118
PROPUESTA DEL DISEÑO
v CONCEPTUALIZACIÓN DEL SISTEMA
Sobre la base de una evaluación de las necesidades de los
departamentos de Aseguramiento de la calidad e Informática de la empresa
PROINCI C.A., por mantener un control eficaz y confiable sobre la
localización y disponibilidad de los documentos productos con los que cuenta
en un momento determinado; se desarrolló un sistema de información para el
control y distribución de documentos productos del sistema de calidad ISO
9001. (SICTRA).
Este sistema se basa en la arquitectura cliente-servidor y está
programado para funcionar en ambientes multiusuario. Su finalidad es
optimizar los procesos organizacionales automatizando la recopilación,
distribución, actualización, y en general el procesamiento de las
transacciones relacionadas con el control y distribución de los documentos
productos del sistema de calidad ISO 9001.
Asimismo, la facilidad de uso, el riguroso control sobre el acceso a los
datos, la optimización de las actividades y la flexibilidad de trabajo, son
algunos de los aspectos más relevantes del sistema.
119
No obstante, por ser un sistema que procesa datos y genera
información relacionada con las operaciones internas de la organización,
proporciona una rápida recuperación de la información ofreciendo múltiples
posibilidades de consulta que permiten conocer en cada momento y con
detalle la información almacenada en la base de datos, que puede ser
utilizada por el usuario con fines de analizar situaciones, resolver problemas
o bien para la toma de decisiones.
v DEFINICIÓN OPERACIONAL DEL SISTEMA
Operacionalmente, SICTRA es un conjunto de instrucciones y
programas basados en el computador, que recibe como entrada de datos los
diferentes dígitos correspondientes a la codificación de los documentos
productos para su creación centralizada en el servidor y adicionalmente la
información correspondiente a los documentos; de forma tal que al ser
procesados dichos datos generen como salida los reportes y consultas
correspondientes a cada una de las categorías de la codificación de los
productos.
En efecto, como SICTRA automatiza el control y distribución de
documentos productos, requiere de diversos procedimientos a seguir para
cumplir tal acción. Entre estos procedimientos se pueden mencionar:
120
Para la inserción de nuevos registros en la base de datos, existen
instrucciones que confirman su existencia previa, minimizando así la
duplicación de los datos. Igualmente, cuando se desea modificar o eliminar
algún registro, se verifica su status de modo que si está siendo utilizado por
otro usuario, se mostrará un mensaje advirtiendo que sólo se tiene acceso de
lectura, impidiendo así cualquier alteración sobre el mismo.
Por otra parte, para el caso de las consultas y reportes, estos pueden o
no generarse automáticamente; su finalidad es analizar situaciones, resolver
problemas y en algunos casos apoyar la toma de decisiones.
Generalmente, las consultas y reportes proporcionan información sobre
los documentos, su estatus, etc. Sin embargo, esto dependerá de la
especificación de parámetros que haya definido el usuario con anterioridad,
ya que, de los parámetros definidos se construye (transparente para el
usuario) una instrucción SQL que será enviada al servidor con el fin de
obtener los resultados deseados.
Basándose en lo antes descrito, las actividades referentes al control y
distribución de documentos productos, se generan de razones derivadas de
las modificaciones que se efectúen sobre los mismos.
121
v FASE III: DISEÑO DEL SISTEMA
Las especificaciones de diseño describen las características del
sistema, sus componentes y la forma en la que éstos aparecerán ante los
usuarios. Por ello, basado en la determinación de requerimientos, se dio
inicio al diseño del nuevo sistema siguiendo el esquema que se muestra a
continuación:
• DISEÑO DE ENTRADAS Y SALIDAS
Se refiere a los métodos de captura y validación de datos, presentación
de la información generada y especificación del medio de producción o
salida. De esta manera, las entradas y salidas del sistema están
comprendidas por: las pantallas, los documentos y los reportes.
Ahora bien, considerando la participación y los requerimientos de los
usuarios, se diseñó la estructura y el formato de las diferentes pantallas de
entrada de datos y de salida de información, bajo el esquema de una interfaz
gráfica de usuario que permita realizar operaciones sobre los registros de la
base de datos de una manera clara, sencilla y amigable. Por esto, para el
diseño de las pantallas se emplearon cuadros de diálogo, menús de
selección, cajas de texto y botones de comando entre otros controles, que
122
permiten a cualquier persona con conocimientos básicos de computación
operar el sistema sin inconveniente alguno. Algunas de las pantallas más
importantes del sistema se muestran desde la figura Nº 1 hasta la Nº 3.
Figura Nº 1
Pantalla Principal
Fuente: Moreno (2001)
Figura Nº 2
Pantalla de Mantenimiento
Fuente: Moreno (2001)
123
Figura Nº 3
Pantalla de Codificación
Fuente: Moreno (2001)
Figura Nº 4
Pantalla de Niveles de Acceso
Fuente: Moreno (2001)
124
Figura Nº 5
Pantalla de Correspondencia Recibida
Fuente: Moreno (2001)
Figura Nº 6
Pantalla de Usuarios
Fuente: Moreno (2001)
125
Siguiendo el mismo orden de ideas, la generación de reportes se puede
presentar en forma de listados de papel o a manera de consulta por pantalla,
aumentando la simplicidad y disminuyendo el número de reportes impresos
que circulan por toda la organización.
Entre los reportes del sistema se encuentran:
• Reporte de Códigos de Cliente; permite conocer con detalle las
empresas y organismos contratante (públicos o privados) indicando su
codificación dentro del sistema.
• Reporte de Proyectos; detalla las obras o proyectos ejecutadas o
en proceso de ejecución indicando la codificación asignada en SICTRA.
• Reporte de Departamentos; muestra una lista de todos los
departamentos de PROINCI, involucrados en la generación de documentos
productos del sistema de calidad.
• Reporte de Especialidad; permite listar todos los códigos de las
especialidades correspondientes a los departamentos de PROINCI.
• Reporte de tipos de documento; detalla los códigos de asignados
a la tipología de los diferentes productos que se generan en la empresa.
• Reporte de Documentos; lista los diferentes documentos creados
a través del SICTRA, este reporte permite ingresar parámetros o
126
condiciones de búsqueda (como cliente, proyecto, departamento, etc) al
inicio del mismo.
• Reporte de Usuarios del Sistema; revela información acerca de la
descripción y nivel de acceso asignado a los usuarios que se hayan creado y
autorizado para operar el sistema.
• Reporte de Niveles de Acceso; describe los diferentes niveles de
visión que se hayan creado por el administrador de la base de datos, para
restringirle el acceso a los usuarios del sistema, a las diversas aplicaciones
del mismo.
Cabe destacar, que cada uno de los reportes descritos con anterioridad
contiene la información más relevante acerca de la aplicación a la cual se
refiere. En el Anexo C se puede apreciar algunos ejemplos de estos reportes.
• DISEÑO DE INTERACCION DE BASE DE DATOS
Debido a la necesidad de flexibilidad en el almacenamiento y
recuperación de la información en la actualidad, se hace fundamental la
aplicación de los criterios de base de datos cuando el propósito del sistema
de información es compartir datos entre múltiples usuarios y aplicaciones.
127
De esta manera, surge el diseño de un modelo lógico de datos que
represente a las entidades (objetos y eventos), sus atributos (propiedades o
características de cada entidad), y las relaciones existentes entre esas
entidades.
Por esto, en la presente investigación se diseñaron las entidades de la
base de datos con sus atributos en la tabla No 3 se presenta las entidades o
tablas con todas sus propiedades.
128
Tabla Nº 3
Entidades de la Base de Datos con sus Atributos
NOMBRE DE TABLA ATRIBUTOS TIPO SIZE
OBRA
Código
Código hijo
Descripción
CARÁCTER
CARÁCTER
CARACTER
3
2
50
TIP_DOCUMENTO Codigo
descripción
CARÁCTER
CARACTER
2
50
DEPARTAMENTO Codigo
descripción
CARÁCTER
CARACTER
2
100
RUTAS Ubicación CARACTER 254
EMPRESA
Codigo
descripción
CARÁCTER
CARACTER
2
50
CODIFICAR
Cod_Empresa
Cod_Obra
Cod_Dpto
Cod_especial
Cod_tip_doc
Numero
Codigo
Descripción
Extensión
CARÁCTER
CARÁCTER
CARÁCTER
CARÁCTER
CARÁCTER
CARÁCTER
CARÁCTER
CARÁCTER
CARACTER
2
2
2
2
2
2
14
100
3
EDITORES
Nombre
Path
Extencion
CARACTER
MEMO
CARACTER
15
4
3
129
RECIBIDA
Numero_de_orden
Fecha_de_ingreso
Numero_de_documento
Fecha_de_elaboración
Tipo
Remitente
Codigo_de_origen
Referencia
Asunto
Anexo_sino
Anexo_especif
Codigo_de_asunto
Situación
En_tramite
Amerita_respuesta
No_comunica
Fecha_de_respuesta
Recibido_por
CARACTER
FECHA
CARACTER
FECHA
CARÁCTER
CARÁCTER
CARÁCTER
CARÁCTER
MEMO
LOGICO
MEMO
CARÁCTER
CARÁCTER
CARÁCTER
LOGICO
CARÁCTER
FECHA
CARACTER
11
8
20
8
3
40
3
10
4
1
4
3
1
30
1
10
8
40
EMITIDA
No_de_orden
No_de_documento
Fecha_de_elaboración
Tipo_de_destinatario
Codigo_de_destino
Destinatario
Referencia
Asunto
Codigo_de_Asunto
Anexo_sino
Anexo_especif
Situación
En_tramite
Amerita_respuesta
No_comunica
Fecha_de_respuesta
Responsable
CARÁCTER
CARÁCTER
FECHA
CARÁCTER
CARACTER
CARACTER
CARACTER
MEMO
CARACTER
LOGICO
MEMO
CARACTER
CARACTER
LOGICO
CARÁCTER
FECHA
CARACTER
11
14
40
3
3
40
10
4
3
1
4
1
30
1
10
8
3
Fuente: Moreno (2001)
130
DISEÑO DEL SOFTWARE
Con el fin de cumplir con los requerimientos de facilidad de
mantenimiento, confiabilidad y aseguramiento de la calidad; se utilizó como
herramienta de diseño estructurado un diagrama de jerarquía, que utiliza la
notación gráfica para describir las funciones de cada módulo del sistema.
Los diagramas de jerarquía son muy adecuados para la documentación
de sistemas. Están formados en primer lugar, por la tabla visual de contenido
(VTOC) que es un diagrama jerárquico que describe el sistema en general,
identifica los módulos mediante un número y muestra la relación entre cada
una de ellos; y en segundo lugar, por un conjunto de diagramas funcionales
que muestran las entradas, las salidas, los pasos del proceso y el flujo de
datos de cada caja expuesta en el VTOC.
En el Anexo B se encuentra una recopilación de los Diagramas de
Jerarquía del sistema de información SICTRA.
v FASE IV: DESARROLLO DEL SOFTWARE
Una vez definidas las especificaciones del sistema, sus características,
las entradas, las salidas y el modelo de datos; se procedió a generar la
131
instancia de la base de datos en el servidor construyendo las tablas y sus
índices, los usuarios, los niveles acceso y todos sus elementos restantes;
para luego codificar cada módulo en conformidad con el diseño y los
requerimientos definidos.
Al efecto, el sistema de información propuesto fue desarrollado en el
lenguaje de programación Visual FOX PRO 6.0, seleccionado por tres
razones :
• Primera, por que la empresa posee una licencia de desarrollo que
puede ser usada para evitar los gastos que implicarían comprar una
licencia para otra herramienta de programación.
• Segunda, porque la empresa tiene el resto de sus aplicaciones
desarrolladas bajo esta herramienta lo que asegura la
compatibilidad del nuevo sistema con el resto de la plataforma
tecnológica de la empresa.
• Tercera, por que ofrece gran facilidad para la gestión de bases de
datos y aplicaciones cliente-servidor, ya que dispone de un conjunto
de objetos y colecciones de acceso a datos orientados a la
manipulación de los componentes de bases de datos remotas.
132
De esta manera, los módulos que integran al sistema de información
SICTRA son los siguientes:
• MÓDULO DE CODIFICACIÓN
Es un el módulo que asegura el control de los documentos ya que guía
al usuario para el uso de la nomenclatura establecida por PROINCI para
todos los tipos de documentos productos. Esta rutina crea el directorio para
proyectos nuevos o ubica los directorios de proyectos existente registrando
los documentos de forma organizada en el sitio correspondiente según el
cliente, proyecto, departamento, especialidad y tipo de archivo,
adicionalmente permite centralizar la creación de documentos de forma tal
que cuando el usuario ingresa la codificación correspondiente, solo tiene que
seleccionar la aplicación (Word, Excel, Autocad) en la desea crear el
documento y este módulo se encarga de renombrar el archivo estándar de la
aplicación con el nombre correspondiente al documento.
• MANTENIMIENTO
Permite Agregar, Modificar, Eliminar y Consultar los códigos de los
diferentes elementos que componen la nomenclatura de los documentos
productos.
133
• REPORTES
Todos los reportes tienen la opción de ser mostrados por impresora o
por pantalla. En caso de que los usuarios deseen hacer una búsqueda más
detallada o sólo quieran visualizar registros en específico, los reportes
permiten ingresar parámetros o condiciones de búsqueda al inicio de los
mismos. Los reportes permiten conocer los documentos productos
registrados a través del SICTRA, filtrando por cada uno de los elementos
componentes de la nomenclatura o combinaciones de ellos.
• MANTENIMIENTO DE USUARIOS Y NIVELES DE ACCESO
Esta opción permite Agregar, Modificar, Eliminar y Consultar los
usuarios del sistema y los diferentes niveles de acceso que el administrador
del sistema considere necesario. Cada vez que inicie la sesión con el sistema
este pedirá el nombre de usuario y la contraseña.
• MODULO DE SEGURIDAD
Es un formato que permite Agregar, Modificar, Eliminar y Consultar los
niveles de acceso asignados a cualquier usuario, de no registrarse en este
módulo el usuario tendrá acceso a todas las opciones del sistema.
134
v FASE V: PRUEBAS DEL SISTEMA
Aun cuando las técnicas y los criterios presentados en las fases
anteriores se aplicaron cuidadosa y adecuadamente, no se debe suponer
que se ha cumplido con los estándares de calidad necesarios, ya que, el
aseguramiento de la calidad es la revisión de los productos y la
documentación relacionada con el software para verificar su cobertura,
corrección, confiabilidad, facilidad de mantenimiento y por supuesto, la
garantía de que el sistema cumple con las especificaciones y los
requerimientos deseados para su uso y desempeño en la organización.
Sobre la base de esto, períodos de prueba de SICTRA se llevaron a
cabo paralelamente con su desarrollo, ya que a medida que se completaba
cada aplicación, ésta se iba depurando mediante las estrategias de prueba
de código y de especificación.
Sin embargo, como los sistemas no se diseñan como sistemas
completos, tampoco se pueden probar como sistemas únicos, por esto, una
vez finalizado el desarrollo de los módulos del sistema, se aplicaron las dos
estrategias de prueba que se describen a continuación:
♦ Pruebas Parciales: permitieron depurar los programas que
conforman el sistema, detectando los errores de lógica y de código
135
contenidos dentro de las aplicaciones. El método utilizado para efectuar este
tipo de prueba fue desde el ascendente – descendente, comenzando con el
acceso, manejo y actualización de las bases de datos, hasta finalizar con la
evaluación y ajuste de los tiempos de respuestas generados por la emisión
de las distintas consultas y reportes por pantalla e impresos.
♦ Pruebas de Sistema: su objetivo fue detectar y corregir todos los
errores presentes en la integración de los módulos, de manera que su
función este acorde con las especificaciones establecidas en el diseño del
sistema. Básicamente este tipo de pruebas se preocupa por la compatibilidad
de los módulos individuales y no revisa el software en sí, sino que busca las
discrepancias entre el sistema y su objetivo original, las documentación y las
especificaciones.
Asimismo, una vez depurada la integración de los módulos del sistema,
se efectuó una carga de datos simulada, a fin de verificar los resultados y
revelar las diferentes maneras de ejecutar los procesos, detectando las
situaciones que pusiesen ocasionar errores en un momento determinado.
Dentro de ese marco, cabe destacar que la elaboración de todas éstas
pruebas se realizó con la colaboración tanto de los usuarios de SVSA como
136
de personal ajeno al sistema, a fin de dar una visión objetiva a los detalles
que pudiesen colocar en peligro la integridad de la data. No obstante, los
resultados obtenidos fueron positivos en virtud de que los errores detectados
se corrigieron rápida y satisfactoriamente, garantizando así el efectivo
funcionamiento del sistema una vez que se haya implantado.
v DISCUSION DE LOS RESULTADOS
Una vez culminadas las pruebas del sistema de información para el
control y distribución de los documentos productos del sistema de calidad
ISO 9001 en la empresa PROINCI, C.A., se verificó que para desarrollar un
sistema de información eficiente, se debe seguir una metodología flexible
que asegure el logro de los objetivos planteados por la investigación y que
permita conocer la situación actual de los procesos; las características y los
objetivos que persigue el nuevo sistema, de modo que se establezcan las
pautas a seguir para el diseño, desarrollo, pruebas e implantación del mismo.
Basado en los supuestos anteriores, se seleccionó la metodología de
James Senn (1997), ya que la misma se adapta adecuadamente a las
especificaciones y los requerimientos del sistema. Asimismo, el citado autor
establece que es necesario cumplir con las siguientes fases:
137
v Fase I: Investigación Preliminar; las actividades contempladas
por esta fase establecieron las herramientas necesarias para tener un
conocimiento general del sistema actual, del entorno de trabajo de la
empresa y de los recursos técnicos, económicos y operacionales con los que
cuenta. Una vez recopilada esta información, se determinó el estudio de
factibilidad para desarrollar el proyecto y se elaboró el plan del proyecto.
v Fase II: Determinación de Requerimientos; se obtuvo un sólido y
acertado conocimiento del procedimiento actual determinando sus problemas
y deficiencias. También se identificó el ambiente de trabajo dentro del cual se
ubicaría el nuevo sistema de información definiendo los requerimientos de
los usuarios, las funciones y los atributos que el nuevo sistema debería
satisfacer, a fin de establecer los aspectos a los que debe dar respuesta y
solución el sistema, tanto a nivel gerencial como a nivel administrativo.
v Fase III: Diseño del Sistema; partiendo de las especificaciones y
los requerimientos establecidos en la fase anterior, se elaboró un diseño de
las entradas y las salidas del nuevo sistema (pantallas, reportes), la
estructura de la base de datos, sus atributos, y el diseño los programas y
procedimientos del software.
138
v Fase IV: Desarrollo del Sistema; siguiendo las especificaciones
establecidas en el diseño, se logró llevar la construcción del sistema,
empleando el lenguaje de programación Visual Fox Pro 6.0. Asimismo, la
estructura de la base de datos, los índices y las tablas se generaron
directamente en el servidor mediante instrucciones SQL y demás
fundamentos propios del manejador de BD seleccionado.
v Fase V: Pruebas del Sistema; se probó la integración de los
módulos del sistema una vez terminados, y se indagó acerca de la existencia
de posibles discrepancias entre el sistema una vez construido y los objetivos,
requerimientos previamente establecidos.
Atendiendo a estas consideraciones, los resultados obtenidos en cada
fase de la metodología de Senn (1997), sirvieron de fundamento para
confirmar que los objetivos contemplados por el presente trabajo de
investigación sí se adaptan a la referida metodología.
Por otra parte, también se determinó que con el desarrollo de un
sistema de información se facilita la ejecución de los procesos que se
realizan dentro de la organización, y que el mismo además de disminuir los
costos administrativos y laborales, permite manipular la información con
139
rapidez, controlando los procesos administrativos, laborales y operativos de
la organización con mayor exactitud en la información.
Top Related