ELECCIÓN DE DIGNATARIOS · Elección de presidente (a) y secretario (a) de asamblea (En caso de...

ELECCIÓN DE DIGNATARIOSORGANIZACIONES COMUNALES DE PRIMER GRADO

PERIODO 2020-2024(Juntas De Acción Comunal – Jac Y Juntas De Vivienda Comunitaria - Jvc )

SUBDIRECCIÓN DE ASUNTOS COMUNALES

@ParticipaciónBogotá @BogotáParticipaInstituto Distrital de laParticipación y AcciónComunal - IDPAC



MISIÓN IDPAC

Garantizar a la ciudadanía del Distrito Capital el derecho a la participación incidente y fortalecer las organizaciones sociales,

mediante información, formación y promoción, para la construcción de democracia.


VISIÓN IDPAC

Para el 2023, IDPAC logrará con la ciudadanía que laparticipación sea la base de la consolidación

democrática en Bogotá y que las organizaciones sociales sean incidentes y sostenibles.


ESTRUCTURA DEL MOVIMIENTO COMUNAL EN COLOMBIA(Artículo 8 de la Ley 743 de 2002 )

Juntas de Acción comunal y juntas de vivienda comunitaria1679

Federación de juntas de acción comunal.

Confederación nacional de

acción comunal.

Asociación de juntas de Acción comunal 20


DEFINICIÓN DE LAS ORGANIZACIONESCOMUNALES DE PRIMER GRADO

JUNTA DE ACCIÓN COMUNAL

Es una organización cívica, social y comunitaria de gestión social, sin ánimo de lucro, de natura-leza solidaria, con personería jurídica y patrimonio propio, integrada voluntariamente por los re-sidentes de un lugar que aúnan esfuerzos y recursos para procurar un desarrollo integral,sosteni-ble y sustentable con fundamento en el ejercicio de la democracia participativa.

JUNTA DE VIVIENDA COMUNITARIA

Es una organización cívica sin ánimo de lucro, integrada por familias que se reúnen con el propó-sito de adelantar programas de mejoramiento o de autoconstrucción de vivienda. Una vez con-cluido el programa se podrá asimilar a la Junta de Acción Comunal.


¿QUÉ ES UNA ELECCIÓN COMUNAL?

Es un proceso democrático a través del cual los afiliados (as) a la JAC escogen las personas que los representarán como dignatarios, durante un periodo de 4 años o hasta cuando la instancia competente determine lo contrario.

¿QUIÉNES PUEDEN PARTICIPAR?

Todas las personas mayores de 14 años que residan dentro del territorio de la Junta y que estén inscritas en el libro de afiliados de la organización comunal.


ESTRUCTURA DE UNA ORGANIZACIÓNCOMUNAL DE PRIMER GRADO

ASAMBLEA GENERALDE AFILIADOS O DELEGADOS

ÓRGANO DE DIRECCIÓN

ÓRGANO DE CONTROL

ÓRGANO DE EJECUCIÓNCOMISIONESDE TRABAJO

ÓRGANO DE CONCILIACIÓN Y

JUSTICIA COMUNAL

COMISIÓN DE CONVIVENCIA Y CONCILIACIÓN

FISCAL

PRESIDENTE V/PRESIDENTE TESORERO SECRETARIOCOMISIONESDE TRABAJO

*DELEGADOS

ÓRGANO DE REPRESENTACIÓN

DELEGADOS A LA ASOCIACIÓN DE JUNTAS

*Pueden ser directivosacorde a estatutos.


REQUISITOS PARA AFILIARSE A LA JAC

Artículo 2.3.2.1.5. del Decreto 1066 de 2015

1. Ser persona natural.2. Residir en el territorio de la Junta.3. Tener más de 14 años.4. No estar incurso en ninguna causal de impedimento de las contempladas en el artículo 25 de la Ley 743 de 2002.5. Poseer documento de identificación. Y las demás establecidas en los estatutos de la organi-zación.

“PARÁGRAFO. Para efecto de la aplicación del numeral 2. Se entenderá por residencia el lugar donde esté ubicada la vivienda permanente de la persona que solicita la afiliación o desarrolle actividad económica permanente en calidad de propietario de un establecimiento de comercio ubicado en el territorio de la Junta de Acción Comunal”.


¿DÓNDE PUEDE AFILIARSE?

(Art. 23 Ley 743/02)

Constituye acto de afiliación, la inscripción directa en el libro de afiliados. Excepcionalmente procederá la inscripción mediante solicitud escrita y radicada con la firma de recibido por el se-cretario de la organización o el organismo interno que los estatutos determinen o en su defecto ante la personería local o la entidad pública que ejerce control y vigilancia.


¿QUÉ ES EL LIBRO DE AFILIADOS?

Es un instrumento destinado para el registro de los datos de los interesados a participar en la junta, se evidencia a través presentación personal, definición de comisión de:

Noorden

Fechaafiliación

Nombres yapellidos

Documentoidentidad

Expedidaen Edad Dirección Teléfono Ocupación Comité de

trabajo Firma Observaciones

Libro de afiliados


LOS DEBERES Y DERECHOS DE LOS AFILIADOS

1. Elegir y ser elegidos.

2.Participar y opinar en las deliberaciones de la asamblea general y órganos, a los cualespertenezca y votar para tomar las decisiones correspondientes.

3.Fiscalizar la gestión de la junta y solicitar informes al presidente o a cualquier dignatario de laorganización. (Acorde a las funciones de la Organización y definidos en los estatutos).

4. Participar en la elaboración del programa de la organización y exigir su cumplimiento.

5. Participar activamente en una comisión de trabajo.

6. Asistir a las reuniones del órgano al que pertenece.


ASAMBLEA PREPARATORIA

La Junta debe realizar una Asamblea General Quince (15) días hábiles antes de la elección de dignatarios para socializar los requisitos y procedimientos establecidos en los estatutos y normatividad comunal, sobre el procesoelectoral y constituir el tribunal de garantías, integrado por tres (3) afiliados a la misma, quienes no deben aspirar, ni ser dignatarios. (art 31 Ley 743 de 2002, parágrafo 1).

Los miembros de este tribunal serán elegidos por la Asamblea General o como lo definan sus estatutos; en caso de no poderse realizar asamblea, éste será elegido de la siguiente

manera siempre y cuando así lo establezcan los estatutos de cada organización: Un miembro designado por la Junta Directiva, un miembro designado por la Comisión de Convivencia y Conciliación y un miembro designado por el Fiscal, teniendo en cuenta el articulo 29 de la Ley 743/02 y adjuntando los soportes del acta de la asamblea donde no se logro quórum.

NOTA: No se podrá modificar el sistema de asignación de cargos (Cuociente electoral), los bloques, el requisito mínimo de validez y demás aspectos que se encuentren regulados por la Ley y demás disposiciones.


QUÓRUM VÁLIDO PARA LA TOMA DE LAS DECISIONES:

El 50 % + 1 de los afiliados (as) a la hora en que fue convocada la Asamblea o el 30 % después de 1 hora.

DECISIONES QUE SE DEBEN TOMAR (SI NO ESTÁN DEFINIDAS EN LOS ESTATUTOS):

1. Aprobar el orden del día.

2. Elegir Presidente y Secretario de Asamblea (En caso que no se cuente con dignatarios).

3. Elegir el Órgano de Dirección y Administración: Opciones: Junta Directiva o Consejo Comunalsi no lo establecen los estatutos

4. Elegir el Sistema de Postulación: Opciones: Planchas o Listas.

5. Elegir el Sistema de Elección: Opciones: Directa o Asamblea.

6. Definir el número de Jurados y asignación de sus funciones, los cuales serán presentados con las planchas.


INFORMACIÓN QUE SE DEBE INDICAR EN ESTA ASAMBLEA:

7. Determinar mecanismo de desempate si no está en los estatutos.

8. Constituir el Tribunal de Garantías.

9. Fijar lugar y plazo (día , mes, hora) para:

- Cierre libro de afiliados (as). (Si no está establecido en los estatutos).

- Cierre de inscripción de planchas o listas.

- Entrega de modificaciones a planchas o listas.

El Sistema de Asignación de Cargos será únicamente por “Cuociente Electoral”.

Informar número, nombre y funciones de las Comisiones de Trabajo establecidas en losestatutos para la elaboración de plan de trabajo (VOTO PROGRAMÁTICO).


JURADOS DE VOTACIÓN

CONFORMACIÓN:

Los jurados de votación son los encargados de apoyar el desarrollo del proceso electoral, quienes ni deben aspirar ni ser dignatarios.Su número será impar por cada mesa de votación y de acuerdo al número total de afiliados.

FUNCIONES:

1. Instalar la mesa de votación.

2. Verificar la urna designada a la mesa.

3. Verificar que la persona esté en el listado de afiliados, solicitando su documento de identifi-

cación previamente.

4. Entregar un voto por cada bloque, escribiendo previamente en el bloque de Coordinadores

de las Comisiones de Trabajo el nombre de la Comisión en la cual está inscrito el afiliado.

5. Apoyar al Tribunal de Garantías en el escrutinio.


TRIBUNAL DE GARANTIAS

FUNCIÓN:

1. Velar y garantizar la transparencia y correcto desarrollo del ejercicio electoral.

2. Revisar lo relacionado con el proceso de convocatoria del proceso electoral.

3. Disponer y tener las urnas para el desarrollo de las votaciones.

4. Disponer y entregar la papelería requerida para el ejercicio electoral (votos, actas, registrovotantes).

5. Verificar que se cuente con el listados de afiliados para el ejercicio electoral, que serácertificado por la Secretaría de la Junta con su respectivo cierre.


TIEMPO DE VIGENCIA

Hasta culminar su función para la cual fue constituido

6. Fijar la publicación de planchas o listas con su correspondiente plan de trabajo verificandoque su contenido cumpla los requisitos estatutarios y legales, así como los actos de modifica-ción de inscripciones si hubiere.

7. Adecuar el lugar de las elecciones y en general toda la logística necesaria para la realizacióndel proceso electoral.

8. Garantizar el escrutinio con los jurados de votación para la asignación de cargos porcuociente electoral.

9. Firmar junto con el Presidente, Secretario de asamblea y jurado de votación las actas finalesdel proceso electoral, si el ejercicio electoral es por asamblea.

10.Firmar con los jurados de votación los documentos del proceso electoral, si el ejercicio es por elección directa.


SISTEMA DE POSTULACIÓN

PLANCHASListado de candidatos (as) con cargo específico.

LISTASListado de candidatos (as) sin determinar

el cargo al que se aspira.

DIRECTIVOS

Presidente (a)vicepresidente (a)

Tesorero (a)Secretario (a)

BLOQUE No.1 BLOQUE No.2

Fiscal

ÓRGANO DE CONTROL

BLOQUE No.3

ÓRGANO DE CONCILIACIÓN Y

VIGILANCIA

(3) Conciliadores (ras)

BLOQUE No.4

ÓRGANO DE REPRESENTACIÓN

(3) Delegados (as)

BLOQUE No.5COMISIONES DE

TRABAJO

(establecidas en los estatutos y sonelegidos por los inscritos en cada comisión)

Coordinadores (as) de comisiones de trabajo


JUNTA DE ACCIÓN COMUNALPOSTULACIÓN BLOQUE

PLANCHA No.

Barrio Código Localidad

Nota: El orden de los cargos es el establecido en los estatutos.

Plancha presentada por:

Nombre

CARGO NOMBRES Y APELLIDOS

No.DEAFILIACIÓN

DOCUMENTODE

IDENTIDADDIRECCIÓN TELEFONO FIRMA

Nombre

Fecha de presentación Hora Recibida por

No.AfiliaciónNo.Afiliación

FirmaFirma


POSTULACIÓN BLOQUEJUNTA DE ACCIÓN COMUNAL

LISTA No.

Barrio Código Localidad

Plancha presentada por:

Nombre

NOMBRES Y APELLIDOS

No.DEAFILIACIÓN

DOCUMENTODE

IDENTIDADDIRECCIÓN TELEFONO FIRMA

Nombre

Fecha de presentación Hora Recibida por

No.AfiliaciónNo.Afiliación

FirmaFirma


SISTEMA DE ELECCIÓNAsamblea

1. Llamado a lista y verificación del quórum.

2. Elección de presidente (a) y secretario (a) de asamblea (En caso de ser candidatos).

3. Presentación de los mecanismos de elección. (definidos en los estatutos y aprobados en la Asamblea preparatoria).

4. Presentación de planchas o listas por bloques con su respectivo plan de trabajo.

5. Instalar mesas de votación y urnas.

6. Instalar los jurados de votación.

7. Votación de cada afiliado por voto secreto.

8. Escrutinios y elaboración del acta parcial de escrutinios firmada por los jurados.

9. Elaboración del acta final de elección firmada por presidente, secretario de la asamblea, jurados y tribunal de garantías.

10. Cierre asamblea con quorum de instalación.


SISTEMA DE ELECCIÓNDirecta

1. Instalar mesas y urnas con tribunal de garantías y jurados de votación.

2. Abrir jornada electoral a la hora fijada por la Asamblea Previa.

3. Votación de acuerdo a lo definido en estatutos o asamblea previa (mínimo 4 máximo 8 horas) con presentación del documento de identidad original.

4. Cierre jornada electoral.

5. Escrutinio y elaboración del acta parcial firmada por tribunal de garantías y jurados.

6. Elaboración del acta final de elección firmada por el tribunal de garantías y jurado de votación.

Nota: Es importante resaltar que el proceso de elecciones es responsabilidad de la junta directiva en ejercicio.


ASIGNACIÓN DE CARGOS CUOCIENTE ELECTORAL


EJEMPLO PARA PLANCHA

Bloque No.1- Directivos

Número de afiliados a organización:

Número total de votos:

Número de planchas presentadas:

63 / 36 =

45 / 36 =38 / 36 =

(Votos por planchas + votos en blanco)Número de cargos a proveer

COCIENTE ELECTORAL:

Cuociente Residuo

1 271 91 2

=250

=146

=3

=4

146 / 4= 36,5

Presidente(a) por cuociente, Secretario (a) por residuo

Vicepresidente(a) Tesorero(a)

PLANCHA No.2

PLANCHA No.1PLANCHA No.3

PLANCHA No.2:

PLANCHA No.1:PLANCHA No.3:

Nota: Definida la conformación del bloque los dignatarios deberán reunirse y acordar la distribución de los cargos.

ASIGNACION DE CARGOS CUOCIENTE ELECTORAL


EJEMPLO PARA LISTA

Bloque No.1- Directivos



Número de listas presentadas:

(Votos por listas + votos en blanco)Número de cargos a proveer

COCIENTE ELECTORAL:

=250

=146

=3

=4

146 / 4= 36,5

63 / 36 =

45 / 36 =38 / 36 =

Cuociente Residuo

1 271 91 2

LISTA No.2

LISTA No.1LISTA No.3

CARGOS ASIGNADOS: 1 primer renglón de la lista por cuociente y segundo renglón por residuo.1 primer renglón de la lista.1 primer renglón de la lista.

LISTA 2:LISTA 1:LISTA 3:

ASIGNACIÓN DE CARGOS CUOCIENTE ELECTORAL


EJEMPLO PARA LISTA

Bloque No.1- Conciliadores


Número de listas presentadas:


63 / 49 =

45 / 49 =38 / 49 =

(Votos por listas + votos en blanco)Número de cargos a proveer

COCIENTE ELECTORAL:

Cuociente Residuo

RENGLONES ASIGNADOS

1 140 450 38

=250

=146

=3

=3

146 / 3 = 49

1 primer renglón de la lista por cuociente

1 primer renglón de la lista por residuo 1 primer renglón de la lista por residuo

LISTA No.2

LISTA No.1LISTA No.3

LISTA 2:

LISTA 1:LISTA 3:

GENERALIDADES A TENER PRESENTE

1. Tener en cuenta las inhabilidades definidas en el parágrafo 3 articulo 34 de la ley 743 de 2002 “Parágrafo 3°. Incompatibilidades: a) Entre los directivos, entre éstos y el fiscal o los conciliadores no puede haber parentesco dentro del cuarto grado de consanguinidad, segundo de afinidad y primero civil, o ser cónyuges o compañeros permanentes. Casos especiales en lo rural, podrán ser considerados por el organismo comunal de grado superior;”. y los estatutos de su organización.

2. Es importante tener en cuenta que se entiende como Directivos a los integrantes de la JUNTA DIRECTIVA, que se establecen en los estatutos de la JAC.

3. Se recomienda por transparencia en el proceso electoral que con el Tribunal de Garantías, se mantenga lo establecido en el artículo anterior mencionado.


4. Toda plancha o lista que se postule, deberá estar acompañada del plan de trabajo para los cuatro (4) años, y cada año se deberá someter a consideración el plan de trabajo y presupuesto anual para aprobación de la asamblea.

5. Una vez emitido el auto de reconocimiento de los dignatarios, se deberá realizar el empalme cargo a cargo, diez (10) hábiles posteriores o de acuerdo a lo que señalen los estatutos. De lo cual deberán elaborar acta y radicar copia en la Subdirección de Asuntos Comunales. Se recomienda radicar la documentación electoral en el menor tiempo posible.

6. El día de las elecciones el Tribunal de Garantías deberá entregar el Reporte Inicial de Resultados Electorales (RIRE) al funcionario del IDPAC asignado o remitirlo al correo:[email protected] o dispositivo tecnológico habilitado por el IDPAC.


SÍNTESIS DE LAS FUNCIONES DE LOS DIGNATARIOS

DIGNATARIOS (AS) SÍNTESIS DE LAS FUNCIONES

Presidente (a)

Vicepresidente (a)

Tesorero (a)

- Representar legal de la junta y Delegado por derecho propio ante la Asociación.

- Convocar a asamblea de afiliados y reuniones de directiva, presentando los informes respectivos.

- Suscribir contratos con entidades públicas y privadas.

- Suscribir junto con el Tesorero los cheques y ordenes de pago, previamente aprobados por la directiva.

- Reemplazar temporalmente o de manera definitiva al presidente.

- Coordinar las actividades de las comisiones de trabajo.

- Integrar por derecho propio la comisión empresarial.

- Manejar y depositar el patrimonio de la Junta de Acción Comunal.

- Manejar la tesorería y libros contables.

- Recaudar los aportes de la Junta de Acción Comunal.

- Rendir a la directiva y a la asamblea de afiliados informe del movimiento de tesorería.


DIGNATARIOS (AS) SÍNTESIS DE LAS FUNCIONES

Secretario (a)

Fiscal (a)

- Tener bajo su cuidado y diligenciar libros de afiliados y de actas.

- Registrar la afiliación de los socios de la Junta de Acción Comunal.

- Llevar el control de los afiliados sancionados.

- Realizar la actualización del libro de afiliados.

- Responder por el archivo y los documentos de la organización.

- Velar porque tanto dignatarios como afiliados cumplan con sus deberes.

- Rendir informe a la Asamblea y a la directiva sobre el manejo e inversión de los bienes de la Junta y denunciar ante la Comisión de Convivencia y Conciliación oante las autoridades administrativas ojudiciales las irregularidades encontradas.


SÍNTESIS DE LAS FUNCIONES DE LOS DIGNATARIOS

Conciliadores (as)

Coordinadores comisiones de trabajo

Delegado (a) a la Asociación de

Juntas

- Construir y preservar la armonía en las relaciones interpersonales y colectivas dentro de la comunidad a partir del respeto por la diversidad.- Surtir la vía conciliatoria de los conflictos organizativos.- Declarar la pérdida de la calidad de afiliados sin que ello constituya sanción acorde al proceso establecido en los estatutos.

- Convocar a reuniones de la Comisión y presidirlas.- Llevar junto con el secretario de la Comisión las estadísticas de las labores ejecutadas.- Elaborar propuestas de actividades acordes el plan de trabajo de la junta, incluyendo el presu-puesto y presentarlas a la directiva para su aprobación.- Rendir informes de las labores desarrolladas.

- Representar a la Junta ante la Asociación y defender sus derechos.- Votar con responsabilidad y mantener informada a la Junta sobre las decisiones y resoluciones de la Asociación.- Rendir informe de su gestión a la asamblea y a la directiva.


EMPALME ASPECTOS A TENER EN CUENTA


GESTIÓN

- Informe de actividades del periodo. (Lo adelantado y lo pendiente).

- Plan de Acción de la junta de Acción comunal.

- Proyectos adelantados o en trámite ante las entidades Distritales o la Alcadía Local.

- Procedimientos que adelantó la Junta Directiva, la Comisión de Convivencia y Conciliación(procesos declarativos, conciliaciones) y el Fiscal (Si realizó revisiones fiscales).

- Actividades adelantadas por las Comisiones de Trabajo y el Vicepresidente.

- Y demás actividades que consideren pertinentes dar a conocer para su continuidad.

- Actividades adelantadas por la Secretaria de la Junta y demás directivos. (Actualización delregistro de afiliados).

- Actividades y tareas pendientes que deben terminar.


RECURSOS

- Informe de Tesorería y balances anuales.

- Documentos de contabilidad como facturas, recibos de caja, comprobantes de uingreso,de caja, etc.

- Dinero en efectivo y bancos.

- Libros de tesorería al día ( bancos, caja general, caja menor e inventarios).

- Informar si se realizó revisión fiscal a la junta y entregar el respectivo informe.

- Cuentas por cobrar y cuentas por pagar.

- Extractos bancarios, libreta de ahorros o de cuenta corriente.

- Sugerencias y/o recomendaciones.


BIENES

- Salón comunal (estado actual, planos, licencias y documentos relacionados con el salón,etc.)

- Muebles y enseres tales como: sillas, mesas, computador, televisor, VHS, archivadores,escritorios, herramientas, tableros, carteleras, teléfono, línea telefónica, servicios públicos,implementos de oficina, etc.Tener en cuenta las referencias y estado actual.

- Sellos de la junta (si los hay)Todos los libros de la Organización comunal: Libro de afiliados, actas de asamblea y juntadirectiva, conciliación, libros de ejecución de convenios, copias de contratos, comodatosy demás documentación de propiedad de la junta.

DOCUMENTOS A PRESENTAR EN EL IDPAC PARA LAEXPEDICION DEL AUTO DE INSCRIPCION Y CARNES

Articulo 18 del Decreto 890.

1. Original del Acta de elección según corresponda.

Elección por asamblea general: suscrita por el Presidente y Secretario de laAsamblea y los miembros del Tribunal de Garantías de la elección de dignatarios o en su defecto, copia de la misma, certificada por el Secretario del organismo de acción comunal.

Elección directa: Acta Final de Escrutinio firmada por los miembros del Tribunal deGarantías y jurados de votación.

2. Actas parciales de escrutinios.


3. Registro original de votantes

4. Planchas o listas presentadas.

5. Acta de la asamblea preparatoria en donde conste la constitución del tribunal de garantías.

6. Directorio de dignatarios.

7. Copia del libro de afiliados.

8. Plan de trabajo.


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GRACIAS

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