Esto implica ayudar a los subordinados a:
Determinar las fortalezas y debilidades. Desarrollar planes estratégicos para lograr las metas.
Poner los planes en acción.
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Los supervisores tienen un impacto significativo en lograr que los subordinados se comporten
éticamente.
Por lo tanto,
Los supervisores tienen que ser éticos.
Los supervisores y subordinados pueden desarrollar un código de ética por el cual todos
se guíen.
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Los supervisores juegan un papel significativo en reducir las tardanzas.
• Involucra penalidades progresivas. • Implica premiar a los empleados
puntuales. • Los supervisores deben modelar con el
ejemplo.
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Los supervisores juegan un papel significativo en controlar las
ausencias.
• Del 10-20 por ciento de la fuerza laboral es respon-sable por el 75-80 por ciento del ausentismo.
• Una de las razones primordiales del ausentismo es la insatisfacción laboral.
• Los programas personales diarios ayudan a reducir las ausencias.
• Algunas compañías premian a los empleados por tener récords de asistencia excelentes.
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Los supervisores juegan un papel significativo en los programas de
alcoholismo y drogas.
• Los supervisores son responsables de ayudar a detectar empleados con adicciones.
• La filosofía nueva se dirige a brindar ayuda a los empleados a obtener ayuda mientras mantienen el empleo.
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Los supervisores juegan un papel significativo previniendo el estrés y
quemazón de los empleados.
El estrés que ocasiona la introducción de nueva tecnología ocasiona gran
preocupación.
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• Desarrolle una actitud apropiada hacia el trabajo y la vida en general.
• Coja una licencia sin sueldo. • Pida transferencia a un puesto que provoque
menos estrés. • Únase a terapias de grupo. • Busque ayuda profesional. • Tome ventaja de las oportunidades de
ejercitarse físicamente. • Aproveche las vacaciones.
Sugerencias para manejar el estrés
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Los supervisores deben asegurarse de que los empleados no son
acosados sexualmente.
• Los supervisores deben conocer en qué constituye el acoso.
• Los supervisores deben conocer los mecanismos legales estatales y federales relativos al acoso sexual.
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Los supervisores son responsables de bregar con asuntos multiculturales.
• Las organizaciones cada día son más multiculturales. • El adiestramiento multicultural se puede obtener:
– Asistiendo a seminarios/talleres relacionados con el tópico. – Comprometiéndose a estudiar. – Matriculándose en cursos relacionados con diversidad
multicultural. – Discutiendo asuntos relevantes con otros.
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Disciplinar a los subordinados es un rol importante de los supervisores.
• Las organizaciones generalmente diseñan procesos que resultan en la aplicación de acciones uniformes y adecuadas en contra de los subordinados.
• Las entrevistas disciplinarias son componentes importantes del proceso disciplinario.
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Los supervisores están involucrados en la terminación del empleo.
• Los empleados se despiden por varios motivos: – Ejecución inadecuada – Mala conducta – Falta de habilidad para realizar las tareas – Eliminación del puesto
Cualquier condición de empleo (como contratos) debe considerarse.
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Un despido generalmente se reemplaza por uno por justa causa.
• Un individuo se emplea por un tiempo indefinido, sin embargo, no tiene derechos especificados en un contrato, regulaciones civiles o convenios colectivos.
• No obstante, puede renunciar o despedirse.
Empleo indefinido (At-Will)
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Es un proceso que necesita acciones alternas para evitar botar a un
empleado.
Despido por justa causa
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Los supervisores son responsables de trabajar con uniones obreras.
• Duración del acuerdo • Seguridad de la unión • Prerrogativas
gerenciales • Paga por horas
• Ascensos, suspensio-nes y llamadas
• Disciplinar miembros • Agravios • Cláusulas huelgarias
Deben entender las provisiones de los acuerdos, como:
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