Ana Milena Gómez Sánchez
Blanca Mireya Guzmán Chaves
Sandra Liliana Díaz Lòpez
Grupo Tres
Profesora: María Nancy Uribe Cuéllar
Ciencia de la Información y la Documentación
Bibliotecología y Archivística
Facultad: Ciencias Humanas y Bellas Artes
Quindío - Armenia
Mayo de 2013
NORMATIVIDAD ARCHIVÍSTICA
CONTENIDO
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVOS
3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO CÁMARA DE COMERCIO DE PASTO
3 1. Tipología documental
3.2. Clasificación documental
3.3 Tipos de instrumentos de descripción
3.4 Servicios
4. BIBLIOTECA REGIONAL PÚBLICA DE ZIPAQUIRÁ
4 1. Tipología documental
4.2. Clasificación documental
4.3 Tipos de instrumentos de descripción
4.4 Servicios
CONTENIDO
5. CUADRO COMPARATIVO
6. ¿QUÉ ES DOCUMENTO?
6.1 Según la Constitución Política
6.2 Según la Real Academia de la Lengua Española
6.3 Según la Ley 594 de 200
6.4 Según el Diccionario
7. LA ARCHIVÍSTICA DENTRO DE LAS NORMAS
8. CONCLUSIONES
9. BIBLIOGRAFÍA
Con este trabajo se pretende identificar la tipología, clasificación,
instrumentos de descripción y servicios que ofrecen y manejan
los archivos y las bibliotecas. Para ello, se realizó la
comparación entre el archivo de la Cámara de Comercio de
Pasto y la Biblioteca Regional Pública de Zipaquirá.
De otra manera mediante nuestra propia percepción tomando la
base en las definiciones establecidas sobre el documento en la
Ley 594 de 2000, diccionario y Constitución Nacional,
proponemos un significado.
Por último hacemos un análisis del papel que tiene el archivista
dentro de las normas.
1. INTRODUCCIÓN
2. OBJETIVOS
- Identificar en un archivo y en una biblioteca: tipología documental,
clasificación documental, tipos de Instrumentos de descripción, servicio
que Ofrece.
-Identificar las diferencias entre una biblioteca y un archivo en cuanto al
servicio y manejo de cada uno.
- Definir el documento desde varias fuentes como la CP, la Ley General de
archivos, y los diccionarios.
- plantear desde nuestro punto de vista la función que cumple el archivista
dentro de las normas.
3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO
CÁMARA DE COMERCIO DE
PASTO
3.1. Clase de Archivo:
De gestión o activo ya que los documentos que lo conforman son
consultados frecuentemente, pues el valor administrativo, legal, operativo
y fiscal de la documentación aun no pierde vigencia.
Por lo general la fecha de emisión de los registros no es superior a los
cinco años y es consultada más de una vez al mes
3.2.Tipología documental:
Mediante la observación en el archivo de gestión del área de tesorería y
contaduría, se identifican los siguientes tipos documentales compuestos
los cuales se encuentran clasificados de acuerdo al tipo de trámite. Por
ejemplo:
3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO
CÁMARA DE COMERCIO DE
PASTO Tipos de trámite:
Anticipo a contratos de proveedores
1. Comprobante de egreso (30) o nota 43 pagos electrónicos
2. Factura o cuenta de cobro
3. Lista de chequeo para pago
4. Comprobante de transferencia (si es pago electrónico)
Anticipo o Avance a funcionarios
1. Comprobante de egreso (30) o nota 43 pagos electrónicos
2. Solicitud de bienes y servicios
3. Presupuesto y/o programación de gastos
4. CDP
5. Comprobante de transferencia (si es pago electrónico)
3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO
CÁMARA DE COMERCIO DE
PASTO 3.3 Clasificación documental:
La documentación se encuentra clasificada por SERIES y
SUBSERIES, de acuerdo al instructivo denominado “Organización
de los documentos de las series contables” I- GI-001,
pertenecientes al área financiera, como se puede apreciar a
continuación:
Serie: COMPROBANTES DE
CONTABILIDAD
Subserie: Comprobantes de Contabilidad
- Egresos (Tipo 30 y 43)
Nombre de la Carpeta: Pagos con cheque “Consecutivo Único”
Pagos electrónicos “Consecutivo Único
3. ARCHIVO ADMINISTRATIVO
CÁMARA DE COMERCIO DE
PASTO
3.4. Tipos de instrumentos
Formato Único de Inventario Documental (medio físico y magnético) y
Bases de datos.
3.5. Servicios
Prèstamo y consulta de documentos
4. BIBLIOTECA REGIONAL PÚBLICA
DE ZIPAQUIRÁ
4. BIBLIOTECA REGIONAL PÚBLICA
DE ZIPAQUIRÁ
4.1 Tipología documental
Utiliza tipología (simple) europea, de información general
-- Destinatarios: Cualquier persona -- Características
-- Funciones -- Servicios
4.2 La clasificación: se hace de acuerdo al sistema de clasificación
decimal Dewey en donde se agrupan los documentos similares para
que se pueda consultar rápidamente sin desplazarse mucho del
lugar en el que se encuentra.
Esta clasificación le da a cada uno de los libros un número
topográfico que va en el lomo de cada libro.
4.3 Tipos de instrumentos de descripción
Bases de datos que para cada clase de sala (infantil, general y
referencial) se tienen, las cuales con el nombre de autor, título del libro o
tema muestran su ubicación, inventarios y catálogos.
4.4 Servicios
En esta biblioteca se prestan los servicios de:
ü Préstamo de portátiles.
ü Servicio de internet.
ü Talleres.
ü Extensión bibliotecaria.
ü Promoción de lectura.
ü Alfabetización informacional.
ü Préstamos de libros.
ü Préstamo de videos y cd en sala.
5.CUADRO COMPARATIVO
CÁMARA DE COMERCIO DE
PASTO
BIBLIOTECA PÚBLICA DE
ZIPAQUIRÁ
CLASE Archivo de gestión iblioteca
TIPOLOGÍA Compuesta Simple
CLASIFICACIÓN
DOCUMENTAL
Cronología, alfanumérica,
numérica
Sistema Deway
TIPOS DE
INSTRUMENTOS
Base de datos e inventarios Bases de datos, inventarios,
catálogos.
SERVICIOS Préstamo y consulta de
documentos Préstamo de portátiles, servicio de
internet, talleres, extensión
bibliotecaria, promoción de lectura,
alfabetización informacional,
préstamo de libros, préstamo de
videos y cd en sala.
6. EL DOCUMENTO SEGÚN LA
CONSTITUCIÓN POLÍTICA
NACIONAL
El documento es un instrumento en que se apoya
el Estado, para reglamentar una serie de
órdenes que se infunden entre los ciudadanos
para que se cumplan las disposiciones en pro
del bienestar colectivo, en este sentido y
concerniente a los documentos el fondo de esta
Ley, se hace evidente su pleno uso para poder
soportar la acción u omisión en su
cumplimiento.
Junto a esto le atañe al documento demostrar la
gestión de la administración pública, la garantización
de los derechos y deberes de los ciudadanos, el
Estados y demás autoridades, ya que en los archivos
históricos se hallan los documentos más esenciales
que guardan la memoria de los hechos más
importantes del País. Por otra parte específicamente
los artículos 8, 23, 72,74 y 86, entre otros le concierne
de alguna manera dar trámite a las gestiones por
medio de documentos. Cabe señalar que el artículo
74 es muy preciso al conceder las facultades frente a
su acceso y planteamiento.
6.1. EL DOCUMENTO SEGÚN LA
CONSTITUCIÓN POLÍTICA
NACIONAL
6.2 LA REAL ACADEMIA DE LA
LENGUA ESPAÑOLA
Define Documento como:
Escrito que consta de datos fidedignos o susceptibles de ser empleados como
tales para probar algo (diploma, carta, contrato, etc.)
6.3. EL DOCUMENTO DE
ACUERDO A LEY 594 DE 2000
La Ley General de Archivo define al Documento de Archivo como
el registro de información producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o funciones
7. EL PAPEL DEL ARCHIVISTA
DENTRO DE LAS NORMAS
Desde el punto de vista actual, el archivista juega un papel imprescindible
dentro de las normas que se relacionan el archivo, puesto que desde
tiempo pasado, la lucha por lograr que se reconozca un espacio dentro
de la legislación no ha sido una tarea fácil, puesto que hasta hace poco
la profesión de archivista, fue vista como tal, ya que no era reconocida
sino hasta la expedición de la ley 1409 de 2010, "por la cual se
reglamenta el ejercicio profesional de la archivística, se dicta el
código de ética y otras disposiciones";
7. EL PAPEL DEL ARCHIVISTA
DENTRO DE LAS NORMAS
que en su artículo 1° habla sobre el
desempeño laboral de los
profesionales en archivística. En
este orden de ideas el
posicionamiento que viene
adquiriendo la archivística, se ha
logrado por medio de
agremiaciones como la Sociedad
Colombiana de Archivística, en fin
todo esto ha llevado a cabo
mediante un proceso de
maduración, puesto que aparte de
la expedición de la Ley 594 de
2000,
7. EL PAPEL DEL ARCHIVISTA
DENTRO DE LAS NORMAS
se han venido librando una serie de
decretos reglamentarios, circulares,
acuerdos, por medio del AGN, con el fin
de que se garantice el cumplimiento del
proceso archivístico, En síntesis el
archivista es la persona encargada de
comunicar las necesidades, problemas
o situaciones que ameriten
reglamentación del Estado y a la vez
tiene la función de promover y
promulgar todo lo referente a la función
archivística.
7.EL PAPEL DEL ARCHIVISTA
DENTRO DE LAS NORMAS
El archivista, es una pieza clave para dar cumplimiento a estas normas,
aplicándolas a los documentos para tener un archivo organizado, seguro y
al servicio de todos los usuarios.
También debe tener la capacidad de ser orientador para que todo aquel que
genere un documento lo haga cumpliendo las normas; debe estar
actualizado en cuanto a las mismas para estar continuamente aplicándolas
a su archivo.
El archivista juega el papel de conservador del patrimonio y memoria de una
Nación, institución y de la humanidad
8.CONCLUSIONES
Después de realizar la visita al archivo de la Cámara de Comercio de
Pasto y a la Biblioteca Regional Pública de Zipaquirá, podemos concluir
que son dos unidades de información que tiene similar funcionalidad, sin
embargo, el Archivo se centra más en los documentos producidos por
una entidad, en cambio la Biblioteca se especializa en conservar libros
que sirven para investigar cualquier tipo de información
Los archivos brindan información de actividades realizadas que sirven en su
mayoría de soporte legal, por otra parte las bibliotecas brindan información
que puede ser real, fantástica o ficticia para colegios, personas que
quieran relajarse un rato o como investigación.
En cuanto a las definiciones del documento en cada fuente consultada nos
permitió reflexionar sobre el significado que se relaciona principalmente con
la funcionalidad
Sin duda alguna el archivista es la persona encargada de gestionar para que
se reglamenten los procesos archivísticos y asimismo es el responsable de
hacerlos cumplir.
8.CONCLUSIONES
9. BIBLIOGRAFÍA
BANCO DE LA REPÚBLICA,Constitución Política de 1991, Fecha de
consulta 22 de mayo de 2013, disponible en:
http://www.banrep.gov.co/regimen/resoluciones/cp91.pdf
ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, Ley 594 de 2000, fecha de
consulta 24 de mayo de 2013, disponible en:
http://www.archivogeneral.gov.co/?idcategoria=2023
SECRETARÍA DEL SENADO, Ley 1409 de 2012, fecha de consulta 23
de mayo de 2013, disponible en:
http://www.secretariasenado.gov.co/senado/basedoc/ley/2010/ley_14
09_2010.html
BIBLIOGRAFÍA
REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA, disponible en :
http://lema.rae.es/drae/ Tomado de internet el 24 de mayo de 2013
TIPOS DOCUMENTALES:disponible en:
http://eprints.rclis.org/14566/1/isadg.pdf
Tomado de internet el 26 de mayo de 2013