Trabajo Práctico Final: Eventos Jóvenes
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ANEXO
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Índice
Nuestro equipo/ Nuestra misión/ Nuestra visión……………………………………….…...3
Nombre / Tipo de evento / contenido / Fecha/ hora/ objetivo del evento…………………4
6 ejes de comunicación/ Target….………………………………………………………….5
Proceso de Comunicación/Logo ..…………..………………………………………………6
Invitación…………………………………………………………………………………..7
Credencial de los invitados/Proceso de Inscripcion/ Actividades.………………………..8
Recursos técnicos, materiales y humanos/ Auspiciantes..………………………………9-10
Cronograma de acciones………………………………………………………………….11
Distribución de funciones…………………………………………………………………12
Timming…………………………………………………………………………………..13
MAM…………………………………………………………………………………14-15
Evaluacion del evento …………………………………………………………………...16
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Nuestro Equipo
ARTEVENTO, es una empresa dedicada a la planificación y organización de eventos.
Somos un emprendimiento Joven, con profesionales innovadores, responsables,
impredecibles, amables, y ante todo divertidos.
Nuestra Misión
Nuestra misión es ofrecer un servicio totalmente exclusivo, personalizado y diferencial.
Somos especialistas en brindar soluciones creativas e innovadoras de acuerdo a los gustos y
preferencias de cada cliente, es por eso que trabajamos con mucha “pasión, dedicación y
profesionalismo”.
Nuestra Visión
Seremos la empresa más importante y reconocida de Argentina y América latina en el
negocio de los eventos.
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Nombre de Evento
Desfile show Florencia Figlioli Design
Tipo de evento / contenido
El evento a realizar es un Desfile de moda que presentará la nueva colección primavera
verano 2013. Los diseños a mostrar son de la diseñadora y productora de modas Florencia
Figlioli Design, se dará comienzo al evento con una banda de música melódica pop,
seguida por el desfile que va a contar de dos pasadas, entre ellas habrá una performance de
jazz, al finalizar se ofrecerá un servicio de cocktail a los invitados.
Los invitados deberán realizar una confirmación de asistencia previa al evento.
Fecha/ hora y lugar
Se llevará a cabo el día 23 de Noviembre de 2012 de 19:00 a 21:00 en Boulevard Charcas,
Republica Dominicana 3366 (salón) en el barrio de Palermo.
Objetivo del evento
1º Promocionar la nueva colección de ropa femenina de la marca “Florencia Figlioli
Design”, a través de un desfile de moda para dar a conocer la nueva colección Primavera-
Verano.
2º Incrementar las ventas
3ºFidelizar y obtener nuevos clientes
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6 ejes del evento como acción de comunicación
a- Necesidad de hacer el evento: Se elige la realización del desfile para presentar
físicamente la nueva colección de ropa femenina. Se utiliza este método para
promocionar la temporada primavera – verano.
b- Mensajes: “Vestite con un estilo fresco, alegre, y joven por sobre todo moderno”
c- Recurso:
1- Financiero: dinero aportado por el cliente.
2- Humano: 2 recepcionistas, maquilladoras, peinadoras, vestuaristas, seguridad,
modelos, locutor, técnicos, camareros, dj, barman, fotógrafos, organizadores.
3- Técnico: Salón, sonidos, iluminación, musicalización, ambientación, utilería
,indumentaria y accesorios, catering (mantelería, vajillas, bebidas y comida)
d- Perfil dirigido: el desfile está destinado a jóvenes y mujeres de clase media-alta con
un estilo sofisticado.
e- Resultados: que el público quede impresionado, pensando y con ganas de adquirir la
ropa de la nueva temporada.
f- Objetivo del negocio: Incrementar las ventas, fidelizar y obtener nuevos clientes.
Target
Dicho evento está dirigido a mujeres de clase social media-alta que vivan actualmente en
Capital Federal y sus alrededores, y se interesen por el mundo de la moda. El perfil que se
busca atraer son mujeres de entre 20 a 45 años con mucha personalidad.
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Proceso de comunicación
A la hora de comenzar a diseñar las diferentes piezas de comunicación para el evento, lo
primero que se realizó fue determinar aquellos conceptos que el evento debía transmitirle al
público. Es así que se determinó que el evento sería fresco, alegre, y joven. Para todas las
piezas de comunicación se decidió tomar estos conceptos.
Lo primero que se realizó fue el logo de nuestra empresa, esta imagen fue elegida dado a su
dinamismo así como también por ser alegre y divertida gracias a la especie de rayos de
colores.
Logo empresarial
Para el nombre del evento se utilizó una tipografía de fantasía llamada “Copperplate gothic
light”, cuyas dimensiones se irán modificando según la necesidad de la pieza. Mientras
tanto el resto de la información será colocada con una tipografía denominada
GeosansLight, para la información mas importante y en “Kosuka Gothic Pr6N EL” para la
información secundaria.
Luego se comenzó a diseñar las invitaciones y las credenciales de los empleados.
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Como se quería tener una conexión directa entre el logo y las invitaciones, se tomaron los
mismos elementos y tan solo se escalaron y se modificaron según lo requería el formato. Se
colocó toda la información básica del evento.
Invitaciones
También se diseño las credenciales para los empleados y organizadores del evento que se
sigue manteniendo los mismos conceptos. Se colocó el nombre del evento en la tipografía
mencionada anteriormente. Estas credenciales fueron plastificadas y se les puso ganchitos
cocodrilo para su mejor manipulación.
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Credenciales
Proceso de inscripción
Mediante este servicio de invitación, nos permite a nosotras que las personas que quieran
asistir a nuestro evento confirmen su asistencia mediante un teléfono o vía e-mail a nuestra
empresa de eventos. Así podemos llevar el registro de asistentes para la distribución y mesas,
sillas, etc.
Actividades
Las actividades a realizarse en el desfile show son las siguientes.
1- Recepción con acreditación y ubicación al público convocado
2- Inicio del evento con banda musical melódica pop
3- Comienzo de pasadas de “Florencia Figlioli Design”
4- Dos intervalos con show de jazz
5- Pasada de cierre de la marca
6- Servicio de Cocktail
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Recursos Humanos
OPE: Organización y planificación integral del evento: Oller Belen, De Benedettis Natalia,
Alcaraz Ludi, Luna Collantes Andrea.
2 recepcionistas: encargadas de recibir e ubicar a los invitados
Maquilladoras: encargadas en el make up de las modelos
Peinadoras: encargadas de los peinados de las modelos
Vestuaristas: encargadas de ayudar a las modelos a vestirse
Seguridad: encargado de controlar que no haya disturbios por cualquier eventualidad que
surja.
Modelos: son las encargadas de exhibir la ropa de la nueva temporada
Locutora: encargada del ritmo del desfile
Técnicos: encargados de la iluminación e equipos del evento, instalación, control y
desarme.
Camareros: encargados de repartir el cocktail
Dj: encargado de la musicalización durante el evento.
Barman: encargado de hacer y servir las bebidas.
Fotógrafos: Encargados de capturar los mejores momentos del evento.
Seguridad: encargado de controlar que no haya disturbios por cualquier eventualidad que
surja.
Modelos: son las encargadas de exhibir la ropa de la nueva temporada
Locutora: encargada del ritmo del desfile
Técnicos: encargados de la iluminación e equipos del evento, instalación, control y
desarme.
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Camareros: encargados de repartir el cocktail
Dj: encargado de la musicalización durante el evento.
Barman: encargado de hacer y servir las bebidas.
Fotógrafos: Encargados de capturar los mejores momentos del evento.
Recursos técnicos y materiales
Salón, sonidos, iluminación, musicalización, ambientación, utilería, indumentaria y
accesorios, catering (mantelería, vajillas, bebidas y comida)
Auspiciantes
a- “Florencia Figlioli Design”: aporte de indumentaria
b- “MauFive Drinks”: aporte de bebidas
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Cronograma de acciones
19: 00 hs Recepción e ubicación de invitados
19.20 hs Apertura del desfile con banda invitada
19.35 hs Presentación a cargo de la locutora
19.40 hs Desfile primera pasada
20.00 hs Presentación de Jimena, bailarina de jazz
20.10 hs Presentación de la segunda pasada a cargo de la locutora
20.15 hs Segunda pasada y cierre del desfile
20.30 hs Servicio de cocktail
21.00 hs fin del evento
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Distribución de funciones
El grupo está conformado por cuatro integrantes.
Belén Oller se ocupo de conseguir maquilladoras, peinadoras, modelos y mozos, está a cargo de la
ambientación del salón, la performance de Jimena, la bailarina de jazz y la recepción de la estatua
viviente.
Natalia de Benedettis esta encargada del diseño de invitaciones, credenciales, banner, la
ambientación del salón, y se ocupo de conseguir las bebidas alcohólicas, el barman y las remeras
para las OP.
Ludi Alcaraz está encargada del contacto directo con la diseñadora, la ropa, se ocupo de conseguir
modelos, sonido e iluminación incluyendo técnicos y dj, también es la encargada de la
presentación de la banda pop melódica.
Andrea Luna es la encargada de los fotógrafos, del backstage y la presentación del desfile, se
ocupo de conseguir las bebidas sin alcohol, la locutora, modelos y mozos.
En conjunto todas las integrantes del grupo se ocuparon del catering.
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Timming
22/10: Petición de la organización de evento (cliente)
23/10: Armado de propuesta para presentar a cliente (Belen Oller, Natalia de Benedettis, Ludi
Alcaraz, Andrea Luna Collantes)
25/10: Aceptación de la propuesta por parte del cliente
26/10: Contacto con salón para el evento (Belen Oller)
29/10: Convocación de modelos (Natalia de Benedettis)
29/10: Contratación de alquiler de mesas y puff (Belen Oller)
30/10: Audición con banda de música acorde para el evento (Ludi Alcaraz)
31/10: Contratación de banda musical (Ludi Alcaraz)
31/10: Compra de materiales de decoración (Belen Oller, De Benedettis Natalia)
02/11: Contratación de servicio de lunch (Belen Oller, Natalia de Benedettis, Ludi Alcaraz, Andrea
Luna Collantes)
02/11: Contratación de Sonido e Iluminación (Ludi Alcaraz)
05/11: Charla y muestra de avance de evento con el cliente (Belen Oller, Natalia de Benedettis,
Ludi Alcaraz, Andrea Luna Collantes)
07/11: Contratación de maquilladoras (Belen Oller)
09/11: Prueba de maquillajes a utilizar en evento
12/11: Contratación de Fotografos (Andrea Luna Collantes)
12/11: Compra de Bebidas (Natalia de Benedettis)
13/11: Contratación de Estatua Viviente para Recepción de invitados (Belen Oller)
14/11: Prueba de Sonido e Iluminación en Salón (Belen Oller, Natalia de Benedettis)
19/11: Ultimo encuentro con cliente, para mostrar detalles finales.
23/11: Armado y realización de Evento (Belen Oller, Natalia de Benedettis, Ludi Alcaraz, Andrea
Luna Collantes)
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M.A.M
Tareas 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 18.00 19.00 20.00 21.00 22.00
Limpieza pre evento *
Ambientación ~ ° ~ °
Preparación del sector de
bebidas y catering #+ #+
Prueba de luces y sonido #
Ensayo °
Backstage + +
Preparación de modelos # ° # °
Maquillaje y peinado ~ ~
Recepción °
Presentación y locución + +
Banda musical #
1ra pasada *
Performance de Jimena ~
2da pasada *
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Tareas 13.00 14.00 15.00 16.00 17.00 18.00 19.00 20.00 21.00 22.00
Cocktail * *
Desmontado de
ambientación
~ °
Limpieza +#
Tarea a cargo de:
Todas (*)
Belén Oller (~)
Natalia Benedettis (°)
Andrea Luna Collantes (+)
Ludi Alcaraz (#)
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EVALUACION DEL EVENTO
Pasados 5 días de la realización del desfile show del viernes 23 de noviembre, se realizo
una evaluación propia con las personas pertenecientes al staff. Las encargadas de la
organización generaron una reunión y evaluaron los puntos siguientes:
1- Si se alcanzo el objetivo general del evento: Una vez terminado el evento y
recordando cual era el objetivo principal (Promocionar la nueva colección de ropa
femenina de la marca “Florencia Figlioli Design”, a través de un desfile de moda
para dar a conocer la nueva colección Primavera-Verano) se llego a la conclusión
que lo pretendido por este evento fue logrado con éxito, ya que la gente conoció los
nuevo modelos de la diseñadora mediante una manera divertida e interesante.
2- Si el desarrollo y planificación funcionó: El desfile fue realizado de acuerdo al
cronograma de acciones estipulado, no hubo modificaciones ni inconvenientes
surgidos. Se realización en tiempo y forma todas las acciones pautadas con
anterioridad.
3- Si los resultados fueron los esperados: una vez evaluadas todas las acciones y las
actividades realizadas en el evento, se llego a la conclusión de que el resultado fue
más de lo esperado, ya que salió todo correcto, sin inconvenientes y se cumplieron
todos los detalles pautados para la realización de dicho desfiles
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