Post on 13-Dec-2015
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26.- Comunicación5.- Recursos humanos
2.- Tiempo 3.- Costo
1.- Alcance
9.- Integración
7.- Riesgos8.- Abastecimiento
4.-Calidad
4.- Calidad
4.- Calidad
4
1. Comprender la importancia que
tiene el plan del proyecto, al actuar
como:
• Una guía en la ejecución y control
• Un facilitador de la comunicaciónefectiva
• Un elemento que establece loscriterios para medir el desempeñodel proyecto
5
2. Identificar los documentos que
integran al plan del proyecto así
como:
• Señalar la forma en que seelaboran
• Comprender su importancia y losprocedimientos que incluyen
• Describir con detalle su procesode desarrollo
• Aplicar cada una de lasherramientas del plan en un casopráctico
7
El desarrollo del plan
del proyecto emplea
como punto de
partida los objetivos,
los productos o
servicios entregables
y las expectativas de
los involucrados que
se encuentran en el
charter
9
Por otra parte, el
plan del proyecto
incluye las
estrategias y
esquemas de cómo
se elaborarán o
alcanzarán los
productos o
servicios que se
obtendrán con el
proyecto
10
El plan del proyecto
es un documento que
contiene las nueve
áreas señaladas en
las exposición inicial
del curso
116.- Comunicación5.- Recursos humanos
2.- Tiempo 3.- Costo
1.- Alcance
9.- Integración
7.- Riesgos8.- Abastecimiento
4.-Calidad
4.- Calidad
4.- Calidad
12
Se puede imaginar
que el plan del
proyecto funciona
como un plan de
vuelo o navegación
con el que se
comparará el avance
a efectos de evaluar
el desempeño del
proyecto
17
Por lo general, se
desarrolla un plan
del proyecto sin
tomar en cuenta las
nueve áreas que
debe involucrar
19
Características del plan del proyecto
¿Para qué sirve?
• Sirve como guía para la
ejecución y el control del
proyecto
• Establece el estándar o
punto de referencia contra
el cual evaluar el apego al
cumplimiento
• Facilita la comunicación
con los involucrados
• Documenta los criterios
de las nueve áreas y su
aprobación
20
Características del plan del proyecto
¿Qué incluye?
• Alcance
Charter
Declaración del alcance
WBS
• Recursos humanos
Diagrama organizacional del
proyecto
Matriz de roles y funciones
• Comunicación
Matriz de comunicación
Calendario de eventos
Estatus semanal
Reporte mensual
21
Características del plan del proyecto
¿Qué incluye?
• Tiempo
Programa del proyecto-ruta
crítica
• Costo
Estimados de costos
Presupuesto base (baseline)
Programa de erogaciones
( flujo de efectivo )
• Calidad
Listas de verificación –
diagrama causa/efecto
Análisis de precedentes
(Benchmarking)
22
Características del plan del proyecto
¿Qué incluye?
• Riesgo
Mapa de riesgos
Matriz de administración de
riesgos
• Abastecimiento
Matriz de abastecimiento
• Integración
Control de cambios
Lecciones aprendidas
23
Características del plan del proyecto
¿Cómo
desarrollarlo?
A partir del charter, elaborar la
declaración del alcance e ir
integrando el WBS y cada uno
de los planes de cada área.
24
Características del plan del proyecto
¿Cuándo
utilizarlo?
Elaborarlo en la planeación y
actualizarlo a lo largo del
proyecto
26
Esta sección de la
planeación del proyecto
tiene como propósito
asegurarse que el
proyecto incluya todo el
trabajo requerido y sólo
el trabajo requerido
27
En la planeación del
alcance se pueden
emplear, como
herramientas, la
declaración del alcance
y la estructura de
división del trabajo
(WBS)
28
Para el desarrollo de un
mejor entendimiento y
definición del alcance
del proyecto se debe
partir de los objetivos y
expectativas
documentadas en el
charter
29
Sin embargo, se debe
ser lo suficientemente
inteligente para evitar
incluir trabajo de más o
alcances innecesarios
30
En otras palabras, sólo
deben incluirse trabajos
que añaden valor y
estén alineados a los
objetivos por cumplir
32
Partiendo del charter, el
encargado del proyecto
y su equipo de trabajo
ampliarán la
declaración del alcance
33
Esto lo harán para que
el cliente, el
patrocinador y el equipo
confirmen las
características
relevantes de los
entregables del
proyecto
34
Para realizar esta
actividad, deberán
partir de los entregables
finales y las
expectativas de los
involucrados
35
Los entregables finales
y las expectativas se
descompondrán en
subentregables o
entregables parciales
37
El proceso de
declaración del alcance
es equivalente a realizar
pequeños charter’s de
cada entregable final
39
Cada uno de esos
charter’s desglosa,
describe y especifica
cómo deberá quedar un
entregable para ser
aceptado por el cliente
42
Como comentario,
mucha de la información
contenida en el
documento del alcance
se desarrollará
detalladamente a lo
largo de la planeación
43
Para terminar, veamos
un ejemplo de la
aplicación del criterio
SMART al caso práctico
del charter que se te dio
anteriormente
47
Ejemplo de declaración de un entregable
Criterio SMART Sin criterio SMART
1. Música en vivo
2. Tipo: Jazz y clásica
3. 4 horas de música, de
21:00 hrs a 1:00 hrs.
4. Descanso de 10 minuto
cada hora
5. Música en discos
compactos durante
descansos
6. Micrófono para maestro
de ceremonias
1. Música agradable y
acorde al contexto
de la reunión
52
Declaración del alcance del proyecto
Apoyo a las actividades del tutor
Nombre del entregable Tipo de entregable
1.- Sistema computacional Merlín Final
Descripción Criterios de aceptación
Es un sistema computacional, perte-
neciente al sistema de tutorías, cuyo
propósito principal es facilitar la estancia
del alumno en la Institución, apoyándole
mediante la realización de funciones que
involucran lo siguiente:
1. La construcción del sistema no
debe involucrar más allá de
cinco meses.
2. El recurso humano empleado
serán alumnos del servicio social
y residencias profesionales.
3. Su confiabilidad será de tres
años.
4. Deberá ejecutarse para cual-
quier versión de Windows mayor
o igual al 2000.
5. No deberá requerir ninguna con-
figuración especial sobre el nivel
de resolución del monitor.
1. Descripción del procedimiento involu-
crado por un trámite en particular.
2. Información acerca de los departa-
mentos de la institución, en lo relativo a
sus funciones, horario de atención,
horario de apertura, responsables y
organización.
3. Ejecución de aplicaciones que ayuden el
desarrollo de sus habilidades.
53
Declaración del alcance del proyecto
Apoyo a las actividades del tutor
Nombre del entregable Tipo de entregable
1.- Sistema computacional Merlín Final
Descripción Criterios de aceptación
4. Apoyo en la organización, recordatorio y
evaluación de la ejecución de su agenda
personal.
5. Asesoría acerca de la satisfacción de
requisitos para la presentación de
éxamenes de regularización, ordinarios y
extraordinarios.
6. Formulación de propuestas sobre su
carga académica del semestre próximo
siguiente.
7. Información sobre disponibilidad de
asesorías para alguna materia en
particular.
8. Información sobre la distribución y
organización de la insfraestructura del
Instituto Tecnológico de Chetumal (mapa
institucional).
7. La aceptación del usuario será
evaluada por medio de una
encuesta, donde el 80% o más de
los encuestados deberá conside-
rarlo como agradable.
8. Deberá tener la capacidad de
recibir o captar los datos gene-
rados por los departamentos del
tecnológico en archivos de Excel
o archivos cuya configuración
será especificada por el equipo
de diseño.
9. Deberá contar con una herra-
mienta de captación de datos
que organice los archivos en
carpetas dependiendo de su
naturaleza.
54
Declaración del alcance del proyecto
Apoyo a las actividades del tutor
Nombre del entregable Tipo de entregable
1.- Sistema computacional Merlín Final
Descripción Criterios de aceptación
10. Sugerencia para aprovechar las
oportunidades que se presentan en la
Institución -becas, viajes, intercambios
académicos, etcétera .
11. Información sobre los servicios que le
ofrece la institución.
12. Información e invitación a la partici-
pación en eventos institucionales.
13. Despliegue de algún reglamento en
particular.
14. Impresión de la boleta, datos personales,
documento almacenados en su interior,
propuestas y sugerencias formuladas.
55
Declaración del alcance del proyecto
Apoyo a las actividades del tutor
Nombre del entregable Tipo de entregable
1.- Sistema computacional Merlín Final
Descripción Criterios de aceptación
Asimismo, este sistema estará integrado
por siete subsistemas que le ayudarán a
cumplir con las funciones descritas
anteriormente. Estos subsistemas son:
1. Consultoría
2. Consejero
3. Organizador
4. Orientación y motivación personal
5. Novedades
6. Aplicaciones
7. Utilerías
56
Como puedes darte
cuenta, es muy fácil
hacer una
declaración de
entregable o
subentregable con
características
SMART
57
Sin embargo, esta
declaración aunque
aplica el criterio
SMART no cumple
con la
recomendación de
que la definición de
un entregable o
subentregable debe
ser de dos a tres
párrafos
58
Eso es cierto. Hay
que tomar en cuenta
que estamos
incluyendo parte de
las definiciones de
los subsistemas o
subentregables de
Merlín
59
Declaración del alcance del proyecto
Apoyo a las actividades del tutor
Nombre del entregable Tipo de entregable
1.- Sistema computacional Merlín Final
Descripción Criterios de aceptación
Es un sistema computacional, perte-
neciente al sistema de tutorías, cuyo
propósito principal es facilitar la estancia
del alumno en la Institución.
Estará integrado por siete subsistemas
que le ayudarán a cumplir con sus
funciones. Estos subsistemas son:
1. La construcción del sistema no
debe involucrar más allá de
cinco meses.
2. El recurso humano empleado
serán alumnos del servicio social
y residencias profesionales.
3. Su confiabilidad será de tres
años.
4. Deberá ejecutarse para cual-
quier versión de Windows mayor
o igual al 2000.
5. No deberá requerir ninguna con-
figuración especial sobre el nivel
de resolución del monitor.
1. Consultoría
2. Consejero
3. Organizador
4. Orientación y motivación personal
5. Novedades
6. Aplicaciones
7. Utilerías
60
Declaración del alcance del proyecto
Apoyo a las actividades del tutor
Nombre del entregable Tipo de entregable
1.- Sistema computacional Merlín Final
Descripción Criterios de aceptación
7. La aceptación del usuario será
evaluada por medio de una
encuesta, donde el 80% o más de
los encuestados deberá conside-
rarlo como agradable.
8. Deberá tener la capacidad de
recibir o captar los datos gene-
rados por los departamentos del
tecnológico en archivos de Excel
o archivos cuya configuración
será especificada por el equipo
de diseño.
9. Deberá contar con una herra-
mienta de captación de datos
que organice los archivos en
carpetas dependiendo de su
naturaleza.
61
La sugerencia es que
comiences por
realizar una
definición conforme
a tu creatividad.
Después, la
ajustarás conforme a
las recomendaciones
63
Características de la declaración del alcance
¿Para qué sirve?
Asegura que el cliente, el patro-
cinador del proyecto y los inte-
grantes del equipo de trabajo con-
firmen las características de los en-
tregables del proyecto
¿Qué incluye?
1. Descripción de los entregables
finales y subentregables, confor-
me al criterio SMART.
2. Criterios de aceptación de los
entregables y subentregables.
3. Fases del proyecto, cuando se
considere necesario.
¿Cómo se desarrolla?
1. Describir en dos o tres párrafos
cada uno de los entregables fi-
nales.
2. Definir las fases del proyecto si
lo considera conveniente.
3. Si es necesario, desglosar uno o
más entregables finales entre 3
ó 6 subentregables.
64
Características de la declaración del alcance
¿Cómo se desarrolla?
4. Describe cada subentregable.
5. Determina los criterios de acep-
tación para cada subentregable.
¿Cuándo se emplea?
Elaborar este documento durante el
desarrollo del plan y actualizarlo a lo
largo de la ejecución del proyecto, en
caso de que cambie el alcance.
65
Aparte de los
entregables del
proyecto, existen los
entregables de la
administración del
proyecto
66
Entre esos
entregables
administrativos
podemos encontrar
charter, calendarios,
reportes, planes,
etcétera
68
La duración del
proyecto puede
dividirse en fases.
Cada fase puede
dividirse en
entregables y
subentregables
71
Fase 1 Fase 2 Fase 3
En
tre
ga
ble
fin
al 1
En
tre
ga
ble
fin
al 2
En
tre
ga
ble
fin
al 3
% d
e a
va
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e
Su
be
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le
72
Ejemplo Fases
Construcción de una
casa
1. Prediseño
2. Diseño
3. Construcción
4. Equipamiento y movilización
Desarrollo de un
curso
1. Desarrollo del concepto
2. Diseño del curso
3. Pruebas piloto
4. Producción del material
5. Implementación
6. Cierre
Desarrollo de un
sistema
computacional
1. Preanálisis
2. Análisis
3. Diseño
4. Codificación
5. Pruebas
6. Implantación
73
Hasta ahora, hemos
desarrollado la
declaración del
alcance. El proceso
seguido ha sido el
siguiente
74
Análisis del charter
en los objetivos,
expectativas y
declaración del alcance
Definición de los
entregables finales
y subentregables, con
sus descripciones y
criterios de aceptación
Inicio
Confirmación de las
expectativas con el
cliente, el patrocinador
y el equipo de trabajo
Desglose detallado de
los subentregables
?
75
El desglose se
realiza hasta llegar a
un nivel de control
donde cada
elemento pueda ser
asignado a una
persona o empresa,
programado,
costeado y
monitoreado
76
A la estructura de
agrupación de
entregables de lo
general a lo
particular, para
efectos de control,
se le llama WBS
82
1. Diseño
1. Bases de datos
1. Particulares de Merlín
2. Particulares de Monitor
3. Interfase entre Merlín y Monitor
4. Archivos estándares de comunicación con departamentos
2. Pruebas integrales
1. Sistema computacional Merlín
2. Sistema computacional Monitor
3. Merlín-Monitor
4. Excel-Merlín
5. Archivos estándares de comunicación
3. Programa instalador ...
2. Codificación
1. Sistema computacional Merlín
1. Consultor
2. Asesor
3. Mensajero
4. Agenda
5. Utilerías
2. Sistema computacional Monitor ...
84
Particulares de Merlín
Particulares de Monitor
Archivos estándares de comunicación con departamentos
Interfase entre Merlín y Monitor
Bases de datos
Sistema computacional Merlín
Sistema computacional Monitor
Merlín-Monitor
Excel-Merlín
Archivos estándares de comunicación
Pruebas integrales
Programa instalador
Diseño
Otra fase ...
Codificación
Apoyo a las actividades del tutor
86
Características de la WBS
¿Para qué sirve?
1. Organiza y define el alcance total del pro-
yecto, por medio de una estructura orien-
tada a entregables, que incluye todos los
elementos del proyecto.
2. El trabajo ajeno a la WBS está fuera del
alcance del proyecto y, por lo tanto, no será
realizado
¿Qué incluye?
1. Fases del proyecto y de su administración
2. Entregables, sub-entregables, sub-sub-en-
tregables, etcétera, donde cada nivel infe-rior
de la estructura representa una des-cripción
detallada de los elementos del proyecto
¿Cómo desarrollarla?
1. Partir de la declaración del alcance, des-
glosando el proyecto en entregables y sub-
entregables
87
Características de la WBS
¿Cómo desarrollarla?
2. Decide cuál es el formato que emplearás: ta-
bular o gráfico
3. Identifica los entregables adicionales al nivel
superior, necesarios para completar el alcan-
ce del proyecto.
4. Analizar cada entregable de nivel 1, para
determinar su elemento de nivel inferior pró-
ximo, nivel 2.
5. Analizar cada entregable de nivel 2, para
determinar su elemento de nivel inferior pró-
ximo, nivel 3
6. Continuar con el desglose con suficiente
detalle de manera que permita estimar, mo-
nitorear y controlar efectivamente
7. Validar la WBS y obtener su aprobación
88
Características de la WBS
¿Cómo desarrollarla?
Preguntas que deben formularse en equipo
1. ¿La lista de entregables describe y satisface
completamente la declaración del alcance?
2. ¿Todos los entregables están contenidos en
la declaración del alcance?
3. ¿Estará satisfecho el cliente de recibir estos
y sólo estos entregables?
4. ¿Puede asignarse claramente cada entrega-
ble a una persona u organización?
5. ¿Están descritos claramente los entrega-
bles?
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Características de la WBS
¿Cómo desarrollarla?
En reunión con equipo de expertos revisar que el WBS esté correcto:
• Identificar cualquier entregable que haya sido ignorado, que esté fuera del alcance o que esté confuso o ambiguo
• Realizar las correcciones necesarias al WBS.
• Revisar el WBS con los involucrados claves para obtener su realimentación y aceptación.
• Revisar el WBS con el patrocinador y recibir su aprobación formal
¿Cuándo utilizarla?Elaborarla durante el desarrollo del plan delproyecto y actualizarla a lo largo de su ejecución,en caso de que cambie el alcance.
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Características generales de los documentos estudiados
Charter(Inicio)
Describe los entregables finales y
expectativas, define la misión por
cumplir. A ésta se le llama visua-
lización.
Declaración
del alcance(Planeación)
Declara y comparte los entregables y
expectativas, desglosándolos en sub-
entregables, descripciones y crite-
rios de aceptación, con el propósito
de confirmar los entregables por lo-
grar.
WBS(Planeación)
Define el alcance total del proyecto,
mediante una estructura de entrega-
bles a nivel de control, para planear,
ejecutar y controlar el proyecto.
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Charter
Visualizar
Objetivo
Entregables finales
Declaración del alcance: Confirmar lo visualizado
Sub-entregables
Entregables
a nivel
de controlWBS: Se define y se controla lo visualizado