UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACIÓN A DISTANCIA
CARRERA DE LICENCIATURA EN CONTABILIDAD Y
AUDITORIA
Tesis de grado previo a la obtención del título de:
LICENCIADA EN CONTABILIDAD Y AUDITORIA – CONTADOR PÚBLICO
TEMA DE TESIS:
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LOS BIENES DE
LARGA DURACIÓN DEL COLEGIO NACIONAL TÉCNICO INDUSTRIAL
“JAIME ROLDOS AGUILERA”
Autora:
TANYA BEATRIZ MOLINA BAZURTO
Directora de Tesis:
DRA. PAQUITA SALAZAR
Quito – Ecuador
2013
ii
SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LOS BIENES DE
LARGA DURACIÓN DEL COLEGIO TÉCNICO INDUSTRIAL “JAIME
ROLDÓS AGUILERA”.
Dra. Paquita Salazar
DIRECTORA DE TESIS ________________________________
APROBADO
PRESIDENTE DEL TRIBUNAL ________________________________
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________
MIEMBRO DEL TRIBUNAL ________________________________
Quito,…..de……………………….2013.
iii
El contenido del presente trabajo, es responsabilidad de la autora.
_________________________________
Tanya Beatriz Molina Bazurto
C.C. 170965538-3
Autor: TANYA BEATRIZ MOLINA BAZURTO
Institución: UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
Título de Tesis: SISTEMA DE CONTROL INTERNO PARA EL
MANEJO DE LOS BIENES DE LARGA
DURACIÓN DEL COLEGIO TÉCNICO
INDUSTRIAL “JAIME ROLDOS AGUILERA”.
iv
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
INFORME DEL DIRECTOR DE TESIS
Mediante la presente tengo a bien informar que el trabajo investigativo realizado por la
señora: TANYA BEATRIZ MOLINA BAZURTO, cuyo tema es: SISTEMA DE
CONTROL INTERNO PARA EL MANEJO DE LOS BIENES DE LARGA
DURACIÓN DEL COLEGIO TÉCNICO INDUSTRIAL “JAIME ROLDÓS
AGUILERA”, ha sido elaborado bajo mi supervisión y revisado en todas sus partes,
por lo cual autorizo su respectiva presentación.
Particular que informo para fines pertinentes
Atentamente.
____________________________
Dra. Paquita Salazar
DIRECTORA DE TESIS
v
Dedicatoria
Esta tesis se la dedico a mi Dios quién supo guiarme por el camino, darme fuerzas para
seguir adelante y no desmayar en los problemas que se presentaban, enseñándome a
encarar las adversidades sin perder nunca la dignidad ni desfallecer en el intento.
A mi familia quienes por ellos soy lo que soy. He recibido su apoyo, consejos,
comprensión, amor, ayuda en los momentos difíciles. Me han dado todo lo que soy
como persona, mis valores, mis principios, mi carácter, mi empeño, mi perseverancia,
mi coraje para conseguir mis objetivos.
A mis hermanos por estar siempre presentes, acompañándome para poderme realizar. A
mi sobrina Nathaly quién ha sido y es una motivación, inspiración y felicidad.
Tanya Beatríz
vi
Agradecimiento
Agradezco a Dios por darme la vida y guiarme por cada paso que doy, a la Universidad
Tecnológica Equinoccial por haberme facilitado el ingreso a estudiar en tan prestigiosa
Institución y lograr una meta que me tracé como el de ser Licenciada en Contabilidad y
Auditoría (CPA), también agradezco a la Dra. Paquita Salazar por su apoyo en la
Dirección de mi tesis, al Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” por
facilitarme para el desarrollo del presente trabajo y a mi hijo Kevin por estar ahí
siempre apoyándome.
Tanya Molina Bazurto
vii
INDICE DE CONTENIDO
TEMA PAG.
Portada i
Sustentación y Aprobación de los Integrantes del Tribunal ii
Responsabilidad del Autor iii
Aprobación del Director de Tesis iv
Dedicatoria v
Agradecimiento vi
Índice vii
Índice de Anexos xii
Índice de Tablas xiii
Índice de Gráficos xiii
Resumen Ejecutivo xiv
Executive Summary xv
CAPITULO I: PROBLEMA DE LA INVESTIGACION 1
1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS 1
1.1.1 ¿POR QUÉ SE CREÓ EL COLEGIO JAIME ROLDÓS AGUILERA? 2
1.2 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN 3
1.2.1 Importancia 3
1.2.2 Justificación 3
1.3 DELIMITACIÓN DEL PROBLEMA 5
1.3.1 Factor Espacial 5
1.4 OBJETIVOS 5
1.4.1 Objetivo General 5
1.4.2 Objetivos Específicos 5
1.4.3 Idea a defender 6
1.5 VARIABLES DE ESTUDIO 6
1.5.1 Variable Independiente 6
1.5.2 Variable Dependiente 6
viii
CAPÍTULO II: MARCO REFERENCIAL 7
2.1 MARCO TEÓRICO 7
2.1.1 Empresa 7
2.1.1.1 Clasificación de las empresas 9
2.1.2 Contabilidad 10
2.1.2.1 Clasificación 11
2.1.3 Contabilidad Gubernamental 13
2.1.3.1 Características de la contabilidad Gubernamental 13
2.1.3.2 Proceso Contable 15
2.1.3.3 La Cuenta y el Catálogo General de Cuentas 15
2.1.4 PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL 16
2.1.5 MEDICIÓN ECONÓMICA 16
2.1.6 IGUALDAD CONTABLE 17
2.1.7 BIENES DE LARGA DURACIÓN 18
2.1.7.1 Concepto 18
2.1.7.2 Clasificación 19
2.1.7.2.1 Inversiones en Bienes de Larga Duración 19
2.1.7.2.2 Bienes de Administración 19
2.1.7.3 Alcance 20
2.1.7.4 Aspectos Generales 20
2.1.7.5 Valorización 20
2.1.7.6 Erogaciones Capitalizables 21
2.1.8 DEPRECIACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN 21
2.1.8.1 Alcance 21
2.1.8.2 Vida útil 21
2.1.8.3 Valor Residual 22
2.1.8.4 Método del Cálculo 22
2.1.8.5 Contabilización 23
2.1.8.6 Control de Bienes de Larga Duración 24
2.1.8.7 Limitación al alcance 24
2.1.9 PLAN DE CUENTAS, CODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS
BIENES DE LARGA DURACIÓN 25
2.1.9.1 Generalidades 25
2.1.10 Codificación (códigos de barra) 28
2.2 MARCO LEGAL 29
ix
2.2.1 Normativa del Sistema De Administración Financiera 29
2.2.1.1 Principios Generales de la Administración Financiera 30
2.2.1.2 Entes Financieros 30
2.3 Modelo de Gestión Financiera 30
2.3.1 Unidad de Administración Financiera (UDAF) 31
2.3.2 Unidad Coordinadora (UC) 31
2.3.3 Unidad Ejecutora (UE) 32
2.3.4 Principios 32
2.3.4.1 Período de Gestión 32
2.3.4.2 Consistencia 33
2.3.4.3 Exposición de Información 33
2.3.4.4 Importancia Relativa 34
2.3.5 Observancia del Ordenamiento Legal 34
2.3.6 Obligatoriedad del Sistema de Administración Financiera “SAFI” 34
2.3.7 Disposiciones Legales 35
2.3.8 Manual de Contabilidad Gubernamental 37
2.3.9 Constitución Política de la República del Ecuador 37
2.3.10 Reglamento General de Bienes del Sector Público 37
2.3.11 Normativa de Contabilidad Gubernamental 38
2.3.12 Control Interno 38
2.3.13 Componentes de Estructura del Control Interno 39
2.3.13.1 Ambiente de Control Interno 39
2.3.13.2 Evaluación del Riesgo 40
2.3.14 BENEFICIOS DEL CONTROL INTERNO 44
2.3.15 TIPOS DE CONTROL 45
2.3.15.1 Por la Función 45
2.3.15.2 Por la Ubicación 46
2.3.15.3 Por la Acción 47
2.3.15.4 Otras Clasificaciones 48
2.3.16 RESPONSABLES DEL CONTROL INTERNO 48
2.3.17 ¿QUE HACER CON EL CONTROL INTERNO? 49
2.3.18 ¿QUE NO PUEDE HACER CON EL CONTROL INTERNO? 49
2.3.19 COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO 49
2.3.20 RIESGOS 50
2.3.20.1 ¿Qué son los riesgos? 50
x
2.3.20.2 Riesgos de la Auditoría 51
2.3.20.2.1 Riesgos Inherentes 51
2.3.20.2.2 Riesgo de Control 51
2.3.20.2.3 Riesgo de Detección 52
CAPITULO III: DIAGNÓSTICO DE LA INSTITUCION 53
3.1 UBICACIÓN DEL COLEGIO “JAIME ROLDÓS AGUILERA” 53
3.2 RESEÑA HISTÓRICA DEL COLEGIO 53
3.3 BASE LEGAL DEL COLEGIO 53
3.4 ORGANIGRAMA ESTRUCTURAL DEL COLEGIO 54
3.5. MISIÓN INSTITUCIONAL 55
3.6 VISIÓN INSTITUCIONAL 55
3.7 POLÍTICA 55
3.8 METODOLOGÍA DE INVESTIGACIÓN 56
3.8.1 Método Inductivo 56
3.8.2 Método Deductivo 56
3.9 TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN 56
3.9.1 Fuentes Primarias 57
3.9.2 Fuentes Secundarias 57
3.9.3 Fuentes Terciarias 57
3.9.4 Instrumentos 58
3.9.4.1 Cuestionarios Elaborados (anexo No.1) 58
3.9.5 Población y muestra 58
3.9.5.1 Tabulación de Resultados e Interpretación 58
3.9.5.2 ANÁLISIS GENERAL 80
3.10 FODA del Colegio 86
3.11 SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE ACTIVOS 87
3.11.1 Antecedentes y Origen 87
3.11.2 Control Interno 88
3.11.3 Normas de Control Interno para la Administración de Bienes 89
3.11.4 Clasificación y Control de los Activos Fijos 95
3.11.5 Incidencia en la eficiente Aplicación de la Ley de Control de Bienes del
Sector Público 96
CAPITULO IV: PROPUESTA 97
4.1. DESARROLLO DE LA PROPUESTA 97
4.1.1 Situación Actual 97
4.1.2 Estructura Orgánica y Funcional del Área de Administración propuesta 98
xi
4.1.3 EL DEPARTAMENTO FINANCIERO Y SUS FUNCIONES 98
4.1.3.1 Funciones del Colector o Responsable Financiero 98
4.1.3.2 Funciones del Contador 99
4.2. SISTEMA DE PROCEDIMIENTOS PARA EL CONTROL DE LOS
BIENES DE LARGA DURACION DEL COLEGIO TECNICO INDUSTRIAL
“JAIME ROLDOS AGUILERA” DE LA PROVINCIA DE SANTO
DOMINGO DE LOS TSACHILAS 101
4.2.1 Proceso: Activos Fijos 101
4.2.1.1 Introducción 101
4.2.1.2 Objetivo 102
4.2.1.3 Ámbito de Aplicación 102
4.2.1.4 Alcance 102
4.2.1.5 Responsabilidades 102
4.2.1.6 Vigencia 103
4.2.1.7 Base Legal 103
4.2.1.8 Normas Generales 103
4.2.1.9 Identificación y Protección de Activos Fijos 104
4.2.1.10 Políticas 105
4.2.1.11 Depreciaciones 106
4.2.1.12 Descripción de los Procedimientos 106
4.2.2 PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN Y CODIFICACIÓN DE
ACTIVOS FIJOS 107
4.2.2.1 Objetivo 107
4.2.2.2 Alcance 107
4.2.2.3 Responsabilidades 107
4.2.2.4 Descripción 108
4.2.3 PROCEDIMIENTO DE INVENTARIO FÍSICO 118
4.2.3.1 Objetivo 118
4.2.3.2 Alcance 118
4.2.3.3 Responsabilidades 118
4.2.3.4 Normas Generales 118
4.2.3.5 Descripción 119
4.2.4 PROCEDIMIENTO DE REPOSICIÓN DE BIENES SUSTRAÍDOS O
PERDIDOS 122
4.2.4.1 Objetivo 122
4.2.4.2 Alcance 122
xii
4.2.4.3 Responsabilidades 122
4.2.4.4 Descripción 122
4.2.5 PROCEDIMIENTO DE TRASPASO, ENTREGA Y CAMBIO DE
RESPONSABLES 125
4.2.5.1 Objetivo 125
4.2.5.2 Alcance 125
4.2.5.3 Normas Generales 125
4.2.5.4 Descripción 125
4.2.6 PROCEDIMIENTO DE BAJA DE ACTIVOS FIJOS 127
4.2.6.1 Objetivo 127
4.2.6.2 Alcance 127
4.2.6.3 Responsabilidades 127
4.2.6.4 Descripción 127
4.2.8. Procedimientos generales para la depreciación de los bienes de larga
duración 130
4.2.8.1 Objetivo 130
4.2.8.2 Alcance 131
4.2.8.3 Responsabilidades 131
4.2.8.4 Políticas de Control Interno para el Sistema de Bienes de Larga
Duración (Activos Fijos) 132
4.2.8.5 Contablemente 133
4.2.8.5.1 Catalogo de cuentas 133
4.2.9 TRANSACCIONES TIPO DE ADQUISICIÓN, BAJA, DEPRECIACIÓN,
TRASPASO DE CUSTODIO 136
4.2.10 Evaluación del Riesgo de Control Interno 138
CAPÍTULO V: CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES 145
5.1. Conclusiones 145
5.2. Recomendaciones 146
BIBLIOGRAFÍA 147
GLOSARIO DE TÉRMINOS 149
ANEXOS 153
xiii
INDICE DE ANEXOS
ANEXO 1 ENCUESTAS REALIZADAS A LOS EMPLEADOS 153
ANEXO 2 SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA eSIGEF 155
ANEXO 3 REGISTRO ÚNICO DE CONTRIBUYENTES SOCIEDAD 156
ANEXO 4 COMPROBANTE DE RETENCIÓN 158
ANEXO 5 ACUERDO MINISTERIAL No. 9716 159
ANEXO 6 ANÁLISIS DEL RIESGO EN LOS BIENES DE LARGA
DURACIÓN 160
ANEXO 7 ARTÍCULOS DEL REGLAMENTO DE BIENES Y
ADQUISICIONES 167
INDICE DE TABLAS
Tabla No.1 Tabla de depreciación 22
Tabla No.2-22 Resultados de las Encuestas 59-79
INDICE DE GRÁFICOS
Grafico No.1 Cuenta y catálogo 15
Gráfico No.2 Principios de Contabilidad Gubernamental 16
Gráfico No.3 Ecuación contable 17
Gráfico No.4 Clasificación de los Bienes 18
Gráfico No.5 Disposiciones Legales 36
Gráfico No.6 Proceso de Evaluación de Riesgos 41
Gráfico No.7 Matriz entre objetivos y componentes 50
Gráfico No.8 Organigrama estructural del colegio 54
Gráfico No.9-29 Resultados de las Encuestas 59-79
Gráfico No.30 Organigrama estructural del área administrativa propuesto 98
Gráfico No.31 Adquisición y Recepción de los Bienes de Larga Duración 99
Gráfico No.32 Formulario de adquisición de un activo 110
Gráfico No.33 Etiqueta de Activos Fijos 115
Gráfico No.34 Ingreso de Bienes de Larga duración 116
Gráfico No.35 Control de Bienes de Larga duración 117
Gráfico No.36 Proceso de Inventario Físico 120
Gráfico No.37 Proceso de Reposición 124
Gráfico No.38 Proceso de Traspaso 126
Gráfico No.39 Baja de Bienes 129
xiv
RESUMEN EJECUTIVO
La Educación por excelencia mundial se considera como una inversión del futuro, por
tal motivo esta investigación está preparada para el Colegio Técnico Industrial “Jaime
Roldós Aguilera”, como una ayuda para el mejoramiento continuo.
La temática está estructurada por V capítulos que invita a analizar, reflexionar y
desarrollar un SISTEMA DE CONTROL DE BIENES DE LARGA DURACIÓN,
para la institución. El capítulo I está estructurado con el Problema de la Investigación, a
través de la descripción del Colegio, además se establecen los objetivos y finalmente se
describe la justificación del tema y se plantean las hipótesis que se va a definir.
El capítulo II determina el Marco Referencial – Teórico – Conceptual, es decir la
Constitución del Ecuador, publicada en Registro Oficial No.2, de febrero 13 de 1987 y
según la ley Orgánica de la Administración Financiera y Control (LOAFYC), decreto
Supremo No.1429, publicada en el Registro Oficial No 337, y sus reformas revela
públicamente quien es el responsable de mantener en salvaguarda físicas que permita
que permitan precautelar la seguridad, conservación, manejo de los activos fijos para
consumo interno en las distintas áreas administrativas que mantengan una información
adecuada, confiable y oportuna para fines de conciliación con los registros de la unidad.
El capítulo III contiene el Diagnóstico, es decir los aspectos generales y particulares del
Colegio Nacional Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera”, lugar donde se
desarrolló la propuesta de un Sistema de Control Internos de los Bienes de Larga
Duración con una reseña histórica, base legal, orgánica estructural, metas, visión,
misión y FODA.
El capítulo IV constituye, propuesta de un Sistema de Control de Activos Fijos de
conformidad a la normativa de administración financiera, niveles de conformidad con la
normativa de administración financiera, niveles de responsabilidad y los procedimientos
para el ingreso y egreso de los bienes correspondientes contemplados en las respectivas
disposiciones legales y reglamentarias para su correcta aplicación.
El capítulo V está conformado por las conclusiones, recomendaciones, bibliografía y
anexos esperando contribuir de manera general en la actualización de conocimientos de
las personas responsables de la Unidad Administrativa, estableciendo los
procedimientos para el correcto control de los Activos Fijos.
xv
EXECUTIVE SUMMARY
Education for global excellence is considered as an investment for the future, for
this reason this research is prepared for Industrial Technical College "Jaime Aguilera
Roldós" as an aid to continuous improvement.
The subject is structured by chapters V invites analyze, reflect and develop a REAL
CONTROL SYSTEM LONG LIFE, for the College, a public body under Article 217 of
the Law of the Comptroller General issued secondary rules general or special applicable
to Governmental Accounting.
The first chapter is structured Problem Research, through the description of the College,
and sets out the objectives and finally describes the justification of the subject and raises
the hypothesis has to be defined.
The Second Chapter determines the guiding framework - Theoretical - Conceptual, the
Constitution of Ecuador, published in Official Register No. 2, of February 13, 1987 and
according to the Organic Law of the Financial Administration and Control (LOAFYC)
Supreme Decree No 1429, published in Official Gazette No 337, as amended publicly
disclose who is responsible for maintaining the physical safeguards to allow permit
safeguard the security, conservation, management of fixed assets for internal
consumption in different administrative areas remain adequate information, reliable and
timely for purposes of reconciliation to records of unit.
Chapter III contains the diagnosis, general and specific aspects of the National
Industrial Technical "Roldós Jaime Aguilera", where the proposal was developed an
Internal Control System of Long-Lived Assets with a historical, legal basis organic,
structural, goals, vision, mission and SWOT. Chapter IV is, proposing a Control System
Fixed Assets pursuant to the rules of financial management, levels of compliance with
financial management legislation, levels of responsibility and procedures for the entry
and exit of goods covered for the respective laws and regulations for proper application.
Work Control System Fixed Assets ends with conclusions, recommendations,
bibliography and appendices generally hoping to contribute to the updating of
knowledge of the persons responsible for the Administrative Unit, establishing the
procedures for the proper control of Fixed Assets.
1
CAPÍTULO I: PROBLEMA DE LA INVESTIGACION
Elaboración de un Sistema de Control Interno para el manejo de los bienes de larga
duración para el Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera”.
1.1 ANTECEDENTES HISTÓRICOS
COLEGIO TÉCNICO INDUSTRIAL JAIME ROLDOS AGUILERA DE LA
PROVINCIA DE SANTO DOMINGO DE LOS TSÁCHILAS
El Colegio Nacional Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” de Santo Domingo de
los Tsáchilas, es un colegio público, formador de talento humano tiene por objetivo,
organizar, planificar y realizar actividades de tipo educativo, social, cultural y
deportivo, puesto que ayuda a la convivencia armoniosa de la sociedad, para lo cual se
rige por un programa planificado y ejecutando en forma conjunta con las entidades del
Ministerio de Educación y su ley (LOEI).
En 1980 consiguen cristalizar en realidad este objetivo y es el Lic. Galo Flor Cruz,
como supervisor del cantón quién se encargó por un mes del Rectorado del plantel, el 7
de junio de 1980, se designa como rector titular al Lic. Bolívar Chiquilla, quien con la
presencia de cuatro profesores empiezan a estructurar el inicio del primer año lectivo. El
acuerdo de creación es el 9716 del 20 de mayo de 1980, firmado por el Dr. Galo García
Feraud, Ministro de Educación y Cultura en este año. El plantel se denomina, “Sin
Nombre” de los Unificados.
Según Acuerdo Ministerial No. 9716 del 22 de mayo de 1980, se crea el Colegio Sin
Nombre, en el sitio de los Unificados del cantón de Santo Domingo de los Colorados, a
partir del 1 de mayo de 1980. Con Resolución No. 1423 de julio de 1981, se designa
2
con el nombre de Jaime Roldós Aguilera, al Colegio Nacional Mixto de Ciclo Básico de
los Unificados, Cantón Santo Domingo de los Colorados.
Con resoluciones números 564 de marzo de 1981 y 775 de marzo 5 de 1982, se autoriza
el funcionamiento del segundo y tercer curso del Ciclo Básico, respectivamente. Con
fecha 10 de marzo de 1986 y según resoluciones número 552, se autoriza el
funcionamiento de los siguientes cursos a partir del año lectivo 1986-1987. Primer
Curso Diversificado Bachillerato Técnico Industrial, especialidad Electricidad. Tercer
Curso Diversificado, Bachillerato Técnico en Comercio y Administración,
especialización Secretariado en Español.
1.1.1 ¿POR QUÉ SE CREÓ EL COLEGIO JAIME ROLDÓS AGUILERA?
El Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” se creó con la finalidad de
implantar gradualmente la educación secundaria y luego con la imperiosa necesidad de
incrementar el bachillerato técnico en la comunidad y al servicio del sector, adaptando
las características socioculturales de las familias.
El Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” se dedica a la enseñanza
educativa fiscal, está ubicado en la zona de Santo Domingo de los Tsáchilas desde el 22
de mayo de 1980, funciona con 1200 estudiantes, personal docente, administrativo y
servicio. Con el pasar del tiempo el número de estudiantes fue incrementándose razón
por la cual surgieron nuevas necesidades, una de ellas es que no existe la persona
responsable para llevar un control y manejo de los bienes de larga duración para el
colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” de la provincia de Santo Domingo
de los Tsáchilas.
Haciendo un poco de reminiscencia, son los Directivos de la Ciudadela Trabajadores
Unificados, el Director de la Escuela “Manuela Cañizares” y moradores del sector que,
3
anhelantes de contar con una Institución de Nivel Medio los que inician las primeras
gestiones, en la Dirección Provincial de Educación de Pichincha, en ese entonces. El
señor Belisario Naranjo, hace la investigación respectiva el año 1979 y ante la
contundencia de los Justificativos pone el visto bueno. Vale recalcar, los nombres de
Godofredo Espinoza y otros, preocupados para que haga realidad esta aspiración.
1.2 IMPORTANCIA Y JUSTIFICACIÓN
1.2.1 Importancia
Un sistema de control de activos fijos que permite mejorar la administración financiera,
constituye una oportunidad importante en el proceso y desarrollo institucional. A través
de la elaboración de este Proyecto de investigación puedo aplicar la forma práctica y
sistemática las enseñanzas adquiridas en clases y así poner en práctica los
conocimientos, para solucionar los problemas existentes en la comunidad, cuya
vinculación es objetivo de la Universidad.
De acuerdo a su naturaleza y alcance, el estudio realizado permite contar con un
Sistema de Control de Activos Fijos, para el Colegio Jaime Roldós Aguilera y obtener
información real confiable, actualizada y veraz de los bienes de larga duración lo cual
permite ser eficaces y tener un mejor control para los fines Institucionales.
1.2.2 Justificación
Al hacer un análisis de la falta de un Sistema de Bienes de Activos Fijos en el Colegio
Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” , determina la necesidad administrativa de
este trabajo investigativo con base en conocimientos organizados, sistemáticamente
para lograr un producto que facilite la solución de muchas deficiencias ocasionadas por
la falta del control de los Bienes de Larga duración.
4
Esta investigación se manejó con ética, permitiendo que el trabajo se realice como
fuente de consulta, para lo cual se tome como base normas, procedimientos y políticas
logrando de esta forma producir un documento que regules el control de los Bienes de
Larga Duración y a su vez un correcto manejo en el sistema contable.
Es evidente que los establecimientos de nivel educativo medio se tiene limitaciones en
la administración financiera y control de los Activos Fijos, esta limitación se encuentra
en el Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” ya que el manejo ha sido
llevado sin ninguna normativa que pueda regular.
Para resolver la problemática que implica el control de los activos fijos, es conveniente
implantar un Sistema de Control de Activos Fijos en el colegio, ya que de esta manera
se optimizaría el uso de los activos fijos y se evitarán errores involuntarios. Según el
Ministerio de Finanzas del Ecuador y con Acuerdo No. 410 quedó habilitado el sistema
informática e-ESIGEF y es obligación aplicar las Normas Técnicas de Contabilidad
Gubernamental.
Mediante este sistema contribuiría una herramienta importante para el Colegio Técnico
Industrial “Jaime Roldós Aguilera”, por medio del cual se pretende adquirir destreza y
funcionamiento, permitiendo de esta manera mejorar los procesos que incluyan el
control de los activos fijos.
El sistema de control de activos fijos permitirá al personal encargado del manejo y
control de los Activos Fijos, mantener los procedimientos adecuados que permitan
registrar los bienes que adquiere la entidad. Ya que se pretende que este sistema de
activos fijos sirva de guía para los funcionarios del colegio y regulen la forma cómo
proceder ante los organismos de control y las diferentes necesidades que se presentan
dentro del manejo de los Activos Fijos.
5
1.3 LIMITACIONES
La investigación que se pretende desarrollar consiste en proponer un Sistema de Control
Interno para los Activos Fijos del Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera”
el cual es considerado como sujeto de estudio, el mismo que se encuentra ubicado en la
Cooperativa Trabajadores Unificados, calle Biblian y Cata cocha, Provincia de Santo
Domingo de los Tsáchilas y dicho proceso se realizará en el periodo de Noviembre del
2012 a Junio del 2013, contando con la autorización de la Máxima Autoridad y la
colaboración de todos los funcionarios que trabajan en dicha institución.
1.4 OBJETIVOS
1.4.1 Objetivo General
Elaborar un sistema de control interno para el manejo y control de los bienes de larga
duración aplicable al colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera” de la
Provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas.
1.4.2 Objetivos Específicos
Realizar un diagnóstico de los procedimientos actuales de los bienes de larga
duración en el Colegio Jaime Roldós Aguilera, sobre la adquisición, donación,
control, traspasos, uso y baja de los activos.
Revisar los reglamentos, normas, procedimientos, principios y políticas
existentes en el colegio de los bienes de larga duración.
6
Aplicar las técnicas de la investigación.
Seleccionar los procedimientos, flujo gramas, formatos aplicables a la
institución.
Diseñar registros, formatos, flujos de los procesos para el control interno manejo
de los bienes de larga duración.
Proponer la aplicación del sistema de control interno de los bienes de larga
duración.
1.4.3 Idea a defender
La elaboración de un Sistema de Control Interno para el manejo de los activos fijos del
Colegio Técnico Industrial “Jaime Roldós Aguilera de la provincia de Santo Domingo
de los Tsáchilas, permitirá a todos los funcionarios dar el correcto uso y adecuado
control, además conocer con exactitud los procedimientos a seguir en caso de pérdida,
robo, traspasos, donaciones y bajas de los bienes públicos.
1.5 VARIABLES DE ESTUDIO
1.5.1 Variable Independiente.- Desarrollo e Implementación del Sistema de Control
de los Bienes de Larga Duración.
1.5.2 Variable Dependiente.- Conocer la situación real de los Activos Fijos, para
tomar decisiones adecuadas y oportunas.
Procesos Administrativos
Seguridad de los recursos
Eficiencia y efectividad
7
CAPÍTULO II: MARCO REFERENCIAL
2.1 MARCO TEÓRICO
En este proyecto mostraremos los principios, razones por las que las entidades públicas
tienen o participan en una gran debilidad con los bienes de larga duración, a partir de
aquella situación se generan grandes problemas dentro de las mismas.
En su primer momento analizaremos la capacidad de abastecimiento desde un punto de
vista administrativo, por último planteamos la metodología para que se establezca un
adecuado manejo de los bienes de larga duración con el único propósito de que la
cuenta de activos se mantenga actualizada es decir en niveles confiables para los estados
financieros.
2.1.1 Empresa
La empresa es una organización social que realiza un conjunto de actividades y utiliza
una gran variedad de recursos financieros, materiales, tecnológicos y humanos, para
lograr determinados objetivos, como la satisfacción de una necesidad o deseo de
mercado meta con la finalidad de lucrar o no; y que está construida a partir de
conversaciones específicas basadas en compromisos mutuos entre personas que la
conforman. De acuerdo a esta definición, hay algunos criterios de varios autores:
Según Pedro Zapata en su libro de Contabilidad General “La empresa es todo ente
económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer bienes y/o servicios que al ser vendidos,
producirán una renta.” 1
1 Zapata Pedro , 2002, Contabilidad General , Cuarta Edición, Bogotá, Editorial Emma Arriza Pag.13
8
Según Mercedes Bravo, “Es una entidad compuesta por capital y trabajo que se dedica a
actividades de producción, comercialización y prestación de bienes y servicios a la
colectividad”2
Según Adalberto Chiavenato, “La empresa es una organización social que utiliza una
gran variedad de recursos para realizar determinados objetivos”3
Para Simón Andrade, “Es aquella entidad formada con un capital social, y que a parte
del propio trabajo de su promotor puede contratar a un cierto número de trabajadores.
Su propósito lucrativo se traduce en actividades industriales y mercantiles, o a la
prestación de servicios” 4
Según Ricardo Romero, define como “El organismo formado por personas, bienes
materiales, aspiraciones y realizaciones comunes para dar satisfacciones a su clientela”5
Para Julio García y Cristóbal Casanueva, manifiestan que la empresa “Como una
entidad que mediante la organización de elementos humanos, materiales, técnicos y
financieros proporciona bienes y servicios a cambio de un precio que le permite la
reposición de los recursos empleados y la consecución de unos objetivos
determinados”6
Para Julio García y Cristóbal Casanueva, manifiestan que la empresa “Como una
entidad que mediante la organización de elementos humanos, materiales, técnicos y
financieros proporciona bienes o servicios a cambio de un precio que le permite la
2 Bravo Mercedes,2005, Contabilidad General, Sexta Edición, Quito, Editorial NUEVODIA , Pág. 3
3 Chiavenato Adalberto, Contabilidad Aplicada, McGraw Hill. Pag.5
4 Andrade Simón, 2007, Administración de Empresas. Tercera edición, Pág. 8
5 Romero Ricardo, 2012, consultado el 12 de febrero 2013,Libro de marketing,
http://www.buenastareas.com/ensayos/Definicion-y-Clasificacion-de-Empresa/5290585.html 6 García Julio y Casanueva Cristóbal, consultado el 12 de febrero2013
http://www.buenastareas.com/ensayos/Definicion-y-Clasificacion- de-Empresa/5290585.html,
http://www.buenastareas.com/ensayos/Definicion-y-Clasificacion-%20de-Empresa/5290585.html
9
reposición de los recursos empleados y la consecución de unos objetivos
determinados”7
2.1.1.1 Clasificación de las empresas
a) Por su naturaleza: Las empresas se clasifican en: industriales, comerciales y de
servicios.
Industriales: son las que se dedican a la transformación de materias primas en
nuevos productos.
Comerciales: son aquellas que se dedican a la compra-venta de productos,
convirtiéndose en intermediarias entre productores y consumidores.
De Servicios: son aquellas que se dedican a la generación y ventas de productos
intangibles destinados a satisfacer las necesidades complementarias de seguridad,
protección, desarrollo, tecnificación, mantenimiento, custodio de valores y servicios
a la colectividad.
b) Por el sector donde pertenece: Las empresas se clasifican en: públicas, privadas y
mixtas.
Públicas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector público (Estado).
Privadas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector privado (personas naturales
o jurídicas).
7 García Julio y Casanueva Cristóbal, consultado el 12 de febrero2013
http://www.buenastareas.com/ensayos/Definicion-y-Clasificacion- de-Empresa/5290585.html,
http://www.buenastareas.com/ensayos/Definicion-y-Clasificacion-%20de-Empresa/5290585.html
10
Mixtas: son aquellas cuyo capital pertenece al sector público como el sector privado
(personas jurídicas).
c) Por la integración de capital: Las empresas se clasifican: unipersonales,
sociedades o compañías
Unipersonales: son aquellas cuyo capital pertenece a una persona natural.
Sociedades o compañías: su capital se conforma mediante el aporte de varias
personas naturales o jurídicas. A la vez se subdividen en:
o Sociedad de personas: en comandita simple y nombre colectivo
o Sociedad de capital: sociedad anónima, economía mixta, compañía
limitada o en comandita por acciones.
2.1.2 Contabilidad
Es la técnica que permite el análisis, registro y control de las transacciones que se
realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al
término de un ejercicio económico o periodo contable. Tenemos algunos conceptos de
contabilidad de acuerdo algunos autores:
Según Mercedes Bravo, “Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el registro,
clasificación, análisis e interpretación de las transacciones que se realizan en una
empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un
ejercicio económico o período contable” 8
8 Ibídem Pág.5
11
Para Pedro Zapata Sánchez, “Que se utiliza en los negocios de compra y venta de
mercaderías y servicios no financieros. Es un elemento del sistema de información de
un ente, que proporciona datos sobre su patrimonio y la evolución del mismo,
destinados a facilitar las decisiones de sus administradores y de los terceros que
interactúan con él en cuanto se refiere a su relación actual o potencial con el mismo”.
Según Rubén Sarmiento nos define como “Es la ciencia social, que se encarga de
estudiar, medir y analizar el patrimonio de las empresas y de los individuos, con el fin
de servir en la toma de decisiones y control, presentando la información, previamente
registrada, de manera sistemática y útil para las distintas partes interesadas”9
La definición de Jhon A. Eliot es “Organiza y resume la información económica para
que los usuarios puedan emplearla. Se presenta en informes llamados estados
financieros, para realizar estos los contadores analizan, registran y cuantifican,
acumulan, clasifican, interpretan e informan los hechos económicos y sus efectos
financieros de la empresa”10
2.1.2.1 Clasificación
La contabilidad se clasifica de acuerdo a la actividad que va hacer utilizado, es decir se
divide en dos grandes grupos que son:
1) Privada: es aquella que clasifica, registra y analiza todas las operaciones
económicas de la empresa de socios o individuos particulares y que les permita
tomar decisiones ya sea en el campo administrativo, financiero y económico. La
9 Sarmiento Rubén, 2007, (Contabilidad General) Pág.7
9Jhon A. Eliot, 2000. Introducción a la Contabilidad Financiera. Séptima Edición, México, Pág.4
12
contabilidad privada según su actividad se divide en: Contabilidad Comercial,
Costos, Bancaria, Cooperativas, Hotelera y de Servicios.
Contabilidad Comercial: Es aquella que se dedica a la compra y venta de
mercaderías y se encarga de registrar todas las operaciones mercantiles.
Contabilidad de Costos: Es aquella que tiene aplicación en el sector industrial, de
servicios y de extracción mineral, registra de manera técnica los procedimientos y
operaciones que determinan el costo de productos terminados.
Contabilidad Bancaria: Es aquella que tiene relación con la prestación de
servicios monetarios y registra todas las operaciones de cuentas en depósitos o
retiros de dinero que realizan los clientes, ya sea de cuentas corrientes o ahorros,
también registran los créditos, giros tanto al exterior como al interior, así como
otros servicios bancarios.
Contabilidad de Cooperativas: Son aquellas que buscan satisfacer las necesidades
de sus asociados sin fin de lucro, en las diferentes actividades como: Producción,
Distribución, Ahorro, Crédito, Vivienda, Transporte, Salud y Educación.
Contabilidad Hotelera: Se relaciona con el campo turístico por lo que registra y
controla todas las operaciones de estos establecimientos.
Contabilidad de Servicios: Son todas aquellas que prestan servicios como:
transporte, salud, educación y profesionales.
13
2) Pública: es aquella que registra, clasifica, controla, analiza e interpreta todas las
operaciones de las entidades de derecho público y a la vez permite tomar decisiones
en materia fiscal, presupuestaria, administrativa, económica y financiera.11
3) Por la dimensión se clasifican en:
Microempresa: es llamada así porque cuenta con menos de 10 trabajadores.
Pequeña empresa: si cuenta con más de 10, pero menos de 50 trabajadores.
Mediana empresa: si cuenta con más de 50 y menos de 250 trabajadores.
Gran empresa: si cuenta con más de 250 trabajadores.
2.1.3 Contabilidad Gubernamental
Es la ciencia que, en base al conocimiento y aplicación de un conjunto de principios,
normas y procedimientos técnicos, permiten efectuar el registro sistemático,
cronológico y secuencial de los hechos económicos que ocurren en una organización,
con la finalidad de producir información financiera, patrimonial y presupuestaria,
confiable y oportuna, destinada a apoyar el proceso de toma de decisiones de los
administradores y de terceros interesados en la gestión institucional y para servir de
sustento al control que ejercen los organismos pertinentes.
2.1.3.1 Características de la contabilidad Gubernamental
a) Integra las operaciones patrimoniales con las presupuestarias, las operaciones
patrimoniales deben ser registradas por partida doble, las presupuestarias en
cambio, por partida simple;
11
Entorno empresarial, febrero 2012, Consultado 10 de febrero 2013,Departamento de Redacción
(http://www.entorno-empresarial.com/articulo/7043/clasificacion-de-las-empresas
http://www.entorno-empresarial.com/articulo/7043/clasificacion-de-las-empresas
14
b) Es de aplicación obligatoria en las entidades que conforman el Sector Público no
Financiero;
c) Utiliza el Catálogo General de Cuentas y el Clasificador Presupuestario de
Ingresos y Gastos como elementos básicos, comunes, únicos y uniformes;
d) Se fundamenta en los conceptos de centralización normativa a cargo del
Ministerio de Economía y Finanzas y de descentralización operativa en cada ente
financiero público;
e) Crea una base común de datos financieros, que debidamente organizados se los
convierte en información útil;
f) Coadyuva a la determinación de los costos incurridos en actividades de
producción de bienes y servicios, en inversiones en proyectos de construcción de
obra material tangible y en programas de beneficio social llevados a cabo mediante
el desarrollo de actividades que generan productos intangibles:
g) Permite la agregación y consolidación sistemática de la información financiera
producida por cada ente financiero;
h) Produce información financiera para la toma de decisiones en los niveles internos
de la administración, para los niveles externos que mantienen intereses con la
gestión institucional, para decisiones estratégicas sectoriales y nacional, y para el
control sobre la pertinencia y propiedad de las operaciones realizadas; y,
i) Los datos disponibles en sus cuentas de Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos y
Gastos de gestión, “saldos y flujos”, proporcionan insumos para la producción de
15
las cuentas nacionales y otros reportes financieros especializados, con la visión del
manual de Estadísticas de las Finanzas Públicas del Fondo Monetario Internacional
2.1.3.2 Proceso Contable
El sistema contable gubernamental comprende 3 fases bien diferenciadas: comienza a
partir del análisis de la documentación fuente, la extracción de datos de los hechos
económicos u operaciones patrimoniales y presupuestarias acontecidas y su registros en
los libros de entrada original, continúa con el direccionamiento de los elementos
homogéneos a segmentos particularizados según su naturaleza; y concluye con la
producción de la información de acuerdo a criterios de agrupación predefinidos.
2.1.3.3 La Cuenta y el Catálogo General de Cuentas
En la contabilidad el elemento primordial es la “cuenta”, que conceptualmente
constituye el elemento básico en el cual se registran los hechos económicos que
corresponden a una misma naturaleza; en ella se anotan en el Debe, los débitos o cargos,
en el Haber, los créditos o abonos que efectúan en cada cuenta.
DEBE C U E N T A HABER
= = DEUDOR ACREEDOR
CERO =
Gráfico No.1; Cuenta y Catálogo
Fuente: La autora
Débito Crédito
Cargo Abono
Entrada
Recepción
Salida
Entrega
SALDO
TD >TC TC >TD
TD >TC TD =TC
16
2.1.4 PRINCIPIOS Y NORMAS DE CONTABILIDAD GUBERNAMENTAL
El conjunto de principios y normas técnicas mencionados en el concepto de
Contabilidad Gubernamental son los que respecto al Sistema constan en la normativa
del SAFI, los que pasamos a revisarlos, para que en base a su conocimiento se pueda
entender los ejemplos prácticos de su aplicación, considerados dentro del proceso de
registro de las transacciones o acontecimientos económicos de general ocurrencia en las
entidades, organismos, fondos y proyectos que constituyen el sector público no
financiero ecuatoriano, estructurados en forma organizada en procura de conformar
“modelos de procedimientos contables”, a los que habrá que añadir en las
instituciones apenas alguna que otra particularidad. 12
Dentro de los principios de Contabilidad Gubernamental, constituye las bases o los
Fundamentos que rige la materia contable en su aplicación gubernamental en el Ecuador
y como tales deben ser estrictamente observados, siete son los principios:
2.1.1 Medición Económico 2.1.2 Igualdad contable
2.1.3
2.1.5
2.1.7
Costo Histórico
Realización
Consolidación
2.1.4
2.1.6
Devengado
Re expresión Contable
Gráfico No.2: Principios de Contabilidad Gubernamental Fuente: La autora
2.1.5 MEDICIÓN ECONÓMICA
En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los recursos materiales e
inmateriales, las obligaciones, el patrimonio y sus variaciones, siempre que poseen
valor económico para ser expresados en términos monetarios. Los hechos económicos
serán registrados en la moneda de curso legal en el Ecuador.
12
Ministerio de Economía y Finanzas, Manual de Contabilidad Gubernamental, 2001 Enero 1, Pág.15
17
BIENES Y DERECHOS FINANCIAMIENTOS
RECURSO
2.1.6 IGUALDAD CONTABLE
En la Contabilidad Gubernamental serán registrados los hechos económicos sobre la
base de la igualdad, entre los recursos disponibles y sus fuentes de financiamiento,
aplicando el método de la Partida Doble.13
Este principio implica que ante la ocurrencia de cualquier evento transaccional en un
ente financiero público, siempre deberá mantenerse la igualdad entre la suma de los
Activos y las correspondientes del Pasivo y el Patrimonio (A = Ps + Pt)
ACTIVOS === PASIVOS +
PATRIMONIO
OBLIGACIONES
Gráfico No.3: Ecuación Contable Fuente: La autora
El método de la partida doble obliga a un doble registro por cada transacción, de modo
que no existe deudor sin acreedor, ni acreedor sin deudor; es decir, que nunca se
debitará a una o más cuentas, sin que al mismo tiempo se acredite a una o varias cuentas
y en total por magnitudes iguales. Los hechos económicos constituyen acontecimientos,
sucesos o hechos consumados que son registrados en la contabilidad sobre la base de la
igualdad entre los recursos disponibles (Activos) y sus fuentes de financiamiento
(Pasivos y Patrimonio).
13
Ibídem, Pág.24
ECUACIÓN CONTABLE
18
Activos.-Están constituidos por los bienes y derechos que “tiene” o posee la entidad o
son los recursos que dispone y que han sido obtenidos a base de la deuda que ha
contraído con terceros y con el aporte del Estado. Los bienes según el Código Civil que
consiste en cosas corporales e incorporales.
Los Bienes.- según el Código Civil consisten en cosas corporales e incorporales. Son
cosas corporales las que tienen un ser real y pueden ser percibidas por los sentidos,
como un vehículo, una casa, un computador, una mesa, etc.; son cosas incorporales los
derechos reales o personales, como las patentes, las marcas, los anticipos de fondos,
las cuentas por cobrar 14
Tangibles Corporales Muebles Fungibles
Inmuebles No fungibles
Bienes Patentes Derechos
Intangibles Incorporales Marcas de
Ctas.x Cobrar Llave
Gráfico No.4: Clasificación de los Bienes
Fuente: Manual de Contabilidad Gubernamental
2.1.7 BIENES DE LARGA DURACIÓN
2.1.7.1 Concepto.- Constituyen todos los bienes tangibles o derechos de propiedad que
dispone el colegio, susceptibles de contabilizarse y reflejarse como tales en los estados
financieros, siempre y cuando cumplan con las siguientes condiciones:
Constituir propiedad de la entidad.
14
Ibídem, Pág.25
19
Utilizarse en actividades del colegio o estar entregados en donación o
comodato y no estar destinados para la venta.
Tener una vida útil superior a un año.
Tener un costo individual igual o superior a $ 100.
En toda institución pública los bienes de larga duración se utilizarán únicamente para
llevar a cabo labor institucional y por ningún motivo para fines personales o
particulares.15
2.1.7.2 Clasificación
2.1.7.2.1 Inversiones en Bienes de Larga Duración
Se incluyen los activos en bienes muebles e inmuebles conformados por los recursos en
bienes de Administración y producción.
2.1.7.2.2 Bienes de Administración
Son todos aquellos bienes muebles e inmuebles destinados al desempeño de las
actividades administrativas y operacionales del Colegio Técnico Industrial “Jaime
Roldós Aguilera”, siendo de la siguiente manera:
Bienes Muebles
Mobiliario
Maquinaria y Equipo
Equipos y Paquetes Informáticos
15
Ministerio de Economía y Finanzas, Normativa de Contabilidad Gubernamental, Pág. 10
20
Bienes Inmuebles
Terrenos
Edificios
Otros Bienes Inmuebles
2.1.7.3 Alcance
Esta norma permite establecer los criterios para el reconocimiento, evaluación,
erogaciones capitalizables, donaciones, baja y control de los bienes de larga duración,
excepto la pérdida.
2.1.7.4 Aspectos Generales
Para la contabilización de los bienes de larga duración se tendrá muy en cuenta los
siguientes conceptos:
Costo de adquisición, más los gastos inherentes a la misma.
Valor de donación, comprende lo asignado para su registro, incluyendo los
gastos realizados por ser puestos en condición de operación.
Valor contable, comprende el costo de adquisición o de donación, más los
incrementos o disminuciones de la vida útil del bien.
Valor en libros comprende, el valor contable menos la depreciación acumulada.
Los bienes muebles e inmuebles serán registrados como bienes de Larga
Duración, siempre y cuando cumpla con los requisitos establecidos.
2.1.7.5 Valorización
Las adquisiciones en bienes de Larga Duración deberán contabilizarse con el precio de
compra incluyendo los derechos de importación, fletes, seguros, instalación, impuestos
21
no reembolsables, más cualquier valor directamente atribuibles para cumplir con el
objetivo para el cual fue adquirido, todas las rebajas se deducirán sobre el precio de
adquisición. Los gastos de las inversiones en bienes de Larga Duración formarán parte
del costo del bien, a medida que sean devengados durante el periodo.
2.1.7.6 Erogaciones Capitalizables
Las mejoras y reposiciones vitales estarán enmarcadas a aumentar la vida útil estimada
o el valor del bien de larga duración, deberán registrarse como erogaciones
capitalizables.
2.1.8 DEPRECIACIÓN DE BIENES DE LARGA DURACIÓN
2.1.8.1 Alcance
Esta Norma establece los criterios para determinar la pérdida de valor por el uso
desgaste físico u obsolescencia de los bienes de larga duración.
2.1.8.2 Vida útil
Los Bienes de larga duración destinados a las actividades o que se incorporen a
proyecto y programas de inversión, se deprecian empleando la siguiente tabla de vida
útil:16
16
Ibídem, Pag.13-14
22
ACTIVO DEPRECIACBLE VIDA ÚTIL (AÑOS)
DEPRECIACIÓN
ANUAL %
Edificaciones 5 * Hormigón Armado y Ladrillo 50
* Ladrillo ( o bloque) 40
* Mixto (Ladrillo o bloque y adobe o Madera) 35
* Adobe 25
* Madera 20
Maquinarias y Equipos 10 10
Muebles y Enseres 10 10
Equipos de Computación 5 5
Vehículos 5 20
Fuente: Normativa del M. Finanzas
Elaborado: La Autora Tablas No. 1: Tabla de depreciación
La vida útil de maquinarias. Equipos, vehículos e instalaciones especializadas, será la
establecida en los catálogos o especificaciones técnicas del fabricante. Las reparaciones,
ampliaciones o adecuaciones que impliquen erogaciones capitalizables obligarán al re-
cálculo del monto de la depreciación, en términos desde la depreciación, en términos de
la reestimación de la vida útil del bien.
2.1.8.3 Valor Residual
También se la conoce como el valor de salvamento y es aquella parte del costo original
del activo que se espera recuperar mediante venta o permuta del bien al final de su vida
útil.17
2.1.8.4 Método del Cálculo
La cuota de depreciación proporcional de los bienes de larga duración, destinada a
actividades administrativas o incorporadas a proyectos o programa de inversión, se
determinará aplicando el método de línea recta, basando en la siguiente fórmula:
17
Ibídem, Pág. 14
23
CDP = Valor contable (-) Valor residual x n
Vida útil estimada (años) 12
CDP = Cuota de depreciación proporcional.
n = Número de meses a depreciar el Activo, contados a partir contados a partir del mes
siguiente al de su adquisición.
La cuota de depreciación proporcional de bienes de larga duración, destinados a
actividades productivas, se determinarán aplicando el método de unidades de tiempo o
unidades de producción, basando en la siguiente fórmula:
CDP = Valor contable (-) Valor residual x UTPE
Total unidades de tiempo o de producción estimadas
UTPE = Unidades de tiempo utilizadas o de unidades producidas.
En los bienes de larga duración destinados a las actividades productivas, que por sus
características sea imposibles emplear el método de unidades de tiempo o producción,
se aplicará el método de línea recta.
La depreciación determinada bajo el método de línea recta, preferentemente se
registrará al término de cada ejercicio contable; por el contrario, la calculada mediante
el método de unidades de producción, de contabilizará en función del proceso
productivo.
2.1.8.5 Contabilización
La depreciación se reflejará en la contabilidad mediante la amortización periódica,
prorrateada en función del valor contable del bien, durante el tiempo establecido en la
24
tabla de vida útil, desde la fecha que se encuentre en condiciones de operación y cumpla
el objetivo para el cual fue adquirido.
Para contabilizar la depreciación, se empleará el método indirecto, manteniendo en las
cuentas de bienes de larga duración el valor contable y en cuentas complementarias la
acumulación de la amortización respectiva.
El monto de la depreciación de los bienes destinados a las actividades administrativas se
reflejará como gastos de gestión, en procesos productivos o en programas de inversión,
incrementará el costo del producto esperado.
2.1.8.6 Control de Bienes de Larga Duración
En el catálogo de cuentas institucional será obligatoria la apertura de los conceptos
contables, en términos que permitan su control e identificación y destina o ubicación.
El valor contable, la depreciación periódica, la acumulada y el valor en libros de los
bienes de larga duración, deberán ser controlados en registros auxiliares bajo alguna de
las siguientes opciones:
Cada bien en forma individual.
Por cada componente del bien, en la medida que la vida útil de cada parte o
pieza que lo conforme sea diferente.
Por el conjunto de bienes, cuando la adquisición sea en una misma fecha y las
partes o piezas de la compra conformen un todo.
2.1.8.7 Limitación al alcance
Las adquisiciones de bienes de larga duración que no formen parte de un todo y su
costo, individualmente considerado, no alcance los $ 100,00 (cien dólares), serán
25
registrados en las cuentas de gastos o de costos nivel 2 pertenecientes a las siguientes
cuentas: 634.45, 634.46, 634.47, 151.45, 152.45 ó 152.46, según corresponda, y además
se efectuará el registro respectivo en cuentas de orden, en forma como se instruye en la
Norma Técnica de Control General (NTCG 2.2.31). 18
Tenemos un ejemplo de los gastos de capital en la contabilidad, constan a continuación,
considerando las más usuales:
Compra de bienes de larga duración, para fines administrativos:
CÓDIGO DENOMINACIÓN AS TM DEBE HABER CÓDIGO DEVENGADO
1410107 Equipos, Sistemas y Paquetes Informáticos X F 2800.00 840107 2800.00
2138401 C X P Bienes de L/Duración – Proveedor X F 2772.00
2138402 C X P Bienes de L/Duración – Fisco X F 28.00
1138101 C X C IVA al SRI X F 336.00
1138103 C X P IVA 70% al proveedor X F 235.20
1138104 C X P IVA 30% al fisco X F 100.80
Compra de equipo de computación a contribuyente que lleva contabilidad
2.1.9 PLAN DE CUENTAS, CODIFICACIÓN E IDENTIFICACIÓN DE LOS
BIENES DE LARGA DURACIÓN
2.1.9.1 Generalidades
La codificación establecida para el control contable y físico de los activos fijos de las
entidades y organismos del sector público, la cual está diseñada en base al número
determinado de dígitos que ubicados en los diferentes campos o niveles, proveen
información desagregada y uniforme que permite conocer principalmente las diferentes
clasificaciones y sub clasificaciones de los bienes.
18
Ibídem, Pág. 9
26
Su ubicación espacial o geográfica y su identificación individual; codificación a ser
utilizada sea en procesos manuales o automatizados del sistema contable.
El plan general de cuentas para los bienes de larga duración que se describe a
continuación, está estructurado en base a la codificación numérica establecida en el Plan
General de las Cuentas del Sistema de Contabilidad Gubernamental, consecuentemente
está formado por 10 dígitos, distribuidos de la siguientes 6 campos o niveles. Para
efectos de control, al final del mencionado plan se incluye la sección que agrupa a los
bienes clasificados como “Otros Activos”
CAMPO O NIVEL CONCEPTOS
1 2 3 4 5 6
1 Grupo de cuenta de (Activo)
2 Tipo Cuenta (Fijo)
00 Cuenta de Mayor General
00 Subcuenta de Mayor General
00 Auxiliar de Subcuenta
00 Clase que pertenece el bien
Gráfico: No. 6 Codificación
Fuente: Manual de Contabilidad Gubernamental
Primer campo o nivel.- integrado por un dígito, que identifica a los principales grupos
de cuentas, que conforman los estados financieros, en este caso la número 1 representa
los Activos.19
1 ACTIVO
Segundo campo o nivel.- compuesto por un dígito, el mismo que identifica al tipo de
cuenta del grupo de Activos, en este caso, el fijo.
1. ACTIVO
1.2. FIJO
19
Ibídem, Pág. 3
27
Tercer campo o nivel.- formado por los dígitos, destinados a identificar las diferentes
cuentas del mayo general existente para los activos fijos, las mismas que están
contempladas en el Plan de Cuentas del Sistema de Contabilidad Gubernamental y
forman parte del Estado de Situación Financiera. Ejemplo:
1 ACTIVO
1.2 FIJO
1.2.01 MUEBLES Y EQUIPO DE USO GENERAL
1.2.05 VEHICULOS
1.2.06 LÍNEAS, REDES E INSTALACIONES
Cuarto Campo o Nivel.- conformado por dos dígitos, que identifican las principales
subcuentas del mayor general que pueden hacer para cada cuenta de los activos fijos,
por ejemplo:
1 ACTIVO 1.2 FIJO 1.2.01 MUEBLES Y EQUIPO DE USO GENERAL
1.2.01.01 MUEBLES DE ADMINISTRACIÓN
1.2.01.02 EQUIPOS DE ADMINISTRACIÓN, EDUCACIÓN E INVESTIGACIÓN
Quinto Campo o Nivel.- compuesto de dos dígitos, reconoce en forma más detallada la
clasificación de los Activos Fijos, es decir, a las cuentas auxiliares de las subcuentas de
mayor general, ejemplo:
1 ACTIVO
1.2 FIJO 1.2.01 MUEBLES Y EQUIPOS DE USO GENERAL
1.2.0101 MUEBLES DE ADMINISTRACIÓN
1.2.01.01.01 MUEBLES DE OFICINA
1.2.01.01.03 MUEBLES DE USO EDUCACIONAL
1.2.01.01.05 MUEBLES DE USO RECREATIVO Y DEPORTIVO
Aplicación del código correspondiente al sexto campo o nivel:
1 ACTIVO 1.2 FIJO
1.2.01 MUEBLES Y EQUIPOS DE USO GENERAL
1.2.01.01 MUEBLES DE ADMINISTRACIÓN
1.2.01.01.23 LIBROS Y COLECCIONES
1.2.01.01.23.01 COLECCIONES MECÁNICA AUTOMOTRIZ
1.2.01.01.23.02 REBOBINAJES E INSTALACIONES
1.2.01.01.23.03 MONTAJES DE MOTORES
28
2.1.10 Codificación (códigos de barra)
El dibujo formado por barras o espacios paralelos, que codifican información mediante
las anchuras relativas de estos elementos Los códigos de barras representan datos en
una forma legible por las máquinas, y son uno de los medios más eficientes para la
captación automática de datos. Esta información puede ser leída por dispositivos
ópticos, los cuales envían información leída hacia una computadora como si la
información si hubiera tecleado.
Se establecerá una codificación adecuada que permita una fácil identificación,
organización y protección de las existencias de bienes de larga duración. Todos los
bienes de larga duración, llevarán impreso el código correspondiente en una parte
visible, permitiendo su fácil identificación.
El responsable o custodio de los bienes de larga duración mantendrá registrados,
actualizados, individualizados, numerados, debidamente organizados y archivados, para
que sirvan de base para el control, localización e identificación de los mismos.
Se establecerá un sistema adecuado de control contable para los bienes de larga
duración, mediante registros detallados con valores que permitan controlar los retiros,
traspasos o bajas de los bienes a fin de que la información se encuentre actualizada y de
conformidad a la Normativa contable vigente.
29
2.2 MARCO LEGAL
2.2.1 Normativa del Sistema De Administración Financiera20
El Sistema de Administración Financiera “SAFI” es el conjunto de elementos
interrelacionados interactúenles e interdependientes, que debidamente ordenados y
coordinados entre sí, persiguen la consecución de un fin común, la transparente
administración de los fonos públicos.
Entre los subsistemas más importantes podemos citar: Presupuesto, Contabilidad
Gubernamental, Tesorería, Nómina y Control Físico de Bienes, Deuda Pública y
convenios, los que están regidos por principios y normas técnicas destinados a
posibilitar la asignación y utilización eficiente de los recursos , de la cual se generen los
adecuados registros que hagan efectivos los propósitos de transparencia y rendición de
cuentas.
El nuevo Sistema de Administración Financiera del Sector Público eSIGEF utiliza para
su operación y seguridad un esquema de perfiles, funciones y usuarios que determinan
los permisos sobre los objetos de la aplicación. De esta manera se habilitan o restringe
ciertas operaciones a los usuarios.
El modelo de administración de usuarios y permisos determina que las personas para
realizar cualquier operación en el Sistema, requieren de autorizaciones, los mismos que
se encuentran con los usuarios para determinar el nivel de acceso a la aplicación.
20
Ibídem, Pág. 3
30
2.2.1.1 Principios Generales de la Administración Financiera.
2.2.1.2 Entes Financieros
Constituyen entes financieros los organismos, entidades, fondos o proyectos creados por
Ley, decreto u ordenanza con existencia propia e independiente que administran
recursos y obligaciones del Estado, bajo cuya responsabilidad estará el funcionamiento
del Sistema Integrado de Administración Financiera. Si la circunstancias lo meritan se
desconcentrará el Sistema, bajo la exclusiva responsabilidad del ente financiero
institucional.
Los entes financieros se presumirán de existencia permanente, a menos que las
disposiciones que los crearon definan una existencia determinada u otra norma legal
establezca su disolución o fusión. El conjunto de recursos y obligaciones
administrativas por los entes financieros, reflejados en el Sistema de Administración
Financiera Institucional, constituirá la base del Sistema en los niveles Sectorial y Global
del Sector Público no Financiero. Los organismos, entidades fondos o proyectos que
conforman el Gobierno Central, se constituirán en un solo Ente Financiero, con
Presupuesto, Contabilidad y tesorería únicos.
2.3 Modelo de Gestión Financiera
El conjunto de organismos, entidades, fondos o proyectos que conforman el Gobierno
Central y Entidades Descentralizadas y Autónomas, se rigen a través de la
centralización contable y de la caja fiscal y contable y de la caja fiscal y
descentralización de la ejecución presupuestaria, para lo que constituyen en los
siguientes niveles estructurales.
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2.3.1 Unidad de Administración Financiera (UDAF)
Es la máxima instancia institucional en materia financiera y presupuestaria; cumple y
vela por la aplicación de leyes, normas y procedimientos que rige la actividad financiera
y presupuestaria de observancia en la institución. Las atribuciones de las Unidades de
Administración Financiera de cada organismo y entre el Sector Público, son las
siguientes:
a) Coordinar la programación de la ejecución presupuestaria, y con los
responsables de cada unidad ejecutora, la evaluación de la gestión
presupuestaria.
b) Coordinar con la unidad de planificación institucional la adecuada vinculación
de la planificación con el presupuesto y el registro, en el Sistema Integrado de
Información Financiera, de la parte pertinente a los objetivos, metas y acciones
definidas en el plan.
c) Coordinar la administración institucional con el ente rector para la debida
aplicación de las políticas, directrices, normas y procedimientos que emanen del
mismo.
d) La UDAF no tiene competencias de carácter operativo aglutina las solicitudes de
las unidades ejecutoras para su tratamiento al nivel del ente rector, y autoriza y
aprueba las operaciones presupuestarias delegadas para su tratamiento.
2.3.2 Unidad Coordinadora (UC)
Es la unidad que, en lo organizativo, es una instancia dependiente de la UDAF para
cumplir determinadas atribuciones que le sean delegadas para facilitar la Coordinación
de las unidades ejecutoras con la UDAF, particularmente en lo relacionado a la
32
programación presupuestaria, programación financiera y ejecución presupuestaria. Su
creación es facultativa de la institución en función de las necesidades de la gestión
financiera institucional.
2.3.3 Unidad Ejecutora (UE)
Es la unidad desconcentrada con atribuciones y competencias para realizar funciones
administrativas y financieras y que, estructuralmente, forma parte de la institución. Los
presupuestos se asignan al nivel de unidad ejecutora; por tanto, son instancia
responsable, en lo operativo, de las distintas fases del ciclo presupuestario; para tal
efecto se regirá a las disposiciones y normas del ente rector canalizadas a través de la
UDAF y de las Unidades Coordinadas de las que deberá requerir su aprobación o
autorización en todo aquello que no se encuentre dentro de su marco de competencia.
Todos los registros en las distintas fases del presupuesto se efectúan en la Unidad
Ejecutora; en consecuencia, le corresponde mantener documentos de soporte de
conformidad con las normas vigentes sobre la materia.
2.3.4 Principios21
2.3.4.1 Período de Gestión
El Sistema de Administración Financiera operará con periodos mensuales para medir,
conocer y comparar los resultados de la gestión y la situación y la situación económica
financiera, contable y presupuestaria, sin que ello constituya impedimento para generar
informes con la oportunidad, forma y contenido de los usuarios lo determinen.
21
Ibídem, Pág. 4
33
El ejercicio fiscal coincidirá con el año calendario, comprendido entre el 1 de enero al
31 de diciembre de cada año.
2.3.4.2 Consistencia
El Sistema de Administración estará estructurado como un sistema integral, único y
uniforme. El Ministerio de Economía y Finanzas tendrá la atribución exclusiva para
autorizar, en casos excepcionales, la aplicación de criterios diferentes a los establecidos
en los principios y normas técnicas; los efectos en los resultados contables y
presupuestarios se darán a conocer en notas explicativas de los respectivos informes,
analizando el impacto económico o financiero que representen.
2.3.4.3 Exposición de Información
La información contable busca revelar con razonabilidad los hechos financieros,
económicos y sociales de las instituciones y organismos del Sector Público no
Financiero, mediante su adecuada utilización, se emplee en forma transparente los
recursos públicos en procura de beneficio público.
Los reportes obtenidos del Sistema Integrado de Administración Financiera incluirán
toda la información que permita una adecuada interpretación de la situación económica
de los entes financieros, como también los niveles sectorial y global, de modo que
reflejen razonable y equitativamente los legítimos derechos y obligaciones de los
distintos sectoriales involucrados.
En la información que corresponda a procesos de agregación de movimientos contables
y presupuestarios, se observarán los hechos situaciones cuantitativas que pueden influir
en los análisis y decisiones de los usuarios de la información.
34
2.3.4.4 Importancia Relativa
Los principios, normas y procedimientos técnicos para la operación del Sistema
Integrado de Administración Financiera se aplicarán criterios con sentido práctico,
siempre y cuando no se distorsione la información contable y presupuestaria
institucional, sectorial o global.22
2.3.5 Observancia del Ordenamiento Legal
El funcionamiento del Sistema de Administración Financiera estará supeditado al
ordenamiento jurídico vigente, prevalecerán las disposiciones legales respecto de los
principios y normas técnicas que se establezcan en material contable y presupuestario.
En caso de impresión en la disposición legal, el Ministerio de Economía y Finanzas
establecerá los criterios técnicos de aplicación, en tanto no exista interpretación jurídica
en contrario.
2.3.6 Obligatoriedad del Sistema de Administración Financiera “SAFI”
La aplicación del Sistema de Administración Financiera es obligatoria en el ámbito de
los organismos, entidades, fondos o proyectos del Sector Público No Financiero; la
inobservancia de sus normas estará sujeta a las sanciones previstas en la Ley.
El Ministerio de Economía y Finanzas comunicará periódicamente a la Contraloría
General del Estado, respecto a las entidades que incumplan con la remisión de la
información financiera en forma contable y oportuna a fin de que el Organismo
Superior del Control disponga se efectúen las verificaciones que estima del caso, ya sea
mediante exámenes especiales o auditorías integrales, ya que en usos de sus
atribuciones, establezcan las responsabilidades y sanciones a que hubiere lugar, por la
22
Código de Planificación y Finanzas Públicas, Pág. 25 Registro Oficial No.306 22-10-2010
35
inobservancia de los establecidos en la Ley, Principios, Normas, Técnicas de
Contabilidad Gubernamental, Normas Técnicas de Control Interno y otras disposiciones
normativas aplicables.23
2.3.7 Disposiciones Legales
Las Normativas y Disposiciones legales para la presente investigación, detallo a
continuación:24
Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, publicada en el Registro Oficial
No. 395, del 12 de junio del 2002.
Reglamento a la Ley de Presupuestos del Sector Público, publicada en el Registro
Oficial 2SN del 26 de febrero de 1993.
Manual General de Contabilidad Gubernamental, publicada en el Registro Oficial
No. 449 del 29 de diciembre 2007.
Constitución Política del Ecuador, publicada en el Registro Oficial, Octubre 17 del
2008.
Normativa SAFI (Normativa del Sistema Financiero) Acuerdo 447 de diciembre
2007.
Reglamento General de Bienes del Sector Público Registro Oficial No.378, 17-10-
2006. (sustitutivo).
Normas Técnicas de Contabilidad Gubernamental, publicado 15-10-2010
23
Ibídem, Pág. 14 24
Contraloría General del Estado, Unidades de Auditoría Interna Institucionales y firmas privada de
Auditoría.
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Normas de Control Interno para organismos del Sector Público.
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas, publicado en el Registro
Oficial No. 306 del 22 de octubre 2010.
Ley Orgánica de Empresas Públicas, 24-07-2009.
Decreto Presidencial No.1791-A, Art. 5 sobre el egreso y baja de bienes Obsoletos,
objeto de la Chatarrización, se someterán a las Normas previstas en el Reglamento
del Sector público, de fecha 19-06-2009.
Catálogo general de cuentas, 31-08-2010.
Gráfico No.5: Disposiciones Legales
Fuente: Normativas Vigentes
Elaborado.: La autora
ENTIDADES
ORGANISMOS
Constitución de la República y Mandatos
Código Orgánico de Planificación y Finanzas Públicas SRO. No. 306 de
22/10/2010
Código de Trabajo
OTRAS : LOEI; LOES; IESS; FF-PP.
Ley Orgánica del Servicio Público SRO. No. 294 de
6/10/2010
37
2.3.8 Manual de Contabilidad Gubernamental
Constituye un aporte importante el Manual de Contabilidad Gubernamental que expide
el Ministerio de Economía y Finanzas fue elaborado en la Subsecretaría de Contabilidad
Gubernamental, Coordinación de Directrices y Normativa Contable, conforme a lo
prescrito en el Art. 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General del Estado, está
basado en la codificación de la normativa en cada institución del Estado, un sistema
especifico y único de contabilidad y de información gerencial que integre las
operaciones financieras presupuestarias.
2.3.9 Constitución Política de la República del Ecuador
De acuerdo a la Constitución de la República del Ecuador, en el Art. 211 hace
referencia por intermedio de la Contraloría General del Estado, que es un organismo
técnico encargado del control y utilización de los recursos estatales; ya que con una
correcta administración de los bienes las entidades del Sector Público cumplirían con
las metas alcanzadas por el Estado.
2.3.10 Reglamento General de Bienes del Sector Público
El Sistema de control y como parte del mismo, el control de la administración de los
bienes del sector público, señala que es necesario contar con un reglamento general
para normar la adquisición, manejo, utilización, egreso, traspaso, préstamo, enajenación
y baja de los diferentes bienes, muebles e inmuebles, que constituyen el patrimonio de
cada una de las entidades y organismos del sector público. Qué el Art. 120 de la
Constitución Política de la República dispone que no habrá dignatario, autoridad,
funcionario, ni servidor público exento de responsabilidades por los actos realizados en
el ejercicio de sus funciones o por sus omisiones.
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2.3.11 Normativa de Contabilidad Gubernamental
Los principios constituyen pautas básicas que guían el proceso contable para general
información, consistente, relevante, verificable y comprensible, y hacen referencia a las
técnicas cualitativas y cuantitativas de valuación de los hechos económicos; al momento
en el cual se realiza el registro contable.25
2.3.12 Control Interno
El Informe de SAC (Sistema de Auditoría y Control) define a un sistema de control
interno como: un conjunto de procesos, funciones, actividades, subsistemas, y gente que
son agrupados o conscientemente segregados para asegurar el logro efectivo de los
objetivos y metas.
El control interno es diseñado e implementado por la administración para tratar los
riesgos de negocio y de fraude identificados que amenazan el logro de los objetivos
establecidos, tales como la confiabilidad de la información financiera.
El Sistema de Control interno se establece bajo la premisa del concepto de
costo/beneficio. El postulado principal al establecer el control interno diseña pautas de
control cuyo beneficio supere el costo para implementar los mismos.
Es notorio manifestar, que el control interno tiene como misión ayudar en la
consecución de los objetivos generales trazados por la empresa, y esto a su vez a las
metas específicas planteadas que sin duda alguna mejorará la conducción de la
organización y procedimientos, sólo puede aportar un grado de seguridad total para la
conducción o consecución de los objetivos.
25
Ibídem, Pág. 27
39
El control interno abarca el plan de organización y los métodos coordinados y medidas
adoptadas dentro de la empresa para salvaguardar sus activos verificar la adecuación y
fiabilidad de la información de la contabilidad, promover la eficiencia operacional y
fomentar la adherencia a las políticas establecidas de dirección, se debe seguir los
siguientes objetivos:
1) Efectividad y Eficiencia de las operaciones
2) Suficiencia y confiabilidad de la información financiera
3) Cumplimiento a las leyes y regulaciones aplicables
2.3.13 Componentes de Estructura del Control Interno
Los componentes pueden considerarse como un conjunto de normas que son utilizadas
para medir el control interno y determinar su efectividad. Para operar la estructura de
control interno se requiere de los siguientes componentes:
Ambiente de Control Interno
Evaluación de Riesgo
Actividades de control gerencial
Sistema de Información y Comunicación.
Actividades de monitoreo.
2.3.13.1 Ambiente de Control Interno
El ambiente de Control Interno marca la pauta del funcionamiento de una empresa e
influye en la concienciación de sus empleados respecto al control. Es la base de todos
los demás componentes del control interno, aportando disciplina y estructura. Los
factores del entorno de control influyen la integridad, los valores éticos y la capacidad
de los empleados de la empresa, la filosofía de dirección y el estilo de gestión.
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El ambiente de Control Interno propicia la estructura en la que se debe cumplir los
objetivos y la preparación del hombre que hará que se cumplan:
Integridad y valores éticos
Autoridad y responsabilidad
Estructural organizacional y
Políticas de personal
2.3.13.2 Evaluación del Riesgo
Las organizaciones, cualquiera sea su tamaño, se enfrentan a diversos riesgos de origen
externos e internos que tienen a ser evaluados. Una condición previa a la evaluación del
riesgo es la identificación de los objetivos a los distintos niveles, vinculados entre si e
internamente coherentes.
La evaluación de los riesgos consiste en la identificación y el análisis de los riesgos
relevantes para la consecución de los objetivos, y sirve de base para determinar cómo
han de ser gestionados los riesgos. Debido a que las condiciones económicas,
industriales, legislativas y operativas continuarán cambiando continuamente, es
necesario disponer de mecanismos para identificar y afrontar los riesgos asociados con
el cambio.
La evaluación del riesgo no es una tarea a cumplir de una vez para siempre. Debe ser
un proceso continuo, una actividad básica de la organización, como la evaluación
continua de la utilización de los sistemas de información o la mejora continua de los
procesos.26
26
ALVAREZ ILLANES, Juan Francisco, CPC Auditoría Gubernamental, Editorial Instituto de
Investigación EL PACIFICO E.I.R.L.-Lima Edición 2002, Pág. 19-20
41
Amenaza
s
Vulnerabilidades
Los procesos de evaluación del riesgo deben ser orientados al futuro, permitiendo a la
dirección anticipar los nuevos riesgos y adoptar las medidas oportunas para minimizar
y/o eliminar el impacto de los mismos en el logro de los resultados esperados. La
evaluación de riesgo tiene un carácter preventivo y se debe convertir en parte natural del
proceso de planificación de la empresa. Los elementos son:
Los objetivos deben ser establecidos y comunicados
Identificación de los riesgos internos y externos
Los planes deben incluir objetivos e indicadores de rendimiento y
Evaluación del medio ambiente interno y externo.
PROCESO DE EVALUACIÓN DE RIESGO
Aprovechan
Aumentan Aumentan Exponen
Protegen de
Disminuyen
Imponen Impactan si se Aumenta Tienen
Materializan
GRÁFICO No.8: Proceso de Evaluación de Riesgo
FUENTE: Auditoría y Control Interno
Riesgo
s Controles Activos
Requerimientos
de seguridad
Valor de
los Activos
42
Actividades de Control Gerencial
Las actividades de control son las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar
que se lleven a cabo las instrucciones de la dirección de la empresa. Ayudan a asegurar
que se tomen las medidas necesarias para controlar los riesgos relacionados con la
consecución de los objetivos de la empresa. Hay actividades de control en toda la
organización, a todos los niveles y en todas las funciones. Las actividades de una
organización se manifiestan en las políticas, sistemas y procedimientos, siendo
realizadas por el recurso humano que integra la entidad.
Todas aquellas actividades que se orienten hacia la identificación y análisis de los
riesgos reales o potenciales que se orienten hacia la identificación y análisis de los
riesgos reales o potenciales que amenacen la misión y los objetivos y en beneficio de la
protección de los recursos propios o de los terceros en poder de la organización, son
actividades de control. Estas pueden ser aprobación, autorización, verificación,
inspección, revisión de indicadores de gestión, salvaguarda de recursos, segregación de
funciones, supervisión y entrenamiento adecuado. Los elementos son:
Políticas para el logro de objetivos
Coordinación entre las dependencias de la entidad y
Diseño de las actividades de control
Sistema de Información y Comunicación
Se debe identificar, recopilar y comunicar información pertinente en forma y plazo que
permitan cumplir a cada empleado con sus responsabilidades. Los sistemas
informáticos producen informes que contienen información operativa, financiera y datos
sobre el cumplimiento de las normas que permite dirigir y controlar el negocio de forma
adecuada.
43
Debe existir una comunicación efectiva a través
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