Autores:
Daniela Geovanna Ortiz Gaona Oscar Rafael Ortiz Gaona
DIRECTORA:
Dra. Andrea de los Angeles Ayala Martínez.
LOJA – ECUADOR
2011
“AUDITORÍA DE GESTIÓN EN LA COMPAÑÍA DE
TRANSPORTES VILCABAMBATURIS Cía. Ltda. EN EL PERIODO
01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2010.”
TESIS PREVIA A OPTAR EL TITULO DE INGENIEROS EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA CONTADOR PÚBLICO AUDITOR. C.P.A.
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ii
DRA. ANDREA AYALA MARTÍNEZ., DOCENTE DE LA UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA DEL ÁREA JURÍDICA SOCIAL Y ADMINISTRATIVA CARRERA DE CONTABILIDAD Y AUDITORÍA Y DIRECTORA DE TESIS
C E R T I F I C A:
Que el presente trabajo de investigación denominado “AUDITORÍA DE
GESTIÓN EN LA COMPAÑÍA DE TRANSPORTES VILCABAMBATURIS
Cía. Ltda. EN EL PERIODO 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE
2010.”, presentado por Daniela Geovanna Ortiz Gaona y Oscar Rafael
Ortiz Gaona, ha sido realizado bajo mi dirección y luego de haberlo
revisado autorizo su presentación ante el respectivo tribunal de Grado.
Loja, Febrero de 2012.
Dra. Andrea Ayala Martínez DIRECTORA DE TESIS
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iii
AUTORÍA
Las descripciones, cálculo, conclusiones, recomendaciones y
generalizaciones expresadas en el presente trabajo de investigación son
de exclusiva responsabilidad de los autores.
Daniela Geovanna Ortiz Gaona Oscar Rafael Ortiz Gaona
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iv
DEDICATORIA
El presente trabajo lo dedico con todo amor a Dios, y a mi familia quienes
día a día han sabido apoyarme y guiarme por el sendero correcto.
Oscar
El presente trabajo lo dedico con todo cariño a Dios, mis padres y
hermanos, pilares principales de mi formación, que con su apoyo moral
económico, fortalecieron en mí el espíritu de superación, también a mi
esposo quien me ha brindado el apoyo incondicional para así poder
llegar a culminar con éxito mi carrera profesional.
Daniela
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v
AGRADECIMIENTO Al culminar el presente trabajo investigativo, queremos expresar nuestro
profundo agradecimiento a la Universidad Nacional de Loja, por habernos
acogido desde los primeros años de nuestra vida Universitaria, al Área
Jurídica ,Social y Administrativa y a la Carrera de Contabilidad y Auditoría
por formarnos en la Ciencia y el conocimiento práctico y teórico, lo que
nos ha permitido desarrollarnos profesionalmente en el campo de la
Contabilidad y la Auditoría, y en especial a todos aquellos maestros que
guiaron nuestra preparación universitaria ;y, así culminar con éxito la
Carrera Profesional.
Nuestra gratitud imperecedera de manera muy especial a la Dra. Andrea
Ayala Martínez distinguida Docente y Directora de Tesis, por dirigir de
una manera profesional y técnica el desarrollo de esta investigación.
A los Directivos de la Compañía Vicabambaturis Cía. Ltda., por
prestarnos las facilidades para el desarrollo del trabajo investigativo.
Finalmente a todos quienes de una u otra manera colaboraron para la
feliz culminación.
LOS AUTORES.
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a) TÍTULO
Auditoría de Gestión en la Compañía de Transportes
Vilcabambaturis Cía. Ltda. en el Periodo 01 de enero al 31 de
diciembre de 2010.
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b) RESUMEN
El presente trabajo denominado AUDITORÍA DE GESTIÓN A LA
COMPAÑÍA DE TRANSPORTES VILCABAMBATURIS Cía. Ltda.
PERIODO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2010, se
desarrolló para cumplir un requisito previo a la obtención del grado de
Ingeniería en Contabilidad y Auditoría en la Universidad Nacional de Loja.
Sus objetivos estuvieron dirigidos a medir la eficiencia, eficacia y
economía con la que se desarrollan las actividades de los funcionarios y
empleados, de la Compañía; la verificación del cumplimiento y la correcta
aplicación de las disposiciones legales, normas, estatutos y reglamentos
que se rigen en las actividades de la empresa, además amerita las
pruebas y técnicas de auditoria que facilita la obtención de evidencias que
sustentan el informe final, donde damos a conocer los resultados
encontrados a través de la aplicación de indicadores a la máxima
autoridad de la compañía para la toma de decisiones adecuadas.
Los resultados obtenidos del trabajo práctico de la Auditoria de Gestión,
permitieron constatar la utilización de los recursos humanos, en la que se
establece que la compañía no cuenta con un control interno correcto, lo
que evidencia la falta de eficiencia y eficacia en el desempeño de sus
actividades.
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3
SUMMARY
This work called AUDIT MANAGEMENT COMPANY TO TRANSPORT
Co. Vilcabambaturis. Ltd. PERIOD JANUARY 01 TO DECEMBER 31,
2010, was developed to meet a prerequisite to obtaining a degree in
Accounting and Auditing Engineering at the National University of Loja.
Its objectives were aimed at measuring the efficiency, effectiveness and
economy with which they develop the activities of officers and employees
of the Company, verification of compliance and correct application of the
laws, rules and regulations that govern the business activities also warrant
testing and auditing techniques to facilitate the obtaining of evidence to
support the final report, where we present the results went through the
application of indicators to the highest authority of the company for
decision making appropriate.
The results of the practical work of the audit, led to evidence the use of
human resources, which states that the company does not have proper
internal control, which shows the lack of efficiency and effectiveness in
performing their activities.
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c) INTRODUCCIÓN
De acuerdo con las modernas tendencias auditables, la ciencia de la
auditoría ya no desempeña un papel puramente pasivo, si no que ha
evolucionado y revolucionado a tal punto que ha llegado a constituirse en
la base más solida de control, orientación y eficiencia dentro de toda la
empresa. En este orden la auditoría de gestión al ocuparse de evaluar la
gestión operativa y su resultado, así como, la eficacia de la gestión de una
empresa, programa, proyecto u operación, en relación a sus objetivos y
metas, como también permite mantener la vigencia de las normas
internacionales de auditoría.
Al seleccionar la Compañía de Transportes Vicabambaturis Cía. Ltda.,
para la ejecución de nuestra tesis se lo hizo por cuanto estamos seguros
que nuestro compromiso profesional es con el desarrollo económico de la
provincia y por tratarse de una Compañía de mucha importancia que
requiere de una asesoría de auditoría de control en la gestión que
desempeña.
El trabajo de investigación se encuentra estructurado de conformidad con
las normas establecidas en el Reglamento de Régimen Académico,
vigente en la Universidad Nacional de Loja y contiene lo siguiente:
Primero se presenta el Título, Resumen en castellano y traducido al
Inglés, se continua con la introducción que se hace referencia a la
importancia del Tema , el aporte a la empresa estudiada y una breve
síntesis de contenido, luego se presenta la Revisión de Literatura, que no
es otra cosa que el acopio de información teórica de la Auditoria de
Gestión , conceptos, definiciones , importancia y el detalle del proceso en
sus fases de la mitología recomendada por el Manual de Auditoría de
Gestión emitido por la Contraloría General del Estado, la parte
denominada Materiales y Métodos expone los métodos , técnicas y
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5
procedimientos que fueron utilizados en el proceso de la investigación, así
mismo continúan los Resultados en el que se encuentra el Contexto
Institucional que describe a la Compañía estudiada, base legal y su
estructura organización ; el proceso de la Auditoría de Gestión de
conformidad con las fases que se establecen en el Manual de Auditoría
de Gestión a saber en cinco fases: 1Conocimiento Preliminar, Fase 2
Planificación, Fase 3 Ejecución, Fase 4 Comunicación de Resultados y
Fase 5 Seguimiento al concluir el trabajo se presenta las Conclusiones y
Recomendaciones, y la Bibliografía que fue consultada, presentada en
orden alfabético por autor con el título de la obra , editorial lugar y fecha
de publicación y finalmente se presenta el Índice y algunos Anexos.
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d) REVISIÓN DE LITERATURA
SECTOR PRIVADO
Está formado por el conjunto de las actividades económicas
independientes del control estatal. Coincide con las actividades
productivas realizadas por la empresa privada.”1
Parte del sistema económico integrado por empresas y consumidores
distintos al Estado y sus dependencias. El sector privado constituye el eje
y la parte más dinámica de toda economía, basándose normalmente en
las transacciones de mercado.2
COMPAÑÍAS
Es la agrupación de dos o más personas que unen sus capitales e
industrias para iniciar sus actividades mercantiles y obtener utilidad.
Las compañías están sujetas al control de la Superintendencia de
Compañías ya sea total o parcial en los ámbitos Económico, Político.
Societario, contable, Financiero esto es para todas las compañías.
1 Glosario término, disponible en línea Ecuador: http://ciencia.glosario.net/medio-ambiente-acuatico/sector-
privado-10448.html.( consulta 27-06’2011). 2 Finanzas Personales, disponible en línea Ecuador:
http://www.finanzaspersonales.com.co/wf_Diccionario.aspx?Letra=S (Consulta 27-06-2011).
http://tecnologia.glosario.net/terminos-tecnicos-internet/control-392.htmlhttp://ciencia.glosario.net/agricultura/empresa-11125.htmlhttp://ciencia.glosario.net/medio-ambiente-acuatico/sector-privado-10448.htmlhttp://ciencia.glosario.net/medio-ambiente-acuatico/sector-privado-10448.htmlhttp://www.finanzaspersonales.com.co/wf_Diccionario.aspx?Letra=S
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COMPAÑÍA LIMITADA
“La compañía de responsabilidad limitada es la que se contrae entre tres
o más personas, que solamente responden por las obligaciones sociales
hasta el monto de sus aportaciones individuales y hacen el comercio bajo
una razón social o denominación objetiva, a la que se añadirá, en todo
caso, las palabras "Compañía Limitada" o su correspondiente abreviatura.
Cía. Ltda.”3
AUDITORIA
“Es el examen profesional, objetivo e independiente de las operaciones
financieras y Administrativas que se realizan con posterioridad a su
ejecución en las entidades de acuerdo con las normas legales, y elabora
comentarios recomendaciones orientadas a asesorar en la toma de
decisiones.”4
Importancia
La auditoría es importante porque define la situación real de la entidad
evalúa el grado que se desarrolla las tareas administrativas y el
cumplimiento de los planes y orientaciones de la gerencia.
3 Ley de compañías, Sección V de la Compañía de Responsabilidad Limitada, Art.92.
4 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría Financiera Gubernamental. Quito-Ecuador
julio 2003, Pág. 22
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Clasificación
Externa.- “Es un examen crítico, sistemático, y detallado de un
sistema informático de una unidad económica, realizado por un
Contador Público sin vínculos laborales con la misma.
Interna.- Es realizado por profesionales con vínculos laborales
con la misma, con el objeto de emitir informes y formular
sugerencias para el mejoramiento de la entidad.
AUDITORÍA DE GESTIÓN
La auditoría de gestión es definida como un examen sistemático y
evaluación profesional independientes de las actividades realizadas en la
entidad programas, proyectos u operación con el fin de determinar su
grado de eficiencia, eficacia, economía, equidad, calidad e impacto y por
medio de las recomendaciones que al efecto se formulen, promover la
correcta administración de los recursos.”5
Importancia
“Es importante por cuanto constituye un instrumento básico de medición
de la gestión privada y como una respuesta más eficaz para combatir la
5 López, Carlos. (2008): ¿Qué es la Auditoría de Gestión? [en línea], Ecuador, disponible
en:http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/36/audigest.htm, [consulta 23-03-2011]
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corrupción administrativa, permitiendo regular el bien común de la
sociedad mediante la utilización óptima de los recursos existentes.
Objetivos
Gráfico Nº 1
Propósitos de la Auditoría de Gestión
Gráfico Nº 2
Fuente: INTERNEThttp://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/36/audigest.htm, [consulta 18-06-2011] Elaborado por: Daniela Ortiz y Oscar Ortiz
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA DE
GESTION
Evaluar los objetivos y planes
organizacionales
Vigilar la existencia de políticas
adecuadas y su cumplimiento.
Comprobar la confiabilidad de la información y de
los controles.
Comprobar la correcta utilización
de los recursos
Verificar la existencia de métodos
adecuados de operación.
PROPÓSITOS DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
Evaluación del Desempeño (rendimiento)
Identificar áreas Problemáticas , causas relacionadas y las alternativas para mejorar.
Desarrollo de recomendaciones para promover mejoras u otras acciones correctivas
Fuente: INTERNEThttp://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/fin/36/audigest.htm, [consulta 18-06-2011] Elaborado por: Daniela Ortiz y Oscar Ortiz
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10
Alcance
La Auditoría de Gestión puede abarcar a toda empresa o parte de ella, en
este último caso por ejemplo un proyecto, un proceso, una actividad, un
grupo de operaciones, etc. Pero el alcance también comprende la
cobertura a operaciones recientemente ejecutadas o en ejecución,
denominada operaciones corrientes.
En la determinación del alcance debe considerarse principalmente lo
siguiente:
Logro de los objetivos empresariales; nivel jerárquico de la empresa, la
estructura organizativa; y, la participación individual de los integrantes
de la compañía, verificando el cumplimiento de la normatividad tanto
general como específica.
Evaluación de la eficiencia y economía en el uso de los recursos,
entendido como rendimiento efectivo, operación al costo mínimo
posible sin desperdicio innecesario; así como la eficiencia en el logro
de los objetivos y metas.
Medición del grado de confiabilidad, calidad y creatividad de la
información financiera y operativa.
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11
Control sobre la identificación, de riesgos de profundidad e impacto y
adopción de medidas para eliminarlos o atenuarlos.
Enfoque
“La Contraloría se proyecta a la ejecución de auditoría de gestión con un
enfoque integral, por tanto, se concibe como una auditoría de economía y
eficiencia, una auditoría de eficacia y una auditoría de Tipo gerencial –
operativo y de resultados.
Similitud y Diferencias con otras Auditorias
La auditoría de gestión se origina fundamenta en la auditoria operacional,
constituye un auditoria integral y perfeccionada, respecto de quien se
basa, no obstante las diferencias son mayores con la auditoría
financiera.”6
Es por ello que se puede reflejar como se gestionan las diversas
actividades dentro de una empresa, sea que se realice una auditoria de
gestión o financiera, para ello se puede observar lo siguiente:
6 UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA, Auditoria para Sector Público y Empresas Privadas. Guía Didáctica. Modulo 9. Carrera de Contabilidad y Auditoría. Loja- Ecuador, 2010-2011.
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AUDITORIA DE GESTION / AUDITORIA FINANCIERA
ELEMENTOS FINANCIERA DE GESTION
1. Objetivo
Dictaminar los estados financieros de un período.
Revisa y evalúa la Economía y eficiencia con los que se han utilizado los recursos humanos, materiales y financieros, y el resultado de las operaciones en cuanto al logro de las metas y eficacia de los procesos; evalúa la ética y la ecología, y promueve mejoras mediante recomendaciones.
2. Alcance y Enfoque
Examina registros, documentos e informes contables. Los estados
financieros un fin. Enfoque de tipo financiero. Cubre transacciones de
un año calendario.
Evalúa la eficacia, eficiencia, economía, ética y ecología en las operaciones. Los estados financieros un medio. Enfoque gerencial y de resultados. Cubre operaciones corrientes y recién ejecutadas.
3. Participantes
Solo profesionales auditores con experiencia y conocimiento contable
Equipo multidisciplinario conformado por auditores conocedores de la gestión y otros profesionales de las especialidades relacionadas con la actividad que se audite.
6. Forma de Trabajo
Numérica, con orientación al pasado y a través de pruebas
selectivas.
No numérica, con orientación al presente y futuro, y el trabajo se realiza en forma detallada.
7. Propósito
Emitir un informe que incluye el dictamen sobre los E.F.
Emitir un informe que contenga: comentarios, conclusiones y recomendaciones.
8. Informe
Relativo a la razonabilidad de los estados financieros y sobre la
situación financiera, resultados de las operaciones, cambios en el patrimonio y flujos de efectivo.
Comentario y conclusiones sobre la entidad y componentes auditados, y recomendaciones para mejorar la gestión, resultados y controles gerenciales
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Herramientas de la Auditoría de Gestión
Equipo multidisciplinario
“Para la ejecución de una auditoría de gestión es necesario la
conformación de un equipo multidisciplinario, que depende de la
naturaleza de la entidad y de las áreas a examinarse, a más de los
auditores profesionales, podría estar integrado por especialistas en otras
disciplinas como: ingenieros, abogados, economistas médicos, etc.” 7
Auditores
De este grupo entre los dos más experimentados, se designa al jefe del
grupo y al supervisor, quienes tendrán la máxima e íntegra
responsabilidad de la auditoría de gestión. Así mismo, este trabajo debe
realizarse a cargo de una dirección de auditoría y bajo la dirección de su
titular.
Especialistas
Estos profesionales a más de capacidad deben tener la independencia
necesaria con relación a la entidad objeto de la auditoria, a fin de obtener
mayor confianza de que su trabajo será ejecutado con total Imparcialidad.
7 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión. Quito- Ecuador julio 2003. Pág. 20.
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Es conveniente que los equipos multidisciplinarios se conformen en las
direcciones o departamentos de auditoría, los especialistas tendrán que
participar incluso desde la fase de conocimiento preliminar.”8
Técnicas de Auditoría
En la Auditoria de Gestión es fundamental el criterio profesional del
auditor para la determinación de la utilización y combinación de las
técnicas y prácticas más adecuadas, que le permitan la obtención de la
evidencia suficiente, competente y pertinente, que le den una base
objetiva y profesional, que fundamenten y sustenten sus comentarios,
conclusiones y recomendaciones. Se considera importante a continuación
definir las técnicas y las prácticas que pueden ser más utilizadas en este
tipo de auditorías.
Técnicas de verificación
• Comparación
• Observación
• Revisión selectiva
• Rastreo
Técnicas de verificación verbal
• Indagación
8 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión, Quito-Ecuador, julio 2003,Pág.42
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Técnicas de verificación escrita
• Análisis
• Conciliación
• Confirmación
Técnicas de verificación documental
• Comprobación
• Computación
• Técnicas de verificación física
• Inspección
EL CONTROL DE GESTION
Gestión
Según el Manual de Auditoría de Gestión de la Contraloría General del
Estado se define a la Gestión de la siguiente manera: “Gestión es un
proceso mediante el cual la entidad asegura la obtención de recursos y su
empleo eficaz y eficiente en el cumplimiento de sus fines.
Busca fundamentalmente la supervivencia y crecimiento de la empresa,
se desarrolla dentro del marco determinado por los objetivos y políticas
establecidas por el plan de desarrollo estratégico e involucra a todos los
niveles de responsabilidad de la empresa.
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16
Gestión comprende todas las actividades de una organización que implica
el establecimiento de metas y propósitos, así como la evaluación de su
desempeño y cumplimiento; además del desarrollo de una estrategia
operativa que garantice la supervivencia.” 9
Control
“Es un conjunto de mecanismos utilizados para asegurar y evaluar el
cumplimiento de los objetivos y planes diseñados, para que los actos
administrativos se ajusten a las normas legales y los referentes técnicos y
científicos establecidos en las diferentes actividades humanas dentro de
la organización social.
Control de Gestión
Es el examen de la economía, efectividad y eficiencia de la administración
de las entidades, en el ejercicio y protección de los recursos privados,
realizado mediante la evaluación de los procesos administrativos, la
utilización de indicadores de rentabilidad privada y desempeño; y, la
identidad de la distribución del excedente que estas producen, así como
los beneficios de su actividad.” 10
9 CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión, Quito-Ecuador, julio 2003,Pág.16
10 WOLINSKY, Jaime Manual de Auditoría para La Gestión. Buenos Aires. 2003. Pág. 81
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Propósito
“Al Estado le corresponde proveer de obras, servicios y bienes al pueblo
como retribución a la contribución que este realiza, mediante los tributos
que entrega, es ahí donde nace su real derecho de exigir que los mismos
sean de buena calidad, y entregados de forma oportuna a su servicio;
pero también le interesa a la sociedad saber que la producción sea como
consecuencia de una gestión pública, que procure la máxima
productividad a un costo razonable que significa la utilización óptima y la
protección de los recursos financieros materiales y humanos disponibles,
evitando el desperdicio de los mismos o la apropiación indebida para fines
particulares sin importar el perjuicio que se cause a la sociedad y
descubriendo así el fraude y los indicios de responsabilidad penal.” 11
ASPECTOS A SER VERIFICADOS POR EL CONTROL DE GESTIÓN
Liderazgo y Compromiso de la Dirección
Sería indagar como los máximos responsables de la empresa están
involucrados en crear condiciones, asignar recursos para el logro de
metas de calidad, sostener y apoyar sus valores en conducir la
organización hacia la excelencia.
11
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión, Quito-Ecuador, julio 2003,Pág.12
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18
Valores de la Compañía
En cuanto a comprobar la vigencia de los principios del servidor privado,
es decir el auditor deberá verificar si esos principios están presentes en el
quehacer empresarial.
Gestión para lograr Calidad
Se refiere a las políticas y prácticas aplicadas para involucrar a las
jefaturas de los distintos niveles, profesionales, técnicos, administrativos y
a los representantes de los trabajadores en la gestión y supervisión de la
calidad.
Satisfacción del Usuario
Correspondería al conocimiento y habilidad de la empresa haya sido
capaz de detectar y satisfacer las expectativas y necesidades presentes y
futuras del usuario, utilizando las estrategias y planes para mejorar y crear
un ambiente que privilegie la orientación del usuario.
Desarrollo de las Personas y la Compañía
Corresponde a los esfuerzos que realiza la compañía para crear un
ambiente que privilegie la participación de los funcionarios, el despliegue
de su creatividad, la interacción de cooperación y colaboración en el
mejoramiento de los procesos y de la entrega final del servicio.
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Planificación
Examina los procesos de planificación realizados por la empresa para
definir y logra los objetivos estratégicos, operativos y financieros que se
ha propuesto, según la orientación de políticas más generales vigentes,
se incluye además el proceso de generación de planes de corto, mediano
y largo plazo relacionado con el mantenimiento o mejoramiento de los
servicios entregados.
Gestión de la Calidad de los Servicios y/o Productos Entregados.- Se
refiere a los procesos sistemáticos utilizados por la compañía para
asegurar la ejecución o entrega de sus productos o servicios cada vez
con mejor calidad. Se evaluará además el control de dichos procesos y su
mejoramiento continuo, el modo de asegurar la entrega de servicios y/o
productos; como también el cumplimiento de programas de manera que
satisfagan crecientemente al usuario y aseguren el uso eficiente de los
recursos empresariales.
Información y Análisis.- Se refiere a la efectividad, alcance, validez,
análisis y utilización de los datos e información considerada en la gestión
de la empresarial. Determina cómo estos son pertinentes al tipo de
organismo o entidad y a sus propósitos y permiten mejorar
permanentemente los procesos para alcanzar la satisfacción del usuario,
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el bienestar del personal y una óptima utilización de los recursos
disponibles.
Relación con la Comunidad y Medio Ambiente.- Se refiere a los
esfuerzos de mejoramiento realizados por la empresa con relación a su
entorno natural y social. Cómo trabaja por afectar positivamente su
entorno y cómo mejora sus distintos procesos para seguirlo. También se
considera la efectividad y transparencia cómo la institución informa a la
comunidad de sus actividades.
Resultados.- Es la relación con los niveles de calidad y el mejoramiento
obtenido sobre la base del análisis de la satisfacción de las necesidades y
expectativas de los usuarios y del análisis de las distintas operaciones del
servicio, las mismas que debería estar comprendidas en Indicadores de
Gestión.
Elementos de Gestión
“El Estado requiere de planificación estratégica y de parámetros e
indicadores de gestión cuyo diseño e implantación es de responsabilidad
de los administradores, en cuanto a las seis “E”; Eficiencia, Eficacia,
Económica, Ecología, Ética y Equidad.”12
5RONDO GÓMEZ Francisco, Auditoría Administrativa, año 2001, Págs. 146-148
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Eficiencia.- Es la relación entre los recursos consumidos y la producción
de bienes y servicios, se expresa como porcentaje comparando la
relación insumo-producción con un estándar aceptable o norma; la
eficiencia aumenta en la medida en que un mayor número de unidades se
producen utilizando una cantidad dada de insumo.
Eficacia.- La eficacia se determina comparando lo realizado con los
objetivos previamente establecidos, o sea la medición del cumplimiento
de objetivos y metas. Se mide la eficacia investigando las necesidades de
sus clientes actuales y potenciales, como también del desempeño de los
competidores actuales y potenciales, la permanente relación con los
clientes, la consulta de su grado de satisfacción y la respuesta a sus
reclamos y sugerencias.
Economía.- Uso oportuno de los recursos idóneos en cantidad y calidad
correctas en el momento previsto, en el lugar indicado, y al precio
convenido; es decir, adquisición o producción al menor costo posible, con
relación a los programas de la organización y a las condiciones y
opciones que presenta el mercado, teniendo en cuenta la adecuada
calidad.
Ecología.- Son las condiciones, operaciones y prácticas relativas a los
requisitos ambientales y su impacto, que deben ser reconocidos y
evaluados en una gestión empresarial, de un proyecto, programa o
actividad.
Ética.- Es un elemento básico de la gestión institucional, expresada en la
moral y conducta individual y grupal, de los funcionarios y empleados de
una entidad, basada en sus deberes, en su código de ética, en las leyes,
en las normas constitucionales, legales y consuetudinarias vigentes en
una sociedad.
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Equidad.- Implica distribuir y asignar los recursos entre toda la población,
teniendo en cuenta el territorio en su conjunto, la necesidad de estimular
las áreas cultural y económicamente deprimidas, y con absoluto respeto a
las normas constitucionales y legales imperantes sobre el reparto de la
carga tributaria, los gastos, las inversiones y las participaciones.
RIESGOS DE AUDITORIA DE GESTION
Al ejecutar la auditoría de gestión, no estará exenta de errores y
omisiones importantes que afecten los resultados del auditor expresado
en su informe, en este tipo de auditoría debemos tener en cuenta también
las tres clases de riesgo:
Riesgo Inherente.-De que ocurran errores importantes generados por las
características de la empresa u compañía.
Riesgo de control.- De que el sistema de control interno prevenga corrija
tales errores.
Riesgo de detección.- Los errores no identificados por los errores de
control interno tampoco sean reconocidos por el auditor.
EVIDENCIAS SUFICIENTES Y COMPETENTES
Evidencias Suficientes.- Cuando estas son en la cantidad y en los
tipos de evidencia que sean útiles y obtenidas en los límites de
tiempo y costos razonables.
Evidencias Competentes.- Cuando, de acuerdo a su calidad, son
válidas y relevantes.
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Gráfico Nº3
CONTROL INTERNO
“Es la suma de elementos, procedimientos y normas, que permiten a
través de una adecuada planificación, ejecución y control, llevar adelante
con economía, eficiencia y eficacia para el logro de los fines de la
organización.”13
Objetivos
Salvaguardar los recursos contra perdida, fraude e ineficiencia.
16
WOLINSKY, Jaime Manual de Auditoría para La Gestión. Buenos Aires. 2003. Pág. 81
TIPOS DE EVIDENCIAS
Evidencia Analítica
Analiza o verifica la información original de la entidad.
Evidencia Documental
Constituye el conjunto de documentos que pueden ser internos y externos.
Evidencia Testimonial
Se lo obtiene por medio de declaraciones recibidas en respuesta a indagación.
Evidencia Física Inspección u observaciones de actividades, documentos, registros.
Fuente: Manual de Auditoría de Gestión Elaborado Por: Los Autores
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Promover la exactitud y confiabilidad en la información contable.
Estimular y medir el acatamiento a las políticas.”14
Métodos de Evaluación del Control Interno
La Evaluación del Control Interno es un proceso independiente del
proceso general de auditoría y su análisis lo realizará el Auditor,
incluyendo su presentación en el informe en base del criterio del auditor, a
continuación se enuncian los métodos más conocidos de evaluación:
Cuestionarios
Consiste en diseñar cuestionarios a base de preguntas que deben ser
contestadas por los funcionarios y personal responsable, de las distintas
áreas de la empresa bajo examen, en las entrevistas que expresamente
se mantiene con este propósito.
Flujogramas
Consiste en relevar y describir objetivamente la estructura orgánica de las
áreas relacionadas con la auditoria, así como, los procedimientos a través
de sus distintos departamentos y actividades.
Este método es más técnico y remediable para la evaluación, tiene
ventaja frente a otros métodos porque permite efectuar el relevamiento
siguiendo una secuencia lógica y ordenada, permite ver de un solo golpe
14
SILVA GARCIA, Francisco. Administración Pública Local, Impresiones MYL. Año 2003. Pág. 175.
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de vista el circuito en su conjunto y facilita la identificación o ausencia de
controles.
Narrativas
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más
importantes y las características del sistema que se está evaluando, estas
explicaciones se refieren a funciones, procedimientos, registros,
formularios, archivo, empleados y departamentos que intervienen en el
sistema. El relevamiento se hace en entrevistas y observaciones de
actividades, documentos y registros.
INDICADORES
Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para determinar el
éxito de un proyecto o una organización, estos indicadores posteriormente
son utilizados a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los
resultados obtenidos.”15
Uso de Indicadores en Auditoría de Gestión
Permite medir:
La eficiencia y economía en el manejo de los recursos
15
Subía Guerra, Jaime. (2007). Curso de Auditoría de Gestión. Loja-Ecuador: Escuela de Ciencias Contables y Auditoría, Universidad Técnica Particular de Loja (inédito). p. 4
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Las cualidades y características de los bienes producidos o
servicios prestados (eficacia).
El grado de satisfacción de las necesidades de los usuarios o
clientes a quienes van dirigidos (calidad).
Todos estos aspectos deben ser medidos considerando su relación
con la misión, los objetivos y las metas planteadas.
NIVELES DE APLICACIÓN DE LOS INDICADORES
Los indicadores, por su nivel de aplicación se dividen en:
Indicadores estratégicos
Indicadores de gestión
Indicadores de servicio
INDICADORES ESTRATEGICOS
Permiten identificar la contribución al logro de los objetivos
estratégicos en relación con la misión de la unidad responsable.
Miden el cumplimiento de los objetivos en:
Actividades
Programas especiales
Proyectos organizacionales y de inversión
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27
INDICADORES DE GESTION
Informan sobre procesos y funciones clave.
Se utilizan en el proceso administrativo para:
Controlar la operación
Prevenir e identificar desviaciones que impidan el
cumplimiento de los objetivos estratégicos
Determinar costos unitarios por áreas y programas
Verificar el logro de las metas e identificar desviaciones
INDICADORES DE SERVICIO
Miden la calidad con que se generan productos y servicios, en
función de estándares, así como el grado de satisfacción de
clientes y proveedores:
Se emplean para:
Implantar acciones de mejoramiento
Elevar la calidad de atención a clientes
o Permiten identificar:
El nivel de desempeño o cumplimiento de los estándares de
servicio
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28
El grado de satisfacción o calidad que percibe el cliente
sobre el producto o servicio recibido
DIMENSIONES A EVALUAR POR MEDIO DE INDICADORES
Para que los indicadores puedan evaluar la dimensión de las acciones,
deben posibilitar la medición de:
Impacto
Mide el cumplimiento de los objetivos
Cuantifica valores y efectos en clientes
Mide el desarrollo de los procesos
Cobertura
Informa sobre el alcance de las acciones
Eficiencia
Mide costos unitarios y productividad
Cuantifica la optimización de recursos humanos, materiales,
financieros y tecnológicos, para obtener productos y
servicios al menor costo y en el menor tiempo
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29
Calidad
Mide el grado en que los productos y servicios satisfacen las
necesidades y expectativas de los clientes
Cuantifica la satisfacción del cliente
Se aplicara los siguientes indicadores:
Indicadores de Economía
El indicador de Economía, se relaciona con evaluar la capacidad de una
institución para generar y movilizar adecuadamente los cursos financieros
en el logro de su misión empresarial.
Indicadores de Eficiencia
Es la relación de los bienes adquiridos, producidos o servicios prestado, el
manejo de los recursos humanos en días, horas, económicos y
tecnológicos programados con los realmente utilizados para el
cumplimiento de las actividades.
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30
Indicadores de Eficacia
Evalúan el grado de cumplimiento de los objetivos planteados,
comparando con los resultados reales obtenidos con los resultados
previstos.
Actividades
Misión
Visión
Objetivos
NOTA: Los indicadores de ética, ecología y equidad no fueron aplicados
en esta investigación por cuanto las actividades que se evaluaron no tiene
relación con estos indicadores ya que la Compañía está dedicada al
servicio social y sus programas, proyectos no afectan en ninguna manera
a la equidad, ecología y ética en este último caso la entidad no tiene
definido un código de ética para la evaluación de esta auditoría.
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31
PAPELES DE TRABAJO
“Los papeles de trabajo son los documentos elaborados por el auditor que
registran el trabajo realizado como consecuencia de los procedimientos
aplicados y sirve de soporte al informe de auditoría. Constituyen la
evidencia que fundamenta los hallazgos, observaciones, conclusiones y
recomendaciones de auditoría.
Objetivos de los Papeles de Trabajo
Principales
Respaldar el contenido del informe elaborado por el auditor.
Cumplir con las normas de auditoría emitidas por la contraloría.
Secundarios
Sustentar el desarrollo del trabajo del auditor.
Acumular evidencias, tanto de los procedimientos de auditoría
aplicados como de las muestras seleccionadas.
Facilitar la supervisión y permitir que el trabajo ejecutado sea
revisado por un tercero.
Constituir un elemento importante para la programación de
exámenes posteriores en la misma entidad.
Sirven como defensa en posibles litigios.
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32
Características de los papeles de trabajo
Gráfico Nº5
Custodia y Archivos
Los papeles de trabajo son de propiedad de las unidades de auditoría de
la Contraloría y entidades públicas, las mismas que tiene la
responsabilidad de la custodia en un archivo por el lapso de cinco años y
en un archivo pasivo por hasta veinte y cinco años, únicamente pueden
ser exhibidos y entregados por requerimiento judicial.
Estos papeles de trabajo deben ser organizados y archivados en forma
sistematizada, sea preparando legajos, carpetas o archivos que son de
dos clases:
Fuente: Whittington Ray, O. & Pany, Kurt. (2005): Principios de Auditoría, México D.F., Mc Graw Hill. Elaborado por: Autores
CARACTERÍSTICAS
Fechados Supervisado Completos Precisos
Legibles Claros Referenciado
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33
Archivo Permanente o Continuo.- Contiene información de interés o útil
para más de una auditoría o necesarios para auditorías subsiguientes.
La finalidad del archivo permanente se puede resumir en los puntos
siguientes:
Recordar al auditor las operaciones, actividades o hechos que
tienen vigencia en un periodo de varios años.
Proporcionar a los auditores nuevos, una fuente de información de
las auditorías realizadas.
Conservar papeles de trabajo que sean utilizados durante varios
años y que no requieren ser preparados año tras año, ya que no se
ha operado ningún cambio.
Archivo Corriente.- En estos archivos se guarda los papeles de trabajo
relacionados con la auditoría específica de un período.
La cantidad de legajos o carpetas que forman parte de este archivo de un
período dado varía de una auditoría a otra y aun tratándose de la misma
entidad auditada. Este archivo a su vez se divide en dos legajos o
carpetas, una con información general y la otra con documentación
específica por componentes.
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34
Clasificación
Generales
Programa de Auditoría
Evaluación del Control Interno
Hoja Principal de Trabajo
Borrador del Informe
Específicos
Cédula narrativa
Cédula analítica
Tipos de Papeles de Trabajo
Legajo Permanente.- Incluye información permanente que será consultada
como base de información para la planificación de futuras auditorías, es
decir aquella respecto de la constitución, organización, operaciones y
planes de una entidad, que por su naturaleza continua no corresponde
necesariamente a un solo período de operaciones.
Estará integrada por:
Manuales y Reglamentos de la organización
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35
Informes de auditoría
Nómina de los funcionarios de la entidad
Legajo Transitorio.- Incluyen los papeles de trabajo y evidencias que
sustenten el resultado de la auditoría; así como también los criterios
utilizados por los responsables de la fase de ejecución.” 16
Índices y Referenciación
Es necesario la anotación de índices en los papeles de trabajo ya sean en
el curso o al concluirse la auditoría, para lo cual primeramente se debe
definir los códigos a emplearse que deben ser iguales a los utilizados en
los archivos y su determinación debe considerarse la clase de archivo y
los tipos de papeles de trabajo.
La codificación de índices y referencias en los papeles de trabajo pueden
ser de tres formas: a) alfabética, b) numérica y c) alfanumérica. El criterio
anteriormente expuesto fue, para el archivo permanente índices
numéricos y para el archivo corriente índices alfabéticos y alfanuméricos.
Marcas
Las marcas de auditoría son signos o símbolos convencionales que utiliza
el auditor, para identificar el tipo de procedimiento, tarea o pruebas
16
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión Pública, Quito-Ecuador julio 2003,Págs. 70-75
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36
realizadas en la ejecución de un examen. El uso de marcas simples
facilita su entendimiento. Las marcas deben ser anotadas en cada papel
de trabajo con lápiz de color rojo.”17
Tomado de o chequeado S Documentación sustentatoria
Comprobado sumas ɑ Rejecución de cálculos
Verificación posterior C Circularizado ¢ Confirmado N No autorizado Φ Constatación física
Cédulas
Narrativas.- Son papeles de trabajos preparados por el auditor en el cual
detalla y describe los hallazgos relevantes e importantes que se han
suscitados en el desarrollo de la auditoría a través de comentarios,
conclusiones y recomendaciones. Sustentan y respaldan el informe.
Analíticas.- Son papeles de trabajo preparados por el auditor en los
cuales ejecuta los diferentes cálculos provenientes de la aplicación de
procedimientos durante el proceso del examen.
17
BELTRAN JARAMILLO, Jesús Mauricio, Indicadores de Gestión, Herramientas para Lograr la Competitividad, 2da. Edición. 1998.pag 42
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37
HALLAZGOS DE AUDITORÍA
Los hallazgos de auditoría reflejan situaciones deficientes y relevantes
que se determinan producto de la auditoría y consta de 4 atributos que
son:
Gráfico Nº6
Fuente: UNL. Módulo 9, Guía Modular “Auditoría para el sector público y empresas privadas” Septiembre 2010 – febrero 2011. Elaborado por: Autores
“Lo que debe ser”
Norma o parámetro con el cual el auditor mide la condición.
HALLAZGO DE AUDITORÍA
Condición
Criterio
Causa
Efecto
“Lo que es”
Indica el grado en que los criterios se lograron, es la situación encontrada.
“Por qué”
Razón fundamental por la que se presentó la condición o el motivo porque el que no se
cumplió el criterio o la norma.
“Las consecuencias”
Es la consecuencia real o potencial de la comparación entre la condición y el criterio.
22
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38
PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTIÓN
INICIO
FASE I. CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Visita de observación de la Entidad.
Revisión de archivos papeles de trabajo.
Determinar indicadores.
Realizar FODA.
Evaluación estructura control interno.
Definición de objetivos y estrategias de
auditoría.
FASE II. PLANIFICACIÓN
Análisis información y documentación.
Evaluación de control interno por
componentes.
Elaboración plan y programas.
FASE III. EJECUCIÓN
Aplicación de Programas.
Preparación de Papeles de Trabajo.
Hojas resumen hallazgos por componentes.
Definición estructura del informe.
FASE IV. COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Redacción borrador del informe.
Conferencia Final para la lectura del
Informe.
Obtención criterios entidad.
Emisión informe final, síntesis y
memorando de antecedentes.
FASE V. SEGUIMIENTO
De hallazgos y recomendaciones al termino
de la auditoría.
Recopilación después de uno o varios años
FIN
Memorando de
Planificación
Papeles de
Trabajo
Programas de
Trabajo
Borrador del
Informe Conferencia
Final
Informe
Final
Fuente: Manual de Auditoría de Gestión. Elaborado por: los Autores
Arcv Corr
Arch
Perm
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39
FASES DEL PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN
FASE I: CONOCIMIENTO PRELIMINAR
Objetivos
Consiste en obtener un conocimiento integral del objeto de la entidad,
dando mayor énfasis a su actividad principal; esto permitirá una adecuada
planificación, ejecución y consecución de resultados de auditoría a un
costo y tiempo razonable.”18
Actividades
1. Visita a las instalaciones, para observar el desarrollo de las
actividades y operaciones, y visualizar el funcionamiento en conjunto.
2. Revisión de los archivos corriente y permanente de los papeles de
trabajo de auditorías anteriores; y/o recopilación de informaciones y
documentación básica para actualizarlos.
3. Determinar los criterios, parámetros e indicadores de gestión, que
constituyen puntos de referencia que permitirán posteriormente
compararlos con resultados reales de sus operaciones, y determinar si
18
CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión, Quito-Ecuador, julio.2003,Pág.129
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40
estos resultados son superiores, similares o inferiores a las
expectativas.
De no disponer la entidad de indicadores, y tratándose de una primera
auditoría de gestión, el equipo de trabajo conjuntamente con funcionarios
de la entidad desarrollaran los indicadores básicos.
4. Detectar la fuerzas y debilidades; así como, las oportunidades y
amenazas en el ambiente de la Organización, y las acciones
realizadas o factibles de llevarse a cabo para obtener ventaja de las
primeras y reducir los posibles impactos negativos de las segundas.
5. Evaluación de la Estructura de Control Interno que permite acumular
información sobre el funcionamiento de los controles existente y para
identificar a los componentes relevantes para la evaluación de control
interno.
6. Definición del objetivo y estrategia general de la auditoría a realizarse.
Productos
Archivo permanente actualizado de papeles de trabajo
Documentación e información útil para la planificación.
Objetivos y estrategia general de la auditoría.
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41
FASE II: PLANIFICACIÓN
Objetivo
Consiste en orientar la hacia los objetivos establecidos para los cuales
deben establecer los pasos a seguir en la presente y siguiente fase y las
actividades a las desarrollar. La planificación debe contener la precisión
de los objetivos específicos y el alcance del trabajo por desarrollar
considerando entre otros elementos, los paramentos e indicador de
gestión de la entidad”19
Actividades
1. Evaluación de Control Interno relacionada con el área o componente
objeto del estudio que permitirá acumular información sobre el
funcionamiento de los controles existentes, útil para identificar los
asuntos que requieran tiempo y esfuerzos adicionales en la fase de
“Ejecución”.
2. El supervisor en conjunto con el jefe de equipo y con el aporte de los
demás integrantes del equipo multidisciplinario, prepararán un
Memorando de Planificación.
19
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO , Manual de Auditoría de Gestión, Quito-Ecuador, julio 2003 Pág.153
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42
3. Elaboración de programas detallados y flexibles, confeccionados
específicamente de acuerdo con los objetivos trazados, que den
respuesta a la comprobación de las 6 “E” (Economía, Eficiencia,
Eficacia, Ética, Equidad y Ecología), por cada proyecto a actividad a
examinarse.
Productos
Memorando de Planificación
Programas de Auditoría para cada componente (proyecto,
programa o actividad)
FASE III: EJECUCIÓN
Objetivo
En esta etapa, es donde se ejecuta propiamente la auditoría pues en esta
instancia se obtienen toda la evidencia necesaria en calidad y cantidad
apropiados, basada en los criterios de auditoría y procedimientos
definidos en cada programa, para sustentar las conclusiones y
recomendaciones de los informes”20
20
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO , Manual de Auditoría de Gestión, Quito-Ecuador, julio 2003 Pág.185
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43
Actividades
1. Aplicación de los programas detallados y específicos para cada
componente significativo y escogido para examinarse, que comprende
la aplicación de las técnicas de auditoría tradicionales, tales como:
inspección física, observación, cálculo, indagación, análisis, etc.
2. Preparación de los papeles de trabajo, que junto a la documentación
relativa a la planificación y aplicación de los programas, contienen la
evidencia suficiente, competente y relevante.
3. Elaboración de hojas resumen de hallazgos significativos por cada
componente examinado, expresados en los comentarios; los mismos
que deben ser oportunamente comunicados a los funcionarios y
terceros relacionados.
4. Definir la estructura del informe de auditoría, con la necesaria
referencia a los papeles de trabajo y a la hoja resumen de
comentarios, conclusiones y recomendaciones.
En esta fase es muy importante, tener presente que el trabajo de los
especialistas no auditores, debe realizarse conforme a los objetivos de la
planeación; además, es necesario, que el auditor que ejerce la jefatura del
equipo o grupo oriente y revise el trabajo para asegurar el cumplimiento
de los programas y de los objetivos trazados: igualmente se requiere que
el trabajo sea supervisado adecuadamente por parte del auditor más
experimentado.
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44
Productos
Papeles de trabajo
Hojas resumen de hallazgos significativos por cada componente
FASE IV: COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
Objetivos
Contendrá los hallazgos positivos; pero también se diferencia porque en
el informe de auditoría de gestión, en la parte correspondiente a las
conclusiones se expondrá en forma resumida, el precio del
incumplimiento con su efecto económico.
Actividades
1. Redacción del informe de auditoría, en forma conjunta entre los
auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la
participación de los especialistas no auditores en la parte que se
considere necesario.
2. Comunicación de resultados, se cumple durante todo el proceso de la
auditoría de gestión para promover la toma de acciones correctivas de
inmediato, es menester que el borrador del informe antes de su
emisión, deba ser discutido en una Conferencia Final con los
responsables de la Gestión y los funcionarios de más alto nivel
relacionados con el examen; esto le permitirá por una parte reforzar y
perfeccionar sus comentarios, conclusiones y recomendaciones; pero
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45
por otra parte permitir que expresen sus puntos de vista y ejerzan su
legítima defensa.
Productos
Informe de Auditoría, síntesis del informe y memorando de
antecedentes
Acta de conferencia final de la lectura del informe de auditoría.
FASE V: SEGUIMIENTO
Objetivo
“Con posterioridad y como consecuencia de la auditoría de gestión
realizada, los auditores internos, deberán realizar el seguimiento
correspondiente:
Actividades
1. Para comprobar hasta qué punto la administración fue receptiva sobre
los comentarios (hallazgos), conclusiones y las recomendaciones
presentadas en el informe, efectúa el seguimiento de inmediato a la
terminación de la auditoría después de uno o dos meses de haber
recibido la entidad auditada el informe aprobado.
2. De acuerdo al grado de deterioro de la eficacia, eficiencia y economía
de la importancia de los resultados presentados en el informe de
auditoría, debe realizar una recomprobación luego transcurrido un año
de haber concluido la auditoría.”21
21
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión Pública, Quito-Ecuador Págs. 240
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46
Productos
Cronograma para el cumplimiento de recomendaciones.
Encuesta sobre el servicio de auditoría
Constancia del seguimiento realizado,
Documentación y papeles de trabajo que respalden los resultados
de la fase de seguimiento.
INFORME DE AUDITORÍA
Concepto
“Es el documento emitido por el auditor como resultado final de su
examen y/o evaluación, incluye información suficiente sobre
observaciones, conclusiones de hechos significativos, así como
recomendaciones constructivos para superar las debilidades en cuanto a
procedimientos y cumplimientos de actividades”22
Clases
Informe extenso o largo.- Es el documento que el auditor realiza
para comunicar resultados.
Informe breve o corto.- Es formulado por el auditor, lo cual los
hallazgos no sean relevantes.
22
CASHIN James A, Manual de Auditoria 1, Ediciones Centrum Madrid- España, 1985, Pág. 58.
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47
Redacción borrador del informe de auditoría, en forma conjunta entre
los auditores con funciones de jefe de grupo y supervisor, con la
participación de los especialistas no auditores en la parte que se
considere necesario.
Contenido del Informe
o Motivos de la auditoria.
o Objetivos
o Enfoque
o Componentes auditados
o Subcomponentes
o Indicadores utilizados
CAPITULO II.- Información de la Entidad
Misión
Visión
FODA
Base Legal
Estructura orgánica
Objetivos de la entidad
Financiamiento
Funcionarios Principales
CAPITULO III.- Resultados Generales
Cumplimiento del Objeto Institucional
Sistema Financiero
Sistema Contable
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48
Sistemas de Presupuesto
CAPITULO IV.- Resultados Específicos por Componentes.
Ejecutivo y Operativo.”23
Convocatoria a la Conferencia Final
“La convocatoria, a la conferencia final la realizará el jefe de
equipo, mediante notificación escrita, por lo menos con 48 horas
de anticipación, indicando el lugar, el día y la hora de su
celebración.
Participarán en la conferencia final:
o La máxima autoridad de la entidad auditada o su delegado.
o Los servidores o ex-servidores y quienes por sus funciones
o actividades están vinculados a la materia objeto del
examen.
o El máximo directivo de la unidad de auditoría responsable
del examen, el supervisor que actúo como tal en la
auditoría.
o El jefe de equipo de la auditoría.
o El auditor interno de la entidad examinada, si lo hubiere; y,
23
CONTRALORIA GENERAL DEL ESTADO, Manual de Auditoría de Gestión Pública, Quito-Ecuador, julio 2003.
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49
o Los profesionales que colaboraron con el equipo que hizo el
examen.
o La dirección de la conferencia final estará a cargo del jefe
de equipo o del funcionario delegado expresamente por el
Contralor General del Estado, para el efecto.24
Acta de Conferencia Final
“Para dejar constancia del actuado, el jefe de equipo elaborará una Acta
de Conferencia Final que incluya toda la información necesaria y las
firmas de todos los participantes:
Si alguno de los participantes se negare a suscribir el acta, el jefe de
equipo sentará la razón del hecho en la parte final del documento.
El acta se elaborará en original y dos copias; el original se anexará
al memorando de antecedentes, en caso de hacerlo y una copia se
incluirá en los papeles de trabajo.
Emisión del Informe
El último paso de la comunicación de resultados constituye la entrega
oficial del informe de auditoría al titular de la entidad auditada y a los
funcionarios que a juicio del auditor deben conocer, divulgar y tomar las
acciones correctivas”25
24
UNL. Módulo 9, Guía Modular “Auditoría para el sector público y empresas privadas” Septiembre 2010 – febrero 2011. 25
UNIVERSIDAD NACIONAL DE LOJA, Auditoria para el sector Público y Empresas Privadas Guía Didáctica. Modulo 9. Carrera de Contabilidad y Auditoría. Loja- Ecuador, Septiembre 2010- Febrero 2011.
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e) MATERIALES Y MÉTODOS
MATERIALES
Para el desarrollo de la presente investigación fue necesario lo siguiente:
Suministros de Oficina
Equipo de computación
Internet
Libros, revistas, diccionarios.
Estatutos y Reglamento de la compañía
Insumos específicos para la realización de la Auditoría.
MÉTODOS
Científico.- Se utilizó para lograr una serie de conocimientos de una
manera lógica y organizada teniendo en cuenta los avances de la ciencia
en el campo de la auditoría de gestión .ya que permitió la sistematización
y exposición tanto en el campo teórico como practico luego de haber
descrito, conocido y explicado en la administración de la Compañía de
Transporte Vicabambaturis.
Deductivo.-Con este método se conoció el desempeño global de la
Compañía en el estudio de la normatividad por lo que se rige así como
para establecer niveles de autoridad y responsabilidad de cada
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51 51
Persona, parte del estudio de conceptos, principios, definiciones, leyes o
normas generales relacionados con la aplicación de la Auditoria de
Gestión.
Inductivo.- Permitió revisar, estudiar y analizar las actividades específicas
de carácter administrativo de la Compañía.
Descriptivo.- Ayudó a narrar los hechos y fenómenos históricos
relacionados con el contexto de la Compañía, analizar e interpretar
adecuadamente los resultados finales de la investigación tanto en la parte
teórica como práctica, resultados que se presentarán en el
correspondiente informe.
Sintético.- Corroboró para llegar a una síntesis del trabajo de
investigación ya que de esta forma se pudo resumir y llegar a la
elaboración del marco teórico, conclusiones y recomendaciones.
TÉCNICAS
Observación.-Se empleó para la recopilación de datos relacionados a la
organización administrativa y a las actividades que desempeña.
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f) RESULTADOS
CONTEXTO INSTITUCIONAL
RESEÑA HISTÓRICA
Vilcabamba, mundialmente conocido como valle de la longevidad, es una
de las reliquias turísticas más importantes que posee Loja. Su encanto
natural y las bondades de su clima, lo han convertido en un atractivo de
mucho interés para propios y extraños.
Posee varias líneas de autobuses para el transporte interprovincial, de las
cuales el servicio de la “Compañía de Transportes Vicabambaturis”
presta su servicio público intraprovincial de pasajeros en las rutas y
frecuencias como son: Loja, Malacatos, Vilcabamba, Zahuico, y
viceversa, en diferentes horarios.
La Compañía de Transportes “Vicabambaturis Cía. Ltda.” se encuentra
ubicada en la Calle Clodoveo Jaramillo y Huilcopamba, dentro del terminal
terrestre de la Parroquia de Vilcabamba, mediante informe Técnico Nº
002-RPO-CPTL-2001, de fecha 18 de Enero del 2007, se renueva el
Permiso de Operación para prestar servicio de transporte público
intraprovincial de pasajeros. Fue constituida hace 14 años, por doce
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53
socios , quienes por iniciativa se constituyeron, mediante Resolución Nº
96-3-2-1-297 de 29 de octubre de mil novecientos noventa y seis (1996)
El Sr. Cesar Toral Vásquez, Intendente de Compañías de Cuenca, emite
Resolución de Aprobación de la Constitución Jurídica de la Compañía,
bajo partida Nº 373, anotada en el repertorio Nº 3773, se inscribe la
Constitución de la Compañía Limitada Transportes “VILCABAMBATURIS
CIA. LTDA.” siendo la primera compañía de transportes en la Parroquia,
la cual desde ese entonces se rigen por los Organismos de tránsito y
transporte terrestres.
Objetivos
Prestar el servicio público intraprovincial; así como el servicio
especial turístico en los casos que sean requeridos.
Promover la cooperación económica y social entre sus asociados
para el mejoramiento y superación en el campo social, cultural,
económico y humano.
Misión
Prestar el servicio de transporte de pasajeros en busetas a la comunidad
de la ciudad y provincia de Loja y turistas en general.
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54
Visión
Tener nuevas unidades propias de la Compañía.
Ofrecer un servicio ejecutivo con la capacidad de 40 personas.
Incorporar para el año 2014 una Estación Gasolinera en la
Parroquia de Vilcabamba.
Base Legal
La Compañía Vicabambaturis Cía. Ltda.; se constituyó en la parroquia de
Vilcabamba, el 16 de octubre de 1996 fue aprobada por la
Superintendencia de Compañías, mediante Resolución Nº 96-3-2-1-297
de 29 de Octubre de 1996, cuenta con el Ruc número 1190081679001.
Se fundamenta en la base legal:
Ley de Compañías y su reglamento
Estatutos y reglamentos de la compañía Vilcabambaturis
Resoluciones que dictaren el Consejo Nacional de Tránsito,
Consejo Provincial de Tránsito y la respectiva Jefatura Provincial
de Tránsito.
Normas Legales y reglamentarias de tránsito y transporte
terrestres.
Constitución del Ecuador.
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55
Estructura Organizacional
Fuente: Compañía de Transportes Vilcabambaturis Cía. Ltda.
Elaborado por: Los Autores
CONTADOR
Ing. Pavel Valencia
JUNTA GENERAL DE SOCIOS
COMPAÑÍA DE TRANSPORTES VILCABAMBATURIS Cía. Ltda.
ADMINISTRACION
PRESIDENTE
Sr. Aníbal Delgado
GERENTE GENERAL
Sr. Pedro Ocampo
COMISARIO
Sr. Jhonny Jara
DIRECTORIO
SECRETARIA
OPERADORA
FISCALIZACIÓN
SECRETARIA
OPERADORA
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56
CONTRATO
Vilcabamba, 10 de Mayo de 2011
Dra. Andrea Ayala Martínez
AUDITORA STAFF
Ciudad.-
De mi consideración:
Con la presente me dirijo a usted para comunicarle que envista de la
necesidad para realizar una Auditoría de Gestión a la Compañía de
Transportes Vicabambaturis Cía. Ltda., la cual nos ayudara a verificar si
el Reglamento Interno y las actividades de la empresa están siendo
cumplidos en su totalidad.
Para ello necesitamos contratar sus servicios profesionales de
asesoramiento, mediante la elaboración de una Auditoria de Gestión a la
Compañía de Transportes Vicabambaturis Cía. Ltda., confiando en su
experiencia y amplios conocimientos en la materia.
Por la atención que se brinde, y seguros de contar con su testimonio a
nuestra petición le antelamos nuestros más sinceros agradecimientos.
Atentamente,
Pedro Fabián Ocampo GERENTE DE LA COMPAÑÍA
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57
CARTA DE COMPROMISO
Vilcabamba, 10 de Mayo de 2011
Sr. Pedro Fabián Ocampo GERENTE DE LA P Ñ D “TR SP RT S VILCABAMBATURIS CIA. LTDA.” Ciudad.-
De mi consideración:
Con el propósito de realizar la Auditoria de Gestión en la Compañía de
Transportes Vilcabambaturis Cía. Ltda., en el periodo comprendido del 01
de Enero al 31 de Diciembre de 2010.
Por medio de la presente, tenemos el grado de aceptar este compromiso
el cual permitir expresar un criterio razonable y profesional de la Gestión
Organizacional.
El tiempo de duración para el presente trabajo es de 60 días calendario e
incluido el mismo se procederá a presentar el respectivo informe.
Los objetivos encaminados a la Auditoria de Gestión son los siguientes:
Evaluar las funciones que desempeña el Recurso Humano a
través de la aplicación de indicadores con el fin de determinar el
grado de Economía, eficiencia y eficacia.
Analizar y evaluar el Reglamento Interno de la Compañía.
Verificar el cumplimiento de los fines establecidos por la compañía.
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58
Comprobar el grado de cumplimiento de las disposiciones legales
vigentes aplicables a la empresa.
Generar recomendaciones tendientes a optimizar la gestión
empresarial.
Para el cumplimiento de estos objetivos esperamos la colaboración del
personal y confiamos en que podrá a nuestra disposición toda la
documentación e información solicitada en relación a nuestro trabajo.
A continuación se presentara un cuadro donde se establecerán las
personas que conforman el comité de Auditoría y el tiempo:
AUDITOR CARGO SIGLAS TIEMPO
Andrea Ayala Martínez Staff A.A.M 20
Daniela Geovanna Ortiz
Gaona Senior D.O 20
Oscar Rafael Ortiz Gaona Junior O.O 20
Los resultados se darán a conocer al finalizar la auditoria mediante un
informe respectivo el mismo que contendrá comentarios, conclusiones,
recomendaciones y de hallar o de existir algún hallazgo importante se
dará a recomendaciones al personal responsable.
Sírvase firmar y volver la copia anexa a esta carta para indicar que
acuerda con lo establecido anteriormente.
Atentamente,
Dra. Andrea Ayala Martínez Sr. Pedro Fabián Ocampo AUDITORA STAFF GERENTE
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59
NOTIFICACIÓN
Vilcabamba, 11 de Mayo de 2011 Sr.
Pedro Fabián Ocampo
Asunto: Notificación Inicial para realizar la Auditoría de Gestión
Ciudad.-
De mi consideración:
Se comunica a todos los Directivos de la Compañía de “Transportes
Vicabambaturis Cía. Ltda.” de la Parroquia de Vilcabamba Provincia de
Loja, Cantón Loja, que a partir del 10 de mayo de 2011, se encuentran
realizando una Auditoría de Gestión correspondientes al periodo del 01 de
enero al 31 de diciembre de 2010, por este motivo solicito al personal
responsable, valores y documentos, entregar la información para dicha
auditoría.
Atentamente,
Sr. Oscar Rafael Ortiz Gaona
Auditor Senior
Universidad Nacional de Loja
Área Jurídica, Social y Administrativa
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P Ñ D “TR SP RT S VIL B B TURIS I . LTD .”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
HOJA DE ÍNDICES
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
INDICE PAPELES DE TRABAJO
PA PREPARACION DE LA AUDITORIA Contrato
Carta de Compromiso
Notificación
PA/4 Hoja de índices
PA/5 Hoja de distribución de trabajo
PA/6 Hoja de distribución de tiempo
PA/7 Hoja de marcas
F.1 CP
CP/1
FASE 1 CONOCIMIENTO PRELIMINAR Guía de Visita previa
CP/2 Matriz de ponderación
CP/3 Evaluación de las áreas criticas
CP/4 Determinación de los factores de riesgo
F.2 FASE 2
P PLANIFICACIÓN
P/1 Memorando de Planificación
F.3 FASE 3
EJ EJECUCIÓN
EJ/1 Programa de auditoria
EJ/2 Cuestionario de control interno
EJ/3 Evaluación del control interno
EJ/4 Cedulas narrativas
EJ/4.1 Personal Ejecutivo
EJ/4.2 EJ/5
Personal Operativo Cédulas Analíticas
EJ/5.1 Personal Ejecutivo
EJ/5.2 Personal Operativo
F.4 FASE 4
CR COMUNICACIÓN DE RESULTADOS
ELABORADO POR: O.R.O.G
SUPERVISADO POR:
Dra. A.A.M
FECHA:
11/05/2011
PA/4
1-1
Universidad Nacional de Loja
Área Jurídica, Social y Administrativa
61
P Ñ D “TR SP RT S VIL B B TURIS I . LTD .”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE TRABAJO Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
NOMBRES SIGLAS ACTIVIDADES FIRMA
Dra. Andrea Ayala M. Auditora Staff
A.A.M
Preparar y aplicar el programa de supervisión.
Supervisar las actividades del grupo de auditoría.
Revisar el borrador del informe de auditoría.
Sr. Oscar Ortiz Auditor Senior
O.O.
Ejecutar funciones de responsabilidad con la supervisora.
Preparar, suscribir y tramitar la comunicación con el visto bueno de la supervisora.
Sra. Daniela Ortiz Auditor Junior
D.O. Entregar a la supervisora el borrador del informe.
Analizar cada uno de los componentes de las diferentes áreas
ELABORADO POR:
O.R.O.G
SUPERVISADO POR:
Dra. A.A.M
FECHA:
11/05/2011
PA/5
1-1
Universidad Nacional de Loja
Área Jurídica, Social y Administrativa
62
P Ñ D “TR SP RT S VIL B B TURIS I . LTD .”
AUDITORÍA DE GESTIÓN HOJA DE DISTRIBUCIÓN DE TIEMPO
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
NOMBRES ACTIVIDADES TIEMPO
Dra. A.A.M Auditora Staff
Preparar y aplicar el programa de supervisión.
Supervisar las actividades del grupo de auditoría.
Revisar el borrador del informe de auditoría.
20 días
Sr. Oscar Ortiz Auditor Senior
Ejecutar funciones de responsabilidad con la supervisora.
Preparar, suscribir y tramitar la comunicación con el visto bueno de la supervisora.
20días
Sra. Daniela Ortiz Auditor Junior
Entregar a la supervisora el borrador del informe.
Analizar cada uno de los componentes de las diferentes áreas.
20 días
ELABORADO POR:
O.R.O.G.
SUPERVISADO POR:
Dra. A.A.M
FECHA:
11/05/2011
PA/6
1-1
Universidad Nacional de Loja
Área Jurídica, Social y Administrativa
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COMPAÑ D “TR SP RT S VIL B B TURIS I . LTD .”
AUDITORÍA DE GESTIÓN HOJA DE MARCAS
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
Tomado o chequeado
S Documentación sustentatoria
£ Comprobada sumas
ɑ Rejecución de cálculos
Verificación posterior
C Circularizado
¢ Confirmado
N No autorizado
Φ Constatación física
Elaborado por: Supervisado por: Fecha: O.R.O.G Dra. A.A.M 11/05/2011
PA/7
1-1
Universidad Nacional de Loja
Área Jurídica, Social y Administrativa
PRIMERA FASE:
C O N O C I M I E N T O P R E L I M I N A R
Universidad Nacional de Loja
Área Jurídica, Social y Administrativa
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P Ñ D “TR SP RT S VIL B B TURIS I . LTD .”
AUDITORÍA DE GESTIÓN
GUÍA DE VISITA PREVIA
Del 01 de enero al 31 de diciembre de 2010
1) Identificación de la entidad
Nombre de la entidad: Compañía de “Transportes Vicabambaturis
Cía. Ltda.”
Dirección: Calle Clodoveo Jaramillo y Huilcopamba dentro del
terminal terrestre de la Parroquia de Vilcabamba.
Teléfono: 2640-065 , 2577-376, 2673-055
Horario de trabajo: 06H00 – 13H30 y de 13H30 – 20h45
RUC: 1190081679001
2) Base Legal
Ley de Compañías y su reglamento
Estatutos y reglamentos de la compañía Vilcabambaturis
Resoluciones que dictaren el Consejo Nacional de Tránsito,
Consejo Provincial de Tránsito y la respectiva Jefatura Provincial
de Tránsito.
Normas Legales y reglamentarias de tránsito y transporte
terrestres.
Constitución del Ecuador.
CP/1
1-8
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Área Jurídica, Social y Administrativa
66
Misión
Prestar el servicio de transporte de pasajeros en busetas a la comunidad
de la ciudad y provincia de Loja y turistas en general.
Visión
Tener nuevas unidades propias de la Compañía.
Ofrecer un servicio ejecutivo con la capacidad de 40 personas.
Incorporar para el año 2014 una Estación Gasolinera en la
Parroquia de Vilcabamba.
Valores y actitudes
Identidad
Honestidad
Transparencia
Solidaridad
Generosidad
Honradez
Responsabilidad
Libertad
Lealtad
Disciplina
Criticidad
Creatividad
CP/1
2-8
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Área Jurídica, Social y Administrativa
67
Objetivos de la Compañía:
Prestar el servicio público intraprovincial; así como el servicio
especial turístico en los casos que sean requeridos.
Promover la cooperación económica y social entre sus asociados
para el mejoramiento y superación en el campo social, cultural,
económico y humano.
Funcionarios principales
NOMBRE CARGO INICIO
TRABAJO FINAL
TRABAJO
Sr. Aníbal Toledo
Presidente 30/01/09 Continua
Sr. Pedro Ocampo
Gerente 30/01/09 Continua
Sr. Jonny Jara Comisario 30/01/09 Continua
Ing. Pavel Valence
Contador 30/01/09 Continua
Sra. Marlene León
Oficinista 01/01/01 Continua
Srta. Rosa Pérez
Oficinista 01/01/10 Continua
Origen y clases de ingresos
Ingresos: Por servicios prestados (Aportes de Socios) Por multas.
Gastos:
Pago de Sueldos Honorarios Profesionales Servicios Básicos
CP/1
3-8
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Área Jurídica, Social y Administrativa
68
o Arriendo o Mantenimiento y Reparaciones o Suministros y Materiales o De Gestión o Impuestos o Viajes o Depreciación o Servicios Públicos o Otros servicios
3) Estructura orgánica
Niveles Nivel Directivo
Asamblea General de Socios
Administración
Fiscalización
Nivel Ejecutivo
Gerente
Presidente
Nivel Operativo
Contador
Secretarias Operadoras
4) Determinación de indicadores generales
INDICADOR DE ECONOMÍA
CP/1
4-8
Universidad Nacional de Loja
Área Jurídica, Social y Administrativa
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INDICADOR DE EFICIENCIA
INDICADOR DE EFICACIA
Actividades
Misión
Visión
Objetivos
CP/1
5-8
Universidad Nacional de Loja
Área Jurídica, Social y Administrativa
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5. Matriz FODA
MATRIZ FODA
Fortalezas
Capital propio.
El personal profesional.
Convenio interinstitucional con la Cooperativa de Transportes Loja Internacional.
Cuenta con un Sistema Contable actualizado.
Cuenta con unidades nuevas para la prestación del servicio a los usuarios
Oportunidades
Coordinación con entidades
cantonales, provinciales.
Convenio con Instituciones educativas para la realización de viajes turísticos.
Reconocimiento a nivel nacional y provincial de la compañía.
Vías en buen estado
Debilidades
Falta de un manual especifico en la que se encuentren delimitadas las actividades o funciones.
No se cumple con lo
establecido en el reglamento interno.
No conocen el Reglamento
Interno de la Compañía.
No existe un control y seguimiento a las Actividades que realizan.
Amenazas
La inestabilidad económica del país.
La competencia en los precios que ofrecen las diferentes cooperativas de transportes.
Incorporación de nuevas cooperativas de transporte.
Preferencia por el vehículo privado frente al vehículo público.
CP/1
6-8
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Área Jurídica, Social y Administrativa
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5) Evaluación de la Estructura del Control Interno
Como resultado de la evaluación del Control Interno en la Compañía
de “Transportes Vicabambaturis Cía. Ltda.” Se evidenció las
siguientes falencias:
Área Administrativa
Falta de un manual de funciones
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