Unidad 9
de formalizacioacuten en las organizaciones
lineamientos de la presentacioacuten
al interior de las organizaciones
y administrativos
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Conceptos centrales
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Introduccioacuten
En unidades precedentes analizamos la manera de disentildear una estructura organizacional y se hicieron algunas consideraciones sobre el grado de formalizacioacuten de los procesos de trabajo Para visualizar ambos aspectos
como los procesos de una manera comprensible La estructura organizacional se representa visualmente mediante las
llamadas cartas de organizacioacuten organigramas u organogramas1 Los procesos y procedimientos administrativos a su vez se pueden representar mediante los llamados
Es necesario recordar que estos esquemas son representaciones de una situacioacuten pero no son la situacioacuten misma es decir son un modelo de la realidad pero puede haber distintas representaciones de esa realidad Por ello debemos
empresas deban apegarse para su realizacioacuten Existen l ineamientos generales para que cada organizacioacuten adapte dichas representaciones a sus propias necesidades particulares En esta unidad se explican estos lineamientos por lo que en primer lugar se trabajaraacute con los organigramas en tanto que en la segunda parte de la
91 Organigramas Bases de elaboracioacuten y
presentacioacuten
El organigrama es la representacioacuten de la estructura organizacional de una empresa (o institucioacuten) o de una parte de ella en la cual se muestran ndashde manera
subordinacioacuten que existen entre ellas
De lo anterior se deriva que los organigramas dentro de una organizacioacuten pueden ser generales si engloban a toda la organizacioacuten o si se enfocan a un aacuterea en particular
1 En esta unidad usaremos primordialmente la denominacioacuten ldquoorganigramardquo por ser la maacutes utilizada dentro de cualquier aacutembito sin perjuicio de utilizar los otros teacuterminos en alguacuten momento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Un organigrama representa de manera expliacutecita las cadenas
de mando y las liacuteneas formales de comunicacioacuten
Figura 91 Ejemplo de un organigrama general
Las unidades individuales aparecen en casil las alineadas por niveles jeraacuterquicos y estaacuten conectadas entre siacute mediante l iacuteneas continuas que indican las cadenas de mando y los comunicacioacuten
Todo organigrama tiene diversos usos A continuacioacuten se indican los maacutes comunes
Cuando un administrador estaacute disentildeando una estructura organizacional generalmente existen diversas alternativas a considerar Al plasmar estas diferentes opciones en organigramas el responsable del disentildeo organizacional puede visualizarlas para elegir la maacutes conveniente
El organigrama comunica de
la organizacioacuten Eacutesta es su principal utilidad en la vida normal de la organizacioacuten
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2 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtml
de la empresa Al representar las relaciones formales de subordinacioacuten entre funciones y departamentos el organigrama indica a los miembros de una organizacioacuten quieacuten debe ser su jefe y simultaacuteneamente quieacutenes deben ser sus subordinados
911 Utilidad de los organigramas
La utilizacioacuten de los organigramas en la organizacioacuten trae consigo las siguientes ventajas
Son una base teacutecnica de suma importancia para el anaacutelisis organizacionalPermiten detectar y observar
La divisioacuten de funciones Los niveles jeraacuterquicosLas directrices de autoridad y responsabilidadLos canales formales de la comunicacioacutenLa naturaleza l ineal o asesoramiento del departamento ( )Los jefes de cada grupo de empleadosLas relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccioacuten de la misma2
912 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
empresa en sus esfuerzos de disentildeo comunicacioacuten y normatividad a continuacioacuten se
Un organigrama es la esquematizacioacuten jeraacuterquica
de la estructura de una organizacioacuten
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
iquestCuaacuteles son las caracteriacutesticas y criterios
baacutesicos de elaboracioacuten de un organigrama
Un organigrama debe representar la estructura real de la empresa3
Un organigrama debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o ldquoadornosrdquo que soacutelo sirven para confundir a los usuarios
Un organigrama debe utilizar siempre los mismos siacutembolos y denominaciones para representar iguales cosas Este criterio es especialmente importante cuando por su tamantildeo en la organizacioacuten es necesario elaborar varios organigramas para cubrir toda la estructura
los cambios maacutes recientes
Es evidente que los responsables de elaborar los organigramas deben tener toda la informacioacuten necesaria para la real izacioacuten de dicha tarea La recopilacioacuten de esa informacioacuten frecuentemente se lleva a cabo como parte de un trabajo paralelo la
elaboracioacuten del manual de organizacioacuten En caso de que no sea asiacute la persona o personas encargadas de su elaboracioacuten
deberaacuten investigar los oacuterganos que comprende la institucioacuten sus baacutesicas y las entre el los Siempre se debe comenzar por el
para evitar la omisioacuten de alguacuten aacuterea Ahora bien lo maacutes comuacuten es encontrar un organigrama anterior que se debe
actualizar por lo que la persona encargada de llevar a cabo esta tarea no parte
informacioacuten contenida en dicho organigramaAsimismo para la correcta elaboracioacuten de este tipo de representaciones
4
3 Esta caracteriacutestica por supuesto no se aplica durante el disentildeo sino maacutes bien en lo
o instituciones 4 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtm
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Figura 93 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
913 Tipos de organigramas
como a continuacioacuten se sentildeala
5
Representan todas las aacutereas de la organizacioacuten (ver
Figura 94 Organigrama integral
5 Dependiendo de las necesidades de la organizacioacuten en algunos casos se incluye en el organigrama tanto el nombre del puesto como el nombre de la persona que lo ocupa
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Indican el nombre de cada aacuterea y sus principales funciones
Figura 95 Organigrama funcional
Presentan a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor
Figura 96 Organigrama vertical
A diferencia de los organigramas verticales en los organigramas de este tipo se representa al oacutergano de mayor jerarquiacutea en el extremo izquierdo por lo que el resto de los niveles jeraacuterquicos se
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Figura 97 Organigrama horizontal
En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6
Figura 98 Organigrama mixto
Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una
6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 99 Organigrama por bloques
Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de
Figura 910 Organigrama circular
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914 Presentacioacuten de los organigramas
A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad
Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional
se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten
o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten
Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario
Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera
Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades
pueden ser de la siguiente naturaleza
iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama
7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
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Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
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Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
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Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
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923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
458
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Conceptos centrales
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
459
Introduccioacuten
En unidades precedentes analizamos la manera de disentildear una estructura organizacional y se hicieron algunas consideraciones sobre el grado de formalizacioacuten de los procesos de trabajo Para visualizar ambos aspectos
como los procesos de una manera comprensible La estructura organizacional se representa visualmente mediante las
llamadas cartas de organizacioacuten organigramas u organogramas1 Los procesos y procedimientos administrativos a su vez se pueden representar mediante los llamados
Es necesario recordar que estos esquemas son representaciones de una situacioacuten pero no son la situacioacuten misma es decir son un modelo de la realidad pero puede haber distintas representaciones de esa realidad Por ello debemos
empresas deban apegarse para su realizacioacuten Existen l ineamientos generales para que cada organizacioacuten adapte dichas representaciones a sus propias necesidades particulares En esta unidad se explican estos lineamientos por lo que en primer lugar se trabajaraacute con los organigramas en tanto que en la segunda parte de la
91 Organigramas Bases de elaboracioacuten y
presentacioacuten
El organigrama es la representacioacuten de la estructura organizacional de una empresa (o institucioacuten) o de una parte de ella en la cual se muestran ndashde manera
subordinacioacuten que existen entre ellas
De lo anterior se deriva que los organigramas dentro de una organizacioacuten pueden ser generales si engloban a toda la organizacioacuten o si se enfocan a un aacuterea en particular
1 En esta unidad usaremos primordialmente la denominacioacuten ldquoorganigramardquo por ser la maacutes utilizada dentro de cualquier aacutembito sin perjuicio de utilizar los otros teacuterminos en alguacuten momento
460
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Un organigrama representa de manera expliacutecita las cadenas
de mando y las liacuteneas formales de comunicacioacuten
Figura 91 Ejemplo de un organigrama general
Las unidades individuales aparecen en casil las alineadas por niveles jeraacuterquicos y estaacuten conectadas entre siacute mediante l iacuteneas continuas que indican las cadenas de mando y los comunicacioacuten
Todo organigrama tiene diversos usos A continuacioacuten se indican los maacutes comunes
Cuando un administrador estaacute disentildeando una estructura organizacional generalmente existen diversas alternativas a considerar Al plasmar estas diferentes opciones en organigramas el responsable del disentildeo organizacional puede visualizarlas para elegir la maacutes conveniente
El organigrama comunica de
la organizacioacuten Eacutesta es su principal utilidad en la vida normal de la organizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
461
2 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtml
de la empresa Al representar las relaciones formales de subordinacioacuten entre funciones y departamentos el organigrama indica a los miembros de una organizacioacuten quieacuten debe ser su jefe y simultaacuteneamente quieacutenes deben ser sus subordinados
911 Utilidad de los organigramas
La utilizacioacuten de los organigramas en la organizacioacuten trae consigo las siguientes ventajas
Son una base teacutecnica de suma importancia para el anaacutelisis organizacionalPermiten detectar y observar
La divisioacuten de funciones Los niveles jeraacuterquicosLas directrices de autoridad y responsabilidadLos canales formales de la comunicacioacutenLa naturaleza l ineal o asesoramiento del departamento ( )Los jefes de cada grupo de empleadosLas relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccioacuten de la misma2
912 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
empresa en sus esfuerzos de disentildeo comunicacioacuten y normatividad a continuacioacuten se
Un organigrama es la esquematizacioacuten jeraacuterquica
de la estructura de una organizacioacuten
462
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
iquestCuaacuteles son las caracteriacutesticas y criterios
baacutesicos de elaboracioacuten de un organigrama
Un organigrama debe representar la estructura real de la empresa3
Un organigrama debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o ldquoadornosrdquo que soacutelo sirven para confundir a los usuarios
Un organigrama debe utilizar siempre los mismos siacutembolos y denominaciones para representar iguales cosas Este criterio es especialmente importante cuando por su tamantildeo en la organizacioacuten es necesario elaborar varios organigramas para cubrir toda la estructura
los cambios maacutes recientes
Es evidente que los responsables de elaborar los organigramas deben tener toda la informacioacuten necesaria para la real izacioacuten de dicha tarea La recopilacioacuten de esa informacioacuten frecuentemente se lleva a cabo como parte de un trabajo paralelo la
elaboracioacuten del manual de organizacioacuten En caso de que no sea asiacute la persona o personas encargadas de su elaboracioacuten
deberaacuten investigar los oacuterganos que comprende la institucioacuten sus baacutesicas y las entre el los Siempre se debe comenzar por el
para evitar la omisioacuten de alguacuten aacuterea Ahora bien lo maacutes comuacuten es encontrar un organigrama anterior que se debe
actualizar por lo que la persona encargada de llevar a cabo esta tarea no parte
informacioacuten contenida en dicho organigramaAsimismo para la correcta elaboracioacuten de este tipo de representaciones
4
3 Esta caracteriacutestica por supuesto no se aplica durante el disentildeo sino maacutes bien en lo
o instituciones 4 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtm
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
463
Figura 93 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
913 Tipos de organigramas
como a continuacioacuten se sentildeala
5
Representan todas las aacutereas de la organizacioacuten (ver
Figura 94 Organigrama integral
5 Dependiendo de las necesidades de la organizacioacuten en algunos casos se incluye en el organigrama tanto el nombre del puesto como el nombre de la persona que lo ocupa
464
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Indican el nombre de cada aacuterea y sus principales funciones
Figura 95 Organigrama funcional
Presentan a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor
Figura 96 Organigrama vertical
A diferencia de los organigramas verticales en los organigramas de este tipo se representa al oacutergano de mayor jerarquiacutea en el extremo izquierdo por lo que el resto de los niveles jeraacuterquicos se
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
465
Figura 97 Organigrama horizontal
En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6
Figura 98 Organigrama mixto
Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una
6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
466
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 99 Organigrama por bloques
Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de
Figura 910 Organigrama circular
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
467
914 Presentacioacuten de los organigramas
A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad
Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional
se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten
o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten
Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario
Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera
Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades
pueden ser de la siguiente naturaleza
iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama
7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
469
Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
470
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
471
Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
472
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
473
Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
474
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
479
(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
459
Introduccioacuten
En unidades precedentes analizamos la manera de disentildear una estructura organizacional y se hicieron algunas consideraciones sobre el grado de formalizacioacuten de los procesos de trabajo Para visualizar ambos aspectos
como los procesos de una manera comprensible La estructura organizacional se representa visualmente mediante las
llamadas cartas de organizacioacuten organigramas u organogramas1 Los procesos y procedimientos administrativos a su vez se pueden representar mediante los llamados
Es necesario recordar que estos esquemas son representaciones de una situacioacuten pero no son la situacioacuten misma es decir son un modelo de la realidad pero puede haber distintas representaciones de esa realidad Por ello debemos
empresas deban apegarse para su realizacioacuten Existen l ineamientos generales para que cada organizacioacuten adapte dichas representaciones a sus propias necesidades particulares En esta unidad se explican estos lineamientos por lo que en primer lugar se trabajaraacute con los organigramas en tanto que en la segunda parte de la
91 Organigramas Bases de elaboracioacuten y
presentacioacuten
El organigrama es la representacioacuten de la estructura organizacional de una empresa (o institucioacuten) o de una parte de ella en la cual se muestran ndashde manera
subordinacioacuten que existen entre ellas
De lo anterior se deriva que los organigramas dentro de una organizacioacuten pueden ser generales si engloban a toda la organizacioacuten o si se enfocan a un aacuterea en particular
1 En esta unidad usaremos primordialmente la denominacioacuten ldquoorganigramardquo por ser la maacutes utilizada dentro de cualquier aacutembito sin perjuicio de utilizar los otros teacuterminos en alguacuten momento
460
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Un organigrama representa de manera expliacutecita las cadenas
de mando y las liacuteneas formales de comunicacioacuten
Figura 91 Ejemplo de un organigrama general
Las unidades individuales aparecen en casil las alineadas por niveles jeraacuterquicos y estaacuten conectadas entre siacute mediante l iacuteneas continuas que indican las cadenas de mando y los comunicacioacuten
Todo organigrama tiene diversos usos A continuacioacuten se indican los maacutes comunes
Cuando un administrador estaacute disentildeando una estructura organizacional generalmente existen diversas alternativas a considerar Al plasmar estas diferentes opciones en organigramas el responsable del disentildeo organizacional puede visualizarlas para elegir la maacutes conveniente
El organigrama comunica de
la organizacioacuten Eacutesta es su principal utilidad en la vida normal de la organizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
461
2 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtml
de la empresa Al representar las relaciones formales de subordinacioacuten entre funciones y departamentos el organigrama indica a los miembros de una organizacioacuten quieacuten debe ser su jefe y simultaacuteneamente quieacutenes deben ser sus subordinados
911 Utilidad de los organigramas
La utilizacioacuten de los organigramas en la organizacioacuten trae consigo las siguientes ventajas
Son una base teacutecnica de suma importancia para el anaacutelisis organizacionalPermiten detectar y observar
La divisioacuten de funciones Los niveles jeraacuterquicosLas directrices de autoridad y responsabilidadLos canales formales de la comunicacioacutenLa naturaleza l ineal o asesoramiento del departamento ( )Los jefes de cada grupo de empleadosLas relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccioacuten de la misma2
912 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
empresa en sus esfuerzos de disentildeo comunicacioacuten y normatividad a continuacioacuten se
Un organigrama es la esquematizacioacuten jeraacuterquica
de la estructura de una organizacioacuten
462
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
iquestCuaacuteles son las caracteriacutesticas y criterios
baacutesicos de elaboracioacuten de un organigrama
Un organigrama debe representar la estructura real de la empresa3
Un organigrama debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o ldquoadornosrdquo que soacutelo sirven para confundir a los usuarios
Un organigrama debe utilizar siempre los mismos siacutembolos y denominaciones para representar iguales cosas Este criterio es especialmente importante cuando por su tamantildeo en la organizacioacuten es necesario elaborar varios organigramas para cubrir toda la estructura
los cambios maacutes recientes
Es evidente que los responsables de elaborar los organigramas deben tener toda la informacioacuten necesaria para la real izacioacuten de dicha tarea La recopilacioacuten de esa informacioacuten frecuentemente se lleva a cabo como parte de un trabajo paralelo la
elaboracioacuten del manual de organizacioacuten En caso de que no sea asiacute la persona o personas encargadas de su elaboracioacuten
deberaacuten investigar los oacuterganos que comprende la institucioacuten sus baacutesicas y las entre el los Siempre se debe comenzar por el
para evitar la omisioacuten de alguacuten aacuterea Ahora bien lo maacutes comuacuten es encontrar un organigrama anterior que se debe
actualizar por lo que la persona encargada de llevar a cabo esta tarea no parte
informacioacuten contenida en dicho organigramaAsimismo para la correcta elaboracioacuten de este tipo de representaciones
4
3 Esta caracteriacutestica por supuesto no se aplica durante el disentildeo sino maacutes bien en lo
o instituciones 4 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtm
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
463
Figura 93 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
913 Tipos de organigramas
como a continuacioacuten se sentildeala
5
Representan todas las aacutereas de la organizacioacuten (ver
Figura 94 Organigrama integral
5 Dependiendo de las necesidades de la organizacioacuten en algunos casos se incluye en el organigrama tanto el nombre del puesto como el nombre de la persona que lo ocupa
464
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Indican el nombre de cada aacuterea y sus principales funciones
Figura 95 Organigrama funcional
Presentan a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor
Figura 96 Organigrama vertical
A diferencia de los organigramas verticales en los organigramas de este tipo se representa al oacutergano de mayor jerarquiacutea en el extremo izquierdo por lo que el resto de los niveles jeraacuterquicos se
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
465
Figura 97 Organigrama horizontal
En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6
Figura 98 Organigrama mixto
Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una
6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
466
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 99 Organigrama por bloques
Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de
Figura 910 Organigrama circular
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
467
914 Presentacioacuten de los organigramas
A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad
Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional
se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten
o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten
Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario
Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera
Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades
pueden ser de la siguiente naturaleza
iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama
7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina
468
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
469
Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
470
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
471
Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
472
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
474
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
479
(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
481
4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
460
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Un organigrama representa de manera expliacutecita las cadenas
de mando y las liacuteneas formales de comunicacioacuten
Figura 91 Ejemplo de un organigrama general
Las unidades individuales aparecen en casil las alineadas por niveles jeraacuterquicos y estaacuten conectadas entre siacute mediante l iacuteneas continuas que indican las cadenas de mando y los comunicacioacuten
Todo organigrama tiene diversos usos A continuacioacuten se indican los maacutes comunes
Cuando un administrador estaacute disentildeando una estructura organizacional generalmente existen diversas alternativas a considerar Al plasmar estas diferentes opciones en organigramas el responsable del disentildeo organizacional puede visualizarlas para elegir la maacutes conveniente
El organigrama comunica de
la organizacioacuten Eacutesta es su principal utilidad en la vida normal de la organizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
461
2 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtml
de la empresa Al representar las relaciones formales de subordinacioacuten entre funciones y departamentos el organigrama indica a los miembros de una organizacioacuten quieacuten debe ser su jefe y simultaacuteneamente quieacutenes deben ser sus subordinados
911 Utilidad de los organigramas
La utilizacioacuten de los organigramas en la organizacioacuten trae consigo las siguientes ventajas
Son una base teacutecnica de suma importancia para el anaacutelisis organizacionalPermiten detectar y observar
La divisioacuten de funciones Los niveles jeraacuterquicosLas directrices de autoridad y responsabilidadLos canales formales de la comunicacioacutenLa naturaleza l ineal o asesoramiento del departamento ( )Los jefes de cada grupo de empleadosLas relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccioacuten de la misma2
912 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
empresa en sus esfuerzos de disentildeo comunicacioacuten y normatividad a continuacioacuten se
Un organigrama es la esquematizacioacuten jeraacuterquica
de la estructura de una organizacioacuten
462
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
iquestCuaacuteles son las caracteriacutesticas y criterios
baacutesicos de elaboracioacuten de un organigrama
Un organigrama debe representar la estructura real de la empresa3
Un organigrama debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o ldquoadornosrdquo que soacutelo sirven para confundir a los usuarios
Un organigrama debe utilizar siempre los mismos siacutembolos y denominaciones para representar iguales cosas Este criterio es especialmente importante cuando por su tamantildeo en la organizacioacuten es necesario elaborar varios organigramas para cubrir toda la estructura
los cambios maacutes recientes
Es evidente que los responsables de elaborar los organigramas deben tener toda la informacioacuten necesaria para la real izacioacuten de dicha tarea La recopilacioacuten de esa informacioacuten frecuentemente se lleva a cabo como parte de un trabajo paralelo la
elaboracioacuten del manual de organizacioacuten En caso de que no sea asiacute la persona o personas encargadas de su elaboracioacuten
deberaacuten investigar los oacuterganos que comprende la institucioacuten sus baacutesicas y las entre el los Siempre se debe comenzar por el
para evitar la omisioacuten de alguacuten aacuterea Ahora bien lo maacutes comuacuten es encontrar un organigrama anterior que se debe
actualizar por lo que la persona encargada de llevar a cabo esta tarea no parte
informacioacuten contenida en dicho organigramaAsimismo para la correcta elaboracioacuten de este tipo de representaciones
4
3 Esta caracteriacutestica por supuesto no se aplica durante el disentildeo sino maacutes bien en lo
o instituciones 4 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtm
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
463
Figura 93 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
913 Tipos de organigramas
como a continuacioacuten se sentildeala
5
Representan todas las aacutereas de la organizacioacuten (ver
Figura 94 Organigrama integral
5 Dependiendo de las necesidades de la organizacioacuten en algunos casos se incluye en el organigrama tanto el nombre del puesto como el nombre de la persona que lo ocupa
464
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Indican el nombre de cada aacuterea y sus principales funciones
Figura 95 Organigrama funcional
Presentan a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor
Figura 96 Organigrama vertical
A diferencia de los organigramas verticales en los organigramas de este tipo se representa al oacutergano de mayor jerarquiacutea en el extremo izquierdo por lo que el resto de los niveles jeraacuterquicos se
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
465
Figura 97 Organigrama horizontal
En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6
Figura 98 Organigrama mixto
Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una
6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
466
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 99 Organigrama por bloques
Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de
Figura 910 Organigrama circular
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
467
914 Presentacioacuten de los organigramas
A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad
Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional
se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten
o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten
Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario
Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera
Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades
pueden ser de la siguiente naturaleza
iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama
7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
469
Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
470
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
471
Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
472
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
473
Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
474
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
475
Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
477
923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
479
(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
481
4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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2 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtml
de la empresa Al representar las relaciones formales de subordinacioacuten entre funciones y departamentos el organigrama indica a los miembros de una organizacioacuten quieacuten debe ser su jefe y simultaacuteneamente quieacutenes deben ser sus subordinados
911 Utilidad de los organigramas
La utilizacioacuten de los organigramas en la organizacioacuten trae consigo las siguientes ventajas
Son una base teacutecnica de suma importancia para el anaacutelisis organizacionalPermiten detectar y observar
La divisioacuten de funciones Los niveles jeraacuterquicosLas directrices de autoridad y responsabilidadLos canales formales de la comunicacioacutenLa naturaleza l ineal o asesoramiento del departamento ( )Los jefes de cada grupo de empleadosLas relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa en cada departamento o seccioacuten de la misma2
912 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
empresa en sus esfuerzos de disentildeo comunicacioacuten y normatividad a continuacioacuten se
Un organigrama es la esquematizacioacuten jeraacuterquica
de la estructura de una organizacioacuten
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
iquestCuaacuteles son las caracteriacutesticas y criterios
baacutesicos de elaboracioacuten de un organigrama
Un organigrama debe representar la estructura real de la empresa3
Un organigrama debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o ldquoadornosrdquo que soacutelo sirven para confundir a los usuarios
Un organigrama debe utilizar siempre los mismos siacutembolos y denominaciones para representar iguales cosas Este criterio es especialmente importante cuando por su tamantildeo en la organizacioacuten es necesario elaborar varios organigramas para cubrir toda la estructura
los cambios maacutes recientes
Es evidente que los responsables de elaborar los organigramas deben tener toda la informacioacuten necesaria para la real izacioacuten de dicha tarea La recopilacioacuten de esa informacioacuten frecuentemente se lleva a cabo como parte de un trabajo paralelo la
elaboracioacuten del manual de organizacioacuten En caso de que no sea asiacute la persona o personas encargadas de su elaboracioacuten
deberaacuten investigar los oacuterganos que comprende la institucioacuten sus baacutesicas y las entre el los Siempre se debe comenzar por el
para evitar la omisioacuten de alguacuten aacuterea Ahora bien lo maacutes comuacuten es encontrar un organigrama anterior que se debe
actualizar por lo que la persona encargada de llevar a cabo esta tarea no parte
informacioacuten contenida en dicho organigramaAsimismo para la correcta elaboracioacuten de este tipo de representaciones
4
3 Esta caracteriacutestica por supuesto no se aplica durante el disentildeo sino maacutes bien en lo
o instituciones 4 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtm
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
463
Figura 93 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
913 Tipos de organigramas
como a continuacioacuten se sentildeala
5
Representan todas las aacutereas de la organizacioacuten (ver
Figura 94 Organigrama integral
5 Dependiendo de las necesidades de la organizacioacuten en algunos casos se incluye en el organigrama tanto el nombre del puesto como el nombre de la persona que lo ocupa
464
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Indican el nombre de cada aacuterea y sus principales funciones
Figura 95 Organigrama funcional
Presentan a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor
Figura 96 Organigrama vertical
A diferencia de los organigramas verticales en los organigramas de este tipo se representa al oacutergano de mayor jerarquiacutea en el extremo izquierdo por lo que el resto de los niveles jeraacuterquicos se
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
465
Figura 97 Organigrama horizontal
En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6
Figura 98 Organigrama mixto
Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una
6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 99 Organigrama por bloques
Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de
Figura 910 Organigrama circular
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
467
914 Presentacioacuten de los organigramas
A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad
Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional
se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten
o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten
Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario
Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera
Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades
pueden ser de la siguiente naturaleza
iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama
7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina
468
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
469
Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
470
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
471
Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
472
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
473
Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
474
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
475
Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
477
923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
479
(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
481
4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
462
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
iquestCuaacuteles son las caracteriacutesticas y criterios
baacutesicos de elaboracioacuten de un organigrama
Un organigrama debe representar la estructura real de la empresa3
Un organigrama debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o ldquoadornosrdquo que soacutelo sirven para confundir a los usuarios
Un organigrama debe utilizar siempre los mismos siacutembolos y denominaciones para representar iguales cosas Este criterio es especialmente importante cuando por su tamantildeo en la organizacioacuten es necesario elaborar varios organigramas para cubrir toda la estructura
los cambios maacutes recientes
Es evidente que los responsables de elaborar los organigramas deben tener toda la informacioacuten necesaria para la real izacioacuten de dicha tarea La recopilacioacuten de esa informacioacuten frecuentemente se lleva a cabo como parte de un trabajo paralelo la
elaboracioacuten del manual de organizacioacuten En caso de que no sea asiacute la persona o personas encargadas de su elaboracioacuten
deberaacuten investigar los oacuterganos que comprende la institucioacuten sus baacutesicas y las entre el los Siempre se debe comenzar por el
para evitar la omisioacuten de alguacuten aacuterea Ahora bien lo maacutes comuacuten es encontrar un organigrama anterior que se debe
actualizar por lo que la persona encargada de llevar a cabo esta tarea no parte
informacioacuten contenida en dicho organigramaAsimismo para la correcta elaboracioacuten de este tipo de representaciones
4
3 Esta caracteriacutestica por supuesto no se aplica durante el disentildeo sino maacutes bien en lo
o instituciones 4 Organigramas Adaptado de httpmembersestripoddeadministracionmenushtm
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 93 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
913 Tipos de organigramas
como a continuacioacuten se sentildeala
5
Representan todas las aacutereas de la organizacioacuten (ver
Figura 94 Organigrama integral
5 Dependiendo de las necesidades de la organizacioacuten en algunos casos se incluye en el organigrama tanto el nombre del puesto como el nombre de la persona que lo ocupa
464
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Indican el nombre de cada aacuterea y sus principales funciones
Figura 95 Organigrama funcional
Presentan a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor
Figura 96 Organigrama vertical
A diferencia de los organigramas verticales en los organigramas de este tipo se representa al oacutergano de mayor jerarquiacutea en el extremo izquierdo por lo que el resto de los niveles jeraacuterquicos se
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
465
Figura 97 Organigrama horizontal
En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6
Figura 98 Organigrama mixto
Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una
6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
466
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 99 Organigrama por bloques
Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de
Figura 910 Organigrama circular
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
467
914 Presentacioacuten de los organigramas
A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad
Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional
se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten
o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten
Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario
Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera
Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades
pueden ser de la siguiente naturaleza
iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama
7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina
468
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
469
Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
470
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
471
Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
472
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
473
Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
474
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
475
Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
477
923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
479
(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
481
4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 93 Criterios baacutesicos para la elaboracioacuten de organigramas
913 Tipos de organigramas
como a continuacioacuten se sentildeala
5
Representan todas las aacutereas de la organizacioacuten (ver
Figura 94 Organigrama integral
5 Dependiendo de las necesidades de la organizacioacuten en algunos casos se incluye en el organigrama tanto el nombre del puesto como el nombre de la persona que lo ocupa
464
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Indican el nombre de cada aacuterea y sus principales funciones
Figura 95 Organigrama funcional
Presentan a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor
Figura 96 Organigrama vertical
A diferencia de los organigramas verticales en los organigramas de este tipo se representa al oacutergano de mayor jerarquiacutea en el extremo izquierdo por lo que el resto de los niveles jeraacuterquicos se
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 97 Organigrama horizontal
En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6
Figura 98 Organigrama mixto
Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una
6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 99 Organigrama por bloques
Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de
Figura 910 Organigrama circular
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
467
914 Presentacioacuten de los organigramas
A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad
Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional
se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten
o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten
Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario
Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera
Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades
pueden ser de la siguiente naturaleza
iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama
7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
469
Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
470
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
471
Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Indican el nombre de cada aacuterea y sus principales funciones
Figura 95 Organigrama funcional
Presentan a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor
Figura 96 Organigrama vertical
A diferencia de los organigramas verticales en los organigramas de este tipo se representa al oacutergano de mayor jerarquiacutea en el extremo izquierdo por lo que el resto de los niveles jeraacuterquicos se
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Figura 97 Organigrama horizontal
En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6
Figura 98 Organigrama mixto
Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una
6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 99 Organigrama por bloques
Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de
Figura 910 Organigrama circular
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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914 Presentacioacuten de los organigramas
A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad
Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional
se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten
o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten
Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario
Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera
Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades
pueden ser de la siguiente naturaleza
iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama
7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
472
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
473
Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
475
Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
477
923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
479
(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
481
4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 97 Organigrama horizontal
En los organigramas mixtos se combinan las formas horizontal y vertical Este tipo de representacioacuten graacutef ica es uti l izado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos por lo que con ello buscan la optimizacioacuten del espacio en el que se encuentran trabajando6
Figura 98 Organigrama mixto
Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa en una
6 Mano Carrillo Marienela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 99 Organigrama por bloques
Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de
Figura 910 Organigrama circular
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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914 Presentacioacuten de los organigramas
A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad
Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional
se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten
o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten
Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario
Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera
Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades
pueden ser de la siguiente naturaleza
iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama
7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina
468
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
469
Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 99 Organigrama por bloques
Estos organigramas estaacuten formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad maacutexima en la empresa a cuyo derredor se trazan ciacuterculos conceacutentricos cada uno de los cuales constituye un nivel de organizacioacuten En cada uno de esos ciacuterculos se coloca a los jefes inmediatos y se les liga con liacuteneas que representan los canales de
Figura 910 Organigrama circular
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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914 Presentacioacuten de los organigramas
A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad
Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional
se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten
o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten
Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario
Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera
Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades
pueden ser de la siguiente naturaleza
iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama
7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
469
Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
471
Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
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Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
477
923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
467
914 Presentacioacuten de los organigramas
A continuacioacuten se explican los lineamientos que la presentacioacuten de los organigramas debe cumplir para asegurar su utilidad
Este documento de formalizacioacuten de la estructura debe contener el nombre de la empresa y en su caso del aacuterea organizacional
se trata de un organigrama (carta de organizacioacuten
o departamento que lo realizoacute Por uacuteltimo debe incluir el nombre del puesto de la persona que autoriza el documento y la fecha de autorizacioacuten
Normalmente las aacutereas organizacionales estaacuten representadas como rectaacutengulos en cuyo interior se encuentra el nombre del aacuterea o departamento y a veces alguna otra informacioacuten Ello depende del tipo de organigrama que se haya utilizado (integral funcional por bloques etc) Es deseable que el tamantildeo de los rectaacutengulos sea similar para evitar confusiones al usuario
Puede darse de acuerdo con diferentes criterios uno de ellos es colocar primero (a la izquierda en los organigramas horizontales y arriba en los organigramas verticales) a las aacutereas o unidades que realizan actividades directamente relacionadas con la misioacuten organizacional7 para despueacutes colocar a las aacutereas de apoyo seguacuten corresponda Otro criterio es colocar a las aacutereas en el orden del proceso funcional natural que sigue la empresa por ejemplo investigacioacuten y desarrollo produccioacuten comercializacioacuten etceacutetera
Las l iacuteneas son los elementos que dentro de un organigrama nos permiten mostrar las relaciones formales entre las diferentes aacutereas o unidades
pueden ser de la siguiente naturaleza
iquestQueacute datos de identificacioacuten debe considerar la presentacioacuten del organigrama
7 En un hospital por ejemplo se le dariacutea prioridad a la colocacioacuten de aacutereas relacionadas con la atencioacuten meacutedica de los enfermos (emergencias admisioacuten cardiologiacutea etc) y se colocariacutean despueacutes a las aacutereas o departamentos que sirven de apoyo (cocina
468
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
469
Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
470
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
471
Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
472
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
473
Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
474
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
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923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
481
4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
468
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 911 Ejemplos de liacuteneas de autoridad y asesoriacutea
Muestra la delegacioacuten de autoridad que se desprende a partir de la direccioacuten general hacia abajo en todos los niveles
Estas l iacuteneas indican la (es decir
Asimismo de todas las liacuteneas de conexioacuten las l iacuteneas de autoridad l ineal deben ser las maacutes gruesas toda vez que indican las relaciones de autoridad-responsabilidad consideradas como las maacutes importantes al interior de la organizacioacuten
Muestra una relacioacuten de dependencia hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
Por ejemplo en una empresa en la que la gerencia de ventas
real izarse con queacute metodologiacutea y en queacute formatos esta uacuteltima
primera (ventas) Este tipo de relacioacuten se representa con liacuteneas de trazo discontinuo
Esta relacioacuten se produce cuando existen unidades que le dan a la organizacioacuten alguacuten tipo de informacioacuten especial izada ndasho asistencia teacutecnicandash que normalmente toma la forma de recomendaciones consejos o sugerencias
Las liacuteneas de autoridad lineal muestran la relacioacuten
jefe-subordinado y por lo tanto la relacioacuten
autoridad-responsabilidad que le es inherente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
469
Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
470
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
471
Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
472
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
473
Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
474
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
475
Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
477
923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
479
(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
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a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
496
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
469
Por ejemplo independientemente de que en muchas organizaciones existe un aacuterea especiacutef ica para brindar asistencia e informacioacuten
frecuentemente la gerencia de recursos humanos da asesoriacutea a otras gerencias cuando se tratan asuntos relacionados con el comportamiento organizacional en virtud de que los responsables de esta unidad por su preparacioacuten profesional (psicologiacutea o relaciones industriales) pueden aconsejar a los demaacutes miembros de la organizacioacuten en la resolucioacuten
humanos Estas relaciones se representan con trazos discontinuos a
diferencia de los utilizados para las relaciones de autoridad lineal
Muchas veces la representacioacuten de todas las relaciones existentes complica excesivamente el disentildeo estructural sobre todo en las empresas o instituciones que tienen una gran cantidad de unidades organizacionales Por ello es comuacuten que
cartas de organizacioacutenndash uacutenicamente las relaciones de autoridad lineal mientras que por otro lado las explicaciones de los otros dos tipos de relaciones se consideran dentro del documento formal (manual de organizacioacuten) que hace alusioacuten a las descripciones de puestos
Ejercicio 1
1 Un organigrama es ___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
a) Carta de organizacioacutenb) Diagrama de proceso permanentec) Organogramad) Carta de secuencia
iquestCoacutemo se utilizan las liacuteneas de relacioacuten en el organigrama de una organizacioacuten estructuralmente compleja
470
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
471
Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
472
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
473
Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
474
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
475
Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
477
923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
479
(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
481
4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
496
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
470
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
3 Explica con tus propias palabras por queacute el organigrama es una herramienta importante de disentildeo de comunicacioacuten y de normatividad de la empresa o institucioacuten
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
4 Los organigramas pueden ser ___________________________ si engloban a toda la organizacioacuten o___________________________ si se enfocan a un aacuterea en particular
5 El uso de organigramas es una base teacutecnica adecuada para efectuar un anaacutelisis
( ) Verdadero ( ) Falso
6 Por su contenido los organigramas pueden ser
a) Verticales y horizontalesb) Integrales y funcionalesc) Mixtos y por bloquesd) Circulares y de autoridad lineal
reglas convencionales
En las organizaciones existen trabajos repetitivos o rutinarios que tienen que llevarse a cabo con mucha f recuencia Ya en unidades anteriores sentildealamos la importancia de que estas tareas deban realizarse adecuadamente para ahorrar esfuerzos tiempo y dinero para optimizar el control y para lograr resultados organizacionales Para ello se desarrollan poliacuteticas reglas y procedimientos administrativos que ayudan
a los gerentes a aplicar determinadas estrategias en los casos que se requieren acciones rutinarias con el propoacutesito de lograr tanto como
Una poliacutetica es un plan permanente que establece l i neamientos generales para la toma de decisiones
iquestQueacute son las poliacuteticas las reglas y los
procedimientos administrativos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
471
Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
472
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
473
Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
474
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
475
Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
477
923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
479
(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
481
4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
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Respuestas al caso
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Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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Establece los l iacutemites de las decisiones indicando a los gerentes queacute decisiones se pueden tomar y cuaacuteles no
Algunas poliacuteticas incluyen reglas es decir planes permanentes que detallan
Ahora bien la mayor parte de las poliacuteticas van acompantildeadas de procedimientos administrativos llamados tambieacuten procedimientos o meacutetodos estaacutendar de operaciones que no son otra cosa que un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquoinstruccionesrdquo para ejecutar una ldquosecuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacutenrdquo8
Los procedimientos administrativos pueden formalizarse por escrito y de manera narrativa pero de esta forma no es faacutecil visualizar su secuencia ni observar duplicidades u omisiones o todaviacutea maacutes importante no permite detectar oportunidades de mejoramiento Por ello se han desarrollado diversas teacutecnicas
conoce como
Un diagrama de flujo (o f lujograma) es la representacioacuten graacutef ica de un procedimiento realizada mediante una simbologiacutea convencional que permite la visualizacioacuten del mismo para su mejor comprensioacuten
Es necesario reiterar que en esta unidad nos enfocaremos a los diagramas de procedimientos administrativos y dejaremos fuera otros aspectos ya
que muchas de las actividades de una empresa tales como la produccioacuten y la seguridad industrial ndashentre muchos otros procesosndash son susceptibles de plasmarse
Se dice que ldquouna imagen vale maacutes que mil palabrasrdquo razoacuten por la cual al utilizar
8 Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
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923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Facilita la comprensioacuten del procedimiento diagramadoPermite un raacutepido entrenamiento del personal en lo relativo al procedimiento que se diagramaFacili ta la coordinacioacuten entre los diversos miembros que intervienen en
intercambio de informacioacuten de materiales o de documentosPermite un mejor anaacutelisis del procedimiento para su mejoramiento continuo toda vez que muestra de manera evidente los pasos a seguir las omisiones repeticiones y ldquocuellos de botellardquo9 entre otras cosas
por su desglose o por su propoacutesito como a continuacioacuten se sentildeala
Pueden ser de bloque o de detalle Los diagramas de bloque presentan los procedimientos de manera general y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten Los diagramas de detalle en cambio muestran de manera pormenorizada las acciones Por regla general a cada elemento del diagrama de bloque corresponde un diagrama de detalle tal como se puede apreciar
9 Se asigna de manera coloquial este teacutermino a aquellos pasos que ldquoobstruyenrdquo la consecucioacuten del procedimiento
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Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
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generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
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923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
473
Figura 912 Ejemplo de diagrama de bloque vs diagrama detallado
Pueden ser verticales horizontales o de columnas (estos uacuteltimos tambieacuten llamados tabulares)
En los diagramas verticalessuperior izquierda de la hoja y sigue una orientacioacuten hacia abajo (con posibles derivaciones representadas a la derecha mismas que son retomadas nuevamente
474
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
475
Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
477
923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
479
(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Figura 913a Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato vertical 10
En el diagrama horizontalderivaciones representadas abajo mismas que son retomadas nuevamente como
Figura 913b Diagrama del proceso del reporte de faltas en formato horizontal
En el diagrama tabular o diagrama de columnasarriba hacia abajo iniciando en la parte superior izquierda pero cada puesto que
10 Este mismo proceso se disentildearaacute en forma horizontal y columnas
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
475
Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
477
923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
481
4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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Figura 913c Diagrama de proceso del reporte de faltas en formato tabular
Los propoacutesitos de un diagrama pueden ser diversos Asiacute atendiendo a su objetivo o propoacutesito podemos distinguir los los diagramas
y los diagramas combinados
Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos o formas de papeleriacutea que intervienen en el procedimiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
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923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
476
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
generado o utilizado al interior del proceso y hacia doacutende se dirige o archiva
En el en cambio se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914b Diagrama de operaciones
Los diagramas mixtos son algo maacutes complejos pues combinan la preocupacioacuten por los dos aspectos documentos ndasho formatos- necesarios y actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento (Ver
Figura 914c Diagrama combinado
Vendedor
Cajera
Cliente
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
477
923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
479
(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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923 Simbologiacutea y reglas convencionales
empresa o de la norma que indica coacutemo debe operar Esta representacioacuten para ser comprendida por las personas de cada organizacioacuten debe poseer un lenguaje y un
Por ello se desarrollan reglas convencionales para la elaboracioacuten
siacutembolos que se pueden usar y la manera como pueden conectarse
especial Existen diversas organizaciones en el mundo que han hecho contribuciones
en este terreno A continuacioacuten se mencionan algunas de estas organizaciones
administrativos
American National Standard Institute) desarrolloacute una simbologiacutea para
De dicha propuesta se han adoptado algunos siacutembolos para preparar
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
478
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
de procedimientos administrativos)
(International Organization for Standarization) tambieacuten conocida como ISO desarrolloacute asimismo una simbologiacutea con el propoacutesito de apoyar los esfuerzos de las empresas en el aseguramiento de la calidad Algunos de estos siacutembolos
Figura 916 Simbologiacutea ISO
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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(DIN por sus siglas en alemaacuten Deutsches Institut fur Normung) desarrol loacute su propia simbologiacutea para el proceso de datos de la cual se retoman los
Figura 917 Simbologiacutea DIN
Tomando como base las normas internacionales muchas empresas
adapten mejor a sus necesidades
que como todos los lenguajes debe actualizarse y evolucionar para no quedar obsoleto Por esta razoacuten las organizaciones frecuentemente hacen un uso creativo de los diagramas agregando con el objeto de trasmitir
monetarios etceacutetera
Datos Son elementos que alimentan el procedimiento
Inicio de un ciclo Es el principio de un ciclo de produccioacuten de un flujo deinformacioacuten
Documento
Proceso Indica la realizacioacuten de actividades dentro de un procedimiento
Decisioacuten
Operacioacuten manual Actividad que se lleva a cabo manualmente en lugar deusar otros meacutetodos de procesamiento
480
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
481
4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
De cualquier forma es importante recordar que
del diagrama Por ejemplo si lo va a utilizar un analista de sistemas para mejorar el procedimiento la representacioacuten abstracta y el apego a la norma institucional debe ser la
regla pues asiacute el analista otorgaraacute mayor validez a su trabajo Ahora bien si el objetivo es la capacitacioacuten de nuevo personal obrero concretizar las situaciones mediante f iguras no convencionales puede ser un camino hacia la mejor comprensioacuten del material
entre ellas las maacutes representativas son
1 Es necesario incluir al principio del manual la simbologiacutea utilizada y su
2 La redaccioacuten del contenido de cada siacutembolo debe ser breve utilizando para ello Esta regla es general exceptuando aquel siacutembolo que hace referencia a una decisioacuten ya que eacuteste puede explicarse hasta en tres liacuteneas
3 Si es necesario dar explicaciones maacutes amplias eacutestas deben incluirse en un o en
iquestCuaacuteles son los siacutembolos maacutes
convencionalmente usados
iquestCuaacuteles son algunas reglas convencionales
para el uso de los siacutembolos
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
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____________________________________________________________
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por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
496
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
497
Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
481
4 Las liacuteneas de unioacuten deben ser rectas ndashverticales u horizontalesndash y en caso necesario se utilizaraacuten
5 Los siacutembolos deben tener salvo que se desee resaltar alguno por una situacioacuten especial
6 Si se llegan a utilizar abreviaturas no convencionales en los siacutembolos es
ldquodepartamento de cuentas por cobrarrdquo esta explicacioacuten debe indicarse en el diagrama Esto no es necesario para abreviaturas comunes tales como ldquoetcrdquo o ldquoS Ardquo (Sociedad Anoacutenima)
482
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
496
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
497
Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
documento se deberaacute poner su nombre y clave Es necesario anotar tambieacuten el tanto o copia del documento sobre la que se estaacute trabajando ldquo0rdquo para el original y ldquo1rdquo ldquo2rdquo ldquo3rdquo etc para sus copias
color eacuteste tendraacute que ser referido rosa azul amaril lo etc aunque es menos recomendable
8 Los conectores de entrada y de salida deben representarse con el mismo
de entrada (insumo) debe conectarse con el conector ldquoardquo de salida (producto o resultado)
conocerlo Esto se logra mediante teacutecnicas de investigacioacuten entre las que se cuentan la entrevista la observacioacuten directa la documental11 etceacutetera
de diagramacioacuten Para ello se puede recurrir a laacutepiz papel y plantillas (existentes en el mercado disentildeadas para el efecto) yo a paquetes de computadora que pueden facilitar el trabajo
De cualquier manera al elaborar un diagrama de esta naturaleza sobre todo al principio se debe estar consciente de que se cometeraacuten muchas equivocaciones
Nombre del documento
Clave del mismo
Trabajamos con la copia 1
Ficha del depoacutesito
D- 001
1
Se debe identificar con ela
a
a
1 1 Estas teacutecnicas son parte de la procedimientos administrativosobjetivos de esta unidad
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
496
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
497
Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
483
De hecho los analistas veteranos dicen que ldquo la goma es una herramienta maacutes uacutetil
proceso de prueba y error y que una vez terminado lo debemos validar con las personas que realizan el trabajo cotidiano que queremos plasmar en el diagrama para estar seguros de que no nos equivocamos
Desde hace algunos antildeos se han desarrol lado teacutecnicas basadas en computadora mismas que con base en el
tiempos promedio de cada actividad probabil idades de ocurrencia etc pueden simular en la computadora el funcionamiento del proceso y sus resultados (por ejemplo clientes atendidos por hora y tiempo de espera promedio por cl iente por mencionar algunos ejemplos)
Estas teacutecnicas son una herramienta muy uacuteti l tanto para la evaluacioacuten de procedimientos existentes como para el disentildeo de nuevos procedimientos Al uti lizarlos el administrador adquiere un conocimiento maacutes profundo de su organizacioacuten y de las maneras en que puede mejorarla
Ejercicio 2
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
2 Menciona tres ventajas que se obtienen al uti l izar adecuadamente los
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________
y son muy uacutetiles para situar al usuario en el contexto de toda la operacioacuten
iquestEn queacute consiste la simulacioacuten de procesos
484
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
a) Diagramas de bloque b) Diagramas de detalle c) Diagramas verticales d) Diagramas horizontales
___________________________________________________________
___________________________________________________________
___________________________________________________________
_____________________________________________________________ ____________________________________________________________
___________________________________________________________
5 Una caracteriacutestica principal que se debe tener en cuenta en el disentildeo de un
siacutembolo tiene que ser lo maacutes extensa y expliacutecita que se pueda
( ) Verdadero ( ) Falso
Resumen
El grado de formalizacioacuten de las organizaciones puede representarse y visualizarse
La estructura organizacional se representa graacutef icamente mediante organigramas (cartas de organizacioacuten u organogramas) los cuales esquematizan
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
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Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
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por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
496
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
485
las funciones las aacutereas o departamentos y las relaciones formales de subordinacioacuten que existen entre ellas
A su vez los procedimientos administrativos se pueden representar a traveacutes de mismos que a partir de una simbologiacutea convencional esquematizan y permiten visualizar dichos procedimientos para su mejor comprensioacuten
Es importante mencionar que ambos tipos de representaciones son una base teacutecnica para el anaacutelisis de la organizacioacuten y de sus actividades claves como el disentildeo la comunicacioacuten y la normatividad
Los organigramas se pueden dividir por su alcance en generales y particulares por su contenido en integrales y y por su presentacioacuten en por bloques y circulares Lo importante de ello no es la gama de formas sino observar queacute tipo de organigrama se adapta maacutes a las necesidades de la organizacioacuten de la cual formamos parte
trae consigo una mejor comprensioacuten del procedimiento que se quiere analizar o mejorar asiacute como una adecuada coordinacioacuten de todas las aacutereas o personas que intervienen en eacutel
desglose por su o por su propoacutesito Dentro de los primeros encontramos los bloque y los de detalle verticales horizontales y de columnas En tanto que en el tercer grupo mencionamos los
y los combinados La gran ventaja que of recen los diagramas de f lujo estriba en la
en la organizacioacuten misma que se trata de homologar por medio de siacutembolos previamente establecidos para una comprensioacuten maacutes objetiva del procedimiento y para la consecuente implementacioacuten de estrategias administrativas al respecto
formalizacioacuten de las organizaciones trae consigo una gran ventaja en cuanto al entendimiento anaacutelisis y desarrollo de nuevas propuestas de mejora Estas herramientas al igual que las organizaciones se estaacuten desarrollando de tal manera que ya es posible ndashen muchos casosndash simular procesos o cambios estructurales y prever ciertos resultados organizacionales que conlleven a la organizacioacuten a un mejor desarrollo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
496
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
497
Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
486
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Caso de estudioldquoLaacutepiz de Carpinterordquo
La comercializadora de material para construccioacuten llamada ldquoEl Laacutepiz de
Carpintero SA de CVrdquo opera en el Estado de Meacutexico con cinco sucursales y
cuatro en Chihuahua surtiendo material a distintas poblaciones de las regiones
donde se encuentran La dinaacutemica de distribucioacuten consiste en que los vendedores
tienen que ir visitando los pequentildeos poblados de tal forma que el recorrido
promedio es de 44 horas
para que despueacutes de una semana entreguen el material Esto implica que los
clientes esperen hasta 44 horas para recibir su pedido
Por esta razoacuten la comercializadora de material para construccioacuten ldquoEl
Laacutepiz de Carpintero SA de CVrdquo decidioacute implementar una red de radio interna
para los vendedores Gracias a esta tecnologiacutea las ventas han mejorado
sustancialmente ya que los vendedores hacen su recorrido y se comunican
instantaacuteneamente a la comercializadora para levantar los pedidos reduciendo
asiacute los tiempos de entrega a 14 horas como maacuteximo
Otra mejora fue ampliar la opcioacuten de pago con tarjeta de creacutedito
transferencia interbancaria y cheque antes los clientes teniacutean que dirigirse
tienen la facultad de recibir pagos al mismo tiempo que entran los pedidos con
dispositivos electroacutenicos que registran la transaccioacuten
Esta comercializadora estaacute dividida en las siguientes aacutereas la direccioacuten
conformada por el duentildeo de logiacutestica y comercializacioacuten un supervisor y diez
obreros ventas jefe de ventas cinco vendedores contabilidad una contadora
con su auxiliar administrativa jefe de almacenaje una recepcionista y 7
vigilantes
servicio a maacutes poblados por lo que ha tenido que contratar maacutes personal para
el aacuterea de ventas dos capturistas tres vendedores y cinco choferes que cobran
y entregan los pedidos en el aacuterea administrativa tres auxiliares maacutes
1 Ordena las actividades que realiza la comercializadora ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo de manera que puedas construir con ellos un diagrama
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
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Respuestas a los ejercicios
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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Respuestas al caso
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
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Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
487
a) Cobrar al cliente
b) Ofrecer los productos a los posibles clientes
d) Hacer reporte de ventas
e) Entregar el pedido al cliente
f) Enviar pedido al cliente
g) Solicitar el pedido al departamento de logiacutestica
h) Planear las rutas de cada vendedor
i) Levantar pedidos de los clientes
2 Representa el organigrama de las aacutereas de ldquoEl Laacutepiz de
Carpinterordquo
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
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ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
496
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
497
Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
488
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Autoevaluacioacuten
1 Los organigramas representan de manera expliacutecita las _____________________ de ____________________ y las liacuteneas ____________________ de _____________________
2 Menciona cinco ventajas que representan la utilidad de los organigramas al interior de las organizaciones
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
3 Relaciona ambas columnas con respecto a las caracteriacutesticas que deben observarse en los organigramas
( ) Debe disentildearse de la manera maacutes simple posible sin agregarle elementos o adornos
incluyendo los cambios maacutes recientes( ) Debe utilizar siempre los mismos siacutembolos
y denominaciones para representar cosas iguales
( ) Debe representar la estructura real de la empresa
4 iquestQueacute datos de informacioacuten deben recabarse para la elaboracioacuten de un
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________
a) Veracidad b) Sencillez c) Consistencia d) Actualizacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
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____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
495
Respuestas al caso
496
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Anexo 1
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
497
Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
489
5 Relaciona ambas columnas
( ) Es una representacioacuten que puede iniciar de forma vertical u horizontal pero su caracteriacutestica fundamental es que agrupa a las aacutereas de los uacuteltimos niveles
( ) Se combinan las formas horizontal y vertical Es utilizado por organizaciones que tienen bajo su administracioacuten a un complejo volumen de puestos
( ) Presenta a las aacutereas organizacionales desglosadas de arriba hacia abajo es decir del oacutergano de mayor jerarquiacutea y autoridad hacia el nivel inferior en el que se encuentran las aacutereas de menor jerarquiacutea
( ) Representa a todas las aacutereas de la organizacioacuten
6 Por su presentacioacuten los organigramas se dividen en
a) Funcionales integrales mixtos por bloques y circulares b) Mixtos horizontales funcionales circulares e integrales c) Verticales horizontales mixtos por bloques y circulares d) Por bloques circulares mixtos integrales y funcionales
___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
hacia funciones especiales y no denota autoridad jeraacuterquica
a) Relacioacuten de autoridad l inealb) Relacioacuten de autoridad integralc) Relacioacuten de autoridad funcionald) Relacioacuten de asesoriacutea
a) Organigrama integralb) Organigrama funcionalc) Organigrama verticald) Organigrama horizontale) Organigrama mixtof) Organigrama por bloquesg) Organigrama circular
490
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
491
____________________________________________________________
____________________________________________________________
____________________________________________________________
por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
UNIDAD 9 LAS HERRAMIENTAS GRAacuteFICAS DE FORMALIZACIOacuteN DE LAS ORGANIZACIONES
493
Respuestas a los ejercicios
494
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Respuestas a la autoevaluacioacuten
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495
Respuestas al caso
496
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Anexo 1
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497
Anexo 2
498
ORGANIZACIOacuteN Y ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES
Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
490
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9 Explica con tus propias palabras coacutemo se relacionan las poliacuteticas las reglas y los procedimientos administrativos
___________________________________________________________________ ___________________________________________________________________ __________________________________________________________________
10 Es un plan permanente que contiene una serie detallada de lineamientos o ldquo instruccionesrdquo para ejecutar una secuencia de acciones que se presentan con frecuencia o regularidad en la organizacioacuten
a) Poliacuteticas administrativasb) Reglas administrativasc) Procedimientos administrativosd) Organigramas administrativos
criterios
a) Formato funcioacuten y presentacioacutenb) Contenido formato y propoacutesitoc) Simbologiacutea contenido y presentacioacutend) Desglose formato y propoacutesito
12 Relaciona ambas columnas
( ) Se da prioridad a las actividades que realizan las personas que intervienen en el procedimiento
( ) Se da especial importancia al destino de cada uno de los documentos que intervienen en el procedimiento
( ) Dan igual atencioacuten a los documentos empleados y a las actividades realizadas por los miembros que intervienen en el procedimiento
formatos
operacionesc) Diagrama de flujo
combinado
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por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
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Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
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Respuestas a los ejercicios
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Respuestas a la autoevaluacioacuten
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Respuestas al caso
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Anexo 2
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Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
httpmembersestripoddeadministracioacutenmenushtm
Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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por el ISO)_______________________________________________________________________________________________________________________ ___________________________________________________________
14 Menciona cinco reglas convencionales para el dibujo y uso de siacutembolos que se presentan en un organigrama
a) _________________________________________________________________ b) _________________________________________________________________ c) _________________________________________________________________ d) _________________________________________________________________ e) _________________________________________________________________
a) Software de disentildeob) Plantillas de disentildeoc) Teacutecnicas de investigacioacutend) Conocimientos del proceso
492
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Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
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Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
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Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
Terry amp Franklin Principios de administracioacuten CECSA Meacutexico 2000
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Actividades sugeridas
1 Obteacuten maacutes informacioacuten acerca de los organigramas circulares coacutemo se pueden representar en queacute casos es conveniente utilizarlos queacute ventajas y desventajas representan etceacutetera
2 Investiga en el de una organizacioacuten cuaacutel es el organigrama general de la empresa Reviacutesalo y posteriormente
3 Entra a la direccioacuten electroacutenica The American National Standard Institute (ANSI) httpwwwansiorg y busca informacioacuten acerca de la simbologiacutea
el resultado de tu investigacioacuten en clase 4 Resuelve el siguiente caso La Caacutemara de la Industria de Tecnologiacutea brinda
apoyo y asesoriacutea a sus agremiados dentro de la asesoriacutea que se ofrece estaacute la imparticioacuten de cursos de capacitacioacuten de acuerdo con las necesidades de cada empresa el procedimiento para aplicar un curso es el que se puede observar en el Anexo 1
La actividad que debes desarrollar consiste en
a) Analizar el diagrama y observar los erroresb) Disentildear el diagrama corregido (En el anexo 2 se puede observar el
diagrama corregido)c) Posteriormente diseacutentildealo en los formatos vertical horizontal y por
columnas
5 Investiga cuaacutel es el proceso para abrir un negocio (microempresa) del giro
caracteriacutesticas que se observaron en la unidad Por ultimo comeacutentalo con tus compantildeeros y profesor
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Respuestas a la autoevaluacioacuten
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Respuestas al caso
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Bibliografiacutea
Mano Carrillo Marianela Organigramas Unamos apuntes Meacutexico 2002
Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
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Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
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Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
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Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
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Hermida Jorge y Roberto Serra Administracioacuten amp Estrategia Macchi Buenos Aires 1999
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Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
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Stoner Freeman Gilbert Jr Administracioacuten Prentice Hall Meacutexico 1996
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