Presentacion Proyectos PMI

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Curso MS Project 2007 bajo los lineamientos del PMI® Expositor: Ing. Paul Villacorta Chávez

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Page 1: Presentacion  Proyectos PMI

Curso MS Project 2007 bajo los lineamientos del PMI®

Expositor:Ing. Paul Villacorta Chávez

Page 2: Presentacion  Proyectos PMI

Agenda - Menú

2. Proyectos?

5. Overview MS Project!

3. Gestión de Proyectos?

4. PMI / PMP?

7. Preguntas?

1. Introducción a Proyectos

Recomendaciones6. Conclusiones - Recomendaciones

Page 3: Presentacion  Proyectos PMI

Introducción a los Proyectos I

Qué son los Proyectos?

Diferencias entre

Subproyecto, Programas y

Portafolios de Proyectos?

Page 4: Presentacion  Proyectos PMI

Qué características tiene un proyecto?

Limitado en tiempo

Tiene una fecha de inicio y de fin

Tiene entregables definidos

Tiene actividades interrelacionadas

Necesita de recursos

Tiene un patrocinador

No se ha hecho antes

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Introducción a los Proyectos II

• Formulación y Evaluación de Proyectos

• Administración o Gerencia de Proyectos

• Operaciones

Diferencias entre:

Formulación yEvaluación

Administración óGerencia

Operaciones

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Introducción a los Proyectos III

Qué es la Administración de Proyectos?

Cual es la diferencia con los Planes?

• Plan de Negocios

• Plan de Marketing

• Plan Estratégico

• Etc.

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¿Qué es la Gerencia de Proyectos?

Es la aplicación deconocimientos,habilidades,herramientas ytécnicas, a lasactividades de unproyecto paralograr losrequermientos delos involucrados.

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Responsabilidades del GP ó DP?

Lograr que el trabajo se haga a

tiempo, dentro del presupuesto y de

acuerdo a lasespecificaciones

Desarrollar el equipo

Servir de integradorentre la alta

gerencia y el equipo

Transmitir lo aprendido a la organización

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Stakeholders

Aquellos afectados, positiva o

negativamente, por el desarrollo del proyecto

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Agentes del Proyecto

Sponsor

Líderes deProyectos

Gerente delProyecto

Cliente

StakeholdersStakeholders

Involucrados

Comité deProyectos

Representantes“inhouse”

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Relación: Stakeholders y Proyectos

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Macro – Procesos del Proyecto (PMI)

Iniciación

Planeación

Ejecución

Seguimiento y Control

Cierre

Page 13: Presentacion  Proyectos PMI

Interacción de los Procesos

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Interacción de los Procesos en un Ciclo

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Introducción a los Proyectos IV (antes)

•Alcance

•Costos

•TiempoQué es la triple restricción en los Proyectos?

Page 16: Presentacion  Proyectos PMI

Introducción a los Proyectos IV (actual)

• Alcance

• Costos

• Tiempo

• Recursos

• RiesgosQué son las restricciones en los Proyectos?

Page 17: Presentacion  Proyectos PMI

Caso de Proyectos

Si aumenta el ámbito?

• Qué cambia?

Si se reduce el tiempo?

• Qué cambia?

Si el disminuye el costo?

• Qué cambia?

Y si se quiere aumentar el ámbito, con el mismo costo y a menor tiempo?• Qué sucede?

Ámbito Costo Tiempo

x 10,000 12 meses

Calidad?

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Organigrama de un Proyecto

Page 19: Presentacion  Proyectos PMI

Lenguaje de los Proyectistas?

Stakeholders

Kick Off

Best Practice

Sponsor

WBS

Leaders

PMO

Gantt Chart

Restriction

PMI - PMP

Task

Managment

IT/IS

Team

Integrate

PMBOK

Resources

CPM - PERT

OPM3

Project Charter

Cost

WBS Chart Pro

Page 20: Presentacion  Proyectos PMI

Cierre del proyecto I

La aceptación del proyecto por el

cliente

Las revisionesfinales y la

generación de la documentación

final

La retención de la

documentaciónesencial del

proyecto

Page 21: Presentacion  Proyectos PMI

Cierre del proyecto IIPrepara el pago

final

Finaliza el proyecto

Provee al clientecon toda la

información

Reasigna el personal

Cierra las órdenesde compra y los subcontratistas

Prepara los reportes de costo

final y de programación

final

Comienza la garantía y la operación

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Cierre del proyecto III

Comunicar el fin oficial del proyecto.

Notificar al equipo.

Da las últimas recomendaciones y registros.

Señala las razones de las últimas tomasde decisiones.

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Qué es PMI?

El Project Management Institute (PMI) es una institución fundada en 1969 en EEUU por y para profesionales de dirección de proyectos.

• Actualmente cuenta con más de 200.000 miembros en mas de 125 países. Tiene entre sus objetivos el establecer estándares de Gerenciamiento de Proyectos y administrar la certificación de profesionales.

Las certificaciones profesional que otorga el

PMI son cada vez más reconocidas y demandadas

por profesionales y empresas a nivel mundial. Entre sus certificaciones más importantes están:

PMP (Project Management

Professional) y el CAPM(Certified in Project

Management).

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Qué es PMI?

Page 25: Presentacion  Proyectos PMI

PMBOK?

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Áreas del Conocimiento(PMBOK)

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Ejemplo:Area Conocimiento

vs Procesos

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Certificaciones PMI?

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Contacto PMI - Perú?

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Ciclo de Vida del Proyecto

Page 31: Presentacion  Proyectos PMI

Impacto Costo vs Interesados

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Mapa del proyecto

El Mapa del proyecto recoge las fases del ciclo de vida de un

proyecto: el inicio, la elaboración de un plan, la ejecución, control y el cierre del proyecto.

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Mapa del Proyecto: Fase I

Page 34: Presentacion  Proyectos PMI

Mapa del Proyecto: Fase II

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Mapa del Proyecto: Fase III

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Ejemplo de Proyecto de 1 Fase

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Ejemplo de Proyectos de varias Fases

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Software de Proyectos?

Qué es el MS Project?

• En qué nivel deproyectos se usa?

• En que se diferenciacon otros paquetes?

• MS Project solo paraproyectistas?

Page 39: Presentacion  Proyectos PMI

Otros Paquetes para Proyectos?

MS Excel Primavera

SPSSEconometric

Views

S10

WBS Chart

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Overview MS Project?

Documento de Microsoft Project

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• Se inicia descomponiendo el proyecto en operaciones componentes para formar una lista completa de las actividades esenciales.

FASE PLANEACION:

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• Es construir un diagrama de tiempo que muestre los tiempos de inicio y término para cada actividad, así como su relación con las otras actividades del proyecto.

FASE PROGRAMACION:

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• Esta incluye el uso del diagrama PERT y GANTT para el desarrollo de reportes periódicos y de avance.

FASE CONTROL:

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Fundamentos de redes

Un diagrama de redes es un modelo matemático

que usa pequeños círculos (nodos)

conectados por lazos o ramas que representan las

relaciones precedentes.

Page 45: Presentacion  Proyectos PMI

GRÁFICA 1

1 2

3

5

7 8

6

412

8

12

4

6

95

3

4

18

Cuál es el camino crítico?Cuánto tiempo de holgura estádisponible?

Camino Tiempos

A: 1-2-3-4-5-7-8 12+8+12+4+6 = 12

B: 1-2-4-5-7-8 12+4+18+4+6 = 44

C: 1-2-4-6-7-8 12+4+5+9+6 = 36

D: 1-2-6-7-8 12+3+9+6 = 30

Page 46: Presentacion  Proyectos PMI

GRAFICA 2

Distribución

A

B

E

F

D

C

Planta

$2$4

$3

$7

$5$6

$5

$1

Los caminos posibles y sus costos son:Camino A-B-E-F = $2+4+3 = $9 (millones)

A-C-E-F = $1+5+4 = $9 (millones)A-C-F = $1+7 = $8 (millones) � menor costoA-D-F = $6+5 = $11(millones)

Cuál es la ruta de menor costo?

Page 47: Presentacion  Proyectos PMI

GANTT vs. PERT vs. CPM

El diagrama (GANTT), así como los métodos de camino crítico (CPM) y la técnica de revisión y evaluación del programa (PERT) son técnicas

de redes para analizar un sistema de actividades y eventos que deben ser

terminados en una secuencia específica para lograr una meta.

Page 48: Presentacion  Proyectos PMI

Método del Camino Crítico

Definir el proyecto en términos de actividades y tareas.

Construir un diagrama de redes mostrando las relaciones entre ellos.

Calcular el tiempo para cada camino de la red.

Asignar recursos para garantizar el logro óptimo de los objetivos.

Page 49: Presentacion  Proyectos PMI

Programación de proyectos

En la administración de Proyectos uno de los aspectos importantes

es establecer la asignación de tiempo a

cada tarea.

• Valor más optimista (por la noche) 0.5 h.

• Valor muy pesimista (embotellamiento) 4.0 h.

• Valor normal (el más frecuente) 1.5 h.

Supongamos, que en el planteamiento de un

PERT, se encuentra una tarea (transporte de una ciudad a otra):

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Una estimación mínima, por debajo de la cual es imposible descender (sería la más optimista), se designará como "a“

Una estimación máxima, por encima de la cual es imposible que el trabajo se prolongue (salvo accidente, situación muy hipotética, cuya probabilidad de aparición se desprecia) será una estimación muy pesimista, se designará como "b"

Una valor más frecuente, en el que posee la mayor probabilidad de aparición, se trata del Modo o valor Modal de la función repartición (se sobreentiende, repartición de las probabilidades entre los diferentes valores posibles, se designará como "m")

Hoja de cálculo de

Microsoft Excel

Page 51: Presentacion  Proyectos PMI

INTRODUCCION AL MS PROJECT

QUE ES MICROSOFT

PROJECT?

Es una herramienta que permite

planear sistemáticamen

te las fases y tareas de un

proyecto

Page 52: Presentacion  Proyectos PMI

MS PROJECT LE PERMITIRÁ:

Organizar la lista de

actividadesen una

estructurajerárquica.

Asignarrecursos y costos a lasdiferentes

actividades.

Obtener la gráfica de red del proyecto.

Imprimir unagran

variedad de informes.

Page 53: Presentacion  Proyectos PMI

Práctica: MS Project

Introducción

• Microsoft Project

• Diagrama Gantt

Crear Proyecto (Ejemplo)

• Calendario

• Tareas (Principales, secundarias, Predecesoras y operaciones con tareas)

• Diagrama Gantt

• Asignación de recursos

• Personalización del proyecto

Page 54: Presentacion  Proyectos PMI

Uso de un programa de actividades de un proyecto

Calcular el tiempo necesario para completarel proyecto.

Tiempo de las actividades: De que me sirvesaber cuando voy a empezar?, es importanteconocer esto, para poder tener los recursos

disponibles (materiales, mano de obra y equipo).

Duración Total del Proyecto: Es importante, ya que el responsable podrá conocer cuanto le afecta el proyecto en costos y en días ,si ocurre

un cambio de una actividad.

Page 55: Presentacion  Proyectos PMI

DIAGRAMA DE GANTT

• Creador Henry L. Gantt

• Es una ayuda gráfica creada para poder organizar las actividades de un proyecto en un horizonte de tiempo

Objetivo del Diagrama de

Gantt

Page 56: Presentacion  Proyectos PMI

Información previa

Título de su proyecto

Calendario: Dias laborables y no laborables en el proyecto(Receso acádemico, sábados y domingos)

Lista de tareas principales (WBS – EDT)

Dividir cada tarea en subtareas (Pasos para ejecutar la Tareaprincipal)

Determinar la duración de cada tarea y subtarea.

Page 57: Presentacion  Proyectos PMI

Preparar Información Básica (Conocimientos, otras presentaciones,

etc.)

Realizar Presentación en Power Point :

Imprimir Handouts y Fotocopias

Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

Indicaciones sobre el seminario

Realización del seminario

1 2

4

7 8

•Búsqueda del Sitio•Confirmación del sitio

•Determinar Fecha, Hora y Lugar:

Enviar mensajes de Invitación al personal

administrativo.

6 5

•Preparar ejemplo en Microsoft Project•Borrador•Diseñar la presentación

3

Ejemplo: Cronograma de trabajo para la preparación de un seminario

Page 58: Presentacion  Proyectos PMI

•Indicaciones sobre el seminario

•Preparar Información Básica

•Verificar el correcto funcionamiento del programa en el sitio

•Enviar mensajes de Invitación al personal administrativo.

•Realizar Presentación en Power Point

•Buscar un ejemplo de aplicación

•Realizar la presentación en borrador

•Diseñar la presentación

•Imprimir Handouts y Fotocopias

•Realización del seminario

PREPARACION DE SEMINARIO Titulo del proyecto

Tarea Principal

Tareas secundarias•Búsqueda del Sitio

TAREAS Y SUBTAREAS

•Confirmación del sitio

•Determinar Fecha, Hora y Lugar

Page 59: Presentacion  Proyectos PMI

CONCLUSIONES

Los Proyectos han tenido y seguirán

teniendo una importancia crítica,

estando presentes en un amplio abanico de

organizaciones.

La Gestión de proyectos es

caracterizada por los conflictos derivado

de los objetivos trazados, y el escaso uso de los recursos, y

de los cambios deseados por los

clientes.

Page 60: Presentacion  Proyectos PMI

Recomendaciones

El uso de las tecnologías de información, serán muynecesarias en función o no del tamaño o complejidad delproyecto, del tipo de análisis requerido (recursos, costos,riegos, etc.) y de la frecuencia en la actualización del mismo.

Estas ventajas del empleo de métodos informáticos son claras:

• El equipo del proyecto dispondría de más tiempo para dedicarse a problemas prioritarios.

• Una clara y mejora en la programación y control.

• Se disminuye el riesgo asociado al retraso del proyecto.

• Los equipos disponen de herramientas para la toma de decisiones precisas y rápidas.

Page 61: Presentacion  Proyectos PMI

CONCLUSIONES

Aprender sobre

Proyectos Usar paquetes de Proyectos

Certifícate!

Page 62: Presentacion  Proyectos PMI

Recomendaciones

CapacitaciónTecnológica

CompetenciasEmpresariales

Hacer Empresa!

(Convertirse en Proyectista)

Page 63: Presentacion  Proyectos PMI

Microsoft.com/latam/educacion/cursos

Aulaclic.com