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Proceso de Toma de Decisiones vinculación plan-presupuesto y

ejecución

Taller de Apoyo Técnico para la Definición de Indicadores Plan – Presupuesto

Ministerio de Finanzas. SEGEPLAN. Comunidad Europea.ACEP

Alfredo Sarmiento GómezGuatemala julio, 2009

• Las dimensiones de la gestión, como ubicar instituciones: unidades administrativas e incluso cargos.

– Epistemológicas: Identidad; Poder; Funcionalidad: física y de decisión– Estructural, funcional : Producto, Competencias y ámbitos,Tecnología, Proceso de

decisiones

• Datleneco: producto de cada área, sistema de evaluación o control correspondiente

• La Estructura de decisiones para la gestión: fortaleza institucional.

– Querer hacerlo : Sistema de diseño de políticas. Criterio relevancia– Saber qué hacer: Sistema de planeación y asignación; Criterio factibilidad– saber cómo hacerlo: Tecnología propia de la institución o el sector: Criterio calidad– poder hacerlo: Sistemas administrativos: finanzas, personal, inversiones– aprender de los que se hace: Sistemas de evaluación y control 

• Los condicionantes: La organización de responsabilidades para decidir y los sistemas de información para apoyar las decisiones y para medir sus efectos

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Dimensiones de una entidad

• La misión institucional define a la entidad frente a la sociedad: producto

• el área de decisión en la que funcionalmente se especializa

• el nivel de autoridad: competencias

• la tecnología involucrada en los recursos físicos y humanos que maneja

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UBICACION INSTITUCIONAL

Ente

Nivel de Autoridad(Manejo de poder, Delegación)

MisiónInstitucional(Producto Operacionalizado)

TecnologíaInvolucrada

(Uso de instrumentos)

Area deDecisión

( Especializada)

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Colegio

Nivel de Autoridad(Nacional: Ministerio)

TecnologíaInvolucrada

(Didáctica,transferencia)

Area deDecisión

UBICACION INSTITUCIONAL

MisiónInstitucional

(Servicio Educativo)

( Ejecución)

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DIRECCION

• Definir la ubicación de la institución dentro de un sistema superior

Preguntas de Diagnóstico

• Hacia qué objetivos sociales?

Productos del Diagnóstico:

• Misión Objetivo• Política: Énfasis y

criterios políticos

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ASIGNACION

Preguntas de Asignación

• Dónde?• Cuánto?

• Dados diferentes objetivos y la capacidad operacional distribuir el talento humano y recursos existentes (físicos, tecnológicos y financieros). Operacionaliza los objetivos políticos de forma medible, programable, evaluable y factible

Productos de Asignación

• Planta de personal: RRHh

• Presupuesto: rr fínancieros

• RR físicos: Programa de mantenimiento, Reparación y creación de nfraestructura

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TECNOLOGIA

Preguntas de Tecnología

• Cuál es la mejor combinación entre capital y trabajo?

• Cómo técnico

• Cada entidad posee una tecnología propia. (Así se hace en..)

• Debe: Captar, criticar, sistematizar, adaptar y adoptar tecnologías, impulsar y crear nuevas, diseñar estándares de utilización.

Productos de Tecnología

• Transferencia de ciencia y tecnología

• Manuales y protocolos

• Estándares técnicos

• Memoria técnica8

LOGISTICA

Preguntas de Logística

• Con qué costos?• Con quién: perfiles?• Cuándo?• Dónde?

• Selección, aprestamiento, provisión y previsión del talento humano, de recursos financieros y físicos; en la calidad que dice la tecnología, en la oportunidad que requiere la ejecución y dentro de las reglas fijadas por la normativa.

Productos de Logística

• Financiero (Selección de fuentes de financiación, Creación de procesos y procedimientos de ingresos y gastos, manuales de tesorería)

• Manejo de Personal (selección, capacitación, desarrollo del talento humano, contratación)

• Físico (Proceso de adquisición, licitación y contrato, Plan de mantenimiento y reparaciones, plan de aprestamiento físico)

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EJECUCION

Preguntas de Ejecución

• Se cuenta con los recursos (físicos, tecnológicos y financieros) y con el Talento Humano para llevar a cabo el producto?

• Actividades realizadas de acuerdo a una programación detallada en el tiempo y en las condiciones deseables. Ejem: eficiencia interna en educación

Productos de Ejecución

• Plan Operativo estilo PERT o CPM.

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NORMATIVA

Preguntas Normativas

• Cuál es el proceso y procedimiento institucionalmente aceptado?

Institucionalizar una entidad: Normas internas y externas sistematizadas y actualizadas, manuales, identificación de responsables en el uso de recursos y toma de decisiones. Hacer converger conductas.

Productos Normativos

• Normas internas de procedimientos

• Normas externas existentes, sistematizadas y actualizadas

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SISTEMAS DE INFORMACIONInformación de Apoyo Previo a la Decisión

•Diagnóstico externo•Evaluación t-1

•Diagnóstico interno•Capacidad de planta: Cantidad y calidad de recursos

•Estándares, manuales, banco de datos•Bases internacionales sobre métodos, contenidos, medios•Bases de datos para memoria técnica

•Aplicaciones de personal•finanzas•Inventarios•Contabilidad

•Horarios, registro de alumnos, docentes, distribución de tiempo•Aulas, materiales didácticos

•Reglamento de trabajo, manuales de convivencia•Base de datos de normas, códigos, reglamento y manual de convivencia

D T L E NA

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Seguimiento por Areas de Decisión

D A T L E N

Evaluación Adtivo. Operativo Auditoría

Impacto

Gestión

Calidad

Control

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DIRECCION

• Indicadores : Productividad, Equidad, Calidad. Personas, empresas, sociedad

Productos de la Evaluación de Impacto

ingreso

Gini

logro estándar

ICV

Pro poor

Preguntas de Evaluación de Impacto

• Se afectó en la dirección y volumen buscado?

• A quién beneficia ?• Con qué Equidad?• Qué aspiraciones satisface?

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Productos de Evaluación de Gestión

• Eficacia = Cumplimiento de metas

• Eficiencia = Costos

• Oportunidad = Cumplimiento cronograma

• Suficiencia = coberturas

• Indicadores : Productividad (promedios); Elasticidad (marginal)

ASIGNACION

Pregunta de Evaluación de Gestión

• Ha sido usted un buen Gerente?

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TECNOLOGIA• Indicadores : Logro estandarizado y factores asociados

Preguntas de Evaluación de Calidad

• Se cumplen las aspiraciones de los actores?

• Cómo se califica el logro y qué lo causa?

Productos de Evaluación de Calidad

• Banco de pruebas

• Test

• Medición de logro

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LOGISTICA

Productos de Control Administrativo

• Ejecución presupuestal y costos

• Control de nómina y evaluación de personal

• Control físico de

inversión

• Indicadores: Eficiencia, oportunidad, y adecuación de los recursos a los productos

Preguntas de Control Administrativo

• Los recursos se proveyeron en la cantidad, calidad y oportunidad requerida?

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EJECUCION

• Indicadores : Eficacia, oportunidad y • Eficiencia técnica

Productos de Control Operativo

• Cumplimiento de las condiciones para operar; previsión y corrección de las fallas

• Se hizo todo lo planeado, en el tiempo previsto y con los recursos disonibles?

Preguntas de Control Operativo

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NORMATIVA

Productos de la auditoría Legal

• Investigaciones, informes sobre los responsables de planear, administrar y ejecutar

Indicadores : Procesos de adquisición y contratación de acuerdo a las normas, Conductas del personal de acuerdo a los reglamentos

Preguntas de auditoría Legal

• Quién es el responsable?

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Evaluación de Impacto

Evaluación de Gestión

Evaluación de Calidad

Control Administrativo

Control Operativo

Auditoría

Encuestas de seguimiento de egresados a empresarios Efectos sobre el sistema económico, Calidad de vida de los individuos.

Sistemas de Planta de personal, presupuesto, hojas de vida, inventario.

Pruebas semestrales, rediseño de estándares, seguimiento de logros, adaptación de nuevas tecnologías

Aplicaciones de Contabilidad, Nómina

Condiciones mínimas para operar, calificación del estado de los recursos físicos (servibles, inservibles, reparación).

Muestreo de realización de actividades, Aplicación de manuales de control interno

SISTEMAS DE INFORMACIONEfecto las Decisiones

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SISTEMAS DE INFORMACIONEfecto las Decisiones

•Encuestas seguimiento de egresados a empresarios•Honorarios•Efectos sobre el sistema económico•Calidad de vida de los individuos

•Indicadores de gestión•Costos de oportunidad•Producti-VidadEquidad

•Pruebas de seguimiento de logros•Estándares•Experimen-tación

•Desempeño•Estados financieros•Manteni-MientoEjecucón de inversionwes

•Condiciones para operar•Monitoreo

•Muestreo de realización de actividades•Aplicación de manuales de control interno

Evaluación de impacto

Evaluación de Calidad

Evaluación de Gestión

Control Adminis-trativo

Control Operativo

Auditoria

1 1 3 21

Gestión en las Areas de Decisión

A

T ND

E . G.

E . C .

LC . A .

A.E . I.

EC . O .

Sistemas de Decisión:Efecto de las Decisiones:

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Métodos básicos empleados por Datleneco para analizar una

institución• Deductivo: Benchmarking

– Parte de la teoría, de la experiencia probada y de la información existente

– “cómo debería hacerse?”– Sirve para verificar coherencia y

consistencia entre los objetivos y la estructura que se quiere proponer

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Métodos básicos empleados por Datleneco para analizar una

institución• Inductivo

– Acude a la práctica para verificar como se ha hecho en la realidad

– “cómo se hace?”– importancia de cada actividad dentro de cada

una de las áreas concretas de la organización, manifestada en forma de recursos dedicados medido por la cantidad, tiempo de uso y costo

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Propósitos de Datleneco• Mostrar que el resultado social solo puede

ser calificado parcialmente por na insitución que maneja un área.

• Lograr el conocimiento sistemático de los sectores y las organizaciones y su entorno social con el fin de influir en su mejoramiento

• Evidenciar la dinámica interna y externa de cualquier organización que, como tal, tiene objetivos y se empeña en lograrlos

• Evaluar el desempeño de los diferentes componentes de una organización (elementos o interrelaciones 25

Propósitos de Datleneco

• Lograr el conocimiento sistemático de las organizaciones y su entorno social con el fin de influir en su mejoramiento

• Evidenciar la dinámica interna y externa de cualquier organización que, como tal, tiene objetivos y se empeña en lograrlos

• Evaluar el desempeño de los diferentes componentes de una organización (elementos e interrelaciones)

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Calidad: ¿Educar para qué?• “La combinación de los dos ejes, conocimiento y

convivencia, es lo que define la tarea o la función de la escuela contemporánea. Ninguno de los dos ejes separado del otro la justifica:

• una escuela de sólo conocimiento podría reemplazarse por una red de computadores o por una buena enciclopedia; una escuela de solo convivencia no sería más que un club social”

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Solo promueve la equidad la educación de calidad.

* El niño es el agente de su propia educación

* Aprende en un ámbito de participación democrática: construye instituciones

* Se reconoce como igual, ciudadano no excluido

* Anclado en su entorno: local, nacional y global

* Capaz de complejidad: sapiens y demens, faber y ludens, empiricus e imaginarius; economicus y

consumans; prosaicus y poeticus. ( Morin)

SERCE. Informacion de casi 200 mil estudiantes, 9 mil aulas y más de 3 mil escuelas de dieciséis

países

• El clima escolar es la variable más importante para explicar el desempeño de los estudiantes. La mejora del clima escolar en una unidad produce un alza en el rendimiento que va de 20 a 50 puntos, dependiendo del área y grado que se trate. La magnitud del efecto del clima es mayor en Lectura y Ciencias 6º grado, así como en el 3er grado de Matemática.

• Este hallazgo es indicativo de la importancia que revisten las relaciones humanas armoniosas y positivas al interior de las escuelas para crear un ambiente propicio para el aprendizaje.

Los efectos escolares netos, después de descontar la contribución del contexto de los alumnos, son cercanos a 30% para Lectura y 40% en Matemática, mientras que en Ciencias se presenta el mayor efecto que llega a 47%. Lo de más es contexto familia y comunidad

Este hecho estaría indicando que la Escuela Nueva logra “compensar” las limitaciones iniciales ocasionadas por el bajo nivel socioeconómico. .

• El ambiente, de interrelación entre las comunidad y de los profesores, redunda en una actitud más positiva hacia los alumnos y afecta positivamente el clima educativo

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Movilidad Intergeneracional de Movilidad Intergeneracional de las Capital Humanolas Capital Humano

• El capital educativo básico que se requiere para superar el umbral de pobreza es alcanzar mínimo 12 años de educación. Con un 80% de probabilidad las personas que acumulan más de 12 años percibirán un ingreso que supera la línea de pobreza.

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En AL se da una transición demográfica. La dependencia por mayor población infantil aumento de 1950 a 1960. A partir de allí la población activa crece proporcionalmente más que la inactiva, hasta el 2020.

37CEPAL Panorama social 2008

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DESCOMPOSICION DEL GASTO

1. Relación de dependencia2. Tasa neta 3. Relación tasa bruta y tasa Neta4. Gasto por estudiante. Normalizado por el

nivel de productividad

En AL el gasto por un año de educación secundaria es 10% del PIB por adulto en edad de trabajar en la OECD es 17%, un 70% más. CEPAL Panorama social 2008

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CEPAL Panorama social 2008

Necesita 4% del PIB; OCDE gasta 2.6 %. US$56 a 66 mil millones

42CEPAL Panorama social 2008

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