SOFTWARE CONTROLADOR DE ASISTENCIA

Álvaro Andrés Tolosa Barrera CC.80255711Carlos Andrés Arias Torres CC.Javier Adolfo Cruz Blanco CC. 80241182Daniel Alejandro Molina Guarín CC. 80248155

Grupo 102058_241

Universidad Nacional, Abierta y a Distancia – UNADEscuela de Ciencias Básicas, Tecnología e Ingeniería

Diseño de Proyectos ___1020582012

Se trata de la necesidad que tienen las empresas en el manejo de información al momento de registrar laasistencia laboral de sus empleados; ya que es muy complejo la vigilancia directa por los directivos de unaempresa a todo el personal que labora en ella, también se tienen unos gastos de papelería mensual en laelaboración de las planillas que llena cada funcionario, causando esto un retrasó al momento de trasladarse alsitio de trabajo ya que las colas que se hacen al momento de timbrar es una de las causas que impide unrendimiento de la actividad laboral.

Actualmente algunas empresas y/o­ microempresas manejan esta información con planillas o tarjetastimbradas con reloj, estas grandes empresas acumulan durante años gran cantidad de papeles y registros quecon el tiempo se pueden degradar, romper, borrar, manchar o hasta perder.

Todo lo anterior resulta tedioso al momento de calcular el tiempo laborado por cada empleado para el pago dela nómina o el tiempo de servicio que tiene cada uno en ella.

¿Podría la implementación de un softwarecontrolar la asistencia laboral y mejorar losprocesos de registros, reportes y consultas de laasistencia de los funcionarios de una empresa?

Esta es una solución muy útil para el departamento de recursos humanos ya queproporciona estadísticas detalladas del comportamiento del personal en relación asu presencia en la organización. Esto permite apoyar las decisiones referentes apagos, compensaciones y descuentos, además de evaluar el desempeño individual ygrupal, entregando indicadores objetivos de medición para cada empleado; Lasimplicidad de su operación y análisis de la información, la convierte en unasolución excelente para gestores que pretenden mantener el control de presencialaboral de los trabajadores, de esta manera los responsables del departamento derecursos humanos, que se encargan habitualmente de esta tarea, ahorrarán mástiempo. La sistematización del control de asistencia, permitirá a losadministrativos organizar y manejar mas eficiente y segura esta informaciónahorrando costos de papelería y recurso humano, se almacenaría información pormucho tiempo siendo de fácil acceso la búsqueda de datos requeridos de unempelado, facilitando así la elaboración de la nómina.

Diseñar un software para el registro de asistencia del día a día de los funcionarios de una empresa el cual le permita a la misma ahorrar capital y mejora la actividad laboral de sus empleado.

Sistematizar el registro de la asistencia laboral.

Agilizar los procesos de consulta de información de los empleados.

Diseñar un sistema que permita el registro de la asistencia laboral de los empleados de una empresa ahorrando costo de mantenimiento y tiempo al momento de solicitar información del mismo.

El Software Controlador de Asistencia es un programa de computadora que lepermitirá llevar el control de la asistencia y puntualidad de todos los empleadosen cualquier empresa u organización de nuestro país en la cual se establezcanhorarios de cumplimiento de labores.

Actualmente en el entorno laboral en Colombia es necesario registrar y controlarlos horarios de los empleados e integrantes de la organización, existen solucionesque no satisfacen del todo esta necesidad y es hay en donde es necesario realizar elsoftware que llene estos vacios.

El control tanto del ingreso y salida al centro laboral de los empleados, se hace a través de registro de hora y firmaen libros acondicionados, en el parte diario, o en marcado de tarjetas, ubicadas generalmente en la puerta deingreso y/o en la oficina principal de la institución. En la actualidad por ser un medio más efectivo para elcontrol, se utiliza la tarjeta de asistencia y reloj marcador; o en todo caso, conforme al avance del sistemaautomatizado, en muchas empresas en la actualidad la entrada y salida del personal se hace a través del registroen la tarjeta electrónica.

SeguridadIncorpora elementos de seguridad que permiten el registro de los operadores y todas las operaciones realizadas enel programa. Esta información se almacena en un registro de auditoria el cual puede analizarse posteriormente alos efectos de controlar la buena gestión de los datos. El ingreso a la aplicación es mediante usuario y contraseña.

HorariosPermite el control de horarios fijos y rotativos fijos, los cuales se debe especificar la hora de entrada, de salida y losdías o el período que se debe controlar; horarios libres, los cuales no se especifica más que una carga horaria y losdías que debe cumplir esa carga horaria; y horarios presencia, donde el sistema controla que esas personas por lomenos cuente con una marca indicando su presencia. En todos los casos el sistema soporta horarios que pasen lamedia noche.

InformesPermite emitir informes de inconsistencias, inasistencias, flash de asistencia, diferencias de horario (entradastarde / Salidas anticipadas), cálculo de horas trabajadas y planilla resumen. Los informes permiten granflexibilidad para la selección, filtro de registros (filas y columnas), impresión y vista previa de impresión.

El estudio a realizar corresponde a una investigación explicativa y aplicada, teniendo en cuentaque se identifica un problema en situación real al cual se dará solución por medio de un softwarede control de asistencia para este caso.

Las técnicas de recolección de información que se utilizarán en la elaboración de este proyecto son la entrevista,la observación y la recopilación documental, las cuales pertenecen a las fuentes primarias. Esta información esmuy importante para la realización del proyecto ya que son datos e información de primera mano, básicas para elmejoramiento del sistema existente.Técnica de recolección de datos. Las técnicas empleadas para obtener la información requerida para esteproyecto se obtuvieron de fuentes primarias y secundarias así:Fuentes primariasEncuestas y entrevistas a la población objetivo, realizada a las unidades estratégicas empresariales y productivas

que desarrollan actividades de producción y atención al público.Fuentes secundarias. Este tipo de fuentes se tomo teniendo en cuenta:

Información de los procesos de control de asistencia de diferente entidades, Investigaciones y proyectosanteriores que hayan sido validadas, empresarial y públicamente.Técnicas de análisis de datos. Para el desarrollo del estudio se utilizaran herramientas de tipo estadístico talescomo encuestas realizadas a diferentes directivos de empresas que buscan que la productividad del servicio seamedido para un mejor resultado.RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN SECUNDARIA.En la información segundaria tenemos los siguientes datos:Políticas de la empresa (Tipo de contrato, Horarios, Entradas y Salidas), ejecución de los procesos y de susactividades y se obtiene de los diferentes sistemas de información que soportan la gestión de asistencia laboral dela entidad, registros oportunos, exactos y confiables. (Libros o planillas de control), recursos con los que secuentan para llevar los registros, grabaciones en videos de vigilancia de la entrada.

Por tipo de usuario:Usuario: Nombres y apellidos, Sexo, Edad, Cargo, Sede, Departamento, Horario,NovedadesPerfil: Tipo de usuario, Grupo de usuario

Por tipo de empresa:Sector: Actividad comercial, País, Ciudad, Razón socialTamaño de la empresa: Cantidad de empleados, Cantidad de sucursales, Cantidadde clientes, Cantidad de proveedores.

Arquitectura SOA: Teniendo en cuenta que el desarrollo del software debe contar con los estándares y se eficiente y sostenible se utilizara la programación por capas diferenciando la parte de la interfaz, la de datos y la lógica.Análisis estructurado: Por medio del análisis estructurado se establece el diseño, requerimientos y especificaciones para el desarrollo del nuevo sistema.

Luego de la llevar a cabo una investigación de campo sobre la viabilidad de construir un softwarecontrolador de asistencia laboral para las diferentes empresas privadas. Se han tabulado,graficado y analizado los datos obtenidos. Esta información muestra las conclusiones yresultados del estudio de una manera gráfica y en la que se presenta con claridad la falta deorden en el control de asistencia laboral en las diferentes empresas privadas y el conocimientoque los administrativos de recursos humanos de cada empresa tienen sobre softwaremanejadores de asistencia laboral.

El presente proyecto establece la solución al problema presentado anteriormente en cuanto al control de asistencia de personal actualmente en las empresas, para esto se desarrollara un software para el registro y control de la asistencia del personal

ProyeccionesEl software desarrollado para el control de asistencia permitirá: Registrar el ingreso y salida de las personas que interactúan en la empresa como los son trabajadores, clientes y proveedores (los dos últimos en caso de que se requiera), Generar estadísticas de asistencia por tipo de usuario, Generar de informes conforme al registro de control de asistencia, Alertar de incumpliendo con los horarios establecidos y las horas mínimas de labor en la semana y el mes, Realizar consultas especificas por empleado, grupo, área, hora de ingreso, rango de fecha, sucursal, ciudad entre otras permitiendo combinaciones de las mismas, Administrar los módulos específicos de la aplicación estableciendo la respectiva auditoria informática para temas de seguridad de la información, Establecer periodos de vacaciones cumplidos y pendientes.

LimitacionesDebe mantener las notificaciones de derechos de autor en todas las copias delSOFTWARE.Limitaciones en materia de ingeniería inversa, des compilación y des ensamblaje.Usted no podrá utilizar técnicas de ingeniería inversa, descompilar ni desensamblar elSOFTWARE, excepto y únicamente en la medida en que dicha actividad estéexpresamente permitida por la legislación aplicable, no obstante la presente limitación.Alquiler: Usted no podrá alquilar, arrendar ni prestar el SOFTWARE.Transferencia del softwareTodos los derechos que se conceden en el presente CLUF sólo podrán transferirse demanera permanente con la condición de que usted no conserve ninguna copia.

El Software controlador de asistencia que se ofrecerá tiene las siguientes características:

Software que controla la asistencia automáticamente guardando registros mensuales de las horas de llegada, salida, retardos, permisos, fallas etc. Precisión de la información en cuanto elimina los errores derivados de cálculos manuales utilizados en los sistemas de planillas o relojes. Reducción de tardanzas creando la cultura de la puntualidad. Reducción de costos administrativos, ya que se dispone de solo una persona para obtener información como horas trabajadas, faltas, tardanzas etc. Ahorro del tiempo en el procesamiento de la información, gracias a ser un sistema automático. Basado en el desarrollo de aplicación mediante software libre como puede ser Java y bajo software cuya licencia posee la universidad como Access.

Los beneficiarios del producto o servicio serán todas aquellas grandes, medianas y pequeñas empresas que poseen un sistema de control de asistencia obsoleto, el cual genera perdidas de dinero y tiempo, también podemos mencionar como beneficiarios los Jefes de área los cuales se servirán de los informes que el sistema provea para controlar la asistencia de sus empleados así como el personal administrativo ya que se les facilitara el proceso de informes y nomina.

El proyecto es demandado por las empresas que necesitan una solución tecnológica a su estado actual de control de asistencia, por lo tanto la demanda se hallara haciendo un estudio de:

Cantidad de empresas (Grandes, medianas y pequeñas) en una determinada zona geográfica.

De las empresas encuestadas cuales poseen un sistema de control de asistencia, su tecnología, características y funciones.

De las empresas que no poseen un control de asistencia automático cuales se encuentran realmente interesadas en adquirirlo.

El software para el control de asistencia es construido para muchos dispositivos que miden alguna característica humana para el control de ingreso, dispositivos llamados de control biométrico. Algunas ventajas que tendríamos tal y como el proyecto esta planteado seria:

Utilización de la licencia de la universidad para el desarrollo del software.

Basado en plataformas de acceso libre para la disminución de costos finales

Capacitación integral al usuario final.

Tal y como se indica en las normas sobre el sistema de control horario 2/2001, laresponsabilidad directa del cumplimiento de la jornada y del horario de trabajo corresponde acada uno de los empleados, estando obligados a la utilización correcta de los mediosexistentes para el control de asistencia y puntualidad, así como a registrar todas las entradas ysalidas del edificio o unidad en el que se encuentren destinados (excepto las unidadesmencionadas en el apartado a) del punto 48 de la normativa 1/2001 sobre vacaciones,permisos y licencias y seguimiento de las ausencias del PAS.

Concepto Valor

Implementacion de software de control de asistencia 2.500.000

SOPORTE y MANTENIMIENTO del aplicativo250.000 mensuales

implementacion de backups (opcional)150.000 mensuales

El estudio técnico del software controlador de asistencia incluye muchas características dentro delas cuales tenemos que diferenciar si el proyecto se propone realizar desde la posición deestudiantes o como una pequeña o mediana empresa. Específicamente mediante el desarrollocomo estuantes la UNAD cuenta con lo siguiente para el desarrollo del proyecto:

Con respecto al proceso al proceso productivo podemosreseñar las implicaciones más comunes en las industriasde producción de software las cuales se pueden verrepresentadas en el siguiente esquema:La concepción de producto tiene que ver con lainvestigación de mercado, y la definición técnicocomercial de los productos a generar por una empresa uorganización. Este eslabón se enmarca en la conocidacomo producto en los tratados de marketing.

En un principio el proyecto aplicaría en la ciudad Bogotá, pero podría trascender de acuerdo a los resultados alcanzados para abarcar el territorio colombiano.

En cuanto a recursos humanos se requerirían:

Directivos de una empresa (Orientación para el desarrollo del software, de acuerdo a necesidades concretas) Empleados de una empresa (Capacitación, creación de perfiles etc.) Estudiantes del curso de Diseño de Proyectos de Ingeniería de Sistemas de la UNADTutor de Diseño de Proyectos UNAD

* Lector de Huellas Digital * Sistema operativo Microsoft Windows 95, NT4, 98, Me, 2000 o XP. * Microsoft Internet Explorer 4.0 o superior. * Se recomienda Internet Explorer 5.5 o 6.0 para mejores resultados.* Equipos de computo. * Microsoft Visual Basic* Microsoft Access 97

Debido a que el proyecto en si corresponde principalmente a undesarrollo de software no se requerirán adecuaciones físicas ya quese hará uso de los equipos personales de los integrantes y de losrecursos suministrados por la UNAD.

Instalaciones: Principalmente se utilizaran las instalacionespropias de la UNAD

Equipos de computo: La Universidad Nacional Abierta y aDistancia cuenta con los equipos necesarios para el buenfuncionamiento del sistema.

FECHA AGOS

TO

SEPTI

EMBR

E

OCTU

BRE

NOVIE

MBRE

DICIE

MBRE

ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4ELABORACION

DE LA

PROPUESTA

PRESENTACIÓN

DE LA

PROPUESTA

REVISION DE LA

PROPUESTA

PRESENTACIÓN

DEL PROYECTO

CORRECCION

DEL PROYECTO

RECOLECCIO DE

INFORMACIÓN

PRESENTACION

DEL INFORME

PARCIAL

CORRECCION

DEL INFORME

PARCIAL

ENTREGA

INFORME FINAL

El diseño de proyectos implica el estudio del entrono en todos sus aspectos no solo para identificar oportunidades de negocio sino para conocer la oferta y la demanda y la viabilidad del mismo en el contexto actual.

Los proyectos implican una estructura organizacional que garantice el éxito de funcionamiento y productividad empresarial requerido.

Para crear proyectos firmes se debe ser muy creativos y ofrecer algo único e innovador que haga impacto en el ámbito social local para empezar y crear empresas prosperas.

Henry Cañon Salazar. Modulo “MODULO DISEÑO DE PROYECTOS”. Unidad 1. Universidad Nacional Abierta y a Distancia UNAD. Bogotá. 2011.